UJIAN AKHIR TRIWULAN MATA KULIAH SISTEM
UJIAN AKHIR TRIWULAN
MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
DOSEN : DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC
OLEH
INTAN FRAYYESA
P056 111 551.48
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur berkat rahmat dan karunia Allah SWT penulis dapat
menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu
“Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Pindo Deli Pulp and
Paper Mills”.
Perusahaan
dalam
menghadapi
persaingan
global
harus
mampu
mengintegrasikan setiap lini dalam perusahaanya dengan baik. Oleh karena itu
diperluakan suatu aplikasi untuk dapat membantu perusahaan untuk menjalankan
roda bisnisnya menjadi lebih baik. Aplikasi tersebut adalah Enterprise Resource
Planning (ERP).
Pada kesempatan ini pula penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen
mata kuliah SIM yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc dan juga kepada semua
pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini
dapat bermanfaat bagi pembaca. Akhir kata penulis mengaharapkan kritik dan saran
yang menyempurnakan makalah ini.
September, 2012
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................................. iii
I. PENDAHULUAN..................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang................................................................................................. 1
1.2 Tujuan.............................................................................................................. 1
1.3 Manfaat ........................................................................................................... 1
II. TINJAUAN PUSTAKA........................................................................................... 2
III. METODOLOGI..................................................................................................... 4
3.1Objek dan Waktu Penulisan............................................................................. 4
3.2 Metodologi...................................................................................................... 4
3.3 Jenis dan Sumber Data ................................................................................... 4
3.3 Analisis Data .................................................................................................. 4
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN............................................................... 5
V. PENERAPAN ERP PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS....
6
VI. KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................................. 10
6.1Kesimpulan....................................................................................................... 10
6.2 Saran................................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 11
iii
I.
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Peran utama sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan
kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi
informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang
memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar
global.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap perusahan merasa
perlu menerapkan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi menyebabkan
perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Misalnya penggunaan
Enterprise Resource Planning (ERP). ERP menurut O’Brien dan Marakas (2011)
adalah sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam
manajemen perusahaan. ERP merupakan sistem informasi perusahaan yang
dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas
yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. ERP sebagai suatu sistem yang
terkomputerisasi jika dimanfaatkan secara optimal dalam mengintegrasikan setiap
proses bisnis maka akan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Salah satu perusahaan yang mengimplementasikan ERP dalam bisnisnya
adalah PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Dengan menerapkan ERP maka
diharapkan visi perusahaan untuk menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang
berstandar internasional dapat tercapai.
1.2 Tujuan
Pada makalah ini akan dibahas mengenai penerapan ERP pada PT. Pindo
Deli Pulp and Paper Mills.
1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah agar penulis mengerti bagaimana penerapan
ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills.
1
II.
Enterprise
TINJAUAN PUSTAKA
Resource
Planning
(ERP)
merupakan
sistem
yang
mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu
sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan. ERP menurut Russel dan Taylor (2003) adalah perangkat lunak
yang mengorganisasi dan mengelola proses bisnis sebuah perusahaan dengan cara
sharing informasi antar area fungsional. ERP adalah sebuah kerangka kerja transaksi
keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan
penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan
distribusi, serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem
ERP.
ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi
dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya
manusia perusahaan. ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan
oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal
perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnya akan
memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan
pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia
(O’Brien dan Marakas, 2011). Pada Gambar 1. di bawah ini menjelaskan komponen
aplikasi utama dari sistem ERP.
Gambar 1. Komponen Aplikasi Utama ERP
2
Menurut O’Brien dan Marakas (2011), sistem ERP dapat menghasilkan
manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya:
1. Kualitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja yang dapat mengefisienkan layanan pelanggan,
produksi, dan distribusi
2. Penurunan Biaya
ERP sebagai sistem yang terintegrasi menghasilkan penurunan dalam biaya
pemrosesan transaksi, hardaware, software dibandingkan dengan sistem yang
tidak terintegrasi.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang penting secara
cepat sehingga membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat waktu.
4. Kelincahan Perusahaan
ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran
kerja yang lebih fleksibel, serta menghasilkan organisasi dan tenaga kerja yang
lebih lincah dan adaptif dalam memanfaatkan peluang baru bisnis.
