PT. Bina Manajemen Konsultama Manual Book GL

2015

GL Special JournaL Version 1.0.0

PT Bina Manajemen Konsultama Komplek Rukan Sentra Bisnis Jl. Tanjung Duren Utara 1/38 Blok C No.1 Jakarta Barat 11470

KATA PENGANTAR

Buku ini membahas mengenai cara memulai dan persiapan untuk mengoperasikan Binasoft, agar pembaca atau user lebih memahami fitur-fitur sistem yang ada pada Binasoft sesuai modul yang di pilih atau di beli, dengan dibuatnya buku panduan ini, diharapkan user akan lebih cepat memahami flowdata atau Logika Bisnis yang ada pada Binasoft berdasarkan modul yang di pilih.

Disini akan di jelaskan persiapan awal dari proses install software, proses input Master Data, Transaksi Data, sampai proses penyajian laporan. Didalam buku ini juga di lengkapi dengan gambar-gambar yang mewakili aksi dari kegunaannya, agar lebih jelas dan mudah di praktekan oleh user.

Pada buku panduan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada client-client / user yang telah memberikan masukan dan saran untuk lebih sempurnanya software ini. Dan terima kasih juga kepada perusahaan-perusahaan yang telah menggunakan Binasoft, diharapkan semua perusahaan yang ada di Indonesia untuk menggunakan dan mencintai produk dalam negeri hasil karya anak bangsa.

Terima kasih.

Produk Binasoft :

1. General Ledger (Software Akuntansi, untuk membuat laporan keuangan perusahaan)

2. HRMS System (Software ini untuk pengolahan data karyawan dan sampai tahap perhitungan PPh 21 Karyawan dll)

3. Customize Software, dll

Jakarta, Desember 2015

DAFTAR ISI

BAB I MENU BASIC

1.1. Master Account 1.2. Saldo Awal 1.3. Table Journal 1.4. Table Project 1.5. Table RE

1.6. Penutupan Pembukuan 1.7. Template Cash Flow

1.8. Template Analisa Keuangan 1.9. Template Grafik

BAB II MENU TRANSACTION 2.1. Journal

2.2. Trace Transaksi to Master 2.3. Trace Transaksi Balance 2.4. Trace Saldo To Master 2.5. Trace Master Akun 2.6. Reset Journal

2.7. Import Journal From [xls]

BAB III MENU REPORT 3.1. Ledger

a) All Account b) Per Account c) Range Account 3.2. Closing RE

3.3. Trial Balance

3.4. Worksheet/Neraca Lajur 3.5. Income Statement 3.6. Balance Sheet

a) Vertical Sheet b) Horizontal Sheet c) Balance Sheet

3.7. Income Statement per Project 3.8. Ledger Per Project

a) All Project b) Per Project 3.9. Chart Grafik 3.10.Cash flow

3.11.Analisa Keuangan

BAB IV MENU UTILITY 4.1. Closing Month 4.2. Closing Year 4.3. Lock/Unlock Data 4.4. Compatible GL Ver 1-3

a) Import Jurnal Transaksi b) Move Transaksi

4.5. Import Saldo Awal 4.6. Export Transaksi 4.7. Import Transaksi 4.8. List Closing RE

BAB V MENU TOOLS

5.1. Password By Position 5.2. Password By User 5.3. Maintenance Database

5.4. Company & System Parameter 5.5. Reindex

5.6. Command Windows

5.7. Update Version Glsys to Internet 5.8. Internet Setting

BAB VI MENU HELP 9.1. About us 9.2. User License

Semua form system ini mengunakan tools navigator yang sama seperti gambar dibawah ini :

Hapus data Ke data paling atas

Data berikut Ke data sebelumnya Ke data paling bawah

Buat data baru Ubah data

Print data

Simpan data

Batal simpan data Keluar form Copy data

BAB I

MENU BASIC

1. Master Account

Menu ini untuk Pengisian, Perubahan dan Penghapusan Master Data Account Kode Account ini yang nantinya akan digunakan pada saat transaksi, dimana transaki-transaksi tersebut di wakili oleh kode account ini.

