Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh:

YOGIE AGAM PRASTOWO

112201030

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda dan Ibunda tersayang yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Himma Dewiyana., ST., M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembaca pada kertas karya ini.

5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Kepala Perpustakaan UPT Universitas Sumatera Utara Bapak Drs. Jonner Hasugian., M.Si Yang telah memberikan izin observasi.

8. Kawan 2011 yang telah banyak memberikan masukan selama perkuliahan dan penyelesaian kertas karya ini.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Januari 2015

Penulis

Yogie Agam P 112201040

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 4

1.3 Ruang Lingkup ... 4

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Koleksi Perpustakaan ... 5

2.2 Jenis Dokumen Grey Literature ... 7

2.3 Repository ... 8

2.4 Pengolahan Dokumen Elektornik ... 10

2.5 Proses Pengaksesan Dan Temu Kembali Dokumen ... 13

BAB III PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan USU ... 12

3.2 Visi,Misi Dan Tujuan Perpustakaan USU ... 17

3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan USU ... 18

3.4 Pengolahan Koleksi Repository ... 19

3.4.1 Pedoman Pengolahan ... 19

3.4.2 Prosedur Kerja ... 20

3.4.2.1 Proses Editing ... 21

3.5 Isi Dokumen Yang Dilayankan ... 28

3.5.1 Format File ... 29

3.5.2 Langkah-Langkah Penelusuran ... 29

3.5.3 Titik Akses ... 30

3.6 Pemanfaatan Koleksi Digital Situs Web Perpustakaan USU (library.usu.ac.id) ... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 34 4.2 Saran ... 34

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan institusi pengelola koleksi perpustakaan yang idealnya dilakukan secara profesional dengan menerapkan sistem yang telah ditetapkan guna memenuhi kebutuhan penggunanya. Perpustakaan sering dikatakan sebagai “jantung” pada setiap institusi, oleh karenanya keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi menduduki posisi yang sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengertian perpustakaan berdasarkan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 butir 1 berbunyi; “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam secara professional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”.

Fungsi mengelola koleksi perpustakaan di perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi sebagai institusi yang memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan informasinya kepada civitas akademika untuk menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi sering dimaknai sebagai pusat penelitian, karena menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam proses penelitian. Tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan jasa yang mendukung proses pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat pada umumnya, dengan cara memutahirkan koleksi baik tercetak maupun digital demi mendukung dan mengembangkan kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung. Dalam perkembangannya perpustakaan tidak lepas dari pengaruh teknologi informasi, justru sebaliknya hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi perpustakaan untuk dapat menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan bersifat global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia pendidikan, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk layanan yang tepat untuk menjawab tantangan ini. Hasil karya nyata dari proses pembelajaran di perguruan tinggi adalah karya ilmiah baik berupa skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian dan lain-lain

merupakan aset yang berharga bagi institusi perguruan tinggi, oleh karenanya hasil karya ilmiah tersebut perlu dikelola dan dilestarikan.

Karya akademik yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh perguruan tinggi jika tidak dikelola dengan baik, maka akan menjadi persoalan dalam penyebaran informasi yang terkandung di dalam karya ilmiah tersebut. Usaha menghimpun, mengelola, melestarikan dan menyebarluaskan karya-karya intelektual sebuah perguruan tinggi dalam konteks kekinian “era teknologi” dikenal dengan istilah Institutional Repository (Simpanan Kelembagaan). Sebab istilah Simpanan Kelembagaan muncul seiring dengan munculnya konsep perpustakaan digital yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan teknologi informasi. Kata repository (simpanan) sama populernya dengan kata akses, hal tersebut menunjukkan betapa konsep perpustakaan digital merupakan keberlanjutan tradisi yang sudah mengakar dalam kepustakawanan (librarianship) yang dihasilkan oleh perguruan tinggi jika tidak dikelola dengan baik, maka akan menjadi persoalan dalam penyebaran informasi yang terkandung di dalam karya ilmiah tersebut.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang memberi dampak perubahan di segala bidang, tak terkecuali perpustakaan. Saat ini sistem pengelolaan di perpustakaan ikut berubah mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan memanfaatkan sistem informasi yang dibantu dengan seperangkat komputer. Berawal dari pemanfaat sistem informasi dalam pengelolaan database bibliografi koleksi hingga berkembang kepada sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi (Integrated Library System).

Salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya disebut dengan Grey literature (literatur kelabu).

Menurut Cathy Outten (2003:1) bahwa: Gray Literature or “Grey Literature” is literature (often of a scientific or technical nature) that is not available through the usual bibliographic sources such as databases or indexes. It can be both in print and, increasingly, electronic formats.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature (literatur kelabu) adalah tulisan (merupakan laporan teknis dan ilmiah) baik dalam bentuk tercetak

maupun elektronik yang tidak tersedia di dalam sumber bibliografi sebagai pangkalan data atau indeks.

Grey literature yang dihimpun dalam IR baik melalui proses pengalihmediaan menjadi bentuk digital, atau sudah dalam bentuk file digital hanyalah merupakan tahapan awal dari proses pengelolaan IR di perpustakaan perguruan tinggi. Koleksi digital tersebut harus dikelola lagi dan dikumpulkan dalam suatu wadah agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka secara optimal. Kegiatan IR yang mengumpulkan, melestarikan dan menyebarluaskan keluaran intelektual institusi dalam format digital baik secara online ataupun offline (LAN). Ada 4 (empat) manfaat bagi institusi yang memiliki repository yaitu; 1) untuk mengumpulkan konten dalam satu lokasi sehingga mudah untuk ditemukan kembali, 2) untuk menyimpan dan melestarikan asset intelektual sepanjang waktu, 3) untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada khalayak umum, 4) untuk menciptakan visibilitas global bagi hasil karya ilmiah institusi.

Dalam hal ini Perpustakaan Universitas Sumatera Utara melakukan Proses digitalisasi dimulai sejak pertengahan tahun 2001, tetapi yang dikerjakan pada saat itu baru karya ilmiah dosen berupa artikel dan laporan penelitian saja dan jumlahnya pun masih sedikit yaitu 298 judul artikel, dan publikasinya di Web baru dimulai Februari 2002. Jumlah koleksi pada tahun 2014 repository sebanyak 36.672 judul dan yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, karya ilmiah dosen, laporan penelitian, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar, pidato rector, prosiding.

Dalam Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih mendetail mengenai pengolahan koleksi repository yang dimiliki Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Untuk itu penulis menetapkan judul penelitian “Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.”

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penelitian ini adalah untuk:

1. Mengetahui pengolahan koleksi repository pada UPT Perpustakaan USU. 2. Mengetahui prosedur kerja pengolahan koleksi repository.

1.3. Ruang Lingkup

Proses pengolahan koleksi repository Perpustakaan di UPT Perpustakaan USU.

1.4. Metode Pengumpulan Data

1. Penelitian kepustakaan (library research), yang dilakukan dengan cara membaca bahan pustaka yang ada kaitannya dengan tulisan.

2. Penelitian lapangan (field research). Pengumpulan data di lapangan dilakukan dengan cara: Mewawancarai pihak-pihak yang mengetahui banyak tentang hal-hal seputar pengolahan koleksi repository di Perpustakaan USU.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Koleksi Perpustakaan

Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh perpustakaan dalam mendukung berjalannya kegiatan pelayanan dan pemanfaatan koleksi karena koleksi dapat dijadikan daya tarik suatu perpustakaan agar selalu dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi yang dimiliki pun harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam melaksanakan program kegiatan perguruan tinggi tempat perpustakaan tersebut bernaung. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2003 : 580) dikemukakan bahwa “koleksi adalah kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian”. Sedangkan menurut Siregar (2002 : 2) “koleksi adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Selain kedua pendapat di atas, Sutarno (2006 : 70) mengemukakan bahwa “koleksi perpustakaan mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk), film strip dan koleksi bentuk tertentu, seperti lukisan, alat peraga, globe, foto, dan sebagainya”.

