EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. SENTRA USAHATAMA JAYA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Semester Genap Tahun 2007/2008
EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA
PT. SENTRA USAHATAMA JAYA
Aryo Damar 0800752305 Rodhi Hilwani 0800776015
Kelas / Kelompok : 08PAA / 6
Abstrak
Tujuan Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra Usahatama Jaya yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang sedang berjalan dalam perusahaan dan memberikan rekomendasi atas kelemahan tersebut. Rekomendasi tersebut berguna untuk peningkatan dan penyempurnaan sistem informasi persediaan dan pengendalian internal pada sistem informasi di masa yang akan datang. Metode penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka dilakukan untuk mencari referensi dari berbagai sumber kepustakaan yang berhubungan dengan pembahasan. Studi lapangan yang dilakukan yaitu pengamatan langsung dilokasi, wawancara dengan pihak yang terkait dengan sistem informasi persediaan, pengisian checklist oleh pihak perusahaan yang terkait dan dokumentasi atas bukti-bukti yang berhubungan dengan prosedur yang dibahas. Hasil yang dicapai adalah terdapat beberapa temuan berupa kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang berjalan dan penerapannya dalam kegiatan operasional dan keamanan perusahaan. Dengan adanya kelemahan tersebut dapat menimbulkan masalah yang dapat merugikan kegiatan operasional perusahaan, penjelasan selengkapnya akan disajikan pada skripsi ini. Simpulan yang ditarik oleh penulis bahwa sistem informasi persediaan yang berjalan sudah cukup membantu memberikan informasi yang berguna bagi kegiatan perusahaan. Tetapi dengan adanya kelemahan yang teridentifikasi diharapkan perusahaan melaksanakan rekomendasi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dan meningkatkan penyempurnaan sistem informasi persediaan yang sedang berjalan.
Kata kunci : Audit, Sistem Informasi, Persediaan.
PRAKATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT dengan rahmat dan karunia-Nya, sehingga skripsi ini yang berjudul “Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra Usahatama Jaya” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun skripsi ini disusun sebagai syarat kelulusan bagi penulis dalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata-1 di Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini penulis dengan segenap ketulusan dan kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu serta memberikan dukungan dan masukan sehingga skripsi ini dapat tersusun dengan sebaik mungkin. Ucapan terima kasih kami berikan kepada:
1. Ibu Almarhumah Dr. Ir. Theresia Widia Soerjaningsih, MM, selaku pelopor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Prof. Dr. Gerrardus Polla, M. App. Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M. Sc, M. Comp. Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
4. Ibu Yanti, S. Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
5. Ibu Noerlina, S. Kom., MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
6. Bapak Purwoko, SE., MBA, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, pengarahan, dan bimbingannya kepada kami dengan penuh perhatian dari awal pertemuan sampai terselesaikannya skripsi ini.
Para staff dosen yang telah memberikan kami ilmu dan segala pengetahuannya selama masa pendidikan kami di Universitas Bina Nusantara.
8. Bapak Yayat Priyatna dan Bapak Wisnu Hendraningrat selaku direktur PT.
Sentra Usahatama Jaya (SUJ) atas izin dan rekomendasinya untuk melakukan kerja praktek dan penyelesaian skripsi ini.
9. Para Manajer di PT. Sentra Usahatama Jaya terutama Manajer IT, Manajer HRD, Manajer Purchasing, Warehouse staff.
10. Segenap staff dan jajaran karyawan PT. Sentra Usahatama Jaya. Bapak Pandu, Ibu Shinta, Mbak Agnes, Mas Rusdi, Martin, Mbak Vita, Ci’ Yuli, Bapak Hendi, Bapak Idam.
11. Keluarga tercinta Papa Abubakar Shiddiq, Mama Arny, Kakak-kakak Rena, Reny, Puspa, Mas Adhit, Kak Ridho. Alifa Indira Anjani dan Khanissa Adenia, atas dukungan moral, materi dan do’anya.
12. Keluarga tercinta Papa Utun Tarunadjaja, Mama Ida Z. Tahir, Adik Siti Sarah, atas dukungan moral, materi dan do’anya.
