Evaluasi sistem pengendalian intern pembelian pada UD. Berdijaya Karanganyar faisal

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN PADA UD BERDIJAYA KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

FAISAL DWI PRANOWO F3307150

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user iii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user iv

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

v Tidak ada daya dan kekuatan kecuali dengan pertolongan Allah SWT.

vAkar pendidikan memang pahit, tapi buahnya manis rasanya. (Aris

Toteles)

vBerbahagialah jika mendapat kepercayaan dan jangan pernah

mengkhianatinya karena sesungguhnya kepercayaan itu mahal harganya.

vJika kamu mengalami kegagalan janganlah berputus asa, tetapi

gunakanlah pengalaman tersebut menyalakan api semangat juangmu.

vBerani berkata tidak. Berani menghadapi kebenaran. Kerjakan sesuatu

yang benar karena itu benar. Ini adalah kunci hidup dengan integritas. (W. Clement Stone)

vJadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu. Dan sesungguhnya

yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang yang khusu’. (QS. AL- Baqaroh;45)

Penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang telah menciptakan dan

memberiku kesempatan hidup di dunia.

2. Mamah dan Papah yang telah mengorbankan

segalanya untukku.

3. Kakak dan adik tercinta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan hanya kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan tepat waktu dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian Pada UD Berdijaya Karanganyar”. Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini ditujukan untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari proses penyusunan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan lancar tentunya karena bantuan, dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya dan selalu menunjukkan jalan yang lurus kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu.

2. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com., Ak. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Ibu Sri Murni, SE., Ak selaku ketua program studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Sri Hartoko, MBA, Ak selaku dosen pembimbing dalam penyusunan Tugas Akhir dari awal hingga akhir penulisan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user vii

5. Para dosen pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah mengajarkan banyak ilmu selama berada di bangku kuliah.

6. Almamaterku yang telah memberiku kesempatan untuk mencapai kesuksesan. 7. Bapak Sutaryo selaku Kepala Bagian Penjualan dan seluruh karyawan UD

Berdijaya Karanganyar yang telah membimbing penulis selama penelitian. 8. Mamah dan papah yang telah banyak berkorban untuk penulis, memberikan

kasih sayang, doa dan dukungan yang sangat berarti bagi penulis dan tidak akan pernah terbayarkan oleh apapun.

9. Kakak dan adikku yang slalu membuatku bersemangat.

10. Bayu, Saiful, Banu, Siska, Maya, Haryanto, Hardio, Ruli, Mukti, Oki dan semua sahabat-sahabatku selama kuliah yang telah memberiku pelajaran untuk saling menghargai dan bekerja sama.

11. Teman–teman kost “Willy, Dinar, Burhan, Bayu, Mas Yoni, Mas lukman, Intan, Mas Yenu, Mas Ferdi”. Trima kasih atas segalanya. Kebersamaan yang selama ini terjalin tidak akan sedikitpun terlupakan.

12. Bayu PM (Si “Lebay” dari UGM), Ayik (Pemegang rekor “jomblo” terlama), Suryo (PPS 2009), Ruli (Duta Persabatan 2010), Ipul (Mbak Mas Klaten 96) dan semua sahabat-sahabatku yang selalu memberikan dorongan, sumbangan pemikiran serta bantuan baik moril maupun materiil sehinggan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik, serta seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis ungkapkan satu per satu.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user viii

Akhirnya penulis sadar sepenuhnya akan kekurangan yang dimiliki penulis, dan mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan selanjutnya. Semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat berguna bagi pembaca pada umumnya dan Mahasiswa Fakultas Ekonomi pada khususnya.

Wassallammu’alaikum Wr.Wb

Surakarta, Juli 2010

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1

1. Sejarah Berdirinya UD Berdijaya ... 1

2. Bidang Usaha UD Berdijaya ... 2

3. Struktur Organisasi ... 2

4. Deskripsi Jabatan ... 4

B. Latar Belakang Masalah ... 7

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user x

D. Tujuan Penelitian ... 11

E. Manfaat Penelitian ... 11

BAB II LANDASAN TEORI, PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA A. Landasan Teori ... 13

1. Pengertian Sistem Dan Prosedur ... 13

2. Pengertian Sistem Akuntansi ... 15

3. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian ... 17

4. Sistem Pengendalian Intern ... 22

5. Hubungan Sistem Akuntansi Bembelian dan Sistem Pengendalian Intern ... 27

B. Penyajian dan Analisis Data ... 32

BAB III TEMUAN A. Kelebihan ... 51

B. Kelemahan ... 52

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 53

B. Saran ... 54 DAFTAR PUSTAKA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xi

DAFTAR TABEL

2.1 Hubungan Sistem Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern ... 29 2.2 Kertas Kerja Penilaian Kekuatan dan Kelemahan Sistem Pengendalian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xii

DAFTAR GAMBAR

1.1 Struktur Organisasi UD Berdijaya ... 3 2.2 Prosedur Sistem Pembelian UD Berdijaya ... 40

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan 2. Surat Keterangan

3. Bukti Tanda Terima Sementara 4. Laporan Penerimaan Barang 5. Bukti Pembelian Barang 6. Bukti Memo

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN PADA UD BERDIJAYA KARANGANYAR

FAISAL DWI PRANOWO F 3307150

UD Berdijaya Karanganyar is a company engaged in trading business. One of the existing system to UD berdijaya Karanganyar is purchasing

accounting system. Purchase at UD Berdijaya Karanganyar is the main activity. Therefore, it required the purchase of a good accounting system. To support the creation of good accounting systems, internal control system is required that well too.

The purpose of this research is to obtain a clearer picture and to know the advantages and disadvantages of accounting systems based on the purchase of internal control systems purchases in UD Karanganyar Berdijaya. Based on the results of the evaluation, purchase accounting system at UD Berdijaya

Karanganyar generally adequate. This is evidenced by the serial number printed on the documents used and authorized by the competent authorities, the

accounting records have been backed by supporting documents and source documents, and procedures used are adequate. But still there are weakness in the absence of a concurrently functions and special authorization forms and

procedures for making requests of goods.

Of the weaknesses that have been found, the author suggests that

separated the functions so it could avoid any misuse of responsibility. The author also suggested to make a special authorization in the form and the pick-request procedure.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGANDALIAN INTERN PEMBELIAN PADA UD BERDIJAYA KARANGANYAR

FAISAL DWI PRANOWO F3307150

UD Berdijaya Karanganyar adalah perusahaan yang bergerak dibidang usaha dagang. Salah satu sistem yang ada di UD Berdijaya Karanganyar adalah sistem akuntansi pembelian. Pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar merupakan kegiatan yang utama. Oleh karena itu diperlukan sistem akuntansi pembelian yang baik. Untuk menunjang terciptanya sistem akuntansi yang baik, diperlukan sistem pengendalian intern yang baik pula.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas serta untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi pembelian berdasarkan pada sistem pengendalian intern pembelian yang ada di UD Berdijaya Karanganyar. Berdasarkan hasil evaluasi, sistem akuntansi pembelian di UD Berdijaya Karanganyar secara umum telah memadai. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya nomor urut tercetak pada dokumen–dokumen yang digunakan dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang, catatan akuntansi telah didukung dengan dokumen pendukung dan dokumen sumber, dan prosedur yang digunakan telah memadai. Akan tetapi masih terdapat kelemahan yaitu adanya perangkapan fungsi dan tidak adanya formulir dan otorisasi khusus dalam prosedur permintaan pengambilan barang.

