Sistem Penggajian Karyawan pada pt
Sistem Penggajian Karyawan
Sistem penggajian ini sangat sederhana karena hanya untuk para Pemula yang memerlukan
model pembanding penggajian ditempat kerja yang sekarang. Banyak model sistem
penggajian yang rumit dan canggih. Termasuk sistem absensinya juga bermacam-macam.
Ada yang menggunakan finger print, kartu gesek, ratina mata, atau kartu check clock biasa.
Semua model sistem absensi Karyawan masing-masing mempunyai kelebihan dan
kekurangan. Tergantung mana yang lebih cocok untuk digunakan pada Perusahaan setempat.
Perusahaan industri pabrikan yang jumlah Karyawannya banyak dan Perusahaan jasa yang
jumlah Karyawannya kurang dari 100 orang, tentu beda dasar pertimbangannya. Perusahaan
yang jumlah Karyawannya sedikit, tentu akan memilih yang lebih canggih karena
kemungkinan error alat lebih sedikit. Tapi Perusahaan yang jumlah Karyawannya banyak,
tentu lebih memilih yang manual atau semi manual.
Untuk postingan kali ini saya akan menampilkan yang semi manualyaitu yang menggunakan
kartu check clock biasa tapi diolah dengan Computer. Software yang dipakai buatan sendiri
dengan program excel (bukan beli program pay roll yang sudah jadi)
Model semi manual ini kami rasa yang paling cocok untuk pabrikan yang jumlah
Karyawannya lebih dari 1.000 orang. Karena apabila ada error, lebih mudah ditanggulangi.
Tidak menggunakan teknologi yang tinggi sehingga mudah melakukan perbaikan atau
melakukan service berkala. Dan yang lebih penting lagi, dengan menggunakan kartu check
clock ini, bisa dipakai untuk salah satu alat bukti (secara fisik) dalam penyelesaian
Perselisihan Perburuhan. Sedangkan yang menggunakan alat electronik (canggih), sulit untuk
mendapatkan alat bukti secara fisik karena harus import data dulu dari alatnya, lalu di print
dll. Bukti model seperti ini sering tidak diakui oleh Karyawan yang bermasalah karena dia
kira hanya sebuah rekayasa saja.(maaf ini bukan promosi tapi pengalaman pribadi
menggunakan cara yang canggih).
FLOW CHART SISTEM DAN PROSEDUR PENGGAJIAN
Keterangan Flow Chart :
1. Data kehadiran seluruh Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari, pada tanggal
cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data
penggajian.
2. Departemen HRD (bagian Pay Roll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk
diproses penggajiannya orang per orang.
3. Departemen HRD (bagian Pajak Pph 21) menghitung atau mengoreksi pajak gaji baik
yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak
atau dari bujang menjadi kawin dan lain-lain).
4. Departemen HRD (bagian Pay Roll) setelah menerima rekapan revisi perhitungan
pajak gaji dari bagian pajak, membuat Slip gaji dan daftar Gaji seluruh Karyawan
untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD.
5. Departemen Keuangan menerima Daftar Gaji dan Slip Gaji seluruh Karyawan dari
Dept HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home paynya masing-masing Karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.
6. Apabila Departemen Keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik,
harus segera mengembalikannya ke Dept HRD atau cancel.
7. Apabila Dept. Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada Daftar
Gaji/Slip Gaji tersebut, maka wajib menanda-tanganinya dan membuat cek
tunai/bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh Karyawan lalu menyerahkannya kepada
Pimpinan Perusahaan.
8. Pimpinan Perusahaan menerima dan menanda tangani Daftar Gaji seluruh Karyawan
dan cek tunai/bilyet giro untuk tranfer gaji Karyawan via Bank yang ditunjuk.
9. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek/bilyet transfer ke rekening pribadi
masing-masing Karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
10. Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui
kartu ATM Bank yang ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.
11. Selesai
Khusus untuk Slip Gaji, banyak Karyawan yang tidak mengambilnya. Kalau ada yang
mengambilnya kadang membuangnya disembarang tempat. Sehingga selain bisa mengotori
tempat, juga bisa menimbulkan rumor tentang besaran gaji Karyawan tsb menyebar kemanamana. Padahal besaran gaji Karyawan adalah rahasia Perusahaan dan Karyawan itu sendiri.
Atau karena merasa gajinya sudah benar atau memang malas untuk mengambilnya. Tapi
karena didalam Slip Gaji tersebut juga ada perhitungan pajak Pph 21, maka Dept. HRD harus
tetap untuk membuatnya sebagai dokumen pajak atau persiapan untuk dasar menjelaskan
komplain Karyawan atas jumlah gajinya atau pajaknya. Bisa juga untuk persiapan HRD
sewaktu-waktu apabila diminta oleh Karyawan ybs untuk (lampiran) pengajuan kredit KPR
atau ke Bank.
Contoh Model Slip Gaji
Kepada para senior atau kepada siapa saja yang tertarik dengan tulisan ini, tolong
ditambahkan atau direvisi agar lebih bermanfaat bagi orang lain yang membutuhkan. Terima
kasih.