13. Teman-teman terbaik, Rodhi Hilwani, Rifky, Risyad, Risty, Giant, Indah, Tita, Mister, Iwie, Tia, Intan, Yessy, Defriani Vega Anastasia, Fitri Syahrinda, Jelita Zuliani Putri, Andika Ade, Amalia Hashilah, Anes, Disco Gunners Family, D’Plafons, 08PAA, All Class, For The Special One: 14. Teman skripsi terbaik Aryo Damar, sahabat-sahabat terbaik, Putra dan Yohan,
Disco Gunners Family: Eza, Teguh, Abi, Arya, Icha, Punjung, Indah, Iwie, Tita, Aryo, Ferdy, Iqbal dll. Last but not least: Additiya Purnama Putri (I love her and always do). Semua pihak terkait yang secara langsung atau tidak langsung telah membantu dalam proses pembuatan skripsi ini.
Kepada semua pihak lainnya yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua yang membacanya. Kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam menyelesaikan skripsi ini. Untuk itu kami mengharapkan saran, pendapat serta masukan yang berguna dan membangun untuk mencapai kesempurnaan di waktu yang akan datang. Akhir kata, semoga skripsi ini berguna bagi para pembaca sekalian.
Jakarta, Juni 2008 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii Abstrak iv
Prakata v
Daftar Isi viii Daftar Gambar xiv
Daftar Tabel xvii
Daftar Lampiran xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1
1 Latar Belakang
1.2 Lingkup
2 Ruang
1.3 dan Manfaat
3 Tujuan
1.3.1 Tujuan dari penelitian
3
1.3.2 Manfaat dari penelitian
3
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.4.1 Studi Pustaka
4
1.4.2 Studi Lapangan
4
1.4.3 Analisa Data
5
1.5 Sistematika Penulisan
5
BAB
2 LANDASAN TEORI 7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.4 Siklus Proses Transaksi Akuntansi
10
2.2 Sistem Pengendalian Internal
11
2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal
11
2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal
12
2.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal
12
2.2.4 Pihak yang Berkepentingan dalam Pengendalian Internal
14
2.2.5 Komponen Pengendalian Internal
14
2.2.6 Jenis-jenis Pengendalian Internal
15
2.2.6.1 Pengendalian Manajemen Keamanan
17
2.2.6.2 Pengendalian Manajemen Operasional 25
2.2.6.3 Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
33
2.2.6.4 Pengendalian Masukan (Input Controls)
40
2.2.6.5 Pengendalian Keluaran (Output Controls)
52
2.3 Audit Sistem Informasi
52
2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi
52
2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi
53
2.3.3 Metode Audit Sistem Informasi
54
2.3.4 Standar Audit Sistem Informasi
56
2.3.5 Prosedur Audit Sistem Informasi 58
2.3.7 Instrumen Audit
61
2.3.8 Penetapan Resiko Audit
65
2.4 Sistem Informasi Persediaan
67
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Persediaan
67
2.4.2 Jenis Persediaan
67
2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan
68
2.4.4 Metode Penilaian Persediaan
68
2.4.5 Fungsi Persediaan
69
2.4.6 Tujuan Audit Persediaan 70
2.5 Activity Diagram
70
2.5.1 Pengertian Activity Diagram
70
2.5.2 Jenis-jenis Activity Diagram
71 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
72
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
72
3.1.1 Sejarah Perusahaan
72
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
74
3.1.2.1 Visi Perusahaan
74
3.1.2.2 Misi Perusahaan
74
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan
75
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
75
3.2.2 Uraian Jabatan
78
3.3 Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan
87
3.3.2 Uraian Prosedur Barang Keluar/Stock Out
98 BAB 4 EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA
4.3.1 Check List Pengendalian Manajemen Keamanan 145
4.3 Evaluasi Pengendalian Manajemen Keamanan 145
4.2.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Operasional 144
4.2.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Operasional 144
4.2.2 Hasil Temuan Pengendalian Manajemen Operasional 144
