Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia dengan Menggunakan Visual Basic

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI PT. QTON INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC

Skripsi

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Serjana Sosial (S.Sos)

Dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi

OLEH: SITI KHODIJAH

130723025

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

ABSTRAK

Siti khodijah.2015. Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic.

Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam pengembangan sistem informasi arsip.

Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis komputer.

Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telahmemberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.

Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibunda Sulastri dan Ayahanda Barito beserta abang dan kakak tercinta yang selalu memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do’a yang selalu menyertai hingga terselesaikannya skripsi ini.

Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. Selaku Pembimbing I, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis.

4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing II, dimana beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

5. Bapak Ishak ,S.S., M.Hum, Selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan pernyataan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.

6. Ibu Laila Hadri Nasution. S.Sos. M.P , Selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik

7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.

8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumater Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis seperti kak Miranda, kak Ice, Ayu Febriana dan sabahat saya Mastiana Nur Mega dan seseorang yang hangat sepecial yang telah banyak mendukung Amir Mahmud Hasibuan.

Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.

Medan, Agustus 2015 Penulis

Siti Khodijah

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Rumusan Masalah ... 3

1.3Tujuan Penelitian ... 3

1.4Manfaat Penelitian ... 3

1.5Ruang Lingkup Penelitian ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Analisis Perancangan Sistem Informasi ... 5

2.1.1 Manfaat Sistem Informasi ... 8

2.1.2 Komponen Sistem Informasi ... 10

2.1.3 Elemen Sistem Informasi ... 12

2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 15

2.2 Pengertian Sistem Kearsipan ... 21

2.2.1 Pengertian Arsip ... 24

2.2.1.1 Fungsi Arsip ... 25

2.2.1.2 Alur Hidup Arsip ... 26

2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan ... 27

2.2.1.4 Arsip Perusahaan ... 31

2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan Dalam Mengelola Dokumen/Arsip ... 32

2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan ... 33

2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen ... 34

2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ... 36

2.4 Pengertian Visual Basic ... 38

BAB III METODE PENELITIAN ... 41

3.1 Metode Penelitian ... 41

3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ... 41

3.3 Fokus Penelitian ... 41

3.4 Latar Penelitian ... 41

3.5 Proses Penelitian ... 42

3.5.1 Mengidentifikasi Informan ... 42

3.5.4 Keabsahan Data ... 45

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 46

4.1 Karakteristik Informal ... 46

4.2 Mengidentifikasi Masalah ... 47

4.2.1 Kategori ... 47

4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan ... 47

4.3 Rangkuman Hasil Wawancara ... 58

4.4 Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi Sistem yang Terautomasi ... 61

4.4.1 Kebutuhan Sistem ... 61

4.4.2 Rekomendasi Sistem Baru ... 62

4.5 Perancangan Sistem ... 63

4.5.1 Diagram Konteks ... 63

4.5.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 64

4.5.3 ERD ( Entity Relationship Diagram) ... 66

4.5.4 Skema Diagram ... 67

4.6 Rancangan Desain Antar Muka ( Interface ) ... 68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 73

5.1 Kesimpulan ... 73

5.2 Saran ... 73

DAFTAR PUSTAKA ... 74

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Karakteristik Informan ... 46

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Hubungan komponen sistem informasi ... 12

Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi ... 15

Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 16

Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip ... 27

Gambar 4.1 Rangkuman Hasil Wawancara ... 59

Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip ... 60

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Arsip Tanah ... 63

Gambar 4.4 DFD Level 0 ... 64

Gambar 4.5 Diagram Level 1 ... ……65

Gambar 4.6 ERD ... ……66

Gambar 4.7 Skema Diagram Pertanahan ... ……67

Gambar 4.8 Desain Menu Utama ... ……68

Gambar 4.9 Desain Menu Admin ... ……69

Gambar 4.10 Desain From Laporan Tanah ... ……70

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Pedoman Wawancara ... 76

ABSTRAK

Siti khodijah.2015. Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic.

Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam pengembangan sistem informasi arsip.

Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis komputer.

Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah

Perkembangan zaman era globalisasi sekarang ini sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang menghemat waktu, ruang dan biaya. Dan hasil suatu informasi yang diperoleh akan sangat memuaskan, berguna dan bermanfaat dari suatu lembaga atau instansi yang menggunakannya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tapat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah satunya adalah instansi.

Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan informasi sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung nilai yang benar, akurat, cepat dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi dengan cepat.

Di dalam instansi salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat dimudahkan yaitu data pengarsipannya. Dengan sistem informasi teknologi tersebut, maka dibutuhkan analisis kebutuhan dan perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data arsip tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci.

Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting yang dihasilkan dari kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1” arsip rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan terciptanya arsip yang semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu organisasi, sehingga di perlukan analisis kebutuahan dan rancangan sistem informasi arsip sebagai dasar pembuatan sistem informasi di setiap organisasi.

Dari pengamatan awal kantor PT. Qton Indonesia bergerak di bidang pertambangan batu material. Lokasi tambang tersebut terletak dijalan Desa Kwala Musam- kampong tengah, Kec. Batang Serangan Kab. Langkat Sumatra Utara. Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kec. Gebang, Kab. Langkat, Sumatra Utara, dengan memiliki jumlah arsip 244 bidang tanah yang terdiri dari PT. Qton Indonesia memiliki 35 bidang tanah, PT. Kawasan Berikat Langkat (KBL) memiliki 12 bidang tanah dan PT. HSBC 209 bidang tanah. Jenis arsip yang terdapat di PT. Qton Indonesia adalah arsip dinamis aktif. Cara pengarsipan di perusahaan tersebut masih menggunakan media kertas. Dalam penyimpanan arsip masih manual dengan beberapa kendala yaitu kesulitan dalam pencarian dan temu kembali arsip memerlukan waktu yang cukup lama, bahkan seringkali arsip yang dicari tidak di temukan lagi. Permasalahan ini menyebabkan sulitnya pegawai dalam mencari arsip dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk

pengembangan sistem informasi adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimilikki oleh sistem. Spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan untuk membuat sistem informasi berbasis digital.

