EVALUASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. BAYU BUANA, TBK - Binus e-Thesis
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil 2005/2006
EVALUASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA PT.BAYU BUANA, Tbk
Novianti 0600639684 Runiyanti 0600641386
Kelas / Kelompok : 07 PIA / 11
AbstrakTujuan penelitian skripsi ini adalah untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan pada PT.BAYU BUANA,Tbk, memastikan adanya internal control yang ditetapkan baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi dan menghasilkan laporan audit sistem informasi penjualan. Metodologi penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan seperti wawancara, memberikan kuesioner kepada fungsi terkait, mengadakan pengamatan dan pemeriksaan fisik perusahaan. Metode audit yang digunakan adalah metode Audit Around The Computer. Hasil yang dicapai dari evaluasi pada sistem informasi penjualan ditemukan kelebihan dan kelemahan dari penggunaan sistem informasi penjualan, dimana kelemahan yang ada memungkinkan adanya potensi resiko yang dapat terjadi serta diperlukan adanya rekomendasi sebagai tindakan perbaikan. Simpulan adalah berdasarkan hasil evaluasi yang telah diperoleh pada pengendalian sistem informasi penjualan pada perusahaan, penulis menilai masih perlunya perbaikan. Dan dengan adanya internal control sistem informasi yang lebih baik diharapkan perusahaan dapat lebih mampu meningkatkan kinerja dan menjamin terlindungnya data dan informasi dari setiap ancaman yang dapat timbul. Dengan demikian sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan audit terhadap sistem informasi penjualan secara berkala agar sistem informasi penjualan dapat lebih diandalkan. Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi, dan Penjualan.
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmatNya kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Penulisan skripsi ini dilakukan guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar sarjana pada program studi Komputerisasai Akuntansi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara Jakarta.
Sebagai bahan penulisan skripsi ini, kami memilih judul ”Evaluasi Sistem Informasi Penjualan pada PT. BAYU BUANA,Tbk”. Dan selama penyusunan skripsi ini mulai dari perencanaan, pengumpulan data, pengolahan, pengetikan serta pengeditan hingga selesainya skripsi ini, tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari semua pihak yang sangat membantu kami.
Atas bantuan dan dukungan dari semua pihak maka dalam kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada :
1. Almh. Ibu Dr. Theresia Widia Soeryaningsih, selaku perintis Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempurnaan kepada kami untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Idris Gautama So, S.Kom., SE., MBA., MM., selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
4. Bapak I Gusti Made Karmawan, S.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran, dorongan, bimbingan dan ide dalam penyusunan skripsi ini.
5. Para Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing dan memberikan pengajaran kepada kami selama masa kuliah.
6. Ibu Laura selaku Senior Manajer TI yang telah menyediakan waktu untuk kami agar dapat melakukan penelitian pada PT. BAYU BUANA,Tbk.
7. Bpk Murdoko selaku Kepala divisi HRD yang telah memberikan izin kepada kami untuk dapat melakukan penelitian pada PT. BAYU BUANA,Tbk serta seluruh staf yang telah membantu kami dalam melaksanakan penelitian ini.
8. Orang tua, saudara-saudara, teman-teman, serta semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan secara moril maupun materi sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, serta kepada semua pihak yang tersangkut dalam penelitian ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Karena keterbatasan pengetahuan yang kami miliki, kami menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna dan tentu tidak terlepas dari kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja. Oleh sebab itu, kami mohon maaf dan pengertian yang sedalam- dalamnya mengingat penulis masih dalam tahap belajar. Akhir kata, dengan segala BUANA,Tbk dan semua pihak yang membaca.