4.2.1 Check List Pengendalian Manajemen Operasional 142
4.2 Evaluasi Pengendalian Manajemen Operasional 142
4.1.4 Jadwal Kerja Audit 140
4.1.3 Instrumen Audit 139
4.1.2 Ruang Lingkup Audit 138
4.1.1 Tujuan Audit 138
4.1 Perencanaan Audit 138
3.5 Operasi Manual Aplikasi yang Digunakan
88
96
3.4.2 Spesifikasi Software
96
3.4.1 Spesifikasi Hardware
96
3.4 Spesifikasi Hardware dan Software
94
3.3.5 Workflow Table dan OAD Barang Keluar
92
3.3.4 Workflow Table dan OAD Barang Masuk
91
3.3.3 Dokumen yang Digunakan
PT. SENTRA USAHATAMA JAYA 138
4.3.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan 147
4.3.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Keamanan 148
4.4 Evaluasi Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 150
4.4.1 Check List Pengendalian Batasan 150
4.4.2 Hasil Temuan Pengendalian Batasan 151
4.4.3 Resiko Temuan Pengendalian Batasan 151
4.4.4 Rekomendasi Pengendalian Batasan 152
4.5 Evaluasi Pengendalian Masukan (Input Controls) 153
4.5.1 Check List Pengendalian Masukan 153
4.5.2 Hasil Temuan Pengendalian Masukan 155
4.5.3 Resiko Temuan Pengendalian Masukan 155
4.5.4 Rekomendasi Pengendalian Masukan 155
4.6 Evaluasi Pengendalian Keluaran (Output Controls) 156
4.6.1 Check List Pengendalian Keluaran 156
4.6.2 Hasil Temuan Pengendalian Keluaran 158
4.6.3 Resiko Temuan Pengendalian Keluaran 158
4.6.4 Rekomendasi Pengendalian Keluaran 158
4.7 Laporan Audit 159
BAB
5 SIMPULAN DAN SARAN 163
5.1 Simpulan 163
5.2 Saran 165
DAFTAR PUSTAKA 167
DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN SURVEYDAFTAR GAMBAR
Gambar
2.1 Klasifikasi Ancaman
21 Gambar
2.2 Metode Masukan Data
41 Gambar
2.3 Langkah Proses Audit
60 Gambar 2.4 Contoh Activity Diagram
71 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
76 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik
77 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Barang Masuk
93 Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Barang Keluar
95 Gambar 3.5 Tampilan Direct Purchase
98 Gambar 3.6 Tampilan Browse Departement
99 Gambar 3.7 Tampilan Browse Warehouse 100
Gambar 3.8 Tampilan Browse101
Supplier
Gambar 3.9 Tampilan Browse deliver To 102Gambar 3.10 Tampilan Add Item103
Gambar 3.11 Tampilan Browse Item104
Gambar 3.12 Tampilan Browse Cost Center 105Gambar 3.13 Tampilan Browse106
Direct Purchase
Gambar 3.14 Tampilan Surat Permintaan Barang 107Gambar 3.15 Tampilan Browse Warehouse 108Gambar 3.16 Tampilan Browse Departement 109Gambar 3.17 Tampilan Add Item110
Gambar 3.18 Tampilan Browse Item111 Gambar
3.20 Tampilan Hasil Produksi 113
Gambar 3.21 Tampilan Browse Warehouse 114Gambar 3.22 Tampilan Add Item115
Gambar 3.23 Tampilan Browse Item116 Gambar
3.24 Tampilan Hasil Produksi 117
Gambar 3.25 Tampilan Report Hasil Produksi 118Gambar 3.26 Tampilan Print Hasil Produksi 119Gambar 3.27 Tampilan Print By Item Hasil Produksi 119Gambar 3.28 Tampilan Sales Order 120Gambar 3.29 Tampilan Browse Departement 121Gambar 3.30 Tampilan Browse Customer 122Gambar 3.31 Tampilan Browse Biaya I dan II 123Gambar 3.32 Tampilan Browse124
Sales Order
Gambar 3.33 Tampilan Delivery Order 125Gambar 3.34 Tampilan Browse SO No 126Gambar 3.35 Tampilan Browse Delivery Order 127Gambar 3.36 Tampilan Loading Permit 128Gambar 3.37 Tampilan Browse DN No129 Gambar
3.38 Tampilan Surat Jalan 130
Gambar 3.39 Tampilan Browse DO No 131Gambar
3.40 Tampilan LP No 132
Gambar 3.41 Tampilan Browse Warehouse 133Gambar 3.42 Tampilan Browse Surat Jalan 134Gambar 3.44 Tampilan Browse Item136
Gambar 3.45 Tampilan Print Stock Card 137DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Manajemen16 Tabel
2.2 Kategori Pengendalian Aplikasi
17 Tabel 2.3 Pelaksanaan Keamanan Terhadap Ancaman
23 Tabel 3.1 Workflow Table Barang Masuk
92 Tabel 3.2 Workflow Table Barang Keluar
94 Tabel
4.1 Jadwal Kerja Audit 141