Berdasarkan latar belakang yang telah di kemukakan di atas, maka penulis tertarik untuk meneliti tentang ” Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia Dengan Menggunakan Visual Basic”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan awal di PT. Qton Indonesia, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana rancangan sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.

1.3Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui rancangan sistem informasi arsip yang sesuai dengan kebutuhan PT. Qton Indonesia.

1.4Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan memiliki manfaat bagi :

1. Kantor PT. Qton Indonesia sebagai dasar pembuatan sistem informasi arsip.

2. Peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi meneliti topik yang sama dalam aspek yang berbeda.

3. Penulis, dalam menambah khasanah ilmu pengetahuan khususnya tentang sistem informasi.

1.5Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya membahas analisis kebutuhan sistem informasi arsip dan analisis perancangan sistem informasi arsip di PT. Qton

BAB II

LANDASAN TOERI 2.1 Analisis Perancanan Sistem Informasi

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam begian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Menurut Osborne (2000, 5) pengertian analisis adalah:

Analysis is the study of a problem prior to taking action. Analysts assume that the study will be honest, and that the purpose is not just to describe or to meet an externally imposed requirement but to precede and guide useful action. Analysis is not a process that affects only one person.

Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Sering kali sistem mengacu pada komputer seperti IBM PC atau Macintosh, tetapi juga bisa kearah yang lebih luas seperti sistem tatasurya atau bahkan ke hal-hal yang lebih spesifik seperti sistem respirasi mamalia. Menurut Kadir (2003, 54), sistem merupakan sekumpulan elemen yang mana saling berkaitan atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Selanjutnya Osborne (2000, 2 ) menyebutkan analisis sistem adalah: System analysis is a process that can be used effectively in an infinite number of environments, including the business world, the area of information studies, and the library world. The same basic elements of systems analysis apply to the different setting, and people in different environments many share the same misunderstandings of the meaning and purpose of systems analysis.

Astuti (2008) menyebutkan bahwa analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,

kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa definisi analisis sistem adalah sebuah proses yang dapat digunakan secara efektif dalam ruang lingkup yang tidak terbatas, termasuk dunia usaha, bidang studi informasi, dan dunia perpustakaan serta mampu mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan dan mampu memberikan perbaikan.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.

Menurut Imran (2012) bahwa sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

Dalam hal ini Mahardiko (2012) menyebutkan bahwa sistem informasi sebagai berikut:

1. Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

2. Suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam suatu perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

database, perangkat telekomunikasi, dan jaringan yang saling ketergantungan dan saling menentukan dalam menyediakan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

4. Suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses, dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Menurut Muhyuzir (2001, 8) bahwa sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

Arbie (2000, 35) menyatakan bahwa sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan bagi organisasi tersebut.

Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat diartikan sistem informasi adalah kumpulan elemen atau komponen sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan informasi yang berharga dan mendukung kegiatan suatu organisasi.

2.1.1 Manfaat Sistem Informasi

Erfani, Yoan (2013) menyebutkan bahwa sistem informasi dibuat dan dibangun dengan baik agar meningkatkan produktivitas, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat, meningkatkan layanan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan dalam manajemen.

Sedangkan secara umum manfaat sistem informasi dapat dikategorikan dengan:

1. Manfaat berwujud (tangible benefit)

Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara fakta dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun organisasi bisnis. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan dengan meningkatnya penjualan dalam pasar, serta mengalami perluasan pasar.

Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen, karena dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan tepat terhadap dinamika pasar yang ada. Sedangkan dari sisi pengurangan biaya

manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

2. Manfaat tak berwujud (intangible benefit)

Manfaat tak berwujud ini sering menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan, contohnya:

a. Peningkatan kepuasan konsumen b. Peningkatan kepuasan karyawan

c. Peningkatan mutu dan jumlah informasi

d. Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

Menurut Febriatna (2011) menyebutkan bahwa manfaat sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Memberikan informasi yang sudah terjamin kebenarannya 2. Lebih efisien

3. Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan 4. Meningkatkan kualitas informasi

5. Lebih terjamin keamanannya

Berdasarkan beberapa pendapat di atas manfaat sistem informasi dapat dikategorikan menjadi manfaat berwujud, yaitu tidak hanya dapat dilihat secara fakta namun menghasilkan dampak yang lebih efisien bagi suatu organisasi, sedangkan manfaat tak berwujud lebih kepada peningkatan kualitas informasi

2.1.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut Yoan Erfani (2011) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat di atasi.

Gambar : 1.1 Hubungan komponen sitem informasi Sumber:(Yoan Erfani, 2013)

2.1.3 Elemen Sistem Informasi

Selanjutnya Erfani, Yoan (2013) menyebutkan bahwa elemen-elemen sistem informasi terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer, dan komunikasi data. Semua elemen tersebut merupakan komponen fisik. Penjelasanya adalah sebagai berikut:

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP. 2 Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. 3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara

spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan

sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi Sumber:(Yoan Erfani, 2013)

2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Kendall (2003,11) menyatakan bahwa siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar.

Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Kendall (2003)

Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem: 1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi di dalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis diantaranya ialah menentukan

sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping. 3. Menganalisis kebutuhan sistem

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. Selanjutnya (Andri Wijaya, 2012) menyebutkan adapun penerapan

1.Air terjun (Waterfall)

Melaksanakan pekerjaan sesuai urutan siklus, dimana setiap tahapan harus diselesaikan sepenuhnya, kemudian diteruskan ketahapan berikutnya, sebelum suatu tahapan diselesaikan secara keseluruhan maka kegiatan belum dapat berpindah ketahapan berikutnya.