Namun dibalik besarnya manfaat, implementasi ERP ini sendiri memiliki
beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya,
struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Serta tidak sedikit biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk investasi sistem ini. Biaya yang mungkin termasuk
adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan
peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi
akibat pergantian sistem.
3
III. METODOLOGI
III.1 Objek dan Waktu Penulisan
Objek yang dibahas pada makalah ini adalah Penerapan Enterprise Resource
Planning (ERP)
pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Pemilihan objek
dilakukan secara purposive (sengaja). Kegiatan pengumpulan data hingga penulisan
makalah dilaksanakan pada tanggal 17 September – 22 September 2012.
III.2 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam makalah ini adalah metode deskriptif. Tujuan
dari metode deskriptif adalah untuk memberikan gambaran secara sistematis, faktual,
dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat dari objek tertentu.
III.3 Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder
diperoleh dari berbagai studi literatur diantaranya adalah penelitian terdahulu, buku,
serta artikel elektronik yang diakses dari internet.
III.4 Analisis Data
Data sekunder yang telah diperoleh kemudian dianalisa secara kualitatif. Pada
bab pembahasan dipaparkan mengenai Enterprise Resource Planning (ERP) dan
selanjutnya diulas secara singkat dengan merujuk pada literatur terkait.
4
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dalam industri pulp and kertas di Indonesia. PT. Pindo Deli Pulp and Paper
Mills ini mulai berproduksi pada tahun 1977. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
mengolah bahan baku yaitu pulp menjadi beberapa macam jenis kertas, meliputi
kertas printing dan kertas non printing, yang didistribusikan di Indonesia bahkan
sampai ke luar negeri. Jenis kertas bervariasi mulai dari art Paper, art board, cast
coated paper, dan cast coated board. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills terkenal
dengan produk andalannya yaitu “Top Quality Paper” dengan merk dagang “Bola
Dunia”. Sampai saat ini, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu
pabrik penghasil kertas terbaik di Indonesia. Seiring dengan kemajuan dan
perkembangan teknologi, kini PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills bergabung
dengan Grup Sinar Mas di bawah payung APP (Asia Pulp and Paper). Visi dan misi
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills adalah sebagai berikut:
Visi:
“Menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang berstandar internasional di abad
21, guna menciptakan nilai yang lebih besar bagi pelanggan, pemegang saham,
karyawan dan masyarakat.”
Misi:
1. Meningkatkan pangsa pasar secara global.
2. Meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
3. Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan.
5
V.
PENERAPAN ENTREPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills menerapkan ERP untuk mempercepat
komunikasi serta memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan secara tepat
dan cepat. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan perusahaan pertama yang
menjadi pilot project implementasi ERP di grup perusahaan APP (Asia Pulp and
Paper) pada tahun 1996. Software ERP yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp
and Paper Mills adalah SAP (System Application Product in Data Processing).
Beberapa hal yang melatarbelakangi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
mengimplementasikan ERP adalah:
1. Perusahaan ingin memberikan pelayanan yang lebih baik kepada
pelanggan berupa kualitas dan ketepatan waktu.
2. Perusahaan ingin mengintegrasikan sistem internal yang ada untuk
memenuhi kebutuhan konsumen.
3. Perusahaan ingin mengintegrasikan aktivitas bisnis dengan supplier
maupun retailer mulai dari proses pembelian material hingga pengiriman
sehingga dapat mempersingkat waktu pengiriman dan menyederhanakan
proses administrasi.
SAP merupakan aplikasi utama yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp and
Paper Mills untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah modulmodul SAP yang diimplementasikan pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
beserta fungsinya:
1.
Finance and Costing
Modul ini digunakan pada bagian Finance yang terdiri dari (a) Invoice, berfungsi
untuk mengelola tagihan keuangan (b) Finance, berfungsi untuk mengelola arus
keuangan perusahaan dan (c) Costing, berfungsi untuk membuat jurnal, neraca,
balance sheet dan penghitungan gaji.
2.
Material Management
Modul ini digunakan pada bagian Administration B dan Sales & Marketing,
terdiri dari (a) Procurement berfungsi untuk mengatur pembelian bahan baku,
6
spareparts, dan barang jadi, (b) Inventory Management berfungsi untuk mengatur
persediaan bahan baku, spare parts, dan barang jadi (c) Warehouse Management
berfungsi untuk mengatur letak dan pengkodean dari masing-masing produk yang
dihasilkan dan (d) Business Intelligent Warehouse berfungsi untuk mengatur
proses pelaporan produksi.
