Analisis Penerapan Aplikasi Nawalib Pada Layanan Terbitan Berseri di Perpustakaan Universitas Negeri Medan
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu Sistem dan Informasi. Definisi
sistem menurut Isa,Irwan (2014, 6) adalah suatu rangkaian komponen-komponen
yang memiliki kaitan satu sama lainuntuk membentuk suatu kesatuan dan
bekerjasama untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan yang sama. Sedangkan
menurut H.M Jogianto (2001, 2): “Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan
elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses
masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)”. Sementara Informasi
adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk
digunakan alam proses pengambilan keputusan (Sutabri 2012, 22). Dari
pengertian dua kata tersebuta maka dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi
adalah sistem yang saling berhubungan dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi
yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu, serta
pengambilan keputusan jangka panjang. Sementara informasi dikatakan
berkualitas jika memperhatikan aspek relevansi, akurasi, dan tepat waktu.
Hadirnya sistem informasi yang ada di perpustakaan akan memberikan
kemudahan bagi pengguna (Sutabri 2012, 33).
Jenis sistem informasi yang digunakan untuk sistem informasi perpustakaan
menurut Kochtanek dan Matthews (2002), antara lain sebagai berikut:
7
Universitas Sumatera Utara
1. Sofware Komersial (Commercial Software)
Perpustakaan tidak dapat memodifikasi sistem informasi yang sudah ada
tanpa ijin dari vendor pembuat sistem informasi tersebut, yang dikenal
dengan nama Independent Software Vendors (ISV). Dengan demikian,
perpustakaan akan membeli lisensi sistem informasi tersebut terkait dengan
penggunaannya di perpustakaan dan perawatannya. Kelemahannya jika
perpustakaan mengimplementasikan jenis sistem informasi yang commercial
software adalah perpustakaan tetap terikat dengan ISV namun dalam
perkembangan
pemakaiannya
pihak
perpustakaan
tidak
bisa
memodifikasinya secara bebas tanpa ijin dari ISV tersebut.
2. Sistem Terbuka (Open System)
Oleh karena sistem informasi menggunakan bentuk (platform) yang standar
maka perpustakaan dapat mengkombinasikan antara sistem informasi yang
satu dengan yang lainnya.
3. Sistem Sumber Informasi Terbuka (Open Source System)
Perpustakaan dapat memiliki kode sumber (source code) dari sistem
informasi tersebut, sehingga perpustakaan dapat menggunakan,
memodifikasi, dan menyebarkan sistem informasi secara bebas.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan sistem. Menurut Agus
Mulyanto (2009, 2), sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: Komponen
Sistem (Components), Batasan Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem
(environments), Penghubung Sistem (interface), Masukan Sistem (Input),
Keluaran (output), Pengolah (proses), Sasaran Sistem (objective), serta
Mempunyai Umpan Balik (Feed Back).
2.1.2 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski menyatakan: Sistem Informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building
8
Universitas Sumatera Utara
block), yaitu blok masukan (input block), block model (model block), blok
keluaran (output block), blokteknologi (technology block), blok basis data
(database block) dan blok kendali(controls block). Sedangkan menurut Isa, Irwan
(2014, 7) komponen sistem informasi terdiri dari manusia/pengguna, data/media
informasi, prosedur, dan alat bantu.
2.1.3 Penilaian Sistem Informasi
Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan efektif bila
komponen perencanaan disusun dengan cermat dan teliti berdasarkan data yang
objektif dan akurat, komponen transformasi informai bekerja secara lancar dengan
dukungan sarana dan prasrana, biaya dan metode yang memadai. Untuk
mengetahui sampai mana komponen-komponen telah beroprasi dengan baik
sebagaimana yang diharapkan, maka perlu diadakan penilaian terhadap sistem
informasi tersebut.
Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi
sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Keputusan itu
menyangkut berbagai kemungkinan, misalnya tentang program atau perencanaan,
pelaksanaaan atau operasionalataupun tentang administraif. Penilaian merupakan
suatu komponen yang penting dalam pengelolaan sistem informasi.
Komponen ini erat kaitannya dengan komponen-komponen lainnya, yakni
masukan, proses, dan produk (hasil). Dalam pengelolaan Sistem Informasi
terdapat tiga straegi penilaian sistem informasi, yaitu sebagai berikut:
9
Universitas Sumatera Utara
1. Strategi penilaian masukan yang bertujuan menilai perencananinformasi
yang disusun berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan
transformasi informasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan,
analisis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dokumentasi, dan
komunikasi yang secara keseluruhanmerupakan suatu proses yang
berkesinambungan.
3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. (Sutabri 2012, 47)
Penilaian terhadap komponen-komponen tersebut dilakukan dengan
menggunakan perangkat kriteria sebagai indikator guna memudahkan pelaksanaan
penilaian itu.
2.2Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang
membuat informasi tersedia untuk pengguna yang sesuai
dengan kebutuhan
Schell (2008). Sedangkan menurut Febrian (2004)
Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan sistem yang menyediakan
informasi untuk mendukung manajemen. Meskipun demikian, sistem
informasi manajeman juga berisi kumpulan manusia dan sumber daya di
dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
memperoses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian.
2.3Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar
bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan dalam suatu
perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah
sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi,
manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem
Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain
10
Universitas Sumatera Utara
khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data
anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya
bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan
operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang
efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian 2009, 1). Menurut
Harmawan (2009, 1) sistem perpustakaan merupakan sistem automasi
perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang
terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang
dapat terintegrasi yaitu:
1.Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari
perpustakaan atau puast dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan
buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini
berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
2.Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu
tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang
ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para
anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan
cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data
koleksi buku maupun koleksi berkala.
3.Modul keanggotaan. Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk
mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk
pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri.
4.Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti
penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota.
5.Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu
benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah
proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara
pengguna dengan petugas perpustakaan.
6.OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan
dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC.
Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan.
Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan.
Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek,
11
Universitas Sumatera Utara
kata kunci subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog
manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu
judul, pengarang, dan subyek (Harmawan 2009, 1).
