Optimalisasi Proses Pengadaan Dengan Metode Rekayasa Ulang Bisnis Proses (Bpr) Studi Kasus PT Inalum (Persero)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan bisnis yang ketat pada abad ini
memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka menjalankan
bisnisnya. Agar perusahaan terus bertahan dan memenangkan kompetisi, perusahaanperusahaan harus dengan cepat mengubah strategi bisnisnya. Perubahan yang terjadi
menuntut organisasi untuk membuka diri terhadap tuntutan perubahan dan berupaya
menyusun strategi dan kebijakan yang selaras dengan lingkungan bisnis. Penyusunan
kebijakan dan strategi organisasi yang baik akan membuat organisasi tersebut
berhasil untuk mendapatkan apa yang menjadi tujuan organisasi. Oleh karena itu
kebijakan dan strategi organisasi harus juga didukung oleh manajemen dan para
manajer tersebut dituntut untuk melakukan berbagai inovasi.
Dalam dekade terakhir ini, memperbaiki secara terus menerus proses bisnis
tersebut sangatlah penting apabila suatu perusahaan masih menghendaki dapat
bersaing di pasar. Perusahaan-perusahaan dipaksa untuk terus menerus memperbaiki
proses bisnisnya karena para pelanggan terus menuntut pelayanan atas barang yang
lebih baik. Salah satu komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat
bersaing adalah waktu. Ada pepatah yang mengatakan “waktu adalah uang”. Pepatah
ini masih sangat relevan dengan alur proses. Bagi pelanggan internal perusahaan
maupun eksternal, ketepatan waktu merupakan salah satu bentuk layanan yang
dikehendaki sedangkan bagi perusahaan waktu atau lama proses merupakan biaya.
1
Menurut Sinulingga (2010) dalam pasar global perusahaan dituntut untuk
mengeleminasi ataupun mengurangi waktu dalam memenuhi keinginan pelanggan.
Jika dikaitkan dengan persiapan PT Inalum (Persero) dalam menghadapi
persaingan global di industri aluminium, perusahaan yang saat ini telah resmi menjadi
salah satu BUMN terus berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi. Hal
ini dapat terlihat dari target produksi perusahaan yang sebelumnya ditetapkan
250.000 MT/tahun, kini target tersebut ditingkatkan secara bertahap menjadi 325.000
MT/tahun pada tahun 2018 (sumber : Internal Correspondence Dirut kepada seluruh
Departemen tahun 2014). Selain itu, Manajemen baru PT Inalum (persero) telah
menetapkan dalam KPI (key performance indicator ) tahun 2014 untuk menekankan
agar meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam operasional perusahaan. Khusus di
Seksi
Pengadaan,
manajemen
menargetkan
salah
satunya
untuk
mengoptimalkan proses pengadaan dengan target on time delivery barang
menjadi 97%.
Bagi Seksi Pengadaan target on time delivery 97% tentu saja hal ini bukan
pekerjaan yang mudah dan sangat membutuhkan dukungan dari semua pihak yang
terkait. Tidak hanya perlu dukungan dari pihak internal namun kerjasama dari
pemasok sebagai pihak eksternal perusahaan. Selama ini Seksi Pengadaan telah
menerapkan beberapa metode pengadaan diantaranya dengan metode lelang terbatas,
penunjukan langsung dan pembelian langsung agar pengadaan transparan, adil dan
dapat dipertanggung jawabkan. Gambaran kinerja Seksi Pengadaan ditinjau dari
jumlah permintaan barang melalui melalui RFP (Request For Procurement) selama 5
(lima) tahun terakhir (tahun 2009 s/d 2013) ditujukan pada gambar 1.1.
2
Gambar 1.1 Jumlah RFP Yang Diterima
Dari gambar 1.1 terlihat bahwa jumlah permintaan pengadaan barang melalui
proses RFP (request for procurement) dari tahun 2009 hingga 2013 berfluktuatif dan
pada tahun 2011 cenderung meningkat hingga 2013.
Gambar 1.2 Delivery Timeliness Pengadaan Barang
Selanjutnya, dari sisi ketepatan pemasok mengirimkan barang dengan jadwal
yang dibutuhkan perusahaan (delivery timeliness) dapat dilihat pada gambar 1.2.
3
Kondisi ini menunjukkan bahwa pada tahun 2013 kondisi on time delivery sudah
lebih baik dari tahun sebelumnya meskipun jumlah RFP relatif meningkat, hal ini
disebabkan Departemen Bisnis telah melakukan beberapa upaya untuk memperbaiki
kondisi on time delivery melalui improvement sehingga menunjukkan arah perbaikan.
Dari data kondisi on time delivery tersebut pada gambar 1.2 manajemen PT
Inalum menilai kinerja Seksi Pengadaan masih belum optimal, oleh karena itu perlu
perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk memenuhi target yang telah ditentukan
dan perlu dicarikan terobosan baru yang mendasar dan tidak hanya sekadar
perubahan-perubahan kecil yang dilakukan oleh PT Inalum.
