Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia dengan Menggunakan Visual Basic
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI PT. QTON
INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
Skripsi
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
Studi untuk memperoleh gelar Serjana Sosial (S.Sos)
Dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi
OLEH:
SITI KHODIJAH
130723025
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Siti khodijah.2015. Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di
PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic.
Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal
Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan
dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam
pengembangan sistem informasi arsip.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif.
Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling.
Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan
melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis
data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi
berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari
wawancara.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses
penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan
baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena
penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data
ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala
dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara
efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan
yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis
komputer.
Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan
arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi
arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan
mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi.
Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif,
serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.
Kata kunci: Sistem Informasi Arsip, Rancangan Sistem Informasi Arsip.
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji
dan
syukur
penulis
ucapkan
kehadirat
Allah
SWT
yang
telahmemberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton
Indonesia dengan menggunakan Visual Basic”. Skripsi ini diselesaikan sebagai
salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada
Ibunda Sulastri dan Ayahanda Barito beserta abang dan kakak tercinta yang selalu
memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do’a yang selalu menyertai
hingga terselesaikannya skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih
kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik
secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. Selaku Pembimbing I, dimana beliau
telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima
kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan
nasehatnya kepada penulis.
4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing II, dimana
beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat
kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Ishak ,S.S., M.Hum, Selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan pernyataan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
ini agar lebih baik.
ii
Universitas Sumatera Utara
6. Ibu Laila Hadri Nasution. S.Sos. M.P , Selaku Dosen Penguji II yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
ini agar lebih baik
7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.
8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Universitas Sumater Utara yang telah memberikan dukungan
dan masukan kepada penulis seperti kak Miranda, kak Ice, Ayu Febriana
dan sabahat saya Mastiana Nur Mega dan seseorang yang hangat sepecial
yang telah banyak mendukung Amir Mahmud Hasibuan.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat
kesalahan
dan
kekurangan
dalam
penulisan.
Untuk
itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan
penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan,
Penulis
Agustus 2015
Siti Khodijah
130723025
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK ................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ............................................................................... ii
DAFTAR ISI ............................................................................................. iv
DAFTAR TABEL ..................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 3
1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................. 3
1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................. 5
2.1 Analisis Perancangan Sistem Informasi ........................................... 5
2.1.1 Manfaat Sistem Informasi ........................................................ 8
2.1.2 Komponen Sistem Informasi ................................................. 10
2.1.3 Elemen Sistem Informasi ....................................................... 12
2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................... 15
2.2 Pengertian Sistem Kearsipan .......................................................... 21
2.2.1 Pengertian Arsip...................................................................... 24
2.2.1.1 Fungsi Arsip ........................................................................ 25
2.2.1.2 Alur Hidup Arsip ................................................................ 26
2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan .................................................. 27
2.2.1.4 Arsip Perusahaan ...................................................................... 31
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan Dalam
Mengelola Dokumen/Arsip .......................................................... 32
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan ..................................... 33
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen ................................................... 34
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ....... 36
2.4 Pengertian Visual Basic .................................................................. 38
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................... 41
3.1 Metode Penelitian ............................................................................ 41
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ...................................... 41
3.3 Fokus Penelitian .............................................................................. 41
3.4 Latar Penelitian ............................................................................... 41
3.5 Proses Penelitian ............................................................................. 42
3.5.1 Mengidentifikasi Informan ..................................................... 42
3.5.2 Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 42
3.5.3 Teknik Analisis Data .............................................................. 44
iv
Universitas Sumatera Utara
3.5.4 Keabsahan Data ........................................................................... 45
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................. 46
4.1 Karakteristik Informal ..................................................................... 46
4.2 Mengidentifikasi Masalah ............................................................... 47
4.2.1 Kategori .................................................................................. 47
4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan ................................................ 47
4.3 Rangkuman Hasil Wawancara ........................................................ 58
4.4 Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi
Sistem yang Terautomasi ................................................................ 61
4.4.1 Kebutuhan Sistem .................................................................. 61
4.4.2 Rekomendasi Sistem Baru ..................................................... 62
4.5 Perancangan Sistem ........................................................................ 63
4.5.1 Diagram Konteks ................................................................... 63
4.5.2 Data Flow Diagram (DFD) .................................................... 64
4.5.3 ERD ( Entity Relationship Diagram) ..................................... 66
4.5.4 Skema Diagram ...................................................................... 67
4.6 Rancangan Desain Antar Muka ( Interface ) .................................. 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................... 73
5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 73
5.2 Saran
........................................................................................ 73
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 74
LAMPIRAN ........................................................................................ 76
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Karakteristik Informan........................................................................... 46
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawacara ................................................................. 58
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Hubungan komponen sistem informasi ............................................. 12
Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi .................................................15
Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................16
Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip .............................................................................27
Gambar 4.1 Rangkuman Hasil Wawancara ...........................................................59
Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip ................................................................................60
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Arsip Tanah ..............................63
Gambar 4.4 DFD Level 0 ......................................................................................64
Gambar 4.5 Diagram Level 1 ........................................................................ ……65
Gambar 4.6 ERD .......................................................................................... ……66
Gambar 4.7 Skema Diagram Pertanahan ..................................................... ……67
Gambar 4.8 Desain Menu Utama ................................................................. ……68
Gambar 4.9 Desain Menu Admin ................................................................ ……69
Gambar 4.10 Desain From Laporan Tanah .................................................. ……70
Gambar 4.11 Desain Frorm Laporan Proses BPN ....................................... ……71
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara .......................................................................... 76
Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara .............................................................. 77
viii
Universitas Sumatera Utara
INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
Skripsi
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
Studi untuk memperoleh gelar Serjana Sosial (S.Sos)
Dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi
OLEH:
SITI KHODIJAH
130723025
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Siti khodijah.2015. Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di
PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic.
Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal
Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan
dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam
pengembangan sistem informasi arsip.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif.
Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling.
Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan
melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis
data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi
berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari
wawancara.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses
penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan
baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena
penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data
ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala
dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara
efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan
yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis
komputer.
Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan
arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi
arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan
mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi.
Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif,
serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.
Kata kunci: Sistem Informasi Arsip, Rancangan Sistem Informasi Arsip.
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji
dan
syukur
penulis
ucapkan
kehadirat
Allah
SWT
yang
telahmemberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton
Indonesia dengan menggunakan Visual Basic”. Skripsi ini diselesaikan sebagai
salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada
Ibunda Sulastri dan Ayahanda Barito beserta abang dan kakak tercinta yang selalu
memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do’a yang selalu menyertai
hingga terselesaikannya skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih
kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik
secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. Selaku Pembimbing I, dimana beliau
telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima
kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan
nasehatnya kepada penulis.
4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing II, dimana
beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat
kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Ishak ,S.S., M.Hum, Selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan pernyataan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
ini agar lebih baik.
ii
Universitas Sumatera Utara
6. Ibu Laila Hadri Nasution. S.Sos. M.P , Selaku Dosen Penguji II yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
ini agar lebih baik
7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.
8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Universitas Sumater Utara yang telah memberikan dukungan
dan masukan kepada penulis seperti kak Miranda, kak Ice, Ayu Febriana
dan sabahat saya Mastiana Nur Mega dan seseorang yang hangat sepecial
yang telah banyak mendukung Amir Mahmud Hasibuan.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat
kesalahan
dan
kekurangan
dalam
penulisan.
Untuk
itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan
penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan,
Penulis
Agustus 2015
Siti Khodijah
130723025
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK ................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ............................................................................... ii
DAFTAR ISI ............................................................................................. iv
DAFTAR TABEL ..................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 3
1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................. 3
1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................. 5
2.1 Analisis Perancangan Sistem Informasi ........................................... 5
2.1.1 Manfaat Sistem Informasi ........................................................ 8
2.1.2 Komponen Sistem Informasi ................................................. 10
2.1.3 Elemen Sistem Informasi ....................................................... 12
2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................... 15
2.2 Pengertian Sistem Kearsipan .......................................................... 21
2.2.1 Pengertian Arsip...................................................................... 24
2.2.1.1 Fungsi Arsip ........................................................................ 25
2.2.1.2 Alur Hidup Arsip ................................................................ 26
2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan .................................................. 27
2.2.1.4 Arsip Perusahaan ...................................................................... 31
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan Dalam
Mengelola Dokumen/Arsip .......................................................... 32
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan ..................................... 33
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen ................................................... 34
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ....... 36
2.4 Pengertian Visual Basic .................................................................. 38
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................... 41
3.1 Metode Penelitian ............................................................................ 41
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ...................................... 41
3.3 Fokus Penelitian .............................................................................. 41
3.4 Latar Penelitian ............................................................................... 41
3.5 Proses Penelitian ............................................................................. 42
3.5.1 Mengidentifikasi Informan ..................................................... 42
3.5.2 Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 42
3.5.3 Teknik Analisis Data .............................................................. 44
iv
Universitas Sumatera Utara
3.5.4 Keabsahan Data ........................................................................... 45
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................. 46
4.1 Karakteristik Informal ..................................................................... 46
4.2 Mengidentifikasi Masalah ............................................................... 47
4.2.1 Kategori .................................................................................. 47
4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan ................................................ 47
4.3 Rangkuman Hasil Wawancara ........................................................ 58
4.4 Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi
Sistem yang Terautomasi ................................................................ 61
4.4.1 Kebutuhan Sistem .................................................................. 61
4.4.2 Rekomendasi Sistem Baru ..................................................... 62
4.5 Perancangan Sistem ........................................................................ 63
4.5.1 Diagram Konteks ................................................................... 63
4.5.2 Data Flow Diagram (DFD) .................................................... 64
4.5.3 ERD ( Entity Relationship Diagram) ..................................... 66
4.5.4 Skema Diagram ...................................................................... 67
4.6 Rancangan Desain Antar Muka ( Interface ) .................................. 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................... 73
5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 73
5.2 Saran
........................................................................................ 73
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 74
LAMPIRAN ........................................................................................ 76
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Karakteristik Informan........................................................................... 46
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawacara ................................................................. 58
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Hubungan komponen sistem informasi ............................................. 12
Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi .................................................15
Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................16
Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip .............................................................................27
Gambar 4.1 Rangkuman Hasil Wawancara ...........................................................59
Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip ................................................................................60
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Arsip Tanah ..............................63
Gambar 4.4 DFD Level 0 ......................................................................................64
Gambar 4.5 Diagram Level 1 ........................................................................ ……65
Gambar 4.6 ERD .......................................................................................... ……66
Gambar 4.7 Skema Diagram Pertanahan ..................................................... ……67
Gambar 4.8 Desain Menu Utama ................................................................. ……68
Gambar 4.9 Desain Menu Admin ................................................................ ……69
Gambar 4.10 Desain From Laporan Tanah .................................................. ……70
Gambar 4.11 Desain Frorm Laporan Proses BPN ....................................... ……71
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara .......................................................................... 76
Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara .............................................................. 77
viii
Universitas Sumatera Utara