2.4 Jenis Jenis Evaluasi Sistem Informasi
Ada beberapa model yang biasa dan sering digunakan dalam evaluasi sistem
informasi, di antaranya adalah:
1. Technology Acceptance Model (TAM)
2. End User Computing (EUC) Satisfaction
3. Task Technology Fit (TTF) Analysis
4. Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
2.4.1 Technology Acceptance Model (TAM)
Model ini telah banyak digunakan dalam penelitian sistem informasi untuk
mengetahui reaksi pengguna terhadap sistem informasi (Landry et al., 2006).
Metode TAM ini pertama sekali dikenalkan oleh Davis pada tahun 1989.
TAM adalah teori sistem informasi yang membuat model tentang bagaimana
pengguna mau menerima dan menggunakan teknologi. Model ini mengusulkan
bahwa ketika pengguna ditawarkan untuk menggunakan suatu sistem yang baru,
sejumlah faktor mempengaruhi keputusan mereka tentang bagaimana dan kapan
akan menggunakan sistem tersebut, khususnya dalam hal: usefulness (pengguna
yakin bahwa dengan menggunakan sistem ini akan meningkatkan kinerjanya),
ease of use (di mana pengguna yakin bahwa menggunakan sistem ini akan
12
Universitas Sumatera Utara
membebaskannya dari kesulitan, dalam artian bahwa sistem ini mudah dalam
penggunaannya).
2.4.2 End User Computing (EUC) Satisfaction
Pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang
dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing,
sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capture keseluruhan evaluasi di mana
pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi
(misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan ini. (Doll
et al. 1995 disitasi oleh Chin et al., 2000)
(Gambar 1 : Model Evaluasi End User Computing (EUC) Satisfaction)
Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll & Torkzadeh. Evaluasi dengan
menggunakan model ini lebih menekankan kepuasan (satisfaction) pengguna
akhir terhadap aspek teknologi, dengan menilai isi, keakuratan, format, waktu dan
kemudahan penggunaan dari sistem. Model ini telah banyak diujicobakan oleh
peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya menunjukkan tidak ada
perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai
bahasa yang berbeda (Eris L. 2006,1)
13
Universitas Sumatera Utara
2.4.3 Task Technology Fit (TTF) Analysis
Inti dari Model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang
dikenal sebagai Task-Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari
kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan
teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan (Goodhue &
Thompson 1995, disitasi oleh Dishaw et al., 2002). Model TTF memiliki 4
konstruk kunci yaitu Task Characteristics, Technology Characteristics, yang
bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang balik mempengaruhi
variabel outcome yaitu Performance atau Utilization (Eris L. 2006, 3).
2.4.4 Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
Yusof et al. (2006, 10) memberikan suatu kerangka baru yang dapat
digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut HumanOrganization-Technology (HOT) Fit Model. Model ini menempatkan komponen
penting
dalam
sistem
informasi
yakni
Manusia
(Human),
Organisasi
(Organization) dan Teknologi (Technology). dan kesesuaian hubungan di
antaranya.
Komponen Manusia (Human) menilai sistem informasi dari sisi penggunaan
sistem (system use) pada frekwensi dan luasnya fungsi dan penyelidikan sistem
informasi. System use juga berhubungan dengan siapa yang menggunakan (who
use it), tingkat penggunanya (level of user), pelatihan, pengetahuan, harapan dan
sikap menerima (acceptance) atau menolak (resistance) sistem. Komponen ini
14
Universitas Sumatera Utara
juga menilai sistem dari aspek kepuasan pengguna (user satisfaction). Kepuasan
pengguna adalah keseluruhan evaluasi dari pengalaman pengguna dalam
menggunakan sistem informasi dan dampak potensial dari sistem informasi. User
satisfaction dapat dihubungkan dengan persepsi manfaat (usefulness) dan sikap
pengguna terhadap sistem informasi yang dipengaruhi oleh karakteristik personal.
Komponen Organisasi menilai sistem dari aspek struktur organisasi dan
lingkungan organisasi. Struktur organisasi terdiri dari tipe, kultur, politik, hierarki,
perencanaan dan pengendalian sistem, strategi , manajemen dan komunikasi.
Kepemimpinan, dukungan dari top manajemen dan dukungan staf merupakan
bagian yang penting dalam mengukur keberhasilan sistem. Sedangkan lingkungan
organisasi terdiri dari sumber pembiayaan, pemerintahan, politik, kompetisi,
hubungan interorganisasional dan komunikasi.
Komponen teknologi terdiri dari kualitas sistem (system quality), kualitas
informasi (information quality) dan kualitas layanan (service quality). Kualitas
sistem dalam sistem informasi di institusi pelayanan kesehatan menyangkut
keterkaitan fitur dalam sistem termasuk performa sistem dan user interface.
Kemudahan penggunaan (ease of use), kemudahan untuk dipelajari (ease of
learning), response time, usefulness, ketersediaan, fleksibilitas, dan sekuritas
merupakan variabel atau faktor yang dapat dinilai dari kualitas sistem. Kualitas
informasi berfokus pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
termasuk rekam medis pasien, laporan dan peresepan. Kriteria yang dapat
digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan,
15
Universitas Sumatera Utara
keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry.
Sedangkan kualitas layanan berfokus pada keseluruhan dukungan yang diterima
oleh service provider sistem atau teknologi. Service quality dapat dinilai dengan
kecepatan respon, jaminan, empati dan tindak lanjut layanan (Eris L. 2006, 5)
2.5 Aplikasi Perpustakaan Digital
Aplikasi perpustakaan digital merupakan sebuah sistem perangkat lunak
generik yang meyediakan infrastruktur baik untuk menghasilkan dan mengolah
sistem perpustakaan digital yang fungsional untuk menjalankan fungsi
perpustakaan digital, maupun untuk mengintegrasikan berbagai perangkat
tambahan agar dapat menawarkan fungsi lain yang lebih spesifik bagi keperluan
tertentu (Pendit 2008).