Berdasarkan ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka baik berbentuk tercetak, terekam dan elektronik yang diolah, disimpan dan disajikan untuk memenuhi kebutuhan seluruh sivitas akademika akan informasi. Koleksi yang disediakan oleh suatu perpustakaan terdiri atas beberapa jenis dan jenis-jenis koleksi yang disediakan tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sumardji (1988 : 13) koleksi perpustakaan terdiri atas:

1. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari: a. Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli,

misalnya manuskrip;

b. Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah-majalah, surat kabar;

c. Koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape, dan lain-lain;

a. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya;

b. Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan

Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya;

c. Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi; d. Majalah, baik yang umum maupun yang khusus; e. Surat kabar;

f. Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya;

g. Manuskrip; dan lain sebagainya

Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 38) yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah:

a. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu. b. Buku referens, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi

khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan, dan lain-lain

c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar

d. Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain

e. Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung maupun penerbit perguruan tinggi lainnya

f. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan

g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus

perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya

h. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.

Dari kedua pendapat yang dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan terdiri dari:

1. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya.

2. Terbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya

4. Terbitan perguruan tinggi, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sebagainya.

5. Koleksi bukan buku, seperti film, slide, piringan hitam, tape, video kaset, dan sejenisnya.

2.2Jenis Dokumen Grey Literature

Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature (literatur kelabu).

Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) yang menyatakan bahwa: Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu (grey literature) yang dimaksud adalah:

1. Skripsi, tesis, disertasi

2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb

3. Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4. Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb

5. Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa. 6. Publikasi Internal Kampus

7. Majalah atau Buletin Kampus.

Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan grey literature (literatur kelabu) kedalam: Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir. Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa dokumen grey literature (literatur kelabu) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, organisasi atau asosiasi yang langka didapat berupa skripsi, tesis,

disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.

2.3 Repository

Repository merupakan suatu tempat atau ruang dimana sesuatu disimpan. Istilah repository digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa bentuk penyimpanan data dan koleksi digital.

Menurut Mustaine (2008 : 1) repository adalah: The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short Repository means a place where anything is stored which can later be used again.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada suatu pusat tempat dimana data dapat disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara rinci digunakan untuk menyimpan data digital, suatu lokasi dimana e-prints ditempatkan. Repository juga berarti suatu tempat dimana berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat juga mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa dia mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya dapat disimpan dan digunakan kembali. Selain pendapat di atas, dalam Freedom Foundation USA (2007 : 1) dinyatakan bahwa repository adalah:

A repository is a place where data • A place where data are stored

or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be:

• A place where specifically digital data are stored • A site where eprints

• A place where multiple

are located

databases or files

• A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.

are located for distribution over a network,

• A place to store specimens, including serum

• A place where anything is stored for probable reuse

Uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dirawat untuk perolehan kembali di masa depan. Sebuah repository dapat berupa:

• tempat dimana data disimpan

• tempat dimana data digital disimpan

• tempat dimana e-prints diletakkan

• tempat dimana beberapa file atau database diletakkan untuk

didistribusikan melalui suatu jaringan

• penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan

• tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lain

• tempat dimana sesuatu disimpan untuk kemungkinan penggunaan kembali. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa terdapat kesamaan yaitu mendefinisikan repository sebagai suatu istilah yang mengacu pada tempat penyimpanan dan merawat data, tempat penyimpanan data digital/e-print, tempat penyimpanan beberapa file atau database untuk didistribusikan dalam suatu jaringan komputer, dan tempat dimana sesuatu disimpan dan dapat digunakan kembali. Repository merupakan hal yang penting bagi suatu universitas dan perguruan tinggi yang membantu dalam mengelola dan menangkap asset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository digital dapat menyimpan material dalam cakupan yang luas untuk berbagai pemakai dan tujuan sehingga dapat mendukung proses pembelajaran, riset, dan administratif. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk menangkap, mengidentifikasi, menyimpan, dan temu kembali aset intelektual mereka. Hal ini menambah peluang untuk penggunaan yang efisien dari riset yang ada, meningkatkan peluang untuk menambah pengalaman pembelajaran dan mendorong kerja sama di dalam dan antar disiplin dan kelompok yang berbeda. Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang mana merupakan output dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi/thesis/desertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen

administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Adapun tujuan utama memiliki repository adalah:

• to create global visibility for an institution's scholarly research; • to collect content in a single location;

• to provide open access to institutional research output by self-archiving • to store and preserve other institutional digital assets, including

unpublished or otherwise easily lost ("grey") literature (e.g., theses or technical reports). (Jain dan Anurag, 2008 : 4)

it;

Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: a. untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset

ilmiah institusi

b. untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal

c. menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan d. untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi

literatur yang tidak diterbitkan (grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis).

