PELAYANAN PEMBUATAN KARTU KELUARGA DI SINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN JAYAWIJAYA PROVINSI PAPUA - Repository IPDN

  

PELAYANAN PEMBUATAN KARTU KELUARGA

DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN JAYAWIJAYA

PROVINSI PAPUA

LAPORAN AKHIR

  Diajukan guna memenuhi salah satu syarat Untuk menyelesaikan pendidikan Sarjana Sains Terapan Pemerinthan

  Pada Institut Pemerintahan Dalam Negeri Oleh :

  ADOLVINA LIA HUBY NPP. 25.1310 Program studi : Administrasi Kependudukan dan catatan Sipill

  

INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI

Jatinangor, 2018

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

  Tujuan utama yang terkandung dalam Undang-Undang Dasar 1945 pada alinea ke empat,

  “Kemudian dari pada itu untuk membentuk suatu Pemerintah Negara Indonesia yang melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia dan untuk memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial” adalah memberikan jaminan kehidupan serta kesejahteraan kepada bangsa, negara dan masyarakat Indonesia seutuhnya salah satunya melalui pelayanan publik.

  Pelayanan publik (public service) merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat, pelayanan publik dimaksudkan untuk mensejahterakan warga negara atau masyarakat. Dalam organisasi pemerintah, pelayanan kepada masyarakat adalah tujuan utama yang menjadi kewajiban dalam penyelenggaraan pelayanan dengan menciptakan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat. Selain itu, pemerintah juga mempunyai peranan penting untuk meyediakan layanan publik yang prima bagi masyarakat mu` lai dari pelayanan dalam bentuk pengaturan ataupun pelayanan-pelayanan lain dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat.

  Berkaitan dengan tugas yang harus dilaksanakan maka, penyediaan pelayanan oleh pemerintah itu sendiri harus difokuskan pada pemenuhan kebutuhan masyarakat, baik secara kualitas maupun kuantitas dalam penyelenggaraan pelayanan publik, aparat pemerintah harus bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat sebagai wujud dari penciptaan kesejahteraan masyarakat. masyarakat berhak mendapatkan pelayanan yang efektif dan yang terbaik oleh pemerintah karena sistem demokrasi yang ada juga kembali pada rakyatnya. Dari rakyat, oleh rakyat, dan untuk rakyat. Namun hingga saat ini pelayanan yang seharusnya ditujukan kepada masyarakat umum kadang dibalik manjadi pelayanan masyarakat kepada negara, meskipun negara berdiri sesungguhnya adalah untuk kepentingan masyarakat yang mendirikannya. Artinya birokrat harus memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat dan benar-benar masyarakat dapat merasakan kepuasan.

  Dalam konteks penyelenggaraan otonomi daerah, yang menjadi sasaran pembangunan adalah masyarakat bangsa. Salah satu instrument pembangunan yang merupakan hak khusus yang di berikan pemerintah terhadap masyarakat adalah layanan publik, masyarakat berhak memperoleh berbagai layanan yang harus diberikan dari pemerintah karena pada dasarnya pemerintah dibentuk untuk melayani masyarakat, atau dengan kata lain pemerintah berkewajiban penuh untuk memberikan layanan kepada masyarakat.

  Peningkatan serta tuntutan yang masyarakat inginkan pada pelayanan publik (publik service) yang efektif dan efisien serta memuaskan dari para pegawai pemerintahan sebagai pelayanan publik semakin populer. Hal ini terjadi karena tuntutan perkembangan kebutuhan masyarakat, keinginan serta harapan dari masyarakat yang terus bertambah. salah satu dari pelaksanaan pelayanan publik yaitu administrasi kependudukan. Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

  Perubahan atas Undang-undang Nomor 23 tahun 2006 menjadi Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 Pasal 1 ayat (1) dan (13) tentang Administrasi Kependudukan, yang mengatakan: Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penerbitan dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Kartu Keluarga (KK), adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang Nama, susunan dan hubungan dalam keluarga serta identitas anggota keluarga.

  Berdasarkan Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2001 Tentang Otonomi Khusus bagi Provinsi Papua, telah memeberikan kewenangannya pada daerah kabupaten/kota untuk mengurus sendiri daerahnya. Berdasarkan kewenangan tersebut Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya adalah salah satu instansi yang berwenang dan bertanggung jawab melaksanakan tugas pelayanan publik dalam urusan administrasi kependudukan di Kabupaten Jayawijaya berdasarkan Peraturan Daerah (perda) Nomor 2 Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Hal ini dikarenakan kabupaten Jayawijaya merupakan kabbupaten induk yang memekarkan enam kabupaten dan memiliki jumlah penduduk yang sangat banyak sehingga menjadi dasar tolak ukur dalam membuat suatu kebijakan dan perencanaan pembangunan nasional maupun daerah.

