CAHYO TRI WIBOWO F3308141

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN

SUPPORTWARE

PADA

PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh:

CAHYO TRI WIBOWO F3308141

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

HALAMAN PERSETUJUAN

Tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA

ANEKAPIRANTI” telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

v

HALAMAN PENGESAHAN

Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi.

Nama : Cahyo Tri Wibowo

NIM : F3308141

Judul Tugas Akhir : EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN

BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA

ANEKAPIRANTI

Surakarta, 14 Juli 2011 Tim Penguji Tugas Akhir

1. M. Syafiqurrahman, SE., MM., Ak. NIP. 19800604 200501 1 001

2. Agus Widodo, SE., M.Si., Ak. NIP. 19730825 200012 1 001

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“You may delay, but time will not”.

(Benjamin Franklin) “Keberhasilan ada di dalam tindakan,

bukan di dalam rencana”.

(Mario Teguh)

Penulis persembahkan kepada:

1. Ayah Bunda tercinta yang selalu memberiku doa, kasih sayang, dan semangat untuk selalu berjuang mewujudkan harapan dan impian. 2. Kakakku Lilik, Juni, Eko, Susi tersayang dan

keponakanku Azra, Daffa, Tiara, Rio, dan Iniestha yang lucu, selalu mewarnai hari-hariku dengan senyuman kebahagiaan. 3. Anindya yang selalu menyematkan cinta

dalam setiap rangkaian hariku.

4. Sahabat-sahabatku yang selama ini telah berjuang bersama.

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul

“EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN

SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI”. Tugas Akhir

ini adalah salah satu syarat untuk mencapai Derajat Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Tugas Akhir ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada PT Nagabhuana Anekapiranti, Jalan Industri I no. 88, Kutu, Grogol, Sukoharjo.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak kendala-kendala yang penulis hadapi. Akan tetapi, berkat rahmat Allah SWT kendala-kendala tersebut dapat teratasi. Penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil tanpa kerja sama dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku ketua Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Agus Widodo, SE., M.Si., Ak. selaku pembimbing magang yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penyusunan laporan magang ini sehingga dapat selesai dengan baik.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

4. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu selama masa perkuliahan serta seluruh staf administrasi dan pelayanan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Samuel Gunawan Wijaya selaku Direktur Utama yang memberikan ijin melakukan kegiatan magang dan penelitian di PT Nagabhuana Anekapiranti.

6. Bapak Sarino selaku Kepala Strategic Bussines Unit 1 PT Nagabhuana Anekapiranti yang telah memberikan bimbingan selama magang dan penelitian.

7. Seluruh staf dan karyawan PT Nagabhuana Anekapiranti, Mas Hera yang murah senyum, Mas Sugiyatno yang sabar, Mas Oma yang baik, Bang Ami yang selalu membantu, Mbak Ning yang ramah, Mbak Lisa yang manis, terima kasih atas bimbingan, ilmu dan bantuan yang diberikan kepada penulis selama ini.

8. Ayah Bunda tercinta yang telah banyak memberikan doa, kasih sayang, semangat, dan motivasinya untuk selalu berjuang mewujudkan harapan dan impian.

9. Kakakku Lilik, Juni, Eko, Susi tersayang dan keponakanku Azra, Daffa, Tiara, Rio, dan Iniestha yang lucu, selalu mewarnai hari-hariku dengan senyuman kebahagiaan.

10.Seseorang tercinta Anindya yang selama ini memberikan hatinya dengan ketulusan serta selalu menyematkan cinta dalam setiap rangkaian hariku.

commit to user

ix

11.Sahabat sekaligus saudara-saudariku, Fauzi, Beny, Ihsan, Rivan, Rahan, Abdul, Agung, Ariz, Diyan dan Citra yang mengisi cerita hariku dengan canda, tawa dan petuah-petuahnya.

12.Teman-teman seperjuangan Diploma III Akuntansi angkatan 2008 yang memberi masukan dan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 13.Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini yang

tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan untuk kemajuan yang lebih baik lagi. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Surakarta, 27 Juli 2011

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

ABSTRACT ... ii

ABSTRAK ... iii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iv

HALAMAN PENGESAHAN ... v

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... ... 1

1. Sejarah Perusahaan ... 1

2. Lokasi Perusahaan ... 2

3. Visi dan Misi ... 3

4. Struktur Organisasi ... 5

5. Deskripsi Jabatan ... 7

B. Latar Belakang Masalah ... 21

commit to user

xi

D. Tujuan Penelitian ... 25

E. Manfaat Penelitian ... 26

II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka ... ... 27

1. Pengertian Sistem dan Prosedur ... 27

2. Pengertian Sistem Akuntansi ... 28

3. Tujuan Sistem Akuntansi ... 28

4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian ... 29

5. Sistem Pengendalian Intern ... 34

6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern ... 38

B. Analisis Data dan Pembahasan... ... 40

III. TEMUAN A. Kelebihan ... 56

B. Kelemahan ... 57

IV. PENUTUP A. Simpulan ... 58

B. Rekomendasi ... 59 DAFTAR PUSTAKA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

II.1 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur

Permintaan Pembelian Barang ... 50 II.2 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur

Penawaran Harga dan Order Pembelian ... 51 II.3 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur

Penerimaan Barang ... 52 II.4 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur

Penyimpanan dan Pengeluaran Barang ... 53 II.5 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur

commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1.1 Struktur Organisasi PT. Nagabhuana Anekapiranti ... 6 2.1 Bagan Alir Prosedur Permintaan Pembelian Barang (Gudang) ... 45 2.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang (Gudang) ... 46 2.3 Bagan Alir Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian

(Pembelian) ... 47 2.4 Bagan Alir Prosedur Verifikasi Faktur Pembelian

(Pembelian) ... 48 2.5 Bagan Alir Prosedur Pencatatan Utang (Akuntansi) ... 49

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir

2. Surat Keterangan Magang/ Penelitian 3. Kartu Mutasi Barang

4. Form Permintaan Barang Umum 5. Kartu Stok Barang

6. Incoming dan Surat Pengantar

commit to user

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN

SUPPORTWARE

PADA

PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI

CAHYO TRI WIBOWO

F3308141

PT Nagabhuana Anekapiranti was a manufacture company that the activity especially is produced furniture teak wood. The problem that will be discussed in this research was about the internal control system of the purchase material supportware to PT. Nagabhuana Anekapiranti. This research aimed at knowing the implementation of accounting system purchase material supportware, afterwards evaluated the strengths and the weaknesses of the internal control system purchase material supportware.

From results of the research that was carried out, the researcher found several weaknesses and strengths in the internal control system purchase material supportware PT Nagabhuana Anekapiranti. Found in excess among other: document that was used was adequate enough that is numbered massaged was printed and the implementation concurrently document by showing the difference of the colour, the document authorised by competent authority, recording of accounting functions was based on the source document and support document the complete his authorisation, the availability of the debt card and debt listing procedures. Weaknesses found among other: concurrently receiving and storing inventory functions.