2.5.1 Nawalib
Nawalib adalah sistem perpustakaan terintegrasi berbasis web yang
dirancang untuk memberikan manajemen dan akses yang efektif untuk kedua
bahan perpustakaan baik tradisional dan non-tradisional seperti PDF, URL,
gambar dan banyak lagi. Dapat diakses dari browser internet, Nawalib
mendukung kegiatan back-office dari pusat informasi sekaligus memberikan
kemampuan pengambilan keputusan bagi pengguna akhir. Hal ini baik digunakan
untuk kedua bentuk situs baik perpustakaan dengan situs tunggal dan
perpustakaan dengan multi-situs.
Nawalib dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemikiran pustakawan.
Program ini dilengkapi dengan cetak label dan kartu katalog, dan untuk
menyesuaikan laporan. Menghimpun dan memberikankemampuan pengguna
untuk mengaotomatisasi setiap tugas perpustakaan, termasuk Sirkulasi, Katalog,
16
Universitas Sumatera Utara
Penelusuran, Inventarisasi, Laporan, dan banyak lagi (Pt. Smart Softindo
International 2007)
2.6 Kolesi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan
tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya
koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara
maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan
pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam buku Pedoman
Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literatur (1998, 2), ”Koleksi perpustakaan
adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk
disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan
informasi”. Sedangkan menurut Ade Kohar (2003, 6), “Koleksi perpustakaan
adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan
kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam
informasi”. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama, hal ini
tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Pada umumnya koleksi perpustakaan tidak hanya mencakup buku, tetapi
meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman (digital). Koleksi tercetak
terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan
sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro
film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only
Memory), koleksi elektronik seperti buku elektronik, jurnal elektronik, surat kabar
17
Universitas Sumatera Utara
elektronik, dan lain sebagainya dan koleksi bahan grafika seperti kartografi (Yulia
1993, 3).
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada , terbitan berseri adalah
salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian
untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Karena koleksi
terbitan berseri menyajikan penemuan-penemuan terbaru di bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi, khususnya jurnal ilmiah. Koleksi terbitan berseri
mempunyai peran antara lain:
a. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman
seseorang. Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang
dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan.
b.Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan
baru dalam bidang tertentu.
c. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yulia dan Saleh
1996, 25)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri
mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian,
koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga
koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan
perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.7 Pengertian Terbitan Berseri
Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung
segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya
pada pengguna perpustakaan, Koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber
18
Universitas Sumatera Utara
informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal
tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat
informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal
tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu
yang sama.
Lasa Hs (1994, 97) menyatakan bahwa: “Periodicals adalah suatu publikasi
yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai
bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun
organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2000, 12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah
terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan yulia (1996, 3) memberikan
defenisi yang lebih rinci mengenai terbitan berseri yaitu:
1.Setiap terbitan yang dipublikasikan dalam bagian-bagian yang berturuturut, muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur. Terbitan ini
dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak
terbatas. Didalamnya mencakup terbitan berkala (periodicals), koran, buku
tahunan, seri monograf yang bernomor dan prosiding, transaction, dan
memoar.
2.Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara
berturut-turut dengan judul yang sama (seragam).
Terbitan ini
dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak
terbatas dengan jarak dan waktu terbittidak perlu teratur.
Berdasarkan pengertian diatas dapat dikatakan bahwa terbitan berseri
merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan yang ditulis oleh
beberapa orang atau lembaga maupun organisasi berdasarkan nomor urut/secara
kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
19
Universitas Sumatera Utara
2.7.1 Ciri-ciri Terbitan Berseri
Terbitan berseri memiliki perbedaan dengan koleksi lainnya. Siregar,
Belling (2012) menyatakan bahwa terbitan berseri berbeda dengan buku teks.
Sedangkan menurut Saleh dan Yulia ( 1996, 5) terbitan berseri adalah terbitan
yang dipublikasikan dalam bagian yang berturut-turut dengan tenggang waktu
tertentu, dengan cirri-ciri sebagai berikut:
1.Satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang di tullis oleh
beberapa orang.
2.Artikel yang menjadi isi terbitan berseri biasanya tidak terlalu panjang di
banding dengan tulisan yang di muat dalam buku atau monograf.
3.Tulisan yang di muat menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa
penemuan dan gagasan-gagasan baru.
4.Di kelola oleh sekelompok orang biasanya di kenal dengan nama redaksi.
5.Merupakan arsip ilmiah yang telah di ketahui orang
6.Terbit secara berkelanjutan atau terus menerus dan memiliki kala terbit
yang di sebut dengan frekwensi seperti:
• Harian
• Tengah mingguan/semi weekly
• Mingguan/weekly
• Dwi mingguan terbit sekali dalam dua minggu
• Tengah bulanan/ semi monthly terbit dua kali dalam sebulan
• Bulanan/monthly
• Dwi bulanan terbit sekali dalam dua bulan
• Tiga bulanan terbit sekali dalam tiga bulan
• Enam bulanan terbit sekali dalam enam bulan
• Tahunan/annually
7. Memiliki sistem control internasional di kenal dengan ISSN
(International Standard Serial Number)
Sedangkan menurut Lasa Hs (1994, 98). Suatu terbitan dapat dikategorikan
sebagai terbitan berseri apabila memiliki ciri-ciri berikut:
•
•
•
Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang
berbeda dan ditulis oleh banyak orang.
Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada
buku teks.
Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa,
pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh
masyarakatnya.
20
Universitas Sumatera Utara
•
•
•
Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu.
misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga
bulanan, dan seterusnya.
Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai
nomor kontrol terbitan berseri
2.7.2 Jenis-jenis Terbitan Berseri
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Nasional RI (2000, 12) disebutkan ada
beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara
lain:
1. Majalah (magazine).
2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year
book), proceeding.
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan
lain biasanya diberi nomor urut.
4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapahalaman tanpa jilid.
5. Abstrak (abstract).
6. Annual.
7. Brosur (brochure).
8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau
periode tertentu.
9. Harian (daily) misalnya surat kabar.
10. Jurnal (journal).
11. Berita (news bulletin).
12. Makalah
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan Yulia ( 1996, 9) jenis terbitan
berseri meliputi terbitan berkala (periodicals), surat kabar/koran, buku tahunan
(annual), seri monografi yang bernomor, prosiding, transaction, dan memoar.
