Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi bagi kita merupakan pengetahuan terhadap penggunaan alat dan
kerajinan, dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi kemampuan untuk
mengontrol dan beradaptasi dengan lingkungan alamnya. Teknologi terkait
dengan ide atau pikiran yang tidak akan pernah berakhir, keberadaaan teknologi
bersama dengan keberadaan budaya umat manusia. Teknologi merupakan kreasi
manusia sehingga tidak alami dan bersifat buatan (artificial). Teknologi
merupakan himpunan dari pikiran (set of means) sehingga teknologi dapat dibatasi
atau bersifat universal, tergantung dari sudut pandang analisis. Teknologi
bertujuan memfasilitasi ikhtiar manusia (human endeavor) sehingga harus mampu
meningkatkan performa kemampuan manusia. Teknologi juga dapat diartikan
benda‐benda yang berguna bagi manusia, seperti mesin, tetapi dapat juga
mencakup hal yang lebih luas, termasuk sistem, metode organisasi, dan teknik.
Teknologi telah mempengaruhi masyarakat dan sekitarnya dalam beberapa
cara. Dalam masyarakat, teknologi telah membantu mengembangkan ekonomi
yang lebih maju (termasuk ekonomi global saat ini). Kita menggunakan teknologi
dimulai dengan konversi sumber daya alam menjadi peralatan sederhana.
Mengatasi hambatan fisik untuk komunikasi dan memungkinkan manusia untuk
berinteraksi dengan bebas pada skala global atau luas. Perkembangan teknologi
terbaru, termasuk mesin cetak, telepon, dan Internet.
Teknologi Informasi (Information technology) biasa disebut dengan TI.
Beberapa defenisi tentang Teknologi Informasi:
Universitas Sumatera Utara
Menurut David Goetch (Dalam Simarmata, 2006: 2), teknologi yaitu suatu
produk yang dilakukan oleh manusia dengan memanfaatkan peralatan (tools),
proses dan sumber daya (resources).
Menurut Senn (Dalam Simarmata, 2006: 3), teknologi informasi yaitu
suatu item yang bermacam – macam dan kemampuan yang digunakan dalam
pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Komponen
utamanya ada tiga yaitu komputer (computer), komunikasi (communication), dan
keterampilan (skill).
Untuk membatasi pengertian teknologi yang luas, maka pengertian
teknologi dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Teknologi sebagai barang buatan
Tidak ada manusia yang sempurna, semua pasti memiliki kelemahan.
Kelemahan yang ada pada diri manusia itu kemudian diminimalisir dengan
adanya teknologi agar kelemahan yang dimiliki manusiapun menjadi
sedikit berkurang. Tetapi barang-barang buatan tidak hanya terbatas pada
kelemahan manusia saja tetapi sesuatu yang tadinya belum terpikirkan.
b. Teknologi sebagai kegiatan manusia
Kegiatan manusia tidak lepas dari kegiatan membuat dan menggunakan.
Kegiatan manusia itu merupakan bentuk dari teknologi itu sendiri.
c. Teknologi sebagai kumpulan pengetahuan
Kegiatan membuat dan menggunakan pasti tidak akan lepas dari ilmu
membuat (produk) dan ilmu menggunakan (konsumsi). Ilmu tersebut
merupakan kumpulan dari pengetahuan yang didapat manusia dari
berbagai sumber.
Universitas Sumatera Utara
d. Teknologi sebagai kebutuhan sistem
Pembahasan yang bulat dan menyeluruh akan tercapai kalau teknologi
dtinjau sebagai suatu sistem. Ini berarti teknologi dibahas sebagai suatu
kebulatan unsur-unsur yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam lingkungan sistem itu sendiri.
Tiga hal yang terkandung di dalam teknologi yaitu keterampilan (skill),
logika berpikir (algorithma) dan perangkat keras (hardware). Dalam pandangan
manajemen teknologi (management of technology), teknologi diartikan:
1. Teknologi sebagai makna untuk memenuhi suatu maksud didalamnya
terkandung apa saja yang dibutuhkan untuk mengubah sumber daya
(resources) ke suatu produk atau jasa.
