BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Koleksi Perpustakaan - Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Koleksi Perpustakaan

Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh perpustakaan dalam mendukung berjalannya kegiatan pelayanan dan pemanfaatan koleksi karena koleksi dapat dijadikan daya tarik suatu perpustakaan agar selalu dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi yang dimiliki pun harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam melaksanakan program kegiatan perguruan tinggi tempat perpustakaan tersebut bernaung. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia

(2003 : 580) dikemukakan bahwa “koleksi adalah kumpulan yang berhubungan

dengan studi penelitian”. Sedangkan menurut Siregar (2002 : 2) “koleksi adalah

semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan disajikan kepada

masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Selain kedua

pendapat di atas, Sutarno (2006 : 70) mengemukakan bahwa “koleksi perpustakaan

mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, surat kabar, bahan pustaka

terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk), film strip dan koleksi

bentuk tertentu, seperti lukisan, alat peraga, globe, foto, dan sebagainya”.

Berdasarkan ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa koleksi

perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka baik berbentuk tercetak, terekam dan

elektronik yang diolah, disimpan dan disajikan untuk memenuhi kebutuhan seluruh

sivitas akademika akan informasi. Koleksi yang disediakan oleh suatu perpustakaan

terdiri atas beberapa jenis dan jenis-jenis koleksi yang disediakan tersebut haruslah

sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sumardji (1988 : 13) koleksi

perpustakaan terdiri atas: 1.

Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari: a.

Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli, misalnya manuskrip; b.

Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah-majalah, surat kabar; c.

Koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape, dan lain-lain; 2. Berdasarkan bentuknya, koleksi perpustakaan terdiri dari: a.

Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya; b. Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan

Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya; c. Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi; d.

Majalah, baik yang umum maupun yang khusus; e. Surat kabar; f. Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya; g.

Manuskrip; dan lain sebagainya Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi

(1979 : 38) yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah: a.

Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu.

Buku referens, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan, dan lain-lain c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar d.

Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain e. Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung maupun penerbit perguruan tinggi lainnya f. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya h. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.

Dari kedua pendapat yang dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan terdiri dari:

1. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya.

2. Terbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan- peraturan Pemerintah, dan sebagainya

3. Terbitan berkala, seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain.

4. Terbitan perguruan tinggi, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sebagainya.

5. Koleksi bukan buku, seperti film, slide, piringan hitam, tape, video kaset, dan sejenisnya.

2.2 Jenis Dokumen Grey Literature

Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature (literatur kelabu).

Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) yang menyatakan bahwa: Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu (grey literature) yang dimaksud adalah: 1.

Skripsi, tesis, disertasi 2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb 3. Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4. Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb 5. Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa.

6. Publikasi Internal Kampus 7.

Majalah atau Buletin Kampus.

Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan grey literature (literatur kelabu) kedalam: Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir. Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa dokumen grey literature (literatur kelabu) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, organisasi atau asosiasi yang langka didapat berupa skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.

2.3 Repository Repository merupakan suatu tempat atau ruang dimana sesuatu disimpan.

Istilah repository digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa bentuk penyimpanan data dan koleksi digital.

Menurut Mustaine (2008 : 1) repository adalah: The word Repository can

refer to a central place where data can be stored or maintained, the term

Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store

digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also

means a place where many multiple databases or files are located which is later

used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer

location which is directly accessible to the user without him searching or logging

on to the entire network. In short Repository means a place where anything is

stored which can later be used again .

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada suatu pusat tempat dimana data dapat disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara rinci digunakan untuk menyimpan data digital, suatu lokasi dimana e-prints ditempatkan. Repository juga berarti suatu tempat dimana berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat juga mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa dia mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya dapat disimpan dan digunakan kembali. Selain pendapat di atas, dalam Freedom Foundation USA (2007 : 1) dinyatakan bahwa repository adalah:

A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be:

A place where data are stored
A place where specifically digital data are stored

are located

A site where eprints

databases or files are located for distribution over

A place where multiple

a network,

A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.

or other biological fractions

A place to store specimens, including serum
A place where anything is stored for probable reuse

Uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dirawat untuk perolehan kembali di masa depan. Sebuah repository dapat berupa:

tempat dimana data disimpan
tempat dimana data digital disimpan
tempat dimana e-prints diletakkan
tempat dimana beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan
penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan
tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lain • tempat dimana sesuatu disimpan untuk kemungkinan penggunaan kembali.

Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa terdapat kesamaan yaitu mendefinisikan repository sebagai suatu istilah yang mengacu pada tempat penyimpanan dan merawat data, tempat penyimpanan data digital/e-print, tempat penyimpanan beberapa file atau database untuk didistribusikan dalam suatu jaringan komputer, dan tempat dimana sesuatu disimpan dan dapat digunakan kembali. Repository merupakan hal yang penting bagi suatu universitas dan perguruan tinggi yang membantu dalam mengelola dan menangkap asset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository digital dapat menyimpan material dalam cakupan yang luas untuk berbagai pemakai dan tujuan sehingga dapat mendukung proses pembelajaran, riset, dan administratif. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk menangkap, mengidentifikasi, menyimpan, dan temu kembali aset intelektual mereka. Hal ini menambah peluang untuk penggunaan yang efisien dari riset yang ada, meningkatkan peluang untuk menambah pengalaman pembelajaran dan mendorong kerja sama di dalam dan antar disiplin dan kelompok yang berbeda. Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat

online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk

digital, yang mana merupakan output dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa artikel- artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi/thesis/desertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Adapun tujuan utama memiliki repository adalah:

to create global visibility for an institution's scholarly research;
to collect content in a single location;
to provide open access to institutional research output by self-archiving
to store and preserve other institutional digital assets, including

unpublished or otherwise easily lost ("grey") literature (e.g., theses or technical reports) . (Jain dan Anurag, 2008 : 4) it;

Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: a. untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset ilmiah institusi b. untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal c. menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan d. untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi literatur yang tidak diterbitkan (grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis). Adapun fungsi dari repository adalah: a.

Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.

Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation .

Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.

(Wicaksono, 2005 : 5)

2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik

Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007 : 1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an

analog signal into a digital representation of that signal ”. Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.

Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008 : 1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by

the digitization of everything that can be digitized. ” Pendapat di atas dapat

diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat di- digitasi.Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu: 1.

Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.

2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character

Recognition ) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah

sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi

hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan

harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.

3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark,

hyperlink , catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi

meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain- lain. (Pendit, 2007 : 244) Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.

Gambar 1: Proses Pengolahan Koleksi Repository Sumber: Syakirin, 2010

2.5 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan.

Salton dalam Janusaptari (2006 : 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan: Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya. Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008 : 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:

Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefiniskan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.

Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian, 2003 : 7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut. Sistem Temu Kembali lnformasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari (2006 : 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.

2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen) 3.

Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.

4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.

5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.

6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Koleksi Perpustakaan - Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.