Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Evaluasi Sistem Manajemen Mutu Berbasis Iso 9001:2008 : Studi pada SMK Negeri 2 Salatiga Periode Tahun 2010 -2012
Lampiran 2
TRANSKRIP WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 9 September 2013
Informan
: Drs. Hadi Sutjipto, MT
Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi *)
Tempat
: SMK Negeri 2 Salatiga
Alamat Sekolah
: Jl. Parikesit, Salatiga
NO
PERTANYAAN
JAWABAN/ PERNYATAAN
1
a.Bagaimanakah Perenca-naan
penyiapan program/ prosedur SMK Negeri 2 Salatiga
sam-pai memperoleh sertifikat SMM ISO 9001 : 2000
dan 9001 : 2008?
2
a. Bagaimanakah peran Kepemimpinan
(Leadership)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?
Ceritanya panjang, pertama
diawali dengan perencanaan
oleh kepala Sekolah membentuk Tim ISO pada tahun
2006, kemudian menghubungi SMKN 1 Magelang sebagai konsultan (Bp. Sriyono)
dan berproses menyiapkan
dokumen-dokumen PM, POS
dan IK, selanjutnya melalui
ta-hap sosialisasi ke Unitunit kerja dan seluruh warga
sekolah, hingga dilakukan
Internal audit. setelah Internal audit clossing, hasil
temu-an ditindaklanjuti Perbaikan dan Tinjauan dokumen menyiapkan diri menuju
External Audit oleh PT TUV
Rhe-inland hingga diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000
pada bulan juli 2006
Top Manajemen selaku pimpinan unit kerja turut terlibat
dalam perintisan SMM ISO
9001:2008, hingga perolehan
Serti-fikat SMM ISO 9001:2008, sehingga dapat menjalankan klausul-klausul sistem
135
3
a. Bagaimana Mekanisme Kerja
dan pelibatan personil (Involving People) demi terwujudnya warga sekolah yang
sadar mutu?
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan
(System
Approach) ?
5
Bagaimana
Peningkatan
berkesinambungan
(Continous
Improvement)
dilaksanakan?
6
Bagaimana
pembuatan
Keputusan dilakukan? apakah
berdasarkan
fakta
(Factual
decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program
bermuara
pada
kepuasan
pelanggan (costumer satisfaction)?
manajemen sebagaimana mestinya, sekalipun juga masih
terdapat kekurangan, utamanya pada controling program
yang dilaksanakan.
Mekanisme dijelaskan pada,
Pedoman Mutu, POS Sistem
Organisasi dan di uraikan
lebih dalam pada IK (Instruksi
Kerja), hanya saja masih tidak
dapat dihindari tugas pokok
fungsi yang rangkap jabatan,
walau-pun
sudah
diminimalisir
Pendekatan pengelolaan Sistem manajemen dilakukan
secara Top Down pada jalur
organisasi komando dan Bottom Up pada jalur organisasi
yang memerlukan masukan
banyak pihak. Juga melaksanakan pendekatan situasional
Pada penyusunan pro-gram
terdapat beberapa kegiatan
yang berkesinambungan, seperti budaya industri yang
diterapkan secara terus menerus dan berkelanjutan dari
kelasa X, XI sampai XII,
karena merupakan penanaman sikap budaya industri di
Sekolah
Pengambilan keputusan pada
prinsipnya tetap selalu dilakukan berdasarkan fakta, walaupun terbuka terhadap masukan unit-unit kerja demi
tercapainya costumer satisfaction
Pelaksanaan program harus
bermuara
pada
kepuasan
pelanggan, hal ini dibuktikan
setiap tahun animo pada PSB
(Penerimaan Siswa Baru) terus
meningkat, dan serapan Mitra
SMKN 2 Salatiga terhadap
136
8
Sejauhmana hubungan saling
menguntungkan dengan mitra
kerja/ pemasok
( Mutually
beneficial
supplier relationships ) berjalan?
9
faktor-faktor pendukung pelaksanaan
Sistem
Manajemen
Mutu ISO di SMK Negeri 2
Salatiga?
10
Faktor-faktor penghambat pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001-:2008?
11
Sejauh manakah Sistem manajemen ISO sudah menjangkau
seluruh aspek di semua lini
SMK Negeri 2 Salatiga?
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008, terhadap Lembaga SMK
Negeri 2 Salatiga?
lulusan juga terus bertambah,
sedangkan yang melanjutkan
ke Perguruan Tinggi juga
bertambah
sejak
lulusan
angkatan I, tahun 2002
Hubungan saling menguntungkan bagi SMK Negeri 2
salatiga telah dilaksanakan
dengan kerjasama dengan PT
Astra Daihatsu Jakarta, mulai
dari rekruitmen tenaga kerja
hingga proses pelaksanaan
Pendidikan Sistem Ganda di
Astra Daihatsu Motor, sampai
sekarang, juga dengan beberapa Industri seperti PT Sapta
Indra Sejati, sebuah perusahaan di bidang pertambangan
batu bara, dari rekruitmen
sampai pelaksanaan PSG.
Sumberdaya manusia merupakan pendukung utama, selain sarana prasana, Sistem
manajemen, kerjasama dengan dunia usaha dan industri, serta stake holder yang
lainnya.
Kekurang pahaman ter-hadap
klausul-klausul
SMM
ISO
9001:2008, lemahnya pengawasan,
lambatnya
tindak
lanjut, dan ketiadaan evaluasi
masih menjadi faktor penghambat pelaksanaan Sistem
Manajemen ISO 9001:2008
Sistem manajemen telah menjangkau seluruh lini, sekalipun dalam pelaksanannya
masih terdapat kekurangan di
beberapa sektor, tetapi tetap
op-timis karena dilakukan
perbaikan secara berkelanjutan
Tentu saja Sistem manajemen
Mutu ISO sangat bermanfaat
bagi lembaga SMK Negeri 2
Salatiga, mekanisme organi-
137
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
sasi menjadi lebih mapan,
seluruh program terencana,
terlaksana dengan sesuai protap.
Bagi Guru dan karyawan,
mereka bekerja lebih mapan
karena jelas tupoksinya.
Bagi siswa menjadi lebih
terlindungi dalam belajar dan
hasil belajarnya serta kualitas lulusan tetap terpertahankan bahkan meningkat,
dari tahun-ke tahun.
Bagi pemakai tamatan, lebih
diuntungkan kare-na mereka
dapat berhemat biaya rekruitmen perusahaan, orang tua
menjadi lebih yakin masa
depan
putra-putrinya
terjamin bahkan tidak sedikit
yang langsung bekerja atau
melanjutkan studi kejenjang
Pendidikan Tinggi.
138
Lampiran 2
INSTRUMEN PEDOMAN WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 20 April 2013
Informan
: WMM (Wakil Manajemen
Mutu), Haris Wahyudi, MPd
Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi *)
Tempat
: SMK Negeri 2 Salatiga
Alamat Sekolah
: Jl. Parikesit, Salatiga
NO
PERTANYAAN
JAWABAN/ PERNYATAAN
1
a.Bagaimanakah Perencanaan penyiapan program/
prosedur SMK Negeri
2
Salatiga sampai memperoleh sertifikat SMM ISO
9001:2008 ?
2
a. Bagaimanakah peran Kepemimpinan (Leader-ship)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?
