ANALISA PROSES BISNIS KONTEN TERSTRUKTUR

ANALISA PROSES BISNIS KONTEN TERSTRUKTUR DAN KONTEN
TIDAK TERSRUKTUR PADA AGEN BAJU BATIK PT. YUDHISTIRA

Tugas Kelompok Mata Kuliah E-Business
Dosen: Ir. Erlangga Fausa, M.Cis

Oleh:
Moh. Subli (14917148)
Andik Susanto (14917106)

PROGRAM MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA
PASCASARJANA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2015

TUGAS
Analisis proses bisnis yang melibatkan konten terstruktur dan konten tidak tersruktur:
1. Deskripsi Kasus
2. Identifikasi Proses Bisnis dan Penggambaran
3. Identifikasi dan Hasil Analisis Konten Terstruktur Maupun Konten Tidak

Terstruktur dan Berapa Persen (%) Masing-masingnya
4. Kesimpulan dan Saran
JAWABAN
Analisa Proses Bisnis pada Agen Baju Batik PT. Yudhistira.
1. Deskripsi Kasus
Agen adalah penyalur yang atas nama suatu perusahaan tertentu menjual
barang dan jasa hasil produksi prusahaan tersebut di daerah tertentu. Didalam
agen tidak akan dijumpai barang dan jasa yang bukan produksi perusahaan
bersangkutan. Agen menjual barang dan jasa dengan harga yang ditentukan
oleh produsen. Agen memperoleh komisi dari perusahaan yang sesuai dengan
jumlah penjualan. Ada tiga jenis agen yang mewakili pelaku ekonomi yang
berbeda, yaitu agen produsen, agen penjualan, dan agen pembelian.
Dengan kata lain AGEN adalah MENJUAL BARANG dari DISTRIBUTOR ke
RETAIL, terkadang agen juga bisa bersifat sebagai perantara antara distributor
dan retailer. Pendapatan agen adalah komisi penjualan dari distributor atau
selisih harga jual dari harga retailer.
Permasalahan yang sering dihadapi dalam bisnis agen adalah bagaimana
menentukan tingkat persediaan (stok) barang agar permintaan konsumen/retail
bisa terpenuhi dengan biaya gudang yang tidak terlalu mahal. Hal ini selalu
menjadi tujuan karena ketidakmampuan memberi solusi yang optimal, akan

menghasilkan kerugian dalam usaha agen.
Pada kasus PT. Yudhistira misalnya, yang sebagai penyedia barang atau
distributor baju batik untuk para agen yang akan mendistribusikan kepada
konsumen/retail, yang dalam prosesnya masih belum terlalu memberi solusi
optimal dikarenakan masih banyak konten-konten yang tidak terstruktur.
2. Identifikasi Proses Bisnis dan Penggambaran
Berikut proses bisnis agen baju batik Yudhistira dari pemesanan (distributor)
sampai ke pemasaran (konsumen/retail):

1

1) Untuk menjadi anggota agen grosir baju batik Yudhistira, terlebih dahulu
melakukan pendaftaran dengan cara mengisi formulir secara langsung
dan via sms bila tidak bisa datang secara langsung
2) PT. Yudhistira akan menambahkan anggota baru ke dalam database dan
mencetak kartu anggota baru
3) Setelah diterima menjadi anggota agen baru, agen tersebut bisa langsung
melakukan pemesanan baju batik kepada Yudhistira
4) Baju batik yang di pesan akan di cek terlebih dahulu stoknya, jika stoknya
tidak ada maka pemesanan baju batik akan di ulang dan jika stoknya ada

lanjut ke pembayaran
5) Setelah pembayaran akan dilakukan packing pemesanan oleh distributor
Yudhistira
6) Selanjutnya pemesanan baju batik dikirim dan konfirmasi pengiriman
kepada agen
7) Pemesanan baju batik diterima oleh agen
8) Pemesanan di cek oleh agen, jika ada yang kurang/salah atau keliru
dalam pengiriman maka akan di konfirmasi ke distributor dan akan
mengulangi pengiriman, tetapi jika sudah benar barang yang diterima
dengan yang di pesan, maka selanjutnya agen akan melakukan
pemasaran ke konsumen.
9) Pemasaran dilakukan oleh agen lewat brosur/pamflet dan sms-sms.
10) Agen melakukan transaksi penjualan dengan konsumen/retail.
Berikut adalah gambaran proses bisnis agen baju batik Yudhistira dari
pemesanan (distributor) sampai ke pemasaran (konsumen/retail):