3. Quality Management
Modul ini digunakan pada bagian Technical Division, berfungsi sebagai sistem
yang dapat melakukan pengecekan terhadap kualitas bahan baku dan sparepart.
4.
Human Resource Management
Modul ini digunakan oleh semua karyawan. Modul ini terdiri dari (a) Electronic
Data Management berfungsi untuk mengatur penyimpanan data-data perusahaan
(b) Time Event Management berfungsi untuk mengatur keluar masuknya
karyawan kedalam perusahaan (c) Organization Management berfungsi untuk
mengatur struktur organisasi, sistem manajemen, dan letak tiap-tiap unit yang
ada di perusahaan (d) Recruitment berfungsi untuk mengatur perekrutan dan
pelatihan karyawan.
5.
Sales and Distribution
Modul ini digunakan pada bagian Sales & Marketing dan Administration B
terdiri dari (a) Billing berfungsi untuk untuk pembuatan nota-nota pembayaran,
pembelian, tagihan-tagihan,dan lainnya (b) Shipment berfungsi untuk mengatur
pengiriman produk dan (c) Sales and order berfungsi untuk mengatur penjualan
dan permintaan terhadap produk.
6. Plant Maintenance
Modul ini digunakan pada bagian Production yang terdiri dari (a) Corrective
Management berfungsi untuk menentukan jadwal shutdown dan (b) Plant
Management berfungsi untuk mengatur mesin-mesin yang ada di pabrik.
7
7. Supplier Relationship Management (SRM)
Modul ini digunakan untuk mengatur hubungan antara perusahaan dengan
supplier-supplier perusahaan. SRM digunakan oleh bagian Purchasing dan
Administration B.
8. Project Management
Modul ini digunakan pada bagian Civil, yang digunakan untuk mengelola
budgeting dan perencanaan proyek-proyek perusahaan yang akan dibuat
misalnya untuk pembangunan pabrik baru.
Sebagai salah satu perusahaan produsen kertas yang menerapkan ERP, maka
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat memperoleh manfaat dalam sisi
fungsionalitas dan operasional. Secara lebih spesifik, manfaat yang diperoleh yaitu
adanya informasi yang tepat, cepat serta akurat dalam bidang keuangan, manajemen
bahan baku, penjualan, personalia, perawatan dan pemeliharaan serta pengontrolan
produksi.
Jika dibandingkan dengan keadaan perusahaan setelah penerapan ERP,
sebelum penerapan ERP dilakukan, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
menggunakan aplikasi berbasis hardware IBM AS/400 yang belum terintegrasi yang
dikembangkan sendiri oleh tim TI internal perusahaan. Pengembangaan saat itu
hanya untuk memenuhui kebutuhuan unit bisnis sendiri dan dilakukan secara parsial.
Manfaat lainnya yang diperoleh oleh PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
berkat ERP adalah:
1. Meningkatkan efisiensi sebesar lebih kurang 30% karena sistem yang
terintegrasi serta proses pengambilan keputusan pun akan lebih.
2. Mempercepat proses pembelian material karena dapat dilakukan dalam
waktu beberapa jam saja.
3. Mempercepat pengiriman barang yang dalam jangka waktu 1 bulan dapat
dilakukan 2-3 kali pengiriman.
4. Pengurangan kertas untuk keperluan administrasi.
5. Penurunan jumlah keluhan dari pelanggan.
8
Selain mendapatkan manfaat ERP, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills perlu
memperhatikan dan mewaspadai faktor-faktor yang dapat mengancam penerapan
ERP yang tengah dijalankan saat ini. Faktor-faktor tersebut diantaranya:
1. Masalah Internal Perusahaan
Terkadang sistim ERP yang telah berhasil dibuat untuk perusahan bisa juga gagal
walaupun sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan pengguna karena
departemen di dalam perusahaan yang akan terlibat di dalam penggunaan sistem
sebagian ada yang tidak menyetujui format laporan ataupun informasi yang di
keluarkan oleh sistem.