Dari kelemahan yang telah ditemukan, penulis memberikan saran agar dipisahkannya fungsi–fungsi yang terkait sehingga dapat menghindari adanya penyalahgunaan tanggung jawab. Penulis juga menyarankan untuk membuat formulir dan otorisasi khusus dalam prosedur permintaan pengambilan barang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user 1

BAB I PENDAHULUAN

A.Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya UD Berdijaya

UD Berdijaya didirikan pada tahun 1982. Pemilik perusahaan ini bernama Sarwiji. Sebelum perusahaan ini berdiri, bapak Sawiji yang sekarang menjabat sebagai Direktur Utama perusahaan dulunya merupakan karyawan di perusahaan yang bergerak bidang penyortiran kertas. Bapak sarwiji mengumpulkan pendapatannya tiap bulan untuk membangun usaha sendiri. Bapak Sarwiji yang dahulu masih bekerja pada perusahaan tersebut mulai mengembangkan usaha sendiri di bidang jual beli kertas bekas. Setelah memiliki modal dan di rasa kemampuan yang dimiliki cukup pada bidang ini, beliau keluar dari pekerjaannya kemudian menyewa sebuah gudang kecil di daerah Sangkrah dan Pucangsawit. Selama bertahun-tahun usaha ini mulai berkembang. Gudang yang dulunya di sewa sekarang beliau bisa membelinya. Sejak tahun 1982 sampai sekarang, usaha Bapak Sawiji semakin berkembang pesat sehingga beliau memutuskan untuk memindahkan lokasi perusahaan ke tempat yang lebih strategis.

UD Berdijaya bergerak di bidang usaha dagang dengan alamat Ngringo Palur RT 07/03 PO BOX 261 Karanganyar, Jawa Tengah. Pendiri sekaligus pimpinan perusahaan bernama Bapak Sawiji. UD Berdijaya merupakan usaha

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

keluarga, sebagian besar staf kantor yang mengelola perusahaan ini merupakan orang-orang kepercayaan dari Bapak Sawiji sendiri. UD Berdijaya memiliki 125 pegawai yang terdiri dari 15 orang pegawai bulanan dan 110 pegawai mingguan. Pegawai bulanan sebagian besar orang-orang yang sudah dikenal baik dan dapat diberi kepercayaan penuh oleh pimpinan untuk mengelola perusahaan, sedangkan pegawai mingguan merupakan buruh yang diambil dari warga sekitar perusahaan.

2. Bidang usaha UD Berdijaya

UD Berdijaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha dagang. Kegiatan perusahaan dimulai dari mengumpulkan kertas bekas dari para pengepul atau perusahaan–perusahaan yang menjual kertas bekasnya, kemudian menyortirnya sesuai dengan jenis kertas dan selanjutnya adalah memadatkan kertas sehingga siap untuk dijual kepada para pembeli yang umumnya merupakan pabrik pengolahan kertas.

3. Struktur organisasi

Struktur organisasi pada UD Berdijaya digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam organisasi ini wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai wewenang kepada staf dibawahnya untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan. Struktur organisasi UD Berdijaya adalah sebagai berikut:

3

STRUKTUR ORGANISASI UD BERDIJAYA KARANGANYAR

DIREKTUR

KABAG

ADMINISTRASI & UMUM KABAG PENJUALAN KABAG LOGISTIK SEKSI ANGKUTAN PEMBELIAN SEKSI PEMADATAN SEKSI GUDANG SEKSI PENERIMAAN SEKSI SORTIR SEKSI PENJUALAN SEKSI TRANSPORTASI UMUM SEKSI PENGUPAHAN PEMEGANG KAS KECIL BENDAHARA PEMEGANG BUKU JURNAL SEKSI AKUNTANSI PEMEGANG BUKU PEMBANTU PEMEGANG BUKU BESAR 3

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

4. Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan UD Berdijaya adalah sebagai berikut: a. Direktur

Direktur bertanggung jawab terhadap aktivitas perusahaan dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah.

b. Kabag. Logistik

Kabag Logistik bertugas untuk mengawasi segala aktivitas yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan perusahaan mulai dari barang masuk hingga barang keluar. Kabag. Logistik membawahi seksi gudang, seksi pemnerimaan, seksi angkutan pembelian, seksi pemadatan,

dan seksi sortir. c. Kabag. Penjualan dan Transportasi

Kabag Penjualan bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penjualan dan transportasi penjualan.

d. Kabag. Administrasi dan Umum

Kabag Administrasi dan Umum bertanggungjawab terhadap kesejahteraan keryawan, pengeluaran kas, dan pencatatan akuntansi perusahaan. Kabag. Administrasi dan Umum membawahi seksi umum, bendahara, dan seksi akuntansi.

e. Seksi Gudang

Seksi Gudang bertanggungjawab terhadap keluar masuknya barang dagangan dan penyimpanan barang dagang tersebut.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

f. Seksi Pemadatan

Seksi pemadatan bertugas untuk memadatkan kertas yang sudah disortir petugas sortir agar siap unutk dijual.

g. Seksi Penerimaan

Seksi Penerimaan mempunyai fungsi menerima barang dagangan baik dari rekanan, maupun dari retur barang yang dijual, serta membuat dokumen-dokumen yang diperlukan.

h. Seksi Sortir

Seksi Sortir bertanggung jawab terhadap kelancaran proses penyortiran barang, nulai dari menyortir barang, menimbang, serta melaporkan pada kabag logistik.

i. Seksi Angkutan Pembelian

Seksi Angkutan Pembelian bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran proses pengangkutan pembelian barang.

j. Seksi Penjualan

Seksi Penjualan bertanggungjawab terhadap kelancaran proses penjualan barang serta membuat dokomen yang diperlukan untuk dilaporkan pada kabag penjualan dan transportasi.

k. Seksi Transportasi

Seksi Transportasi bertanggungjawab terhadap kelancaran proses transportasi perusahaan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

l. Seksi Umum

Seksi umum bertugas untuk membantu utgas-tugas dari kabag penjualan dan transportasi.

m.Seksi Bendahara

Seksi Bendahara bertanggung jawab untuk mememegang kas perusahaan.

n. Seksi Akuntansi

Seksi Akuntansi bertugas untuk menyelenggarakan pencatatan akuntansi perusahaan, dari buku jurnal, buku besar hingga pembuatan laporan keuangan perusahaan.

o. Petugas Penghitungan Upah

Petugas ini bertanggung jawab untuk menghitung upah para pekerja sesuai dengan tarif upah yang diberikan.

p. Pemegang Kas kecil

Pemegang Kas Kecil bertugas untuk memegang kas kecil yang digunakan untuk membiayai transaksi perusahaan yang nilainya relatif kecil.

q. Pemegang Buku Jurnal

Pemegang Buku Jurnal bertanggung jawab unutk membuat jurnal-jurnal dari semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

r. Pemegang Buku Pembantu

Pemegang Buku Pembantu mempunyai tanggung jawab untuk menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang dicatat pada buku jurnal.

s. Pemegang Buku Besar

Pemegang Buku Besar betanggung jawab untuk mengelompokkan jurnal-jurnal yang telah dicatat pada buku jurnal.