PETUNJUK MENENTUKAN NOMOR PERKIRAAN UNTUK PERUSAHAAN DAGANG

Nomor Perkiraan diisi 15 digit dengan format yang sudah ditentukan oleh program, dalam menentukan nomor perkiraan harus mengikuti aturan seperti contoh berikut:

1.0.00.0.0.0000

Digit Ke 1 [ 1 ] Untuk menunjukan posisi perkiraan Neraca

Digit Ke 3 [ 0 ] Untuk menunjukkan perkiraan jenis aktiva

Digit Ke 5-10 [00.0.0] Untuk menunjukkan Jenis perkiraan buku besar (Ledger)

Digit Ke 11-15 [0000] Untuk menunjukkan perkiraan jenis buku besar pembantu / sub ledger

Normal Balance Diisi dengan [ D/C ] D= Debet; C = Credit

Posisi Normal Diisi dengan [ A, P, I, C ]

Contoh:

Kas = A (Aktiva) Hutang = P (Passiva) Pendapatan = I (Income) Biaya = C (Cost)

Kode Diproses Diisi dengan [G=Global /D=Detail ], dilihat dari Nomor Perkiraan, Jika digit 11-15 = [0000] diisi [ G=Global ]

Jika digit 11-15 = [0001 – 9999] diisi [ D=Detail ] Contoh:

1.1.01.1.1.0000 diisi [G=Global] 1.1.01.1.1.0001 diisi [D=Detail]

Account Khusus

Account khusus karena ada perlakukan khusus terhadap account ini yang terdapat di account persedian, harga pokok & account Modal.

- Untuk persediaan kita harus kasih type RE [ IS ]

- Untuk Income Summary Persediaan type RE [ IV ]

- Untuk Laba/Rugi Tahun Lalu Ditahan type RE [ IH ]

- Untuk Laba/Rugi Tahun Berjalan type RE [ IT ]

- Untuk laba/Rugi Bulan Berjalan type RE [ IB ]

Catatan

- Untuk type RE [ IT ] & [ IB ] pada saat buat saldo awal mulai program tidak boleh ada

- Yang type RE [ IT ] nilainya akan pindah atau menambah ke type RE [ IH ] pada saat proses [ Closing Year ]

- Nilai dari type RE [ IT ] adalah kumulatif dari nilai type RE [ IB ],

- Nilai type RE [ IB ] dan [ IT ] akan secara otomatis hasil dari perhitungan Rugi/laba, pada saat Proses [ Closing Monthly ]

Catatan Journal Penutup Persediaan:

Fungsi journal penutup persediaan yaitu untuk memindahkan persediaan akhir menjadi persediaan awal untuk bulan berikutnya.

Contoh :

5.1.10.4.1.0001 Income Summery Persediaan Awal xx D xxxxxxx 1.1.40.1.1.0001 Persediaan Barang xx K xxxxxxx

1.1.40.1.1.0001 Persediaan Barang xx D xxxxxxx 5.1.10.4.2.0001 Income Summery Persediaan Akhir xx K xxxxxxx

Seperti gambar di atas user juga harus menentukan Jenis Account ada pilihan :

A artinya jenis account untuk = Aktiva P artinya jenis account untuk = Passiva

I artinya jenis account untuk = Income / Pendapatan C artinya jenis account untuk = Cost / Biaya

Normal Balance ada pilihan :

D artinya normal balance pada posisi neracanya = Debet C artinya normal balance pada posisi neracanya = Credit

General adalah posisi account ledger / induk, yang akan beisikan account level 1 s/d level 5 contoh : 1 s/d 1.1.10.1.1

System yang akan otomatis mengisinya

Global / Detail ada pilihan :

D artinya account ini adalah posisinya detail = Sub Ledger System yang akan otomatis mengisinya

Level ada pilihan:

1 artinya account ini adalah posisinya sebagai level 1 2 artinya account ini adalah posisinya sebagai level 2 3 artinya account ini adalah posisinya sebagai level 3 4 artinya account ini adalah posisinya sebagai level 4 5 artinya account ini adalah posisinya sebagai level 5 System yang akan otomatis mengisinya

RE & Inventory adalah account yang harus di setting sebagai account special: Account special ini akan sangat berpengaruh pada laporan Neraca.