2.7.3Pengadaan Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang
akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya
relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan,
21
Universitas Sumatera Utara
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi
terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain
1. Pembelian
2. Penukaran
3. Hadiah/sumbangan ( baik berdasarkan permintaan atau tidak
permintaan)
4. Penerbitan Sendiri (Siregar 2012, 17)
5. Penggandaan atau reproduksi ( Yusuf dan Suhendar 2005, 32)
2.7.4 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri
yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan inventarisasi meliputi beberapa pekerjaan
yaitu pemeriksaan, pengecapan, dan pendaftaran ke buku induk (Yusuf dan
Suhendar 2005, 33)
Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan
terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada
dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan
yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko
buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima
diberi
tanda
atau
cap
perpustakaan,
selanjutnya
diinventarisasi
dalam
buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Judul terbitan
ISSN
Penerbit
Alamat
Kala terbit
Harga langganan
Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil
pembelian, hadiah dan pertukaran Pengarang (Abdul Rahman Saleh
1996, 44)
22
Universitas Sumatera Utara
Dibawah ini terdapat contoh kartu inventaris terbitan berseri:
(Tabel 2.1 Kartu Registrasi Majalah)
Kartu Registrasi Majalah
Judul :
Issn :
Penerbit :
Alamat :
Tahun
Januari
Kala Terbit :
Harga Langganan:
Beli/Hadiah/Tukar:
Subjek :
Februari Maret
April
Dst
Tabel 2.2 Kartu Inventaris Terbitan Berseri
Tgl Terima
No
Nomor
Judul
VOL,NO,BLN
Inventaris
Et
THN
Sumber: Abdul Rahman Saleh 1996, 44
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat
juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah
terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi ataubuku induk/inventarisasi, maka
terbitan berseri tersebut dikirim ke bagianpengolahan untuk dibuat katalog dan
kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.
2.7.5 Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera
diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan
kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti
menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal
23
Universitas Sumatera Utara
pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah
pengklasifikasian. Klasifikasi terbagi menjadi dua jenis yaitu klasifikasi artificial
(artificial classification) dan klasifikasi fundamental (fundamental classification)
(Suwarno 2010, 118)
Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu
mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan
antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk
memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi
bagi terbitanini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan
memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi
satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan
berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai
monograf.
Oleh karena itu diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana
melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi
yang dipergunakan sebaiknya sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan
sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus
diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada
judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan
subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftarisi atau informasi lain
yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagiisinya diteliti secermat mungkin agar
24
Universitas Sumatera Utara
diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu.
Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor
klasifikasinya. Menurut Lasa (1994, 34) terdapat beberapa langkah dalam proses
pengolahan terbitan berseri yakni:
a.
b.
c.
d.
Pemeriksaan
Pemberian cap, tanda kepemilikan
Pencatatan (dalam kartu registrasi maupun buku inventarisasi)
Pembuatan kartu catalog
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan
memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara
lain:
a. Halaman Judul.
b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul,
balik halaman judul dan kolofon.
c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks
dan bibiliografis serta indeks.
d. Luar buku (publikasi). ( Suhendar 2005, 44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek
terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa
informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
a. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak
diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama
dimiliki.
c. Frekuensi kala terbit.
d. ISSN (International Standard Serial Number).
e. Kota terbit.
f. Nama lembaga.
g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki
perpustakaan.
h. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup
dikenal oleh kalangan luas.
i. Ukuran tinggi majalah.
j. Edisi.
25
Universitas Sumatera Utara
k. Catatan. (Saleh dan Yulia 1996, 51)
Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri
Majalah peranian Indonesia
Volume 1 no 1 (1974)
Bogor : institut pertanian bogor, 1874
Jilid : i1. ; 24cm
Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun
volume
nomor
1999
I
1234
(Gambar 2; kartu katalog terbitan berseri)
2.7.6 Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak
khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang
menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak
agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994, 86) terdapat beberapa cara/sistem
pejajaran terbitan berseri yaitu:
a. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis Sistem ini memiliki
kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih
menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk
perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
b. Disusun Perkelompok Bidang Dalam sistem ini lebih dititikberatkan
pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan
sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok
untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
c. Disusun Kronologis Penerimaan Terbitan yang diterima tanggal
tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk,
misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak
berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru
diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya
dilakukan setiap hari.
26
Universitas Sumatera Utara
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan
ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat
dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri
dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu
dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena
setiap saat dibutuhkan baik untuk melihatterbitan berseri yang ada/tidak ada
ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.
2.7.7 Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada
seluruh aktivitas akademika yang terdiri darimahasiswa, staf pengajar, peneliti,
dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan
dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang
sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan
pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam
penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk
keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas
penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil
langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman
Umum Pengolahan Koleksi PerpustakaanPerguruan Tinggi (2000, 24) bahwa:
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna
menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena
27
Universitas Sumatera Utara
pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan
pustaka yang dibutuhkannya. Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka
perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis
menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan
bahan pustaka yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat
dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat.
Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehinggamemungkinkan pengawasan petugas
kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka
secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan
harus ada. (Soeatminah 1992, 130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan
pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna
perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan
pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas
perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui
katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas
perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas
sirkulasi. Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup
perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
a. Penataan koleksi
28
Universitas Sumatera Utara
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis
menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan
pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut
lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan
dengan cepat.
b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah
kurang diperlukan.
c. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi
harus di pisahkan dari ruang pengguna.
d. Katalog perpustakaan
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya
alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca
atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin
tanpa katalog. (Soeatminah 1992, 131).
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005, 69) menggolongkan pelayanan menjadi
dua bagian yang berbeda yaitu:
a. Pelayayan Langsung
Dikenal dengan nama pelayanan langsung karena bentuk
pelayanannya berupa pemberian pelayanan secara langsung oleh
petugas kepada pengguna dan hasilnya bisa secara langsung diterima
oleh pengguna tersebut.
b. Pelayanan Tidak Langsung
Bentuk pelayanan yang tidak langsung memberikan hasil seketika.
Pelayanan ini merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh
perpustakaan dalam rangka pembinaan dan pemberian motivasi
kepada pengguna agar pendayagunaan koleksi tetap terpelihara.
