Optimalisasi Proses Pengadaan Dengan Metode Rekayasa Ulang Bisnis Proses (Bpr) Studi Kasus PT Inalum (Persero)
OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
GELADIKARYA
Oleh:
Ali Hasian Harahap
NIM 127007049
SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2015
LEMBAR PENGESAHAN
Juduk Geladikarya : OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
Nama Mahasiswa
: ALI HASIAN HARAHAP
NIM
: 127007049
Program Studi
: Magister Manajemen
Menyetujui
Komisi Pembimbing
(Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng)
Ketua
(Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc)
Anggota
Ketua Program Studi
Direktur
Magister Manajemen
Sekolah Pasca Sarjana
(Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng)
(Prof.Dr.Erman Munir, M.Sc)
i
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Geladikarya saya yang berjudul :
“OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE
REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT
INALUM (PERSERO)”.
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun
juga sebelumnya.
Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara
jelas dan benar.
Medan, 9 Maret 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Ali Hasian Harahap
NIM : 127007049
ii
RIWAYAT HIDUP
Ali Hasian Harahap adalah anak sulung dari 3 bersaudara dari pasangan (Alm)
Samaruddin Harahap dan Iriani Asrah, yang lahir di Sei Suka pada tanggal 11
Desember 1980, Sumatera Utara.
Riwayat Pendidikan :
1. Sekolah Dasar, Sei Suka, lulus tahun 1992
2. SMP Negeri Tanjung Gading, lulus tahun 1995
3. SMA Negeri 1 Tebing Tinggi, lulus tahun 1998
4. Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen, Universitas Bengkulu, lulus tahun 2002
5. Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera
Utara, Medan
Riwayat Pekerjaan :
Tahun 2003 hingga sekarang bekerja di PT. Inalum dengan jabatan sekarang sebagai
Junior Manager di Seksi Pengadaan Kebutuhan Operasi
Medan, 9 Maret 2015
Penulis
Ali Hasian Harahap
NIM : 127007049
iii
RINGKASAN EKSEKUTIF
Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan bisnis yang ketat pada abad ini
memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka menjalankan
bisnisnya. Agar perusahaan terus bertahan dan memenangkan kompetisi, perusahaanperusahaan harus dengan cepat mengubah strategi bisnisnya. Perusahaanperusahaan dipaksa untuk terus menerus memperbaiki proses bisnisnya karena para
pelanggan terus menuntut pelayanan atas barang yang lebih baik. Salah satu
komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat bersaing adalah waktu.
Ada pepatah yang mengatakan “waktu adalah uang”.
PT Inalum (persero) yang saat ini telah resmi menjadi salah satu BUMN terus
berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi. Hal ini dapat terlihat dari
target produksi perusahaan yang sebelumnya ditetapkan 250.000 MT/tahun, kini
target tersebut ditingkatkan secara bertahap menjadi 325.000 MT/tahun pada tahun
2018. Khusus di Departemen Pengadaan, manajemen menargetkan salah satunya
untuk mengoptimalkan proses pengadaan dengan target delivery on time barang
menjadi 97%. Oleh karena itu perlu perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk
memenuhi target yang telah ditentukan dan perlu dicarikan terobosan baru yang
mendasar dan tidak hanya sekadar perubahan-perubahan kecil yang dilakukan oleh
PT Inalum.
Penulis menggunakan metode Business Process Reengineering untuk
mengoptimalkan proses pengadaan guna memperbaiki delivery on time, Dilakukan
analisis proses bisnis dan membuat rancangan proses bisnis baru dengan
mengimplementasi supply positioning model. Rancangan proses bisnis baru diukur
dengan 4 (empat) perspektif balance score card dan hasilnya diperoleh manfaat
pengurangan biaya, percepatan proses dan kepuasan pelanggan.