1. Persediaan Barang isi dengan kode : IV 2. Income Summery Awal & Akhir isi dengan kode : IS 3. Rugi / Laba Bulan Berjalan isi dengan kode : IB 4. Rugi / Laba Tahun Berjalan isi dengan kode : IT 5. Rugi / Laba Ditahan Tahun Lalu isi dengan kode : IH

Untuk perusahaan pabrikan, perdagangan yang mempunyai stok barang, dari point 1 s/d point 5 harus di isi. Untuk perusahaan jasa yang tidak mempunyai stock barang point 3 s/d point 5 yang harus di isi.

Point 3 s/d point 5 sangat penting sekali untuk disetting karena akan mempengaruhi pada saat laporan neraca / balance sheet, jika tidak di setting akan mengakibatkan posisi neraca tidak balance, untuk laporan trial balance dan income statement tidak berpengaruh.

List Update adalah menyatakan tanggal dan jam terakhir di modifikasi / diinput Keyin adalah menyatakan nama user yang memodifikasi atau meng input

2. Saldo Awal

Menu ini sangat penting sekali karena pada menu ini user harus menginput saldo awal neraca, sesuai bulan dimana akan memulai transaksi, saldo awal ini sangat di ajurkan untuk balance artinya posisi account yang debet dengan posisi account yang kredit harus sama (Balance), karena jika tidak balance akan terbawa terus pada saat melakukan closing month untuk saldo awal bulan berikutnya.

Tekan tombol Requery , lalu pilih bulan dan tahun saldo awal yang akan di input, setelah memilih bulan dan tahun lalu klik tombol Query, maka system siap untuk melakukan penginputan saldo awal, dengan menekan tombol New pada toolbar.

Setelah selesai input user dapat mengecek apakah saldo awal sudah balance atau belum dengan cara meng klik tombol Print pada menu toolbar, jika belum balance user bisa mengedit, menghapus atau menambah Account sesuai kebutuhan.

3. Table Journal

Menu ini adalah untuk menambah, merubah dan menghapus kode journal, disini kode journal harus diisi karena pada saat transaksi akan di tanyakan kode journalnya, jika tidak diisi proses journal tidak akan bisa berlanjut, kode journal di sesuaikan dengan kebutuhan user, pada menu ini kode journal bisa di import kodenya dengan meng klik

tombol [Import Default Value], user dapat memodifikasi kode journal dengan mengikuti format sebagai berikut :

K01M artinya journal Penerimaan Kas / Kas Masuk K01K artinya journal Pengeluaran Kas / Kas Keluar B01M artinya journal Penerimaan Bank / Bank Masuk B01K artinya journal Pengeluaran Bank / Bank Keluar P01J artinya journal Penjualan

P01B artinya journal Pembelian R01J artinya journal Retur Penjualan R01B artinya journal Retur Pembelian M01L artinya journal Memorial / Adjustment

Bisa modifikasi sesuai format, contoh K99M jadi maksimum di digit ke 2 adalah 01 s/d 99, nama journal disesuaikan kebutuhan.

4. Table Project

Menu ini adalah untuk mengisi kode project, jika pada perusahaan tersebut mempunyai banyak project , seperti perusahaan Kontraktor, Design Interior, yang ingin melihat posisi rugi / laba per project, jika perusahaan anda tidak ada per project, menu ini tidak perlu di input.

5. Table RE

Menu ini hanya menampilkan rugi/laba setiap bulan yang dihasilkan dari proses Closing RE

6. Penutupan Pembukuan

Menu ini untuk mesetting proses penutupan pembukuan, karena setiap perusahaan berbeda-beda dalam penutupan pembukuannya. Secara normalnya adalah Bulan Desember, tapi ada juga yang bulan April.