The conclusion from the research that was carried out was PT Nagabhuana Anekapiranti have a good organizational structure, the separation of duties and responsibilities clearly between the organisation parts although being concurrently receiving and storing inventory functions, document and accounting records used is sufficient, procedures of purchase material supportware that run was good enough although there are some that need to be improved and added.

Based on results of the research that has been done, the researcher gave several recommendations that is: to establish the function of receiving goods.. Keyword: purchase of the supportware material, system and procedures, internal control system.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN

SUPPORTWARE

PADA

PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI

CAHYO TRI WIBOWO

F3308141

PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebuah perusahaan manufaktur yang kegiatan utamanya adalah memproduksi furniture kayu jati. Masalah yang hendak dibahas dalam penelitian ini adalah tentang sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan supportware, kemudian mengevaluasi kekuatan dan kelemahan pengendalian intern pembelian bahan supportware.

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti menemukan beberapa kelemahan dan kelebihan dalam sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti. Kelebihan yang ditemukan antara lain: dokumen yang digunakan cukup memadai yaitu telah bernomor urut tercetak dan dilakukannya perangkapan dokumen dengan menunjukkan perbedaan warna, dokumen diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, pencatatan fungsi akuntansi berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang lengkap otorisasinya, tersedianya kartu utang dan prosedur pencatatan utang. Kelemahan yang ditemukan antara lain: terjadinya perangkapan fungsi penerimaan dengan dan pengeluaran persediaan barang.

Simpulan dari penelitian yang telah dilakukan adalah PT Nagabhuana Anekapiranti sudah memiliki struktur organisasi yang cukup baik, adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab secara jelas antara bagian organisasi meskipun ada perangkapan fungsi yang dilakukan antara fungsi penerimaan dan fungsi pengeluaran barang, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sudah cukup memadai, prosedur pembelian bahan supportware yang berjalan sudah cukup baik meskipun ada beberapa yang harus ditambahkan dan diperbaiki.

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti memberikan beberapa rekomendasi yaitu: perlu dilakukannya pembentukan fungsi penerimaan. Kata kunci: pembelian bahan supportware, sistem dan prosedur, sistem pengendalian intern.

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1. Gambaran Umum PT Nagabhuana Anekapiranti

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan

PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebuah perusahaan furniture yang berdiri pada tanggal 25 Agustus 1998 dan mempunyai tanda daftar perusahaan perdagangan yaitu No. 118Ti35TDUP IIX 1998 dengan keputusan Mentri Kehakiman RV No. C2-1334 11.01.01 tahun 1998. Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Samuel Gunawan Wijaya. Mulanya perusahaan bergerak di bidang produksi kertas kardus (kartonbox) yang berfungsi untuk packing barang dengan nama PT Naga Mas Seroja Sejahtera. Karena banyaknya pembeli yang memesan kartonbox untuk packing meubel/ furniture, maka muncul ide dan pemikiran untuk memperluas usahanya di bidang furniture yang dirasa cukup menjanjikan. Akhirnya, didirikan PT Nagabhuana Anekapiranti yang terletak di kawasan industri Telukan, Sukoharjo. Perusahaan memproduksi furniture kayu jati dan menjadi kesatuan usaha dengan PT Naga Mas Seroja Sejahtera sehingga saling mendukung serta lebih menguntungkan.

Seiring dengan perkembangan dan kemajuan PT Nagabhuana Anekapiranti Grogol Sukoharjo, maka Bapak Samuel Gunawan Wijaya mempunyai pemikiran yang lebih jauh untuk meningkatkan dan memperkuat perusahaan. Pada tahun 2008, PT Nagabhuana Anekapiranti

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

membangun pabrik baru di daerah Parangjoro, Sukoharjo. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan produksi dan memenuhi kebutuhan pasar yang semakin tinggi.

Sampai saat ini PT Nagabhuana Anekapiranti Grogol Sukoharjo memiliki tiga jenis produk furniture yaitu: produk indoor berupa peralatan rumah tangga yang diletakan di dalam rumah, produk garden furniture, dan produk handicraft yaitu terdiri dari hiasan-hiasan rumah tangga seperti lampu duduk, tempat sampah dan lain-lain.

2. Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahaan adalah tempat perusahaan melakukan aktivitas sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sehingga penempatan lokasi perusahaan merupakan salah satu faktor yang menentukan perkembangan perusahaan.

Lokasi perusahaan merupakan hal penting untuk mendukung kelancaran proses produksi serta tercapainya perusahaan. Adapun lokasi PT Nagabhuana Anekapiranti I terletak di Jalan Industri I no. 88, Kutu, Grogol, Sukoharjo yang merupakan kawasan industri, sedangkan PT Nagabhuana Anekapiranti II berada di daerah Parangjoro, Sukoharjo. Lokasi ini cukup strategis jika dilihat dari beberapa faktor berikut:

commit to user a. Segi Geografis

1) Tenaga Kerja

Letak yang dekat dari pemukiman penduduk membuat PT Nagabhuana Anekapiranti dapat memperoleh tenaga kerja dengan mudah dari masyarakat yang tinggal di sekitar perusahaan.

2) Lingkungan Masyarakat

Secara tidak langsung sikap masyarakat di sekitar perusahaan sangat mendukung karena adanya lapangan pekerjaan baru. Mereka dapat meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan. b. Segi Ekonomis

1) Sumber Daya Alam/ Bahan Baku

Di Daerah Sukoharjo dan daerah sekitarnya masih terdapat banyak perkebunan jati, maka PT Nagabhuana Anekapiranti dapat memanfaatkan sumber daya alam yang ada guna mencukupi bahan baku perusahaan.

2) Transportasi

PT Nagabhuana Anekapiranti berada tidak jauh dari Jalan Raya Solo-Wonogiri sehingga akses pengangkutan bahan baku dan pengiriman produk perusahaan cukup mudah dilalui.

3. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Menjadi perusahaan furniture kelas dunia yang menghasilkan produk dan jasa pelayanan terbaik demi kepuasan pelanggan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

b. Misi

Kami berusaha keras untuk:

1) Menjadikan 5 nilai kerja sebagai jiwa bagi setiap karyawan. a) Ibadah sehingga setiap niat, tutur kata, dan tindakan harus

dipertanggungjawabkan kepada Tuhan Yang Maha Esa. b) Proses pembelajaran untuk terus menerus mengembangkan

kualitas diri.

c) Sarana untuk meningkatkan integritas diri sampai tercapainya kesatuan pikiran, ucapan, dan tindakan.

d) Proses pemuliaan diri, rekan kerja dan lingkungan.

e) Proses menghasilkan produk dan jasa pelayanan terbaik kepada pelanggan.

2) Menjadikan produk sebagai cerminan dari kualitas diri, tim kerja, dan manajemen perusahaan.

3) Meningkatkan kualitas dan kuantitas produk guna memperkuat daya saing di pasar nasional dan internasional.

4) Terbuka pada kritik dan saran yang membangun demi kepuasan pelanggan dan kemajuan perusahaan.