Adapun fungsi dari repository adalah:

a. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.

b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.

c. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses

pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. (Wicaksono, 2005 : 5)

2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik

Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007 : 1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”. Uraian di atas dapat

diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.

Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008 : 1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization

1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.

of everything that can be digitized.” Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat di-digitasi.Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:

2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup

banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.

3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain. (Pendit, 2007 : 244)

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas

dokumen tersebut ke digital library.

Gambar 1: Proses Pengolahan Koleksi Repository Sumber: Syakirin, 2010

2.5 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan.

Salton dalam Janusaptari (2006 : 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan:

Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya.

Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008 : 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:

Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.

Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefiniskan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.

Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian, 2003 : 7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut. Sistem Temu Kembali lnformasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari (2006 : 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.

2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.

4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.

5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.

6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

BAB III

PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan

Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970 dan kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah Yayasan yang kemudian diserahkan kepada Pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.

Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN) dan selanjutnya menjadi Badan Layanan Umum (BLU), Perpustakaan USU mulai mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.

Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang didasarkan kepada Pasal 31 ayat 2 Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga USU. Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan Cabang

Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian mulai beroperasi bulan Nopember 2012.

Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar 4 Ha. Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198 pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran tahun jamak (multi years), namun dari tahun 2009 s.d 2012 lanjutan pembangunan gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau sekurang-kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.

Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan pelayanan.

Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang

mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.

3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan

Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut: “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya “.

Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:

1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara.

2. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

3. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,

pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan

mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

5. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.

6. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.

7. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi

kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

8. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan.

9. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

3.3Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 117 orang staf yang terdiri dari 1 orang tenaga Dosen (yaitu Wakil Kepala Perpustakaan), 18 orang tenaga Fungsional Pustakawan, 40 orang PNS dan 58 orang adalah tenaga honorer. Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN (PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari 2005. Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun struktur organisasi Perpustakaan USU yang baru adalah seperti berikut:

Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU

3.4 Pengolahan Koleksi Repository

Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan informasi dalam bentuk digital yang merupakan hasil dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi repository di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

3.4.1 Pedoman Pengolahan

Dalam melakukan pengolahan repository juga dibutuhkan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi.

(Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi)

Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksi/materi digital (elektronik) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau berpedoman pada Dublin Core (DC).

(Staf Sub.Divisi Sistem Automasi)

Pedoman yang digunakan berupa proses alur kerja digitalisasi bahan yang lain yang dibuat oleh Bapak Rasiman.

Dari kedua informasi di atas dapat diketahui bahwa pedoman atau standar yang digunakan dalam pengolahan koleksi repository berpedoman pada Dublin Core (DC), dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem Automasi Perpustakaan USU. Hal ini menunjukkan bahwa pengolahan koleksi repository dapat dilakukan dengan baik.

3.4.2 Prosedur Kerja

Dalam proses digitalisasi koleksi grey literature melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran selanjutnya dilakukan proses file elektronik dalam bentuk Portable Document Format (PDF). Kemudian dilanjutkan proses editing dalam bentuk word (abstrak) dan fulltext (PDF) dengan memberikan password, watermark, dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload abstrak dan fulltext serta metadata yang diperlukan ke dalam system. Dokumen selanjutnya dapat diakses melalui web.

Adapun alur kerja pengolahan koleksi repository adalah seperti berikut :

Keterangan:

Untuk pengolahan koleksi repositroy, file elektronik (softcopy) dari karya ilmiah mahasiswa dan dosen maupun jenis karya lainnya tersebut di-upload ke website

File Elektronik Word Dan PDf

perpustakaan setelah melalui proses penyuntingan (editing) dan lain-lain.