Jakarta, Januari 2006 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover................................................................................... i Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak ......................................................................................................................... ii Prakata .......................................................................................................................... iii Daftar Isi ....................................................................................................................... v Daftar Tabel .................................................................................................................. xii Daftar Gambar .............................................................................................................. xiv Daftar Lampiran ............................................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Ruang Lingkup ........................................................................................... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................... 3
1.3.1 Tujuan Penelitian ............................................................................... 3
1.3.2 Manfaat Penelitian ............................................................................. 4
1.4 Metodologi Penelitian ................................................................................. 4
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................ 6
BAB
II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Evaluasi ................................................................................. 8
2.2 Teori Umum ............................................................................................ 9
2.2.1 Pengertian Sistem ........................................................................... 9
2.2.2 Pengertian Informasi......................................................................... 9
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi............................................................ 11
2.3 Audit......................................................................................................... 14
2.3.1 Pengertian Audit.............................................................................. 14
2.3.2 Jenis-jenis Audit.............................................................................. 15
2.3.3 Standard Audit.................................................................................. 15
2.4 Audit Sistem Informasi............................................................................. 16
2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi................................................. 16
2.4.2 Tujuan Audit Sistem Informasi....................................................... 17
2.4.3 Dasar Audit Sistem Informasi......................................................... 18
2.4.4 Jenis Audit Sistem Informasi.......................................................... 19
2.4.5 Metode Audit Sistem Informasi...................................................... 20
2.5 Pengendalian Internal................................................................................ 26
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal..................................................... 26
2.5.2 Komponen Pengendalian Internal.................................................... 28
2.5.3 Jenis Pengendalian Internal.............................................................. 29
2.5.3.1 Pengendalian Umum (General Controls).................................. 29
2.5.3.2 Pengedalian Aplikasi (Application Controls)............................. 37
2.5.3.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control)......................... 38
2.5.3.2.2 Pengendalian Masukan (Input Controls)............................ 39
2.5.3.2.3 Pengendalian Komunikasi (Communication Controls)...... 42
2.5.3.2.4 Pengendalian Pengolahan (Process Controls).................... 42
2.5.3.2.5 Pengendalian Basis Data (Database Controls).................... 42
2.5.3.2.6 Pengendalian Keluaran (Output Controls).......................... 43
2.6 Sistem Pengendalian Internal.................................................................... 44
2.6.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal..........................................44
2.6.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal............................................... 45
2.7 Sistem Informasi Akuntansi...................................................................... 46
2.7.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi........................................... 46
2.7.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi................................................. 47
2.7.3 Prinsip-prinsip Sistem Informasi Akuntansi.................................... 49
2.7.4 Siklus Yang Terdapat Dalam Sistem Informasi Akuntansi............ 50
2.8 Sistem Informasi Penjualan.......................................................................52
2.8.1 Pengertian Penjualan...................................................................... 52
2.8.2 Pengertian Sistem Informasi Penjualan.......................................... 57
2.8.4 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Penjualan.............. 53
2.8.5 Jaringan Prosedur Sistem Informasi Penjualan.................................54
2.8.6 Prosedur Pencatatan Penjualan........................................................ 55
2.8.7 Resiko dan Pengendalian................................................................. 56
2.8.8 Laporan Yang Digunakan................................................................ 60
2.9 Data Flow Diagram (DFD)...................................................................... 61 210 Kuisioner.................................................................................................. 62
2.11 Penetapan Potensial Penilaian Resiko......................................................63
BAB III ANALISA SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum...................................................................................... 65
3.1.1 Gambaran Umum PT. BAYU BUANA,Tbk................................... 65
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan................................................................ 67
3.1.2.1 Visi Perusahaan........................................................................ 67
3.1.2.2 Misi Perusahaan....................................................................... 67
3.1.3 Struktur Organisasi PT.BAYU BUANA,Tbk................................. 68
3.1.4 Uraian Fungsi.................................................................................. 71
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT.BAYU BUANA,Tbk................. 81
3.2.1 Dokumen dan File Input................................................................. 81
3.2.2 Prosedur Yang Berjalan.................................................................. 82
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD).............................................................. 84
3.2.3.1 Diagram Kontek....................................................................... 85
3.2.3.2 Diagram Nol............................................................................. 86
3.2.5 Resiko dan Pengendalian................................................................. 87
3.2.5.1 Resiko dan Pengendalian Umum (General Controls).............. 87
3.2.5.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls)...... 88
BAB IV EVALUASI TERHADAP SISTEM INFORMASI PENJUALAN TIKET PADA PT. BAYU BUANA,Tbk
4.1 Persiapan dan Perencanaan Audit........................................................... 91
4.1.1 Tahap Perencanaan Audit............................................................. 91
4.1.2 Prosedur Audit Rinci..................................................................... 93
