T1__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perencanaan Strategis Sistem Informasi menggunakan Framework Zachman pada Perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana T1 BAB IV
Bab 4
Hasil dan Pembahasan
4.1.
Hasil dan Pembahasan
Dari hasil pengumpulan data yang peneliti lakukan pada Perpustakaan
UKSW Gambaran riil arsitektur Sistem Informasi pada Perpustakaan UKSW
dalam keadaan Keadaan sekarang yaitu Perpustakaan UKSW telah menetapkan
perencanaan strategis bisnis pada setiap bigian organisasi. Namun penerapan
arsitektur SI di organisasi belum diterapkan pada Perpustakaan UKSW.
Permasalahan pada perpustakaan UKSW yaitu penggunaan software masih
terbatas sebagai aplikasi pendukung bisnis organisasi pada bagian pelayanan
teknis, bagian pendidikan dan pelayanan pemakai, bagian TI/SI dan bagian
Administrasi.
Berikut ini adalah usulan gambaran arsitektur topologi jaringan pada
Perpustakaan UKSW dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini.
Gambar 4.1 Usulan topologi jaringan Perpustakaan UKSW.
13
Pada Gambar 3 di atas, hubungan komunikasi dan share data antara
Direktur PU, sekretaris, bagian pelayanan teknis, bagian pendidikan dan
pelayanan, dan bagian TI/SI dapat dilakukan dengan menggunakan Local Area
Network (LAN switch) dan menggunakan teknologi Firewall, fungsinya untuk
mengamankan data Perpustakaan UKSW. Adanya telepon pada masing-masing
bagian organisasi, fungsinya untuk berkomunikasi dengan setiap bagian
organisasi, dalam hal ini mengatasi masalah jaringan, perangkat keras, dan
perangkat lunak.
Perencanaan strategis Sistem Informasi pada Perpustakaan UKSW yaitu
Perpustakaan UKSW harus memiliki aplikasi system backoffice yang teintegrasi
pada setiap
bagian organisasi.
Perpustakaan UKSW
harus
melakukan
pemeliharaan system, baik dalam SI maupun TI. Perpustakaan UKSW harus
memiliki arsitektur SI yang menggambarkan enterprise system sehingga SI yang
dibangun terintegrasi dan saling terkait pada setiap bagian proses bisnis
organisasi, guna untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi Perpustakaan
UKSW.
Penyusunan rencana strategis SI pada Perpustakaan UKSW diperlukan
tahapan-tahapan di dalam Zachman Framework, selain memperhatikan standar
yang
ditentukan
oleh
Zachman
Framework,
proses
penyusunan
juga
memperhatikan bagaimana hasil pengumpulan data yang diperoleh sesuai dengan
kondisi yang ada di lapangan. Adapun hasil penyusunan rencana strategis SI/TI
pada Perpustakaan UKSW dapat dilihat pada Tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 4.1 Proses Penyusunan Rencana Strategis SI/TI Menggunakan Zachman Framework pada
Perpustakaan UKSW
Elemen Zachman
Arsitektur SI Menurut Zachman
Usulan Perencanaan Strategis SI
Framework
Framework
Perpustakaan UKSW
Planner
Enterprise Software yang dapat
Setiap
mengintegrasikan
UKSW
menghubungkan
atau
semua
mesin-
mesin server dan data melalui
14
bagian
di
Perpustakaan
menggunakan
Sistem
Informasi berupa aplikasi system
Back Office yang terintegrasi.
intranet atau internet secara online.
Owner
Memiliki strategi dan model bisnis
Perpustakaan UKSW memiliki visi,
sesuai dengan visi, misi, tujuan,
misi, tujuan, sasaran, dan strategi
dan sasaran organisasi.
bisnis yang tertuang dalam Rencana
Strategis Organisasi 5 tahunan.
Designer
Memiliki arsitektur SI/TI yang
Perpustakaan
berbasis
memiliki
yang
enterprise
mengintegrasikan seluruh proses
UKSW
arsitektur
SI
harus
yang
menggambarkan enterprise system.
bisnis organisasi.
Membangun
Builder
sistem
informasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan
sesuai dengan arsitektur SI/TI yang
harus
dibangun
berdasarkan
berbasis enterprise yang dapat
kebutuhan setiap bagian dan harus
mengintegrasikan seluruh mesin
terintegrasi.
server .