5) Memperhatikan, menjaga kesejahteraan lingkungan dan kelestariannya sebagai bentuk tanggung jawab sosial.

commit to user

4. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu urutan manusia atau orang yang disusun menurut tugas dan kewajibannya dengan rasa tanggung jawab dalam bidangnya masing-masing di suatu organisasi peraturan tertentu guna mencapai tujuan tertentu pula. Adapun struktur organisasi PT Nagabhuana Anekapiranti dapat dilihat pada gambar berikut:

6

Gambar I.1

Struktur organisasi PT Nagabhuana Anekapiranti

Direktur Utama

SBU 3

Sawmill dan KD

NEW SBU Support Department

SBU 4 HRD

SBU 5 Accounting

QC PPIC Marketing Purchasing

Storage R & D Terminal SBU 1 dan 2

commit to user

5. Deskripsi Jabatan

Struktur organisasi merupakan masalah yang sangat penting bagi pemimpin dalam pembagian tugas dan pekerjaannya. Selain itu, juga menunjukkan fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara yang satu dengan yang lainnya.

Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebagai berikut:

a. Direktur Utama

Direktur Utama merupakan pemegang kekuasaan tertinggi yang mempunyai tugas dan wewenang:

1) Bertanggung jawab mengendalikan seluruh kegiatan perusahaan, membina kesejahteraan semua bagian, kemampuan kerja serta efisiensi dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.

2) Menentukan kebijakan yang akan dijalankan perusahaan demi perkembangan perusahaan.

3) Mengadakan evaluasi terhadap modal, tenaga kerja, produksi, pemasaran dan lain-lain.

b. Strategic Bussines Unit 3

Strategic Bussines Unit 3 adalah departemen yang mandiri dengan rangkaian proses kerja mulai pembelian bahan baku kayu sampai mengolah menjadi komponen kering dan mengirimkannya untuk proses produksi. Tugas strategic bussines unit 3:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

1) Bertanggung jawab terhadap proses pembahanan secara menyeluruh.

2) Menerima satu set order dari production planning and inventory control berupa purchase order, list komponen, standar kualitas adalah proses awal untuk melakukan analisis perhitungan strategic bussines unit 3 untuk dasar pengadaan bahan baku kayu.

3) Merencanakan kebutuhan bahan baku kayu, menghitung kebutuhan kayu sesuai order, melihat grade kayu yang distandarkan dalam order.

4) Melakukan pembelian log kayu kepada supplier sesuai dengan kebutuhan dan kualitas.

5) Membuat breakdown jadwal untuk pembelian kayu, proses grading, kedatangan log, penggergajian menjadi papan dan atau komponen, pengeringan, tanggal masuk dan keluar kiln dry berdasarkan ketebalan komponen, pengiriman komponen kering ke strategic bussines unit produksi.

Bagian yang berada di bawah strategic bussines unit 3: 1) Sawmill

Sawmill adalah proses penggergajian log kayu yang datang dari supplier menjadi papan dan atau komponen kasar. Bagian Sawmill memiliki tugas, yaitu:

a) Menerima log kayu dari pemasok untuk proses awal. b) Melakukan pemotongan kayu menjadi papan atau balok.

commit to user

c) Menerima dan memproses ulang bahan baku yang dikembalikan untuk diproses ulang.

d) Melaporkan semua kejadian di bagian sawmill, baik proses maupun hasil kepada kepala strategic bussines unit 3.

2) Kiln Dry

Kiln Dry adalah proses pengeringan kayu sehingga kayu yang dihasilkan akan digunakan untuk proses produksi. Bagian sawmill memiliki tugas, yaitu:

a) Menerima papan atau balok dari hasil sawmill

b) Melakukan pengeringan kayu sehingga dapat diperoleh standar kadar air yang ditentukan.

c) Melakukan pengecekkan ulang kelembaban kadar air sebelum melakukan pengiriman ke produksi.

d) Melaporkan semua kejadian di bagian kiln dry kepada kepala strategic bussines unit 3.

c. Strategic Bussines Unit 1 dan 2 (Produksi Furniture Ekspor)

Strategic Bussines Unit 1 dan 2 memiliki fungsi untuk memproduksi furniture ekspor adalah mengolah bahan dari komponen kayu kering (keluar dari kiln dry) sampai menjadi produk furniture yang siap kirim. Mulai dari menerima order dari production planning and inventory control, memproses produksi massal sesuai dengan target order dan target pengiriman yang telah ditetapkan. Strategic

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

bussines unit 1 dan 2 di pimpin oleh kepala bagian. Adapun tugas dan wewenangnya yaitu:

1) Menerima satu set kelengkapan order dari production planning and inventory control.

2) Melakukan meeting pra produksi dengan melibatkan seluruh supervisor dan teamquality control.

3) Merencanakan produksi pada strategic bussines unit 1 dan 2. 4) Mengorganisasi semua departemen produksi di strategic bussines

unit 1 dan 2.

5) Mengawasi proses produksi pada strategic bussines unit 1 dan 2. 6) Membuat contoh produksi sesuai dengan spek yang telah

disepakati dengan buyer. 7) Menyusun laporan produksi.

Departemen produksi yang berada di bawah strategic bussines unit 1 dan 2:

1) Departemen Materializing

Departemen Materializing adalah bagian yang mengolah komponen kasar (ukuran gross) menjadi komponen ukuran nett sesuai list komponen, meliputi ukuran tebal, lebar, panjang atau sesuai bentuk mal yang diminta.

2) Departemen Machining

Departemen Machining adalah bagian yang mengolah komponen ukuran nett setelah materializing ke dalam berbagai

commit to user

bentuk sesuai gambar produksi, melalui proses beberapa mesin yang terkait seperti:

a) Spindel: untuk membentuk komponen yang melengkung. b) Panel saw: untuk memotong dan membuat sudut potong. c) Single end: untuk memotong panjang.

d) Sanding Master: untuk menghaluskan permukaaan. e) Horizontal/ vertical bor: untuk membuat lubang bor. f) Tenoner: untuk membuat bentuk purus kayu.

g) Mortizer: untuk membuat lubang purus kayu. h) Router: untuk membuat slot dan champer. 3) Departemen Assembeling

Departemen Assembeling adalah bagian yang merakit komponen hasil dari mesin menjadi barang subrakit dan barang rakit jadi sesuai dengan gambar produksi atau sample master yang ada.

4) Departemen Sanding

Departemen Sanding adalah bagian yang menghaluskan permukaan furniture setelah assembling dengan pengamplasan sesuai dengan standar yang dikehendaki buyer.

5) Departemen Polishing

Departemen Polishing adalah bagian yang memberikan warna pada produk yang sudah dilakukan sanding dengan warna sesuai standar permintaan buyer.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

6) Departemen Packing

Departemen Packing bagian yang membungkus atau mengemas barang yang sudah siap kirim.

d. Research and Development

Research and Development adalah bagian membuat sampel furniture sesuai dengan order dari marketing atau permintaan buyer. Adapun tugas dan wewenangnya, yaitu:

1) Membuat gambar kerja atau shop drawing dari permintaan buyer lewat marketing

2) Mempersiapkan list komponen bahan kayu dan kebutuhan bahan non kayu (software dan hardware)

3) Menyiapkan review sampel barang jadi. 4) Menyiapkan hasil tes lab bila diperlukan.