4.1.2.1 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Umum (General Controls)................................................................ 93
4.1.2.2 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls)............................................................ 95
4.1.3 Instrumen Pengumpulan Bukti Audit............................................ 100
4.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian Sistem Informasi Penjualan... 107
4.2 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Umum (General Controls)................................................................................. 103
4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management
Controls)....................................................................................... 103
4.2.1.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)........................................... 103
4.2.1.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)........................................... 104
Keamanan (Security Management Controls)......................... 105
4.2.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)..... 111
4.2.1.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)..... 111
4.3 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls)............................................................................ 116
4.3.1 Pengendalian Batasan (Boundary Controls).................................. 116
4.3.1.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 116
4.3.1.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 116
4.3.1.3 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 117
4.3.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls)................................................. 120
4.3.1.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls)................................................ 121
4.3.2 Pengendalian Masukan (Input Controls)....................................... 123
4.3.2.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Masukan (Input Controls)...................................................................... 123
4.3.2.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................................... 123 (Input Controls)..................................................................... 124
4.3.2.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................... 133
4.3.2.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................... 133
4.3.3 Pengendalian Keluaran (Output Controls)..................................... 137
4.3.3.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Keluaran
(Output Controls).................................................................. 137
4.3.3.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................................. 138
4.3.3.3 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Keluaran (Output Controls).................................................................. 138
4.3.3.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................. 143
4.3.3.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................. 143
4.4 Kesimpulan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.................................................................................................... 145
4.5 Metrik Temuan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.................................................................................................... 146
4.6 Laporan Audit.......................................................................................... 153
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran......................................................................................................... 170
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover................................................................................... i Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak ......................................................................................................................... ii Prakata .......................................................................................................................... iii Daftar Isi ....................................................................................................................... v Daftar Tabel .................................................................................................................. xii Daftar Gambar .............................................................................................................. xiv Daftar Lampiran ............................................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Ruang Lingkup ........................................................................................... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................... 3
1.3.1 Tujuan Penelitian ............................................................................... 3
1.3.2 Manfaat Penelitian ............................................................................. 4
1.4 Metodologi Penelitian ................................................................................. 4
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................ 6
BAB
II LANDASAN TEORI
2.3 Pengertian Evaluasi ................................................................................. 8
2.4 Teori Umum ............................................................................................ 9
2.2.1 Pengertian Sistem ........................................................................... 9
2.2.2 Pengertian Informasi......................................................................... 9
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi............................................................ 11
2.3 Audit......................................................................................................... 14
2.3.1 Pengertian Audit.............................................................................. 14
2.3.2 Jenis-jenis Audit.............................................................................. 15
2.3.3 Standard Audit.................................................................................. 15
2.4 Audit Sistem Informasi............................................................................. 16
2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi................................................. 16
2.4.2 Tujuan Audit Sistem Informasi....................................................... 17
2.4.3 Dasar Audit Sistem Informasi......................................................... 18
2.4.4 Jenis Audit Sistem Informasi.......................................................... 19
2.4.5 Metode Audit Sistem Informasi...................................................... 20
2.5 Pengendalian Internal................................................................................ 26
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal..................................................... 26
2.5.2 Komponen Pengendalian Internal.................................................... 28
2.5.3 Jenis Pengendalian Internal.............................................................. 29
2.5.3.1 Pengendalian Umum (General Controls).................................. 29
2.5.3.2 Pengedalian Aplikasi (Application Controls)............................. 37
2.5.3.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control)......................... 38
2.5.3.2.2 Pengendalian Masukan (Input Controls)............................ 39
2.5.3.2.3 Pengendalian Komunikasi (Communication Controls)...... 42
2.5.3.2.4 Pengendalian Pengolahan (Process Controls).................... 42
2.5.3.2.5 Pengendalian Basis Data (Database Controls).................... 42
2.5.3.2.6 Pengendalian Keluaran (Output Controls).......................... 43
2.6 Sistem Pengendalian Internal.................................................................... 44