29
Universitas Sumatera Utara
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu Sistem dan Informasi. Definisi
sistem menurut Isa,Irwan (2014, 6) adalah suatu rangkaian komponen-komponen
yang memiliki kaitan satu sama lainuntuk membentuk suatu kesatuan dan
bekerjasama untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan yang sama. Sedangkan
menurut H.M Jogianto (2001, 2): “Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan
elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses
masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)”. Sementara Informasi
adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk
digunakan alam proses pengambilan keputusan (Sutabri 2012, 22). Dari
pengertian dua kata tersebuta maka dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi
adalah sistem yang saling berhubungan dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi
yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu, serta
pengambilan keputusan jangka panjang. Sementara informasi dikatakan
berkualitas jika memperhatikan aspek relevansi, akurasi, dan tepat waktu.
Hadirnya sistem informasi yang ada di perpustakaan akan memberikan
kemudahan bagi pengguna (Sutabri 2012, 33).
Jenis sistem informasi yang digunakan untuk sistem informasi perpustakaan
menurut Kochtanek dan Matthews (2002), antara lain sebagai berikut:
7
Universitas Sumatera Utara
1. Sofware Komersial (Commercial Software)
Perpustakaan tidak dapat memodifikasi sistem informasi yang sudah ada
tanpa ijin dari vendor pembuat sistem informasi tersebut, yang dikenal
dengan nama Independent Software Vendors (ISV). Dengan demikian,
perpustakaan akan membeli lisensi sistem informasi tersebut terkait dengan
penggunaannya di perpustakaan dan perawatannya. Kelemahannya jika
perpustakaan mengimplementasikan jenis sistem informasi yang commercial
software adalah perpustakaan tetap terikat dengan ISV namun dalam
perkembangan
pemakaiannya
pihak
perpustakaan
tidak
bisa
memodifikasinya secara bebas tanpa ijin dari ISV tersebut.
2. Sistem Terbuka (Open System)
Oleh karena sistem informasi menggunakan bentuk (platform) yang standar
maka perpustakaan dapat mengkombinasikan antara sistem informasi yang
satu dengan yang lainnya.
3. Sistem Sumber Informasi Terbuka (Open Source System)
Perpustakaan dapat memiliki kode sumber (source code) dari sistem
informasi tersebut, sehingga perpustakaan dapat menggunakan,
memodifikasi, dan menyebarkan sistem informasi secara bebas.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan sistem. Menurut Agus
Mulyanto (2009, 2), sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: Komponen
Sistem (Components), Batasan Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem
(environments), Penghubung Sistem (interface), Masukan Sistem (Input),
Keluaran (output), Pengolah (proses), Sasaran Sistem (objective), serta
Mempunyai Umpan Balik (Feed Back).
2.1.2 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski menyatakan: Sistem Informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building
8
Universitas Sumatera Utara
block), yaitu blok masukan (input block), block model (model block), blok
keluaran (output block), blokteknologi (technology block), blok basis data
(database block) dan blok kendali(controls block). Sedangkan menurut Isa, Irwan
(2014, 7) komponen sistem informasi terdiri dari manusia/pengguna, data/media
informasi, prosedur, dan alat bantu.
2.1.3 Penilaian Sistem Informasi
Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan efektif bila
komponen perencanaan disusun dengan cermat dan teliti berdasarkan data yang
objektif dan akurat, komponen transformasi informai bekerja secara lancar dengan
dukungan sarana dan prasrana, biaya dan metode yang memadai. Untuk
mengetahui sampai mana komponen-komponen telah beroprasi dengan baik
sebagaimana yang diharapkan, maka perlu diadakan penilaian terhadap sistem
informasi tersebut.
Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi
sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Keputusan itu
menyangkut berbagai kemungkinan, misalnya tentang program atau perencanaan,
pelaksanaaan atau operasionalataupun tentang administraif. Penilaian merupakan
suatu komponen yang penting dalam pengelolaan sistem informasi.
Komponen ini erat kaitannya dengan komponen-komponen lainnya, yakni
masukan, proses, dan produk (hasil). Dalam pengelolaan Sistem Informasi
terdapat tiga straegi penilaian sistem informasi, yaitu sebagai berikut:
9
Universitas Sumatera Utara
1. Strategi penilaian masukan yang bertujuan menilai perencananinformasi
yang disusun berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan
transformasi informasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan,
analisis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dokumentasi, dan
komunikasi yang secara keseluruhanmerupakan suatu proses yang
berkesinambungan.
3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. (Sutabri 2012, 47)
Penilaian terhadap komponen-komponen tersebut dilakukan dengan
menggunakan perangkat kriteria sebagai indikator guna memudahkan pelaksanaan
penilaian itu.
2.2Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang
membuat informasi tersedia untuk pengguna yang sesuai
dengan kebutuhan
Schell (2008). Sedangkan menurut Febrian (2004)
Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan sistem yang menyediakan
informasi untuk mendukung manajemen. Meskipun demikian, sistem
informasi manajeman juga berisi kumpulan manusia dan sumber daya di
dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
memperoses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian.
2.3Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar
bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan dalam suatu
perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah
sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi,
manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem
Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain
10
Universitas Sumatera Utara
khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data
anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya
bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan
operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang
efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian 2009, 1). Menurut
Harmawan (2009, 1) sistem perpustakaan merupakan sistem automasi
perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang
terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang
dapat terintegrasi yaitu:
1.Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari
perpustakaan atau puast dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan
buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini
berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
2.Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu
tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang
ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para
anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan
cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data
koleksi buku maupun koleksi berkala.
3.Modul keanggotaan. Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk
mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk
pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri.
4.Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti
penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota.
5.Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu
benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah
proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara
pengguna dengan petugas perpustakaan.
6.OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan
dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC.
Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan.
Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan.
Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek,
11
Universitas Sumatera Utara
kata kunci subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog
manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu
judul, pengarang, dan subyek (Harmawan 2009, 1).
