Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
Untuk Operator

Badan Kepegaw aian Daerah
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

DAFTAR ISI

1.

Login dan Halaman Ut ama ......................................................................................................... 3

2.

M enu ETKD St at is. ..................................................................................................................... 4

3.

M enu M esin Absensi.................................................................................................................. 5

4.


M enu Transaksi Hari Ini ............................................................................................................. 6

5.

M enu Jadwal Kerja..................................................................................................................... 7
a.

M elihat dan M ember ikan jadwal kerja. .................................................................................. 7

b.

Input Jadwal kerja mingguan.................................................................................................. 8

c.

Input jadwal kerja per hari dan per pegawai........................................................................... 9

d.


Input st at us kehadiran. ........................................................................................................ 10

e.

Input st at us ket idakhadiran. .............................................................................................. 122

f.

Hapus t ransaksi st at us kehadiran dan st at us ket idakhadiran. ............................................. 144

6.

M enu proses............................................................................................................................ 15

7.

M enu Laporan ....................................................................................................................... 177
a.

Laporan Transaksi .............................................................................................................. 177


b.

Laporan Kehadiran ............................................................................................................... 18

c.

Laporan Rekapit ulasi ............................................................................................................ 18

8.

Helpdesk.................................................................................................................................. 21
a.

Buat Tiket (Submit Tiket ) ...................................................................................................... 21

b.

Daft ar Tiket .......................................................................................................................... 22


2 | PPO2 0 1 5 0 9

1. Login dan Hal aman Ut ama
Aplikasi E-absensi ini dapat diakses melalui aplikasi browser sepert i; M ozilla fir efox, Google
chrome, Int ernet Explorer dan aplikasi browser lainnya. Unt uk dapat mengakses pada aplikasi ini
operat or cukup unt uk menget ikkan alamat websit e sepert i ini:
ht t p:/ / bkd.jakart a.go.id
set elah operat or mengakses alamat diat as maka akan t ampil halaman login sepert i dibawah
ini.

M asukan kolom username dengan kode SKPD dan kolom Password dengan password SKPD
yang bersangkut an. Set elah login berhasil dilakukan maka sepert i halaman dan beberapa menu
berikut ini:

3 | PPO2 0 1 5 0 9

selanjut nya akan dijelaskan fungsi dan penggunaan dari menu yang dit ampilkan dar i aplikasi
E-ABSENSI ini

2. Menu ETKD Statis.

Tampilan pada menu ini sebagai ber ikut :

Pada t ampilan diat as m enunjukan daft ar pegawai yang t erdaft ar pada SKPD t ersebut .
Navigat ion page (dilingkari) m erupakan t ools unt uk m elihat daft ar pegawai di page sebelum dan
selanjut nya, apabila jumlah karyawan t elah dit ampilkan semua maka Navigat ion page ini t idak
akt if.

4 | PPO2 0 1 5 0 9

3. Menu Mesin Absensi.
Berikut t ampilan dari menu M esin Absensi

Pada menu ini dit ampilkan daft ar mesin absensi yang t erpasang pada SKPD yang
bersangkut an. Dimana pada daft ar t ersebut t erdapat kolom-kolom sebagai ber ikut :



No Serial, merupakan ket erangan dari serial number mesin absensi.




ID Terminal, merupakan ket erangan dar i ID mesin yang t erdaft ar pada aplikasi E-ABSENSI
St at is.



Nama Alat , merupakan ket erangan dari nama m esin absensi (diberi nama dengan nama
SKPD yang bersangkut an).



St at us, merupakan ket erangan dari st at us mesin absensi. Apabila m esin t ersebut
t erhubung dengan aplikasi E-Absensi maka st at us t ersebut akan t erlihat online dan
apabila t idak t erhubung maka st at usnya akan t erlihat offline.



Akt ifit as t erakhir, merupakan ket erangan wakt u akt ifit as t erakhir mesin absensi.




Alamat IP, merupakan ket erangan dari IP address mesin absensi.



Area, merupakan ket erangan dari SKPD m esin absen t ersebut digunakan.



User, merupakan ket erangan dari jum lah pegawai yang t erdaft ar pada mesin absen
t ersebut .



FP, merupakan ket erangan dari jumlah sidik jari yang t erdaft ar pada mesin absen
t ersebut .

5 | PPO2 0 1 5 0 9




Transaksi, m erupakan ket erangan dari jum lah t ransaksi absensi yang t ersimpan pada
mesin absensi ( bukan jumlah t ransaksi yang t ersimpan pada dat abase E-Absensi).

Selain t erdapat daft ar dari mesin absensi, pada menu M esin absensi juga t erdapat beberapa
t ools ikon;



Sinkronisasi pegawai berfungsi unt uk mensinkronkan dat a pegawai pada mesin
absensi dengan dat a yang t erdapat pada aplikasi E-Absensi.



Unduh Transakasi berfungsi unt uk menar ik dat a t ransaksi absensi pada mesin absensi
secara manual. Fungsi ini unt uk memast ikan dat a t ransaksi absensi masuk kedalam
dat abase E-Absensi set elah mesin absensi ber-st at us offline.