B.Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi sekarang ini, perkembangan perekonomian di Indonesia mengalami kemajuan yang sangat pesat. Banyak bermunculan perusahaan–perusahaan yang bergerak dibidang produksi ataupun jasa. Persaingan di dalam dunia usaha pun menjadi semakin ketat. Keadaan inilah yang memacu setiap perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja di perusahaannya agar mempunyai daya saing yang tinggi. Peningkatan kinerja di perusahaan didukung oleh sistem yang ada di perusahaan tersebut. Sistem yang baik dalam suatu perusahaan akan menghasilkan kinerja yang baik dalam perusahaan tersebut.

Sistem merupakan sarana yang sangat penting dan bermanfaat bagi perusahaan, karena sistem dapat memberikan informasi kepada manajemen perusahaan agar dapat mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien. Sistem yang baik memberikan manfaat dalam memahami lingkungan intern perusahaan. Salah satu sistem yang ada di perusahaan adalah sistem akuntansi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

Sistem akuntansi mempunyai peran yang sangat penting dalam aktivitas perusahaan. Sistem yang baik diharapkan dapat menghasilkan informasi yang andal bagi manajemen untuk membantu perusahaan dalam mengkoordinir dan mengelola perusahaan serta menghindari adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi hingga merugikan perusahaan. Salah satu sistem yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan perusahaan adalah sistem akuntansi pembelian.

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pembelian dalam perusahaan dagang dan menufaktur merupakan awal mula perusahaan tersebut beroperasi. Dengan adanya pembelian persediaan barang dagang atau bahan baku oleh perusahaan maka perusahaan tersebut dapat menjalankan kegiatan usahanya yaitu dengan menjual barang dagang atau memproduksi suatu barang.

Ruang lingkup perusahaan yang semakin meluas dan berkembang secara otomatis akan mengakibatkan semakin banyaknya tugas seorang pemimpin perusahaan . Menjaga keamanan harta milik perusahaan dan mencegah kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terjadi dalam sebuah perusahaan menjadi tanggungjawab seorang pemimpin perusahaan.

Untuk mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan terhadap tugas yang telah diberikan kepada bawahanya, seorang pimpinan memerlukan suatu Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik, yang akan membantu dalam mengawasi jalanya operasional perusahaan dan akan selalu memonitor

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

apakah pelaksanaan kegiatan perusahaan telah sesuai dengan apa yang direncanakan. Sistem akuntansi erat hubunganya dengan sistem pengendalian intern. Dengan sistem pengendalian intern yang baik, maka sistem akuntansi yang baik akan terberntuk pula.

Menurut Mulyadi (2008: 163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern, yaitu: (a) adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; (b) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi; (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya.

Berdasarkan uraian, dapat disimpulkan bahwa terdapat kaitan yang erat antara sistem pengendalian intern dengan sistem akuntansi. Sistem akuntansi menyediakan data historis keuangan suatu perusahaan yang dirangkum dalam sebuah laporan keuangan yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertanggungjawaban kepada pemilik serta pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi haruslah bebas dari bias, error, dan hal lain yang menyesatkan. Untuk itulah dalam pelaksanaan sistem akuntansi diterapkan pula sistem pengendalian intern yang kuat untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan kecurangan. Dengan adanya

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

pemisahan tanggung jawab, terdapat pembagian wewenang, prosedur pencatatan yang ditetapkan oleh organisasi, serta terdapat tanggungjawab pada pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, akan dihasilkan informasi akuntansi yang relevan dan dapat digunakan oleh penggunanya, baik untuk pihak internal maupun pihak eksternal.

UD Berdijaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha dagang yang komoditas dagangannya berupa kertas. Kegiatan utama UD Berdijaya adalah membeli kertas yang sudah tidak terpakai baik dari individu– individu tertentu, instansi–instansi maupun dari perusahaan–perusahaan, kemudian diproses sedemikian rupa dan menjual kembali kertas tersebut. Dari berbagai macam aktivitas yang ada di UD Berdijaya diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang baik agar dalam pelaksanaan sistem pembelian tidak terjadi kecurangan-kecurangan. Mengingat pentingnya pengawasan terhadap kegiatan pembelian barang, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mengambil judul “EVALUSI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN PADA UD BERDIJAYA KARANGANYAR”

C.Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan sistem pembelian yang dilakukan pada UD Berdijaya Karanganyar?

2. Apakah terdapat kelemahan/kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar?

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

D.Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pembelian berdasarkan prosedur yang sudah ada pada UD Berdijaya Karanganyar.

2. Untuk mengetahui kelemahan ataupun kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian UD Berdijaya Karanganyar.

E.Manfaat Penelitian

Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Bagi Penulis

Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja di dunia nyata, sehingga dapat menambahkan pengetahuan sebelumnya yang di dapat di bangku kuliah, terutama dalam hal sistem akuntansi di suatu instansi/ perusahaan.

2. Bagi UD Berdijaya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang bermanfaat dan berguna bagi UD Berdijaya Karanganyar khususnya dalam sistem pembelian dan juga digunakan sebagai evaluasi untuk pengembangan sistem informasi akuntansi dimasa yang akan datang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

3. Bagi pembaca

Diharapkan penulisan ini dapat digunakan sebagai referensi atau acuan bagi mahasiswa lain yang nantinya akan menyusun tugas akhir dengan pokok permasalahan yang sama.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

BAB II

LANDASAN TEORI, PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

A. Landasan Teori

Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran yang berupa informasi akuntansi. Sistem akuntansi dimulai dari data direkam dalam dokumen dan diproses dalam berbagai catatan akuntansi sampai dengan informasi disajikan dalam laporan keuangan.

Suatu sistem diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk membentuk kinerja perusahaan yang sistematis dan terorganisir. Dengan sistem yang baik maka kinerja perusahaan akan lebih teratur dan sedapat mungkin terhindar dari berbagai kecurangan dan penyelewengan, sehingga perusahaan akan mampu mewujudkan tujuanya yaitu melayani kebutuhan publik dengan baik. 1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Sebelum membahas tentang sistem akuntansi, penulis terlebih dahulu ingin memberikan beberapa definisi tentang sistem dan prosedur. Definisi tersebut adalah sebagai berikut:

Pengertian sistem dan prosedur menurut W. Gerard Cole dalam Zaki Baridwan (1990 : 3).

“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”.

“Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (klerikel), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi”.

Pengertian sistem menurut Romney and Steinbart (2006: 4). “Sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri dari dua atau lebih bagian–bagian yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan”.

Pengertian sistem menurut Nugroho Widjajanto (2001: 2).

“Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian–bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output”.

Pengertian sistem dan prosedur menurut Sugiarto (1985: 29). “Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit–unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama”.

“Prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem, seperti sestem penjualan dan pengumpulan kas, dan sebagainya”. Pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi (2008: 5). “Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.

“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikel.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

2. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem yang sering digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem ini dibuat sebagai informasi bagi pihak dalam maupun luar perusahaan. Dari sistem ini dapat diketahui alur yang dibuat dalam bagan alir, bagian-bagian dalam perusahaan yang terlibat dalam suatu kegiatan operasional perusahaan.

Pengertian sistem akuntansi menurut Zaki Baridwan (1990: 1). “Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha perusahaan dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan”.

Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008: 3).

“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah formulir–formulir, laporan–laporan, prosedur–prosedur, dan alat– alat pencatatan yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi– transaksi dan melaporkan hasilnya yang berupa laporan keuangan yang digunakan mamajemen untuk mengawasi kegiatan operasi dan memudahkan pengelolaan perusahaan.

Unsur pokok Sistem Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi (2008 : 3) adalah:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

a. Formulir

Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) dia atas secarik kertas.

b. Jurnal

Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. c. Buku Besar (general ledger)

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, laporan biaya pemasaran, dan daftar umur piutang.

Tujuan umum pengembangan Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008: 19):

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penggajian, maupun struktur informasi.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

3. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem pembelian bahan baku menurut Mulyadi (2008: 3).

“Sistem pembelian adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur kegiatan pembelian yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan pembelian dari perusahaan”.

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2008: 299).

Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan (Baridwan, 1990: 107).

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

Unsur-unsur sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian 1) Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi Penerimaan

Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4) Bagian Akuntansi

a) Bagian pencatatan utang

Bagian pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembeliaan ke dalam register bukti kas

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

b) Bagian pencatatan persediaan

Bagian pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

b. Dokumen yang digunakan adalah: 1) Surat Permintaan Pembelian

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti dalam surat tersebut.

2) Surat Permintaan Penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4) Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang telah diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu, dan kuantitas barang sesuai yang tercantum dalam surat order pembelian.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

5) Surat perubahan order

Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggajian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

c. Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1) Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan

voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk

mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2) Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan

account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk

mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3) Buku pembantu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan

account payable procedure, buku pembantu yang digunakan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan

account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang

adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher

file)

4) Buku pembantu sediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli. d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

1) Prosedur permintaan pembelian.

Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian.

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam pemilihan pemasok sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi dua, yaitu:

a) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. Dalam sistem ini pemasok dipilih langsung oleh bagian pembelian, tanpa melalui penawaran harga.

b) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjuk langsung.

Dalam sistem ini pemilihan pemasok terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari pemasok.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

3) Prosedur order pembelian.

Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4) Prosedur penerimaan barang.

Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5) Prosedur pencatatan utang.

Dalam prosedur ini bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebitkan dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

4. Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisisensi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones, 2008: 132).

Sedangkan menurut Mulyadi (2008: 163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Berdasarkan definisi di atas sistem pengendalian intern memiliki tujuan sebagai berikut:

a. menjaga kekayaan organisasi,

b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. mendorong efisiensi, dan

d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

a. Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control)

Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

b. Pengendalian Intern Administrasi (Internal Administration Control)

Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1) Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan dari fungsi akuntansi.

a) Fungsi operasi: fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

b) Fungsi penyimpanan: fungsi yang memilki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.

c) Fungsi akuntansi: fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.

Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan suatu transaksi dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk sehingga

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang pelaksanaan otorisasi. Dilain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu perusahaan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

2) Pemeriksaan mendadak.

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa adanya campur tangan dari orang lain atau unit organisasi lain.

4) Perputaran jabatan.

5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Di antara ketiga unsur di atas, mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang papling penting. Jika perusahaan memilki karyawan yang kompeten dan jujur, unsure pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai ke tingkat yang umum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban yang akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ditempuh berbagai cara berikut ini:

1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut dengan pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan ketentuan perkembangan pekerjaannya. 5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern

Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasi/perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut sebagai sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008: 3). Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 163).

Beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam sistem pengendalian intern antara lain adalah: (a) adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; (b) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi; (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Dengan adanya prinsip-prinsip ini, seluruh jaringan prosedur dapat dijalankan dengan efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias ataupun error dan hal lain yang menyesatkan pada informasi dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut.

Berdasarkan uraian dapat diambil kesimpulan, bahwa sistem akuntansi pembelian tidak sama dengan sistem pengendalian intern, namun sistem akuntansi pembelian memiliki hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan pembelian yang telah ditetapkan oleh organisasi/perusahaan, serta terdapat tanggung jawab pada pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang reliabel sehingga dapat dimanfaatkan oleh manajemen dan pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.

29

Tabel 2.1

Hubungan Sistem Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern

Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian

Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul Pembelian Permintaan pembelian barang dan jasa Pembuatan surat order pembelian Penerimaan barang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang. Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Dilakukan oleh Bagian Pembelian.

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang

Surat Permintaan Pembelian Surat Order Pembelian Laporan Penerimaan Barang

Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli.

Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.

Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi.

Barang dapat diminta untuk tujuan atau kuantitas yang tidak semestinya.

Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang tidak semestinya.

Barang yang diterima kemungkinan tidak

30

Penyimpanan barang

Pencatatan utang

diterima dari pemasok. Dilakukan oleh Bagian Penerimaan Barang.

Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan. Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam register Bukti Kas Keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (Bukti Kas Keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelanggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi ini dijalankan oleh bagian Akuntansi

Kartu Utang Bukti Kas Keluar

Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian. Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan, harus didokumentasikan ke dalam ”Tanda Terima Barang”.

Setiap pencatatan utang harus dilandasi dokumen sumber Bukti Kas Keluar dan dokumen pendukung yang lengkap.

Perusahaan kemungkinan

menerima barang yang rusak, kuantitasnya salah, salah jenisnya, salah barang.

Fungsi Gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.

Bukti Kas Keluar dapat tidak dicatat.

Bukti Kas Keluar dicatat dalam akun yang salah.

31

Pencatatan persediaan

Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Fungsi ini dijalankan oleh bagian akuntansi.

Kartu Persediaan Setiap pencatatan persediaan harus didasarkan pada Kartu Gudang

Kemungkinan ketidakcocokkan pencatatan kuantitas dan harga pokok barang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

B. Penyajian dan Analisis Data

Untuk menjaga kekayaan perusahaan dan kelancaran proses produksi, diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik, sistem pengendalian intern yang handal juga sangat diperlukan demi menjaga kekayaan dan kelancaran proses pembelian. Sistem akuntansi yang baik dan sistem pengendalian intern yang handal dapat mengurangi risiko kerugian yang mungkin dapat timbul selama proses pembelian berlangsung. Unsur-unsur yang terkait pada sistem pembelian UD Berdijaya antara lain:

1. Sistem Pembelian Barang Dagang Kertas pada UD Berdijaya adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian pada UD Berdijaya antara lain:

1) Fungsi Penerima Penawaran Barang

Fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk menerima pesanan pembelian yang ditawarkan oleh penjual. Fungsi ini dilakukan oleh direktur.