Kata Kunci : Business Process Reengineering, Supply Positioning Model, Balance
Scorecard
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadhirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmatNya akhirnya Geladikarya ini dapat diselesaikan dengan judul :
“ OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)”
Geladikarya ini dibuat dalam rangka penyelesaian tugas akhir program
Magister Manajemen, Sekolah Pasca Sarjana, Universitas Sumatera Utara.
Di dalam penulisan Geladikarya ini, penulis banyak mendapat arahan,
bimbingan, saran maupun petunjuk dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini
secara khusus penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc. (CTM), Sp.A(K) selaku
Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof.Dr. Ir. Erman Munir, M.Sc selaku Direktur Sekolah Pascasarjana
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng selaku Ketua Program Studi
Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing.
4. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin Matondang MT selaku Sekretaris Program Studi
Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc selaku Dosen Pembimbing
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Program Studi Magister Manajemen
Universitas Sumatera Utara
v
7. Staf akademik di Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera
Utara.
8. Pimpinan, Karyawan dan Staf PT. INALUM (Persero) Kuala Tanjung, yang
banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Geladikarya ini.
9. Rekan-rekan Angkatan Eksekutif XVIII Magister Manajemen Universitas
Sumatera Utara.
Penulis juga menyampaikan rasa hormat kepada ayahanda (Alm) Samaruddin
Harahap dan ibunda Iriani Asrah serta rasa kasih kepada Istri tercinta Mildawati SE,
anak-anak tersayang Aldi dan Darin yang selalu memberikan dukungan dan doa yang
tulus dalam proses perkuliahan di Program Magister Manajemen USU.
Penulis menyadari Geladikarya ini belum sempurna, namun diharapkan akan
memberi manfaat kepada penulis, PT Inalum dan dalam pengembangan keilmuan
manajemen di Program Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. Semoga
Allah SWT memberikan rahmat dan hidayahNya kepada semua pihak yang telah
memberikan bantuan dalam proses perkuliahan dan penyelesaian Geladikarya ini.
Medan, April 2015
Ali Hasian Harahap
vi
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................
i
PERNYATAAN............................................................................
ii
RIWAYAT HIDUP.......................................................................
iii
RINGKASAN EKSEKUTIF...........................................................
iv
KATA PENGANTAR…………………………………………..........
v
DAFTAR ISI………………………………………………...............
vii
DAFTAR TABEL………………………………………………….....
ix
DAFTAR GAMBAR……………………………………………….....
x
DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………
xi
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..
xii
BAB I. PENDAHULUAN..............................................................
1.1 Latar Belakang …………………………………………...
1.2 Rumusan Masalah ………………………………………..
1.3 Tujuan Penelitian ………………………………………..
1.4 Manfaat Penelitian ……………………………………….
1.5 Ruang Lingkup .………………………………………....
1
1
4
5
5
6
BAB II. LANDASAN TEORI........................................................
2.1 Definisi Proses Bisnis …...............................................
2.2 Analisis Proses Bisnis …………………….....................
2.3 Pengertian Business Process Reengineering (BPR).........
2.4 Alasan melakukan rekayasa ulang proses bisnis….…...
2.5 Tahapan-tahapan Rekayasa Ulang.................................
2.6 Supply Positioning Model (SPM) ………………………
2.7 Just In Time (JIT) ……………………………………….
2.8 Peran IT Dalam Rekayasa Ulang ……………………….
2.9 Balance Scorecard (BSC) ………………………………….
7
7
8
9
11
12
14
16
17
20
BAB III. KERANGKA KONSEPTUAL………………………….....
23
BAB IV. METODE PENELITIAN.................................................
4.1 Metode Penelitian ……………………………………….
4.2 Lokasi Penelitian ………………………………………...
4.3 Teknik Pengumpulan Data ……………………………...
4.4 Waktu Penelitian …….........................………………….
4.5 Metode Analisis Data ……………………………………
25
25
25
25
26
26
vii
BAB V. DESKRIPSI PERUSAHAAN............................................