Setahu kami, waktu itu kita ISO
9001:2000, tahun 2006, ketika itu
saya belum sebagai Tim ISO, tetapi
masih staf Kurikulum, bukan
selaku perencana waktu itu, tetapi
sebagai pelaksana dan saya lihat
bagus sekali disana ISO 9001:2000 menjadi target sekolah,
kemudian dilaksanakan sosialisasi, pembimbingan, pendampingan sampai mendatangkan konsultan
dan
sebagainya,
sampai
diadakan acara workshop, sampai
kita memiliki suatu komitmen
melaksanakan sistem manajemen
mutu, waktu itu saya lihat suatu
prioritas yang direncanakan
Memang di sini sangat penting,
dan utama karena segala sesuatunya akan diukur dari kepemimpinan, menurut hemat saya sangat
berperan, pak?
kepemimpinan
kepala sekolah sebagai leader,
administrator, dalam SMM ISO
yang akan menggerakkan semua
unit kerja pengambil keputusan
dengan cepat pada muaranya
untuk manajemen mutu untuk
mencapai kepuasan pelanggan?
kalau disisi unit kerja kan
139
3
a. Bagaimana Mekanisme Kerja dan pelibatan personil
(Involving
People)
demi
terwujudnya warga sekolah
yang sadar mutu?
sebenarnya ada semacam prosedur, baik berupa instruksi, atau
itu berupa masukan atau arahan
semua datangnya pada Top manajemen,
atau
pimpinan
tidak
mungkinlah suatu manajemen ISO
9001:2008 berjalan tanpa suatu
kepemimpinan yang bagus. Justru
disini kami melihat keunggulan
penerapan SMM ISO 9001:2008
pengambilan instruksi tidak berdasarkan otoriter, atau kehendak
pimpinan semata, karena ada
evaluasi, pemantauan, dan tindak
lanjut disitulah seorang pimpinan
melaksanakan suatu pekerjaannya, mengontrol, sebagai supervisor, dan sekaligus sebagai eksekutor dalam pemberian instruksi,
ada kemajuan di dalam demokratisasi kepemimpinan?
Kalau ini selalu kita dengungkan,
bukan hanya sosialisasi lagi, seperti awal dulu, sekarang saatnya
“action” untuk mewujudkan sadar
mutu, ini juga merupakan suatu
hal rutinitas, di dalam rapat dinas,
meeting staf, dalam pertemuan
dengan wali kelas, itu kan hal
yang sudah rutinitas,sebagaimana
sebuah iklan hal ini tak hentihentinya disampaikan terus-menerus, walaupun mereka sudah
tahu.Ada evaluasi dan pemantauannya kalau personil, tentang
SDM di sekolah ini ada job
diskripsinya baik guru, karyawan,
guru yang mempunyai tugas
tambahan ada tupoksinya, dari
situlah
kita
bisa
memantau
apakah? manajemen bisa berjalan
atau belum? malah ada suatu
pekerjaan belum ada penanggungjawabnya, ada penam-bahan
tenaga pendidik maupun tenaga
kependidikan walaupun di satu
sisi itu pekerjaan yang sulit?
140
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan (System Approach ) ?
5
Bagaimana Peningkatan berkesinambungan (Continous
Improvement) dilaksanakan?
mengingat jumlah guru karyawan
sekitar 150-an personil tidak semuanya terpantau, itu sistemnya
semacam itu.
Dari Top manajemen memakai
pola semacam pendelegasian dengan kepercayaan penuh? pada
suatu unit kerja, artinya tidak
terlalu banyak instruksi, karena
mereka sudah memiliki instruksi
kerja sudah punya sistem pada
unit kerja masing-masing, sistem
lebih banyak memantau saja apa
yang mereka lakukan seolah-olah
Pengembangan seutuhnya pada
unit-unit kerja itu, ternyata mereka menjadi lebih kreatif dari sisi
pengelolaan mereka tidak memerlukan banyak instruksi atau
mendikte dan sebagainya kita
sudah punya instruksi kerja,
sistem tinggal amati saja apakah
berjalan sesuai ril atau tidak, itu
tugas Top Manajemen dan Wakilwakilnya? (ring satu).
Dalam pekerjaan tahun yang lalu,
pekerjaan tidak signifikan yang
kurang baik diperbaiki dan yang
telah baik dilanjutkan dan ditingkatkan, perlunya terus dilakukan
pantauan persepsi agar kegiatan
organisasi siswa tetap berjalan
sesuai koridor, sistem pengelolaaanya digunakan sebagai kontrol
Untuk pekerjaan sekarang saya
melihat dahulu pekerjaan terdahulu bahwasanya harus berubah semua, yang bagus kita
lakukan dan yang kurang bagus
kita perbaiki, konsep continous
improvement sekarang diajarkan
kepada siswa untuk
mekanisme
pelaporan kegiatan sudah tidak
lagi diterima secara lesan, akan
tetapi sudah tertulis, dan dilakukan evaluasi pada kegiatan yang
dilaksanakan, walaupun belum
141
6
Bagaimana pembuatan Keputusan dilakukan? apakah berdasarkan fakta (Factual decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program
bermuara pada kepuasanpelanggan (costumer satisfaction)?
maksimal tetapi sudah mampu
dilakukan siswa, mereka kita
ajarkan mandiri, dari membuat
proposal kegiatan sampai dengan
mengevaluasinya.Pendampingan
langsung dilakukan di tempat
kegiatan. Tahun lalu saja sudah
banyak merubah sistem (IK) disesuaikan dengan kualitas pekerjaan. Seperti nilai Ektrakurikuler
akhirnya masuk di raport, pantauan persepsi dengan orang tua
wali tetap dilakukan. Sebagai
bentuk reward dalam kegiatan
tersebut.Tatib SMKN 2 salatiga
juga berubah dari tatib lama ke
tatib baru dg sistem point.
Contohnya misalnya mengeluarkan siswa/ mengembalikan pada
ortu, melibatkan Top manajemen
karena yang bisa mengeluarkan
siswa kembali ke ortu adalah Top
Manajemen, dengan sebelumnya
melalui tahapan-tahapan pembinaan, konseling, home visit, peringatan pertama dst, untuk pengambilan keputusan apakah siswa
mau di skorsing, kompensasi,
point dst alurnya dalam satu
tahun ini sudah jelas.Dengan
tidak ditolaknya usulan kepada
Top manajemen tentang rekomendasi pengambilan keputusan tentang kasus siswa semacam ini.Jadi
pengambilan
keputusan
bisa
bottom up.dan juga diikuti dukungan administrasi sebagai barang
bukti kepada ortu siswa bermasalah.
Awalnya berdasarkan masukan
dari stake holders, ditengah jalan
untuk analisis ke depan bahwa,
merencanakan dan melaksanakan
program itu harus sesuai dengan
kebutuhan pemakai (lulusan) sebagai tolok ukur kepuasan pelanggan.Dengan masukan dari
142
8
Sejauhmana hubungan saling
menguntungkan dengan mitra
kerja/ pemasok (Mutually beneficial supplier relationships
) berjalan?
9
faktor-faktor
pendukung
stake holder, industri, komite sekolah, orang tua, dijadikan aspek
kepuasan pelanggan.Contoh yang
belum memuaskan pelanggan banyak, dengan industri misalnya,
belum semua industri puas dengan kualitas lulusan kita, dan
sebaliknya.
Hubungan saling menguntungkan
dengan pelanggan, kalau dengan
orang tua jelas karena mereka
belajar dengan waktu yang tidak
banyak di sekolah, dengan adanya
aturan yg ada disekolah mereka
kita minta mendukung, sebaliknya
sekolahpun juga sering mengadakan home visit, kalau mitra
kerja industri yang kita kembangkan sekarang termasuk menguntungkan kebutuhan, sebenarnya yang untung itu siapa, industri? atau sekolah? jangan
sampai sepihak? walau sebenarnya yang paling diuntungkan
dalam hal ini adalah industri,
kalau kita punya sdm lulusan,
siapa yang memakai? dari segi
finansial, mereka yang paling
diuntungkan, kalau pekerjaannya
bagus, ada penyadaran orang tua,
kalau mereka menitipkan lulusan
kita baik, mereka harus berperan
serta, tidak hanya panen saja?
program-programnya apa itu kelas
industri, siswa yang magang
terpantau, bila perlu sampai
pemberian bea siswa, peran serta
aktif mereka (Industri) buka hanya
kita (SMKN 2 Salatiga)saja.Tidak
optimalnya siswa dalam melaksanakan PSG, karena hanya
memanfaatkan tenaganya saja?