2.4 Jenis Jenis Evaluasi Sistem Informasi
Ada beberapa model yang biasa dan sering digunakan dalam evaluasi sistem
informasi, di antaranya adalah:
1. Technology Acceptance Model (TAM)
2. End User Computing (EUC) Satisfaction
3. Task Technology Fit (TTF) Analysis
4. Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
2.4.1 Technology Acceptance Model (TAM)
Model ini telah banyak digunakan dalam penelitian sistem informasi untuk
mengetahui reaksi pengguna terhadap sistem informasi (Landry et al., 2006).
Metode TAM ini pertama sekali dikenalkan oleh Davis pada tahun 1989.
TAM adalah teori sistem informasi yang membuat model tentang bagaimana
pengguna mau menerima dan menggunakan teknologi. Model ini mengusulkan
bahwa ketika pengguna ditawarkan untuk menggunakan suatu sistem yang baru,
sejumlah faktor mempengaruhi keputusan mereka tentang bagaimana dan kapan
akan menggunakan sistem tersebut, khususnya dalam hal: usefulness (pengguna
yakin bahwa dengan menggunakan sistem ini akan meningkatkan kinerjanya),
ease of use (di mana pengguna yakin bahwa menggunakan sistem ini akan
12
Universitas Sumatera Utara
membebaskannya dari kesulitan, dalam artian bahwa sistem ini mudah dalam
penggunaannya).
2.4.2 End User Computing (EUC) Satisfaction
Pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang
dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing,
sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capture keseluruhan evaluasi di mana
pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi
(misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan ini. (Doll
et al. 1995 disitasi oleh Chin et al., 2000)
(Gambar 1 : Model Evaluasi End User Computing (EUC) Satisfaction)
Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll & Torkzadeh. Evaluasi dengan
menggunakan model ini lebih menekankan kepuasan (satisfaction) pengguna
akhir terhadap aspek teknologi, dengan menilai isi, keakuratan, format, waktu dan
kemudahan penggunaan dari sistem. Model ini telah banyak diujicobakan oleh
peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya menunjukkan tidak ada
perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai
bahasa yang berbeda (Eris L. 2006,1)
13
Universitas Sumatera Utara
2.4.3 Task Technology Fit (TTF) Analysis
Inti dari Model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang
dikenal sebagai Task-Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari
kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan
teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan (Goodhue &
Thompson 1995, disitasi oleh Dishaw et al., 2002). Model TTF memiliki 4
konstruk kunci yaitu Task Characteristics, Technology Characteristics, yang
bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang balik mempengaruhi
variabel outcome yaitu Performance atau Utilization (Eris L. 2006, 3).
2.4.4 Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
Yusof et al. (2006, 10) memberikan suatu kerangka baru yang dapat
digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut HumanOrganization-Technology (HOT) Fit Model. Model ini menempatkan komponen
penting
dalam
sistem
informasi
yakni
Manusia
(Human),
Organisasi
(Organization) dan Teknologi (Technology). dan kesesuaian hubungan di
antaranya.
Komponen Manusia (Human) menilai sistem informasi dari sisi penggunaan
sistem (system use) pada frekwensi dan luasnya fungsi dan penyelidikan sistem
informasi. System use juga berhubungan dengan siapa yang menggunakan (who
use it), tingkat penggunanya (level of user), pelatihan, pengetahuan, harapan dan
sikap menerima (acceptance) atau menolak (resistance) sistem. Komponen ini
14
Universitas Sumatera Utara
juga menilai sistem dari aspek kepuasan pengguna (user satisfaction). Kepuasan
pengguna adalah keseluruhan evaluasi dari pengalaman pengguna dalam
menggunakan sistem informasi dan dampak potensial dari sistem informasi. User
satisfaction dapat dihubungkan dengan persepsi manfaat (usefulness) dan sikap
pengguna terhadap sistem informasi yang dipengaruhi oleh karakteristik personal.
Komponen Organisasi menilai sistem dari aspek struktur organisasi dan
lingkungan organisasi. Struktur organisasi terdiri dari tipe, kultur, politik, hierarki,
perencanaan dan pengendalian sistem, strategi , manajemen dan komunikasi.
Kepemimpinan, dukungan dari top manajemen dan dukungan staf merupakan
bagian yang penting dalam mengukur keberhasilan sistem. Sedangkan lingkungan
organisasi terdiri dari sumber pembiayaan, pemerintahan, politik, kompetisi,
hubungan interorganisasional dan komunikasi.
Komponen teknologi terdiri dari kualitas sistem (system quality), kualitas
informasi (information quality) dan kualitas layanan (service quality). Kualitas
sistem dalam sistem informasi di institusi pelayanan kesehatan menyangkut
keterkaitan fitur dalam sistem termasuk performa sistem dan user interface.
Kemudahan penggunaan (ease of use), kemudahan untuk dipelajari (ease of
learning), response time, usefulness, ketersediaan, fleksibilitas, dan sekuritas
merupakan variabel atau faktor yang dapat dinilai dari kualitas sistem. Kualitas
informasi berfokus pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
termasuk rekam medis pasien, laporan dan peresepan. Kriteria yang dapat
digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan,
15
Universitas Sumatera Utara
keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry.
Sedangkan kualitas layanan berfokus pada keseluruhan dukungan yang diterima
oleh service provider sistem atau teknologi. Service quality dapat dinilai dengan
kecepatan respon, jaminan, empati dan tindak lanjut layanan (Eris L. 2006, 5)
2.5 Aplikasi Perpustakaan Digital
Aplikasi perpustakaan digital merupakan sebuah sistem perangkat lunak
generik yang meyediakan infrastruktur baik untuk menghasilkan dan mengolah
sistem perpustakaan digital yang fungsional untuk menjalankan fungsi
perpustakaan digital, maupun untuk mengintegrasikan berbagai perangkat
tambahan agar dapat menawarkan fungsi lain yang lebih spesifik bagi keperluan
tertentu (Pendit 2008).
2.5.1 Nawalib
Nawalib adalah sistem perpustakaan terintegrasi berbasis web yang
dirancang untuk memberikan manajemen dan akses yang efektif untuk kedua
bahan perpustakaan baik tradisional dan non-tradisional seperti PDF, URL,
gambar dan banyak lagi. Dapat diakses dari browser internet, Nawalib
mendukung kegiatan back-office dari pusat informasi sekaligus memberikan
kemampuan pengambilan keputusan bagi pengguna akhir. Hal ini baik digunakan
untuk kedua bentuk situs baik perpustakaan dengan situs tunggal dan
perpustakaan dengan multi-situs.
