Fungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),TBK Cabang Putri Hijau Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan.
Seorang pimpinan di dalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari seorang
sekretaris yang handal dan profesional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugastugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan.
Menurut H.W. Fowler and F.G Fowler. The Concise Oxford Dictionary of Current Home
(Lawalata 2012 : 1)Sekretaris itu sendiri adalah orang yang bekerja untuk orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, sastra, mendapatkan informasi dan hal-hal rahasia lainnya.
Selain itu, menurut C.L Barnhart (Lawalata 2012 : 2) sekretaris adalah orang yang melakukan
korespondensi, memelihara surat dan lain-lain kepada individu atau organisasi.
Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam
bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Sekretaris juga
membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaanya, dengan kata lain sekretaris adalah
pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi
seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
Dalam (Rosidah dan Teguh 2005 : 13) Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang bekerja
sebagai pembantu pimpinan dan sebagai moderator (perantara) pimpinan. Sekretaris
pimpinan menangani tugas dan pekerjaan yang dipercayakan pimpinan seperti menjawab
telepon yang ditujukan kepada pimpinan, membuat dan mempersiapkan laporan yang diminta
oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menjadwalkan pertemuan
pimpinan dengan rekan kerja pimpinan dan perusahaan, menyusun dan mengingatkan agenda
Universitas Sumatera Utara
kegiatan pimpinan setiap hari. Sekretaris pimpinan juga melaksanakan tugas-tugas
administrasi dan clerical ( ketatausahaan) yang sangat penting bagi kelangsungan hidup
perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu
pimpinan.
Menurut (Mustikawati dan Sedianingsih 2008 : 6) fungsi sekretaris adalah sebagai satuan
organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan kegiatan demi
menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih
lancar. Untuk itu perlu ketermpilan profesional sekretaris ditingkatkan.
Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam menjalankan fungsinya sebagai salah
satu kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi supaya tujuan
organisasi dapat tercapai dengan baik. Maka seorang sekretaris harus dituntut mempunyai
wawasan yang luas dan memahami benar seluk beluk perusahaan/kantor adalah fungsi dari
sekretaris untuk memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi dan kemudian
memberikan informasi yang utuh kepada pihak-pihak yang memerlukannya.
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki sekretaris, sekretaris juga harus
mampu mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
(Ratnawati dan Sunarto2006 : 7). Dengan ini peran sekretaris sangatlah penting bagi
perusahaan.
Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan memiliki sekretaris
pimpinan yang mempunyai fungsi dan peran dalam membantu memperlancar tugas
pimpinan. Sekretaris pimpinan juga berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan
pegawai lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan juga
Universitas Sumatera Utara
sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi membantu pimpinan dalam mengerjakan
tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretarislah yang
bertugas untuk mengambil data yang diperlukan oleh pimpinan.
Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau, sekretaris tidak saja
mengatur kegiatan pimpinan, menangani para nasabah yang ingin mengambil pensiunan,
memperjelas kebijakan-kebijakan kantor, menangani korespondensi maupun tugas-tugas
kesekretariatan lainnya. Tetapi seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki personality
yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik,
melainkan dia juga harus mempunyai wawasan dan daya ingat yang kuat untuk menghafal
nama-nama setiap orang di setiap unit-unit bagian dan mengingat sambungan teleponnya baik
dari unit-perunit atau KCP.
Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN), sekretaris juga dituntut untuk memiliki
teknik dan kemampuan mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor
pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan
surat, mengarsip, memfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan pada Bank Tabungan Pensiunan
Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan sering mengalami kesulitan dalam membagi
waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka
seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga
dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah
dibutuhkan peran dan fungsi sekretaris.
Pentingnya fungsi dan peran sekretaris di dalam perusahaan atau kantor membuat
sekretaris menjadi sebuah elemen penting dalam sebuah perusahaan atau kantor, bahkan juga
Universitas Sumatera Utara
sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk memegang
rahasia dan membantu tugas pimpinannya.
Mengingat pentingnya fungsi dan peranan sekretaris pada Bank Tabungan Pensiunan
Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan, maka penulis memilih judul dalam Tugas
Akhir tentang “ Fungsi dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang di PT
Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan telaah diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang
diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Fungsi dan Peranan Sekretaris
Dalam Membantu Pimpinan Cabang Di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk
Cabang Putri Hijau Medan? “
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui dan mendeskripsikanFungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu
Pimpinan Cabang Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau
Medan.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis untuk dapat mengerti dan
memahami lebih jauh tentang Fungsi dan PeranSekretaris dalam mambantu
pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
b. Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas penulis agar mampu mempersiapkan
diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Bagi Pembaca
a. Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi mahasiswa yang ingin menyusun
Tugas Akhir.
b. Memperkaya penelitian tentang fungsi dan peranan sekretaris dalam membantu
pimpinan.