Sub
Computer
Memiliki keterkaitan antar sistem
Sistem
informasi yang berdampak pada
yang dibangun harus saling terkait
unit
di setiap proses bisnisnya.
bisnis
organisasi.
Sistem
Informasi
Perpustakaan
informasi tersebut juga memiliki
sistem transisi di setiap prosesnya.
Functioning
Enterprise
Tersedianya layanan informasi dan
Pemeliharaan
sistem
informasi
layanan
dengan
tujuan organisasi
memiliki
fungsi
yang
selaras
serta
terotomatisasi
yang berdasarkan infrastruktur dan
Informasi
dan
informasi
perawaratan
di
Perpustakaan
terotomatisasi
apabila
Sistem
harus
terjadi
gangguan di dalam sistem.
arsitektur SI/TI.
1. Sasaran dan Lingkup (Scope)
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada tahapan ini
didefinisikan model bisnis fungsional secara global dan berbagai requirement
external organisasi.
2. Enterprise Model
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur konseptual. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model proses bisnis, Alokasi fungsi bisnis, proses
eliminasi fungsi-fungsi yang overlap dan ambigu.
3. System Model
15
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur logikal. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model logikal, manajemen proyek, dan pendefinisian
requirement.
4. Technology Model
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur teknologi. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model fisik, manajemen teknologi, dan pendefinisian
solusi dan pengembangannya.
5. Bentuk Detail
Pada tahapan ini dijelaskan bagaimana manajemen konfigurasi sistem dan
implementasi pembangunan sistem.
6. Functioning Enterprise
Pada tahapan ini, penyampaian berbagai macam panduan bagi user untuk
dapat
mengfungsikan
sistem,
melakukan
manajemen
operasi,
dan
mengevaluasi sistem.
Fokus penelitian ini yaitu ditujukan bagi pimpinan Perpustakaan UKSW
guna menentukan arah pengembangan SI di organisasi dalam bentuk rencana
strategis yang dalam framework Zachman maka didefinisikan dalam perspektif
owner. Dalam perspektif Owner setiap proses yang terjadi (How) di Perpustakaan
UKSW menjelaskan tentang proses yang terjadi di dalam organisasi yaitu antara
lain: Meja Informasi, Referens, Reserves, Serial, Sirkulasi, Multimedia, dan
Jurnal Elektronik. Pada perspektif Owner lokasi ( Where) tidak diartikan dalam arti
yang sebenarnya akan tetapi dijelaskan mengenai dukungan infrastruktur jaringan
yang dimiliki oleh organisasi yang dapat mefasilitasi berjalanya sistem yang akan
dikembangkan. Dalam hal ini infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh
Perpustakaan UKSW dikelola oleh Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI)
UKSW. Terdapat berbagai pihak (Who) yang dilibatkan dalam mengembangkan
SI di Perpustakaan UKSW. Pihak yang dimaksud meliputi sistem analis,
programer, teknisi infrastruktur jaringan, administrator, operator dan lain
sebagainya. Bagi Perpustakaan UKSW sendiri tanggung jawab ini semuanya
diserahkan ke BTSI UKSW, sesuai dengan tugas dan fungsinya BTSI UKSW
16
merupakan biro yang bertanggung jawab dalam mendukung dan meyediakan
semua kebutuhan terkait masalah sistem dan teknologi informasi bagi
Perpustakaan UKSW secara khusus dan UKSW secara umum untuk mendukung
berjalanya setiap proses bisnis yang ada. Waktu (When) pada perspektif Owner
mengambarkan tentang waktu pelaksanaan kegiatan pengembangan SI. Waktu
yang dimaksudkan dimulai dari tahap persiapan proyek, analisis, dan
implementasi SI untuk Perpustakaan UKSW sesuai dengan kebutuhan atau
prioritas pengembangan SI. Motivasi ( Why) pada perspektif Owner memberikan
deskripsi tentang hal yang mendasari mengapa perlu dibuatkannya aplikasi untuk
mendukung berjalanya proses bisnis bagi Perpustakaan UKSW. Motivasi yang
dimaksud mengacu pada tujuan yang diharapkan secara khusus dari setiap
implementasi SI yang dikembangkan untuk mendukung tujuan Perpustakaan
UKSW yaitu untuk memenuhi kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupun
umum.