1.2 Rumusan Permasalahan
Berdasarkan uraian di atas maka dirumuskan permasalahannya ialah belum
optimalnya pencapaian on time delivery dalam pengadaan barang di PT INALUM
(Persero) yang kondisi saat ini sekitar 86,8% sedangkan target manajemen untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dalam hal on time delivery di masa depan
targetnya menjadi 97%, sehubungan dengan
masalah tersebut maka beberapa
pertanyaan yang perlu dicari jawabannya antara lain :
1.2.1 Apakah proses bisnis untuk pengadaan barang saat ini sudah efektif dan
efisien.
1.2.2 Strategi apa yang dilakukan oleh Dept. Pengadaan untuk meningkatkan
on time delivery agar dapat optimal sehingga dapat memenuhi target
KPI (key performance indicator ) yang telah ditetapkan manajemen baru
PT Inalum (Persero).
4
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan ini adalah:
1.3.1 Menemukenali proses yang belum efektif dan efisien dari alur proses
bisnis yang ada saat ini.
1.3.2 Memberikan solusi berupa rancangan proses bisnis baru untuk
mengoptimalkan proses pengadaan guna memperpendek lead time untuk
mendatangkan barang agar on time delivery.
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan ini antara lain:
1.4.1 Bagi Perusahaan
Sebagai rujukan dalam pemecahan masalah yang berkaitan dengan
masalah penelitian serta memperkaya kajian dalam pengembangan
manajemen strategis PT Inalum (Persero).
1.4.2 Bagi Mahasiswa
Untuk mengembangkan pengetahuan dan wawasan dibidang manajemen
khususnya manajemen strategis, yang diterima mahasiswa pada sekolah
pascasarjana program Magister Manajemen serta aplikasinya pada
Perusahaan.
1.4.3 Bagi Program Studi
Sebagai bahan referensi untuk penelitian lebih lanjut terkait dengan
rekayasa ulang proses bisnis dan hasil implementasinya di tempat
penelitian dilakukan
5
1.5
Ruang Lingkup
Penulisan gladikarya ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut
di bawah ini:
1.5.1 Penulis hanya berfokus pada kegiatan pengadaan barang di PT Inalum
yang berlokasi di Kuala Tanjung
1.5.2 Periode waktu data yang diteliti adalah tahun 2009 hingga 2013
1.5.3 Penulis membatasi kajian pada proses manajemen pengadaan saja.
1.5.4 Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal
perusahaan saja.
6
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan bisnis yang ketat pada abad ini
memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka menjalankan
bisnisnya. Agar perusahaan terus bertahan dan memenangkan kompetisi, perusahaanperusahaan harus dengan cepat mengubah strategi bisnisnya. Perubahan yang terjadi
menuntut organisasi untuk membuka diri terhadap tuntutan perubahan dan berupaya
menyusun strategi dan kebijakan yang selaras dengan lingkungan bisnis. Penyusunan
kebijakan dan strategi organisasi yang baik akan membuat organisasi tersebut
berhasil untuk mendapatkan apa yang menjadi tujuan organisasi. Oleh karena itu
kebijakan dan strategi organisasi harus juga didukung oleh manajemen dan para
manajer tersebut dituntut untuk melakukan berbagai inovasi.
Dalam dekade terakhir ini, memperbaiki secara terus menerus proses bisnis
tersebut sangatlah penting apabila suatu perusahaan masih menghendaki dapat
bersaing di pasar. Perusahaan-perusahaan dipaksa untuk terus menerus memperbaiki
proses bisnisnya karena para pelanggan terus menuntut pelayanan atas barang yang
lebih baik. Salah satu komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat
bersaing adalah waktu. Ada pepatah yang mengatakan “waktu adalah uang”. Pepatah
ini masih sangat relevan dengan alur proses. Bagi pelanggan internal perusahaan
maupun eksternal, ketepatan waktu merupakan salah satu bentuk layanan yang
dikehendaki sedangkan bagi perusahaan waktu atau lama proses merupakan biaya.
1
Menurut Sinulingga (2010) dalam pasar global perusahaan dituntut untuk
mengeleminasi ataupun mengurangi waktu dalam memenuhi keinginan pelanggan.
Jika dikaitkan dengan persiapan PT Inalum (Persero) dalam menghadapi
persaingan global di industri aluminium, perusahaan yang saat ini telah resmi menjadi
salah satu BUMN terus berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi. Hal
ini dapat terlihat dari target produksi perusahaan yang sebelumnya ditetapkan
250.000 MT/tahun, kini target tersebut ditingkatkan secara bertahap menjadi 325.000
MT/tahun pada tahun 2018 (sumber : Internal Correspondence Dirut kepada seluruh
Departemen tahun 2014). Selain itu, Manajemen baru PT Inalum (persero) telah
menetapkan dalam KPI (key performance indicator ) tahun 2014 untuk menekankan
agar meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam operasional perusahaan. Khusus di
Seksi
Pengadaan,
manajemen
menargetkan
salah
satunya
untuk
mengoptimalkan proses pengadaan dengan target on time delivery barang
menjadi 97%.