5) Menyiapkan sample master barang jadi, termasuk perangkatnya seperti hardware dan merchandise.

6) Melaporkan hasil sampel ke marketing untuk mendapat persetujuan 7) Membagikan hasil sampel ke bagian marketing, production planning

and inventory control, dan produksi.

e. Storage (Gudang)

Bagian gudang dalam melaksanakan aktivitas pengelolaan barang untuk keperluan produksi. Pengelolaan ini diperlukan untuk menjamin

commit to user

kelancaran produksi dan persediaan barang. Bagian gudang memiliki tugas dan wewenang, yaitu:

1) Menerima barang dari pembelian.

2) Melakukan cek barang yang masuk gudang berdasarkan surat jalan. 3) Membuat incoming (laporan penerimaan barang) atas barang yang

diterima.

4) Melayani permintaan barang dari bagian produksi.

5) Membuat outgoing (laporan pengeluaran barang) untuk dilaporkan ke akuntansi.

6) Melakukan pendataan atas stok barang yang ada di gudang. 7) Membuat laporan stok barang untuk dilaporkan ke akuntansi.

8) Menjaga keamanan barang yang masih menjadi kewenangan gudang. 9) Membuat surat jalan untuk pengiriman barang dan juga untuk surat

jalan untuk pengerjaan luar.

Barang-barang yang disimpan di gudang:

1) Hardware yaitu perlengkapan yang menempel di produk furniture. a) Logam seperti: screw, nut, bolt, handle, engsel, L key, pengunci. b) Kayu seperti: dowel, umbrella plug, penutup screw.

c) Plastik seperti: glider feet, handle, pengunci.

2) Supportware yaitu, bahan pembantu yang diperlukan dalam proses produksi atau melengkapi produk seperti kaca, bahan pewarna, kain, tripleks, busa dan cushion.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

3) Bahan untuk packing meliputi: logo, hangtag, assembling instruction,

shipping mark, box packing, protector, lakband, tali rafia.

f. Terminal

Adapun tugas dari bagian Terminal:

1) Bertanggung jawab terhadap mobilitas komponen dalam proses produksi.

2) Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan ketersediaan komponen dalam proses produksi.

3) Melakukan pendataan komponen yang dibagi menjadi 3 terminal. 4) Membuat data kebutuhan komponen untuk proses produksi.

5) Melaporkan hasil pendataan kepada bagian produksi dan production planning and inventory control.

g. Quality Control

Quality Control melaksanakan aktivitas pengecekan barang untuk keperluan mengawasi proses produksi. Pengelolaan ini diperlukan untuk menjamin kualitas produksi sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh buyer. Quality Control memiliki 2 tugas utama, yaitu:

1) Tugas inspeksi barang:

a) Inline yang meliputi inline produksi, b) Final Random Inspection sesuai standar. c) Mengecek barang sebelum diproduksi masal.

commit to user

2) Tugas mengkomunikasikan masalah quality adalah:

a) Review proses cek kualitas. Review meeting pra produksi untuk menentukan kualitas barang yang teridentifikasi oleh departemen terkait dan produksi sebelum dimulainya proses produksi.

b) Mengadakan meeting mingguan untuk membahas permasalahan dan defect diproduksi dan harus dihadiri oleh kepala produksi. c) Menentukan target mingguan khususnya di bidang kualitas kayu. d) Mengkomunikasikan laporan-laporan qulity control ke pihak

manajemen.

h. Production Planning and Inventory Control

Production Planning and Inventory Control melaksanakan tugas perencanaan dan kontrol internal dari order barang baik berupa sampel maupun order pembelian. Production Planning and Inventory Control mempunyai tugas dan wewenang, yaitu:

1) Tugas perencanaan:

a) Bertanggungjawab membuat jadwal kerja dari pembelian bahan sampai pengiriman.

b) Menyusun list komponen menurut jadwal pengerjaannya. c) Melakukan pendataan jumlah bahan baku dan bahan support. Perencanaan ini nantinya akan dibagikan kepada bagian: produksi, pembelian bahan kayu dan non kayu, quality control, akuntansi, marketing dan research and development.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

2) Internal Control meliputi:

a) Double check daftar list komponen dan shop drawing dari research and development.

b) Memastikan jadwal pengerjaan order dari mulai persiapan sampai pengiriman.

c) Melakukan revisi atau koreksi terutama bila terjadi perbedaan teknis dalam pelaksanaan produksi masal, yang berbeda dengan produksi sample.

i. Accounting

Bagian Akuntansi bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan, baik menyusun dan melaporkan hasil pencatatan. Adapun tugas bagian akuntansi:

1) Melakukan pencatatan terhadap seluruh transaksi perusahaan pada software akuntansi.

2) Menyediakan laporan keuangan untuk pengambilan keputusan manajer yaitu: laporan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan.

3) Mengotorisasi semua pengeluaran kas termasuk pembelian bahan baku.

4) Menentukan target penjualan dan produksi untuk periode yang akan datang.

commit to user

j. Marketing

Marketing dalam melaksanakan aktivitas penjualan produk beserta proses yang harus dilalui. Proses-proses tersebut berkaitan baik dengan pihak luar (pembeli) secara langsung maupun dengan intern perusahaan. Adapun tugas dan wewenang bagian marketing:

1) Korespondensi dengan buyer dan atau buyer agent yang berhubungan dengan produk ekspor.

2) Menemani kunjungan buyer ke perusahaan, memberikan penjelasan tentang produk dan proses produksinya.

3) Membuat order produksi dan order request untuk produk ekspor maupun lokal.

4) Koordinasi dengan bagian-bagian terkait seperti research and development, production planning and inventory control, pembelian, bahan baku, dan produksi berkenaan dengan status produksi dan atau status sample.

5) Mengurus pengiriman barang atau stuffing product, menyiapkan invoice dan packing list, menyiapkan shipping instruction yang digunakan untuk booking container, menyiapkan pembayaran untuk B/L dari forwarder (koordinasi dengan akuntansi) dan menyerahkan stuffing report kepada akuntansi.

6) Menagih dan mengurus pembayaran marketing ekspor, baik pembayaran melalui T/T maupun L/C.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

8) Mengurus sampel dan barang yang terkirim ke buyer. 9) Menyusun laporan penjualan.

k. Purchasing

Bagian pembelian adalah untuk menyediakan semua kebutuhan-kebutuhan non kayu yang diperlukan dalam perusahaan guna menunjang kelancaran produksi maupun non produksi secara cepat, tepat, dan hemat. Bagian pembelian mempunyai tugas:

1) Pengadaan barang/ pembelian barang yang dilakukan dengan dua cara yaitu secara cash maupun secara kredit (tempo). Adapun secara tunai pembayaran dilakukan dengan kas kecil (dipegang oleh bagian pembelian).