4.2.
Tahapan
Enterprise
Architecture
di
Perpustakaan
Universitas Kristen Satya Wacana
Adapun penyusunan rencana strategis Sistem Informasi, diperlukan
metode yang berbasis Enterprise Architecture (EA) di Perpustakaan UKSW
dengan menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang
dikembangkan
untuk
membangun
arsitektur
enterprise
[12].
Tahapan
pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap untuk memahami kondisi
saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana
dalam mencapai visi masa depan. Tahapan EAP dapat dilihat pada Gambar 4
berikut ini.
17
Gambar 4.2 Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP)
di Perpustakaan UKSW[12]
Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP) di Perpustkaan UKSW
yaitu:
1. Inisiasi perencanaan
Pada tahap ini dilihat bagaimana penyelenggaraan aktivitas di perpustakaan,
mutu kinerja Perpustakaan UKSW dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain
Aspek masukan meliputi proses promosi dan pendaftaran anggota perpustakaan,
aspek proses meliputi kegiatan operasional perpustakaan dalam hal ini bagian
sirkulasi, aspek keluaran meliputi proses pelaporan dan monitoring kinerja
operasional perpustakaan.
2. Pemodelan bisnis
Pada tahap ini dilihat bagaimana menelaah tentang bisnis yang dilakukan oleh
Perpustakaan UKSW khususnya yang berkaitan dengan bidang perpustakaan dan
kearsipan daerah, dengan menggunakan value chain analysis untuk proses bisnis
utamanya. Pada tahap ini akan di identifikasi mengenai:
1. Dokumentasi struktur organisasi.
2. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
3. Sistem informasi saat ini dan teknologi
Pada tahap ini dilihat bagaimana keadaan system informasi saat ini dan
teknologi saat ini pada Perpustakaan UKSW.
4. Arsitektur data
Pada tahap ini dilihat bagaimana proses mengatur data enterprise pada
Perpustakaan UKSW, sehingga pengembangan system dapat mengacu pada
18
arsitektur data organisasi Perpustakaan UKSW dalam hal ini pada bagian
sirkulasi.
5. Arsitektur aplikasi
Pada tahap ini dilihat bagaimana proses perencanaan aplikasi masa depan
yang akan dibangun dan menggambarkan bentuk arsitektur aplikasi Perpustakaan
UKSW, dalam hal ini membuat definisi aplikasi, tujuan, deskripsi, kemampuan,
manfaat, kebutuhan operasional, skema arsitektur, dan melakukan identifikasi
pada masing-masing bagian organisasi.
6. Arsitektur teknologi
Pada tahap ini dilihat bagaimana mengidentifikasi platform teknologi melalui
pengkajian kemajuan, tren, laporan dan proyeksi teknologi, menentukan hubungan
teknologi alternatif terhadap baseline teknologi yang digunakan, menentukan
kriteria dan proses pemilihan teknologi, membuat relasi antara teknologi dengan
arsitektur aplikasi, melakukan evaluasi terhadap konsep arsitektur teknologi untuk
menjamin kinerja dan konektifitas platform, dan review terhadap sistem yang ada
dibandingkan dengan platform masa depan pada Perpustakaan UKSW.
7. Rencana implementasi/migrasi
Pada tahap ini dilihat bagaimana merencanakan arsitektur SI dengan
framework zachman, kemudian implementasi arsitektur SI pada Perpustakaan
UKSW.
Struktur organisasi Perpustakaan UKSWdigambarkan pada Gambar 4.
DIREKTUR PU
SEKRETARIS
BAGIAN
PELAYANAN
TEKNIS
BAGIAN
PENDIDIKAN DAN
PELAYANAN
PEMAKAI
BAGIAN
TEKNOLOGI DAN
SISTEM
INFORMASI
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Perpustakaan UKSW
19
Tahapan selanjutnya adalah menentukan arsitektur teknologi yang digunakan
untuk mendukung operasional sistem yang diusulkan. Berdasarkan pengamatan,
teknologi yang digunakan pada Perpustakaan UKSW sudah baik namun belum
maksimal. Dengan penggunaan strategi yang tepat, penggunaan teknologi ini
dapat dimaksimalkan. Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsipprinsip mendasar bagi platform potensial yang akan digunakan dalam mendukung
lingkungan berbagi-pakai data yang bersifat enterprise-wide. Prinsip-prinsip yang
dihasilkan berupa daftar perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat
komunikasi yang disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur
aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi serta kebutuhan dari setiap bagian
di Perpustakaan.