  Berdasarkan Peraturan Bupati (Perbub) Kabupaten Jayawijaya Nomor 53 Tahun 2016 lebih lanjut dijelaskan pada Pasal 2 (dua) bagian ke 1 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya merupakan unsur pelaksana urusan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang menjadi kewenangan Kabupaten Jayawijaya maka, dengan adanya dasar hukum tersebut Dinas Dependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya melaksanakan salah satu tugas adminisrtasi kependudukan salah satunya adalah pelayanan pembuatan Kartu Keluarga.

  Berdasarkan Peraturan di atas, perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu negara tercermin dari standar- standar pelayanan yang sudah diberikan pemerintah terhadap masyarakat. Negara-negara yang tergolong miskin pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada Negara-negara berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standal minimal. Sedangkan di Negara-negara maju kualitas pelayanan kepada masyarakat telah memenuhi kualitas di atas standar minimal.

  Menyadari arti pentingnya pelayanan administrasi kependudukan perlu meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya memiliki Kartu Keluarga (KK) dalam kehidupan sehari- hari, dan pemerintah senantiasa dituntut memberikan pelayanan yang berkulitas kepada masyarakat, dengan demikian, keberadaan sumber daya manusia dalam hal ini aparat yang berkualitas sebagai pelayan masyarakat sangat berpengaruh terhadap pembangunan sumber daya manusia di suatu daerah.

  Aparatur pemerintah sebagai pelayan masyarakat dituntut agar lebih tanggap dan lebih serius dalam menangani keluhan - keluhan maupun persoalan persoalan yang ada di lapangan baik secara langsung maupun secara tidak langsung khususnya di Kabupaten Jayawijaya. Oleh karena itu, aparat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil harus dapat memahami kebutuhan dan harapan masyarakat pengguna layanan dengan mengembangkan atau meningkatkan kualitas pelayanan. Dan perlu melakukan sosialisasi secara terus menerus tentang pentingnya kartu keluarga, karena dengan adanya Kartu Keluarga (KK) dapat mempermudah persyaratan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP).dan lain-lain.

  Masalah yang terjadi dengan melihat luasnya Kabupaten Jayawijaya dengan Jumlah penduduk yang sangat banyak maka, pada umumnya masyarakat Kabupaten Jayawijaya masih banyak kepala keluarga di Kecamatan/Distrik terpencil yang belum memiliki kartu keluarga sebagai identitasnya, dengan berbagai alasan dalam proses pembuatan masih rumit maupun banyak persyaratan yang harus dilengkapi dan lain-lain, sehingga membuat masyarakat tidak / belum memiliki dan membuat kartu keluarga. Dan terjadi pula akan kekurang pahaman masyarakat terhadap persyaratan serta prosedur dalam pembuatan Kartu Keluarga, yang mana ada surat pengantar yang dilampirkan dari RT/RW setempat hingga ke kelurahan isi berbagai formulir yang disediakan dan hingga data masuk ke dinas lalu diproses akhirnya hal ini memakan waktu yang sangat lama dalam proses pembuatan kartu keluarga.

  Problem yang terjadi Dinas Kependududkan dan Pencatatan Sipil tersebut, Pejabat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya Provinsi Papua menyatakan mayoritas anak di Kabupaten jayawijaya belum memiliki Akta kelahiran dikarenakan salah satu syarat untuk memperoleh Akta Lahir adalah dengan membawa surat nikah dari orang tua yang bersangkutan namun pihak orang tua tidak pernah melakukan nikah resmi sehingga belum bisa untuk pembuatan Akta Kelahiran. http/www.Jayawijaya.net. Harian pagi Jayawijaya Pagi.Selasa 15 Agustus 2017.

  Jumlah penduduk Kabupaten Jayawijaya yang sudah memiliki Kartu Keluarga (KK) dan yang belum memiliki Kartu Keluarga sesuai Distrik/ Kecamatan lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 1.1 Jumlah Kepemilikan Kartu Keluarga (KK) Berdasarkan Distrik Kabupaten Jayawijaya Tahun 2017