5.1 Deskripsi Alur Proses Bisnis PT Inalum…..........……...
5.2 Rencana Strategis Perusahaan.………………………......
28
28
31
BAB VI. HASIL DAN PEMBAHASAN.........................................
6.1 Analisis Business Process Reengineering (BPR)
6.1.1 dentifikasi Value chain...... ………………………
6.1.2 Analisis Setiap kegiatan proses bisnis…………..
6.1.3 Rancangan bisnis proses baru…………………....
6.2 Analisis Balance Scorecard…….......………………….....
35
35
35
37
44
48
BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN........................................
7.1 Kesimpulan...........................…………………………...
7.2 Saran .…….....................................…………………....
57
57
58
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1
Tabel 4.1
Tabel 5.1
Tabel 6.1
Tabel 6.2
Tabel 6.3
Tabel 6.4
Tabel 6.5
Tabel 6.6
Karakteristik barang disetiap kuadran
Jadwal Kegiatan Geladikarya
Waktu Proses Pengadaan
Jumlah rata-rata waktu proses administrasi
Jumlah Pemasok Barang
Perhitungan biaya administrasi
Potensi Kerugian akibat keterlambatan
Perbandingan proses lama dan baru
Analisis Balance Scorecard
ix
15
26
31
39
40
49
50
51
53
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Gambar 1.1
Gambar 1.2
Gambar 2.1
Gambar 2.2
Gambar 2.3
Gambar 3.1
Gambar 5.1
Gambar 5.2
Gambar 6.3
Gambar 6.4
Gambar 6.5
Jumlah RFP yang diterima
Delivery timeliness Pengadaan Barang
Supply positioning model
Strategy menuju Leverage
Pengukuran Balance scorecard
Kerangka konseptual
Proses rencana kerja anggaran perusahaan
Alur proses bisnis pengadaan
Porter’s generic value chain
Rancangan proses bisnis baru
Maping Strategy BSC dari BPR
x
3
3
15
16
21
23
28
29
35
45
54
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Daftar Pemasok Barang Berdasarkan Lokasi
Data Pembelian Barang tahun 2013
Contoh Request For Procurement
xi
L-1
L-2
L-3
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
GELADIKARYA
Oleh:
Ali Hasian Harahap
NIM 127007049
SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2015
LEMBAR PENGESAHAN
Juduk Geladikarya : OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
Nama Mahasiswa
: ALI HASIAN HARAHAP
NIM
: 127007049
Program Studi
: Magister Manajemen
Menyetujui
Komisi Pembimbing
(Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng)
Ketua
(Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc)
Anggota
Ketua Program Studi
Direktur
Magister Manajemen
Sekolah Pasca Sarjana
(Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng)
(Prof.Dr.Erman Munir, M.Sc)
i
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Geladikarya saya yang berjudul :
“OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE
REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT
INALUM (PERSERO)”.
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun
juga sebelumnya.
Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara
jelas dan benar.
Medan, 9 Maret 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Ali Hasian Harahap
NIM : 127007049
ii
RIWAYAT HIDUP
Ali Hasian Harahap adalah anak sulung dari 3 bersaudara dari pasangan (Alm)
Samaruddin Harahap dan Iriani Asrah, yang lahir di Sei Suka pada tanggal 11
Desember 1980, Sumatera Utara.
Riwayat Pendidikan :
1. Sekolah Dasar, Sei Suka, lulus tahun 1992
2. SMP Negeri Tanjung Gading, lulus tahun 1995
3. SMA Negeri 1 Tebing Tinggi, lulus tahun 1998
4. Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen, Universitas Bengkulu, lulus tahun 2002
5. Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera
Utara, Medan
Riwayat Pekerjaan :
Tahun 2003 hingga sekarang bekerja di PT. Inalum dengan jabatan sekarang sebagai
Junior Manager di Seksi Pengadaan Kebutuhan Operasi
Medan, 9 Maret 2015
Penulis
Ali Hasian Harahap
NIM : 127007049
iii
RINGKASAN EKSEKUTIF
Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan bisnis yang ketat pada abad ini
memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka menjalankan
bisnisnya. Agar perusahaan terus bertahan dan memenangkan kompetisi, perusahaanperusahaan harus dengan cepat mengubah strategi bisnisnya. Perusahaanperusahaan dipaksa untuk terus menerus memperbaiki proses bisnisnya karena para
pelanggan terus menuntut pelayanan atas barang yang lebih baik. Salah satu
komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat bersaing adalah waktu.
