commit to user 10
pemisahan tanggung jawab, terdapat pembagian wewenang, prosedur pencatatan yang ditetapkan oleh organisasi, serta terdapat tanggungjawab pada
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, akan dihasilkan informasi akuntansi yang relevan dan dapat digunakan oleh penggunanya,
baik untuk pihak internal maupun pihak eksternal. UD Berdijaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha
dagang yang komoditas dagangannya berupa kertas. Kegiatan utama UD Berdijaya adalah membeli kertas yang sudah tidak terpakai baik dari individu–
individu tertentu, instansi–instansi maupun dari perusahaan–perusahaan, kemudian diproses sedemikian rupa dan menjual kembali kertas tersebut. Dari
berbagai macam aktivitas yang ada di UD Berdijaya diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang baik agar dalam pelaksanaan sistem pembelian tidak
terjadi kecurangan-kecurangan. Mengingat pentingnya pengawasan terhadap kegiatan pembelian barang, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis
mengambil judul “EVALUSI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN PADA UD BERDIJAYA KARANGANYAR”
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah:
1. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan sistem pembelian yang dilakukan pada UD Berdijaya Karanganyar?
2. Apakah terdapat kelemahankekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar?
commit to user 11
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pembelian berdasarkan prosedur yang sudah ada pada UD Berdijaya Karanganyar.
2. Untuk mengetahui kelemahan ataupun kekuatan dalam sistem pengendalian intern pembelian UD Berdijaya Karanganyar.
E. Manfaat Penelitian
Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Bagi Penulis Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja di dunia nyata,
sehingga dapat menambahkan pengetahuan sebelumnya yang di dapat di bangku kuliah, terutama dalam hal sistem akuntansi di suatu instansi
perusahaan. 2. Bagi UD Berdijaya
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang bermanfaat dan berguna bagi UD
Berdijaya Karanganyar khususnya dalam sistem pembelian dan juga digunakan sebagai evaluasi untuk pengembangan sistem informasi
akuntansi dimasa yang akan datang.
commit to user 12
3. Bagi pembaca Diharapkan penulisan ini dapat digunakan sebagai referensi atau
acuan bagi mahasiswa lain yang nantinya akan menyusun tugas akhir dengan pokok permasalahan yang sama.
commit to user 13
BAB II LANDASAN TEORI, PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
A. Landasan Teori
Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran yang berupa informasi akuntansi. Sistem
akuntansi dimulai dari data direkam dalam dokumen dan diproses dalam berbagai catatan akuntansi sampai dengan informasi disajikan dalam laporan
keuangan. Suatu sistem diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk membentuk
kinerja perusahaan yang sistematis dan terorganisir. Dengan sistem yang baik maka kinerja perusahaan akan lebih teratur dan sedapat mungkin terhindar
dari berbagai kecurangan dan penyelewengan, sehingga perusahaan akan mampu mewujudkan tujuanya yaitu melayani kebutuhan publik dengan baik.
1. Pengertian Sistem dan Prosedur Sebelum membahas tentang sistem akuntansi, penulis terlebih
dahulu ingin memberikan beberapa definisi tentang sistem dan prosedur. Definisi tersebut adalah sebagai berikut:
Pengertian sistem dan prosedur menurut W. Gerard Cole dalam Zaki Baridwan 1990 : 3.
“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”.
“Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani klerikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,
13
commit to user 14
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi”.
Pengertian sistem menurut Romney and Steinbart 2006: 4.
“Sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri dari dua atau lebih bagian–bagian yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan”. Pengertian sistem menurut Nugroho Widjajanto 2001: 2.
“Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian–bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan,
yaitu input, proses, dan output”. Pengertian sistem dan prosedur menurut Sugiarto 1985: 29.
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit–unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang
sama”. “Prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang
berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem, seperti sestem penjualan dan pengumpulan kas, dan sebagainya”.
Pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi 2008: 5. “Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan
urutan kegiatan klerikel.
commit to user 15
2. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi SIA merupakan sistem yang sering
digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem ini dibuat sebagai informasi bagi pihak dalam maupun luar perusahaan. Dari sistem
ini dapat diketahui alur yang dibuat dalam bagan alir, bagian-bagian dalam perusahaan yang terlibat dalam suatu kegiatan operasional perusahaan.