2. Kostumisasi Sistem yang Berlebih
Fitur yang sangat lengkap diinginkan oleh banyak perusahaan yang menerapkan
ERP, namun terkadang permintaan tersebut bisa merubah sistem menjadi sangat
rumit dan sulit untuk digunakan sehingga nantinya bisa menjadi indikasi
perusahaan untuk tidak menggunakan sistem dan kembali ke cara lama yang
membuat investasi perusahaan akan terbuang sangat percuma.
3. Kurangnya Pelatihan & Sosialisasi
Kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan perusahaan yang menyepelekan
kerumitan sistem yang dibangun maka bisa berakibat gagalnya implementasi.
9
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
VI.1
Kesimpulan
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills telah menggunakan sistem ERP yang
berbasis software SAP (System Application Product in Data Processing). Modul
SAP yang diimplementasikan diantaranya adalah Finance and Costing, Material
Management, Warehouse Management, Quality Management, Human Resource
Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, Supplier Relantionship
Management, serta Project Management.
Penerapan ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat
mempercepat komunikasi, memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan
secara tepat dan cepat, serta meningkatkan layanan kepada pelanggan.
VI.2
Saran
Untuk meminimalisir hambatan dan ancaman yang mungkin terjadi terhadap
sistem ERP PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills, diperlukan keselarasan antara
bisnis proses, SDM, serta teknologi informasi serta perusahaan perlu fokus pada
perbaikan terus-menerus melalui pemantauan terhadap sistem ERP yang telah
dijalankan.
10
DAFTAR PUSTAKA
http://www.asiapulppaper.com/portal/APP_Portal.nsf/WebMenuPage/
6D755C199266483B472573FD000DE34F/$FILE/PD%20Investor%20Kit
%202012.pdf [diakses 17 September 2012]
http://www.bisnis.com/blog_posts/kegagalan-implementasi-erp-ketahui-alasannya
[diakses 17 September 2012]
http://swa.co.id/listed-articles/proyek-quantum-leap-app
2012]
[diakses
17
http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2008-1-00251-MNSI%20BAB%204.pdf
17 September 2012]
September
[diakses
O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System Tenth Edition. New
York: Mc.Graw-Hill Companies.
Russel, RS dan Taylor, BW. 2003. Operation Management Fourth Edition. Pearson
Education Inc., New Jersey.
11
MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
DOSEN : DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC
OLEH
INTAN FRAYYESA
P056 111 551.48
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur berkat rahmat dan karunia Allah SWT penulis dapat
menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu
“Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Pindo Deli Pulp and
Paper Mills”.
Perusahaan
dalam
menghadapi
persaingan
global
harus
mampu
mengintegrasikan setiap lini dalam perusahaanya dengan baik. Oleh karena itu
diperluakan suatu aplikasi untuk dapat membantu perusahaan untuk menjalankan
roda bisnisnya menjadi lebih baik. Aplikasi tersebut adalah Enterprise Resource
Planning (ERP).
Pada kesempatan ini pula penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen
mata kuliah SIM yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc dan juga kepada semua
pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini
dapat bermanfaat bagi pembaca. Akhir kata penulis mengaharapkan kritik dan saran
yang menyempurnakan makalah ini.
September, 2012
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................................. iii
I. PENDAHULUAN..................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang................................................................................................. 1
1.2 Tujuan.............................................................................................................. 1
1.3 Manfaat ........................................................................................................... 1
II. TINJAUAN PUSTAKA........................................................................................... 2
III. METODOLOGI..................................................................................................... 4
3.1Objek dan Waktu Penulisan............................................................................. 4
3.2 Metodologi...................................................................................................... 4
3.3 Jenis dan Sumber Data ................................................................................... 4
3.3 Analisis Data .................................................................................................. 4
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN............................................................... 5
V. PENERAPAN ERP PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS....
6
VI. KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................................. 10
6.1Kesimpulan....................................................................................................... 10
6.2 Saran................................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 11
iii
I.
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Peran utama sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan
kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi
informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang
memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar
global.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap perusahan merasa
perlu menerapkan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi menyebabkan
perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Misalnya penggunaan
Enterprise Resource Planning (ERP). ERP menurut O’Brien dan Marakas (2011)
adalah sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam
manajemen perusahaan. ERP merupakan sistem informasi perusahaan yang
dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas
yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. ERP sebagai suatu sistem yang
terkomputerisasi jika dimanfaatkan secara optimal dalam mengintegrasikan setiap
proses bisnis maka akan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Salah satu perusahaan yang mengimplementasikan ERP dalam bisnisnya
adalah PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Dengan menerapkan ERP maka
diharapkan visi perusahaan untuk menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang
berstandar internasional dapat tercapai.