Tidak sesuai dengan yang diharapkan. dan bertentangan dengan
prinsip hubungan saling menguntungkan dengan mitra kerja.
Kepemimpinan, mau mengikuti
143
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO di SMK
Negeri 2 Salatiga?
10
Faktor-faktor penghambat pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008?
11
Sejauh manakah Sistem manajemen ISO sudah menjangkau seluruh aspek di
semua lini SMK Negeri 2
Salatiga?
sistem, selain itu sumber daya,
seperti
kemampuan
anggaran
sekolah, fasilitas, dsb mendukung,
karena kita bukan sekolah yang
kecil, kita dalam taraf jalan dan
semuanya itu bisa ditepatkan pada
perencanaan sampai pelaksanaannya.Faktor (SBI), lingkungan dengan luas lahan yang terluas di
kota salatiga, merupakan pendukung.
Kesadaran SDM merupakan faktor
penghambat, karena infrastruktur,
siswa, Belum sepenuhnya kesadaran semua warga sekolah untuk
melaksanakan sistem manajemen
ini, kalau SDM memiliki kesadaran
dan mau actionnya maka semuanya akan lancar-lancar saja?
Faktor pendanaan juga merupakan faktor penghambat? dengan
dihapusnya status sekolah RSBI,
juga ada pengaruhnya? tetapi
tidak jadi masalah yang besar,
karena goal dari dari diperolehnya
sertifikat ISO, seperti yang dikatakan top manajemen dan pemerintah bukan sertifikat, tetapi
terlaksananya SMM yang efektif
dan efisien di sekolah.
Pengelolaan dampaknya tidak dapat terlihat langsung, kadangkadang orang melihat SMM ISO
“tidak ada pengaruhnya” ditambah
biaya yang mahal, tetapi dengan
penerapan SMM ada pengaruhnya
demokratisasi sekolah ini berjalan
dengan baik adanya, meeting staf,
audit internal, adanya pantauanpantauan, instruksi kerja yang
ditaati, SMM ISO bisa dijadikan
“kambing hitamnya sistem pengelolaan sekolah” untuk maju, power
yang besar dari top manajemen
kembali pada rilnya yaitu SMM
ISO untuk mengelola sekolah.SMM
ISO 9001:2008 untuk meluruskan
144
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO
9001:2008, terhadap Lembaga
SMK Negeri 2 Salatiga?
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
segalanya yang ada disekolah.
Manfaatnnya besar, walaupun
yang harusnya merasakan manfaatnya tidak menyadarinya? bagi
lembaga pengelolaan sekolah menjadi standar, walaupun bukan
satu-satunya
standar,
karena
masih ada komponen-komponen
lain yang disyaratka pemerintah
sebagai standar, ada UU SPN,
Peraturan Menteri tentang standar
pengelolaan, dimana SMM ISO
tidak bertentangan dengan standar yang lainnya yang di atasnya,
harus satu ril dengan peraturan
lainnya.Sekolah terstandar pengelolannya.Bagi guru dan karyawan,
SMM ISO m9001:2008 langsung
atau tidak langsung aspirasi
mereka akan tertampung? dalam
pengelolaan sekolah?
Pengembangan kompetensi guru dan
karyawan terperhatikan, unit kerja
yang menangani mereka akan
lebih terlayani dan terpuaskan?
karena berperan serta dalam
pengelolaan sekolah? manfaat bagi
siswa jelas, contoh riilnya adanya
aturan kredit point seluruh unit
kerja dilibatkan dan diputuskan
bersama, atas nama manajemen,
dan bukan atas nama top manajemen? atas nama staf kesiswaan
produk manajemen dapat dilaksanakan.manfaat bagi pemakai lulusan,
jelas,
karena
mereka
pelanggan kita? masukan meraka
kita dengarkan dan perhatikan?
dengan produknya sekolah berbudaya industri salah satu produk
manajemen
yang
berdasarkan
masukan dari eksternal dalam hal
ini pemakai lulusan.
145
Lampiran 2 Transkrip Wawancara Evaluasi SMM
ISO 9001 2008 Informan Middle Manajemen WKS1
Ghozal FILE Pdf ERROR dan FILE Doc Kosong
Lampiran 2
TRASKRIP WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 20 April 2013
Informan
: Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi Kesiswaan
(WKS2) Sodiq, SPd
Tempat
:_SMK Negeri 2 Salatiga
NO
PERTANYAAN
1
Bagaimanakah Kepala Sekolah Merencanakan penyiapan
program prosedur SMK Negeri 2 Salatiga sampai mendapatkan sertifikat SMM ISO
9001:2000 dan 9001:2008?
2
a.Bagaimanakah peran Kepemimpinan
(Leadership)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008?
URAIAN
JAWABAN
SIMPULAN
JAWABAN
Pada waktu itu sekolah ini
berstatus goes to RSBI, sehingga penyiapannya untuk menuju Sekolah RSBI. Menurut
pendapat saya sistem tidak
memerlukan semata-mata sertifikat SMM ISO-nya, tetapi
lebih penting sistemnya itu
sendiri, jika itu memang harus
demikian silahkan disertifikatkan? Karena pada awalnya
alasan mensertifikatkan SMM
ISO adalah karena Menuju
Status (RSBI) dan alasan administratif saja. Akan tetapi
akhirnya disadari bahwa komitmen sangat penting dalam
sistem
manajemen
untuk
keselarasan organisasi.
Peran kepemimpinan harus
bisa sebagai nahkoda, walaupun leadership dibantu oleh
unit-unit terkecil dibawahnya,
tidak hanya Top Manajemen
saja, Ka unit-unit juga diakui
kepemimpinannya, di masingmasing unitnya. Program sistem manajemen mutu jika kepemimpinannya bagus, ma-ka
akan membawa sistem manajemen ke arah yang bagus
pula, hanya memang jika di
150
3
a. Bagaimana
Mekanisme
Kerja dan pelibatan personil (Involving
People)
demi
terwujudnya warga sekolah yang sadar
mutu?
masing-masing unit kerja bila
bisa menjaga komitmenya masalah akan terasa lebih ringan
mengatasinya.Dikatakan selaras, kadang-kadang pemimpin
itu dimanapun tempatnya punya style masing-masing, dari
sudut pandang mereka dan
dari sudut pandang kita terhadap sistem namajemen itu
seperti apa? Hal itulah yang
harus diselaraskan menjadi
satu pemahaman mengenai
apakah itu sistem namajemen?
Leadership seperti apa yang
dibutuhkan? Sederhana saja,
karena saya itu orang lapangan, apa yang kita tulis dilaksanakan, dan apa yang kita
laksanakan dicatat/ditulis saja, dan sudah ditetapkan, ya
dilaksanakan saja.Apa yang dilaksanakan harus ada penetapannya, walaupun beberapa
aturan main terkadang harus
ditabrak/ (Non confirmity) manajemen tetapi sebisa mungkin
diminimalkan,
Secara administratif sudah jelas, dapat dilihat adanya Surat
Keputusan Kepala sekolah (SK)
pada pembentukan struktur
organisasi, dari tingkat yang
paling atas (Top dan Midle
Management )dan setiap unitunit kerja (Low Management),
dibuat job diskripsinya sekaligus, sehingga setiap pelaksanan tugas tahu kedudukannya dalam organisasi dan
uraian tugasnya, merupakan
keterwujudan akan kesadaran
mutu pelaksana manajemen.