3.4.2.1 Proses Editing

Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐_{upload ke dalam} sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu OCR dan pemberian security.

Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks.

1. OCR

Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkah‐_{langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:}

1. Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar.

2. Pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik} Open.

3. Klik menu Pages (untuk memudahkah tampilan per halaman), maka akan terlihat seperti pada Gambar.

4. Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. (Lihat Gambar)

5. Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page ... to … (untuk halaman yang berurut).

6. Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai.

7. Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8. Pilih menu Edit ‐_{> Copy (atau klik kanan} ‐_{> Copy).}

9. Pilih menu File ‐_{> Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan} perubahan pada file PDF)

10. Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File ‐_{> New.}

11. Pilih menu Edit ‐_{> Paste Special} ‐_{> Unformatted Text, kemudian} pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar.

12. Selanjutnya lakukan editing/perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya.

pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. (Contoh: 04102592.doc) 14. Selesai proses OCR.

Gambar‐_{2: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8 Pro.}

Gambar‐_{4: Tampilan Pilihan OCR}

G ambar‐_{5: Menu Recognize Text}

Gambar‐_{7: Tampilan Hasil Copy/Paste dari Adobe Acrobat} 2. Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)

Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password, watermark, dan footer langkah‐_{langkah yang harus dilakukan} adalah sebagai berikut:

a. Menambahkan Footer

1. Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro.

2. Pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open.} 3. Pilih menu Document ‐_{> Header & Footer} ‐_{> Add, maka akan muncul}

seperti Gambar.

4. Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. (Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek Gayo Lut, 2004. USU Repository © 2008)

5. Pilih OK. 6. Selesai.

3. Mengedit Footer

1. Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro.

2. Pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik} Open.

3. Pilih menu Document ‐_{> Header & Footer} ‐_{> Update, maka akan} muncul seperti Gambar.

4. Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5. Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal.

4. Menambahkan Watermark

1. Dari Menu Utama pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan} diedit), kemudian klik Open.

2. Pilih menu Document ‐_{> Watermark} ‐_{> Add, maka akan muncul} seperti Gambar.

3. Pilih bagian File ‐_{> Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp.} 4. Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark.

5. Kemudian pada bagian Appearance ‐_{> Capacity ubah menjadi 10%,} seperti terlihat pada Gambar.

6. Pilih OK. 7. Selesai.

Gambar‐_{10: Tampilan pilihan File untuk Watermark}

Gambar‐_{11: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark} 5. Mengedit Watermark

1. Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro.

2. Pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik} Open.

3. Pilih menu Document ‐_{> Watermark} ‐_{> Update.} 4. Lakukan perubahan seperlunya.

5. Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 6. Menambahkan Security

1. Dari Menu Utama pilih File ‐_{> Open (Buka file PDF yang akan} diedit), kemudian klik Open.

2. Pilih menu Advanced ‐_{> Security} ‐_{> Password Encrypt, maka akan} muncul seperti Gambar. Jika muncul dialog box Applying New

Security Settings, pilih Yes.

3. Pilih bagian Permissions ‐_{> beri tanda checklist ฀ Restrict editing} and printing of the document.

4. Pada bagian Change Permissons Password: isikan 12345. 5. Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6. Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog

box Adobe Acrobat– Confirm Permissions Password. 7. Pilih OK.

8. Kemudian pilih menu File ‐_{> Save (untuk menyimpan secara} keseluruhan dalam proses editing)

9. Selesai.

Gambar‐_{12: Tampilan Add Security}

Gambar‐_{14: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository} Sumber: Rasiman, 2011

3.5Isi Dokumen yang Dilayankan

Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa abstrak, teks penuh (fulltext) maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi.

Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa abstrak, teks penuh (fulltext) maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi.

3.5.1 Format File

Format file elektronik yang dilayankan dapat terdiri dari bentuk Hypertext Mark-up Language (HTML), Portable Document Format (PDF), Microsoft Word (Doc), Microsoft Power Point (PPT), dan sebagainya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Format file elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML) dan Portable Document Format (PDF). Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format file elektronik yang dilayankan terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML), Portable Document Format (PDF).