  ASOLOKOBAL 2017 2.024 1.747 3.771 1.019

  16. HUBIKIAK 2017 6.596 6.429 13.025 3.472 17.

  15. WOUMA 2017 2.609 2.300 4.909 1.307

  14. WALAIK 2017 1.571 1.623 3.194 891

  13. NAPUA 2017 2.445 2.246 4.691 1.446

  12. TRIKORA 2017 292 263 555 160

  11. YALENGGA 2017 4.216 3.838 8.054 2.479

  10. PELEBAGA 2017 9.909 9.344 19.253 5.523

  8. WOLO 2017 5.663 4.552 10.215 2.242 9.

  18. TAILAREK 2017 2.279 2.179 4.458 1.350 19.

  7. MUSATFAK 2017 1.416 1.313 2.729 810

  WALELAGAMA 2017 1.306 1.255 2.561 746

  5. BOLAKME 2017 3.542 3.152 6.694 2.050 6.

  4. HUBIKOSI 2017 3.577 3.421 6.998 1.914

  ASOLOGAIMA 2017 3.589 3.232 6.821 2.101

  2. KURULU 2017 2.225 2.271 4.496 1.385 3.

  1. WAMENA 2017 28.211 23.424 51.635 13.619

  IBELE 2017 4.974 4.071 9.045 2.437

ITLAI HISAGE 2017 1.998 1.696 3.694 1.138

  20. SIEPKOSI 2017 1.363 1.269 2.632 791

  33. BUGI 2017 2.062 1.331 3.393 767 34.

  7 126.72 268.137 76.068

  JUMLAH 141.41

  WESAPUT 2017 4.201 3.803 8.004 2.189

  39. WAME 2017 1.339 1.208 2.547 858 40.

  38. POPUGOBA 2017 4.708 4.616 9.324 2.449

  MAIMA 2017 5.384 5.007 10.391 2.891

  36. ASOTIPO 2017 5.646 5.223 10.869 3.431 37.

  35. WALESI 2017 2.385 2.251 4.636 1.536

  BPRI 2017 534 472 1.006 276

  32. MULIAMA 2017 2.625 2.796 5.421 1.896

  21. USILIMO 2017 1.552 1.631 3.183 1.120

  31. PIRAMID 2017 1.501 1.380 2.881 810

  30. SILOKARNOD OGA 2017 2.470 2.363 4.833 1.298

  TAGINERI 2017 2.712 2.321 5.033 1.786

  28. MOLAGALOME 2017 1.861 1.587 3.448 1.026 29.

  27. TAGIME 2017 6.707 5.810 12.517 3.797

  KORAGI 2017 1.612 1.337 2.949 745

  25. PISUGI 2017 1.226 1.201 2.427 653 26.

  24. WADANGKU 2017 1.876 1.546 3.422 954

  LIBAREK 2017 592 560 1.152 349

  Sumber : Dinas No Distrik Tahun Jumlah Penduduk Total Penduduk Ada (KK) LR PR

  22. WITAWAYA 2017 619 652 1.271 357 23.

   Sumber : (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya Tahun 2017)

  Administrasi Kependudukan dalam pembuatan Kartu Keluarga di Kabupaten Jayawijaya masih sangat jauh di bawah harapan pemerintah, hal tersebut dapat dilihat dari data Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Jayawijaya Tahun 2017 di atas, menunjukan bahwa jumlah penduduk Kabupaten Jayawijaya sebagian besar belum memiliki Kartu Keluarga sehingga benar-benar pemerintah berperan aktif mengajak masyarakat dan memberikan peluang serta kemudahan kepada masyarakat untuk memiliki Kartu Keluarga (KK).

  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya ditemukan juga kurangnya peralatan dan perlengkapan yang dimiliki untuk mendukung proses pelayanan, dan kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai aparat yang melayani masyakat sehingga keterbatasan pengetahuan yang dimiliki serta kurangnya disiplin pegawai dalam menjalankan tugas sebagai pelayan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya sangat menentukan sukses dan tidaknya membuat para pelanggan yang mendapatkan pelayanan dalam urusan administrasi kependudukan.

  Berkaitan dengan urusan administrasi Kependudukan yang ada di Kabupaten Jayawijaya, khususnya pelayanan dalam pembuatan Kartu Keluarga (KK), menunjukan bahwa masih terdapat sejumlah permasalahan serius yang dapat mempengaruhi efektifitas pelayanan pembuatan Kartu Keluarga (KK), diantaranya 2 (dua) faktor utama internal dan eksternal yaitu. Tingkat pengetahuan dari aparat sebagai pelayan masyarakat yang masih lemah serta kurangnya sarana dan prasarana yang dimiliki sebagai pendukung dalam pelayanan, dan kurangnya kepuasan masyarakat atas pelayanan yang diberikan. dan faktor Eksternal sendiri yakni Kurangnya kesadaran masyarakat akan pentingnya Kartu Keluarga. Berdasarkan Uraian latar belakang di atas mendorong penulis untuk melakukan penelitian dengan judul : “PELAYANAN PEMBUATAN KARTU KELUARGA DI DINAS

  KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN JAYAWIJAYA PROVINSI PAPUA”

1.2 Ruang Lingkup, Fokus dan Lokasi Magang

1.2.1 Ruang Lingkup

  Berkaitan dengan judul usulan magang penulis, Pelayanan pembuatan kartu keluarga di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Maka Ruang Lingkup Penulis yaitu:

  1. Belum maksimalnya kualitas pelayanan aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan Kartu Keluarga (KK) di Kabupaten Jayawijaya.

  2. Belum seluruhnya masyarakat Kabupaten Jayawijaya memiliki Kartu Keluarga (KK).

  3. Pelayanan administrasi dipusatkan satu tempat di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya.

  1.2.2 Fokus Magang

  Berdasarkan ruang lingkup, maka penelitian ini memiliki fokus pada beberapa permasalahan yang akan diteliti yaitu :

  1. Bagaimana kualitas pelayanan aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan Kartu Keluarga (KK) di Kabupaten Jayawijaya.