Perangkat keras menjelaskan prinsip perangkat keras harus andal untuk
mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan
teknologi di masa datang sehingga tidak cepat usang. Perangkat keras harus dapat
menunjang efisiensi, efektifitas kerja dan mendukung teknologi terbaru.
Perangkat lunak menjelaskan prinsip perangkat lunak mendukung
teknologi client server . Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan
dan andal dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun data.
Sistem operasi harus dapat beroperasi pada berbagai platform (portable), dapat
beroperasi pada berbagai jenis komputer (scalable), dapat beroperasi pada
lingkungan yang heterogen (interoperable), dapat menyesuaikan dengan
perangkat lunak serta mampu berintegrasi dengan komponen teknologi yang lebih
maju (compatible). Sistem operasi dapat mendukung alat pengembangan sistem
dan beragam perangkat lunak aplikasi. DBMS harus mampu mengakomodasi
kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi kegagalan yang baik. Data yang
diciptakan bersifat bebas dari redundansi. Data yang disimpan dapat di-bagi-pakai
dengan yang lain tanpa adanya kemungkinan bertabrakan atau kerusakan.
Penyimpanan data menggunakan teknologi relasional. Informasi yang tersimpan
dapat diakses tanpa batas dan dapat di-update tanpa waktu yang terbatas. Bahasa
20
pemrograman yang digunakan bersifat object oriented programming, diutamakan
open source, dan dengan graphical user interface yang cukup jelas.
Komunikasi menjelaskan prinsip teknologi komunikasi mendukung
teknologi client-server . Protokol komunikasi berstandar internasional. Teknologi
jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis dan mampu mengikuti perkembangan
jaman.
21
Hasil dan Pembahasan
4.1.
Hasil dan Pembahasan
Dari hasil pengumpulan data yang peneliti lakukan pada Perpustakaan
UKSW Gambaran riil arsitektur Sistem Informasi pada Perpustakaan UKSW
dalam keadaan Keadaan sekarang yaitu Perpustakaan UKSW telah menetapkan
perencanaan strategis bisnis pada setiap bigian organisasi. Namun penerapan
arsitektur SI di organisasi belum diterapkan pada Perpustakaan UKSW.
Permasalahan pada perpustakaan UKSW yaitu penggunaan software masih
terbatas sebagai aplikasi pendukung bisnis organisasi pada bagian pelayanan
teknis, bagian pendidikan dan pelayanan pemakai, bagian TI/SI dan bagian
Administrasi.
Berikut ini adalah usulan gambaran arsitektur topologi jaringan pada
Perpustakaan UKSW dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini.
Gambar 4.1 Usulan topologi jaringan Perpustakaan UKSW.
13
Pada Gambar 3 di atas, hubungan komunikasi dan share data antara
Direktur PU, sekretaris, bagian pelayanan teknis, bagian pendidikan dan
pelayanan, dan bagian TI/SI dapat dilakukan dengan menggunakan Local Area
Network (LAN switch) dan menggunakan teknologi Firewall, fungsinya untuk
mengamankan data Perpustakaan UKSW. Adanya telepon pada masing-masing
bagian organisasi, fungsinya untuk berkomunikasi dengan setiap bagian
organisasi, dalam hal ini mengatasi masalah jaringan, perangkat keras, dan
perangkat lunak.
Perencanaan strategis Sistem Informasi pada Perpustakaan UKSW yaitu
Perpustakaan UKSW harus memiliki aplikasi system backoffice yang teintegrasi
pada setiap
bagian organisasi.
Perpustakaan UKSW
harus
melakukan
pemeliharaan system, baik dalam SI maupun TI. Perpustakaan UKSW harus
memiliki arsitektur SI yang menggambarkan enterprise system sehingga SI yang
dibangun terintegrasi dan saling terkait pada setiap bagian proses bisnis
organisasi, guna untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi Perpustakaan
UKSW.