Bagi Seksi Pengadaan target on time delivery 97% tentu saja hal ini bukan
pekerjaan yang mudah dan sangat membutuhkan dukungan dari semua pihak yang
terkait. Tidak hanya perlu dukungan dari pihak internal namun kerjasama dari
pemasok sebagai pihak eksternal perusahaan. Selama ini Seksi Pengadaan telah
menerapkan beberapa metode pengadaan diantaranya dengan metode lelang terbatas,
penunjukan langsung dan pembelian langsung agar pengadaan transparan, adil dan
dapat dipertanggung jawabkan. Gambaran kinerja Seksi Pengadaan ditinjau dari
jumlah permintaan barang melalui melalui RFP (Request For Procurement) selama 5
(lima) tahun terakhir (tahun 2009 s/d 2013) ditujukan pada gambar 1.1.
2
Gambar 1.1 Jumlah RFP Yang Diterima
Dari gambar 1.1 terlihat bahwa jumlah permintaan pengadaan barang melalui
proses RFP (request for procurement) dari tahun 2009 hingga 2013 berfluktuatif dan
pada tahun 2011 cenderung meningkat hingga 2013.
Gambar 1.2 Delivery Timeliness Pengadaan Barang
Selanjutnya, dari sisi ketepatan pemasok mengirimkan barang dengan jadwal
yang dibutuhkan perusahaan (delivery timeliness) dapat dilihat pada gambar 1.2.
3
Kondisi ini menunjukkan bahwa pada tahun 2013 kondisi on time delivery sudah
lebih baik dari tahun sebelumnya meskipun jumlah RFP relatif meningkat, hal ini
disebabkan Departemen Bisnis telah melakukan beberapa upaya untuk memperbaiki
kondisi on time delivery melalui improvement sehingga menunjukkan arah perbaikan.
Dari data kondisi on time delivery tersebut pada gambar 1.2 manajemen PT
Inalum menilai kinerja Seksi Pengadaan masih belum optimal, oleh karena itu perlu
perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk memenuhi target yang telah ditentukan
dan perlu dicarikan terobosan baru yang mendasar dan tidak hanya sekadar
perubahan-perubahan kecil yang dilakukan oleh PT Inalum.
1.2 Rumusan Permasalahan
Berdasarkan uraian di atas maka dirumuskan permasalahannya ialah belum
optimalnya pencapaian on time delivery dalam pengadaan barang di PT INALUM
(Persero) yang kondisi saat ini sekitar 86,8% sedangkan target manajemen untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dalam hal on time delivery di masa depan
targetnya menjadi 97%, sehubungan dengan
masalah tersebut maka beberapa
pertanyaan yang perlu dicari jawabannya antara lain :
1.2.1 Apakah proses bisnis untuk pengadaan barang saat ini sudah efektif dan
efisien.
1.2.2 Strategi apa yang dilakukan oleh Dept. Pengadaan untuk meningkatkan
on time delivery agar dapat optimal sehingga dapat memenuhi target
KPI (key performance indicator ) yang telah ditetapkan manajemen baru
PT Inalum (Persero).
4
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan ini adalah:
1.3.1 Menemukenali proses yang belum efektif dan efisien dari alur proses
bisnis yang ada saat ini.
1.3.2 Memberikan solusi berupa rancangan proses bisnis baru untuk
mengoptimalkan proses pengadaan guna memperpendek lead time untuk
mendatangkan barang agar on time delivery.
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan ini antara lain:
1.4.1 Bagi Perusahaan
Sebagai rujukan dalam pemecahan masalah yang berkaitan dengan
masalah penelitian serta memperkaya kajian dalam pengembangan
manajemen strategis PT Inalum (Persero).
1.4.2 Bagi Mahasiswa
Untuk mengembangkan pengetahuan dan wawasan dibidang manajemen
khususnya manajemen strategis, yang diterima mahasiswa pada sekolah
pascasarjana program Magister Manajemen serta aplikasinya pada
Perusahaan.
1.4.3 Bagi Program Studi
Sebagai bahan referensi untuk penelitian lebih lanjut terkait dengan
rekayasa ulang proses bisnis dan hasil implementasinya di tempat
penelitian dilakukan
5
1.5
Ruang Lingkup
Penulisan gladikarya ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut
di bawah ini:
1.5.1 Penulis hanya berfokus pada kegiatan pengadaan barang di PT Inalum
yang berlokasi di Kuala Tanjung
1.5.2 Periode waktu data yang diteliti adalah tahun 2009 hingga 2013
1.5.3 Penulis membatasi kajian pada proses manajemen pengadaan saja.
1.5.4 Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal
perusahaan saja.
6