Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia dengan Menggunakan Visual Basic
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan zaman era globalisasi sekarang ini sistem informasi dengan
menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan
memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang menghemat waktu,
ruang dan biaya. Dan hasil suatu informasi yang diperoleh akan sangat
memuaskan, berguna dan bermanfaat dari suatu lembaga atau instansi yang
menggunakannya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tapat dan efisien
adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah
satunya adalah instansi.
Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan
informasi sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung
nilai yang benar, akurat, cepat dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang
menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi
dengan cepat.
Di dalam instansi salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat
dimudahkan yaitu data pengarsipannya. Dengan sistem informasi teknologi
tersebut, maka dibutuhkan analisis kebutuhan dan perancangan suatu sistem untuk
mengolah data-data arsip tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap
dan terperinci.
Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting
yang dihasilkan dari kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
1
Universitas Sumatera Utara
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1” arsip rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan terciptanya arsip
yang semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu
organisasi, sehingga di perlukan analisis kebutuahan dan rancangan
sistem
informasi arsip sebagai dasar pembuatan sistem informasi di setiap organisasi.
Dari pengamatan awal kantor PT. Qton Indonesia bergerak di bidang
pertambangan batu material. Lokasi tambang tersebut terletak dijalan Desa Kwala
Musam- kampong tengah, Kec. Batang Serangan Kab. Langkat Sumatra Utara.
Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kec. Gebang, Kab.
Langkat, Sumatra Utara, dengan memiliki jumlah arsip 244 bidang tanah yang
terdiri dari PT. Qton Indonesia memiliki 35 bidang tanah, PT. Kawasan Berikat
Langkat (KBL) memiliki 12 bidang tanah dan PT. HSBC 209 bidang tanah. Jenis
arsip yang terdapat di PT. Qton Indonesia adalah arsip dinamis aktif. Cara
pengarsipan di perusahaan tersebut masih menggunakan media kertas. Dalam
penyimpanan arsip masih manual dengan beberapa kendala yaitu kesulitan dalam
pencarian dan temu kembali arsip memerlukan waktu yang cukup lama, bahkan
seringkali arsip yang dicari tidak di temukan lagi. Permasalahan ini menyebabkan
sulitnya pegawai dalam mencari arsip dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
pencarian dan temu kembali arsip. Maka analisis kebutuhan data dalam
2
Universitas Sumatera Utara
pengembangan sistem informasi adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses
apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi
informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Kebutuhan
nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimilikki
oleh sistem. Spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan untuk membuat
sistem informasi berbasis digital.
Berdasarkan latar belakang yang telah di kemukakan di atas, maka penulis
tertarik untuk meneliti tentang ” Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di
PT. Qton Indonesia Dengan Menggunakan Visual Basic”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan awal di PT. Qton Indonesia, maka yang
menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana rancangan
sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui rancangan
sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan memiliki manfaat bagi :
1. Kantor PT. Qton Indonesia sebagai dasar pembuatan sistem informasi
arsip.
2. Peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi meneliti topik yang sama
dalam aspek yang berbeda.
3
Universitas Sumatera Utara
3. Penulis, dalam menambah khasanah ilmu pengetahuan khususnya
tentang sistem informasi.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya membahas analisis kebutuhan
sistem informasi arsip dan analisis perancangan sistem informasi arsip di PT. Qton
Indonesia.
4
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan zaman era globalisasi sekarang ini sistem informasi dengan
menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan
memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang menghemat waktu,
ruang dan biaya. Dan hasil suatu informasi yang diperoleh akan sangat
memuaskan, berguna dan bermanfaat dari suatu lembaga atau instansi yang
menggunakannya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tapat dan efisien
adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah
satunya adalah instansi.
Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan
informasi sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung
nilai yang benar, akurat, cepat dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang
menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi
dengan cepat.
Di dalam instansi salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat
dimudahkan yaitu data pengarsipannya. Dengan sistem informasi teknologi
tersebut, maka dibutuhkan analisis kebutuhan dan perancangan suatu sistem untuk
mengolah data-data arsip tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap
dan terperinci.
Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting
yang dihasilkan dari kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
1
Universitas Sumatera Utara
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1” arsip rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan terciptanya arsip
yang semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu
organisasi, sehingga di perlukan analisis kebutuahan dan rancangan
sistem
informasi arsip sebagai dasar pembuatan sistem informasi di setiap organisasi.
Dari pengamatan awal kantor PT. Qton Indonesia bergerak di bidang
pertambangan batu material. Lokasi tambang tersebut terletak dijalan Desa Kwala
Musam- kampong tengah, Kec. Batang Serangan Kab. Langkat Sumatra Utara.
Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kec. Gebang, Kab.
Langkat, Sumatra Utara, dengan memiliki jumlah arsip 244 bidang tanah yang
terdiri dari PT. Qton Indonesia memiliki 35 bidang tanah, PT. Kawasan Berikat
Langkat (KBL) memiliki 12 bidang tanah dan PT. HSBC 209 bidang tanah. Jenis
arsip yang terdapat di PT. Qton Indonesia adalah arsip dinamis aktif. Cara
pengarsipan di perusahaan tersebut masih menggunakan media kertas. Dalam
penyimpanan arsip masih manual dengan beberapa kendala yaitu kesulitan dalam
pencarian dan temu kembali arsip memerlukan waktu yang cukup lama, bahkan
seringkali arsip yang dicari tidak di temukan lagi. Permasalahan ini menyebabkan
sulitnya pegawai dalam mencari arsip dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
pencarian dan temu kembali arsip. Maka analisis kebutuhan data dalam
2
Universitas Sumatera Utara
pengembangan sistem informasi adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses
apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi
informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Kebutuhan
nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimilikki
oleh sistem. Spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan untuk membuat
sistem informasi berbasis digital.
Berdasarkan latar belakang yang telah di kemukakan di atas, maka penulis
tertarik untuk meneliti tentang ” Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di
PT. Qton Indonesia Dengan Menggunakan Visual Basic”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan awal di PT. Qton Indonesia, maka yang
menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana rancangan
sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui rancangan
sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan memiliki manfaat bagi :
1. Kantor PT. Qton Indonesia sebagai dasar pembuatan sistem informasi
arsip.
2. Peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi meneliti topik yang sama
dalam aspek yang berbeda.
3
Universitas Sumatera Utara
3. Penulis, dalam menambah khasanah ilmu pengetahuan khususnya
tentang sistem informasi.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya membahas analisis kebutuhan
sistem informasi arsip dan analisis perancangan sistem informasi arsip di PT. Qton
Indonesia.
4
Universitas Sumatera Utara