Mengetahui akan tugasnya,
harus berkoordinasi dengan
unit mana? Dan akan bertugas
melayani siapa? Merupakan
151
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan (System
Approach ) ?
5
Bagaimana Peningkatan berkesinambungan
(Continous
Improvement) dilaksanakan?
kesadaran mutu yang terwujud
pada sistem manajemen. Bilamana pelibatan personil tidak
sesuai dengan mekanisme organisasi
yang
diharapkan
bagaimana? Semua ada aturannya sesuai instruksi kerja
(IK), salah satu tugas leadership adalah menerapkan reward dan punishment, menerapkan supervisi, bila memang
harus
didikte,
ya
harus
dijalankan, walaupun terdapat
permasalah kekurangan man
power pun harus tetap dikerjakan, hanya penerapan
control leadership harus tetap
dijalankan.
Sistem yang dijalankan memerlukan control dan menjalankan mekanisme organisasinya
belum maksimal dan saran
masukannya dilakukan dengan
memberikan stimulus pada
unit yang terkait. Tetapi dibandingkan beberapa tahun yang
lalu, sudah meningkat lebih
signifikan.Bentuk
kepuasannya relatif unit kerja WKS 2
dengan melibatkan siswa pengurus OSIS untuk menyebarkan quisener pantauan kinerja
unit kerja sebagai control
pengelolaan
sistem
untuk
bahan masukan dan kajian
kedepannya harus bagaimana?
Dengan memperhatikan yang
telah dikerjakan tahun sebelumnya, apabila sudah bagus
dilanjutkan bahkan ditingkatkan, yang belum bagus diperbaiki prinsipnya continous Improvement tetap dijalankan, sebagai contohnya siswa diajarkan merencanakan kegiatan
dengan mengajukan proposal,
melaksanakan kegiatan dan
152
6
Bagaimana pembuatan Keputusan dilakukan? apakah
berdasarkan fakta (Factual
decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program bermuara pada kepuasan pelanggan (costumer satisfaction)?
melaporkan hasil kegiatan tidak lagi secara lesan, tetapi
berbentuk
tulisan
(laporan
hasil kerja) disertai evaluasi
kegiatannya, siswa yang melaksanakan kegiatan dididik
mandiri, mulai dari perencanaan proposal sampai dengan pembuatan pelaporan
dan evaluasi kegiatannya.
Contohnya mengeluarkan peserta didik? Ini merupakan
keputusan yang tidak mudah,
aturan SMK N 2 Salatiga sudah
standar
SMM
bila
siswa
dinyatakan memenuhi prasyarat untuk dikeluarkan, maka
Wakil Kesiswaan merekomendasikan kepada kepala sekolah
untuk bahan pertimbangan keputusan, yang didasari dengan
pola pembinaan, pola konseling, rekomendasi dan pertimbangan terhadap peserta
didik mau di skorsing atau
keputusan yang lain sampai
dikeluarkan, sampai dengan
tahun 2013 sudah sekitar 6 s.d
7 siswa yang dikeluarkan karena kasus pelanggaran berat
Tata tertib sekolah, jadi pengambilan keputusannya berdasarkan prosedur yang seharusnya secara terstruktur
dengan
bukti
administrasi
yang mendukung keputusan
tersebut barulah kepala sekolah melalui rapat dewan
guru mengambil keputusan
yang seharusnya mengembalikan siswa kepada orang tua
siswa.
Awalnya perencanaan berdasarkan masukan dari stake
holder
dengan
berjalannya
waktu juga harus dilihat dari
kebutuhan pelanggan bahwa
153
8
Sejauhmana hubungan saling menguntungkan dengan
mitra kerja/ pemasok
(
Mutually beneficial supplier
relationships ) berjalan?
9
Faktor-faktor pendukung pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO di SMK Negeri
2 Salatiga?
Faktor-faktor
penghambat
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008?
10
sekolah dalam penyusunan
programnya
juga
mempertimbangkan
masukan
dan
permintaan pelanggan sebagai
tolok
ukur
awal
untuk
mencapai kepuasan pelanggan.Walaupun orang tua dan
stake holder bukan merupakan
satu-satunya
pertimbangan
pencapaian kepuasan pelanggan, industri pasangan juga
menjadi bahan pertimbangan
kebutuhan penyusunan program.Yang
belum
berhasil
memuaskan pelanggan kita,
banyak dengan industri, misalnya, belum semua industri
puas dengan kualitas peserta
didik kita atau sebaliknya
karena belum optimalnya pelaksanaan PSG di Industri
karena dual system belum
sinkron
antara
kebutuhan
Industri dan harapan Sekolah.
Telah lama berjalan hubungan
antara pemasok dengan mitra
kerja, sekalipun belum semua
pemasok dalam pelaksanaan
program memberikan benefit
kepada lembaga?
Faktor-faktor pendukung adanya SDM, Sistem Manajemen
Mutu ISO, Komitmen,
SDM juga masih merupakan
faktor yang menghambat kinerja sistem manajemen, juga
pelaksanaan komitmen SDM
terhadap sistem yang ada,
leadership yang terbatas pada
manajemen partisipatif juga
merupakan penghambat lajunya kemajuan sistem manajemen.Power leadership semestinya juga memberikan pengaruh terhadap pelaku sistem
manajemen, mengajak, me-
154
11
Sejauh manakah Sistem
manajemen
ISO
sudah
menjangkau seluruh aspek
di semua lini SMK Negeri 2
Salatiga?
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008, terhadap Lembaga
SMK Negeri 2 Salatiga?
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
rangkul, walaupun awalnya
kurang komitmen, lama kelamaan akan komitmen dengan
ketekunan pendekatan personal aproach dari leadernya.Ini sangat penting karena
SDM yang komit akan berdampak pada yang belum
komit dengan metode pendekatan
leader
yang
tepat.Jangan sampai SDM yang
kurang komit yang tidak segera
mendapatkan perhatian dan
perbaikan akan mempengaruhi
SDM yang telah komit dalam
sistem manajemen.Dan akan
menurunkan motivasi kerja.
Bila diprosentase telah mencapai 70% (pengamatan), bila
Top Manajemen dan midlle
manajemen bisa merangkul semua pihak, maka sistem manajemen akan mudah menjangkau sampai lini terbawah,
tetapi bila ada yang kurang
tersentuh maka sistem manajemen belum akan menyentuh
seluruh lini. Reward and Punishment perlu mendapatkan
porsinya yang semestinya agar
sistem
manajemen
mudah
teraspirasi sampai lini terdepan.Angket yang pernah dibuat
belum dapat mengukur sepenuhnya sistem manajemen
kelini yang terbawah.
Manfaat sistem manajemen
bagi lembaga arahnya sudah
jelas, kita mau mencapai mutu
seperti apa? Semua tertuang di
dalam sasaran mutu lembaga,
sebagai patokan pencapaian
mutu yang diharapkan.
Manfaat bagi guru karyawan
banyak, kinerja harus meningkat terus, Performa kinerja
guru sangat dipertaruhkan
155
dimata peserta didik dan stake
holder.
Bila dalam sistem lembaga
bagus, gurunya bagus, semestinya hasil lulusan peserta
didik (produk) juga bagus.
Bila Produknya bagus tentu
pemakai produk juga akan
puas dan akan terus memakai
produk lembaga pendidikan
tersebut bila sistemnya bagus,
SDM nya bagus.Apabila ada
yang belum bagus (reject kalau
itu barang) perlu dilakukan
tindakan perbaikan. Supaya
menjadi layak untuk kualitas
sebuah sistem manajemen ISO,
terlebih bagi pemakai lulusan
peserta didik SMK negeri 2
Salatiga.
156
TRANSKRIP WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 9 September 2013
Informan
: Drs. Hadi Sutjipto, MT
Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi *)
Tempat
: SMK Negeri 2 Salatiga
Alamat Sekolah
: Jl. Parikesit, Salatiga
NO
PERTANYAAN
JAWABAN/ PERNYATAAN
1
a.Bagaimanakah Perenca-naan
penyiapan program/ prosedur SMK Negeri 2 Salatiga
sam-pai memperoleh sertifikat SMM ISO 9001 : 2000
dan 9001 : 2008?
2
a. Bagaimanakah peran Kepemimpinan
(Leadership)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?
Ceritanya panjang, pertama
diawali dengan perencanaan
oleh kepala Sekolah membentuk Tim ISO pada tahun
2006, kemudian menghubungi SMKN 1 Magelang sebagai konsultan (Bp. Sriyono)
dan berproses menyiapkan
dokumen-dokumen PM, POS
dan IK, selanjutnya melalui
ta-hap sosialisasi ke Unitunit kerja dan seluruh warga
sekolah, hingga dilakukan
Internal audit. setelah Internal audit clossing, hasil
temu-an ditindaklanjuti Perbaikan dan Tinjauan dokumen menyiapkan diri menuju
External Audit oleh PT TUV
Rhe-inland hingga diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000
pada bulan juli 2006
Top Manajemen selaku pimpinan unit kerja turut terlibat
dalam perintisan SMM ISO
9001:2008, hingga perolehan
Serti-fikat SMM ISO 9001:2008, sehingga dapat menjalankan klausul-klausul sistem
135
3
a. Bagaimana Mekanisme Kerja
dan pelibatan personil (Involving People) demi terwujudnya warga sekolah yang
sadar mutu?
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan
(System
Approach) ?
5
Bagaimana
Peningkatan
berkesinambungan
(Continous
Improvement)
dilaksanakan?
6
Bagaimana
pembuatan
Keputusan dilakukan? apakah
berdasarkan
fakta
(Factual
decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program
bermuara
pada
kepuasan
pelanggan (costumer satisfaction)?
manajemen sebagaimana mestinya, sekalipun juga masih
terdapat kekurangan, utamanya pada controling program
yang dilaksanakan.
Mekanisme dijelaskan pada,
Pedoman Mutu, POS Sistem
Organisasi dan di uraikan
lebih dalam pada IK (Instruksi
Kerja), hanya saja masih tidak
dapat dihindari tugas pokok
fungsi yang rangkap jabatan,
walau-pun
sudah
diminimalisir
Pendekatan pengelolaan Sistem manajemen dilakukan
secara Top Down pada jalur
organisasi komando dan Bottom Up pada jalur organisasi
yang memerlukan masukan
banyak pihak. Juga melaksanakan pendekatan situasional
Pada penyusunan pro-gram
terdapat beberapa kegiatan
yang berkesinambungan, seperti budaya industri yang
diterapkan secara terus menerus dan berkelanjutan dari
kelasa X, XI sampai XII,
karena merupakan penanaman sikap budaya industri di
Sekolah
Pengambilan keputusan pada
prinsipnya tetap selalu dilakukan berdasarkan fakta, walaupun terbuka terhadap masukan unit-unit kerja demi
tercapainya costumer satisfaction
Pelaksanaan program harus
bermuara
pada
kepuasan
pelanggan, hal ini dibuktikan
setiap tahun animo pada PSB
(Penerimaan Siswa Baru) terus
meningkat, dan serapan Mitra
SMKN 2 Salatiga terhadap
136
8
Sejauhmana hubungan saling
menguntungkan dengan mitra
kerja/ pemasok
( Mutually
beneficial
supplier relationships ) berjalan?
9
faktor-faktor pendukung pelaksanaan
Sistem
Manajemen
Mutu ISO di SMK Negeri 2
Salatiga?
10
Faktor-faktor penghambat pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001-:2008?
11
Sejauh manakah Sistem manajemen ISO sudah menjangkau
seluruh aspek di semua lini
SMK Negeri 2 Salatiga?
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008, terhadap Lembaga SMK
Negeri 2 Salatiga?
lulusan juga terus bertambah,
sedangkan yang melanjutkan
ke Perguruan Tinggi juga
bertambah
sejak
lulusan
angkatan I, tahun 2002
Hubungan saling menguntungkan bagi SMK Negeri 2
salatiga telah dilaksanakan
dengan kerjasama dengan PT
Astra Daihatsu Jakarta, mulai
dari rekruitmen tenaga kerja
hingga proses pelaksanaan
Pendidikan Sistem Ganda di
Astra Daihatsu Motor, sampai
sekarang, juga dengan beberapa Industri seperti PT Sapta
Indra Sejati, sebuah perusahaan di bidang pertambangan
batu bara, dari rekruitmen
sampai pelaksanaan PSG.
Sumberdaya manusia merupakan pendukung utama, selain sarana prasana, Sistem
manajemen, kerjasama dengan dunia usaha dan industri, serta stake holder yang
lainnya.
Kekurang pahaman ter-hadap
klausul-klausul
SMM
ISO
9001:2008, lemahnya pengawasan,
lambatnya
tindak
lanjut, dan ketiadaan evaluasi
masih menjadi faktor penghambat pelaksanaan Sistem
Manajemen ISO 9001:2008
Sistem manajemen telah menjangkau seluruh lini, sekalipun dalam pelaksanannya
masih terdapat kekurangan di
beberapa sektor, tetapi tetap
op-timis karena dilakukan
perbaikan secara berkelanjutan
Tentu saja Sistem manajemen
Mutu ISO sangat bermanfaat
bagi lembaga SMK Negeri 2
Salatiga, mekanisme organi-
137
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
sasi menjadi lebih mapan,
seluruh program terencana,
terlaksana dengan sesuai protap.
Bagi Guru dan karyawan,
mereka bekerja lebih mapan
karena jelas tupoksinya.
Bagi siswa menjadi lebih
terlindungi dalam belajar dan
hasil belajarnya serta kualitas lulusan tetap terpertahankan bahkan meningkat,
dari tahun-ke tahun.
Bagi pemakai tamatan, lebih
diuntungkan kare-na mereka
dapat berhemat biaya rekruitmen perusahaan, orang tua
menjadi lebih yakin masa
depan
putra-putrinya
terjamin bahkan tidak sedikit
yang langsung bekerja atau
melanjutkan studi kejenjang
Pendidikan Tinggi.
138
Lampiran 2
INSTRUMEN PEDOMAN WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 20 April 2013
Informan
: WMM (Wakil Manajemen
Mutu), Haris Wahyudi, MPd
Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi *)
Tempat
: SMK Negeri 2 Salatiga
Alamat Sekolah
: Jl. Parikesit, Salatiga
NO
PERTANYAAN
JAWABAN/ PERNYATAAN
1
a.Bagaimanakah Perencanaan penyiapan program/
prosedur SMK Negeri
2
Salatiga sampai memperoleh sertifikat SMM ISO
9001:2008 ?
2
a. Bagaimanakah peran Kepemimpinan (Leader-ship)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?
Setahu kami, waktu itu kita ISO
9001:2000, tahun 2006, ketika itu
saya belum sebagai Tim ISO, tetapi
masih staf Kurikulum, bukan
selaku perencana waktu itu, tetapi
sebagai pelaksana dan saya lihat
bagus sekali disana ISO 9001:2000 menjadi target sekolah,
kemudian dilaksanakan sosialisasi, pembimbingan, pendampingan sampai mendatangkan konsultan
dan
sebagainya,
sampai
diadakan acara workshop, sampai
kita memiliki suatu komitmen
melaksanakan sistem manajemen
mutu, waktu itu saya lihat suatu
prioritas yang direncanakan
Memang di sini sangat penting,
dan utama karena segala sesuatunya akan diukur dari kepemimpinan, menurut hemat saya sangat
berperan, pak?
kepemimpinan
kepala sekolah sebagai leader,
administrator, dalam SMM ISO
yang akan menggerakkan semua
unit kerja pengambil keputusan
dengan cepat pada muaranya
untuk manajemen mutu untuk
mencapai kepuasan pelanggan?
kalau disisi unit kerja kan
139
3
a. Bagaimana Mekanisme Kerja dan pelibatan personil
(Involving
People)
demi
terwujudnya warga sekolah
yang sadar mutu?
sebenarnya ada semacam prosedur, baik berupa instruksi, atau
itu berupa masukan atau arahan
semua datangnya pada Top manajemen,
atau
pimpinan
tidak
mungkinlah suatu manajemen ISO
9001:2008 berjalan tanpa suatu
kepemimpinan yang bagus. Justru
disini kami melihat keunggulan
penerapan SMM ISO 9001:2008
pengambilan instruksi tidak berdasarkan otoriter, atau kehendak
pimpinan semata, karena ada
evaluasi, pemantauan, dan tindak
lanjut disitulah seorang pimpinan
melaksanakan suatu pekerjaannya, mengontrol, sebagai supervisor, dan sekaligus sebagai eksekutor dalam pemberian instruksi,
ada kemajuan di dalam demokratisasi kepemimpinan?
Kalau ini selalu kita dengungkan,
bukan hanya sosialisasi lagi, seperti awal dulu, sekarang saatnya
“action” untuk mewujudkan sadar
mutu, ini juga merupakan suatu
hal rutinitas, di dalam rapat dinas,
meeting staf, dalam pertemuan
dengan wali kelas, itu kan hal
yang sudah rutinitas,sebagaimana
sebuah iklan hal ini tak hentihentinya disampaikan terus-menerus, walaupun mereka sudah
tahu.Ada evaluasi dan pemantauannya kalau personil, tentang
SDM di sekolah ini ada job
diskripsinya baik guru, karyawan,
guru yang mempunyai tugas
tambahan ada tupoksinya, dari
situlah
kita
bisa
memantau
apakah? manajemen bisa berjalan
atau belum? malah ada suatu
pekerjaan belum ada penanggungjawabnya, ada penam-bahan
tenaga pendidik maupun tenaga
kependidikan walaupun di satu
sisi itu pekerjaan yang sulit?
140
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan (System Approach ) ?
5
Bagaimana Peningkatan berkesinambungan (Continous
Improvement) dilaksanakan?
mengingat jumlah guru karyawan
sekitar 150-an personil tidak semuanya terpantau, itu sistemnya
semacam itu.
Dari Top manajemen memakai
pola semacam pendelegasian dengan kepercayaan penuh? pada
suatu unit kerja, artinya tidak
terlalu banyak instruksi, karena
mereka sudah memiliki instruksi
kerja sudah punya sistem pada
unit kerja masing-masing, sistem
lebih banyak memantau saja apa
yang mereka lakukan seolah-olah
Pengembangan seutuhnya pada
unit-unit kerja itu, ternyata mereka menjadi lebih kreatif dari sisi
pengelolaan mereka tidak memerlukan banyak instruksi atau
mendikte dan sebagainya kita
sudah punya instruksi kerja,
sistem tinggal amati saja apakah
berjalan sesuai ril atau tidak, itu
tugas Top Manajemen dan Wakilwakilnya? (ring satu).
Dalam pekerjaan tahun yang lalu,
pekerjaan tidak signifikan yang
kurang baik diperbaiki dan yang
telah baik dilanjutkan dan ditingkatkan, perlunya terus dilakukan
pantauan persepsi agar kegiatan
organisasi siswa tetap berjalan
sesuai koridor, sistem pengelolaaanya digunakan sebagai kontrol
Untuk pekerjaan sekarang saya
melihat dahulu pekerjaan terdahulu bahwasanya harus berubah semua, yang bagus kita
lakukan dan yang kurang bagus
kita perbaiki, konsep continous
improvement sekarang diajarkan
kepada siswa untuk
mekanisme
pelaporan kegiatan sudah tidak
lagi diterima secara lesan, akan
tetapi sudah tertulis, dan dilakukan evaluasi pada kegiatan yang
dilaksanakan, walaupun belum
141
6
Bagaimana pembuatan Keputusan dilakukan? apakah berdasarkan fakta (Factual decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program
bermuara pada kepuasanpelanggan (costumer satisfaction)?
maksimal tetapi sudah mampu
dilakukan siswa, mereka kita
ajarkan mandiri, dari membuat
proposal kegiatan sampai dengan
mengevaluasinya.Pendampingan
langsung dilakukan di tempat
kegiatan. Tahun lalu saja sudah
banyak merubah sistem (IK) disesuaikan dengan kualitas pekerjaan. Seperti nilai Ektrakurikuler
akhirnya masuk di raport, pantauan persepsi dengan orang tua
wali tetap dilakukan. Sebagai
bentuk reward dalam kegiatan
tersebut.Tatib SMKN 2 salatiga
juga berubah dari tatib lama ke
tatib baru dg sistem point.
Contohnya misalnya mengeluarkan siswa/ mengembalikan pada
ortu, melibatkan Top manajemen
karena yang bisa mengeluarkan
siswa kembali ke ortu adalah Top
Manajemen, dengan sebelumnya
melalui tahapan-tahapan pembinaan, konseling, home visit, peringatan pertama dst, untuk pengambilan keputusan apakah siswa
mau di skorsing, kompensasi,
point dst alurnya dalam satu
tahun ini sudah jelas.Dengan
tidak ditolaknya usulan kepada
Top manajemen tentang rekomendasi pengambilan keputusan tentang kasus siswa semacam ini.Jadi
pengambilan
keputusan
bisa
bottom up.dan juga diikuti dukungan administrasi sebagai barang
bukti kepada ortu siswa bermasalah.
Awalnya berdasarkan masukan
dari stake holders, ditengah jalan
untuk analisis ke depan bahwa,
merencanakan dan melaksanakan
program itu harus sesuai dengan
kebutuhan pemakai (lulusan) sebagai tolok ukur kepuasan pelanggan.Dengan masukan dari
142
8
Sejauhmana hubungan saling
menguntungkan dengan mitra
kerja/ pemasok (Mutually beneficial supplier relationships
) berjalan?
9
faktor-faktor
pendukung
stake holder, industri, komite sekolah, orang tua, dijadikan aspek
kepuasan pelanggan.Contoh yang
belum memuaskan pelanggan banyak, dengan industri misalnya,
belum semua industri puas dengan kualitas lulusan kita, dan
sebaliknya.
Hubungan saling menguntungkan
dengan pelanggan, kalau dengan
orang tua jelas karena mereka
belajar dengan waktu yang tidak
banyak di sekolah, dengan adanya
aturan yg ada disekolah mereka
kita minta mendukung, sebaliknya
sekolahpun juga sering mengadakan home visit, kalau mitra
kerja industri yang kita kembangkan sekarang termasuk menguntungkan kebutuhan, sebenarnya yang untung itu siapa, industri? atau sekolah? jangan
sampai sepihak? walau sebenarnya yang paling diuntungkan
dalam hal ini adalah industri,
kalau kita punya sdm lulusan,
siapa yang memakai? dari segi
finansial, mereka yang paling
diuntungkan, kalau pekerjaannya
bagus, ada penyadaran orang tua,
kalau mereka menitipkan lulusan
kita baik, mereka harus berperan
serta, tidak hanya panen saja?
program-programnya apa itu kelas
industri, siswa yang magang
terpantau, bila perlu sampai
pemberian bea siswa, peran serta
aktif mereka (Industri) buka hanya
kita (SMKN 2 Salatiga)saja.Tidak
optimalnya siswa dalam melaksanakan PSG, karena hanya
memanfaatkan tenaganya saja?
Tidak sesuai dengan yang diharapkan. dan bertentangan dengan
prinsip hubungan saling menguntungkan dengan mitra kerja.
Kepemimpinan, mau mengikuti
143
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO di SMK
Negeri 2 Salatiga?
10
Faktor-faktor penghambat pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008?
11
Sejauh manakah Sistem manajemen ISO sudah menjangkau seluruh aspek di
semua lini SMK Negeri 2
Salatiga?
sistem, selain itu sumber daya,
seperti
kemampuan
anggaran
sekolah, fasilitas, dsb mendukung,
karena kita bukan sekolah yang
kecil, kita dalam taraf jalan dan
semuanya itu bisa ditepatkan pada
perencanaan sampai pelaksanaannya.Faktor (SBI), lingkungan dengan luas lahan yang terluas di
kota salatiga, merupakan pendukung.
Kesadaran SDM merupakan faktor
penghambat, karena infrastruktur,
siswa, Belum sepenuhnya kesadaran semua warga sekolah untuk
melaksanakan sistem manajemen
ini, kalau SDM memiliki kesadaran
dan mau actionnya maka semuanya akan lancar-lancar saja?
Faktor pendanaan juga merupakan faktor penghambat? dengan
dihapusnya status sekolah RSBI,
juga ada pengaruhnya? tetapi
tidak jadi masalah yang besar,
karena goal dari dari diperolehnya
sertifikat ISO, seperti yang dikatakan top manajemen dan pemerintah bukan sertifikat, tetapi
terlaksananya SMM yang efektif
dan efisien di sekolah.
Pengelolaan dampaknya tidak dapat terlihat langsung, kadangkadang orang melihat SMM ISO
“tidak ada pengaruhnya” ditambah
biaya yang mahal, tetapi dengan
penerapan SMM ada pengaruhnya
demokratisasi sekolah ini berjalan
dengan baik adanya, meeting staf,
audit internal, adanya pantauanpantauan, instruksi kerja yang
ditaati, SMM ISO bisa dijadikan
“kambing hitamnya sistem pengelolaan sekolah” untuk maju, power
yang besar dari top manajemen
kembali pada rilnya yaitu SMM
ISO untuk mengelola sekolah.SMM
ISO 9001:2008 untuk meluruskan
144
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO
9001:2008, terhadap Lembaga
SMK Negeri 2 Salatiga?
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
segalanya yang ada disekolah.
Manfaatnnya besar, walaupun
yang harusnya merasakan manfaatnya tidak menyadarinya? bagi
lembaga pengelolaan sekolah menjadi standar, walaupun bukan
satu-satunya
standar,
karena
masih ada komponen-komponen
lain yang disyaratka pemerintah
sebagai standar, ada UU SPN,
Peraturan Menteri tentang standar
pengelolaan, dimana SMM ISO
tidak bertentangan dengan standar yang lainnya yang di atasnya,
harus satu ril dengan peraturan
lainnya.Sekolah terstandar pengelolannya.Bagi guru dan karyawan,
SMM ISO m9001:2008 langsung
atau tidak langsung aspirasi
mereka akan tertampung? dalam
pengelolaan sekolah?
Pengembangan kompetensi guru dan
karyawan terperhatikan, unit kerja
yang menangani mereka akan
lebih terlayani dan terpuaskan?
karena berperan serta dalam
pengelolaan sekolah? manfaat bagi
siswa jelas, contoh riilnya adanya
aturan kredit point seluruh unit
kerja dilibatkan dan diputuskan
bersama, atas nama manajemen,
dan bukan atas nama top manajemen? atas nama staf kesiswaan
produk manajemen dapat dilaksanakan.manfaat bagi pemakai lulusan,
jelas,
karena
mereka
pelanggan kita? masukan meraka
kita dengarkan dan perhatikan?
dengan produknya sekolah berbudaya industri salah satu produk
manajemen
yang
berdasarkan
masukan dari eksternal dalam hal
ini pemakai lulusan.
145
Lampiran 2 Transkrip Wawancara Evaluasi SMM
ISO 9001 2008 Informan Middle Manajemen WKS1
Ghozal FILE Pdf ERROR dan FILE Doc Kosong
Lampiran 2
TRASKRIP WAWANCARA
(JENJANG TK, SD, SMP, SMA, SMK*)
Dimensi
: Penelitian
Hari/Tanggal
: 20 April 2013
Informan
: Kepala Sekolah/Wakil
Kepala Sekolah/
Guru/ Karyawan/
Siswa-siswi Kesiswaan
(WKS2) Sodiq, SPd
Tempat
:_SMK Negeri 2 Salatiga
NO
PERTANYAAN
1
Bagaimanakah Kepala Sekolah Merencanakan penyiapan
program prosedur SMK Negeri 2 Salatiga sampai mendapatkan sertifikat SMM ISO
9001:2000 dan 9001:2008?
2
a.Bagaimanakah peran Kepemimpinan
(Leadership)
dalam pelaksanaan peningkatan program Sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008?
URAIAN
JAWABAN
SIMPULAN
JAWABAN
Pada waktu itu sekolah ini
berstatus goes to RSBI, sehingga penyiapannya untuk menuju Sekolah RSBI. Menurut
pendapat saya sistem tidak
memerlukan semata-mata sertifikat SMM ISO-nya, tetapi
lebih penting sistemnya itu
sendiri, jika itu memang harus
demikian silahkan disertifikatkan? Karena pada awalnya
alasan mensertifikatkan SMM
ISO adalah karena Menuju
Status (RSBI) dan alasan administratif saja. Akan tetapi
akhirnya disadari bahwa komitmen sangat penting dalam
sistem
manajemen
untuk
keselarasan organisasi.
Peran kepemimpinan harus
bisa sebagai nahkoda, walaupun leadership dibantu oleh
unit-unit terkecil dibawahnya,
tidak hanya Top Manajemen
saja, Ka unit-unit juga diakui
kepemimpinannya, di masingmasing unitnya. Program sistem manajemen mutu jika kepemimpinannya bagus, ma-ka
akan membawa sistem manajemen ke arah yang bagus
pula, hanya memang jika di
150
3
a. Bagaimana
Mekanisme
Kerja dan pelibatan personil (Involving
People)
demi
terwujudnya warga sekolah yang sadar
mutu?
masing-masing unit kerja bila
bisa menjaga komitmenya masalah akan terasa lebih ringan
mengatasinya.Dikatakan selaras, kadang-kadang pemimpin
itu dimanapun tempatnya punya style masing-masing, dari
sudut pandang mereka dan
dari sudut pandang kita terhadap sistem namajemen itu
seperti apa? Hal itulah yang
harus diselaraskan menjadi
satu pemahaman mengenai
apakah itu sistem namajemen?
Leadership seperti apa yang
dibutuhkan? Sederhana saja,
karena saya itu orang lapangan, apa yang kita tulis dilaksanakan, dan apa yang kita
laksanakan dicatat/ditulis saja, dan sudah ditetapkan, ya
dilaksanakan saja.Apa yang dilaksanakan harus ada penetapannya, walaupun beberapa
aturan main terkadang harus
ditabrak/ (Non confirmity) manajemen tetapi sebisa mungkin
diminimalkan,
Secara administratif sudah jelas, dapat dilihat adanya Surat
Keputusan Kepala sekolah (SK)
pada pembentukan struktur
organisasi, dari tingkat yang
paling atas (Top dan Midle
Management )dan setiap unitunit kerja (Low Management),
dibuat job diskripsinya sekaligus, sehingga setiap pelaksanan tugas tahu kedudukannya dalam organisasi dan
uraian tugasnya, merupakan
keterwujudan akan kesadaran
mutu pelaksana manajemen.
Mengetahui akan tugasnya,
harus berkoordinasi dengan
unit mana? Dan akan bertugas
melayani siapa? Merupakan
151
4
Bagaimana Pendekatan Sistem
Pengelolaan (System
Approach ) ?