1.2 Tujuan
Pada makalah ini akan dibahas mengenai penerapan ERP pada PT. Pindo
Deli Pulp and Paper Mills.
1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah agar penulis mengerti bagaimana penerapan
ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills.
1
II.
Enterprise
TINJAUAN PUSTAKA
Resource
Planning
(ERP)
merupakan
sistem
yang
mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu
sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan. ERP menurut Russel dan Taylor (2003) adalah perangkat lunak
yang mengorganisasi dan mengelola proses bisnis sebuah perusahaan dengan cara
sharing informasi antar area fungsional. ERP adalah sebuah kerangka kerja transaksi
keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan
penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan
distribusi, serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem
ERP.
ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi
dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya
manusia perusahaan. ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan
oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal
perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnya akan
memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan
pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia
(O’Brien dan Marakas, 2011). Pada Gambar 1. di bawah ini menjelaskan komponen
aplikasi utama dari sistem ERP.
Gambar 1. Komponen Aplikasi Utama ERP
2
Menurut O’Brien dan Marakas (2011), sistem ERP dapat menghasilkan
manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya:
1. Kualitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja yang dapat mengefisienkan layanan pelanggan,
produksi, dan distribusi
2. Penurunan Biaya
ERP sebagai sistem yang terintegrasi menghasilkan penurunan dalam biaya
pemrosesan transaksi, hardaware, software dibandingkan dengan sistem yang
tidak terintegrasi.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang penting secara
cepat sehingga membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat waktu.
4. Kelincahan Perusahaan
ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran
kerja yang lebih fleksibel, serta menghasilkan organisasi dan tenaga kerja yang
lebih lincah dan adaptif dalam memanfaatkan peluang baru bisnis.
Namun dibalik besarnya manfaat, implementasi ERP ini sendiri memiliki
beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya,
struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Serta tidak sedikit biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk investasi sistem ini. Biaya yang mungkin termasuk
adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan
peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi
akibat pergantian sistem.
3
III. METODOLOGI
III.1 Objek dan Waktu Penulisan
Objek yang dibahas pada makalah ini adalah Penerapan Enterprise Resource
Planning (ERP)
pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Pemilihan objek
dilakukan secara purposive (sengaja). Kegiatan pengumpulan data hingga penulisan
makalah dilaksanakan pada tanggal 17 September – 22 September 2012.
III.2 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam makalah ini adalah metode deskriptif. Tujuan
dari metode deskriptif adalah untuk memberikan gambaran secara sistematis, faktual,
dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat dari objek tertentu.
III.3 Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder
diperoleh dari berbagai studi literatur diantaranya adalah penelitian terdahulu, buku,
serta artikel elektronik yang diakses dari internet.
III.4 Analisis Data
Data sekunder yang telah diperoleh kemudian dianalisa secara kualitatif. Pada
bab pembahasan dipaparkan mengenai Enterprise Resource Planning (ERP) dan
selanjutnya diulas secara singkat dengan merujuk pada literatur terkait.
4
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dalam industri pulp and kertas di Indonesia. PT. Pindo Deli Pulp and Paper
Mills ini mulai berproduksi pada tahun 1977. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
mengolah bahan baku yaitu pulp menjadi beberapa macam jenis kertas, meliputi
kertas printing dan kertas non printing, yang didistribusikan di Indonesia bahkan
sampai ke luar negeri. Jenis kertas bervariasi mulai dari art Paper, art board, cast
coated paper, dan cast coated board. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills terkenal
dengan produk andalannya yaitu “Top Quality Paper” dengan merk dagang “Bola
Dunia”. Sampai saat ini, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu
pabrik penghasil kertas terbaik di Indonesia. Seiring dengan kemajuan dan
perkembangan teknologi, kini PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills bergabung
dengan Grup Sinar Mas di bawah payung APP (Asia Pulp and Paper). Visi dan misi
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills adalah sebagai berikut:
Visi:
“Menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang berstandar internasional di abad
21, guna menciptakan nilai yang lebih besar bagi pelanggan, pemegang saham,
karyawan dan masyarakat.”