2) Fungsi Pengambilan Barang

Fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk mengambil barang yang dijual oleh individu atau dari perusahaan yang menjual kertas–kertas yang sudah tidak terpakai kemudian membawanya ke perusahaan. Fungsi ini berada pada seksi angkutan pembelian.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab menerima barang dari pengemudi dan memutuskan perlu tidaknya proses penyortiran serta membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan mencatat ke kartu gudang. Fungsi ini berada pada seksi penerimaan.

4) Fungsi pembelian

Bertanggung jawab untuk mencocokan Laporan Penerimaan Barang (LPB) dengan Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) dan membuat Bukti Pembelian Barang (BPB). Fungsi ini berada pada bagian logistik.

5) Fungsi pembayaran

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengotorisasi dokumen Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan Bukti Pembelian Barang (BPB) saat terjadi pembelian tunai. Fungsi ini juga bertugas membuat Bukti Memo (BM) saat terjadi pembelian kredit. Fungsi ini berada pada bagian administrasi dan umum.

6) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi yang terjadi di perusahaan kedalam jurnal pembelian, buku pembantu hutang dan kartu persediaan. Fungsi ini berada pada seksi akuntansi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

b. Dokumen yang digunakan

1) Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS)

Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) dibuat oleh seksi angkutan pembelian saat pengambilan barang dan dimintakan tanda tangan pada penjual barang. Dokumen ini dibuat untuk bukti bahwa barang dagang yang dijual telah diambil.

2) Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Laporan Penerimaan Barang (LPB) dibuat oleh seksi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima. LPB di otorisasi oleh bagian logistik yang kemudian digunakan sebagai dasar pembuatan BPB.

3) Bukti Pembelian Barang (BPB)

Bukti Pembelian Barang (BPB) dibuat oleh bagian logistik. BPB merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai bukti kas keluar.

4) Bukti Memo (BM)

Bukti Memo (BM) merupakan dokumen yang berisi pemberitahuan bahwa perusahaan melakukan pembelian kredit, baik itu menggunakan uang muka pembelian ataupun tidak. Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi dan umum.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Kartu persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat mutasi barang yang masuk dan keluar dari gudang. Kartu persediaan mencakup catatan atas jenis barang, jumlah barang dan harga barang tersebut. Pencatatan ini dilaksanakan oleh fungsi penerimaan.

2) Jurnal pembelian

Jurnal pembelian yaitu catatan akuntansi yang dipergunakan untuk mencatat pembelian barang dagang kertas. Jurnal pembelian dibuat oleh fungsi akuntansi

3) Buku pembantu hutang

Buku pembantu hutang merupakan buku yang digunakan untuk mencatat jumlah hutang atas pembelian kredit secara lebih terperinci untuk masing-masing penjual. Pencatatan pada buku pembantu hutang ini dilakukan oleh fungsi akuntansi.

4) Buku kegiatan angkutan kendaraan

Buku kegiatan angkutan kendaraan berisi tentang tanggal dilakukannya pengambilan barang, nomor polisi kendaraan yang digunakan untuk pengambilan barang, dan tempat/lokasi pengambilan barang. Buku kegiatan angkutan kendaraan diisi oleh fungsi penerimaan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

d. Prosedur pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya

Pelaksanaan pembelain barang dagang kertas pada UD Berdijaya harus melewati prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, yaitu mulai dari permintaan pengambilan barang dagang kertas hingga pencatatannya. Prosedur pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya selengkapnya adalah sebagai berikut:

1) Prosedur penawaran barang.

a) Direktur menerima telpon dari penjual mengenai pemberitahuan penawaran penjualan barang dagangannya yang berupa kertas. b) Setelah menerima penawaran, direktur memerintahkan kepada

seksi angkutan pembelian untuk mengambil barang dagang tersebut dan memberitahukan alamat penjual.

2) Prosedur pengambilan barang.

a) Setelah memperoleh perintah dari direktur, seksi angkutan pembelian datang ke tempat penjual barang sesuai dengan alamat yang sudah diberitahukan..

b) Seksi angkutan pembelian melakukan pencatatan atas penimbangan barang dan membuat Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) rangkap 2.

c) BTTS dimintakan tanda tangan pada penjual barang dan lembar pertama diserahkan kepada penjual, sedangkan lembar ke 2 dibawa pengemudi untuk diserahkan ke Kabag Logistik dan diarsip sementara sesuai nomor.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

3) Prosedur penerimaan barang.

a) Setalah truk beserta barang telah datang, kemudian seksi penerimaan menerima barang dan mencatat kedalam buku kegiatan angkutan kendaraan.

b) Kemudian seksi penerimaan memutuskan perlu tidaknya proses penyortiran dan mencatat ke kartu persediaan menurut jenis kertasnya.

c) Seksi penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan menyerahkan ke Kabag. Logistik.

4) Prosedur pembuatan bukti pembelian

a) Kabag. Logistik menerima dokumen pendukung (BTTS lembar pertama) dari penjual, dan LPB dari seksi penerimaan.

b) Kabag Logistik mencocokan dokumen pendukung, LPB, dan BTTS lembar ke 2 dari seksi angkutan pembelian yang sebelumnya telah diarsip sementara.

c) Jika tidak cocok maka pembelian barang dagang akan diberikan potongan pembelian. Ketidakcocokan ini disebabkan kerena kwalitas barang dagang kertas yang diambil tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan, misalnya kertas tersebut basah atau rusak sehinnga tidak dapat diolah kembali. Bagian logistik menghubungi penjual lewat telpon atas ketidakcocokan tersebut. Kemudian penjual akan memberikan potongan atas pembelian ini. Setelah itu potongan pembelian ditulis manual pada LPB dan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

mengesahkan LPB tersebut. Bagian logistik membuat Bukti Pembelian Barang (BPB) rangkap 3. BPB lembar pertama, ke 2, dokumen pendukung, dan LPB diserahkan ke bagian administrasi dan umum. BPB lembar ke 3 dan BTTS lembar ke 2 di arsip permanen dibagian logistik berdasar tanggal.

d) Jika cocok, Kabag Logistik mengesahkan LPB dan membuat Bukti Pembelian Barang (BPB) rangkap 3. BPB lembar pertama, BPB lembar ke 2, dokumen pendukung, dan LPB diserahkan ke bagian administrasi dan umum. BPB lembar ke 3 dan BTTS lembar ke 2 di arsip permanen dibagian logistik berdasar tanggal.

5) Prosedur Pembayaran

a) Kabag. Administrasi dan Umum menerima dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1 dan BPB lembar ke 2 dari Kabag Logistik. b) Bila perusahaan melakukan pembayaran secara tunai, maka bagian

administrasi dan umum memberi cap “lunas” pada LPB dan BPB. Dokumen pendukung, LPB, dan BPB lembar ke 1 dan ke 2 diserahkan ke kasir untuk pembayaran.

c) Bila melakukan pembayaran secara kredit baik itu menggunakan uang muka ataupun tidak, bagian administrasi dan umum membuat Bukti Memo (BM).

d) Bagian Administrasi dan Umum mendistribusikan dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1, dan BM ke seksi akuntansi. BPB lembar ke 2 diserahkan ke penjual barang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

e) Saat penjual melakukan penagihan, BPB yang diarsip sementara oleh bagian administrasi dan umum dicocokkan dengan BPB yang dibawa oleh penjual.

f) Setelah cocok BPB lembar ke 1 dan ke 2 diberi cap lunas dan diserahkan ke kasir untuk dasar pembayaran utang.