Ada pepatah yang mengatakan “waktu adalah uang”.
PT Inalum (persero) yang saat ini telah resmi menjadi salah satu BUMN terus
berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi. Hal ini dapat terlihat dari
target produksi perusahaan yang sebelumnya ditetapkan 250.000 MT/tahun, kini
target tersebut ditingkatkan secara bertahap menjadi 325.000 MT/tahun pada tahun
2018. Khusus di Departemen Pengadaan, manajemen menargetkan salah satunya
untuk mengoptimalkan proses pengadaan dengan target delivery on time barang
menjadi 97%. Oleh karena itu perlu perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk
memenuhi target yang telah ditentukan dan perlu dicarikan terobosan baru yang
mendasar dan tidak hanya sekadar perubahan-perubahan kecil yang dilakukan oleh
PT Inalum.
Penulis menggunakan metode Business Process Reengineering untuk
mengoptimalkan proses pengadaan guna memperbaiki delivery on time, Dilakukan
analisis proses bisnis dan membuat rancangan proses bisnis baru dengan
mengimplementasi supply positioning model. Rancangan proses bisnis baru diukur
dengan 4 (empat) perspektif balance score card dan hasilnya diperoleh manfaat
pengurangan biaya, percepatan proses dan kepuasan pelanggan.
Kata Kunci : Business Process Reengineering, Supply Positioning Model, Balance
Scorecard
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadhirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmatNya akhirnya Geladikarya ini dapat diselesaikan dengan judul :
“ OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)”
Geladikarya ini dibuat dalam rangka penyelesaian tugas akhir program
Magister Manajemen, Sekolah Pasca Sarjana, Universitas Sumatera Utara.
Di dalam penulisan Geladikarya ini, penulis banyak mendapat arahan,
bimbingan, saran maupun petunjuk dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini
secara khusus penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc. (CTM), Sp.A(K) selaku
Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof.Dr. Ir. Erman Munir, M.Sc selaku Direktur Sekolah Pascasarjana
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng selaku Ketua Program Studi
Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing.
4. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin Matondang MT selaku Sekretaris Program Studi
Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc selaku Dosen Pembimbing
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Program Studi Magister Manajemen
Universitas Sumatera Utara
v
7. Staf akademik di Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera
Utara.
8. Pimpinan, Karyawan dan Staf PT. INALUM (Persero) Kuala Tanjung, yang
banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Geladikarya ini.
9. Rekan-rekan Angkatan Eksekutif XVIII Magister Manajemen Universitas
Sumatera Utara.
Penulis juga menyampaikan rasa hormat kepada ayahanda (Alm) Samaruddin
Harahap dan ibunda Iriani Asrah serta rasa kasih kepada Istri tercinta Mildawati SE,
anak-anak tersayang Aldi dan Darin yang selalu memberikan dukungan dan doa yang
tulus dalam proses perkuliahan di Program Magister Manajemen USU.
Penulis menyadari Geladikarya ini belum sempurna, namun diharapkan akan
memberi manfaat kepada penulis, PT Inalum dan dalam pengembangan keilmuan
manajemen di Program Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. Semoga
Allah SWT memberikan rahmat dan hidayahNya kepada semua pihak yang telah
memberikan bantuan dalam proses perkuliahan dan penyelesaian Geladikarya ini.