3.5.2 Langkah-Langkah Penelusuran

Untuk menelusuri informasi melalui web dapat dilakukan melalui beberapa langkah. Untuk menelusuri koleksi repository Perpustakaan USU dapat diketahui melalui informasi dari Pengelola Repository Perpustakaan USU. Berikut ini informasi yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi) Pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google dan Yahoo.

(Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Penelusuran bahan elektronik dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya dapat langsung menelusur berdasarkan kepada subjeknya misalnya master theses, atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penelusuran file elektronik dapat dilakukan dengan cara mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang ada seperti layaknya menggunakan search engine. Selain itu dapat juga dilakukan melalui subjek dan titik akses lainnya.

3.5.3 Titik Akses

Dalam pengolahan koleksi repository juga ditentukan titik akses yang dapat digunakan untuk menelusur koleksi tersebut. Berikut ini informasi tentang pengolahan yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Yang dapat dijadikan titik akses dalam pencarian koleksi elektronik adalah judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun. Dari informasi yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan bahwa dalam penelusuran koleksi repository dapat dilakukan melalui menggunakan judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun sebagai titik akses. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa banyak titik akses yang dapat digunakan oleh pengguna.

3.6 Pemanfaatan Koleksi digital Situs Web Perpustakaan (http://repository.usu.ac.id/)

Web perpustakaan merupakan pelayanan yang cukup tinggi dimanfaatkan oleh pengguna. Menurut pengamatan penulis, pengguna lebih sering memanfaatkan pelayanan web perpustakaan yang mendownload koleksi digital yang terdapat di Web Perpustakaan (library.usu.ac.id).

Jumlah koleksi digital yang dipublikasikan di Situs Web repository.usu.ac.id 36.672 file koleksi digital.(Lihat Tabel 1.)

Tabel 1: Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) yang Dipublikasikan di Situs Web repository.usu.ac.id

(Per Tahun 2014) No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1 PhD Dissertations (PD) 130

2 Master Theses (MT) 6.262

3 Lecture Papers (LP) 2.102

4 Student Papers (SP) 26.361

5 USU e-Archives (UA) 150

6 USU e-Journals (UJ) 1.581

7 Guide-Books (GB) 86

Total 36.672

T_{abel-2: Statistik Situs Web USU Repository (repository.usu.ac.id)} (Per Tahun 2014)

No. Bulan

Jumlah

Visits Page View Files Hits

1 Januari 231.953 9.655.388 11.559.248 18.902.405

2 Februari _{201.273 8.965.543 10.418.623 17.118.006}

3 Maret _{190.451 6.500.410 8.422.970 14.118.566}

4 April _{271.664 8.044.417 16.239.053 17.591.956}

5 Mei _{286.726 9.771.293 18.314.225 19.807.207}

6 Juni _{254.821 9.429.350 16.986.865 19.244.928}

7 Juli _{210.794 7.573.069 12.982.379 14.071.817}

8 Agustus _{138.198 7.209.722 10.985.979 11.953.037}

9 September _{228.239 9.021.882 13.524.571 17.065.954}

10 Oktober _{320.355 9.462.910 11.762.493 19.405.058}

11 November* _{220.355 6.176.333 7.637.881 12.781.068}

12 Desember

Jumlah 2.554.829 91.810.317 138.834.287 182.060.002 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2014

Gambar-15: Grafik Visits Situs Web USU Repository (2011-2014)

Visits : Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)

Keterangan:

Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio)

Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.

Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan, harian, jam, dll.)

Jumlah Artikel Jurnal Elektronik yang didownload tahun 2014 yaitu sebanyak 56.515 artikel.