2. Teknologi tidak ubahnya sebagai pengetahuan, sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Teknologi adalah suatu tubuh dari ilmu pengetahuan dan rekayasa
yang dapat diaplikasikan pada perancang produk atau proses pada
penelitian untuk mendapatkan pengetahuan baru.
Susunan hierarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan
diolah menjadi sesuatu yang berguna. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak
berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan
mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat
penting bagi suatu sistem.
Mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti dan dapat
meningkatkan pengetahuan seseorang
yang
menggunakan data tersebut. Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Universitas Sumatera Utara
Kejadian-kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu,
kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu
Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliput i
segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu,
manipulasi, dan pengelolaan informasi.
Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan
penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat
yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi
adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas
tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan,
dan transfer/pemindahan informasi antar media.
Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus
secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat
komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan
elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya
televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan
komputer dan telekomunikasi.
B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi
akademik yang dititiberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang
Universitas Sumatera Utara
terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena
keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul
tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun,
dan kapanpun.
Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam
beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif
dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang
terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih
dilakukan secara manual yaitu:
1. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke
departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag
pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani
oleh Dekan.
2. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan.
3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada.
2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
3. Nilai minimum D
4. Lampiran nilai Tugas Akhir
Universitas Sumatera Utara
5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I
7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
4. Kartu Hasil Studi (KHS) Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai
magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru
bisa mendaftar wisuda.
5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan
perbaikan Kartu Rencana Studi (KRS) on line pada jadwal yang sudah
ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
6. Informasi-informasi lainnya
Sistem Informasi Alumni
Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa,
penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda,
dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses
dan di informasikan oleh bagian akademik.
Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line
yaitu pengelolaan Kartu Rencana Studi melalui portal Universitas Sumatera Utara.
Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi
dengan cara mengakses www.usu.ac.id.
Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai
media informasi dan komunikasi seluruh alumni Universitas Sumatera Utara
dengan almamater. Sistem ini membantu Universitas Sumatera Utara dalam
Universitas Sumatera Utara
menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah
seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.
C.
Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan Pendidikan fakultas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagian masing – masing guna pelaksanaan proses
kerja yang efektif dan efesien. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi
diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tiap
bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi dan tugasnya.
Adapun rincian tugas bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT)
bagian;
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat;
3. Melakukan administrasi akademik;
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum;
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;
Universitas Sumatera Utara
7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas;
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Dalam menjalankan pekerjaan diperlukan alat - alat pendukung pekerjaan,
agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar
pekerjaan yang dilakukan bagian Pendidikan dapat berjalan lancar. Peralatan dan
perlengkapan kantor pada bagian Pendidikan disesuaikan dengan pekerjaan
kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan
dalam pekerjaan.
Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan
pekerjaan agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan
sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, seyogyanya kita harus
menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.
Bila
bagian
pendidikan
tidak
dilengkapi
dengan
peralatan
dan
perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian pendidikan akan menghadapi
hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu
peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik,
bermutu, dan professional.
Bila standar peralatan dan perlengkapan di bagian pendidikan disebut
dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya
peminjaman alat-alat kantor antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi
peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada
Universitas Sumatera Utara
pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi
efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat
yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian pendidikan tersedia
lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan
tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan
dalam kegiatan pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin
pengolahan kata khusus telah mudah dioperasikan dibandingkan dengan komputer
yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi
untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki
perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.
b. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling
dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang
untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas
berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan
kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang
berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.
c. Printer
Universitas Sumatera Utara
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem
pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan
komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
d. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi
intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan
waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
e. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara
tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.
Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan
secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian
Pendidikan masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena
kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang
digunakan pun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan
tidak dapat dilakukan dengan baik.
D.
Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Pendidikan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar para pegawai dapat dan
terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara
tepat dan optimal. Untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam bekerja,
dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap
imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah
beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.
Universitas Sumatera Utara
Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan
pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami
penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi
informasi dan komunikasi.
Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi
untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara
efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai
kalangan.
Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi
dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar
mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri
kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat
dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi
adalah :
1. Memotivasi
kemampuan
pegawai
untuk
bisa
beradaptasi
dan
mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan
sehari-hari secara mandiri.
2. Mengembangkan
kemampuan
berbasis
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi, sehingga proses penyaluran data - data dapat lebih cepat dan
optimal.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.
4. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi
untuk
mengevaluasi
dan
mempelajari
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa
kesimpulan:
1. Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Universitas
Sumatera Utara sudah digunakan dengan baik, walaupun belum maksimal
dikarenakan masih ada keterbatasan baik dari segi penggunaan juga dalam
segi kelengkapan/penyediaan alat – alat teknologi yang dipakai untuk
mendukung Kinerja dan proses Informasi yang dihasilkan.
2. Peranan Teknologi Informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja
pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administrasi
program akademik, mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun
data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.
3. Sistem informasi pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara
mengakses situs www.usu.ac.id atau juga dapat berinteraksi langsung ke
bagian pendidikan.
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : pengolahan data
Mahasiswa dan Alumni, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan
administrasi pendidikan, melakukan penyusunan rencana kebutuhan
sarana akademik dan menghimpun, mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
Universitas Sumatera Utara
5. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam
organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi,
kolaborasi, dan kompetitif.
B. Saran
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat pada
Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Teknologi informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan
penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan
pekerjaan kantor agar pekerjaan dapat terselesaikan seefektif dan seefisien
mungkin sesuai yang diharapkan.
2. Hendaknya tetap menjaga peranan teknologi informasi tersebut agar tetap
dapat membantu pihak-pihak yang bersangkutan.
3. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan mahasiswa tetap baik,
hendaknya bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memberikan pelayanan yang baik dan semaksimal mungkin agar tidak
mengecewakan pihak yang bersangkutan.
4. Kegiatan yang dilakukan tersebut cukup baik sehingga dapat memudahkan
dan membantu pihak-pihak yang membutuhkan informasi.
5. Sistem teknologi tersebut sudah baik hendaknya dipelihara dan dijaga dengan
sebaik mungkin agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan
dalam organisasi.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A. Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi bagi kita merupakan pengetahuan terhadap penggunaan alat dan
kerajinan, dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi kemampuan untuk
mengontrol dan beradaptasi dengan lingkungan alamnya. Teknologi terkait
dengan ide atau pikiran yang tidak akan pernah berakhir, keberadaaan teknologi
bersama dengan keberadaan budaya umat manusia. Teknologi merupakan kreasi
manusia sehingga tidak alami dan bersifat buatan (artificial). Teknologi
merupakan himpunan dari pikiran (set of means) sehingga teknologi dapat dibatasi
atau bersifat universal, tergantung dari sudut pandang analisis. Teknologi
bertujuan memfasilitasi ikhtiar manusia (human endeavor) sehingga harus mampu
meningkatkan performa kemampuan manusia. Teknologi juga dapat diartikan
benda‐benda yang berguna bagi manusia, seperti mesin, tetapi dapat juga
mencakup hal yang lebih luas, termasuk sistem, metode organisasi, dan teknik.
Teknologi telah mempengaruhi masyarakat dan sekitarnya dalam beberapa
cara. Dalam masyarakat, teknologi telah membantu mengembangkan ekonomi
yang lebih maju (termasuk ekonomi global saat ini). Kita menggunakan teknologi
dimulai dengan konversi sumber daya alam menjadi peralatan sederhana.
Mengatasi hambatan fisik untuk komunikasi dan memungkinkan manusia untuk
berinteraksi dengan bebas pada skala global atau luas. Perkembangan teknologi
terbaru, termasuk mesin cetak, telepon, dan Internet.
Teknologi Informasi (Information technology) biasa disebut dengan TI.
Beberapa defenisi tentang Teknologi Informasi:
Universitas Sumatera Utara
Menurut David Goetch (Dalam Simarmata, 2006: 2), teknologi yaitu suatu
produk yang dilakukan oleh manusia dengan memanfaatkan peralatan (tools),
proses dan sumber daya (resources).