2) Menerima permintaan barang dari gudang dengan otorisasi bagian production planning and inventory control.

3) Mengajukan permohonan pembelian kepada bagian akuntansi. 4) Mencari dan melakukan penawaran harga dengan supplier.

5) Membuat order pembelian kepada supplier dengan otorisasi bagian akuntansi.

6) Menerima incoming (laporan penerimaan barang) dari bagian gudang, melakukan pengecekan dan menyerahkan incoming ke bagian akuntansi.

commit to user l. Human Resource Development dan Umum

Adapun tugas dan wewenang bagian human resource development dan Umum:

1) Melakukan perekrutan karyawan baru, menyeleksi dan wawancara. 2) Membuat kontrak perjanjian dengan karyawan baru dengan kontrak

kerja awal 3 bulan.

3) Mengurus Jamsostek karyawan.

4) Mengecek dan mendata lembur karyawan harian maupun bulanan berdasarkan Surat Perintah Lembur dan kartu absensi.

5) Membuat laporan penghitungan gaji beserta slipnya. 6) Membuat kas bon ke kasir, membayar gaji karyawan.

7) Memberikan pelayanan umum untuk intern karyawan dan pihak luar perusahaan.

8) Menjaga dan menjamin keselamatan, keamanan seluruh karyawan dan aset perusahaan.

9) Menjaga dan memelihara kebersihan seluruh lingkungan perusahaan baik dalam gedung maupun lingkungan di sekitar perusahaan.

m. Strategic Bussines Unit 4 (Produksi Furniture Lokal)

Strategic Bussines Unit 4 adalah bagian produksi untuk furniture pasar lokal, adapun kegiatannya menerima order dari production planning and internal control berdasarkan order penjualan dari bagian marketing,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

memproses produksi sesuai dengan target order dan target pengiriman yang telah ditetapkan. Tugas dari strategic bussines unit 4:

1) Menerima satu set kelengkapan order dari production planning and internal control.

2) Melakukan meeting pra produksi dengan melibatkan seluruh supervisor dan team quality control.

3) Membuat catatan hasil meeting.

4) Membuat contoh produksi sesuai dengan spek yang telah disepakati dengan buyer.

5) Melakukan kegiatan pengorganisasian pada strategic bussines unit 4. 6) Melakukan pengawasan terhadap produksi.

Strategic Bussines Unit 4 juga mempunyai departemen-departemen produksi seperti halnya strategic bussines unit 1 dan 2.

n. Strategic Bussines Unit 5 (Marketing Lokal)

Strategic Bussines Unit 5 adalah marketing yang memasarkan furniture lokal dengan melalui jalur:

1) Distribusi umum, yaitu pemasaran melalui toko-toko furniture.

2) Distribusi khusus, yaitu pemasaran melalui jalur khusus, seperti pameran, penjualan langsung ke karyawan/ koperasi/ instansi.

3) Distribusi sendiri, yaitu pemasaran barang melalui store/ outlet yang dimiliki sendiri.

commit to user Tugas dari strategic bussines unit 5:

1) Mempersiapkan perlengkapan untuk menunjang pemasaran seperti: brosur, leaflet dan catalog product.

2) Melakukan promosi atau pemasaran ke beberapa toko, instansi dan mengadakan pameran.

3) Setelah mendapatkan order penjualan membuat surat pesanan ke bagian produksi melalui production planning and internal control lengkap dengan memuat spek dan tanggal kirim.

4) Memantau perkembangan barang sampai pengiriman ke store.

5) Membuat dan melaksanakan tagihan pembayaran dari store untuk ke akuntansi.

6) Membuat laporan penjualan setiap bulan.

2. Latar Belakang Masalah

Pesatnya perkembangan dunia usaha pada era globalisasi seperti sekarang ini menjadikan adanya persaingan antar perusahaan di segala bidang industri, khususnya untuk industri sejenis. Mulai dari industri perdagangan, manufaktur, dan jasa telah dihadapkan pada perdagangan bebas dan pasar terbuka. Semakin ketatnya persaingan tersebut, secara tidak langsung memaksa perusahaan untuk dapat meningkatkan kemampuan berkompetisinya agar tetap eksis, inovatif, serta dapat menyesuaikan diri terhadap

perubahan-perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

perubahan perekonomian dengan mengelola sumber daya yang dimiliki dengan baik dan efektif.

Manajemen yang handal dan profesional sangat diperlukan perusahaan untuk bersaing dengan pasar luas, seperti halnya manajemen pembelian. Pembelian merupakan salah satu kegiatan penting di dalam suatu perusahaan manufaktur karena kegiatan ini merupakan kegiatan awal sebelum dimulainya kegiatan produksi perusahaan dan guna menjamin kelancaran proses produksi. Di samping itu, dalam pelaksanaannya kegiatan pembelian melibatkan beberapa bagian dan personil serta pelaksanaannya berkaitan dengan pengeluaran uang yang cukup besar sehingga manajemen pembelian dianggap sangat penting dalam penghematan kos dan penentuan kualitas produk yang dihasilkan.

Untuk mempertahankan eksistensi dan mencapai tujuan perusahaan, manajemen yang handal perlu didukung dengan adanya sistem akuntansi yang baik sehingga menghasilkan output informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Selain itu, sistem akuntansi yang baik di dalamnya mengandung unsur-unsur pengendalian intern yang memadai. Sistem akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang mengolah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, kemudian informasi tersebut disampaikan kepada pembuat keputusan perusahaan atau manajemen untuk membuat kebijakan (Bodnar dan Hopwood, 2001: 1).

commit to user

Menurut Mulyadi (2001: 164) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern: (a) pemisahan struktur organisasi secara tegas, (b) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan seluruh aset organisasi, (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit organisasi, dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat keterkaitan erat antara sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi mengolah data keuangan suatu perusahaan menjadi output informasi keuangan yang diperlukan pengelola perusahaan sebagai pertanggungjawaban kepada pemilik serta pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi akuntansi yang dihasilkan haruslah tidak menyesatkan, bias ataupun error sehingga dibutuhkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya penyelewengan. Dengan demikian, dapat dihasilkan informasi akuntansi yang handal dan relevan untuk pihak internal dan eksternal perusahaan.

PT Nagabhuana Anekapiranti merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi furniture jati. Aktivitas pembelian guna menunjang kegiatan produksi yang dilakukan perusahaan yaitu, pembelian bahan baku kayu jati

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

dan bahan pembantu yang berupa hardware, supportware serta bahan untuk packing. Untuk pembelian bahan baku dilakukan oleh Strategic Bussines Unit 3 (pembahanan), sedangkan pembelian bahan pembantu dan perlengkapan lainnya oleh bagian pembelian. Bahan supportware adalah bahan pembantu yang digunakan dalam proses produksi atau melengkapi produk yang dihasilkan sehingga memiliki nilai kualitas yang lebih antara lain: kaca, busa, cushion, kain dan bahan pewarna. Oleh karena itu, diperlukan sistem pembelian bahan supportware yang baik untuk kelancaran proses produksi dan menentukan kualitas produk yang dihasilkan. Selain itu, dapat menekan jumlah kos yang digunakan dalam produksi.