Penyusunan rencana strategis SI pada Perpustakaan UKSW diperlukan
tahapan-tahapan di dalam Zachman Framework, selain memperhatikan standar
yang
ditentukan
oleh
Zachman
Framework,
proses
penyusunan
juga
memperhatikan bagaimana hasil pengumpulan data yang diperoleh sesuai dengan
kondisi yang ada di lapangan. Adapun hasil penyusunan rencana strategis SI/TI
pada Perpustakaan UKSW dapat dilihat pada Tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 4.1 Proses Penyusunan Rencana Strategis SI/TI Menggunakan Zachman Framework pada
Perpustakaan UKSW
Elemen Zachman
Arsitektur SI Menurut Zachman
Usulan Perencanaan Strategis SI
Framework
Framework
Perpustakaan UKSW
Planner
Enterprise Software yang dapat
Setiap
mengintegrasikan
UKSW
menghubungkan
atau
semua
mesin-
mesin server dan data melalui
14
bagian
di
Perpustakaan
menggunakan
Sistem
Informasi berupa aplikasi system
Back Office yang terintegrasi.
intranet atau internet secara online.
Owner
Memiliki strategi dan model bisnis
Perpustakaan UKSW memiliki visi,
sesuai dengan visi, misi, tujuan,
misi, tujuan, sasaran, dan strategi
dan sasaran organisasi.
bisnis yang tertuang dalam Rencana
Strategis Organisasi 5 tahunan.
Designer
Memiliki arsitektur SI/TI yang
Perpustakaan
berbasis
memiliki
yang
enterprise
mengintegrasikan seluruh proses
UKSW
arsitektur
SI
harus
yang
menggambarkan enterprise system.
bisnis organisasi.
Membangun
Builder
sistem
informasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan
sesuai dengan arsitektur SI/TI yang
harus
dibangun
berdasarkan
berbasis enterprise yang dapat
kebutuhan setiap bagian dan harus
mengintegrasikan seluruh mesin
terintegrasi.
server .
Sub
Computer
Memiliki keterkaitan antar sistem
Sistem
informasi yang berdampak pada
yang dibangun harus saling terkait
unit
di setiap proses bisnisnya.
bisnis
organisasi.
Sistem
Informasi
Perpustakaan
informasi tersebut juga memiliki
sistem transisi di setiap prosesnya.
Functioning
Enterprise
Tersedianya layanan informasi dan
Pemeliharaan
sistem
informasi
layanan
dengan
tujuan organisasi
memiliki
fungsi
yang
selaras
serta
terotomatisasi
yang berdasarkan infrastruktur dan
Informasi
dan
informasi
perawaratan
di
Perpustakaan
terotomatisasi
apabila
Sistem
harus
terjadi
gangguan di dalam sistem.
arsitektur SI/TI.
1. Sasaran dan Lingkup (Scope)
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada tahapan ini
didefinisikan model bisnis fungsional secara global dan berbagai requirement
external organisasi.
2. Enterprise Model
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur konseptual. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model proses bisnis, Alokasi fungsi bisnis, proses
eliminasi fungsi-fungsi yang overlap dan ambigu.
3. System Model
15
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur logikal. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model logikal, manajemen proyek, dan pendefinisian
requirement.
4. Technology Model
Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur teknologi. Pada tahapan ini
didefinisikan model-model fisik, manajemen teknologi, dan pendefinisian
solusi dan pengembangannya.
5. Bentuk Detail
Pada tahapan ini dijelaskan bagaimana manajemen konfigurasi sistem dan
implementasi pembangunan sistem.
6. Functioning Enterprise
Pada tahapan ini, penyampaian berbagai macam panduan bagi user untuk
dapat
mengfungsikan
sistem,
melakukan
manajemen
operasi,
dan
mengevaluasi sistem.