3. Bagi Kantor
a. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengetahui
kelemahan dan kelebihan yang ada di dalam kantor.
b. Sebagai bahan perbaikan tentang fungsi dan peranan sekretaris di dalam kantor.
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penelitian
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur
dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data serta
pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini
dapat dilihan pada tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No.
Keterangan
1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
Maret
April
Mei
Minggu Ke
Minggu Ke
Minggu Ke
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
Sumber 2017
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis menjadi dua sumber, yaitu :
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian,
dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya
jawab.
b. Data Sekunder
yaitu data dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari
perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku-buku, internet dan media
lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.
3. Sistematika Penulisan
Universitas Sumatera Utara
4
Tugas Akhir ini terbagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab
antara lain :
Bab I
: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah , tujuan
penelitian , manfaat penelitian , sistematika penelitin yang teridri dari jadwal penelitian dan
metode penelitian , serta sistematika penulisan.
Bab II
: PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai sejarah ringkas Bank Tabungan Pensiunan Nasional
(BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan , struktur organisasi , job description , usaha atau
kegiatan terkini dan rencana kegiatan.
Bab III
: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian bank, fungsi dan
tujuan bank, jenis bank, pengertian manajemen kepemimpinan, beserta ciri-ciri dan pengaruh
kepemimpinan terhadap kinerja, pengertian sekretaris , ruang lingkup kerja sekretaris , fungsi
sekretaris , tugas sekretaris dan peranan sekretaris dimana terdiri peran sekretaris bagi
pimpinan, peran sekretaris bagi pegawai, dan peran sekretaris bagi organisasi di Bank Tabungan
Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan .
Bab IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian
menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan.
Seorang pimpinan di dalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari seorang
sekretaris yang handal dan profesional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugastugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan.
Menurut H.W. Fowler and F.G Fowler. The Concise Oxford Dictionary of Current Home
(Lawalata 2012 : 1)Sekretaris itu sendiri adalah orang yang bekerja untuk orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, sastra, mendapatkan informasi dan hal-hal rahasia lainnya.
Selain itu, menurut C.L Barnhart (Lawalata 2012 : 2) sekretaris adalah orang yang melakukan
korespondensi, memelihara surat dan lain-lain kepada individu atau organisasi.
Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam
bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Sekretaris juga
membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaanya, dengan kata lain sekretaris adalah
pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi
seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
Dalam (Rosidah dan Teguh 2005 : 13) Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang bekerja
sebagai pembantu pimpinan dan sebagai moderator (perantara) pimpinan. Sekretaris
pimpinan menangani tugas dan pekerjaan yang dipercayakan pimpinan seperti menjawab
telepon yang ditujukan kepada pimpinan, membuat dan mempersiapkan laporan yang diminta
oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menjadwalkan pertemuan
pimpinan dengan rekan kerja pimpinan dan perusahaan, menyusun dan mengingatkan agenda
Universitas Sumatera Utara
kegiatan pimpinan setiap hari. Sekretaris pimpinan juga melaksanakan tugas-tugas
administrasi dan clerical ( ketatausahaan) yang sangat penting bagi kelangsungan hidup
perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu
pimpinan.
Menurut (Mustikawati dan Sedianingsih 2008 : 6) fungsi sekretaris adalah sebagai satuan
organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan kegiatan demi
menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih
lancar. Untuk itu perlu ketermpilan profesional sekretaris ditingkatkan.
Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam menjalankan fungsinya sebagai salah
satu kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi supaya tujuan
organisasi dapat tercapai dengan baik. Maka seorang sekretaris harus dituntut mempunyai
wawasan yang luas dan memahami benar seluk beluk perusahaan/kantor adalah fungsi dari
sekretaris untuk memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi dan kemudian
memberikan informasi yang utuh kepada pihak-pihak yang memerlukannya.
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki sekretaris, sekretaris juga harus
mampu mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
(Ratnawati dan Sunarto2006 : 7). Dengan ini peran sekretaris sangatlah penting bagi
perusahaan.
Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan memiliki sekretaris
pimpinan yang mempunyai fungsi dan peran dalam membantu memperlancar tugas
pimpinan. Sekretaris pimpinan juga berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan
pegawai lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan juga
Universitas Sumatera Utara
sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi membantu pimpinan dalam mengerjakan
tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretarislah yang
bertugas untuk mengambil data yang diperlukan oleh pimpinan.
Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau, sekretaris tidak saja
mengatur kegiatan pimpinan, menangani para nasabah yang ingin mengambil pensiunan,
memperjelas kebijakan-kebijakan kantor, menangani korespondensi maupun tugas-tugas
kesekretariatan lainnya. Tetapi seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki personality
yang kuat, ia tidak saja harus memiliki sikap yang ramah dan sopan, berpenampilan menarik,
melainkan dia juga harus mempunyai wawasan dan daya ingat yang kuat untuk menghafal
nama-nama setiap orang di setiap unit-unit bagian dan mengingat sambungan teleponnya baik
dari unit-perunit atau KCP.
Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN), sekretaris juga dituntut untuk memiliki
teknik dan kemampuan mengingat pekerjaan rutinnya untuk mengatur ruang kantor
pimpinan, mengatur jadwal pimpinan, menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan
surat, mengarsip, memfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan pada Bank Tabungan Pensiunan
Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan sering mengalami kesulitan dalam membagi
waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka
seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga
dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah
dibutuhkan peran dan fungsi sekretaris.
Pentingnya fungsi dan peran sekretaris di dalam perusahaan atau kantor membuat
sekretaris menjadi sebuah elemen penting dalam sebuah perusahaan atau kantor, bahkan juga
Universitas Sumatera Utara
sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk memegang
rahasia dan membantu tugas pimpinannya.
Mengingat pentingnya fungsi dan peranan sekretaris pada Bank Tabungan Pensiunan
Nasional (BTPN) Cabang Putri Hijau Medan, maka penulis memilih judul dalam Tugas
Akhir tentang “ Fungsi dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Cabang di PT
Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan telaah diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang
diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Fungsi dan Peranan Sekretaris
Dalam Membantu Pimpinan Cabang Di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk
Cabang Putri Hijau Medan? “
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui dan mendeskripsikanFungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu
Pimpinan Cabang Di Bank Tabungan Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau
Medan.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis untuk dapat mengerti dan
memahami lebih jauh tentang Fungsi dan PeranSekretaris dalam mambantu
pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
b. Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas penulis agar mampu mempersiapkan
diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Bagi Pembaca
a. Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi mahasiswa yang ingin menyusun
Tugas Akhir.
b. Memperkaya penelitian tentang fungsi dan peranan sekretaris dalam membantu
pimpinan.
3. Bagi Kantor
a. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengetahui
kelemahan dan kelebihan yang ada di dalam kantor.
b. Sebagai bahan perbaikan tentang fungsi dan peranan sekretaris di dalam kantor.
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penelitian
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur
dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data serta
pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini
dapat dilihan pada tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No.
Keterangan
1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
Maret
April
Mei
Minggu Ke
Minggu Ke
Minggu Ke
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
Sumber 2017
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis menjadi dua sumber, yaitu :
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian,
dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya
jawab.
b. Data Sekunder
yaitu data dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari
perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku-buku, internet dan media
lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.
3. Sistematika Penulisan
Universitas Sumatera Utara
4
Tugas Akhir ini terbagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab
antara lain :
Bab I
: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah , tujuan
penelitian , manfaat penelitian , sistematika penelitin yang teridri dari jadwal penelitian dan
metode penelitian , serta sistematika penulisan.
Bab II
: PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai sejarah ringkas Bank Tabungan Pensiunan Nasional
(BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan , struktur organisasi , job description , usaha atau
kegiatan terkini dan rencana kegiatan.
Bab III
: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian bank, fungsi dan
tujuan bank, jenis bank, pengertian manajemen kepemimpinan, beserta ciri-ciri dan pengaruh
kepemimpinan terhadap kinerja, pengertian sekretaris , ruang lingkup kerja sekretaris , fungsi
sekretaris , tugas sekretaris dan peranan sekretaris dimana terdiri peran sekretaris bagi
pimpinan, peran sekretaris bagi pegawai, dan peran sekretaris bagi organisasi di Bank Tabungan
Pensiunan Nasional (BTPN),Tbk Cabang Putri Hijau Medan .
Bab IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian
menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara