Penerapan dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web ( Studi Kasus pada Hotel Kesawan)
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Penerapan dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web
( Studi Kasus pada Hotel Kesawan)
Didik Aryanto
Jurusan Sistem Informasi STMIK TIME Medan
Jl. Merbabu No. 32 AA-BB Medan 20212
[email protected]
Abstract
Kesawan Hotel is a company that runs business in hotel. Until now, hotel rooms reservation is done by
using telephone, faximile, travel agency or go directly to the hotel. This makes the customer difficult to check the
availability of rooms in certain period and the rooms reservation isn’t efficient. So, the writer makes an online
hotel rooms reservation which could be used as a media for booking hotel rooms and check the availability of
rooms. This research method used is system development life cycle method (SDLC). Web Profile is built using
PHP coding and MySQL database is also supported by the server using localhost in the trial and
implementation of this system. Through this web profile, user will be able to more efficiently and effectively to
look and search events that wanted and only for each user which is a member who can registers an event.
Keywords: Hotel Room Reservation, Website, PHP, MySQL
Abstrak
Hotel Kesawan merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang perhotelan. Adapun
cara yang digunakan untuk melakukan reservasi kamar hotel selama ini kebanyakan menggunakan fasilitas
telepon, faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel. Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk
mengecek ketersediaan kamar dan proses pemesanan kamar juga tidak efisien. Maka dibuatlah pemesanan kamar
hotel berbasis web ini yang bertujuan sebagai media bagi customer untuk melakukan pemesanan kamar hotel dan
mengecek ketersediaan kamar hotel pada periode tertentu. Metode penelitian yang digunakan adalah metode
system development life cycle (SDLC). Web ini dibangun dengan menggunakan coding PHP dan database
MySQL yang juga didukung dengan penggunaan server localhost dalam uji coba dan implementasi sistem ini.
Melalui web ini, customer akan bisa lebih efisien dan efektif dalam melakukan pemesanan kamar di hotel
Kesawan.
Kata kunci: pemesanan kamar hotel, Website, PHP, MySQL
1.
Pendahuluan
Teknologi informasi saat ini telah
berkembang dengan pesat dan telah merambah ke
berbagai sektor kehidupan manusia. Perkembangan
teknologi informasi diawali oleh munculnya
internet sebagai media informasi yang dapat
diakses dengan menggunakan komputer yang
terkoneksi ke berbagai belahan dunia, sehingga
pengaksesan informasi dapat dilakukan dimana saja
sehingga tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.
Misalnya melakukan Transfer Rekening Bank,
Reservasi Tiket Pesawat, Pengiriman Email.
Hotel Kesawan merupakan salah satu
perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang
perhotelan. Adapun cara yang digunakan untuk
melakukan reservasi kamar hotel selama ini
kebanyakan menggunakan fasilitas telepon,
faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel.
Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk
mengecek ketersediaan kamar dan proses
pemesanan kamar juga tidak efisien. Dengan
melihat perkembangan teknologi informasi saat ini
menjadi hal yang sangat penting bagi dunia
perhotelan untuk meningkatkan sebuah layanan
informasi kepada konsumen untuk memberikan
kemudahan-kemudahan
dalam
melakukan
pemesanan kamar dan web sebagai media informasi
dan promosi. Penerapan sistem reservasi kamar
dengan menggunakan web pada hotel Kesawan
akan memiliki beberapa kelebihan seperti
mempermudah proses pemesanan kamar dari
customer, proses pengecekan ketersediaan kamar
yang mudah, meningkatkan prestise perusahaan dan
menghemat biaya promosi dari hotel Kesawan.
Adapun permasalahan yang terdapat pada
penelitian adalah bagaimana menganalisis dan
membangun situs web sebagai media informasi
untuk melakukan reservasi kamar pada Hotel
Kesawan?
Tujuan yang hendak dicapai dalam
pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah
membuat suatu sistem informasi untuk membantu
memudahkan proses pemesanan kamar yang
terkomputerisasi,
membantu
perhitungan
pembayaran yang harus dibayar oleh tamu dan
mengetahui persediaan kamar yang kosong.
Adapun
beberapa
manfaat
yang
diharapkan dari pembuatan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Penulis
dapat
mengaplikasikan
ilmu
pengetahuan yang dimiliki, yang telah didapat
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
2.
3.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
5.
Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar
dan jenis kamar yang terjual dan yang belum
terjual.
Data-data yang diperlukan pada saat
menerima reservasi adalah :
1. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap
di hotel.
2. Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan
tamu.
3. Nama si pemesan, alamat dan nomor telepon.
4. Cara pembayaran.
5. Jumlah pemesanan kamar tersebut.
6. Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar
oleh tamu.
7. Tanggal dan jatuh tempo pada saat menerima
pesanan kamar.
8. Tanda tangan dari petugas reservasi yang
menerima.
Bentuk
pemesanan
kamar
adalah
merupakan kekuatan atau bobot suatu pemesanan
kamar yang berguna sebagai acuan/pegangan bagi
tamu maupun pihak
hotel pada saat check-in. Bentuk pemesanan kamar
dapat dibagi ke dalam lima kelompok, yaitu :
1. Confirmed reservation adalah pemesanan
kamar yang sudah disetujui oleh pihak hotel
dengan bukti confirmation letter yang
dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan.
Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu
pada saat check-in sebagai bukti untuk
memperoleh kamar, pembatalan berlaku
sampai dengan EA (expected arrival) yang
sudah diberitahukan oleh tamu yang
bersangkutan.
2. Guaranted reservation adalah pemesanan
kamar yang sudah dijamin oleh tamu yang
bersangkutan, pembatalan berlaku hingga
check-in time, apabila tamu tidak datang dan
tidak memberitahu, maka kepada yang
bersangkutan dikenakan no-show charge
selama satu malam. Yang termasuk ke dalam
bentuk guaranted reservation adalah :
a. Prepayment guaranted reservation
Pemesanan kamar hotel yang bisa
terealisasi
karena
pemesan
telah
melakukan pembayaran penuh sebelum
kedatangan.
b. Credit card guaranted reservation
Pemesanan kamar melalui pembayaran
kartu kredit. Hal ini dilakukan untuk
memastikan bahwa tamu tidak mengalami
kesulitan pada waktu check-in.
c. Advance deposit guaranted reservation
Pembayaran
dengan
uang
muka
menggunakan uang tunai. Umumnya
jumlah uang minimal seharga kamar
permalam termasuk tax dan service.
d. Travel agent guaranted reservation
Pemesanan kamar yang dijamin oleh
sebuah
biro
perjalanan
dengan
mengirimkan Travel Agent Voucher.
e. Corporate guaranted reservation
di bangku perkuliahan dalam merancang sistem
informasi pemesanan kamar hotel, serta
sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
komputer.
Bagi Hotel Kesawan
a) Sebagai media promosi hotel, sehingga
dapat lebih dikenal oleh berbagai pihak
luar.
b) Mempermudah pihak pengelola hotel
dalam
mengelola
data
pemesanan
(booking) kamar oleh pelanggan.
Bagi Akademik
Sebagai salah satu bahan referensi untuk
STMIK TIME dalam pengembangan sistem
informasi reservasi kamar hotel Kesawan.
2. Landasan Teori
2.1.
Reservasi Kamar
Berbicara mengenai reservasi (pemesanan
kamar), terlebih dahulu kita perlu mengetahui
defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah
suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah
kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya
melalui berbagai sumber dengan menggunakan
berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa
tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu
kedatangannya atau check-in. Bagian reservasi
merupakan salah satu bagian yang terpenting pada
kantor depan hotel, sebab tinggi rendahnya
pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel
tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan
pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang
sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai
tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu
datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu
harus melakukan reservasi guna mendapatkan
kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan
kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau
beberapa minggu sebelumnya.
Di era globalisasi sekarang ini,
perkembangan teknologi pun semakin pesat,
sehingga pihak hotel dapat memberikan pelayanan
yang lebih cepat dan tepat kepada tamu hotel. Saat
ini pemesanan kamar tidak perlu dilakukan sendiri
oleh tamu yang akan menginap, tetapi dapat
dilakukan dengan bantuan pihak kedua ataupun
pihak ketiga.
Ruang lingkup operasional bagian
reservasi adalah :
1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari
berbagai sumber dan cara pemesanan.
2. Melaksanakan proses pemesanan kamar
termasuk
konfirmasi
mengenai
proses
kedatangan dan keberangkatan tamu.
3. Melaksanakan proses
pengarsipan dan
menyimpan arsip pesanan tamu sesuai dengan
urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan
tersebut diterima.
4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang
diterima khususnya untuk pesanan yang pasti.
47
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
3.
4.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu
perusahaan
yang
telah
membuat
contractual agreement (perjanjian dalam
bentuk kontrak dengan pihak hotel).
Advanced
payment
reservation
adalah
pemesanan kamar yang dilakukan beberapa
waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah
membayar uang muka (advance deposit),
pembatalan berlaku hingga pukul 18.00 wib
dengan syarat minimal tamu membayar satu
malam menginap.
Waiting list reservation adalah pemesanan
kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu
memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot
pemesanan kamar ini paling lemah di antara
bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga
tidak ada tuntutan mendapatkan kamar
walaupun tamu sudah berada di meja.
Informasi Menu
Edit Password
Konfirmasi Pendaftaran
Guest
(Non Member)
Admin
Data Pelanggan
0
Data Menu
Aplikasi Website
Pemesanan
Laporan
Nama User & Password
Customer
(Member)
Konfirmasi Proses Login
Laporan
Pemilik
Jumlah Pemesanan
Informasi Menu
Gambar 1. Context Diagram
Rancangan DFD Level 1 dari aplikasi website
pemesanan kamar hotel secara online ini dapat
digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut:
Edit Password
Guest
(Non Member)
Admin
Data Pelanggan
1.0
2.2.
Hotel
Hotel adalah suatu bentuk bangunan,
lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi
yang menyediakan pelayanan jasa penginapan,
penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa
lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan
bagi masyarakat umum, baik mereka yang
bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang
hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki
hotel itu.
Proses Pendaftaran
4.0
Informasi
Pelanggan
Pelanggan
Informasi
Order
Record
Kamar
Kamar
Record
Pelanggan
Informasi Kamar
Proses Pengecekan
Informasi Kamar
Record Pelanggan
Record Kamar
3.0
Laporan
Proses Pemesanan
2.0
Proses Login
Data Kamar
Nama User & Password
Konfirmasi Proses Login
Pemilik
2.3.
PHP
PHP Hypertext PreProcessor (PHP)
merupakan salah satu bahasa pemrograman yang
banyak di pakai untuk membangun web yang
dinamis. PHP dapat disisipkan di antara bahasa
HTML dan karena bahasa server side, maka bahasa
PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang di
kirimkan ke browser adalah “Hasil Jadi” dalam
bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat.
Sampai sekarang versi yang telah dikeluarkan
adalah PHP5. Penggunaan bahasa PHP ini sangat
mendukung untuk pembuatan buku tamu, polling,
counter, forum, dengan menggunakan DBMS
MySQL. Salah satu keuntungan dari PHP adalah
pengembangnya
bersedia
membagi
dan
mempublikasikan kode sumber (source) PHP.
Beberapa Code Library yang dibuat oleh
programmer-programmer PHP banyak tersedia
secara online di Internet, tentunya dapat
didownload secara gratis. Aplikasi apapun yang di
butuhkan, bisa di pastikan dapat ditemukan di
Internet. PHP sebagai server side scripting secara
umum digunakan untuk membuat situs dinamis
atau aplikasi berbasis Web. Jadi langkah pertama
untuk mempelajari PHP adalah menguasai HTML
terlebih dahulu.
Laporan
Pelanggan
(Member)
Jumlah Pemesanan
Informasi Kamar
Gambar 2. DFD Level 1
Adapun gambaran DFD Level 2 untuk proses
pendaftaran dan pemesanan dapat dilihat pada
gambar berikut:
Gambar 3. DFD Level 2 Proses Pendaftaran
Rincian DFD Level 2 dari proses pemesanan dapat
dilihat pada gambar berikut:
3. Metode Penelitian
Rancangan diagram konteks dari aplikasi
website pemesanan kamar hotel secara online ini
dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar
berikut:
48
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
mencakup home, pelayanan, gallery, kamar,
reservasi, registrasi dan mengenai hotel.
2.
Tampilan Halaman Pelayanan
Ini merupakan tampilan halaman yang
menampilkan rincian fasilitas yang dimiliki
oleh hotel Kesawan. Tampilan halaman
pelayanan dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 4. DFD Level 2 Proses Pemesanan
Rancangan hubungan antar tabel pada database
dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 7. Tampilan Halaman Pelayanan
3.
Gambar 5. Rancangan Hubungan Antar Tabel
4. Hasil Penelitian
Berikut ini adalah tampilan hasil dari sistem
informasi yang penulis bangun, yakni sistem
informasi pemesanan kamar berbasis web.
Tampilan dari aplikasi pemesanan kamar berbasis
web ini dapat dirincikan sebagai berikut:
1. Tampilan Home Website
Ini merupakan tampilan awal di saat user
memasuki halaman web yang penulis bangun.
Pada halaman website ini terdapat bagian
registrasi, dimana bagi user (customer) yang
ingin melakukan pemesanan bisa dilakukan
setelah menjadi member ataupun login.
Tampilan home website dapat dilihat pada
gambar 6.
Tampilan Halaman Gallery
Halaman ini menampilkan gambar lobby, café
dan restoran yang terdapat di hotel Kesawan.
Tampilan halaman gallery dapat dilihat pada
gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Halaman Gallery
4.
Tampilan Halaman Kamar
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan
informasi mengenai kamar yang tersedia pada
hotel Kesawan. Tampilan halaman kamar ini
dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 6. Tampilan Home Website
Seperti terlihat pada gambar 4, terdapat
beberapa link yang dapat digunakan untuk
mengakses halaman pada website ini, yang
Gambar 9. Tampilan Halaman Kamar
49
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
5.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Tampilan Halaman Login
Sebelum dapat melakukan pemesanan, maka
user harus login ke sistem terlebih dahulu.
Tampilan halaman login dapat dilihat pada
gambar 10.
Gambar 12. Tampilan Halaman Registrasi
8.
Gambar 10. Tampilan Halaman Login
6.
Tampilan Halaman Pemesanan
Halaman pemesanan ini hanya dapat
ditampilkan apabila user melakukan proses
login secara benar. Halaman pemesanan ini
berfungsi sebagai tempat pemilihan jenis
kamar yang ingin dipesan dan pengisian waktu
check in dan check out. Setelah melakukan
pemesanan, maka user dapat melihat rincian
detail dari setiap bon dengan mengklik link dari
faktur bon. Tampilan halaman pemesanan ini
dapat dilihat pada gambar 11.
Tampilan Halaman Mengenai Hotel
Halaman ini berisi informasi mengenai waktu
check in dan check out dari hotel, serta
informasi lainnya mengenai hotel. Tampilan
halaman mengenai hotel dapat dilihat pada
gambar 13.
Gambar 13. Tampilan Halaman Mengenai Hotel
5. Kesimpulan
Selama dalam proses perancangan dan uji coba
sistem informasi pemesanan kamar hotel berbasis
web ini, penulis dapat menarik beberapa
kesimpulan, yakni:
1. Sistem informasi yang penulis bangun bisa
memberikan kemudahan bagi customer dalam
melakukan pemesanan dengan cepat. Efisiensi
dan efektifitas lebih meningkat apabila
dibandingkan dengan melakukan pemesanan
secara manual yang harus menghadapi antrian
yang panjang.
2. Website ini memberikan kemudahan bagi
customer untuk melihat kamar hotel yang
tersedia pada tanggal tertentu, namun website
tidak membahas mengenai proses pembayaran.
3. Design pada website ini dirancang dengan
sedemikian rupa dengan maksud untuk
memberikan kesan yang ceria sehingga bisa
menarik minat customer.
Gambar 11. Tampilan Halaman Pemesanan
7.
Tampilan Halaman Registrasi
Halaman registrasi ini digunakan sebagai
tempat pendaftaran user baru yang akan
menggunakan sistem. Proses registrasi ini
harus dilakukan oleh user baru agar dapat login
ke sistem. Tampilan halaman registrasi dapat
dilihat pada gambar 12.
6. Daftar Pustaka
[1]Baridwan, Z. 2008, Sistem AkuntansiPenyusunan
Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi
Kelima, BPFE, Yogyakarta.
50
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
[2] Hartono, J., 2010, Analisa & Desain Sistem
Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.
[3] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2010, Analisis
dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI - Hamdany, Jilid Ke1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.
[4] Kotler, P., 2011, Manajemen Pemasaran Jasa,
Cetakan Pertama, Edisi Kedua, Penerbit
Salembat Empat, Jakarta.
[6] Kurniawan Y., 2009, Aplikasi Web Database
dengan PHP dan MySQL, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
[7] McLeod, Jr. R., 2010, Sistem Informasi
Manajemen, Jilid 1, Edisi 7, Prenhallindo,
Jakarta.
[8] Sanjaya R. dan O.W. Purbo, 2008, Membuat
Aplikasi dengan PHP, Buku Pintar Internet,
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
[9] Santoso H., 2010, Aplikasi Web sebagai
Pelengkap Sistem Komputerisasi, PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta.
[10] Sidik, B. dan H.I. Pohan, 2009, Pemrograman
Web dengan HTML, Informatika, Bandung.
[11] Wahyono T., 2009, Pemrograman Web
Dinamis dengan PHP 5, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Penerapan dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web
( Studi Kasus pada Hotel Kesawan)
Didik Aryanto
Jurusan Sistem Informasi STMIK TIME Medan
Jl. Merbabu No. 32 AA-BB Medan 20212
[email protected]
Abstract
Kesawan Hotel is a company that runs business in hotel. Until now, hotel rooms reservation is done by
using telephone, faximile, travel agency or go directly to the hotel. This makes the customer difficult to check the
availability of rooms in certain period and the rooms reservation isn’t efficient. So, the writer makes an online
hotel rooms reservation which could be used as a media for booking hotel rooms and check the availability of
rooms. This research method used is system development life cycle method (SDLC). Web Profile is built using
PHP coding and MySQL database is also supported by the server using localhost in the trial and
implementation of this system. Through this web profile, user will be able to more efficiently and effectively to
look and search events that wanted and only for each user which is a member who can registers an event.
Keywords: Hotel Room Reservation, Website, PHP, MySQL
Abstrak
Hotel Kesawan merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang perhotelan. Adapun
cara yang digunakan untuk melakukan reservasi kamar hotel selama ini kebanyakan menggunakan fasilitas
telepon, faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel. Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk
mengecek ketersediaan kamar dan proses pemesanan kamar juga tidak efisien. Maka dibuatlah pemesanan kamar
hotel berbasis web ini yang bertujuan sebagai media bagi customer untuk melakukan pemesanan kamar hotel dan
mengecek ketersediaan kamar hotel pada periode tertentu. Metode penelitian yang digunakan adalah metode
system development life cycle (SDLC). Web ini dibangun dengan menggunakan coding PHP dan database
MySQL yang juga didukung dengan penggunaan server localhost dalam uji coba dan implementasi sistem ini.
Melalui web ini, customer akan bisa lebih efisien dan efektif dalam melakukan pemesanan kamar di hotel
Kesawan.
Kata kunci: pemesanan kamar hotel, Website, PHP, MySQL
1.
Pendahuluan
Teknologi informasi saat ini telah
berkembang dengan pesat dan telah merambah ke
berbagai sektor kehidupan manusia. Perkembangan
teknologi informasi diawali oleh munculnya
internet sebagai media informasi yang dapat
diakses dengan menggunakan komputer yang
terkoneksi ke berbagai belahan dunia, sehingga
pengaksesan informasi dapat dilakukan dimana saja
sehingga tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.
Misalnya melakukan Transfer Rekening Bank,
Reservasi Tiket Pesawat, Pengiriman Email.
Hotel Kesawan merupakan salah satu
perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang
perhotelan. Adapun cara yang digunakan untuk
melakukan reservasi kamar hotel selama ini
kebanyakan menggunakan fasilitas telepon,
faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel.
Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk
mengecek ketersediaan kamar dan proses
pemesanan kamar juga tidak efisien. Dengan
melihat perkembangan teknologi informasi saat ini
menjadi hal yang sangat penting bagi dunia
perhotelan untuk meningkatkan sebuah layanan
informasi kepada konsumen untuk memberikan
kemudahan-kemudahan
dalam
melakukan
pemesanan kamar dan web sebagai media informasi
dan promosi. Penerapan sistem reservasi kamar
dengan menggunakan web pada hotel Kesawan
akan memiliki beberapa kelebihan seperti
mempermudah proses pemesanan kamar dari
customer, proses pengecekan ketersediaan kamar
yang mudah, meningkatkan prestise perusahaan dan
menghemat biaya promosi dari hotel Kesawan.
Adapun permasalahan yang terdapat pada
penelitian adalah bagaimana menganalisis dan
membangun situs web sebagai media informasi
untuk melakukan reservasi kamar pada Hotel
Kesawan?
Tujuan yang hendak dicapai dalam
pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah
membuat suatu sistem informasi untuk membantu
memudahkan proses pemesanan kamar yang
terkomputerisasi,
membantu
perhitungan
pembayaran yang harus dibayar oleh tamu dan
mengetahui persediaan kamar yang kosong.
Adapun
beberapa
manfaat
yang
diharapkan dari pembuatan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Penulis
dapat
mengaplikasikan
ilmu
pengetahuan yang dimiliki, yang telah didapat
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
2.
3.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
5.
Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar
dan jenis kamar yang terjual dan yang belum
terjual.
Data-data yang diperlukan pada saat
menerima reservasi adalah :
1. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap
di hotel.
2. Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan
tamu.
3. Nama si pemesan, alamat dan nomor telepon.
4. Cara pembayaran.
5. Jumlah pemesanan kamar tersebut.
6. Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar
oleh tamu.
7. Tanggal dan jatuh tempo pada saat menerima
pesanan kamar.
8. Tanda tangan dari petugas reservasi yang
menerima.
Bentuk
pemesanan
kamar
adalah
merupakan kekuatan atau bobot suatu pemesanan
kamar yang berguna sebagai acuan/pegangan bagi
tamu maupun pihak
hotel pada saat check-in. Bentuk pemesanan kamar
dapat dibagi ke dalam lima kelompok, yaitu :
1. Confirmed reservation adalah pemesanan
kamar yang sudah disetujui oleh pihak hotel
dengan bukti confirmation letter yang
dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan.
Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu
pada saat check-in sebagai bukti untuk
memperoleh kamar, pembatalan berlaku
sampai dengan EA (expected arrival) yang
sudah diberitahukan oleh tamu yang
bersangkutan.
2. Guaranted reservation adalah pemesanan
kamar yang sudah dijamin oleh tamu yang
bersangkutan, pembatalan berlaku hingga
check-in time, apabila tamu tidak datang dan
tidak memberitahu, maka kepada yang
bersangkutan dikenakan no-show charge
selama satu malam. Yang termasuk ke dalam
bentuk guaranted reservation adalah :
a. Prepayment guaranted reservation
Pemesanan kamar hotel yang bisa
terealisasi
karena
pemesan
telah
melakukan pembayaran penuh sebelum
kedatangan.
b. Credit card guaranted reservation
Pemesanan kamar melalui pembayaran
kartu kredit. Hal ini dilakukan untuk
memastikan bahwa tamu tidak mengalami
kesulitan pada waktu check-in.
c. Advance deposit guaranted reservation
Pembayaran
dengan
uang
muka
menggunakan uang tunai. Umumnya
jumlah uang minimal seharga kamar
permalam termasuk tax dan service.
d. Travel agent guaranted reservation
Pemesanan kamar yang dijamin oleh
sebuah
biro
perjalanan
dengan
mengirimkan Travel Agent Voucher.
e. Corporate guaranted reservation
di bangku perkuliahan dalam merancang sistem
informasi pemesanan kamar hotel, serta
sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
komputer.
Bagi Hotel Kesawan
a) Sebagai media promosi hotel, sehingga
dapat lebih dikenal oleh berbagai pihak
luar.
b) Mempermudah pihak pengelola hotel
dalam
mengelola
data
pemesanan
(booking) kamar oleh pelanggan.
Bagi Akademik
Sebagai salah satu bahan referensi untuk
STMIK TIME dalam pengembangan sistem
informasi reservasi kamar hotel Kesawan.
2. Landasan Teori
2.1.
Reservasi Kamar
Berbicara mengenai reservasi (pemesanan
kamar), terlebih dahulu kita perlu mengetahui
defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah
suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah
kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya
melalui berbagai sumber dengan menggunakan
berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa
tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu
kedatangannya atau check-in. Bagian reservasi
merupakan salah satu bagian yang terpenting pada
kantor depan hotel, sebab tinggi rendahnya
pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel
tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan
pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang
sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai
tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu
datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu
harus melakukan reservasi guna mendapatkan
kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan
kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau
beberapa minggu sebelumnya.
Di era globalisasi sekarang ini,
perkembangan teknologi pun semakin pesat,
sehingga pihak hotel dapat memberikan pelayanan
yang lebih cepat dan tepat kepada tamu hotel. Saat
ini pemesanan kamar tidak perlu dilakukan sendiri
oleh tamu yang akan menginap, tetapi dapat
dilakukan dengan bantuan pihak kedua ataupun
pihak ketiga.
Ruang lingkup operasional bagian
reservasi adalah :
1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari
berbagai sumber dan cara pemesanan.
2. Melaksanakan proses pemesanan kamar
termasuk
konfirmasi
mengenai
proses
kedatangan dan keberangkatan tamu.
3. Melaksanakan proses
pengarsipan dan
menyimpan arsip pesanan tamu sesuai dengan
urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan
tersebut diterima.
4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang
diterima khususnya untuk pesanan yang pasti.
47
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
3.
4.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu
perusahaan
yang
telah
membuat
contractual agreement (perjanjian dalam
bentuk kontrak dengan pihak hotel).
Advanced
payment
reservation
adalah
pemesanan kamar yang dilakukan beberapa
waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah
membayar uang muka (advance deposit),
pembatalan berlaku hingga pukul 18.00 wib
dengan syarat minimal tamu membayar satu
malam menginap.
Waiting list reservation adalah pemesanan
kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu
memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot
pemesanan kamar ini paling lemah di antara
bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga
tidak ada tuntutan mendapatkan kamar
walaupun tamu sudah berada di meja.
Informasi Menu
Edit Password
Konfirmasi Pendaftaran
Guest
(Non Member)
Admin
Data Pelanggan
0
Data Menu
Aplikasi Website
Pemesanan
Laporan
Nama User & Password
Customer
(Member)
Konfirmasi Proses Login
Laporan
Pemilik
Jumlah Pemesanan
Informasi Menu
Gambar 1. Context Diagram
Rancangan DFD Level 1 dari aplikasi website
pemesanan kamar hotel secara online ini dapat
digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut:
Edit Password
Guest
(Non Member)
Admin
Data Pelanggan
1.0
2.2.
Hotel
Hotel adalah suatu bentuk bangunan,
lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi
yang menyediakan pelayanan jasa penginapan,
penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa
lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan
bagi masyarakat umum, baik mereka yang
bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang
hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki
hotel itu.
Proses Pendaftaran
4.0
Informasi
Pelanggan
Pelanggan
Informasi
Order
Record
Kamar
Kamar
Record
Pelanggan
Informasi Kamar
Proses Pengecekan
Informasi Kamar
Record Pelanggan
Record Kamar
3.0
Laporan
Proses Pemesanan
2.0
Proses Login
Data Kamar
Nama User & Password
Konfirmasi Proses Login
Pemilik
2.3.
PHP
PHP Hypertext PreProcessor (PHP)
merupakan salah satu bahasa pemrograman yang
banyak di pakai untuk membangun web yang
dinamis. PHP dapat disisipkan di antara bahasa
HTML dan karena bahasa server side, maka bahasa
PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang di
kirimkan ke browser adalah “Hasil Jadi” dalam
bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat.
Sampai sekarang versi yang telah dikeluarkan
adalah PHP5. Penggunaan bahasa PHP ini sangat
mendukung untuk pembuatan buku tamu, polling,
counter, forum, dengan menggunakan DBMS
MySQL. Salah satu keuntungan dari PHP adalah
pengembangnya
bersedia
membagi
dan
mempublikasikan kode sumber (source) PHP.
Beberapa Code Library yang dibuat oleh
programmer-programmer PHP banyak tersedia
secara online di Internet, tentunya dapat
didownload secara gratis. Aplikasi apapun yang di
butuhkan, bisa di pastikan dapat ditemukan di
Internet. PHP sebagai server side scripting secara
umum digunakan untuk membuat situs dinamis
atau aplikasi berbasis Web. Jadi langkah pertama
untuk mempelajari PHP adalah menguasai HTML
terlebih dahulu.
Laporan
Pelanggan
(Member)
Jumlah Pemesanan
Informasi Kamar
Gambar 2. DFD Level 1
Adapun gambaran DFD Level 2 untuk proses
pendaftaran dan pemesanan dapat dilihat pada
gambar berikut:
Gambar 3. DFD Level 2 Proses Pendaftaran
Rincian DFD Level 2 dari proses pemesanan dapat
dilihat pada gambar berikut:
3. Metode Penelitian
Rancangan diagram konteks dari aplikasi
website pemesanan kamar hotel secara online ini
dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar
berikut:
48
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
mencakup home, pelayanan, gallery, kamar,
reservasi, registrasi dan mengenai hotel.
2.
Tampilan Halaman Pelayanan
Ini merupakan tampilan halaman yang
menampilkan rincian fasilitas yang dimiliki
oleh hotel Kesawan. Tampilan halaman
pelayanan dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 4. DFD Level 2 Proses Pemesanan
Rancangan hubungan antar tabel pada database
dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 7. Tampilan Halaman Pelayanan
3.
Gambar 5. Rancangan Hubungan Antar Tabel
4. Hasil Penelitian
Berikut ini adalah tampilan hasil dari sistem
informasi yang penulis bangun, yakni sistem
informasi pemesanan kamar berbasis web.
Tampilan dari aplikasi pemesanan kamar berbasis
web ini dapat dirincikan sebagai berikut:
1. Tampilan Home Website
Ini merupakan tampilan awal di saat user
memasuki halaman web yang penulis bangun.
Pada halaman website ini terdapat bagian
registrasi, dimana bagi user (customer) yang
ingin melakukan pemesanan bisa dilakukan
setelah menjadi member ataupun login.
Tampilan home website dapat dilihat pada
gambar 6.
Tampilan Halaman Gallery
Halaman ini menampilkan gambar lobby, café
dan restoran yang terdapat di hotel Kesawan.
Tampilan halaman gallery dapat dilihat pada
gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Halaman Gallery
4.
Tampilan Halaman Kamar
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan
informasi mengenai kamar yang tersedia pada
hotel Kesawan. Tampilan halaman kamar ini
dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 6. Tampilan Home Website
Seperti terlihat pada gambar 4, terdapat
beberapa link yang dapat digunakan untuk
mengakses halaman pada website ini, yang
Gambar 9. Tampilan Halaman Kamar
49
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
5.
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
Tampilan Halaman Login
Sebelum dapat melakukan pemesanan, maka
user harus login ke sistem terlebih dahulu.
Tampilan halaman login dapat dilihat pada
gambar 10.
Gambar 12. Tampilan Halaman Registrasi
8.
Gambar 10. Tampilan Halaman Login
6.
Tampilan Halaman Pemesanan
Halaman pemesanan ini hanya dapat
ditampilkan apabila user melakukan proses
login secara benar. Halaman pemesanan ini
berfungsi sebagai tempat pemilihan jenis
kamar yang ingin dipesan dan pengisian waktu
check in dan check out. Setelah melakukan
pemesanan, maka user dapat melihat rincian
detail dari setiap bon dengan mengklik link dari
faktur bon. Tampilan halaman pemesanan ini
dapat dilihat pada gambar 11.
Tampilan Halaman Mengenai Hotel
Halaman ini berisi informasi mengenai waktu
check in dan check out dari hotel, serta
informasi lainnya mengenai hotel. Tampilan
halaman mengenai hotel dapat dilihat pada
gambar 13.
Gambar 13. Tampilan Halaman Mengenai Hotel
5. Kesimpulan
Selama dalam proses perancangan dan uji coba
sistem informasi pemesanan kamar hotel berbasis
web ini, penulis dapat menarik beberapa
kesimpulan, yakni:
1. Sistem informasi yang penulis bangun bisa
memberikan kemudahan bagi customer dalam
melakukan pemesanan dengan cepat. Efisiensi
dan efektifitas lebih meningkat apabila
dibandingkan dengan melakukan pemesanan
secara manual yang harus menghadapi antrian
yang panjang.
2. Website ini memberikan kemudahan bagi
customer untuk melihat kamar hotel yang
tersedia pada tanggal tertentu, namun website
tidak membahas mengenai proses pembayaran.
3. Design pada website ini dirancang dengan
sedemikian rupa dengan maksud untuk
memberikan kesan yang ceria sehingga bisa
menarik minat customer.
Gambar 11. Tampilan Halaman Pemesanan
7.
Tampilan Halaman Registrasi
Halaman registrasi ini digunakan sebagai
tempat pendaftaran user baru yang akan
menggunakan sistem. Proses registrasi ini
harus dilakukan oleh user baru agar dapat login
ke sistem. Tampilan halaman registrasi dapat
dilihat pada gambar 12.
6. Daftar Pustaka
[1]Baridwan, Z. 2008, Sistem AkuntansiPenyusunan
Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi
Kelima, BPFE, Yogyakarta.
50
JITEKH, Vol 6, No 2, Tahun 2017, 46-51
ISSN 2338-5677(Media Cetak)
ISSN 2549-6646 (Media Online)
[2] Hartono, J., 2010, Analisa & Desain Sistem
Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.
[3] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2010, Analisis
dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI - Hamdany, Jilid Ke1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.
[4] Kotler, P., 2011, Manajemen Pemasaran Jasa,
Cetakan Pertama, Edisi Kedua, Penerbit
Salembat Empat, Jakarta.
[6] Kurniawan Y., 2009, Aplikasi Web Database
dengan PHP dan MySQL, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
[7] McLeod, Jr. R., 2010, Sistem Informasi
Manajemen, Jilid 1, Edisi 7, Prenhallindo,
Jakarta.
[8] Sanjaya R. dan O.W. Purbo, 2008, Membuat
Aplikasi dengan PHP, Buku Pintar Internet,
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
[9] Santoso H., 2010, Aplikasi Web sebagai
Pelengkap Sistem Komputerisasi, PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta.
[10] Sidik, B. dan H.I. Pohan, 2009, Pemrograman
Web dengan HTML, Informatika, Bandung.
[11] Wahyono T., 2009, Pemrograman Web
Dinamis dengan PHP 5, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
51