Sumber : (Andri Wijaya,2012) 2.Pengulangan beraturan (spiral)

Menekan adanya analisa resiko jika analisa resiko menunjukan ada ketidak pastian terhadap kebutuhan, maka pengembangan sistem dapat dihentikan.

Model ini dibagi menjadi 6 kegiatan yaitu :

a) Komunikasi pelanggan, komunikasi antara pengembang dengan pelanggan untuk menentukan kebutuhan kerja.

b) Perencanaan, mendefenisikan sumber daya, batas waktu dan hubungan informasi proyek.

c) Analisa resiko, untuk menentukan resiko teknis dan manajemen. d) Rekayasa, membangun satu atau lebih aplikasi yang dapat mewakili. e) Kontruksi dan peluncuran, untuk mengkontruksi, menguji, menginstal

f) Evaluasi pelanggan, untuk memperoleh umpan balik pelanggan berdasarkan pada penilaian terhadap hasil rekayasa.

Model spiral

Sumber : (Andri Wijaya,2012) 3.Pengulangan tidak beraturan (Iterasi)

Setiap tahap pekerjaan dapat dikerjakan secara berulang-ulang . Jika ditemukan kesalahan pada tahap sebelumnya, maka pengerjaan dapat kembali lagi langsung pada tahap yang terdapat kesalahan tersebut.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Kearsipan

Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak computer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat dan perangkat lunak tersebut (Kristanto 2003, 11). Informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan, maka untuk mempersiapkan dan mengolah sebuah sistem informasi ( Sedarmayanti 2003,16).

Sistem informasi yang menggunakan komputerisasi pada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemen informasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukan perubahan terhadap arsip(hal ini telah dapat dilakukan dalam Sistem Pengelolaan Arsip Bersis Ternologi yang diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004) (Naina, 90).

Kristanto (2003,12) menyebutkan bahwa yang termasuk kedalam kelompok komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat di atasi.

Seiring dengan membengkaknya jumlah arsip yang harus dikelola dan perkembanan teknologi informasi yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem informasi kearsipan. Sistem informasi kearsipan adala suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan, dan pencarian kembali arsip yang berbasis computer sehingga maupun mengelola arsip dengan lebih efektif dan efisien( Sitorus 2012).

Mirmani (2011, 4.3) juga mengatakan bahwa komponen utama dalam sistem informasi kearsipan adalah “

organisasi pencipta, (2) Alat yang dapat menyajikan informasi tersebut dan (3) Standard dan peraturan yang digunakan dalam menciptakan alatnya.

Dalam melakukan sebuah perancangan maupun pengembangan sistem, masih ada satu hal yang perlu dilakukan yaitu evaluasi terhadap sistem yang baru. Evaluasi sistem secara umum bertujuan untuk melakukan pengukuran dalam mengevaluasi keadalan sebuah sistem yang digunakan. Ada beberapa Kriteria evaluasi yang di tetapkan (Kristanto 2003, 44)

1. Pencapaian tujuan

Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainya.

2. Sudah tepat pada waktunya

Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhan, waktu jawaban atau operasional lainnya. 3. Biaya yang diperlukan

Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya pemeliharaan, atau baiaya lainnya.

4. Kualitas yang diperoleh

Criteria dalam hal kualitas adalah dapat dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahnya informasi diperbaiki. 5. Kapasitas produk

Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa decade mendatang.

6. Efesiensi dan produktivitas

Kreteriannya adalah apakah sistem lebih efesien dari sebelumnya 7. Kriteria/validitas

Yang termasuk dalam criteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan-kesalahan yang sebelumnya terjadi dapat diatasi atau ditangani atau berkurang volumenya

8. Keandalan/reabilitas

Apakah sistem yang baru dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibandingkan dengan sistem sebelumnya.

Dengan demikian dapat kesimpul bahwa untuk membangun sebuah sistem informasi arsip diperlukan sebuah standar yang dijadikan tolak ukur untuk

baik ketika telah siap untuk digunakan. Kemudian juga perlu dilakukannya evaluasi terhadap sistem yang baru agar fungsionalitas dari sebuah sistem yang baru dapat maksimal dan juga mendukung dalam hal pengembangan sistem kedepannya.

2.2.1 Pengertian Arsip

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Pasal 1, “ arsip adalah rekamana kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komonikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Mashum (2012) menyatakan bahwa arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan.

Menurut Aulia (2012) menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

Barthos (2007, 1) menyatakan bahwa arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun

(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Berdasarkan beberapa definisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegitan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

2.2.1.1 Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal yang mana arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.

Wursanto (1991, 28) menyebutkan fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

sudah mulai menurun.

c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.2.1.2 Alur Hidup Arsip

Kegiatan yang terjadi di lingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta di memorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang dijadikan sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai darp penciptaannya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti dari kegiatan yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsinya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu di tindak lanjuti agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semakin meningkat.

Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat di tentukan sasaran yang akan dcapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal ( Sedarmayanti 2003,14). Bentuk tindak lanjut terhadap arsip dapat dilihat dari siklus kehidupan arsip (life cycle of records) berikut ini:

Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip Sumber: (Mirmani 2011) 2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan

Penyelenggaraan kearsipan di Indonesia secara umum didasarkan pada Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang Kearsipan ini ternyata lebih banyak ditujukan untuk mengatur arsip-arsip pemerintah, dengan kata lain tidak menjangkau ke sektor swasta maupun perorangan dan lebih tepat hanya sebatas himbauan.