  2. Faktor-Faktor apa saja yang yang menjadi penghambat dalam pelayanan Pembuatan Kartu Keluarga (KK), di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

  3. Bagaimana Upaya yang dilakukan oleh aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya.

  1.2.3 Lokasi Magang

  Dalam penelitian ini Penulis menentukan lokasi magang di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya Provinsi Papua.

1.3 Maksud dan Tujuan Magang

  1.3.1 Maksud Magang

  Adapun maksud dari kegiatan magang ini adalah untuk mengetahui kualitas pelayanan dari aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan Kartu Keluarga (KK), dan sebagai bahan acuan guna memahami pentingnya administrasi kependudukan mengenai pembuatan Kartu Keluarga di Kabupaten Jayawijaya.

  1.3.2 Tujuan Magang

  Tujuan yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah sebagai berikut:

  1. Untuk mengatahui kualitas pelayanan Dinas Kependuudkan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan Kartu Keluarga di kabupaten Jayawijaya.

  2. Untuk mengetahui faktor-faktor atau kendala yang mempengaruhi pelaksanaan pembuatan Kartu Keluarga di Dinas Kependududkan dan Pencatatan Sipil Kabupaten

  3. Untuk mengetahui upaya apa saja yang dilakukan oleh aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jayawijaya, dalam meningkatkan kualitas pelayanan pembuatan kartu keluarga.

1.4 Kegunaan Magang

  1. Bagi praja Sarana berlatih praja IPDN untuk menambahkan wawasan dan pengetahuan sebagai bekal dalam mempersiapkan diri sebelum terjun di lapangan kerja

  2. Bagi IPDN menjadi sumber inspirasi bagi yang memerlukan khususnya bagi praja selanjutnya yang sedang menyusun laporan dan penelitian nantiinya dan sebagai bahan pustaka di pepustakaan Institut Pemerintahan Dalam negeri.

  3. Bagi lokasi magang hasil dari pengamatan ini diharapkan memberikan tambahan wawasan pengetahuan di bidang manajemen kependudukan dan Pencatatan sipil, khususnya peningkatan pelayanan pembuatan Kartu Keluarga (KK).

BAB II TINJAUAN TEORETIS DAN LEGALISTIK

2.1 Tinjauan Teoretis

2.1.1 Pengertian Pelayanan

  Pelayanan adalah “kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya” (Moenir, (2006 :27) ”Pelayananan ini merupakan salah satu pelayanan yang ditujukan pada publik”.

  Adapun prinsip-prinsip penyelenggaraan pelayanan publik menurut Surjadi (2012 : 12 ), meliputi:

  1. Kepastian hukum dimaksudkan adanya peraturan perundang-undangan yang menjamin terselenggaranya pelayan publik sesuai dengan kebutuhan dan rasa keadilan masyarakat.

  2. Keterbukaan, dimaksudkan bahwa setiap penerimaan pelayanan dapat dengan mudah mengakses dan memperoleh informasih mengenai pelayanan yang diinginkan.

  3. Partisipatif, dimaksudkan untuk mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraaan pelayanan dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat

  4. Akuntabilitas, dimaksudkan bahwa proses penyelenggaraan pelayanan publik harus di pertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

  5. Kepentingan umum, dimasudkan bahwa dalam pemberian pelayanan publik tidak boleh mengutamakan kepentingan pribadi dan golongan

  6. Profesionalisme, dimaksudkan bahwa aprat penyelenggara pelayanan harus memilki kompetensi yang sesuai dengan bidang tugasnya.

  7. Kesamaan hak di maksud bahwah dalam arti tidak membedahkan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.

  Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa, kualitas pelayanan publik merupakan suatu kondisi dimana pelayanan mempertemukan apa yang menjadi harapan konsumen dengan sistem kinerja aktual dari penyedia jasa. Dan keberhasilan pelayanan publik sangat tergantung pada dua pihak yaitu birokrasi (pelayan) dan masyarakat (yang dilayani) dengan demikian untuk melihat kualitas pelayanan publik perlu diperhatikan dan dikaji dari 2 (dua) aspek pokok yaitu: aspek internal organisasi birokrasi (pelayan) dan aspek eksternal dan masyarakat yang dilayani.

  Organisasi publik selalu memiliki ciri public accountability yaitu. Setiap warga negara mempunyai hak untuk mengevaluasi kualitas suatu pelayanan tanpa mempertimbangkan peran masyarakat sebagai penerima pelayanan. Dan evaluasi yang dalam analisis kualitas pelayan publik. Dan elemen kedua dalam analisis adalah kemudahan suatu pelayanan untuk dikenali baik sebelum dalam proses, atau setelah pelayanan yang diberikan.