7. Template Cash Flow

8. Template Analisa Laporan Keuangan

Template analisa laporan digunakan untuk membuat pengaturan dari analisa laporan

9. Template Grafik Analisa Laporan

Template ini berfungsi untuk membuat Grafik Analisa laporan untuk mengetahui pergerakan penjualan, pembelian, HPP, biaya gaji dan laba rugi melalui sebuah grafik

Dan pada saat di menu Report Grafiknya hanya tinggal tentukan tanggal dan pilih Update

BAB II

MENU TRANSACTION

1. Journal

Menu ini adalah untuk proses penginputan transaksi yang terjadi di perusahaan, antara lain journal :

1. Penerimaan & Pengeluaran Kas 2. Penerimaan & Pengeluaran Bank 3. Penjualan & Pembelian

4. Retur Pembelian & Penjualan 5. Memorial

Pertama user harus menentukan bulan & tahun journal transaksi dengan meng klik tombol Requery setelah di tentukan bulan & tahun transaksi, tekan tombol Query maka system telah siap untuk menerima transaksi, user tinggal klik Tombol New pada toolbar jika user akan menambah journal baru

Tombol Edit pada toolbar jika user akan merubah journal Tombol Delete pada toolbar jika user akan menghapus journal

Journal yang tidak balance system akan menolak untuk di simpan, sampai journal tersebut balance system baru akan menyimpan transaksi tersebut.

List Journal Secara Detail

Tekan tombol F2 atau tombol Space Bar untuk list kode account yang akan di pilih untuk dipakai journal.

2. Trace Transaksi To Master

Untuk mengecek kode account pada transaksi yang user input sudah sesuai dengan kode account yang ada di master account.

3. Trace Transaksi Balance

Untuk mengecek apakah semua transaksi sudah balance

( menu ini di jalankan jika neraca tidak balance, sebagai ceking )

4. Trace Saldo To Master

Untuk mengecek apakan kode account yang ada di saldo awal sudah sesuai dengan yang ada di master account.

( menu ini di jalankan jika neraca tidak balance, sebagai ceking )

5. Trace Master Akun

Untuk mengecek apakah di master akun ada settingan akun yang tidak sesuai format system. Contoh karena user salah mendifinisikan kode account harusnya normalnya D user salah dengan isi C

( menu ini di jalankan jika neraca tidak balance, sebagai ceking )

Sebagai catatan : Point 2 s/d point 5 sebagai ceking saja, tidak perlu di jalankan jika tidak ada yang harus di cek.

6. Reset Journal

Menu ini adalah untuk menghapus journal secara global berdasarkan kode journal

Contoh user akan menghapus transaksi dengan kode journal K2M maka seluruh transaksi yang menggunakan kode journal tersebut akan hilang.

7. Import Journal From xls

Menu ini di gunakan jika akan mengimport journal yang berada pada excel file dengan format kolom yang sesuai dengan format templetenya.

Dengan format seperti ini system akan dapat mengimport journal yang berada pada file excel. Jadi setiap transaksi harus mempunyai data excel seperti berikut:

1. Buku Penerimaan Kas 2. Buku Pengeluaran Kas 3. Buku Penerimaan Bank 4. Buku Pengeluaran Bank 5. Buku Pembelian

6. Buku Penjualan

Dengan mempunyai 6 buku ini user bisa mengimport satu persatu file excel untuk bisa masuk ke system program akuntasi, lihat cara import journal dibawah ini.

Tahapannya :

1. Pilih Jenis Journal yang akan di import

2. Tentukan Jenis dengan memilih ( D =debet, K = Kredit ) 3. Tentukan Account Lawannya dengan mengklik tombol

4. Klik Tombol Import, cari nama file excel, setelah ketemu klik Browse 5. Transaksi akan muncul setelah import, user bisa mengecek apakah journal

dari import ini sudah benar atau belum, jika menurut user sudah benar maka user tinggal tekan tombol Proses, jika belum benar user dapat membatalkan dengan menekan tombol Close

6. Setelah tombol Proses di klik, maka seluruh transaksi yang ada di temporary file akan masuk ke data transaksi.

Tombol Proses di tekan maka semua transaksi lansung di transfer ke table journal.

BAB III MENU REPORT

1. Ledger

Menu ini untuk menampilkan laporan ledger atau Buku Besar setiap akun, pada menu ini ada tiga pilihan :

1. All Account untuk menampilkan seluruh account

2. Per Account untuk menampilkan per account, sesuai yang user minta

3. Range Account untuk menampilkan dari account pertama sampai

ke account yang di tentukan.