Perusahaan yang lebih banyak dilaksanakan oleh sektor swasta sebagai suatu bidang usaha yang “Provit Oriented” sedikit banyak memiliki perbedaan dengan kegiatan pemerintah. Hal ini tentu akan tampak pula perbedaannya

Penciptaan

Surat menyurat, formulir, laporan,duplikat, pengolahan dari computer.

Penyusutan

Penyimpanan arsip inaktif, Archieves.

Pemeliharaan

Pemberkasan , pencarian, pemindahan

Penggunaan

Pengambilan keputusan, Dokementasi, Referensi, persyaratan hukum

Distribusi

pada arsip yang tercipta baik tipe maupun informasinya. Disisi lain pada kenyataannya bahwa disamping konstribusinya bagi pembangunan bangsa sesuai dengan bidangnya, perusahaan telah banyak pula memanfaatkan potensi bangsa baik sumber daya alam, smber daya manusia maupun sumber daya financial. Untuk itu wajar apabila aktivitas badan-badan usaha swastapun harus mempertanggungjawabkan kegiatannya melalui arsip-arsip yang tercipta di perusahaan dengan diaturnya arsip-arsip perusahaan dalam peraturan perundang-undangan. Peraturan Perundangan Kearsipan di Lingkungan Perusahaan sejak tanggal 24 Maret 1997 pengaturan terhadap arsip perusahaan berpedoman kepada Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dengan peraturan pelaksanaannya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. Dengan demikian masalah penyusutan dokumen atau arsip perusahaan pun tidak lagi berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

Dari peraturan perundangan tersebut hal-hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

1. Subyek hukum adalah perusahaan yang didirikan dan berkedukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia maupun perusahaan Indonesia yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia.

3. Perusahaan wajib membuat catatan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Jangka waktu simpan untuk dokumen tertentu adalah seputuh tahun.

5. Dokumen perusahaan dapat dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya dan wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan.

6. Dokumen perusahaan yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada ANRI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 7. Pimpinan perusahaan bertanggungjawab terhadap pemusnahan dokumen

perusahaan aau pejabat lain yang ditunjuk dengan segala konsekuensinya. 8. Ketentuan peralihan menganulir ketentuan pasal 6 KUHD yakni wajib

menyimpan arsip tertentu selama 30 tahun menjadi wajib simpan 10 tahun. Hal yang menarik dan perlu mendapat perhatian dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 ini terutama mengenai:

a. Alih Media

Satu hal yang baru dalam peraturan dokumen/arsip adalah ketentuan alih dokumen perusahaan dari kertas ke media lain seperti: mikrofilm, CD-ROM, WORM. Terdapat tiga hal penting yang harus dicermati berkaitan dengan ketentuan alih media ini:

1. Arsip apa yang akan dialihmedakan, perlu diperhatikan dalam hal ini adalah informasi untuk memperhitungkan apakah naskah asli perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan, keamanan, retensi, efisiensi dan media yang dipilih.

2. Proses alih media, terkait dengan siapa yang boleh mengalihmediakan, kapan alih media dilaksanakan (retensi) bagaimana teknis alih media.

3. Legalisasi, menyangkut permasalahan siapa yang berwenang melegalisir, bagaimana cara dan bentuk legalisasi, bagaimana keabsahan hasil alih media. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalamnya sesuai dengan naskah aslinya.

Meskipun dalam Undang-undang ini dinyatakan bahwa dokumen perusahaan yang telah dialihmediakan merupakan alat bukti yang sah, bagi dunia peradilan masih belum banyak diterapkan. Pada umumnya peradilan masih mengakui arsip dalam bentuk tulisan/kertas sebagai alat bukti yang sah.

b. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip

Pemusnahan arsip memiliki dampak hukum yang luas, karena merupakan penghilangan arsip (fisik dan informasi) sebagai bukti suatu kegiatan yang dilakukan dengan kesengajaan.Namun apabila pemusnahan arsip dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku tidak akan membawa konsekuensi negatif kecuali di luar perkiraan manusia.

Dalam pemusnahan dokumen perusahaan kewenangan perusahaan di pundak pimpinan perusahaan, tanggungjawab pemusnahanpun berada di pimpinan perusahaan. Hal tersebut juga berpengaruh pada pembuatan pedoman pemusnahan (jadwal retensi) yaitu tidak perlu lagi pengesahan dari Arsip Nasional tetapi cukup

ketentan pemusnahan dokumen perusahaan yang dinilai oleh pemerintah memiliki kepentingan nasional. Perlu dikemukakan masalah ini karena setiap pemusnahan dokumen perusahaan tidak ada kontrol dari pemerintah melalui persetujuan jadwal retensi perusahaan maupun persetujuan pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana yang berlaku bagi arsip pemerintah tetapi semata-mata dilimpahkan pada kewenangan pimpinan perusahaan.

2.2.1.4 Arsip Perusahaan

Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 ayat 6 disebutkan bahwa “yang dimaksud dengan “perusahaan” adalah termasuk BUMN dan BUMD serta perusahaan swasta yang memiliki arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional”. Arsip yang di hasilkan perusahaan atau dokumentasi perusahaan adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dilihat, dibaca, atau didengar.

Demikian contoh arsip perusahaan yang perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan dalam temu kembali ketika dibutuhkan demi membantu kegiatan organisasi kedepannya, apakah itu sebagai bahan pertimbangan maupun pedoman dalam mengambil keputusan, masih banyak contoh-contoh arsip perusahaan yang

pengelola arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.