  Kualitas pelayanan menurut Hardiansyah (2011:11) berdasarkan keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 tahun 2003, definisi dari pelayanan umum adalah: Segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah Pusat, didaerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam bentuk baarang dan jasa, baik dalam rangka pelaksanaan ketentuan Peraturan Perundang- undangan.

  Lebih lanjut dijelaskan dalam bab I Pasal I Ayat (I) No. 25 tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, yang dimaksud dengan pelayanan publik adalah “Kegiatan atau rangkaian dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang – undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, atau pelayanan Administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik”.

  Sedangkan menurut Ratminto dan Winarsih (2013:23) bahwa: Pelayanan adalah tidak kasat mata (tidak dapat diraba) dan melibatkan upaya manusia (karyawan) atau peralatan lain yang disediakan oleh perusahaan penyelenggara pelayanan. Pelayanan adalah “bagaimana cara melayani, membantu, menyiapkan atau mengurus keperluan seseorang atas sekelompok orang”.

  Selanjutnya dikutip Ibrahim Hardiyansyah (2011 : 40), kualitas pelayanan publik merupakan suatu kondisi yang dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan dimana penilaian kualitasnya ditentukan pada saat terjadinya pemberian pelayanan publik tersebut”.

  Pelayanan prima kata lainnya adalah pelayanan yang sangat baik, terpadu, mengesankan. Yang di maksud dengan pelayanan prima adalah kegiata merencanakan, mengorganisasi, menggerakkan serta mengendalikan proses pelayanan dengan standar yang sangat baik untuk memuaskan pelanggan agar tujuan perusahaan tercapai. Menurut Nina Rahmayanty (2010 :17) mendefinisikan bahwa:

  1. Layanan prima adalah pelayanan yang sangat baik dan melampaui harapan pelanggan.

  2. Layanan prima adalah pelayanan yang memiliki ciri khas kualitas (quality nice). Ciri khas kualitas yang baik meliputi kemudahan, ketepatan, kehandalan dan emphaty dari petugas pelayanan dalam pemberian dan penyampaian pelayanan kepada pelanggan yang berkesan kuat yang dapat langsung di rasakan pelanggan waktu itu dan saat itu juga.

  3. Layanan prima adalah pelayanan dengan standar kualitas yang tinggi dan selalu mengikuti perkembangan kebutuhan pelanggan setiap saat, secara konsisten dan akurat (handal).

  4. Layanan prima adalah memenuhi kebutuhan praktis (pratical needs) dan kebutuhan emosional meliputi nilai yang dirasakan dengan bentuk perwujud fisik (tangible) dan kebutuhan emosional yang dirasakan kepada fisiologis pelanggan.

  Sinambela dkk (2014: 6) mengatakan bahwa kualitas pelayanan prima tercermin dari enam aspek yaitu:

  1. Tranparansi, yaitu pelayanan yang bersifat terbuka, muda diakses oleh semua pihak yaang membutuhkan dan disediahkan secara memadai serta mudah di mengerti.

  2. Akuntabilitas, yaitu pelayanan dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan.

  3. Kondisional, yaitu pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima layanan dengan tetap berpegang pada prisip efisiensi dan efektifitas

  4. Partisipatif, yaitu pelayanan yang dapat mendorong peran serta masyarakat dengan memperhatikaan aspirasi dan harapan masyarakat.

  5. Kesamaan hak, yaitu pelayanan yang tidak melakukan diskriminasi dilihat dari aspek maupun khususnya suku, ras, agama, golongan status sosial.

  6. Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima pelayanan publik.

2.1.2 Pengertian Kartu Keluarga

  Kartu keluarga merupakan dokumen kependudukan yang sangat penting yang harus dimilliki oleh setiap masyarakat.

  Menurut Siswosoediro (2008 : 37) adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan dan jumlah angoota keluarga”. Selanjutnya menurut Siswosoediro “ Kartu Keluarga (KK) terisi data lengkap identitas kepala keluarga dan anggota keluarga”. Kegunaan Kartu Keluarga (KK) menurut Siswosoediro (2008 : 39), sebagai berikut :

  a. Sebagai persyaratan untuk mendapatkan identiras lain, seperti KTP atau Paspor.

  b. Untuk melamar pekerjaan

  c. Untuk persyaratan nikah Selanjutnya fungsi kartu keluarga menurut Siswosoediro (2008 : 39) sebagai berikut :

  1. Untuk mendata penduduk yang bertempat tinggal disetiap rumah,baik kepala keluargamaupun anggota keluarga.

  2. Dengan tercantumnya seseorang dalam Kartu Keluarga (KK) yang dimiliki, jika pindah tempat tinggal, wajib dilaporkan ke RT/RW setempat dan pihak kelurahan/desa. Ditempat tinggal yang baru, kita harus mendaftar dalam wilayah tersebut dan merubah atau mengganti Kartu Keluarga (KK).