Tabel-11 : Jumlah Download Artikel Jurnal Elektronik

Databases Jumlah Artikel Yang

didownload

ABI/INFORM Dateline 239

ABI/INFORM Global 2.083

ABI/INFORM Trade & Industry 277

ProQuest Agriculture Journals 123

ProQuest Biology Journals 49

ProQuest Medical Library 3.385

ProQuest Science Journals 478

ProQuest Sociology 49

Academic Research Library 1.238

EBSCO Library, Information Science... 0

EBSCO Regional Business News 296

EBSCO Business Source Elite 2.149

EBSCO MEDLINE with Full Text 6.822

EBSCO (CINAHL) 9.499

EBSCO (Dentistry) 9.737

Gale Database 1.235

Westlaw International 367

IOP 1.508

SpringerLink 14.797

Emerald 2.162

Jumlah 56.515

DAFTAR PUSTAKA

Bambooweb Dictionary. 2007. Digitizing.

Business Dictionary. 2008. Digitalization Definition.

Freedom Foundation USA. 2007. Repository.

<http://freedomfoundationusa.com/repository.aspx>

Jain, Sanjeev Kumar dan Anurag Shrivastava. 2008. Academic Institutional Repositories in India: Global Visibility for an Institution's Scholarly Communication.

Hasugian, Jonner. (2006). Penelusuran Ilmiah Secara Online. Pustaha: (Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi) ; Vol.II, No.1. p.1-4.

Huda, Nurul. 2007. Tingkat Pemanfaatan Koleksi Deposit oleh Mahasiswa Program S2 Angkatan 2005-2006 USU: Skripsi Sarjana. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Sastra USU.

Janusaptari. 2006. Sistem Temu Kembali Informasi.

<http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/janusaptari.pdf> (19/05/09) Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2003. Ed.3, Cet. 3. Jakarta: Balai Pustaka.

Republik Indonesia. Undang-undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Paka, Rasiman., Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan Dan Akses

Layanan Perpustakaan. Seminar Dan Workshop Pemberdayaan Repositori Perpustakaan Untuk Meningkatkan Mutu Dan Pelayanan Perpustakaan. Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011.

Pendit, Putu Laxman. 2007. Cet.1. Perpustakaan Digital: Perspektif

Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1979. Jakarta: Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. 2004. Ed.3. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.

Siregar, Belling. 2002. Pengembangan Koleksi. Medan: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara.

Sumardji, P., 1988. Cet.1. Perpustakaan: Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius.

Sutarno . 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Rachmansyah. 2008. Temu Kembali Informasi: Information Retrieval. <http://www.rachmansyah.web.id/blog1.php/2008/11/12/temu-kembali-informasi-information-retrieval/> (20/05/09)

Wicaksono, Hendro. 2005. Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan Untuk Pemakai Perpustakaan Berbasis Intranet Menggunakan Perangkat Lunak OpenSource. <http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/item/13

3.5.3 Titik Akses

Dalam pengolahan koleksi repository juga ditentukan titik akses yang dapat digunakan untuk menelusur koleksi tersebut. Berikut ini informasi tentang pengolahan yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Yang dapat dijadikan titik akses dalam pencarian koleksi elektronik adalah judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun. Dari informasi yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan bahwa dalam penelusuran koleksi repository dapat dilakukan melalui menggunakan judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun sebagai titik akses. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa banyak titik akses yang dapat digunakan oleh pengguna.

3.6 Pemanfaatan Koleksi digital Situs Web Perpustakaan (http://repository.usu.ac.id/)

Web perpustakaan merupakan pelayanan yang cukup tinggi dimanfaatkan oleh pengguna. Menurut pengamatan penulis, pengguna lebih sering memanfaatkan pelayanan web perpustakaan yang mendownload koleksi digital yang terdapat di Web Perpustakaan (library.usu.ac.id).

Jumlah koleksi digital yang dipublikasikan di Situs Web repository.usu.ac.id 36.672 file koleksi digital.(Lihat Tabel 1.)