2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan dalam Mengelola Dokumen/Arsip Menurut Kurniasih (2007) kriteria aplikasi yang dibutuhkan adalah:

a. Platform

Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasi/software yang dipilih harus memperhatikan scalability, business continuity, security, dan globalization, capabilities.

b. Scalability

Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang digunakan.

c. Business Continuity

Kapasitas penyimpanan (repository) aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.

d. Security

Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan sesuai keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti:

e. Globalization

Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat dilakukan dalam multi bahasa.

f. Ease of Use

Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis.

g. Standards

Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data lembaga.

Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.

2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan

Kurniasih (2007) menyebutkaan bahwa fitur-fitur dalam platform yang dipilih harus dapat mendukung Sistem Informasi Kearsipan secara utuh, antara lain:

a. Document Capture

EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi dokumen tercetak ke dalam dokumen image.

b. Document Management

Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan format digital audio/video. Pemakai harus dapat mengindeks dan mengatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan

c. Document Storage

Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage: on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem pemakai.

d. Document Access

Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.

e. Document Retrieval

Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti anotasi, penggandaan dan pencetakan.

f. Document Exchange

Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.

g. Document Output

Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.

2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen

Kurniasih (2007) menyebutkan bahwa aplikasi yang diperlukan dalam mengelola dokumen elektronik dapat dikelompokan ke dalam lima kategori, yaitu:

a. Creation and Revision Control

Keberadaan word processing document, spreadsheets, presentation dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti file dalam sistem operasi komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan

direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.

b. Foldering

Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi dan accessibility pada folder.

c. Transaction Processing

Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.

d. Dokumen Enabling

Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan user interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.

e. Storage and Retrieval

Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokumen. Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.

2.3Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI

Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (2014) dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu:

1. Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, keteranan , nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikai akses, klasifikasi keamanaan, kategori arsip, media arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nma berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.

2. Elemen data yang bersifat untuk opsional untuk kebutuhan aplikasi yang digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.

3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerima/pengirim, jabatan unit pengolahan, dan nama pimpinan unit pengolaha.

4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat administrative, riwayat kearsipannya, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan, ketentuan akses, ketentuan reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan, arsip terkait, publikasi, catatan arsiparis, peraturan-peraturan dan

5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat (sumber wewenang), stuktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkatkerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan.

6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi funsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.

7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resmimya, alamat, nomor telpon, faks, email, petugas yang dapat dihubungin, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area public.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh The International Council on Archieves (ICA), meliputi :

1. ISAD (G) (General International Standart Archieval Description), Second Edition, 19999.

2. ISAAR (CPF) (International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families), Second Edision,2003

3. ISDF (International Standart for Describing Fungnctions), First Edision, 2007

4. ISDIAH (International Standart for Describing Institutions with Archival Holdings), First Edition, 2008.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem

Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan:

1. Terjaminya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas. 2. Memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip. 3. Memungkin penggunaan data bersama.

4. Memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.

2.4 Pengertian Visual Basic

Visual basic merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang memiliki bahasa pemrogaman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari. Basis bahasa pemrogaman yang digunakan dalam visual basic adalah bahasa BASIC (Beginnersall- purpose Symbolic Instruction Code) yang merupakan salah satu bahasa pemrogaman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari (Tim Madcoms, 2008).

Visual Basic diciptakan pada tahun 1991 oleh Microsoft untuk menggantikan bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code).Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh computer untuk melakukan tugas tertentu (Arief Ramadhan, 2004).

BASIC dirancang tahun 1950-an dan ditujukan untuk dapat digunakan oleh para programmer pemula. Biasanya BASIC diajarkan untuk para pelajar sekolah menengah yang baru mengenal komputer, serta digunakan untuk

Walaupun begitu, paran BASIC lebih dari sekedar itu saja. Banyak para programmer andal saat ini memulai karirnya dengan mempelajari BASIC.

Microsoft Visual Besic adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengembangan dengan memanfaatkan keistimewaan konsep-konsep antar muka grafis dalam Microsoft Windows, sehingga dalam Microsft Visual Besic terdapat banyak istilah dan konsep untuk menyebut sesuatu yang membentuk sebuah aplikasi, misalkan Object, Property dan Event (Suryana, 2009).

Adapun beberapa fitur yang terdapat di Microsoft Visual Basic yang baru, di antaranya adalah:

1. Edit and Continue

Fitur ini sebelumnya terdapat di dalam Visual Basic, akan tetapi dihapus di dalam Visual Basic .NET. Dengan keberadaan fitur ini, para programmer dapat memodifikasi kode pada saat program dieksekusi dan melanjutkan proses eksekusi dengan kode yang telah dimodifikasi tersebut.

2. Evaluasi ekspresi pada saat waktu desain

3. Munculnya Pseudo-Namespace "My", yang menyediakan:

a. Akses yang mudah terhadap beberapa area tertentu dari dalam .NET Framework yang tanpanya membutuhkan kode yang sangat signifikan.

b. Kelas-kelas yang dibuat secara dinamis (khususnya My.Forms). 4. Peningkatan yang dilakukan terhadap konverter kode sumber dari Visual

5. Penggunaan kata kunci (keyword) Using, yang menyederhanakan penggunaan objek-objek yang membutuhkan pola Dispose untuk membebaskan sumber daya yang sudah tidak terpakai.

6. Just My Code, yang menyembunyikan kode reusable yang ditulis oleh alat bantu Integrated Development Environment (IDE) Visual Studio .NET. 7. Pengikatan sumber data (Data Source binding), yang mampu

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Dalam penilitian ini peneliti hanya menggambarkan keadaan atau suasana yang sebenarnya terjadi pada saat sekarang, dalam hal ini mekanisme sebuah proses berdasarkan survei yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.

3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Qton Indonesia yang beralamat di Jln. Letjend Suprapto No.6 Medan. Waktu pengambilan data pada bulan Oktober 2014.