  Kegunaan Kartu Keluarga sebagai salah satu persyaratan utama dalam pembuatan kartu tanda penduduk (KTP) dan persyaratan untuk pembuatan akte kelahiran serta untuk masa depan anak ketik anak mendaftarkan diri disekolah dasar (SD) juga menggunakan kartu keluarga. Karena Nomor KK terdiri dari 16 digit dan penetapan nomor ini dibuat dengan menggunakan kombinasi variabel kode wilayah, tanggal pencatatan, dan juga terdapat nomor seri keluarga.

2.2 Tinjauan Legalistik

2.2.1 Pelayanan

  Dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan menyebutkan bahwa, Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Lebih lanjut dijelaskan dalam bab 1 (satu) pasal satu yang menyebutkan bahwa Kartu Keluarga (KK) adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga itu sendiri.

  Dilihat dari makna pernyataan undang-undang tersebut bahwa pentingnya Kartu Keluarga bagi masyarakat karena, Kartu Keluarga (KK) juga memuat data tentang nama, jenis kelamin, susunan dalam hubungan keluarga serta identitas anggota keluarga. Disamping itu Kartu Keluarga (KK) merupakan dokumen kependudukan yang sangat penting untuk digunakan sebagai salah satu syarat penerbit Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan persyaratan pelayanan publik yang lain seperti pengurursan paspor, sertifikat hak atas tanah, polisi asuransi, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan sederet keperluan lainnya

  Sebelum lahirnya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006, bahwa sebagian masyarakat beranggapan bahwa untuk memperoleh Kartu Keluarga itu sesuatu yang sangat mudah bahkan dianggap tidak penting hal ini disebapkan karena pemahaman masyarakat tentang kartu keluarga hanya sebatas kartu identitas saja namun, begitu ditetapkan aturan yang baru melalui kebijakan pemerintah yang baru berbau teknologi informasih, penduduk tampaknya perlu diberikan pemahaman tentang arti pentingnya Kartu Keluarga (KK) bagi masyarakat serta penertiban setiap dokumen kependudukan maupun dokumen lain yang berhubungan dengan pencatatan administrasi kependudukan sangat penting dan bermanfaat.

  Sesuai Undang-undang Nomo 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan mengatakan bahwa, Setiap Penduduk wajib melaporkan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialaminya kepada Instansi Pelaksana dengan memenuhi persyaratan yang diperlukan dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil sehingga, Pemerintah kabupaten/kota berkewajiban dan bertanggung jawab menyelenggarakan urusan administrasi kependudukan yang dilakukan oleh Bupati/Walikota dalam hal ini Dinas terkait yang ada sebagai Pelaksana melaksanakan urusan Administrasi Kependudukan dengan kewajiban yang meliputi:

  1. mendaftar Peristiwa Kependudukan dan mencatat Peristiwa Penting;

  2. memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap Penduduk atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting;

  3. menerbitkan Dokumen Kependudukan; 4. mendokumentasikan hasil Pendaftaran Penduduk dan

  Pencatatan Sipil; 5. menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas Peristiwa

  Kependudukan dan Peristiwa Penting; dan 6. melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh Penduduk dalam pelayanan

  Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

  Kewajiban dinas terkait dalam pembuatan administrasi kependudukan maka pejabat pencatatan sipil mempunyai kewenangan melakukan verifikasi kebenaran data, melakukan pembuktian pencatatan atas nama jabatannya, mencatat data dalam register akta pencatatan sipil, maupun dalam pembuatan Kartu Keluarga (KK), menerbitkan kutipan akta Pencatatan Sipil, dan membuat catatan pinggir pada akta-akta Pencatatan Sipil lainnya. Sehingga setiap penduduk yang menjadi warga negara indonesia wajib memiliki Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang diterbitkan oleh instansi maupun dinas terkait. Nomor Induk Kependudukan yang diberikan melalui Kartu Keluarga (KK) tersebut akan diberikan seumur hidup 1 (satu) kali dan berlaku seumur hidup sepenjang orang tersebut masih hidup.

  Berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 ada beberapa asas penyelenggaraan pelayanan publik, yaitu:

  1. Kepentingan umum;

  2. Kepastian hukum;

  3. Kesamaan hak;

  4. Keseimbangan hak dan kewajiban;

  5. Keprofesionalan;

  6. Partisipatif;

  7. Persamaan perlakuan/tidak diskriminatif;

  8. Keterbukaan;

  9. Akuntabilitas;

  10. Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan;

  11. Ketepatan waktu; dan 12. Kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.

  Dalam Undang-Undang RI nomor 25 Tahun 2009 tentang pelayayanan publik, pasal 1 ayat (1) dijelaskan tentang definisi pelayanan publik adalah sebagai berikut: “Kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi yang di sediahkan oleh penyeleggaraan pelayanan publik”.

  Definisi pelayanan publik menurut keputusan menteri

  “segalah publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan, maupun publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan, maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan”.