Medan, April 2015
Ali Hasian Harahap
vi
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................
i
PERNYATAAN............................................................................
ii
RIWAYAT HIDUP.......................................................................
iii
RINGKASAN EKSEKUTIF...........................................................
iv
KATA PENGANTAR…………………………………………..........
v
DAFTAR ISI………………………………………………...............
vii
DAFTAR TABEL………………………………………………….....
ix
DAFTAR GAMBAR……………………………………………….....
x
DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………
xi
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..
xii
BAB I. PENDAHULUAN..............................................................
1.1 Latar Belakang …………………………………………...
1.2 Rumusan Masalah ………………………………………..
1.3 Tujuan Penelitian ………………………………………..
1.4 Manfaat Penelitian ……………………………………….
1.5 Ruang Lingkup .………………………………………....
1
1
4
5
5
6
BAB II. LANDASAN TEORI........................................................
2.1 Definisi Proses Bisnis …...............................................
2.2 Analisis Proses Bisnis …………………….....................
2.3 Pengertian Business Process Reengineering (BPR).........
2.4 Alasan melakukan rekayasa ulang proses bisnis….…...
2.5 Tahapan-tahapan Rekayasa Ulang.................................
2.6 Supply Positioning Model (SPM) ………………………
2.7 Just In Time (JIT) ……………………………………….
2.8 Peran IT Dalam Rekayasa Ulang ……………………….
2.9 Balance Scorecard (BSC) ………………………………….
7
7
8
9
11
12
14
16
17
20
BAB III. KERANGKA KONSEPTUAL………………………….....
23
BAB IV. METODE PENELITIAN.................................................
4.1 Metode Penelitian ……………………………………….
4.2 Lokasi Penelitian ………………………………………...
4.3 Teknik Pengumpulan Data ……………………………...
4.4 Waktu Penelitian …….........................………………….
4.5 Metode Analisis Data ……………………………………
25
25
25
25
26
26
vii
BAB V. DESKRIPSI PERUSAHAAN............................................
5.1 Deskripsi Alur Proses Bisnis PT Inalum…..........……...
5.2 Rencana Strategis Perusahaan.………………………......
28
28
31
BAB VI. HASIL DAN PEMBAHASAN.........................................
6.1 Analisis Business Process Reengineering (BPR)
6.1.1 dentifikasi Value chain...... ………………………
6.1.2 Analisis Setiap kegiatan proses bisnis…………..
6.1.3 Rancangan bisnis proses baru…………………....
6.2 Analisis Balance Scorecard…….......………………….....
35
35
35
37
44
48
BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN........................................
7.1 Kesimpulan...........................…………………………...
7.2 Saran .…….....................................…………………....
57
57
58
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1
Tabel 4.1
Tabel 5.1
Tabel 6.1
Tabel 6.2
Tabel 6.3
Tabel 6.4
Tabel 6.5
Tabel 6.6
Karakteristik barang disetiap kuadran
Jadwal Kegiatan Geladikarya
Waktu Proses Pengadaan
Jumlah rata-rata waktu proses administrasi
Jumlah Pemasok Barang
Perhitungan biaya administrasi
Potensi Kerugian akibat keterlambatan
Perbandingan proses lama dan baru
Analisis Balance Scorecard
ix
15
26
31
39
40
49
50
51
53
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Gambar 1.1
Gambar 1.2
Gambar 2.1
Gambar 2.2
Gambar 2.3
Gambar 3.1
Gambar 5.1
Gambar 5.2
Gambar 6.3
Gambar 6.4
Gambar 6.5
Jumlah RFP yang diterima
Delivery timeliness Pengadaan Barang
Supply positioning model
Strategy menuju Leverage
Pengukuran Balance scorecard
Kerangka konseptual
Proses rencana kerja anggaran perusahaan
Alur proses bisnis pengadaan
Porter’s generic value chain
Rancangan proses bisnis baru
Maping Strategy BSC dari BPR
x
3
3
15
16
21
23
28
29
35
45
54
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Daftar Pemasok Barang Berdasarkan Lokasi
Data Pembelian Barang tahun 2013
Contoh Request For Procurement
xi
L-1
L-2
L-3