Misi:
1. Meningkatkan pangsa pasar secara global.
2. Meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
3. Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan.
5
V.
PENERAPAN ENTREPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills menerapkan ERP untuk mempercepat
komunikasi serta memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan secara tepat
dan cepat. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan perusahaan pertama yang
menjadi pilot project implementasi ERP di grup perusahaan APP (Asia Pulp and
Paper) pada tahun 1996. Software ERP yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp
and Paper Mills adalah SAP (System Application Product in Data Processing).
Beberapa hal yang melatarbelakangi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
mengimplementasikan ERP adalah:
1. Perusahaan ingin memberikan pelayanan yang lebih baik kepada
pelanggan berupa kualitas dan ketepatan waktu.
2. Perusahaan ingin mengintegrasikan sistem internal yang ada untuk
memenuhi kebutuhan konsumen.
3. Perusahaan ingin mengintegrasikan aktivitas bisnis dengan supplier
maupun retailer mulai dari proses pembelian material hingga pengiriman
sehingga dapat mempersingkat waktu pengiriman dan menyederhanakan
proses administrasi.
SAP merupakan aplikasi utama yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp and
Paper Mills untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah modulmodul SAP yang diimplementasikan pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
beserta fungsinya:
1.
Finance and Costing
Modul ini digunakan pada bagian Finance yang terdiri dari (a) Invoice, berfungsi
untuk mengelola tagihan keuangan (b) Finance, berfungsi untuk mengelola arus
keuangan perusahaan dan (c) Costing, berfungsi untuk membuat jurnal, neraca,
balance sheet dan penghitungan gaji.
2.
Material Management
Modul ini digunakan pada bagian Administration B dan Sales & Marketing,
terdiri dari (a) Procurement berfungsi untuk mengatur pembelian bahan baku,
6
spareparts, dan barang jadi, (b) Inventory Management berfungsi untuk mengatur
persediaan bahan baku, spare parts, dan barang jadi (c) Warehouse Management
berfungsi untuk mengatur letak dan pengkodean dari masing-masing produk yang
dihasilkan dan (d) Business Intelligent Warehouse berfungsi untuk mengatur
proses pelaporan produksi.
3. Quality Management
Modul ini digunakan pada bagian Technical Division, berfungsi sebagai sistem
yang dapat melakukan pengecekan terhadap kualitas bahan baku dan sparepart.
4.
Human Resource Management
Modul ini digunakan oleh semua karyawan. Modul ini terdiri dari (a) Electronic
Data Management berfungsi untuk mengatur penyimpanan data-data perusahaan
(b) Time Event Management berfungsi untuk mengatur keluar masuknya
karyawan kedalam perusahaan (c) Organization Management berfungsi untuk
mengatur struktur organisasi, sistem manajemen, dan letak tiap-tiap unit yang
ada di perusahaan (d) Recruitment berfungsi untuk mengatur perekrutan dan
pelatihan karyawan.
5.
Sales and Distribution
Modul ini digunakan pada bagian Sales & Marketing dan Administration B
terdiri dari (a) Billing berfungsi untuk untuk pembuatan nota-nota pembayaran,
pembelian, tagihan-tagihan,dan lainnya (b) Shipment berfungsi untuk mengatur
pengiriman produk dan (c) Sales and order berfungsi untuk mengatur penjualan
dan permintaan terhadap produk.
6. Plant Maintenance
Modul ini digunakan pada bagian Production yang terdiri dari (a) Corrective
Management berfungsi untuk menentukan jadwal shutdown dan (b) Plant
Management berfungsi untuk mengatur mesin-mesin yang ada di pabrik.
7
7. Supplier Relationship Management (SRM)
Modul ini digunakan untuk mengatur hubungan antara perusahaan dengan
supplier-supplier perusahaan. SRM digunakan oleh bagian Purchasing dan
Administration B.
8. Project Management
Modul ini digunakan pada bagian Civil, yang digunakan untuk mengelola
budgeting dan perencanaan proyek-proyek perusahaan yang akan dibuat
misalnya untuk pembangunan pabrik baru.