Pengertian sistem akuntansi menurut Zaki Baridwan 1990: 1. “Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan,
prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha perusahaan dengan tujuan
untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi
perusahaan”.
Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi 2008: 3. “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah formulir–formulir, laporan–laporan, prosedur–prosedur, dan alat–
alat pencatatan yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi– transaksi dan melaporkan hasilnya yang berupa laporan keuangan yang
digunakan mamajemen untuk mengawasi kegiatan operasi dan memudahkan pengelolaan perusahaan.
Unsur pokok Sistem Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi 2008 : 3 adalah:
commit to user 16
a. Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam didokumentasikan dia atas secarik kertas.
b. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan
data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. c.
Buku Besar general ledger Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu
dalam buku besar. e.
Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan
yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan
commit to user 17
modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, laporan biaya pemasaran, dan daftar umur piutang.
Tujuan umum pengembangan Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut Mulyadi, 2008: 19:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penggajian, maupun struktur informasi.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reliability informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
3. Sistem Akuntansi Pembelian Sistem pembelian bahan baku menurut Mulyadi 2008: 3.
“Sistem pembelian adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur kegiatan pembelian yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan pembelian dari perusahaan”.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan Mulyadi, 2008: 299.
Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan
Baridwan, 1990: 107.
commit to user 18
Unsur-unsur sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian 1 Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2 Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian
kepada pemasok yang dipilih. 3 Fungsi Penerimaan
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi penerimaan
barang bertanggung
jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4 Bagian Akuntansi a Bagian pencatatan utang
Bagian pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembeliaan ke dalam register bukti kas
commit to user 19
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan
kartu utang sebagai buku pembantu utang. b Bagian pencatatan persediaan
Bagian pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam
kartu persediaan. b. Dokumen yang digunakan adalah:
1 Surat Permintaan Pembelian Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti dalam surat tersebut.
2 Surat Permintaan Penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. 3 Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4 Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang telah diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu, dan kuantitas barang sesuai yang tercantum
dalam surat order pembelian.
commit to user 20
5 Surat perubahan order Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggajian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6 Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian, juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
c. Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1 Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2 Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3 Buku pembantu utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat utang kepada pemasok adalah buku pembantu
commit to user 21
utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang
adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar unpaid voucher file
4 Buku pembantu sediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu
sediaan ini digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli. d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1 Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
2 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam pemilihan pemasok sistem akuntansi pembelian
dibagi menjadi dua, yaitu: a Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
Dalam sistem ini pemasok dipilih langsung oleh bagian pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
b Sistem akuntansi pembelian dengan penunjuk langsung. Dalam sistem ini pemilihan pemasok terlebih dahulu dilakukan
pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga
penawaran dari pemasok.
commit to user 22
3 Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4 Prosedur penerimaan barang.
Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut. 5 Prosedur pencatatan utang.
Dalam prosedur ini bagian akuntansi memeriksa dokumen- dokumen
yang berhubungan
dengan pembelian
dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang. 6 Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebitkan dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen. 4. Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang
untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian
commit to user 23
sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisisensi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones, 2008: 132. Sedangkan menurut Mulyadi 2008: 163 sistem pengendalian
intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan definisi di atas sistem pengendalian intern memiliki tujuan sebagai berikut:
a. menjaga kekayaan organisasi, b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
c. mendorong efisiensi, dan d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Pengendalian Intern Akuntansi Internal Accounting Control Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
commit to user 24
b. Pengendalian Intern Administrasi Internal Administration Control Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini
didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1 Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan dari
fungsi akuntansi. a Fungsi operasi: fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan. b Fungsi penyimpanan: fungsi yang memilki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. c Fungsi akuntansi: fungsi yang memiliki wewenang untuk
mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap transaksi. Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan
suatu transaksi dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk sehingga
commit to user 25
semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang
digunakan untuk merekam penggunaan wewenang pelaksanaan otorisasi. Dilain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam
dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem
otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat
dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat
dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu perusahaan.
commit to user 26
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
1 Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2 Pemeriksaan mendadak. 3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa adanya campur tangan dari orang lain atau unit organisasi lain.