  Menurut Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2003 menyatakan bahwa : Hakikat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan dan publikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan. Standar pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan menurut pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan. Menurut keputusan MENPAN Nomor

  63 Tahun 2003 standar pelayanan, sekurang-kurangnya meliputi :

  1. Prosedur pelayanan

  2. Prosedur pelayanan yang di lakukan bagi pemberi dan penerima layanan termasuk pengaduan

  3. Waktu penyelesaian

  4. Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan termasuk permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan.

  5. Biaya pelayanan

  6. Biaya atau tarif pelayanan termasuk perincian yang ditetapkan dalam proses pemberian pelayanan.

  7. Produk pelayanan

  8. Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

  10. Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara pelayanan publik.

  11. Kompetensi petugas pemberi layanan

  12. Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus di tetapkan dengan tepat berdasarkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang di butuhkan.

  Aparatur Sipil Negara nomor 81 Tahun 1993 dalam Ratminto dan winarsih (2013 : 250 ) menyatakan bahwa tatacara pelayanan setidak-tidaknya harus memuat secara jelas hal-hal sebagai berikut :

  1. Landasan hukum pelayanan

  2. Maksud dan tujuan pelayanan

  3. Alur proses/tatacara pelayanan

  4. Persyaratan yang harus dipenuhi, baik persyaratan teknis maupun persyaratan administratif

  5. Tatacara penilaian untuk membedahkan kepastian kepada masyarakat atau pennolakan

  6. Rincian biaya jasa umum dan tatacara pembayarannya

  7. Waktu penyelesaian pelayanan umum

  8. Uraian mengenai hak dan kewajiban pihak pemberi dan penerima layanan umum

  9. Penunjukkan pejabat penerima keluhan masyarakat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

  Nomor 25 Tahun 2004 tentang pedoman umum penyusunan indeks kepuasan masyarakat unit pelayanan instansi pemerintah menyebutkan bahwa: “salah satu kegiatan dalam upaya meningkatkan pelayanan publik adalah menyusun indeks kepuasan masyarakat sebagai tolak ukur terhadap optimalisasi kinerja pelayanan publik oleh aparatur pemerintah terhadap masyarakat”.

  Kepuasan masyarakat menururt keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara Nomor 25 Tahun 2004 adalah “ hasil pendaoatan dan penilaian masyarakat terhadap kinerja pelayanan yang diberikan oleh aparat pelayanan publik.

  Berdasarkan prinsip pelayanan yang telah ditetapkan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor :63/KEP/M.PAN/72003, yang kemudian dikembangkan menjadi 14 unsur yang relevan, valid serta reliable sebagai unsur minimal yang ada sebagai dasar dalam melakukan pengukuran terhadap indeks kepuasan masyarakar yaitu :

  1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat.

  2. Persyaratan pelayanan, yaitu merupakan persyaratan teknis dan administrasi yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya

  3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang memberikan layanan (nama, jabatan serta wewenang dan tanggung jawabnya).

  4. Kedisplinan petugas pelayan, yaitu kesanggupan petugas dalam memberikan pelayanan terutama dalam hal konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.

  5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggung jawab petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.

  6. Kemampuan petugas pelayansn, ysitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang dimiliki petugas dalam memeberikanpelayanan kepada masyarakat.

  7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diseleaikan dalam waktu yang telah ditetapkan

  8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan pelayanan dengan tidak membedah bedahkan golongan atau status dari masyarakat yang dilayani.

  9. Kesopanan dan keramahan petugas, adalah sikap dan perilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan sopan dan ramah serta saling menghormati dan menghargai.

  10. Kewajaran biaya pelayanan, merupakan keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya yang telah ditetapkan oleh unit pelayanan.

  11. Kepastiaan biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang telah ditetapkan.

  12. Kepastian jadwal pelayanan, pelaksanaan waktu pelayanan yang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

  13. Kenyamanan lingkungan yaitu. Kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang bersih, rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada penerima pelayanan.

  14. Keamanan pelayanan adalah terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit penyelenggaraan pelayanan atau sarana yang digunakan, sehingga masyarakkat penerima layanan merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang dapat diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan.

  Untuk dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengguna jasa, penyelenggara pelayanan haruslah memenihi asas-asas pelayanan yang tertuang dalam keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Tentang Pedoman umum penyelenggaraan pelayanan publik, yaitu :

  1. Transparansi : bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.

  2. Akuntabilitas: dapat dipertanggung jawabkan sesuai

  3. Kondisional: sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.

  4. Partisipatif: mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan publik dan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.

  5. Kesamaan hak: tidak diskriminatif dalam arti tidak membedah bedahkan suku, ras, agama, golongan, jender, status ekonomi.

  6. Keseimbangan hak dan kewajiban pemberi dan penerima layanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.

2.2.2 Pengertian Kartu Keluarga (KK)

  Menurut pasal 1 ayat (1) Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentag Administrasi Kependudukan disebutkan bahwa Administrasi kependudukan adalah “Rrangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelola informasi administrasi kependudukan serat pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain”. Pada ayat 9 disebutkan bahwa Dokumen kependudukan adalah ’’Dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi pelaksanan yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan, pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil”.