Nawalib dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemikiran pustakawan.
Program ini dilengkapi dengan cetak label dan kartu katalog, dan untuk
menyesuaikan laporan. Menghimpun dan memberikankemampuan pengguna
untuk mengaotomatisasi setiap tugas perpustakaan, termasuk Sirkulasi, Katalog,
16
Universitas Sumatera Utara
Penelusuran, Inventarisasi, Laporan, dan banyak lagi (Pt. Smart Softindo
International 2007)
2.6 Kolesi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan
tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya
koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara
maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan
pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam buku Pedoman
Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literatur (1998, 2), ”Koleksi perpustakaan
adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk
disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan
informasi”. Sedangkan menurut Ade Kohar (2003, 6), “Koleksi perpustakaan
adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan
kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam
informasi”. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama, hal ini
tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Pada umumnya koleksi perpustakaan tidak hanya mencakup buku, tetapi
meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman (digital). Koleksi tercetak
terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan
sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro
film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only
Memory), koleksi elektronik seperti buku elektronik, jurnal elektronik, surat kabar
17
Universitas Sumatera Utara
elektronik, dan lain sebagainya dan koleksi bahan grafika seperti kartografi (Yulia
1993, 3).
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada , terbitan berseri adalah
salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian
untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Karena koleksi
terbitan berseri menyajikan penemuan-penemuan terbaru di bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi, khususnya jurnal ilmiah. Koleksi terbitan berseri
mempunyai peran antara lain:
a. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman
seseorang. Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang
dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan.
b.Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan
baru dalam bidang tertentu.
c. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yulia dan Saleh
1996, 25)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri
mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian,
koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga
koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan
perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.7 Pengertian Terbitan Berseri
Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung
segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya
pada pengguna perpustakaan, Koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber
18
Universitas Sumatera Utara
informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal
tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat
informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal
tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu
yang sama.
Lasa Hs (1994, 97) menyatakan bahwa: “Periodicals adalah suatu publikasi
yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai
bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun
organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2000, 12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah
terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan yulia (1996, 3) memberikan
defenisi yang lebih rinci mengenai terbitan berseri yaitu:
1.Setiap terbitan yang dipublikasikan dalam bagian-bagian yang berturuturut, muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur. Terbitan ini
dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak
terbatas. Didalamnya mencakup terbitan berkala (periodicals), koran, buku
tahunan, seri monograf yang bernomor dan prosiding, transaction, dan
memoar.
2.Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara
berturut-turut dengan judul yang sama (seragam).
Terbitan ini
dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak
terbatas dengan jarak dan waktu terbittidak perlu teratur.
Berdasarkan pengertian diatas dapat dikatakan bahwa terbitan berseri
merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan yang ditulis oleh
beberapa orang atau lembaga maupun organisasi berdasarkan nomor urut/secara
kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
19
Universitas Sumatera Utara
2.7.1 Ciri-ciri Terbitan Berseri
Terbitan berseri memiliki perbedaan dengan koleksi lainnya. Siregar,
Belling (2012) menyatakan bahwa terbitan berseri berbeda dengan buku teks.
Sedangkan menurut Saleh dan Yulia ( 1996, 5) terbitan berseri adalah terbitan
yang dipublikasikan dalam bagian yang berturut-turut dengan tenggang waktu
tertentu, dengan cirri-ciri sebagai berikut:
1.Satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang di tullis oleh
beberapa orang.
2.Artikel yang menjadi isi terbitan berseri biasanya tidak terlalu panjang di
banding dengan tulisan yang di muat dalam buku atau monograf.
3.Tulisan yang di muat menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa
penemuan dan gagasan-gagasan baru.
4.Di kelola oleh sekelompok orang biasanya di kenal dengan nama redaksi.
5.Merupakan arsip ilmiah yang telah di ketahui orang
6.Terbit secara berkelanjutan atau terus menerus dan memiliki kala terbit
yang di sebut dengan frekwensi seperti:
• Harian
• Tengah mingguan/semi weekly
• Mingguan/weekly
• Dwi mingguan terbit sekali dalam dua minggu
• Tengah bulanan/ semi monthly terbit dua kali dalam sebulan
• Bulanan/monthly
• Dwi bulanan terbit sekali dalam dua bulan
• Tiga bulanan terbit sekali dalam tiga bulan
• Enam bulanan terbit sekali dalam enam bulan
• Tahunan/annually
7. Memiliki sistem control internasional di kenal dengan ISSN
(International Standard Serial Number)
Sedangkan menurut Lasa Hs (1994, 98). Suatu terbitan dapat dikategorikan
sebagai terbitan berseri apabila memiliki ciri-ciri berikut:
•
•
•
Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang
berbeda dan ditulis oleh banyak orang.
Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada
buku teks.
Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa,
pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh
masyarakatnya.
20
Universitas Sumatera Utara
•
•
•
Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu.
misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga
bulanan, dan seterusnya.
Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai
nomor kontrol terbitan berseri
2.7.2 Jenis-jenis Terbitan Berseri
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Nasional RI (2000, 12) disebutkan ada
beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara
lain:
1. Majalah (magazine).
2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year
book), proceeding.
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan
lain biasanya diberi nomor urut.
4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapahalaman tanpa jilid.
5. Abstrak (abstract).
6. Annual.
7. Brosur (brochure).
8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau
periode tertentu.
9. Harian (daily) misalnya surat kabar.
10. Jurnal (journal).
11. Berita (news bulletin).
12. Makalah
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dan Yulia ( 1996, 9) jenis terbitan
berseri meliputi terbitan berkala (periodicals), surat kabar/koran, buku tahunan
(annual), seri monografi yang bernomor, prosiding, transaction, dan memoar.