Dalam aktivitas pembelian yang dilakukan PT Nagabhuana Anekapiranti, baik sistem penerimaan maupun penyimpanan dan pengeluaran barang dilakukan langsung oleh bagian gudang. Keadaan ini cukup rentan terjadinya tindakan penyelewengan terhadap persediaan barang yang telah dibeli. Akibatnya, informasi akuntansi yang dihasilkan tidak relevan dan timbul risiko kerugian bagi perusahaan. Untuk itu, penerapan sistem akuntansi yang efektif sangat diperlukan perusahaan.

Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang berhubungan dengan sistem pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti sebagai penyusunan Tugas Akhir dengan judul: “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN

BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA

commit to user

3. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

Bagaimana sistem pengendalian intern dalam prosedur pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti?

4. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah:

Untuk mengetahui sistem pengendalian intern dalam prosedur pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti.

5. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian bahan pembantu supportware yang dilakukan oleh perusahaan, dan perbaikan terhadap kelemahan sistem pengendalian intern yang terkait dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian bahan pembantu supportware. Dengan hal tersebut diharapkan dapat berkembang dan menjadi lebih baik lagi di masa yang akan datang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

2. Bagi Pembaca

Dapat dijadikan sebagai bahan wacana untuk menambah pengetahuan mengenai PT Nagabhuana Anekapiranti dan referensi bagi mahasiswa lain yang nantinya akan menyusun tugas akhir dengan pokok permasalahan yang sama sehingga akan mempermudah dalam gambaran penulisan tugas akhir.

commit to user

27

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem dan prosedur yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut:

Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah:

“Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”

Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3) sistem adalah:

“Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disususn sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegitan atau fungsi dari perusahaan.” Prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) adalah:

“Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur yang menyusunnya. Prosedur itu sendiri merupakan urutan proses yang dilakukan beberapa orang dalam satu bagian yang dibuat untuk melakukan transaksi intern perusahaan yang terjadi secara rutin.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

Sistem dan prosedur saling memiliki keterkaitan. Sistem yang baik berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk sistem yang lemah juga.

2. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah:

“Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Sistem akuntansi menurut Stettler dalam Baridwan (1990: 4) adalah:

“Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku besar pembantu, serta laporan.

3. Tujuan Sistem Akuntansi

Tujuan umum dalam pengembangan dan perbaikan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19) adalah sebagai berikut:

commit to user

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupunstruktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001: 299) menyatakan:

“Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.”

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara dalam melakukan semua pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001: 299-310) sistem akuntansi pembelian terdiri atas:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

a. Fungsi Terkait 1) Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip

commit to user

dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

e. Dokumen

1) Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisikan oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

2) Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3) Surat order pembelian

Dokumen ini dibuat untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.

4) Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5) Surat perubahan order pembelian

Dokumen ini dibuat jika terjadi perubahan isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.

6) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

f. Catatan Akuntansi

1) Register bukti kas keluar 2) Jurnal pembelian

3) Kartu utang 4) Kartu persediaan

g. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian 1) Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai

commit to user

barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.

3) Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4) Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5) Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau pengarsipan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit mengenai transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

5. Sistem Pengendalian Intern

a. Pengertian Sistem Pengendalian Akuntansi

Menurut Baridwan (1990: 13), Sistem Pengendalian Intern adalah:

“Pengawasan intern (internal control) dapat mempunyai arti sempit atau luas. Dala arti yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam arti yang luas, pengawasan intern tidak hanya pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.”

Menurut Mulyadi (2001: 163) menyatakan:

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya pengawasan intern yaitu: (1) menjaga kekayaan perusahaan/ organisasi, (2) mengecek ketelitian dan

commit to user

keandalan data akuntansi, (3) terdapat efisiensi dalam pelaksanaan prosedur, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern yang baik dan handal harus meliputi (Mulyadi, 2001: 164):

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu, organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan (Baridwan, 1990: 14).

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166).

Mulyadi (2001: 315) mengungkapkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pembelian sebagai berikut:

a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.

d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

commit to user

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit) yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

f) Secara periodik diadakan pencocokkan kekayaan dengan catatannya.

g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya.

6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian

Intern

Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasi/ perusahaan. Dalam suatu sistem akuntansi, diperlukan sistem lain yang berfungsi mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

commit to user

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan terhadap perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Sistem pengendalian intern yaitu meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern: (a) pemisahan struktur organisasi secara tegas, (b) terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan seluruh aset organisasi, (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit organisasi, dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya. Dengan demikian, seluruh jaringan prosedur dapat berjalan secara efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias ataupun error dalam laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut.

Berdasarkan uraian di atas dapat diambil simpulan bahwa sistem akuntansi pembelian dengan sistem pengendalian intern tidaklah sama. Akan tetapi, kedua sistem mempunyai keterkaitan hubungan yang erat, yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan persediaan, serta adanya tanggung jawab dalam pelaksanaannya, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang handal sehingga dapat dimanfaatkan oleh manajemen dan pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

B. Analisis Data dan Pembahasan

1. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pembelian Bahan Supportware pada

PT Nagabhuana Anekapiranti

Fungsi-fungsi terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian persediaan barang di gudang. Selain itu, gudang juga menerima dan memeriksa kedatangan barang dari pemasok sesuai jenis, kualitas, dan kuantitas. Selanjutnya, barang yang diterima disimpan di gudang. Gudang juga melayani pengeluaran barang sesuai permintaan produksi.

b. Production Planning and Internal Control

Production Planning and Internal Control bertanggung jawab dalam perencanaan dan kontrol internal perusahaan sehingga dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware bertanggung jawab untuk mengotorisasi formulir permintaan barang.

c. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi tentang barang seperti harga, mengajukan surat permintaan penawaran harga pemasok, menentukan atau memilih pemasok, dan membuat order pembelian.

commit to user d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian, menyiapkan anggaran pembelian, menyelenggarakan arsip dokumen sumber sebagai catatan utang.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:

a. Form Permintaan Barang Umum

Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat oleh bagian gudang untuk meminta bagian production planning and internal control melakukan pengajuan pembelian barang sesuai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang tercantum dalam formulir tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga kepada pemasok.

c. Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

d. Incoming

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan yaitu bagian gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang telah diterima sesuai dengan order pembelian.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:

a. Kartu Mutasi Barang

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat barang yang masuk atau keluar gudang.

b. Kartu Stok Barang

Catatan yang melekat pada barang dan digunakan untuk mencatat barang yang disimpan di gudang yang disesuaikan menurut jenis barang.

c. Jurnal Pembelian

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan supportware.

d. Kartu Utang

Merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi yang memakai (memerlukan) barang. Fungsi tersebut kemudian mengajukan permintaan barang kepada fungsi pembelian dengan menggunakan form permintaan barang umum yang sebelumnya dimintakan otorisasi ke kepala bagian Production Planning and Internal Control.

commit to user b. Prosedur Pemilihan Pemasok

Prosedur ini dilakukan oleh fungsi pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga ke beberapa pemasok untuk mendapatkan informasi harga barang yang akan dibeli. Setelah memperoleh informasi harga, maka fungsi pembelian memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.

c. Prosedur Order Pembelian

Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi pembelian setelah menentukan pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian melakukan order pembelian kepada pemasok dengan menggunakan surat order pembelian.

d. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini penerimaan barang dilakukan oleh fungsi penerimaan yaitu fungsi gudang. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kualitas, dan kuantitas barang dari pemasok dan kemudian membuat incoming (laporan penerimaan barang) untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok sesuai dengan order.

e. Prosedur Pencatatan

Fungsi akuntansi dalam prosedur ini melakukan pencatatan yang berhubungan dengan adanya pengadaan barang (termasuk di dalamnya pencatatan pembelian, persediaan, utang, dan pengeluaran

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

kas) serta memeriksa dan meyelenggarakan pengarsipan dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang.

2. Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Supportware pada PT

commit to user Gambar 2.1

Bagan Alir Permintaan Pembelian Barang (Gudang) BAGIAN GUDANG Disimpan menurut tanggal, sampai barang datang

Mulai ₂ 5

Mengisi formulir permintaan barang gudang 2 FPBU 3 OP Memintakan otorisasi ke kabag PPIC Membandingkan 2 1

FPBU _{FPBU 2}

3 OP 2 1 T 6 Keterangan:

FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

Gambar 2.2

Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang (Gudang) BAGIAN GUDANG

DARI PEMASOK

_{Menerima barang dari}

pemasok disertai surat pengantar

_{Surat Pengantar 1}

dikembalikan ke pemasok

6

FPBU 2 2

₁ SP 3 OP Memeriksa barang yang dikirim pemasok

Menandatangani surat pengantar dari pemasok

sebagai tanda bahwa barang telah diterima

Membuat Incoming atas penerimaan

barang

Keterangan:

FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian SP: Surat Pengantar KMB: Kartu Mutasi Barang KS: Kartu Stok

SP 2

FPBU 2

OP 3

3 ₂ 1 Incoming KMB N 8

commit to user Gambar 2.3

Bagan Alir Prosedur Pemilihan Pemasok dan Order Pembelian (Pembelian) BAGIAN PEMBELIAN

DIKIRIM KE BEBERAPA PEMASOK

DARI DARI PEMASOK

KIRIM KE PEMASOK

1 ₃

SPH FPBU 1 FPBU 1

Membuat surat penawaran Membuat order pembelian SPH SPH FPBU 1

SPH 4 3 2 1 OP Membandingkan harga dan memilih

pemasok 5

N

4 SPH

_{FPBU 1}

Keterangan:

FPBU: Form Permintaan Brang Umum SPH: Surat Penawaran Harga

OP: Order Pembelian 3

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

Gambar 2.4

Bagan Alir Prosedur Verifikasi Faktur Pembelian (Pembelian) BAGIAN PEMBELIAN

DARI PEMASOK

8

2

Incoming Faktur

Memeriksa Incoming dan

Faktur

Incoming 2 Faktur

N

commit to user Gambar 2.5

Bagan Alir Prosedur Pencatatan Utang (Akuntansi) BAGIAN AKUNTANSI

Sampai dengan faktur jatuh tempo

9 7

5

Faktur 1

Incoming

2 OP

Memeriksa dan mencocokan OP, Incoming, dan Faktur

Mencatat ke dalam Jurnal Pembelian dan

Kartu Utang

OP 2 Incoming 1

Faktur

JP

KU

T

Keterangan: OP: Order Pembelian JP: Jurnal Pembelian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Pembelian Bahan

Supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti

a. Prosedur Permintaan Pembelian Barang

Prosedur permintaan pembelian barang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan dengan baik. Prosedur ini dilakukan oleh bagian gudang ketika persediaan barang berada dalam posisi batas minimal. Dalam pengajuan permintaan pembelian, bagian gudang mencatat kebutuhan ke dalam form permintaan barang umum. Berikut adalah tabel penilaian sistem pengendalian intern dalam prosedur permintaan pembelian barang:

Tabel II.1

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Permintaan Pembelian Barang

Bagian Dokumen Aktivitas

Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern

Gudang Form Permintaan Barang Umum

Otorisasi kepala bagian production planning and internal control untuk mendapat persetujuan.

Terdapat otorisasi khusus dalam pengajuan permintaan pembelian bahan supportware sehingga mencegah terjadinya kecurangan.

Berdasarkan tabel II.1 dapat diketahui bahwa dalam prosedur permintaan pembelian memiliki pengendalian intern yang cukup kuat karena dalam pelaksanaannya terdapat otorisasi khusus dari bagian lain dalam permintaan pembelian bahan supportware, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya kecurangan.

commit to user

b. Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian

Prosedur prosedur penawaran harga dan order pembelian pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan sesuai prosedur yang ditentukan perusahaan. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian yang bertanggung jawab memperoleh informasi harga, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah surat penawaran harga dan order pembelian. Berikut tabel penilaian sistem pengendalian intern prosedur ini:

Tabel II.2

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian

Bagian Dokumen Aktivitas

Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern

Pembelian Surat Penawaran Harga dan Order Pembelian

Setiap order pembelian harus didasarkan pada form permintaan pembelian barang yang telah diotorisasi.

Pembelian dilakukan berdasar form permintaan pembelian yang telah disetujui/ diotorisasi pejabat yang berwenang sehingga dapat mengurangi adanya kesalahan dan kecurangan.

Pengendalian intern dalam prosedur penawaran harga dan order pembelian cukup kuat karena pembelian yang dilakukan hanya berdasarkan form permintaan barang yang telah diotorisasi kepala bagian production planning and internal control. Akibatnya, dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan kecurangan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

c. Prosedur Penerimaan Barang

Prosedur penerimaan barang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan dengan baik. Fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Pengendalian intern dalam prosedur ini dinyatakan sebagai berikut:

Tabel II.3

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian

Bagian Dokumen Aktivitas

Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern

Gudang Surat Pengantar dan Incoming

Setiap penerimaan barang dilakukan pemeriksaan yang harus terdapat order pembelian untuk disesuaikan dengan fisik barang yang diterima beserta surat pengantar. Fungsi penerimaan menandatangani surat pengantar sebagai bukti tanda terima barang. Setiap kali terjadi penerimaan barang harus didokumentasikan ke dalam incoming.

Tersedianya order pembelian sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pemeriksaan barang mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas. Dengan adanya incoming, dapat mencegah kecurangan dalam penerimaan barang.