  Kartu Keluarga selanjutya disebut KK adalah kartu identitas yang memuat data tentang nama susunan dan hubungan dalam leluarga, serta identitas angggota keluarga, sebagaimana yang tersebut pada pasal 1 Ayat (13). Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006.

  Ketentuan mengenai Kartu keluarga (KK) disebutkan pada

  pasal 61 dan 62 Undang-undang Nomor 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, yaitu sebagai berikut: Pasal 61

  1. KK memuat keterangan mengenai kolom KK, nama lengkap kepala keluarga dan anggota keluarga, jenis kelamin, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan, pekerjaan, status perkawinan, status hubungan dalam keluarga, dokumen imigrasi dan nama orang tua.

  2. Keterangan mengenai kolom agama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bagi penduduk yang agamanya belum diakui berdasarkan peraturan perundang-undangan atau bagi penghayat kepercayaan tidak diisi, namun tetap dilayani dan divcatat dalam base kependudukan.

  3. Nomor KK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Berlaku untuk selamanya kecuali terjadi perubahan kepala keluarga.

  4. KK diterbitkan dan diberikan pada instansi pelaksana kepada penduduk warga negara indonesi dan orang asing yang memiliki izin tinggal tetap.

  5. KK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dijadikan salah satu dasar penelitian KTP.

1. Penduduk warga negara indonesia dan orang asing

  yang memiliki izin tinggal tetap hanya diperbolehkan terdaftar dalam 1 (satu) KK.

  2. Perubahan susunan keluarga dalam KK Wajib

  dilaporkan kepada instansi pelaksana selambat- lambatnya 30 hari

  3. Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada

  ayat (2) instansi pelaksana mendaftar dan menerbitkan Kartu Keluarga.

BAB III METODE MAGANG RISET TERAPAN PEMERINTAHAN

3.1 Desain Magang

  Untuk mempermudah pencapaian tujuan magang di perlukan penelitian, dalam melakukan penelitian di butuhkan suatu metode atau cara dalam pengumpulan data–data yang valid pada saat melakukan penelitian berdasarkan peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 06 Tahun 2017 pasal 1 poin q mendefinisikan magang adalah kegiatan Wasana Praja Diploma

  IV yang bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan Aparatur Sipil Negara yang lebih berpengalaman untuk meningkatkan penguasaan keterampilan dan keahlian berdasarkan program studi di likasi yang telah di tetapkan serta sebagai kegiatan pengamatan (intersip) untuk penyusunan laporan akhir sebagai persyaratan menyelesaikan pendidikan diploma IV.

  Peran magang sangatlah penting dalam menunjang peningkatan dalam ilmu pengetahuan dengan membuat suatu pengamatan yang di landaskan karena adanya rasa ingin tau dengan cara mengamati dan mencari suatu kebenaran dalam suatu sistematis dalam waktu tertentu dengan menggunakan metode ilmiah sesuai dengan aturan yang berlaku.

  Pengumpulan data merupakan data yang sangat penting dalam metode ilmiah, karen adalam metode pengumpulan data pada umumnya data dikumpulkan digunakan untuk memeperoleh informasih yang dibutuhkan dalam pencapaian tujuan penelitian atau magang.

  Desaian magang yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Menurut Jhon W Creswell (2009 : 5) menyebutkan bahwa : penelitian kualitatif merupakan metode-metode untuk mengeksplorasi dan memahami makna yang oleh sejumlah individu atau sekelompok orang dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan. Proses penelitiaan kualitatif ini melibatkan upaya-upaya penting, seperti mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan prosedur- prosedur, mengumpulkan data yang spesifik dari para partisipan, menganalisis data secara induktif mulai dari tema-tema yang khusus ke tema-tema umum, dan ini memiliki struktur atau kerangka yang fleksibel. Siapa pun yang terlibat dalam bentuk penelitian ini harus menerapkan cara pandang peneliti yang bergaya induktif, berfokus pada makna individual, dan menerjemahkan kompleksitas suatu persoalan.

  Penelitian Deskriptif merupakan suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu obyek, suatu set kondisi, suatu sistem pikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekrang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengeni fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Menurut Whintney (1960: 85),

  Metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interprestasi yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajari masalah-maasalah dalam masyarakat serta tatacara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap- sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengru dari suatu fenomena. Metode deskriptif juga ingin mempelajari norma-norma atau standar-stadar, sehingga penelitian deskriptif ini disebut juga survey normative.dalam metode deskripftif dapat di teliti masalah normative bersama-sama dengan maslah status dan sekaligus membuat perbandingan-perbandingan antar fenomena.studi demikian di namakan secara umum sebagai studi atau penelitian deskriptif, adalah waktu sekarang, atau sekurang-kurangnya jangka waktu yang masi terjangkau dalam ingatan responden.