2. Closing RE

Menu ini harus di jalankan jika ingin melihat laporan Trial Balance, Income Statement / Rugi laba, Balance Sheet / Neraca.

3. Trial Balance

Menu ini untuk melihat laporan Trial Balance Sheet, dengan menginput tanggal atau bulan laporan yang user inginkan.

4. Worksheet / Neraca Lajur

Menu ini untuk melihat laporan Neraca Lajur, dengan menginput tanggal atau bulan laporan yang user inginkan.

5. Income Statement

Menu ini untuk melihat laporan Rugi / Laba, dengan menginput tanggal atau bulan laporan yang user inginkan.

6. Balance Sheet

Menu ini untuk melihat laporan Neraca, dengan menginput tanggal atau bulan laporan yang user inginkan. Disini ada tiga pilihan penyajian / bentuk laporan :

1. Vertical Balance 2. Horizontal Balance 3. Balance Sheet

7. Income Statement

Menu ini untuk melihat laporan Rugi / Laba Per Project, dengan menginput tanggal atau bulan laporan yang user inginkan.

8. Chart Grafik

Menu ini untuk melihat laporan pergerakan penjualan, pembelian, HPP, biaya gaji, dan laba rugi melalui sebuah tampilan grafik

BAB IV MENU UTILITY

1. Closing Month

Menu ini untuk melakukan proses penutupan neraca, dimana naraca ini akan menjadi saldo awal untuk bulan berikutnya. Proses ini harus dilakukan setiap bulannya. Saldonya disimpan Laba Rugi Bulan Berjalan (IB)

2. Closing Year

Menu ini untuk melakukan proses Penutupan Pembukuan atau akhir tahun , dimana naraca ini akan menjadi saldo awal untuk bulan dan tahun berikutnya, pemindahan saldo laba / rugi tahun berjalan (IT) ke laba / rugi ditahan (IH)

3. Lock / Unlock Data

Menu ini untuk melakukan proses lock / unlock data transaksi, disini data Transaksi di lock / kunci, artinya data transaksi tidak bisa di tambah, dirubah dan dihapus oleh user. Jadi data transaksi atau neraca yang sudah balance aman dari pemakai yang tidak berhak.

Transaksi di unlock / buka kunci, artinya data transaksi yang sudah di kunci bisa di buka kembali sehingga data transaksi bisa di tambah, dirubah dan dihapus oleh user. Untuk menjalankan menu lock/unlock bisanya memakai user dengan level supervisor / administrator

4. Compatible dengan GL versi 1-3

Artinya menu ini bisa digunakan jika perusahaan telah memakai versi 1-3 sebelumnya, untuk upgrade ke versi 3.0.F, untuk transfer data transaksi dari GL versi 1-3 ke GL versi 3.0.F.

5. Import Saldo Awal

Menu ini bisa digunakan jika user ingin memindahkan saldo yang berada di lain folder ke folder yang baru.

6. Export Transaksi

Menu ini digunakan jika user ingin mentransfer data transaksi sesuai bulan & tahun yang user inginkan ke floppy disk, USB dll.

7. Import Transaksi

Menu ini digunakan jika user ingin mengimport data transaksi sesuai bulan & tahun yang di inginkan user, kebalikan dari transaksi export data.

8. User Monitoring

Menu ini digunakan jika user ingin mengetahui, user siapa saja yang sedang online, atau sedang menggunakan program ini.

BAB V MENU TOOLS

1. Password by Position

Menu ini untuk menentukan nama posisi atau membuat nama posisi user dalam system. Contoh :

2. Password by User

Menu ini untuk menentukan nama user , password dan posisi user dalam system. Contoh :

3. Maintenance Database

Menu ini untuk maintenance database, pack database

4. Company & System Parameter

Menu ini untuk mensetting Nama Perusahaan, Alamat, Dan Digit yang akan di gunakan dalam laporan.