Tabel 1: Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) yang Dipublikasikan di Situs Web repository.usu.ac.id

(Per Tahun 2014) No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1 PhD Dissertations (PD) 130

2 Master Theses (MT) 6.262

3 Lecture Papers (LP) 2.102

4 Student Papers (SP) 26.361

5 USU e-Archives (UA) 150

6 USU e-Journals (UJ) 1.581

7 Guide-Books (GB) 86

Total 36.672

T_{abel-2: Statistik Situs Web USU Repository (repository.usu.ac.id)} (Per Tahun 2014)

No. Bulan

Jumlah

Visits Page View Files Hits 1 Januari 231.953 9.655.388 11.559.248 18.902.405 2 Februari _{201.273 8.965.543 10.418.623 17.118.006} 3 Maret _{190.451 6.500.410 8.422.970 14.118.566} 4 April _{271.664 8.044.417 16.239.053 17.591.956} 5 Mei _{286.726 9.771.293 18.314.225 19.807.207} 6 Juni _{254.821 9.429.350 16.986.865 19.244.928} 7 Juli _{210.794 7.573.069 12.982.379 14.071.817} 8 Agustus _{138.198 7.209.722 10.985.979 11.953.037} 9 September _{228.239 9.021.882 13.524.571 17.065.954} 10 Oktober _{320.355 9.462.910 11.762.493 19.405.058} 11 November* _{220.355 6.176.333 7.637.881 12.781.068} 12 Desember

Jumlah 2.554.829 91.810.317 138.834.287 182.060.002 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2014

Gambar-15: Grafik Visits Situs Web USU Repository (2011-2014)

Visits : Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)

Keterangan:

Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio)

Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.

Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan, harian, jam, dll.)

Jumlah Artikel Jurnal Elektronik yang didownload tahun 2014 yaitu sebanyak 56.515 artikel.

Tabel-11 : Jumlah Download Artikel Jurnal Elektronik

Databases Jumlah Artikel Yang

didownload

ABI/INFORM Dateline 239

ABI/INFORM Global 2.083

ABI/INFORM Trade & Industry 277

ProQuest Agriculture Journals 123

ProQuest Biology Journals 49

ProQuest Medical Library 3.385

ProQuest Science Journals 478

ProQuest Sociology 49

Academic Research Library 1.238

EBSCO Library, Information Science... 0

EBSCO Regional Business News 296

EBSCO Business Source Elite 2.149

EBSCO MEDLINE with Full Text 6.822

EBSCO (CINAHL) 9.499

EBSCO (Dentistry) 9.737

Gale Database 1.235

Westlaw International 367

IOP 1.508

SpringerLink 14.797

Emerald 2.162

Jumlah 56.515

DAFTAR PUSTAKA

Bambooweb Dictionary. 2007. Digitizing.

Business Dictionary. 2008. Digitalization Definition.

Freedom Foundation USA. 2007. Repository.

<http://freedomfoundationusa.com/repository.aspx>

Jain, Sanjeev Kumar dan Anurag Shrivastava. 2008. Academic Institutional Repositories in India: Global Visibility for an Institution's Scholarly Communication.

Hasugian, Jonner. (2006). Penelusuran Ilmiah Secara Online. Pustaha: (Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi) ; Vol.II, No.1. p.1-4.

Huda, Nurul. 2007. Tingkat Pemanfaatan Koleksi Deposit oleh Mahasiswa Program S2 Angkatan 2005-2006 USU: Skripsi Sarjana. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Sastra USU.

Janusaptari. 2006. Sistem Temu Kembali Informasi. <http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/janusaptari.pdf> (19/05/09)

Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2003. Ed.3, Cet. 3. Jakarta: Balai Pustaka.

Republik Indonesia. Undang-undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Paka, Rasiman., Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan Dan Akses Layanan Perpustakaan. Seminar Dan Workshop Pemberdayaan Repositori Perpustakaan Untuk Meningkatkan Mutu Dan Pelayanan Perpustakaan. Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011.

Pendit, Putu Laxman. 2007. Cet.1. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto.

Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1979. Jakarta: Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. 2004. Ed.3. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.

Siregar, Belling. 2002. Pengembangan Koleksi. Medan: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara.

Sumardji, P., 1988. Cet.1. Perpustakaan: Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius.

Sutarno . 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Rachmansyah. 2008. Temu Kembali Informasi: Information Retrieval. <http://www.rachmansyah.web.id/blog1.php/2008/11/12/temu-kembali-informasi-information-retrieval/> (20/05/09)

Wicaksono, Hendro. 2005. Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan Untuk Pemakai Perpustakaan Berbasis Intranet Menggunakan Perangkat Lunak OpenSource. <http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/item/13