Sebagai salah satu perusahaan produsen kertas yang menerapkan ERP, maka
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat memperoleh manfaat dalam sisi
fungsionalitas dan operasional. Secara lebih spesifik, manfaat yang diperoleh yaitu
adanya informasi yang tepat, cepat serta akurat dalam bidang keuangan, manajemen
bahan baku, penjualan, personalia, perawatan dan pemeliharaan serta pengontrolan
produksi.
Jika dibandingkan dengan keadaan perusahaan setelah penerapan ERP,
sebelum penerapan ERP dilakukan, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
menggunakan aplikasi berbasis hardware IBM AS/400 yang belum terintegrasi yang
dikembangkan sendiri oleh tim TI internal perusahaan. Pengembangaan saat itu
hanya untuk memenuhui kebutuhuan unit bisnis sendiri dan dilakukan secara parsial.
Manfaat lainnya yang diperoleh oleh PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills
berkat ERP adalah:
1. Meningkatkan efisiensi sebesar lebih kurang 30% karena sistem yang
terintegrasi serta proses pengambilan keputusan pun akan lebih.
2. Mempercepat proses pembelian material karena dapat dilakukan dalam
waktu beberapa jam saja.
3. Mempercepat pengiriman barang yang dalam jangka waktu 1 bulan dapat
dilakukan 2-3 kali pengiriman.
4. Pengurangan kertas untuk keperluan administrasi.
5. Penurunan jumlah keluhan dari pelanggan.
8
Selain mendapatkan manfaat ERP, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills perlu
memperhatikan dan mewaspadai faktor-faktor yang dapat mengancam penerapan
ERP yang tengah dijalankan saat ini. Faktor-faktor tersebut diantaranya:
1. Masalah Internal Perusahaan
Terkadang sistim ERP yang telah berhasil dibuat untuk perusahan bisa juga gagal
walaupun sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan pengguna karena
departemen di dalam perusahaan yang akan terlibat di dalam penggunaan sistem
sebagian ada yang tidak menyetujui format laporan ataupun informasi yang di
keluarkan oleh sistem.
2. Kostumisasi Sistem yang Berlebih
Fitur yang sangat lengkap diinginkan oleh banyak perusahaan yang menerapkan
ERP, namun terkadang permintaan tersebut bisa merubah sistem menjadi sangat
rumit dan sulit untuk digunakan sehingga nantinya bisa menjadi indikasi
perusahaan untuk tidak menggunakan sistem dan kembali ke cara lama yang
membuat investasi perusahaan akan terbuang sangat percuma.
3. Kurangnya Pelatihan & Sosialisasi
Kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan perusahaan yang menyepelekan
kerumitan sistem yang dibangun maka bisa berakibat gagalnya implementasi.
9
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
VI.1
Kesimpulan
PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills telah menggunakan sistem ERP yang
berbasis software SAP (System Application Product in Data Processing). Modul
SAP yang diimplementasikan diantaranya adalah Finance and Costing, Material
Management, Warehouse Management, Quality Management, Human Resource
Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, Supplier Relantionship
Management, serta Project Management.
Penerapan ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat
mempercepat komunikasi, memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan
secara tepat dan cepat, serta meningkatkan layanan kepada pelanggan.
VI.2
Saran
Untuk meminimalisir hambatan dan ancaman yang mungkin terjadi terhadap
sistem ERP PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills, diperlukan keselarasan antara
bisnis proses, SDM, serta teknologi informasi serta perusahaan perlu fokus pada
perbaikan terus-menerus melalui pemantauan terhadap sistem ERP yang telah
dijalankan.
10
DAFTAR PUSTAKA
http://www.asiapulppaper.com/portal/APP_Portal.nsf/WebMenuPage/
6D755C199266483B472573FD000DE34F/$FILE/PD%20Investor%20Kit
%202012.pdf [diakses 17 September 2012]
http://www.bisnis.com/blog_posts/kegagalan-implementasi-erp-ketahui-alasannya
[diakses 17 September 2012]
http://swa.co.id/listed-articles/proyek-quantum-leap-app
2012]
[diakses
17
http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2008-1-00251-MNSI%20BAB%204.pdf
17 September 2012]
September
[diakses
O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System Tenth Edition. New
York: Mc.Graw-Hill Companies.
Russel, RS dan Taylor, BW. 2003. Operation Management Fourth Edition. Pearson
Education Inc., New Jersey.
11