5. Reindex

Menu ini untuk reindex data, jika susunan data ada yang rusak, maka dengan menjalankan menu ini index data yang rusak akan di perbaiki. Tentukan bulan & tahun lalu tekan tombol OK.

6. Command Windows

7. Update Version Glsys to Internet

Dengan menjalankan menu ini user bisa mengaupdate versi GL yang terbaru jika ada pemberitahuan dari eSoft System.

8. Setting Internet

Menu ini untuk setting internet jika perusahaan user mempunyai cabang dan ingin transfer data lewat internet, cabang bisa kirim data ke kantor pusat lewat internet.

9. Upload & Download Data

Menu ini di gunakan jika user ingin mengirim data ke kantor pusat, atau ke cabang lain lewat internet, dan reportnya bisa di laporkan lewat email sesuai user tentukan di menu internet setting.

Data yang telah dikirim akan tersimpan di sent items

Data yang pernah masuk / terima dari cabang di simpan di inbox

Tombol Create Data untuk menentukan data yang akan di kirim dengan memilih checkbox file master dan file transaksi

Jika centang File Transaksi user tentukan tanggal transaksi yang akan di kirim ke pusat, lalu tekan tombol Go maka grid yang di samping kanan kolom sele akan terisi V.

Jika centang File Master maka grid yang di samping kanan kolom sele akan terisi V.

Setelah pada grid kolom sele telah terisi V maka tombol Create File akan nampak dan siap untuk di klik, setelah di klik maka data akan di compress dan siap untuk di kirim, user tinggal klik tombol send/recv proses transfer data lewat internet akan di jalankan.

6. Export Transaksi

Menu ini digunakan jika user ingin mentransfer data transaksi sesuai bulan & tahun yang user inginkan ke floppy disk, USB dll.

7. Import Transaksi

Menu ini digunakan jika user ingin mengimport data transaksi sesuai bulan & tahun yang di inginkan user, kebalikan dari transaksi export data.

8. User Monitoring

Menu ini digunakan jika user ingin mengetahui, user siapa saja yang sedang online, atau sedang menggunakan program ini.

BAB V MENU TOOLS

1. Password by Position

Menu ini untuk menentukan nama posisi atau membuat nama posisi user dalam system. Contoh :

2. Password by User

Menu ini untuk menentukan nama user , password dan posisi user dalam system. Contoh :

3. Maintenance Database

Menu ini untuk maintenance database, pack database

4. Company & System Parameter

Menu ini untuk mensetting Nama Perusahaan, Alamat, Dan Digit yang akan di gunakan dalam laporan.

5. Reindex

Menu ini untuk reindex data, jika susunan data ada yang rusak, maka dengan menjalankan menu ini index data yang rusak akan di perbaiki. Tentukan bulan & tahun lalu tekan tombol OK.

6. Command Windows

7. Update Version Glsys to Internet

Dengan menjalankan menu ini user bisa mengaupdate versi GL yang terbaru jika ada pemberitahuan dari eSoft System.

8. Setting Internet

Menu ini untuk setting internet jika perusahaan user mempunyai cabang dan ingin transfer data lewat internet, cabang bisa kirim data ke kantor pusat lewat internet.

9. Upload & Download Data

Menu ini di gunakan jika user ingin mengirim data ke kantor pusat, atau ke cabang lain lewat internet, dan reportnya bisa di laporkan lewat email sesuai user tentukan di menu internet setting.

Data yang telah dikirim akan tersimpan di sent items

Data yang pernah masuk / terima dari cabang di simpan di inbox

Tombol Create Data untuk menentukan data yang akan di kirim dengan

memilih checkbox file master dan file transaksi

Jika centang File Transaksi user tentukan tanggal transaksi yang akan di kirim ke pusat, lalu tekan tombol Go maka grid yang di samping kanan kolom sele akan terisi V.

Jika centang File Master maka grid yang di samping kanan kolom sele akan

terisi V.

Setelah pada grid kolom sele telah terisi V maka tombol Create File akan nampak dan siap untuk di klik, setelah di klik maka data akan di compress dan siap untuk di kirim, user tinggal klik tombol send/recv proses transfer data lewat internet akan di jalankan.