Prosedur ini memiliki pengendalian intern cukup kuat karena terdapat order pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan fisik barang yang diterima dan disesuaikan dengan order pembelian. Dengan adanya order pembelian ini dapat mencegah dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengecekan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang dibeli. Penerimaan barang dicatat ke dalam incoming sehingga mencegah kecurangan.

commit to user

d. Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang

Prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan cukup baik. Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan serta melayani pengeluaran barang untuk produksi. Akan tetapi, pada PT Nagabhuana Anekapiranti terjadi perangkapan antara fungsi penerimaan dan pengeluaran barang. Kedua fungsi tersebut dilakukan oleh bagian gudang. Hal tersebut menjadi kelemahan karena perangkapan fungsi tersebut dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya penyelewengan sehingga menimbulkan ketidakandalan pelaporan persediaan barang dan risiko persediaan hilang yang dapat merugikan perusahaan. Berikut penilaian sistem pengendalian intern dalam prosedur ini:

Tabel II.4

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang

Bagian Dokumen Aktivitas

Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern

Gudang Kartu Mutasi Barang dan Kartu Stok

Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang harus didokumentasikan ke dalam kartu mutasi barang .

Barang yang disimpan harus dicatat dalam kartu stok sesuai jenis barang.

Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Hal ini dapat menimbulkan laporan penerimaan dan catatan persediaan barang tidak handal serta risiko persediaan hilang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

Berdasarkan tabel II.4, pengendalian intern dalam prosedur ini cukup lemah karena terjadi perangkapan fungsi penerimaan barang dan fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan kecurangan dan penyelewengan terhadap persediaan barang.

e. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan cukup baik. Bagian akuntansi sebagai fungsi pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan menyelenggarakan kartu utang sebagai catatan utang sebelum jatuh tempo. Berikut tabel penilaian pengendalian intern prosedur pencatatan utang adalah:

Tabel II.5

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang

Bagian Dokumen Aktivitas

Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian

Intern

Akuntansi Faktur dan Kartu Utang

Setiap pencatatan utang harus berdasar incoming, faktur, dan dokumen pedukung lainyang lengkap otorisasinya.

Setiap pencatatan

pelunasan saat jatuh tempo dan bukti pembayaran harus berdasar kartu utang dan dokumen lainnya.

Adanya kartu utang dalam prosedur

pencatatan utang sehingga mencegah kesalahan dan kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali.

Semua formulir dan dokumen telah bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pencatatan dan pemeriksaan.

Berdasarkan tabel II.4, pengendalian intern dalam prosedur ini cukup lemah karena terjadi perangkapan fungsi penerimaan barang dan fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan kecurangan dan penyelewengan terhadap persediaan barang.

e. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang pada PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan cukup baik. Bagian akuntansi sebagai fungsi pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan menyelenggarakan kartu utang sebagai catatan utang sebelum jatuh tempo. Berikut tabel penilaian pengendalian intern prosedur pencatatan utang adalah:

Tabel II.5

Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang

Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern

Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian

Intern

Akuntansi Faktur dan Kartu Utang

Setiap pencatatan utang harus berdasar incoming, faktur, dan dokumen pedukung lainyang lengkap otorisasinya.

Setiap pencatatan

pelunasan saat jatuh tempo dan bukti pembayaran harus berdasar kartu utang dan dokumen lainnya.

Adanya kartu utang dalam prosedur

pencatatan utang sehingga mencegah kesalahan dan kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali.

Semua formulir dan dokumen telah bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pencatatan dan pemeriksaan.

Prosedur ini memiliki tingkat pengendalian intern yang cukup kuat. Setiap pencatatan utang berdasarkan incoming, faktur serta dokumen pendukung lainnya. Tersedianya kartu utang dalam prosedur pencatatan utang sehingga dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan mencegah kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali. Semua formulir dan dokumen pendukung dari transaksi pembelian bahan supportware telah bernomor urut tercetak sehingga mudah dalam pencatatan dan pemeriksaan.

Secara keseluruhan sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti telah berjalan dengan baik dan cukup kuat meskipun ada beberapa yang harus diperbaiki dan ditambahkan.

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan tabel penilaian kelebihan/ kelemahan sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti untuk setiap tahap prosedur, penulis dapat menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan antara lain adalah:

A. Kelebihan

Kelebihan yang terdapat pada sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti berdasarkan tahap prosedur adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Pembelian Barang

Terdapat otorisasi khusus dalam pengajuan permintaan pembelian bahan supportware yang dilakukan oleh kepala bagian production planning and internal control sehingga mencegah terjadinya kecurangan. 2. Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian

Pembelian dilakukan berdasar form permintaan pembelian yang telah disetujui/ diotorisasi pejabat yang berwenang sehingga dapat mengurangi adanya kesalahan pencatatan order mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang akan dibeli dari pemasok.

3. Prosedur Penerimaan Barang

Tersedianya order pembelian sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pemeriksaan barang mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas. Selain itu, adanya incoming dapat mencegah kecurangan dalam penerimaan barang.

4. Prosedur Pencatatan Utang

Adanya kartu utang dalam prosedur pencatatan utang sehingga mencegah kesalahan dan kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali. Semua formulir dan dokumen telah bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pencatatan dan pemeriksaan.

B. Kelemahan

Kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti antara lain:

Adanya perangkapan fungsi penerimaan dengan fungsi pengeluaran yang dilakukan oleh bagian gudang sehingga dapat menimbulkan tidak terjaminnya keandalan data atau laporan penerimaan dan catatan persediaan serta adanya kemungkinan persediaan hilang yang mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.

BAB IV

PENUTUP

A. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem pengendalian intern terhadap prosedur-prosedur pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti, penulis dapat menarik simpulan sebagai berikut:

1. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan supportware sudah cukup memadai yaitu bernomor urut tercetak serta dilakukannya perangkapan dokumen dengan menunjukkan perbedaan warna sesuai masing-masing bagian yang menerima sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan dan menunjukkan adanya praktik yang sehat.

2. PT Nagabhuana Anekapiranti telah mempunyai struktur organisasi yang cukup baik karena adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab secara jelas antara bagian-bagian dalam organisasi. Namun, ada perangkapan dalam fungsi penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang dapat menimbulkan tidak terjaminnya keandalan data atau laporan penerimaan dan catatan persediaan serta adanya kemungkinan persediaan hilang yang mengakibatkan

3. Pencatatan pada fungsi akuntansi berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung lain yang lengkap dan telah ada otorisasi khusus maupun umum oleh pejabat yang berwenang.

4. Jaringan prosedur pada sistem pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan dengan baik sesuai yang telah ditentukan meskipun ada beberapa yang perlu diperbaiki dan ditambahkan.

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelebihan dan kelemahan yang ditemukan penulis dalam sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti, maka penulis memberikan rekomendasi sebagai berikut:

PT Nagabhuana Anekapiranti hendaknya melakukan penambahan jumlah personil dalam fungsi penerimaan dan pengeluaran barang serta membentuk fungsi penerimaan yang terpisah dengan fungsi pengeluaran barang. Dengan adanya pemisahan fungsi penerimaan ini akan menjamin pengendalian intern persediaan pada bagian gudang serta fungsi gudang sebagai penyimpanan dan pengeluaran persediaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Selain itu, dapat dilakukannya internal check dengan baik dan catatan akuntansi yang dihasilkan juga terjamin keandalannya.