4. Menu Tr ansaksi Har i Ini
Pada menu ini akan m enampilkan t ransaksi absensi pada hari yang sedang berjalan,

sedangkan unt uk t ransaksi dihari sebelumnya hanya akan t erlihat pada laporan t ransaksi. Berikut
t ampilan dari menu t ransaksi hari ini.

6 | PPO2 0 1 5 0 9

5. Menu Jadw al Ker ja
M enu Jadwal Kerja ini berfungsi unt uk m eliahat dan memberikan penugasan jadwal
kerja, st at us kehadiran sert a st at us ket idakhadiran. Berikut t ampilan dari jadwal kerja.

Berikut langkah-langkah unt uk menggunakan beberapa fungsi pada m enu Jadwal
Kerja:

a. Melihat dan Member ikan jadw al ker ja.
1) Pilih bagian pada piliahan SKPD.
2) Tent ukan per iode jadwal kerja.
3) Klik ikon Generat e.
4) Unt uk melihat kode dar i jadwal kerja lihat pada bagian jendela bawah daft ar shift .

7 | PPO2 0 1 5 0 9


1

2
3

4

b. Input Jadw al ker ja mingguan
1) Lakuan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih karyawan yang akan diberi penugasan ( t ekan cont rol unt uk mem ilih lebih dar i
sat u pegawai)
3) Pilih ikon shift m ingguan.

8 | PPO2 0 1 5 0 9

4) Kemudian akan t ampil dialog box input jadwal kerja maka isikan jadwal kerja sesuai
dengan hari dan jadwal kerja. Berikut t ampilan dari dialog box input jadwal kerja.

5) Isian dialog box yakni dengan m eng-klik panah dr opdown pada.


c. Input jadw al ker ja per har i dan per pegaw ai.

Cara pert ama:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja
2) Akt ifkan M ode klik (dengan cara di checklist ) pada t abs daft arshift .
3) Pilih shift yang akan digunakan dengan cara m engklik.
4) Kemudian klik pada cell t anggal dan pegawai yang akan menggunakan shift t ersebut .
5) Klik ikon save unt uk menyimpan.

5

4

2
3

9 | PPO2 0 1 5 0 9

Cara kedua:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja
2) Pilih pegawai dan t anggalnya (dengan cara klik pada cell t anggal pegawai yang
bersangkut an). Sepert i pada gambar.

4

2,3

3) Ket ik kode shift pada cell yang bersangkut an kemudian ent er.
4) Pilih pegawai yang bersangkut an. Kemudian klik ikon save row unt uk menyimpan.

d. Input status kehadir an.
Cara pert ama:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih st at us kehadiran di t abs st at us kehadiran dengan cara mengklik.
3) Pilih cell di t angal dan pegawai yang akan diberi st at us kehadiran.

3

2

10 | P P O 2 0 1 5 0 9

4) Set elah it u akan muncul dialog box st at us kehadiran kemudian isikan dialog
box t ersebut .
5) Set elah diisikan klik submit dan klik ikon save unt uk m enyimpan.

Cara kedua:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih cell t anggal di pegawai yang akan di-input st at us kehadirannya.

3) Klik ikon st at us, pilih st at us kehadiran.

4) Isikan dialog box st at us kehadiran dengan cara m en-dropdown, pilih periode
(apabila hanya sat u hari maka secara default periode sesuai dengan t angal
yang dipilih) sert a isikan not e jika ingin menambahkan ket erangan lain.
11 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Pilih pegawai yang bersangkut an. Kemudian klik ikon save row unt uk
menyimpan.

e. Input status ketidakhadir an.
Cara pert ama:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih st at us kehadiran di t abs st at us kehadiran dengan cara mengklik.
3) Pilih cell di t angal dan pegawai yang akan diberi st at us ket idakkehadiran.

3

2

4) Set elah it u akan muncul dialog box st at us kehadiran kemudian isikan dialog
box t ersebut .

12 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Set elah diisikan klik submit dan klik ikon save unt uk m enyimpan.

Cara Kedua:
1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih cell t anggal di pegawai yang akan di-input st at us ket idak kehadirannya.

3) Klik ikon st at us, pilih st at us ket idakkehadiran.

4) Isikan dialog box st at us ket idakkehadiran dengan cara men-dr opdown, pilih periode
(apabila hanya sat u har i maka secara default periode sesuai dengan t angal yang
dipilih) sert a isikan not e jika ingin m enambahkan ket erangan lain.

13 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Pilih pegawai yang bersangkut an. Kemudian klik ikon save row unt uk menyimpan.

f. Hapus tr ansaksi status kehadir an dan status ketidakhadir an.

1) Lakukan proses unt uk melihat jam kerja.
2) Pilih cell t anggal pada pegawai yang akan dihapus st at usnya.

3) Klik ikon st at us, pilih hapus st at us.