Fokus penelitian ini yaitu ditujukan bagi pimpinan Perpustakaan UKSW
guna menentukan arah pengembangan SI di organisasi dalam bentuk rencana
strategis yang dalam framework Zachman maka didefinisikan dalam perspektif
owner. Dalam perspektif Owner setiap proses yang terjadi (How) di Perpustakaan
UKSW menjelaskan tentang proses yang terjadi di dalam organisasi yaitu antara
lain: Meja Informasi, Referens, Reserves, Serial, Sirkulasi, Multimedia, dan
Jurnal Elektronik. Pada perspektif Owner lokasi ( Where) tidak diartikan dalam arti
yang sebenarnya akan tetapi dijelaskan mengenai dukungan infrastruktur jaringan
yang dimiliki oleh organisasi yang dapat mefasilitasi berjalanya sistem yang akan
dikembangkan. Dalam hal ini infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh
Perpustakaan UKSW dikelola oleh Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI)
UKSW. Terdapat berbagai pihak (Who) yang dilibatkan dalam mengembangkan
SI di Perpustakaan UKSW. Pihak yang dimaksud meliputi sistem analis,
programer, teknisi infrastruktur jaringan, administrator, operator dan lain
sebagainya. Bagi Perpustakaan UKSW sendiri tanggung jawab ini semuanya
diserahkan ke BTSI UKSW, sesuai dengan tugas dan fungsinya BTSI UKSW
16
merupakan biro yang bertanggung jawab dalam mendukung dan meyediakan
semua kebutuhan terkait masalah sistem dan teknologi informasi bagi
Perpustakaan UKSW secara khusus dan UKSW secara umum untuk mendukung
berjalanya setiap proses bisnis yang ada. Waktu (When) pada perspektif Owner
mengambarkan tentang waktu pelaksanaan kegiatan pengembangan SI. Waktu
yang dimaksudkan dimulai dari tahap persiapan proyek, analisis, dan
implementasi SI untuk Perpustakaan UKSW sesuai dengan kebutuhan atau
prioritas pengembangan SI. Motivasi ( Why) pada perspektif Owner memberikan
deskripsi tentang hal yang mendasari mengapa perlu dibuatkannya aplikasi untuk
mendukung berjalanya proses bisnis bagi Perpustakaan UKSW. Motivasi yang
dimaksud mengacu pada tujuan yang diharapkan secara khusus dari setiap
implementasi SI yang dikembangkan untuk mendukung tujuan Perpustakaan
UKSW yaitu untuk memenuhi kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupun
umum.
4.2.
Tahapan
Enterprise
Architecture
di
Perpustakaan
Universitas Kristen Satya Wacana
Adapun penyusunan rencana strategis Sistem Informasi, diperlukan
metode yang berbasis Enterprise Architecture (EA) di Perpustakaan UKSW
dengan menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang
dikembangkan
untuk
membangun
arsitektur
enterprise
[12].
Tahapan
pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap untuk memahami kondisi
saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana
dalam mencapai visi masa depan. Tahapan EAP dapat dilihat pada Gambar 4
berikut ini.
17
Gambar 4.2 Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP)
di Perpustakaan UKSW[12]
Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP) di Perpustkaan UKSW
yaitu:
1. Inisiasi perencanaan
Pada tahap ini dilihat bagaimana penyelenggaraan aktivitas di perpustakaan,
mutu kinerja Perpustakaan UKSW dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain
Aspek masukan meliputi proses promosi dan pendaftaran anggota perpustakaan,
aspek proses meliputi kegiatan operasional perpustakaan dalam hal ini bagian
sirkulasi, aspek keluaran meliputi proses pelaporan dan monitoring kinerja
operasional perpustakaan.
2. Pemodelan bisnis
Pada tahap ini dilihat bagaimana menelaah tentang bisnis yang dilakukan oleh
Perpustakaan UKSW khususnya yang berkaitan dengan bidang perpustakaan dan
kearsipan daerah, dengan menggunakan value chain analysis untuk proses bisnis
utamanya. Pada tahap ini akan di identifikasi mengenai:
1. Dokumentasi struktur organisasi.
2. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
3. Sistem informasi saat ini dan teknologi
Pada tahap ini dilihat bagaimana keadaan system informasi saat ini dan
teknologi saat ini pada Perpustakaan UKSW.
4. Arsitektur data
Pada tahap ini dilihat bagaimana proses mengatur data enterprise pada
Perpustakaan UKSW, sehingga pengembangan system dapat mengacu pada
18
arsitektur data organisasi Perpustakaan UKSW dalam hal ini pada bagian
sirkulasi.