3.3 Fokus Penelitian

Fokus dalam penelitian ini adalah mengkaji tentang sistem informasi arsip, pengorganisasian arsip, prosedur pengelolaan arsip, sistem yang sedang berjalan saat ini dan kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem sekarang di PT. Qton Indonesia.

1.4Latar Penelitian

PT. Qton Indonesia bergerak di bidang pertambangan batu material. Lokasi Tambang tersebut terletak di Jalan Desa Kwala Musam – Kampung

Tengah, Kecamatan Batang Serangan, Kabupaten Langkat, Sumatra Utara. Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kecamatan Gebang, Kabupaten Langkat, Sumatra Utara, dengan Luas tambang sekitar 9,2 Hektar. Arsip tentang pertanahan pada PT. Qton Indonesia tergolong jumlah yang cukup besar dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem secara manual dengan mengentri data ke microsoft excel.

3.5 Proses Penelitian

Adapun proses penelitian ini dilakukan dalam 2 tahap yaitu:

3.5.1 Mengidentifikasi Informan

Informan dalam penelitian ini adalah karyawan kearsipan pada Devisi Legal Kenotariatan. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif, seperti yang dinyatakan oleh Sugiyono (2006, 61) bahwa “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu.” Adapun informan yang akan diwawancarai dalam penelitian ini adalah 4 orang karyawan pelaksana kearsipan yang bekerja pada Devisi Legal Kenotariatan, dua orang memiliki latar belakang pendidikan Hukum, satu orang memiliki latar belakang pendidikan bahasa inggris dan satu orang lagi memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan.

3.5.2Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:

1) Wawancara

Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam (Depth Interview). Wawancara merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap survei. Tanpa wawancara, peneliti akan kehilangan informasi yang hanya dapat diperoleh dengan jalan bertanya langsung kepada imforman. Data semacam itu merupakan tulang punggung suatu penelitian survey. Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil. Wawancara dilakukan secara langsung dengan 4 karyawan kearsipan pada PT. Qton Indonesia.

Pedoman wawancara juga diperlukan agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman wawancara juga disusun berdasarkan dengan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

2) Observasi

Observasi adalah kegiatan meneliti langsung ke tempat penelitian yaitu PT. Qton Indonesia. Observasi yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah pengamatan, yang di observasi adalah kegiatan dan metode pengelolaan arsip yang menggambarkan susasana sebenarnya di PT. Qton Indonesia.

3) Studi Literatur

Selain melakukan teknik wawancara, penulis juga melakukan studi literatur demi menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal dan artikel. Studi literatur dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi dan kemudian dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti di

3.5.3 Teknik Analisis Data

Data hasil wawancara penulis, observasi dan catatan di lapangan maupun dari berbagai sumber ditelaah dan dipahami kemudian data disalin dan dipilih untuk disusun menjadi satu kesatuan yang akan ditarik kesimpulan dari interpretasi yang sudah dilakukan. Dalam hal ini penulis menganalisis data yang didapat berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal yang diungkapkan oleh informan yaitu karyawan kearsipan PT. Qton Indonesia.

Pada PT. Qton Indonesia masih menggunakan sistem secara manual dalam mengelola arsip. Pengolahan data menggunakan microsoft excel namun dengan sistem yang ada terdapat kendala atau hambatan seperti temu kembali informasi yang tidak efektif dikarenakan proses yang lambat. Sehingga dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk memperlancar jalannya manajemen kearsipan. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem di atas, maka sistem baru yang dapat peneliti rekomendasikan adalah pemograman Visual Basic. Pada masa sekarang ini pemograman yang berbasis Visual Basic lebih banyak diminati dan disukai oleh berbagai lembaga atau istansi. Karena pengembangan dan pengolahannya sangat mudah untuk dilakukan serta tampilannya juga sangat menarik.

3.5.4 Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang.

Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang di dapat dari kebijakan pihak PT. Qton Indonesia dalam pengelolaan kearsipan.

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada PT. Qton Indonesia.

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori yang telah dijelaskan pada bab II akan digunakan untuk menguji hasil dari data yang terkumpul.

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian ini adalah para petugas kearsipan yang bekerja pada Devisi Legel Kenotariatan di PT. Qton Indonesia. Peneliti melakukan wawancara dengan 4 orang informan, dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 Karakteristik Informan

Kode Sumber Pendidikan Jabatan

I1 Informan 1 S2 Hukum Kabag

I2 Informan 2 S2 Hukum Staf Legal

I3 Informan 3 S1 Bahasa

Inggris

Staf Legal

I4 Informan 4 DIII-ILMU

PERPUSTAKAAN

Arsiparis

Wawancara berlangsung secara informal. Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam (Depth Interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Wawancara pun dilakukan pada jam yang telah ditetapkan pada saat membuat janji untuk wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang

digunakan adalah bahasa informal. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.

4.2 Mengidentifikasi Masalah

Peneliti melakukan identifikasi masalah sistem informasi arsip yang sedang berjalan di PT. Qton Indonesia. Tahap ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi informan dan wawancara. Informan dalam penelitian ini adalah karyawan yang bekerja di Devisi Legal Kenotariatan kearsipan pada PT. Qton Indonesia.

4.2.1 Kategori

Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah:

4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan

Kategori pertama yang diperoleh dari haril wawancara dengan ketiga informan adalah sistem informasi kearsipan. Arsip itu sendiri memiliki makna sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan secara sistematis karena memiliki suatu kegunaan atau nilai agar suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan dokumentasi, dimana arsip dapat membantu suatu perusahaan dalam pengambilan keputusan terhadap masalah yang dihadapi. Bagi PT. Qton Indonesia sendiri arsip merupakan naskah yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam bentuk

apapun, baik tunggal maupun kelompok demi kebutuhan administrasi perusahaan. Untuk pengelolaan arsip-arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan sistem yang dimaksud adalah sistem informasi kearsipan.