14 | P P O 2 0 1 5 0 9

4) Isikan dialog box hapus st at us, pilih periode (apabila hanya sat u hari maka secara
default periode sesuai dengan t angal/ cell yang dipilih).

5) Pilih pegawai yang bersangkut an. Kemudian klik ikon save row unt uk menyimpan.

6. Menu pr oses
M enu proses ini berfungsi unt uk m emproses at au m embadingkan dat a t ransaksi absensi
dengan dat a jadwal kerja pegawai sehingga dapat menghasilkan dat a kehadiran pegawai. Berikut
langkah-langkah unt uk memproses t ransaksi.
1) Pilih m enu proses.
2) Pilih Bagian/ SKPD.
3) Pilih per iode proses.
4) Pilih ikon proses semua (sat u bagian/ SKPD yang t elah dipilih sebelumnya).
5) Unt uk memproses hanya beberapa pegawai dapat dilakukan dengan mengklik ikon
proses pegawai dengan sebelumnya m emilih (dengan cara mengklik) pegawai yang
akan diproses.

15 | P P O 2 0 1 5 0 9

2

3

4

5

1

6) Apabila proses berhasil maka akan t er lihat t ampilan sepert i dibawah ini.

16 | P P O 2 0 1 5 0 9

7. Menu Lapor an
a. Lapor an Tr ansaksi
Laporan t ransaksi m erupakan laporan yang berisikan seluruh t ransaksi dari pegawai
t anpa mengikut sert akan jadwal kerja, ket erlambat an, pulang cepat dan st at us kehadiran.
Laporan ini juga dapat dilihat t anpa harus melakukan proses yang dilakukan pada menu proses
di aplikasi E-Absensi.
Berikut langkah –langkah unt uk melihat laporan t ransaksi.
1) Pilih m enu laporan t ransaksi.
2) Tent ukan Periode.
3) Pilih SKPD (Bagian).
4) Pilih view laporan unt uk f ormat ht ml dan pilih view excel unt uk for mat excel.

1

1

Berikut cont oh laporan t ransaksi.

17 | P P O 2 0 1 5 0 9

3

4

b. Lapor an Kehadir an

Pada laporan ini operat or dapat menampilkan laporan kehadiran karyawan berikut
dengan jadwal kerja, ket er lambat an, pulang cepat , dan st at us kehadiran. Laporan kehadiran
ini dapat dit ampilkan set elah m elalui proses yang t erdapat pada sub menu proses.
Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehadiran:
1) Pilih m enu laporan kehadiran.
2) Tent ukan per iode.
3) Pilih bagian/ SKPD.
4) Pilih pilihan dengan info t anggal (m encant umkan kolom t anggal pada saat
t ransaksi masuk dan kolom keluar sehingga ada dua info t anggal) at au t anpa info
t anggal (hanya mencant umkan t anggal jadwal kerja saja).
5) Unt uk melihat dengan format excel maka pilih view excel.

2

3

5
4

1

18 | P P O 2 0 1 5 0 9

Berikut cont oh dari laporan kehadiran.

c. Lapor an Rekapitulasi

Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehadiran:
1) Pilih m enu laporan Rekapit ulasi.
2) Tent ukan per iode.
3) Pilih bagian/ SKPD.
4) Pilih laporan r ekapit ulasi yang diinginkan; view laporan (unt uk dat a rekpit ulasi
kehadiran),Rekap ETKD, Rekap SKPD, Rekap SPM U dan Rekap FingerPr int

19 | P P O 2 0 1 5 0 9

Berikut Cont oh Laporannya:
View Laporan/ Rekapit ulasi Kehadiran:

Rekap ETKD

20 | P P O 2 0 1 5 0 9

8. Helpdesk
a. Buat Tiket (Submit Tiket)
Pembuaat an t iket ini berfungsi unt uk m engajukan pert anyaan dan per mint aan t er kait
aplikasi E-absensi dan mesin absensi, Sepert i: pert anyaan penggunaan soft ware dan
hardware, pert anyaan st at us m esin, per mint aan jadwal kerja baru, perm int aan kunjungan
t erkait mesin absensi.
Berikut langkah-langkah pem buat an t iket .
1) Pilih ikon Helpdesk

2) M aka akan t ampil t am pilan berikut .

3) Pilih Submit t iket .
4) Isikan form submit t iket .

21 | P P O 2 0 1 5 0 9

Ket erangan isian:



Subjek

: diisi dengan judul.



Kat egori

: pilih kat egori sepert i; pert anyaan at au per mint aan,
kemudian di sub kat egori pilih t er kait hardwar e at au
soft ware.



Priorit as

: diisi dengan priorit as t inggi at au rendah.



Pesan

: diisi dengan penjelasan permasalahan.



Browse

: diisi apabila ada file pendukung unt uk per masalahannya.

b. Daftar Tiket
M erupakan list / daft ar dari t iket yang t elah kit a buat at au submit . Unt uk melihat daft ar
t iket operat or cukup dengan m engklik ikon daft ar t iket .

22 | P P O 2 0 1 5 0 9