2

Tabel 1. Gambaran Proses Bisnis dengan Flowchart
Distributor (Yudhistira)

Agen

Konsumen (Retail)
Start

Memasukkan Anggota Baru

Pendaftaran Agen

Diterima Menjadi Agen

Pemesanan Baju Batik

Cek Stok

T

Y

Melakukan Pembayaran

Packing Pemesanan

Pemesanan Dikirim

T

Pemesanan Diterima

Cek Pemesanan

Y

Melakukan Pemasaran

Melakukan Transaksi
Penjualan

End

Keterangan:
Y = Jika Ya
T = Jika Tidak
3

3. Identifikasi dan Hasil Analisis Konten
Berikut adalah analisis konten terstruktur dan konten tidak terstruktur yang
terlibat dalam proses bisnis agen baju batik Yudhistira.
Tabel 2. Proses Bisnis Konten Terstruktur dan Konten Tidak Terstruktur
No. Proses Bisnis
1.
Pendaftaran Agen

Konten Terstruktur
 Data anggota

2.

 Pesanan

3.
4.
5.

6.
7.
8.
9.
10.

Pemesanan Baju
Batik
Pengecekan Stok
Konfirmasi
Pemesanan
Melakukan
Pembayaran

 Stok

 Pembayaran

Packing Pemesanan
Pemesanan dikirim
 Pengiriman
Pengecekan
Pemesanan
Melakukan
pemasaran
Melakukan Transaksi
Penjualan

Konten Tidak Terstruktur
 KTP/SIM
 Via SMS (Teks)
 Buku anggota
 Via SMS (Teks)
 Via Telepon (Voice)
 Catatan Stok

 Via SMS (Teks)
 Via Telepon (Voice)
 Struk Pembayaran
(Transfer)
 Nota Pembayaran (Cash)
 Packing
 Nota Serah Terima
 Catatan Pemesanan
 Brosur
 Via SMS (Teks)
 Nota Penjualan

Dari analisis konten yang telah disebutkan pada tabel 1 diatas, hasil yang di
dapat adalah terdapat konten-konten sebagai berikut:
a. Konten Terstruktur, terdiri dari:
 Data anggota
 Pesanan
 Stok
 Pembayaran
 Pengiriman

b. Konten Tidak Terstruktur, terdiri dari:
 KTP/SIM
 Via SMS (Teks) / Pendaftaran Agen
 Buku anggota
 Via SMS (Teks) / Pemesanan
 Via Telepon (Voice) / Pemesanan
4













Catatan stok
Via SMS (Teks) / Konfirmasi Pemesanan
Via Telepon (Voice) / Konfirmasi Pemesanan
Struk Pembayaran (Transfer)
Nota Pembayaran (Cash)
Packing
Nota serah terima
Catatan Pemesanan
Brosur
Via SMS (Teks) / Pemasaran
Nota Penjualan

Dari hasil analisis konten tersebut, diperkirakan presentase konten yang
terstruktur adalah 23.8% dan konten yang tidak terstruktur adalah 76.2%.
4. Kesimpulan dan Saran
Dalam proses bisnis agen baju batik ini, masih banyak ditemukan konten-konten
tidak terstruktur bila dibandingkan dengan konten-konten terstruktur, baik di
dalam proses dengan penyedia barang atau distributor (Yudhistira) maupun
dalam proses dengan konsumen/retail.
Rekomendasi untuk konten tidak terstruktur tersebut adalah baiknya
menggunakan sistem yang terkomputerisasi untuk proses yang masih bersifat
manual. Misalnya dalam proses pemesanan dan konfirmasi pemesanan yang
masih dilakukan lewat sms atau telepone dan begitu juga dengan pencatatan
stok yang dilakukan masih sering menggunanakan manual daripada
terkomputerisasi. Ada baiknya semua pemesanan dan konfirmasi pemesanan
dilakukan lewat komputerisasi (Web) dan semua catatan stok dimasukkan ke
dalam database komputer agar memudahkan dalam proses pemesanan dan
pencatatan stok, terutama untuk fitur tracking histori, pencarian stok, dan kontrol
terhadap ketersediaan stok baju batik itu sendiri. Begitu juga dalam hal
pemasaran dan penjualan oleh agen kepada konsumen/retail, bisa dilakukan
lewat komputerisasi (web), selain melakukan penyebaran brosur, SMS dan
transaksi langsung kepada konsumen/retail.
Apabila hal ini dilakukan, persentase untuk konten terstruktur dan konten tidak
terstruktur bisa berubah menjadi 57% untuk konten terstruktur dan 43% untuk
konten tidak terstruktur.

5