Menurut Senn (Dalam Simarmata, 2006: 3), teknologi informasi yaitu
suatu item yang bermacam – macam dan kemampuan yang digunakan dalam
pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Komponen
utamanya ada tiga yaitu komputer (computer), komunikasi (communication), dan
keterampilan (skill).
Untuk membatasi pengertian teknologi yang luas, maka pengertian
teknologi dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Teknologi sebagai barang buatan
Tidak ada manusia yang sempurna, semua pasti memiliki kelemahan.
Kelemahan yang ada pada diri manusia itu kemudian diminimalisir dengan
adanya teknologi agar kelemahan yang dimiliki manusiapun menjadi
sedikit berkurang. Tetapi barang-barang buatan tidak hanya terbatas pada
kelemahan manusia saja tetapi sesuatu yang tadinya belum terpikirkan.
b. Teknologi sebagai kegiatan manusia
Kegiatan manusia tidak lepas dari kegiatan membuat dan menggunakan.
Kegiatan manusia itu merupakan bentuk dari teknologi itu sendiri.
c. Teknologi sebagai kumpulan pengetahuan
Kegiatan membuat dan menggunakan pasti tidak akan lepas dari ilmu
membuat (produk) dan ilmu menggunakan (konsumsi). Ilmu tersebut
merupakan kumpulan dari pengetahuan yang didapat manusia dari
berbagai sumber.
Universitas Sumatera Utara
d. Teknologi sebagai kebutuhan sistem
Pembahasan yang bulat dan menyeluruh akan tercapai kalau teknologi
dtinjau sebagai suatu sistem. Ini berarti teknologi dibahas sebagai suatu
kebulatan unsur-unsur yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam lingkungan sistem itu sendiri.
Tiga hal yang terkandung di dalam teknologi yaitu keterampilan (skill),
logika berpikir (algorithma) dan perangkat keras (hardware). Dalam pandangan
manajemen teknologi (management of technology), teknologi diartikan:
1. Teknologi sebagai makna untuk memenuhi suatu maksud didalamnya
terkandung apa saja yang dibutuhkan untuk mengubah sumber daya
(resources) ke suatu produk atau jasa.
2. Teknologi tidak ubahnya sebagai pengetahuan, sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Teknologi adalah suatu tubuh dari ilmu pengetahuan dan rekayasa
yang dapat diaplikasikan pada perancang produk atau proses pada
penelitian untuk mendapatkan pengetahuan baru.
Susunan hierarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan
diolah menjadi sesuatu yang berguna. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak
berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan
mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat
penting bagi suatu sistem.
Mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti dan dapat
meningkatkan pengetahuan seseorang
yang
menggunakan data tersebut. Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Universitas Sumatera Utara
Kejadian-kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu,
kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu
Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliput i
segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu,
manipulasi, dan pengelolaan informasi.
Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan
penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat
yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi
adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas
tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan,
dan transfer/pemindahan informasi antar media.
Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus
secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat
komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan
elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya
televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan
komputer dan telekomunikasi.
B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi
akademik yang dititiberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang
Universitas Sumatera Utara
terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena
keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul
tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun,
dan kapanpun.
Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam
beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif
dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang
terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih
dilakukan secara manual yaitu:
1. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke
departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag
pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani
oleh Dekan.
2. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan.
3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada.
2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
3. Nilai minimum D
4. Lampiran nilai Tugas Akhir
Universitas Sumatera Utara
5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I
7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
4. Kartu Hasil Studi (KHS) Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai
magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru
bisa mendaftar wisuda.
5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan
perbaikan Kartu Rencana Studi (KRS) on line pada jadwal yang sudah
ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
6. Informasi-informasi lainnya
Sistem Informasi Alumni
Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa,
penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda,
dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses
dan di informasikan oleh bagian akademik.
Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line
yaitu pengelolaan Kartu Rencana Studi melalui portal Universitas Sumatera Utara.
Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi
dengan cara mengakses www.usu.ac.id.
Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai
media informasi dan komunikasi seluruh alumni Universitas Sumatera Utara
dengan almamater. Sistem ini membantu Universitas Sumatera Utara dalam
Universitas Sumatera Utara
menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah
seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.
C.
Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan Pendidikan fakultas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagian masing – masing guna pelaksanaan proses
kerja yang efektif dan efesien. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi
diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tiap
bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi dan tugasnya.
Adapun rincian tugas bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT)
bagian;
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat;
3. Melakukan administrasi akademik;
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum;
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;
Universitas Sumatera Utara
7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas;
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Dalam menjalankan pekerjaan diperlukan alat - alat pendukung pekerjaan,
agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar
pekerjaan yang dilakukan bagian Pendidikan dapat berjalan lancar. Peralatan dan
perlengkapan kantor pada bagian Pendidikan disesuaikan dengan pekerjaan
kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan
dalam pekerjaan.
Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan
pekerjaan agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan
sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, seyogyanya kita harus
menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.
Bila
bagian
pendidikan
tidak
dilengkapi
dengan
peralatan
dan
perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian pendidikan akan menghadapi
hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu
peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik,
bermutu, dan professional.
Bila standar peralatan dan perlengkapan di bagian pendidikan disebut
dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya
peminjaman alat-alat kantor antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi
peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada
Universitas Sumatera Utara
pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi
efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat
yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian pendidikan tersedia
lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan
tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan
dalam kegiatan pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin
pengolahan kata khusus telah mudah dioperasikan dibandingkan dengan komputer
yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi
untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki
perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.
b. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling
dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang
untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas
berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan
kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang
berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.
c. Printer
Universitas Sumatera Utara
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem
pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan
komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
d. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi
intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan
waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
e. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara
tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.
Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan
secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian
Pendidikan masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena
kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang
digunakan pun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan
tidak dapat dilakukan dengan baik.
D.
Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Pendidikan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar para pegawai dapat dan
terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara
tepat dan optimal. Untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam bekerja,
dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap
imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah
beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.
Universitas Sumatera Utara
Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan
pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami
penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi
informasi dan komunikasi.
Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi
untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara
efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai
kalangan.
Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi
dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar
mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri
kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat
dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi
adalah :
1. Memotivasi
kemampuan
pegawai
untuk
bisa
beradaptasi
dan
mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan
sehari-hari secara mandiri.
2. Mengembangkan
kemampuan
berbasis
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi, sehingga proses penyaluran data - data dapat lebih cepat dan
optimal.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.
4. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi
untuk
mengevaluasi
dan
mempelajari
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa
kesimpulan:
1. Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Universitas
Sumatera Utara sudah digunakan dengan baik, walaupun belum maksimal
dikarenakan masih ada keterbatasan baik dari segi penggunaan juga dalam
segi kelengkapan/penyediaan alat – alat teknologi yang dipakai untuk
mendukung Kinerja dan proses Informasi yang dihasilkan.
2. Peranan Teknologi Informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja
pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administrasi
program akademik, mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun
data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.
3. Sistem informasi pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara
mengakses situs www.usu.ac.id atau juga dapat berinteraksi langsung ke
bagian pendidikan.
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada Bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : pengolahan data
Mahasiswa dan Alumni, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan
administrasi pendidikan, melakukan penyusunan rencana kebutuhan
sarana akademik dan menghimpun, mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
Universitas Sumatera Utara
5. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam
organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi,
kolaborasi, dan kompetitif.
B. Saran
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat pada
Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Teknologi informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan
penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan
pekerjaan kantor agar pekerjaan dapat terselesaikan seefektif dan seefisien
mungkin sesuai yang diharapkan.
2. Hendaknya tetap menjaga peranan teknologi informasi tersebut agar tetap
dapat membantu pihak-pihak yang bersangkutan.
3. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan mahasiswa tetap baik,
hendaknya bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memberikan pelayanan yang baik dan semaksimal mungkin agar tidak
mengecewakan pihak yang bersangkutan.
4. Kegiatan yang dilakukan tersebut cukup baik sehingga dapat memudahkan
dan membantu pihak-pihak yang membutuhkan informasi.
5. Sistem teknologi tersebut sudah baik hendaknya dipelihara dan dijaga dengan
sebaik mungkin agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan
dalam organisasi.
Universitas Sumatera Utara