2.6.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal..........................................44
2.6.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal............................................... 45
2.7 Sistem Informasi Akuntansi...................................................................... 46
2.7.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi........................................... 46
2.7.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi................................................. 47
2.7.3 Prinsip-prinsip Sistem Informasi Akuntansi.................................... 49
2.7.4 Siklus Yang Terdapat Dalam Sistem Informasi Akuntansi............ 50
2.8 Sistem Informasi Penjualan.......................................................................52
2.8.1 Pengertian Penjualan...................................................................... 52
2.8.2 Pengertian Sistem Informasi Penjualan.......................................... 57
2.8.4 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Penjualan.............. 53
2.8.5 Jaringan Prosedur Sistem Informasi Penjualan.................................54
2.8.6 Prosedur Pencatatan Penjualan........................................................ 55
2.8.7 Resiko dan Pengendalian................................................................. 56
2.8.8 Laporan Yang Digunakan................................................................ 60
2.9 Data Flow Diagram (DFD)...................................................................... 61 210 Kuisioner.................................................................................................. 62
2.11 Penetapan Potensial Penilaian Resiko......................................................63
BAB III ANALISA SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum...................................................................................... 65
3.1.1 Gambaran Umum PT. BAYU BUANA,Tbk................................... 65
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan................................................................ 67
3.1.2.1 Visi Perusahaan........................................................................ 67
3.1.2.2 Misi Perusahaan....................................................................... 67
3.1.3 Struktur Organisasi PT.BAYU BUANA,Tbk................................. 68
3.1.4 Uraian Fungsi.................................................................................. 71
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT.BAYU BUANA,Tbk................. 81
3.2.1 Dokumen dan File Input................................................................. 81
3.2.2 Prosedur Yang Berjalan.................................................................. 82
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD).............................................................. 84
3.2.3.1 Diagram Kontek....................................................................... 85
3.2.3.2 Diagram Nol............................................................................. 86
3.2.5 Resiko dan Pengendalian................................................................. 87
3.2.5.1 Resiko dan Pengendalian Umum (General Controls).............. 87
3.2.5.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls)...... 88
BAB IV EVALUASI TERHADAP SISTEM INFORMASI PENJUALAN TIKET PADA PT. BAYU BUANA,Tbk
4.1 Persiapan dan Perencanaan Audit........................................................... 91
4.1.3 Tahap Perencanaan Audit............................................................. 91
4.1.4 Prosedur Audit Rinci..................................................................... 93
4.1.2.1 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Umum (General Controls)................................................................ 93
4.1.2.2 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls)............................................................ 95
4.1.3 Instrumen Pengumpulan Bukti Audit............................................ 100
4.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian Sistem Informasi Penjualan... 107
4.2 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Umum (General Controls)................................................................................. 103
4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management
Controls)....................................................................................... 103
4.2.1.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)........................................... 103
4.2.1.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)........................................... 104
Keamanan (Security Management Controls)......................... 105
4.2.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)..... 111
4.2.1.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)..... 111
4.3 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls)............................................................................ 116
4.3.1 Pengendalian Batasan (Boundary Controls).................................. 116
4.3.1.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 116
4.3.1.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 116
4.3.1.3 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls).............................................................. 117
4.3.1.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls)................................................. 120
4.3.1.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls)................................................ 121
4.3.2 Pengendalian Masukan (Input Controls)....................................... 123
4.3.2.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Masukan (Input Controls)...................................................................... 123
4.3.2.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................................... 123 (Input Controls)..................................................................... 124
4.3.2.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................... 133
4.3.2.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Masukan (Input Controls)..................................................... 133
4.3.3 Pengendalian Keluaran (Output Controls)..................................... 137
4.3.3.1 Tujuan Audit atas Pengendalian Keluaran
(Output Controls).................................................................. 137
4.3.3.2 Kriteria Standar atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................................. 138
4.3.3.3 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Keluaran (Output Controls).................................................................. 138
4.3.3.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................. 143
4.3.3.5 Temuan Audit, Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)................................................. 143
4.4 Kesimpulan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.................................................................................................... 145
4.5 Metrik Temuan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.................................................................................................... 146
4.6 Laporan Audit.......................................................................................... 153
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran......................................................................................................... 170
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Flowchart Tahapan Audit SistemInformasi……….………………..25Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk………......................70Gambar 3.2 Diagram Kontek Hubungan Sistem InformasiPenjualan………….……...….……………….…..…………………85
Gambar 3.3 Diagram Nol Dari Sistem Informasi Yang SedangBerjalan………………….………………………………………….86