4 Perputaran jabatan. 5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Di antara ketiga unsur di atas, mutu karyawan merupakan unsur
sistem pengendalian intern yang papling penting. Jika perusahaan memilki karyawan yang kompeten dan jujur, unsure pengendalian
yang lain dapat dikurangi sampai ke tingkat yang umum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban yang
akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
commit to user 27
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ditempuh berbagai cara berikut ini:
1 Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut dengan pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang
mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan
analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan
menduduki jabatan tersebut. 2 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan sesuai dengan ketentuan perkembangan pekerjaannya. 5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern
Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasiperusahaan. Dalam
pelaksanaan sistem akuntansi tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh
manajemen, yang disebut sebagai sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan Mulyadi, 2008: 3. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
commit to user 28
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Mulyadi, 2008: 163.
Beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam sistem pengendalian intern antara lain adalah: a adanya pemisahan struktur organisasi secara
tegas; b terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi; c adanya praktik
yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan d adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung
jawabnya. Dengan adanya prinsip-prinsip ini, seluruh jaringan prosedur dapat dijalankan dengan efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias
ataupun error dan hal lain yang menyesatkan pada informasi dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut.
Berdasarkan uraian dapat diambil kesimpulan, bahwa sistem akuntansi pembelian tidak sama dengan sistem pengendalian intern,
namun sistem akuntansi pembelian memiliki hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Yaitu dengan adanya pemisahan tanggung
jawab dan pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan pembelian yang telah ditetapkan oleh organisasiperusahaan, serta terdapat tanggung
jawab pada pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang reliabel sehingga
dapat dimanfaatkan oleh manajemen dan pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.
Tabel 2.1 Hubungan Sistem Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern
Tahap Transaksi FungsiBagian
FormulirDokumen Aktivitas Pengendalian
Intern KerugianKecurangan
yang Mungkin Timbul
Pembelian Permintaan
pembelian barang dan jasa
Pembuatan surat order pembelian
Penerimaan barang Fungsi gudang bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi sediaan yang ada di gudang. Dilakukan oleh
Bagian Gudang. Fungsi pembelian bertanggung
jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih. Dilakukan oleh Bagian
Pembelian. Fungsi penerimaan barang
bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang Surat Permintaan
Pembelian Surat Order
Pembelian Laporan Penerimaan
Barang Otorisasi umum dan
khusus untuk setiap barang yang akan dibeli.
Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat
permintaan pembelian yang telah diotorisasi.
Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order
pembelian yang telah diotorisasi.
Barang dapat diminta untuk tujuan atau
kuantitas yang tidak semestinya.
Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang
tidak semestinya. Barang yang diterima
kemungkinan tidak dipesan sebelumnya.
29
Penyimpanan barang
Pencatatan utang diterima dari pemasok.
Dilakukan oleh Bagian Penerimaan Barang.
Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register Bukti Kas Keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber Bukti
Kas Keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelanggarakan buku pembantu utang sebagai buku
pembantu utang. Fungsi ini dijalankan oleh bagian
Akuntansi Kartu Utang
Bukti Kas Keluar Fungsi penerimaan barang
menghitung, menginspeksi, dan membandingkan
barang yang diterima dengan surat order
pembelian. Setiap kali terjadi
penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke
fungsi penyimpanan, harus didokumentasikan ke
dalam ”Tanda Terima Barang”.
Setiap pencatatan utang harus dilandasi dokumen
sumber Bukti Kas Keluar dan dokumen pendukung
yang lengkap. Perusahaan
kemungkinan menerima barang yang
rusak, kuantitasnya salah, salah jenisnya,
salah barang. Fungsi Gudang dapat
memungkiri telah menyimpan barang
yang dibeli. Bukti Kas Keluar dapat
tidak dicatat. Bukti Kas Keluar
dicatat dalam akun yang salah.
30
Pencatatan persediaan
Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di
gudang. Fungsi ini dijalankan oleh bagian akuntansi.
Kartu Persediaan Setiap pencatatan
persediaan harus didasarkan pada Kartu
Gudang Kemungkinan
ketidakcocokkan pencatatan kuantitas
dan harga pokok barang.
31
commit to user 32
B. Penyajian dan Analisis Data