Sistem penggajian ini sangat sederhana karena hanya untuk para Pemula yang memerlukan
model pembanding penggajian ditempat kerja yang sekarang. Banyak model sistem
penggajian yang rumit dan canggih. Termasuk sistem absensinya juga bermacam-macam.
Ada yang menggunakan finger print, kartu gesek, ratina mata, atau kartu check clock biasa.
Semua model sistem absensi Karyawan masing-masing mempunyai kelebihan dan
kekurangan. Tergantung mana yang lebih cocok untuk digunakan pada Perusahaan setempat.
Perusahaan industri pabrikan yang jumlah Karyawannya banyak dan Perusahaan jasa yang
jumlah Karyawannya kurang dari 100 orang, tentu beda dasar pertimbangannya. Perusahaan
yang jumlah Karyawannya sedikit, tentu akan memilih yang lebih canggih karena
kemungkinan error alat lebih sedikit. Tapi Perusahaan yang jumlah Karyawannya banyak,
tentu lebih memilih yang manual atau semi manual.
Untuk postingan kali ini saya akan menampilkan yang semi manualyaitu yang menggunakan
kartu check clock biasa tapi diolah dengan Computer. Software yang dipakai buatan sendiri
dengan program excel (bukan beli program pay roll yang sudah jadi)
Model semi manual ini kami rasa yang paling cocok untuk pabrikan yang jumlah
Karyawannya lebih dari 1.000 orang. Karena apabila ada error, lebih mudah ditanggulangi.
Tidak menggunakan teknologi yang tinggi sehingga mudah melakukan perbaikan atau
melakukan service berkala. Dan yang lebih penting lagi, dengan menggunakan kartu check
clock ini, bisa dipakai untuk salah satu alat bukti (secara fisik) dalam penyelesaian
Perselisihan Perburuhan. Sedangkan yang menggunakan alat electronik (canggih), sulit untuk
mendapatkan alat bukti secara fisik karena harus import data dulu dari alatnya, lalu di print
dll. Bukti model seperti ini sering tidak diakui oleh Karyawan yang bermasalah karena dia
kira hanya sebuah rekayasa saja.(maaf ini bukan promosi tapi pengalaman pribadi
menggunakan cara yang canggih).
FLOW CHART SISTEM DAN PROSEDUR PENGGAJIAN
Keterangan Flow Chart :
1. Data kehadiran seluruh Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari, pada tanggal
cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data
penggajian.
2. Departemen HRD (bagian Pay Roll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk
diproses penggajiannya orang per orang.
3. Departemen HRD (bagian Pajak Pph 21) menghitung atau mengoreksi pajak gaji baik
yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak
atau dari bujang menjadi kawin dan lain-lain).
4. Departemen HRD (bagian Pay Roll) setelah menerima rekapan revisi perhitungan
pajak gaji dari bagian pajak, membuat Slip gaji dan daftar Gaji seluruh Karyawan
untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD.
5. Departemen Keuangan menerima Daftar Gaji dan Slip Gaji seluruh Karyawan dari
Dept HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home paynya masing-masing Karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.
6. Apabila Departemen Keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik,
harus segera mengembalikannya ke Dept HRD atau cancel.
7. Apabila Dept. Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada Daftar
Gaji/Slip Gaji tersebut, maka wajib menanda-tanganinya dan membuat cek
tunai/bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh Karyawan lalu menyerahkannya kepada
Pimpinan Perusahaan.
8. Pimpinan Perusahaan menerima dan menanda tangani Daftar Gaji seluruh Karyawan
dan cek tunai/bilyet giro untuk tranfer gaji Karyawan via Bank yang ditunjuk.
9. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek/bilyet transfer ke rekening pribadi
masing-masing Karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
10. Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui
kartu ATM Bank yang ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.
11. Selesai
Khusus untuk Slip Gaji, banyak Karyawan yang tidak mengambilnya. Kalau ada yang
mengambilnya kadang membuangnya disembarang tempat. Sehingga selain bisa mengotori
tempat, juga bisa menimbulkan rumor tentang besaran gaji Karyawan tsb menyebar kemanamana. Padahal besaran gaji Karyawan adalah rahasia Perusahaan dan Karyawan itu sendiri.
Atau karena merasa gajinya sudah benar atau memang malas untuk mengambilnya. Tapi
karena didalam Slip Gaji tersebut juga ada perhitungan pajak Pph 21, maka Dept. HRD harus
tetap untuk membuatnya sebagai dokumen pajak atau persiapan untuk dasar menjelaskan
komplain Karyawan atas jumlah gajinya atau pajaknya. Bisa juga untuk persiapan HRD
sewaktu-waktu apabila diminta oleh Karyawan ybs untuk (lampiran) pengajuan kredit KPR
atau ke Bank.
Contoh Model Slip Gaji
Kepada para senior atau kepada siapa saja yang tertarik dengan tulisan ini, tolong
ditambahkan atau direvisi agar lebih bermanfaat bagi orang lain yang membutuhkan. Terima
kasih.