5. Arsitektur aplikasi
Pada tahap ini dilihat bagaimana proses perencanaan aplikasi masa depan
yang akan dibangun dan menggambarkan bentuk arsitektur aplikasi Perpustakaan
UKSW, dalam hal ini membuat definisi aplikasi, tujuan, deskripsi, kemampuan,
manfaat, kebutuhan operasional, skema arsitektur, dan melakukan identifikasi
pada masing-masing bagian organisasi.
6. Arsitektur teknologi
Pada tahap ini dilihat bagaimana mengidentifikasi platform teknologi melalui
pengkajian kemajuan, tren, laporan dan proyeksi teknologi, menentukan hubungan
teknologi alternatif terhadap baseline teknologi yang digunakan, menentukan
kriteria dan proses pemilihan teknologi, membuat relasi antara teknologi dengan
arsitektur aplikasi, melakukan evaluasi terhadap konsep arsitektur teknologi untuk
menjamin kinerja dan konektifitas platform, dan review terhadap sistem yang ada
dibandingkan dengan platform masa depan pada Perpustakaan UKSW.
7. Rencana implementasi/migrasi
Pada tahap ini dilihat bagaimana merencanakan arsitektur SI dengan
framework zachman, kemudian implementasi arsitektur SI pada Perpustakaan
UKSW.
Struktur organisasi Perpustakaan UKSWdigambarkan pada Gambar 4.
DIREKTUR PU
SEKRETARIS
BAGIAN
PELAYANAN
TEKNIS
BAGIAN
PENDIDIKAN DAN
PELAYANAN
PEMAKAI
BAGIAN
TEKNOLOGI DAN
SISTEM
INFORMASI
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Perpustakaan UKSW
19
Tahapan selanjutnya adalah menentukan arsitektur teknologi yang digunakan
untuk mendukung operasional sistem yang diusulkan. Berdasarkan pengamatan,
teknologi yang digunakan pada Perpustakaan UKSW sudah baik namun belum
maksimal. Dengan penggunaan strategi yang tepat, penggunaan teknologi ini
dapat dimaksimalkan. Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsipprinsip mendasar bagi platform potensial yang akan digunakan dalam mendukung
lingkungan berbagi-pakai data yang bersifat enterprise-wide. Prinsip-prinsip yang
dihasilkan berupa daftar perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat
komunikasi yang disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur
aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi serta kebutuhan dari setiap bagian
di Perpustakaan.
Perangkat keras menjelaskan prinsip perangkat keras harus andal untuk
mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan
teknologi di masa datang sehingga tidak cepat usang. Perangkat keras harus dapat
menunjang efisiensi, efektifitas kerja dan mendukung teknologi terbaru.
Perangkat lunak menjelaskan prinsip perangkat lunak mendukung
teknologi client server . Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan
dan andal dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun data.
Sistem operasi harus dapat beroperasi pada berbagai platform (portable), dapat
beroperasi pada berbagai jenis komputer (scalable), dapat beroperasi pada
lingkungan yang heterogen (interoperable), dapat menyesuaikan dengan
perangkat lunak serta mampu berintegrasi dengan komponen teknologi yang lebih
maju (compatible). Sistem operasi dapat mendukung alat pengembangan sistem
dan beragam perangkat lunak aplikasi. DBMS harus mampu mengakomodasi
kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi kegagalan yang baik. Data yang
diciptakan bersifat bebas dari redundansi. Data yang disimpan dapat di-bagi-pakai
dengan yang lain tanpa adanya kemungkinan bertabrakan atau kerusakan.
Penyimpanan data menggunakan teknologi relasional. Informasi yang tersimpan
dapat diakses tanpa batas dan dapat di-update tanpa waktu yang terbatas. Bahasa
20
pemrograman yang digunakan bersifat object oriented programming, diutamakan
open source, dan dengan graphical user interface yang cukup jelas.
Komunikasi menjelaskan prinsip teknologi komunikasi mendukung
teknologi client-server . Protokol komunikasi berstandar internasional. Teknologi
jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis dan mampu mengikuti perkembangan
jaman.
21