6) Prosedur pencatatan utang

a) Seksi akuntansi menerima dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1, BM dari bagian administrasi dan umum.

b) Seksi akuntansi mencatat pembelian kredit ke dalam jurnal pembelian dan buku pembantu hutang.

c) Seksi akuntansi menyerahkan BPB lembar pertama ke bagian administrasi dan umum dan diarsip sementara di bagian administrasi dan umum menurut tanggal untuk menunggu penjual melakukan penagihan.

d) Dokumen pendukung, LPB dan BM diarsip permanen oleh seksi akuntansi menurut tanggal dokumen.

e. Bagan Alir

Bagan alir sistem pembelian pada UD Berdijaya nampak pada gambar dibawah ini :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

Direktur Seksi Angkutan Pembelian

Datang ke tempat penjual

barang

Mencatat penimbangan

barang

Membuat BTTS & meminta tanda tangan

penjual

2 BTTS 1

2 Diserahkan

ke Penjual

Stl. Sampai di

perusahaan diserahkan kepada Kabag. Logistik MULAI

Menerima permintaan pembelian dari

penjual

Memerintahkan pengemudi

untuk mengambil

barang

1

1

Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian UD Berdijaya Catatan :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

Seksi Penerimaan

Bersama Barang

Menerima barang dan

ditimbang

Perlu disortir

Disortir

Barang ditimbang

menurut jenisnya

Membuat Lap. Penerimaan

Barang

LPB

ya

Tidak

3 Truk dagang

Kartu Persediaan

Buku Kegiatan Angkutan Kendaraan

Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

Kabag. Logistik

Dok. Pdkg. LPB BTTS 2

3 ₂

N

Menunggu lap. dari seksi penerimaan mengenai penerimaan barang tsb.

Menghubungi penjual untuk memberitahukan dan meminta potongan pembelian cocok Dok. Pdkg. BTTS 2

LPB ya Tidak 4 Mengesahkan Laporan Penerimaan Barang Membuat bukti Pembelian Barang rangkap 3 Dok. Pdkg. BTTS 2

LPB

5 Mencocokkan

dokumen pendukung, LPB, dan, BTTS lenbar

ke 2 dari penjual

3 2 BPB 1

4

T Menulis potongan

pembelian pada LPB

Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :

BTTS : Bukti Tanda Terima Sementara Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang

43

Kabag. Aministrasi dan Umum

5

Dok. Pdkg 2 LPB

2 BPB 1

Tunai atau kredit Kredit Membuat bukti memo Dok. Pdkg. LPB 2 BPB 1

BM

Dok. Pdkg. LPB

2 BPB 1

Dok. Pdkg. LPB

2 BPB 1

Memberi cap Lunas pada BPB & LPB

Kasir

6 _Ke

penjual

BPB 1 7 T Dicocokan dan Dicap Lunas 2

BPB 1

BPB 2 Penjual melakukan

penagihan

Tunai

Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :

Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BM : Bukti Memo

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

Seksi Akuntansi

6

Dok. Pdkg. LPB

BPB 1 BM

Jurnal Pembelian

Buku Pembantu Utang/Piutang

Dok. Pdkg. LPB

BPB 1 BM

T 7

Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :

Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BM : Bukti Memo

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

2. Sistem Pengendalian Intern Penjualan pada UD Berdijaya Karanganyar a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

1) Transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi yaitu Fungsi Penerima Penawaran Barang, Fungsi Angkutan Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembelian, Fungsi Pembayaran, dan Fungsi Akuntansi. Masing-masing fungsi tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang berbeda. Fungsi Penerima Pesanan Pembelian dijalankan oleh Direktur, Fungsi Pengambilan Barang dijalankan oleh seksi angkutan pembelian, Fungsi Penerimaan dijalankan oleh seksi penerimaan, Fungsi Pembelian dijalankan oleh kepala bagian logistik, Fungsi Pembayaran dijalankan oleh kepala bagian administrasi dan umum, dan Fungsi Akuntansi dijalankan oleh seksi akuntansi.

2) Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi Akuntansi. Bagian pembelian dan bagian akuntansi yang terpisah telah menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan catatan akuntansi yang dihasilkan. Pemisahan fungsi ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan utang.

3) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut maka akan mengurangi kecurangan yang terjadi, misalnya penggelapan barang dan menghindari manipulasi data barang yang diterima.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1) Bukti Tanda Terima sementara (BTTS) diotorisasi oleh seksi angkutan pembelian dan penjual.

2) Laporan Penerimaan Barang (LPB) diotorisasi oleh seksi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

3) Bukti Pembelian Barang (BPB) diotorisasi oleh kepala bagian logistik sebagai bukti bahwa barang telah dibeli.

4) Bukti Memo (BM) dibuat dan diotorisasi oleh kepala bagian administrasi dan umum.

5) Setiap pencatatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan dilakukan oleh bagian akuntansi dengan mengarsip semua tembusan dokumen-dokumen..

c. Praktik yang sehat

1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak. 2) Dokumen yang digunakan dicetak rangkap.

3) Masing-masing bagian mengarsip dokumen yang diperlukan. 4) Perimaan barang hanya diterima dan diteliti oleh bagian

penerimaan barang setelah mendapat BTTS.

5) Bukti Pembelian Barang dicap “lunas” oleh bagian administrasi dan umum.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

UD Berdijaya telah melakukan perekrutan karyawan yang mempunyai keahlian yang memadai di bidang masing-masing walaupun sebagian besar tidak mempunyai gelar sarjana.

Tabel berikut adalah gambaran mengenai hubungan sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern pembelian yang terdapat pada UD Berdijaya Karanganyar.

48

Tabel 2.2

Kertas Kerja Penilaian Kekuatan/Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar

Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian

Intern Kekuatan/Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Penawaran barang Pengambilan barang

Direktur menerima tawaran pembelian dari pemasok barang melalui telepon.

Fungsi Pengambilan barang bertanggungjawab untuk

mengambil barang dan membuat BTTS serta mengotorisasi

dokumen tersebut. Dilakukan oleh Seksi Angkutan Pembelian.

-

Bukti Tanda Terima Sementara

-

BTTS ditandatangani oleh Seksi Angkutan Pembelian dan pemasok.

Tidak adanya formulir dan otorisasi khusus yang menyertai transaksi sehingga menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan informasi mengenai nama dan alamat pemasok. (kelemahan SPI) Pengambilan barang disertai dokumen BTTS dimana dokumen tersebut diotorisasi oleh Seksi Angkutan Pembelian dan pemasok sehingga

mengurangi kemungkinan kecurangan.

(kekuatan SPI)

49

Penerimaan barang

Penyimpanan barang

Pembuatan Bukti Pembelian

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab menerima barang dan melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini

dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.

Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab menyimpan barang yang diterima Seksi Penerimaan Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Bagian Gudang.

Fungsi Pembelian bertanggung jawab membuat Bukti Pembelian Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Kabag Logistik.

Laporan Penerimaan Barang

Bukti Pembelian Barang

Setiap penerimaan barang yang dilakukan harus terdapat Laporan Penerimaan Barang yang telah diotorisasi.

Fungsi penerimaan melakukan cek fisik terhadap barang yang diterima dan dicocokan dengan BTTS.

Setiap kali terjadi pembelian barang harus didokumentasikan ke dalam Bukti Pembelian Barang.

Dengan adanya BTTS dapat mengurangi risiko kesalahan dalam

pengecekan terhadap Laporan Penerimaan Barang mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang dibeli. (kekuatan SPI) Tidak adanya Kartu Gudang yang dibuat untuk merekam mutasi barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan sehingga bagian Gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.

(kelemahan SPI)

Fungsi pembelian hanya membuat BPB

berdasarkan BTTS dan LPB yang diterima,sehingga akan menjamin keakuratan pencatatan. (kekuatan SPI) 49

50

Pembayaran

Pencatatan Utang

Pencatatan Kartu Persediaan

Fungsi pembayaran bertanggung jawab melakukan pembayaran kepada pemasok. Fungsi ini dijalankan olah Kabag Administrasi dan Umum.

Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan catatan utang. Dilakukan oleh Seksi Akuntansi.

Fungsi pencatat persediaan

bertanggung jawab untuk mencatat jumlah sediaan yang ada di

gudang. Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.

Bukti Pembelian Barang Jurnal Pembelian Buku Pembantu Utang/Piutang Kartu Persediaan

Membubuhkan tanda cap ”lunas” pada BPB.

Setiap pencatatan utang harus berdasarkan BPB dan dokumen pendukung lainnya serta diotorisasi khusus Seksi Akuntansi.

Setiap pencatatan sediaan harus berdasarkan Laporan

Penerimaan Barang.

Sudah terdapat otorisasi khusus yang mengurangi resiko terjadinya

kecurangan. (kekuatan SPI) Pencatatan hanya

dilaksanakan oleh bagian yang berwenang yaitu Seksi Akuntansi dan hanya berdasar dokumen sumber/dokumen pendukung sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan akurat dan terpercaya.

(kekuatan SPI)

Tidak adanya otorisasi dari bagian Akuntansi sehingga data yang dihasilkan kurang akurat. Sebaiknya fungsi

pencatatan harus terpisah dari fungsi operasi. (kelemahan)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

BAB III TEMUAN

Berdasarkan pembahasan yang telah penulis paparkan pada bab II, terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan dalam sistem pengendalian intern pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar. Beberapa kelebihan dan kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

A.Kelebihan

1. Adanya nomor urut tercetak pada Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS), Laporan Penerimaan Barang (LPB), dan Bukti Pembelian Barang (BPB). Hal ini menunjukan kelengkapan dokumen dan dapat mempermudah pertanggungjawaban pemegang otorisasi/kekuasaan serta mewujudkan praktik yang sehat.

2. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen pendukung dan dokumen sumber. Hal ini dapat memperkuat keandalan catatan akuntansi.

3. Adanya otorisasi dalam pembuatan dokumen BTTS, LPB, dan BPB oleh bagian–bagian yang berwenang sehingga dapat dipertanggungjawabkan. 4. Terdapat kartu persediaan dan kartu utang yang dapat mempermudah

dalam mengetahui informasi tentang jumlah sediaan dan jumlah utang yang dimiliki perusahaan

Berdasarkan kertas kerja yang telah dibuat dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi yang dimiliki perusahaan sudah cukup

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

baik dan didukung dengan adanya pelaksanaan sistem pengendalian intern, misalnya pada struktur organisasi sudah terdapat pemisahan tanggung jawab secara tegas, sistem wewenang dan otorisasi yang memadai, praktik-praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas tiap bagian dalam organisasi, serta terdapat karyawan yang cakap dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

B. Kelemahan

1. Fungsi penerimaan merangkap tugas sebagai fungsi akuntansi, yakni dalam hal pencatatan atas hasil penimbangan barang ke kartu persediaan. Hal ini merupakan kelemahan karena bagian penerimaan yang bertugas menimbang barang juga mempunyai wewenang mencatat barang ke kartu persediaan, sehingga dapat menimbulkan kemungkinan memanipulasi data penerimaan barang tersebut ataupun terjadi kesalahan pencatatan. 2. Tidak adanya formulir dan otorisasi khusus yang menyertai dalam

prosedur penawaran barang sehingga menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan informasi mengenai nama dan alamat pemasok. 3. Tidak ada Kartu Gudang yang digunakan untuk mencatat mutasi barang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

UD Berdijaya Karanganyar merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang jual beli kertas bekas. Perusahaan ini tidak lepas dari kegiatan pembelian barang dagang. Pembelian merupakan kegiatan utama yang dilakukan berulang-ulang. Berdasarkan hasil analisis sistem pengendalian intern, sistem pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya Karanganyar telah dilakukan dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi sehingga satu fungsi dijalankan oleh satu bagian saja meskipun masih terdapat sedikit perangkapan fungsi yaitu pada fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Perusahaan juga telah menggunakan berbagai macam dokumen yang bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam hal penelusuran atau pemeriksaan. Selain itu, sistem pembelian pada UD Berdijaya didukung dengan pelaksanaan prosedur yang dilakukan secara runtut dan baik. Tetapi dalam sistem pembelian tersebut masih terdapat kelemahan-kelemahan, yaitu adanya perangkapan fungsi, tidak ada formulir untuk mencatat persediaan yang diterima dari Seksi Penerimaan Barang serta tidak adanya formulir dan otorisasi khusus pada prosedur penawaran barang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang penulis temukan pada Bab III, maka penulis merekomendasikan beberapa saran agar sistem pembelian pada UD Berdijaya menjadi lebih baik. Adapun beberapa saran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya Kartu Persediaan dicatat oleh Bagian Akuntansi, sedangkan Seksi Penerimaan cukup mencatat penerimaan barang ke dalam LPB. Hal ini dikarenakan menurut prinsip pengendalian intern yang baik seharusnya fungsi operasi harus terpisah dari fungsi pencatatan. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan pencatatan maupun manipulasi data.

2. Sebaiknya terdapat dokumen atau formulir yang sudah diotorisasi oleh direktur dalam prosedur penawaran barang yang berfungsi sebagai bukti yang sah untuk mengambil barang ke pemasok sehingga pemasok yakin bahwa karyawan tersebut utusan dari UD Berdijaya dan mengurangi terjadinya kesalahan pengambilan barang.

3. Sebaiknya perusahaan membuat Kartu Gudang untuk mencatat mutasi barang yang terjadi di perusahaan dimana Kartu Gudang dibuat oleh Bagian Gudang. Hal ini bertujuan untuk merekam transaksi yang terjadi agar dapat dipertanggungjawabkan serta menghindari agar bagian gudang tidak memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.