2.7.3Pengadaan Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang
akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya
relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan,
21
Universitas Sumatera Utara
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi
terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain
1. Pembelian
2. Penukaran
3. Hadiah/sumbangan ( baik berdasarkan permintaan atau tidak
permintaan)
4. Penerbitan Sendiri (Siregar 2012, 17)
5. Penggandaan atau reproduksi ( Yusuf dan Suhendar 2005, 32)
2.7.4 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri
yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan inventarisasi meliputi beberapa pekerjaan
yaitu pemeriksaan, pengecapan, dan pendaftaran ke buku induk (Yusuf dan
Suhendar 2005, 33)
Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan
terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada
dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan
yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko
buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima
diberi
tanda
atau
cap
perpustakaan,
selanjutnya
diinventarisasi
dalam
buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Judul terbitan
ISSN
Penerbit
Alamat
Kala terbit
Harga langganan
Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil
pembelian, hadiah dan pertukaran Pengarang (Abdul Rahman Saleh
1996, 44)
22
Universitas Sumatera Utara
Dibawah ini terdapat contoh kartu inventaris terbitan berseri:
(Tabel 2.1 Kartu Registrasi Majalah)
Kartu Registrasi Majalah
Judul :
Issn :
Penerbit :
Alamat :
Tahun
Januari
Kala Terbit :
Harga Langganan:
Beli/Hadiah/Tukar:
Subjek :
Februari Maret
April
Dst
Tabel 2.2 Kartu Inventaris Terbitan Berseri
Tgl Terima
No
Nomor
Judul
VOL,NO,BLN
Inventaris
Et
THN
Sumber: Abdul Rahman Saleh 1996, 44
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat
juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah
terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi ataubuku induk/inventarisasi, maka
terbitan berseri tersebut dikirim ke bagianpengolahan untuk dibuat katalog dan
kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.
2.7.5 Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera
diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan
kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti
menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal
23
Universitas Sumatera Utara
pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah
pengklasifikasian. Klasifikasi terbagi menjadi dua jenis yaitu klasifikasi artificial
(artificial classification) dan klasifikasi fundamental (fundamental classification)
(Suwarno 2010, 118)
Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu
mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan
antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk
memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi
bagi terbitanini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan
memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi
satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan
berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai
monograf.
Oleh karena itu diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana
melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi
yang dipergunakan sebaiknya sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan
sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus
diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada
judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan
subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftarisi atau informasi lain
yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagiisinya diteliti secermat mungkin agar
24
Universitas Sumatera Utara
diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu.
Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor
klasifikasinya. Menurut Lasa (1994, 34) terdapat beberapa langkah dalam proses
pengolahan terbitan berseri yakni:
a.
b.
c.
d.
Pemeriksaan
Pemberian cap, tanda kepemilikan
Pencatatan (dalam kartu registrasi maupun buku inventarisasi)
Pembuatan kartu catalog
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan
memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara
lain:
a. Halaman Judul.
b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul,
balik halaman judul dan kolofon.
c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks
dan bibiliografis serta indeks.
d. Luar buku (publikasi). ( Suhendar 2005, 44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek
terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa
informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
a. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak
diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama
dimiliki.
c. Frekuensi kala terbit.
d. ISSN (International Standard Serial Number).
e. Kota terbit.
f. Nama lembaga.
g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki
perpustakaan.
h. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup
dikenal oleh kalangan luas.
i. Ukuran tinggi majalah.
j. Edisi.
25
Universitas Sumatera Utara
k. Catatan. (Saleh dan Yulia 1996, 51)
Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri
Majalah peranian Indonesia
Volume 1 no 1 (1974)
Bogor : institut pertanian bogor, 1874
Jilid : i1. ; 24cm
Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun
volume
nomor
1999
I
1234
(Gambar 2; kartu katalog terbitan berseri)
2.7.6 Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak
khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang
menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak
agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994, 86) terdapat beberapa cara/sistem
pejajaran terbitan berseri yaitu:
a. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis Sistem ini memiliki
kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih
menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk
perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
b. Disusun Perkelompok Bidang Dalam sistem ini lebih dititikberatkan
pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan
sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok
untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
c. Disusun Kronologis Penerimaan Terbitan yang diterima tanggal
tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk,
misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak
berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru
diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya
dilakukan setiap hari.
26
Universitas Sumatera Utara
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan
ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat
dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri
dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu
dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena
setiap saat dibutuhkan baik untuk melihatterbitan berseri yang ada/tidak ada
ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.
2.7.7 Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada
seluruh aktivitas akademika yang terdiri darimahasiswa, staf pengajar, peneliti,
dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan
dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang
sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan
pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam
penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk
keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas
penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil
langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman
Umum Pengolahan Koleksi PerpustakaanPerguruan Tinggi (2000, 24) bahwa:
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna
menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena
27
Universitas Sumatera Utara
pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan
pustaka yang dibutuhkannya. Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka
perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis
menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan
bahan pustaka yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat
dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat.
Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehinggamemungkinkan pengawasan petugas
kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka
secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan
harus ada. (Soeatminah 1992, 130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan
pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna
perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan
pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas
perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui
katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas
perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas
sirkulasi. Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup
perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
a. Penataan koleksi
28
Universitas Sumatera Utara
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis
menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan
pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut
lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan
dengan cepat.
b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah
kurang diperlukan.
c. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi
harus di pisahkan dari ruang pengguna.
d. Katalog perpustakaan
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya
alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca
atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin
tanpa katalog. (Soeatminah 1992, 131).
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005, 69) menggolongkan pelayanan menjadi
dua bagian yang berbeda yaitu:
a. Pelayayan Langsung
Dikenal dengan nama pelayanan langsung karena bentuk
pelayanannya berupa pemberian pelayanan secara langsung oleh
petugas kepada pengguna dan hasilnya bisa secara langsung diterima
oleh pengguna tersebut.
b. Pelayanan Tidak Langsung
Bentuk pelayanan yang tidak langsung memberikan hasil seketika.
Pelayanan ini merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh
perpustakaan dalam rangka pembinaan dan pemberian motivasi
kepada pengguna agar pendayagunaan koleksi tetap terpelihara.
29
Universitas Sumatera Utara