Berdasarkan pengertian arsip itu sendiri dan hasil wawancara yang telah dilakukan sistem informasi kearsipan sangat berhubungan erat dengan sumber arsip berasal, pengorganisasian kearsipan, prosedur pengelolaan kearsipan, alur kerja kearsipan dan sistem informasi arsip yang sedang berjalan.

a. Sumber Arsip

Sumber arsip merupakan asal arsip itu bermula, dari dalam perusahaan. Pada PT. Qton Indonesia arsip itu sendiri berasal dari bagian pertahanan yang ada di perusahaan. Bentuk arsip yang diserahkan adalah dalam format tercetak. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 sebagai berikut :

I1 : “Arsip yang masuk disini adalah Data tanah yang ingin di beli, surat

tanda terima dari kantor BPN (Badan pertanahan Nasional), perjanjian jual beli dan PHGR dari Notaris. Karena disini khusus mengelola arsip keuangan saja.”

Berdasarkan pernyataan informan pertama (I1) di atas, terlihat bahwa

arsip-arsip yang dikelola oleh Devisi Legal Kenotariatan pada PT. Qton Indonesia adalah arsip yang berasal dari bidang pertanahan saja. Seharusnya bagian kearsipan dapat mengelola setiap bentuk arsip yang ada, akan tetapi keterbatasan tenaga dan dana juga akan kesadaran arsip atas kebijakan manajer dan perusahan

Bagian-bagian bidang lainnya belum mengelola sama sekali arsip mereka sehingga menyulitkan pengguna dalam mencari arsip yang dibutuhkan untuk dipinjam sesuai kebutuhan perusahaan itu sendiri. Karena sebuah perusahan yang baik maka pengelolaan dokumennya pun harus baik pula. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2 berikut :

I2 : “………..Tergantung manajernya masing-masing di setiap bidang. Arsip

yang dari bidang lainnya biasanya masih ditumpuk dan dijadikan satu diletakkan di gudang dan belum dikelola sama sekali”

Berdasarkan pernyataan I2 di atas dapat dijelaskan bahwa belum semua

bidang melakukan pengelolaan arsip, karena itu bergantung pada kebijakan masing-masing manajer disetiap bidang. Selain dari kebijakan masing-masing manajer disetiap bidang terdapat juga hambatan pada SDM yang mengelolanya, belum ada kesadaran dari perusahaan, hal ini sesuai dengan pernyataan I2 berikut:

I2 : “Bagian keuangan, HRD, Perpajakan, pembelian, dll, karena

karyawannya masih banyak yang kurang memperhatikan arsip dan kesadaran akan pentingnya arsip”

Dari pernyataan I2 di atas, dapat disimpulkan bahwa pihak PT. Qton

Indonesia masih kurang dalam memperhatikan arsip dan kurangnya akan kesadaran pentingnya arsip untuk jalannya sebuah perusahaan.

Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat di jawab bahwa arsip di Devisi Legal Kenotariatan di PT. Qton Indonesia berasal dari bagian Pertanahan, karena di Devisi Legal Kenotariatan arsip khusus mengelola arsip pertanahan saja hal ini dikarenakan kebijakan masing-masing manajer pada setiap bagian yang belum menerapkan sistem pengelolaan arsip yang baik.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Saat ini PT. Qton Indonesia masih menggunakan sistem manual dalam mengelola arsip. Pengolahan data menggunakan Micosoft Excel namun dengan sistem yang ada terdapat kendala atau hambatan seperti temu kembali informasi yg tidak efektif dikarenakan proses yang lambat. Sehingga dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk memperlancar jalannya manajemen kearsipan. Sistem automasi yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan yang ada pada PT. Qton Indonesia. Kebutuhan sistem informasi arsip pertanahan yang ada untuk modul yaitu Entri data, pencarian, peminjaman, pengembalian, laporan daftar pertelaan, laporan peminjaman, report reference, mengubah kata sandi, modul administrator pengguna, pengaturan klasifikasi, pengaturan pengguna, pengaturan berkas, laporan.

Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan

in-aktif, serta memiiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola serta terintegrasi.

5.2. Saran

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan solusi kepada kantor PT. Qton Indonesia dalam pengelolaan arsip untuk setiap bagian agar lebih peduli terhadap arsip, tidak hanya bagian Pertanahan saja. Adapun saran yang dapat peneliti berikan adalah:

1. Kantor PT. Qton Indonesia diharapkan lebih memperhatikan arsip dan mulai mengelola arsip disetiap bagian, bukan hanya dibagian pertanahan saja.

2. Pada Kantor PT. Qton Indonesia diharapkan memiliki sistem informasi arsip yang sudah terautomasi. Sehingga memudahkan petugas dalam mengelola arsip.

Daftar Pustaka

Arbie, E. 2000. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, edisi ke-7. Jakarta: Bina Alumni Indonesia.

Arsip Nasional Republik Indonesia 2014. Peraturan Kepala Arsip Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Dta Arsip Dinamis dan Statis Untuk Pelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)” 2014.

http://persuda.net/arsip/directory/Kepka%20 ANRI/Perka%20ANRI%20 No.%2021%20 Tahun%202011%20 Stadar%20Elemen%Data %20 Arsip.pdf.