49

Penerimaan barang

Penyimpanan barang

Pembuatan Bukti Pembelian

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab menerima barang dan melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini

dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.

Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab menyimpan barang yang diterima Seksi Penerimaan Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Bagian Gudang.

Fungsi Pembelian bertanggung jawab membuat Bukti Pembelian Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Kabag Logistik.

Laporan Penerimaan Barang

Bukti Pembelian Barang

Setiap penerimaan barang yang dilakukan harus terdapat Laporan Penerimaan Barang yang telah diotorisasi.

Fungsi penerimaan melakukan cek fisik terhadap barang yang diterima dan dicocokan dengan BTTS.

Setiap kali terjadi pembelian barang harus didokumentasikan ke dalam Bukti Pembelian Barang.

Dengan adanya BTTS dapat mengurangi risiko kesalahan dalam

pengecekan terhadap Laporan Penerimaan Barang mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang dibeli. (kekuatan SPI) Tidak adanya Kartu Gudang yang dibuat untuk merekam mutasi barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan sehingga bagian Gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.

(kelemahan SPI)

Fungsi pembelian hanya membuat BPB

berdasarkan BTTS dan LPB yang diterima,sehingga akan menjamin keakuratan pencatatan. (kekuatan SPI) 49

Pembayaran

Pencatatan Utang

Pencatatan Kartu Persediaan

Fungsi pembayaran bertanggung jawab melakukan pembayaran kepada pemasok. Fungsi ini dijalankan olah Kabag Administrasi dan Umum.

Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan catatan utang. Dilakukan oleh Seksi Akuntansi.

Fungsi pencatat persediaan

bertanggung jawab untuk mencatat jumlah sediaan yang ada di

gudang. Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.

Bukti Pembelian Barang Jurnal Pembelian Buku Pembantu Utang/Piutang Kartu Persediaan

Membubuhkan tanda cap ”lunas” pada BPB.

Setiap pencatatan utang harus berdasarkan BPB dan dokumen pendukung lainnya serta diotorisasi khusus Seksi Akuntansi.

Setiap pencatatan sediaan harus berdasarkan Laporan

Penerimaan Barang.

Sudah terdapat otorisasi khusus yang mengurangi resiko terjadinya

kecurangan. (kekuatan SPI) Pencatatan hanya

dilaksanakan oleh bagian yang berwenang yaitu Seksi Akuntansi dan hanya berdasar dokumen sumber/dokumen pendukung sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan akurat dan terpercaya.

(kekuatan SPI)

Tidak adanya otorisasi dari bagian Akuntansi sehingga data yang dihasilkan kurang akurat. Sebaiknya fungsi

pencatatan harus terpisah dari fungsi operasi. (kelemahan)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

BAB III TEMUAN

Berdasarkan pembahasan yang telah penulis paparkan pada bab II, terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan dalam sistem pengendalian intern pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar. Beberapa kelebihan dan kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

A.Kelebihan

1. Adanya nomor urut tercetak pada Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS),

Laporan Penerimaan Barang (LPB), dan Bukti Pembelian Barang (BPB). Hal ini menunjukan kelengkapan dokumen dan dapat mempermudah pertanggungjawaban pemegang otorisasi/kekuasaan serta mewujudkan praktik yang sehat.

2. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen

pendukung dan dokumen sumber. Hal ini dapat memperkuat keandalan catatan akuntansi.

3. Adanya otorisasi dalam pembuatan dokumen BTTS, LPB, dan BPB oleh

bagian–bagian yang berwenang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

4. Terdapat kartu persediaan dan kartu utang yang dapat mempermudah

dalam mengetahui informasi tentang jumlah sediaan dan jumlah utang yang dimiliki perusahaan

Berdasarkan kertas kerja yang telah dibuat dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi yang dimiliki perusahaan sudah cukup

commit to user

baik dan didukung dengan adanya pelaksanaan sistem pengendalian intern, misalnya pada struktur organisasi sudah terdapat pemisahan tanggung jawab secara tegas, sistem wewenang dan otorisasi yang memadai, praktik-praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas tiap bagian dalam organisasi, serta terdapat karyawan yang cakap dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

B. Kelemahan

1. Fungsi penerimaan merangkap tugas sebagai fungsi akuntansi, yakni

dalam hal pencatatan atas hasil penimbangan barang ke kartu persediaan. Hal ini merupakan kelemahan karena bagian penerimaan yang bertugas menimbang barang juga mempunyai wewenang mencatat barang ke kartu persediaan, sehingga dapat menimbulkan kemungkinan memanipulasi data penerimaan barang tersebut ataupun terjadi kesalahan pencatatan.

2. Tidak adanya formulir dan otorisasi khusus yang menyertai dalam

prosedur penawaran barang sehingga menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan informasi mengenai nama dan alamat pemasok.

3. Tidak ada Kartu Gudang yang digunakan untuk mencatat mutasi barang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

UD Berdijaya Karanganyar merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang jual beli kertas bekas. Perusahaan ini tidak lepas dari kegiatan pembelian barang dagang. Pembelian merupakan kegiatan utama yang dilakukan berulang-ulang. Berdasarkan hasil analisis sistem pengendalian intern, sistem pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya Karanganyar telah dilakukan dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi sehingga satu fungsi dijalankan oleh satu bagian saja meskipun masih terdapat sedikit perangkapan fungsi yaitu pada fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Perusahaan juga telah menggunakan berbagai macam dokumen yang bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam hal penelusuran atau pemeriksaan. Selain itu, sistem pembelian pada UD Berdijaya didukung dengan pelaksanaan prosedur yang dilakukan secara runtut dan baik. Tetapi dalam sistem pembelian tersebut masih terdapat kelemahan-kelemahan, yaitu adanya perangkapan fungsi, tidak ada formulir untuk mencatat persediaan yang diterima dari Seksi Penerimaan Barang serta tidak adanya formulir dan otorisasi khusus pada prosedur penawaran barang.

commit to user B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang penulis temukan pada Bab III, maka penulis merekomendasikan beberapa saran agar sistem pembelian pada UD Berdijaya menjadi lebih baik. Adapun beberapa saran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya Kartu Persediaan dicatat oleh Bagian Akuntansi, sedangkan

Seksi Penerimaan cukup mencatat penerimaan barang ke dalam LPB. Hal ini dikarenakan menurut prinsip pengendalian intern yang baik seharusnya fungsi operasi harus terpisah dari fungsi pencatatan. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan pencatatan maupun manipulasi data.

2. Sebaiknya terdapat dokumen atau formulir yang sudah diotorisasi oleh

direktur dalam prosedur penawaran barang yang berfungsi sebagai bukti yang sah untuk mengambil barang ke pemasok sehingga pemasok yakin bahwa karyawan tersebut utusan dari UD Berdijaya dan mengurangi terjadinya kesalahan pengambilan barang.

3. Sebaiknya perusahaan membuat Kartu Gudang untuk mencatat mutasi

barang yang terjadi di perusahaan dimana Kartu Gudang dibuat oleh Bagian Gudang. Hal ini bertujuan untuk merekam transaksi yang terjadi agar dapat dipertanggungjawabkan serta menghindari agar bagian gudang