5
Bagaimana Peningkatan berkesinambungan
(Continous
Improvement) dilaksanakan?
kesadaran mutu yang terwujud
pada sistem manajemen. Bilamana pelibatan personil tidak
sesuai dengan mekanisme organisasi
yang
diharapkan
bagaimana? Semua ada aturannya sesuai instruksi kerja
(IK), salah satu tugas leadership adalah menerapkan reward dan punishment, menerapkan supervisi, bila memang
harus
didikte,
ya
harus
dijalankan, walaupun terdapat
permasalah kekurangan man
power pun harus tetap dikerjakan, hanya penerapan
control leadership harus tetap
dijalankan.
Sistem yang dijalankan memerlukan control dan menjalankan mekanisme organisasinya
belum maksimal dan saran
masukannya dilakukan dengan
memberikan stimulus pada
unit yang terkait. Tetapi dibandingkan beberapa tahun yang
lalu, sudah meningkat lebih
signifikan.Bentuk
kepuasannya relatif unit kerja WKS 2
dengan melibatkan siswa pengurus OSIS untuk menyebarkan quisener pantauan kinerja
unit kerja sebagai control
pengelolaan
sistem
untuk
bahan masukan dan kajian
kedepannya harus bagaimana?
Dengan memperhatikan yang
telah dikerjakan tahun sebelumnya, apabila sudah bagus
dilanjutkan bahkan ditingkatkan, yang belum bagus diperbaiki prinsipnya continous Improvement tetap dijalankan, sebagai contohnya siswa diajarkan merencanakan kegiatan
dengan mengajukan proposal,
melaksanakan kegiatan dan
152
6
Bagaimana pembuatan Keputusan dilakukan? apakah
berdasarkan fakta (Factual
decision making)?
7
Apakah pelaksanaan program bermuara pada kepuasan pelanggan (costumer satisfaction)?
melaporkan hasil kegiatan tidak lagi secara lesan, tetapi
berbentuk
tulisan
(laporan
hasil kerja) disertai evaluasi
kegiatannya, siswa yang melaksanakan kegiatan dididik
mandiri, mulai dari perencanaan proposal sampai dengan pembuatan pelaporan
dan evaluasi kegiatannya.
Contohnya mengeluarkan peserta didik? Ini merupakan
keputusan yang tidak mudah,
aturan SMK N 2 Salatiga sudah
standar
SMM
bila
siswa
dinyatakan memenuhi prasyarat untuk dikeluarkan, maka
Wakil Kesiswaan merekomendasikan kepada kepala sekolah
untuk bahan pertimbangan keputusan, yang didasari dengan
pola pembinaan, pola konseling, rekomendasi dan pertimbangan terhadap peserta
didik mau di skorsing atau
keputusan yang lain sampai
dikeluarkan, sampai dengan
tahun 2013 sudah sekitar 6 s.d
7 siswa yang dikeluarkan karena kasus pelanggaran berat
Tata tertib sekolah, jadi pengambilan keputusannya berdasarkan prosedur yang seharusnya secara terstruktur
dengan
bukti
administrasi
yang mendukung keputusan
tersebut barulah kepala sekolah melalui rapat dewan
guru mengambil keputusan
yang seharusnya mengembalikan siswa kepada orang tua
siswa.
Awalnya perencanaan berdasarkan masukan dari stake
holder
dengan
berjalannya
waktu juga harus dilihat dari
kebutuhan pelanggan bahwa
153
8
Sejauhmana hubungan saling menguntungkan dengan
mitra kerja/ pemasok
(
Mutually beneficial supplier
relationships ) berjalan?
9
Faktor-faktor pendukung pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO di SMK Negeri
2 Salatiga?
Faktor-faktor
penghambat
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008?
10
sekolah dalam penyusunan
programnya
juga
mempertimbangkan
masukan
dan
permintaan pelanggan sebagai
tolok
ukur
awal
untuk
mencapai kepuasan pelanggan.Walaupun orang tua dan
stake holder bukan merupakan
satu-satunya
pertimbangan
pencapaian kepuasan pelanggan, industri pasangan juga
menjadi bahan pertimbangan
kebutuhan penyusunan program.Yang
belum
berhasil
memuaskan pelanggan kita,
banyak dengan industri, misalnya, belum semua industri
puas dengan kualitas peserta
didik kita atau sebaliknya
karena belum optimalnya pelaksanaan PSG di Industri
karena dual system belum
sinkron
antara
kebutuhan
Industri dan harapan Sekolah.
Telah lama berjalan hubungan
antara pemasok dengan mitra
kerja, sekalipun belum semua
pemasok dalam pelaksanaan
program memberikan benefit
kepada lembaga?
Faktor-faktor pendukung adanya SDM, Sistem Manajemen
Mutu ISO, Komitmen,
SDM juga masih merupakan
faktor yang menghambat kinerja sistem manajemen, juga
pelaksanaan komitmen SDM
terhadap sistem yang ada,
leadership yang terbatas pada
manajemen partisipatif juga
merupakan penghambat lajunya kemajuan sistem manajemen.Power leadership semestinya juga memberikan pengaruh terhadap pelaku sistem
manajemen, mengajak, me-
154
11
Sejauh manakah Sistem
manajemen
ISO
sudah
menjangkau seluruh aspek
di semua lini SMK Negeri 2
Salatiga?
12
Sejauhmana manfaat Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008, terhadap Lembaga
SMK Negeri 2 Salatiga?
a. Manfaat bagi lembaga?
b. Manfaat bagi Guru/
karyawan?
c. Mafaat bagi siswa?
d. Manfaat bagi pemakai
lulusan?
rangkul, walaupun awalnya
kurang komitmen, lama kelamaan akan komitmen dengan
ketekunan pendekatan personal aproach dari leadernya.Ini sangat penting karena
SDM yang komit akan berdampak pada yang belum
komit dengan metode pendekatan
leader
yang
tepat.Jangan sampai SDM yang
kurang komit yang tidak segera
mendapatkan perhatian dan
perbaikan akan mempengaruhi
SDM yang telah komit dalam
sistem manajemen.Dan akan
menurunkan motivasi kerja.
Bila diprosentase telah mencapai 70% (pengamatan), bila
Top Manajemen dan midlle
manajemen bisa merangkul semua pihak, maka sistem manajemen akan mudah menjangkau sampai lini terbawah,
tetapi bila ada yang kurang
tersentuh maka sistem manajemen belum akan menyentuh
seluruh lini. Reward and Punishment perlu mendapatkan
porsinya yang semestinya agar
sistem
manajemen
mudah
teraspirasi sampai lini terdepan.Angket yang pernah dibuat
belum dapat mengukur sepenuhnya sistem manajemen
kelini yang terbawah.
Manfaat sistem manajemen
bagi lembaga arahnya sudah
jelas, kita mau mencapai mutu
seperti apa? Semua tertuang di
dalam sasaran mutu lembaga,
sebagai patokan pencapaian
mutu yang diharapkan.
Manfaat bagi guru karyawan
banyak, kinerja harus meningkat terus, Performa kinerja
guru sangat dipertaruhkan
155
dimata peserta didik dan stake
holder.
Bila dalam sistem lembaga
bagus, gurunya bagus, semestinya hasil lulusan peserta
didik (produk) juga bagus.
Bila Produknya bagus tentu
pemakai produk juga akan
puas dan akan terus memakai
produk lembaga pendidikan
tersebut bila sistemnya bagus,
SDM nya bagus.Apabila ada
yang belum bagus (reject kalau
itu barang) perlu dilakukan
tindakan perbaikan. Supaya
menjadi layak untuk kualitas
sebuah sistem manajemen ISO,
terlebih bagi pemakai lulusan
peserta didik SMK negeri 2
Salatiga.
156