Aulia. 2012. Pengertian Arsip dan Kearsipan Sistem Abjad. Retrieved Dec. 20, 2012 from http://dhatulaulia.wordpress.com/2012/09/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan-sistem-abjad

Astuti, S. P. 2008. Pengertian Analisis Sistem Informasi. Retrieved Feb. 5, 2013 from http://susipujiastutiwordpress.com/2008/10/26/pengertian-analisis-sistem-informasi/

Barthos, B. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Erfani, Yoan. 2013. Komponen dan Elemen Sistem Informasi. Retrieved Nop. 8, 2013 from http://kompasiana.com.

komponen-komponen-sistem-informasi.html.

Febriatna, D. 2011. Manfaat & Etika Dari Sistem Informasi. Retrieved Dec. 22, 2012 from http://duduwie329.blogspot.com/2011/11/manfaat- dan-etika-dari-sistem-informasi.html

Imran (2012). Makalah Konsep Dasar Sistem Informasi. Retrieved Nov. 5, 2012 from http://ilmu27.blogspot.com/2012/08/makalah-kosep-dasar-sistem- informasi.html.

Kadir, A. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, jilid ke-1, edisi ke-5. Jakarta: Prenhallindo.

Kurniasih, N. 2007. Sistem Kearsipan. Retrieved Nov. 23, 2012 from

http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/01/nunin-Kristianto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta : Gava Media

Mahardiko (2012). Pengertian Sistem Informasi. Retrieved Dec. 22, 2012 from http://mahardiko.blogspot.com/2012/04/pengertian-sistem-informasi.html. Mashum 2012. Definisi Arsip. Retrieved Nov. 23, 2012 from

http://mashumdotnet.wordpress.com/2012/03/21/definisi/

Mirmani, Anon.2011. Pengantar Kearsipan . Jakarta : Universitas Terbuka. Muhyuzir, T.D. 2001. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, cetakan

ke-2. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Naina, Akhmadsyah.2008. Mengenal General International Standard Archival Description, ISAD (G). Jurnal kearsipan Vol3. No.3 (desember).

http://anti.go.id/assets/download/jurnal_kearsipan_jurnal-vol-3, 2008.pdf(diakses 10 Januari 2015)

Osborne, L. N. 2000. Systems Analysis for Librarians and Information Professional. United States of America: Libraries Unlimited..

Ramadha, Arief. 2004. Miscrosoft Visual Basic 6.0.Jakarta: PT.Elex Komputindo. Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memenfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju.

Sitorus, Syahli. Sistem Informasi Kearsipan. 2012.

http://blog.creativegamastudio.com/2012/06/sistem-informasi-kerarsipan.html.(diakses Januari 10,2015)

Suryana, Taryana.2009. Miscrosoft Visual. Yogyakarta :Graha Ilmu. Tim madcoms, 2008.Miscrosoft Visual Basic 6.0. Yogyakarta.Andi.

---2011. “Sosialisasi Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Arsip Perguruan Tinggi.” Makalah disimpaikan pada kegiatan Sosialisasi Undang- Undang Kerasipan Dilingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatra Utara dan Perguruan Tinggi,28 Juni 2011,BPAD Sumatra Utara, Medan.

Wursanto (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Wijaya, Andri,( 2012) Siklus hidup pengembangan sistem. 2012.http:// Andri wijaya. Siklus-hidup-pengembanga-sistem//.

LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA

Sistem informasi kearsipan a. Dari mana sumber arsip berasal ? b. Bagaimana pengorganisasian arsip? c. Bagaimana prosedur pengelolaan arsip?

d. Bagaimana sistem informasi kearsipan yang sedang berjalan?

e. Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem yang ada sekarang?

f. Rekomendasikan sistem baru atau SOP (Standart Operational Procedure) yang dibutuhkan dengan menggunakan fitur –fitur yang sudah lengkap dalam amplikasi tersebut.

LAMPIRAN II

HASIL TRANSKRIP WAWANCARA

1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I

Wawancara ini diambil pada tanggal 01 Desember 2014 Pada pukul 10.00 wib. Bertempat di PT. QTON INDONESIA. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I1.

P: “Assalamualaikum…selamat pagi kak” I1: “Waalaikumsalam siti, apa kabar kak?

P: “Alhamdulillah baik. kakakapa kabarnya?”

I1: “Alhamdulillah kabar kakak juga baik. Ngomong-ngomong ada perlu

apa kemari?”

P: “Jadi begini kakak, maksud kedatangan siti kemari mau bertanya tentang arsip disini sekalian ambil data untuk penelitian skripsi.”

I1: “Oh, memangnya skripsi sititentang apa? Judulnya apa?”

P: “Skripsi siti tentang sistem informasi arsip kak, judulnya Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. QTON INDONESIA. Jadi siti mau nanya-nanya tentang sistem informasi yang berjalan disini”. I1:”Jadi apa yang bisa kakak bantu nih ?”

P: “Sebelumnya Siti minta maaf nih kak udah ganggu waktunya, siti mau wawancara sebentar aja kok mengenai sistem informasi arsip disini. Selama ini apakah di PT.QTON INDONESIA sudah memakai Sistem Informasi Digital kak?”

I1: “Belum.”

P: “Selama ini apa kendala yang dihadapin saat mengarsipkan

berlangsung”

I1: “Pertama, waktunya pencarian arsip terlalu lama kalau di cari susah,

kadang-kadang hilang terus tempat arsipnya tidak tetap .”

P: “Apa yang di harapkan kak berkaitan dengan pengarsipan dokumen tersebut?”

I1: “Membuat sistem yang paling mudah lah”

P: “ Sistem apa itu kak?”

I1: “ Sistem Informasi pengarsipan yang sesuai dengan SOP (Standart

P: “ Bagaimana kalau di terapkan sistem informasi pengarsipan digital kak?”

I1: “ Bangus sekali itu, sistemnya sesuai dengan SOP (Standart

Operational Procedure) pengarsipan sehingga memudahkan dalam pencarian arsip.