Sistem Pelyanan Sirkulasi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED).

SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN (UNIMED)

Kertas Karya

Oleh:

Risanni P.Panjaitan

NIM : 082201009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pelyanan Sirkulasi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)

Oleh : Risanni Peronika Panjaitan

Nim : 082201009

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

Nip : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pelyanan Sirkulasi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)

Oleh : Risanni Peronika Panjaitan

Nim : 082201009

Dosen Pembimbing : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd

Nip : 19511119 198601 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom

Nip : 19780331 200501 2 003

Tanda Tangan :

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Judul kertas karya ini adalah “ Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED).”

Penulisan kertas karya ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak DR. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. selaku Ketua Program Studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, pikiran untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

4. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom. selaku dosen pembaca penulis yang telah membantu penyempurnaan kertas karya ini.

5. Seluruh staf pengajar di Program Studi D-III Perpustakaan yang telah mendidik penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah.

6. Bapak Drs.Banu Susanto, M.Si selaku Tata Usaha Perpustakaan Universitas Negeri Medan yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan.

7. Penulis mengucapkan terima kasih kepada ibunda tercinta R. Hutabarat, serta abang dan kakak untuk semua dukungan yang tiada pernah berakhir kepada penulis.

8. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak- pihak yang tidak dapat disebutkan yang telah memberikan dukungan kepada penulis.

Akhir kata penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini masih jauhdari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran, kritik dan masukan yang untuk kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermamfaat bagi yang membacanya.

Medan, Mei 2011 Penulis

Risanni P. Panjaitan

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR TABEL ...v

DAFTAR GAMBAR ...vi

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1Latar Belakang dan Masalah ...1

1.2Tujuan penulisan ...3

1.3Ruang Linkup...3

1.4Metode Pengumpulan Data ...3

BAB II TINJAUAN LITERATUR ...4

2.1 Pengertian Sirkulasi ...4

2.2 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...5

2.2.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi ...6

2.2.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...7

2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi ...7

2.3.1 Sistem Layanan Terbuka ...7

2.3.2 Sistem Layanan Tertutup ...9

2.4 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi ...10

2.4.1 Kanggotaan ...12

2.4.2 Peminjaman Bahan Pustaka ...14

2.4.3 Pengembalian Bahan Pustaka ...25

2.4.4 Perpanjangan Bahan Pustaka ...26

2.4.5 Pemberian Sanksi ...27

2.4.6 Penagihan ...28

2.4.7 Bebas Pinjam ...30

BAB III PELYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN ...32

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Negeri Medan ...32

3.2 Struktur Organisasi ...33

3.3 Tenaga Pustakawan ...35

3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan ...36

3.6 Koleksi Perpustakaan ...38

3.7 Sistem Layanan Perpustakaan ...39

3.8 Kegiatan Kerja Layanan Sirkulasi ...39

3.8.1 Keanggotaan….. ...39

3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka ...42

3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka ...45

3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka ...45

3.8.5 Pemberian Sanksi ...46

3.8.6 Penagihan ...47

3.8.7 Bebas Pinjam ...47

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...49

4.1 Kesimpulan ...49

4.2 Saran ...51

DAFTAR PUSTAKA ...52 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel-1 : Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)...38 Tabel-2 : Jumlah Koleksi Buku Teks Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Kartu Keanggotaan Universitas Negeri Medan ...41

Gambar 2 : Prosedur Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan ...41

Gambar 3 : Daftar Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan ...42

Gambar 4 : Tampilan Awal Proses Peminjaman Dalam Sistem Senayan ...43

Gambar 5 : Proses Peminjaman Bahan Pustaka Dengan Sistem Senayan ...44

Gambar 6 : Tampilan Data Bahan Pustaka Yang Dipinjam ...44

Gambar 7 : Proses Awal Pengembalian Bahan Pustaka Dalam Sistem Senayan ...45

Gamabar8 : Tampilan Data Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka Serta Denda Yang Harus Dibayar ...47

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Perpustakaan pada umumnya merupakan pusat informasi yang digunakan para pengguna perpustakaan untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Suatu perpustakaan didirikan bukan hanya untuk menyimpan dan memelihara bahan pustaka saja, namun juga membantu pengguna dalam mendayagunakan bahan pustaka sebagai sumber informasi yang mereka butuhkan untuk menunjang kegiatan belajar mengajar ataupun untuk kepentingan lainnya.

Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani apa yang diinginkan pengguna secara tepat dan cepat, sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana sebagai mengumpulkan, memelihara, menyimpan, mengatur, dan mendayagunakan bahan-bahan pustaka kemudian menyajikan bahan pustaka tersebut kepada pengguna.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur vital dalam sebuah perguruan tinggi. Perpustakaan yang sering di sebut jantung perguruan tinggi haruslah dapat menjadi pendukung bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dari citivas akademikanya. Untuk mengetahui bagus tidaknya perpustakaan dapat diukur dari banyaknya koleksi yang dipinjam dan digunakan oleh pengguna perpustakaan.

Ada dua macam sistem layanan yang ada di perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka yang diinginkan yaitu sistem layanan tertutup dan sistem layanan terbuka. Sistem layanan terbuka memperbolehkan para pengguna masuk ke ruangan koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan. Yang dimaksud sistem layanan tertutup adalah pengguna tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruangan koleksi dan tidak diperbolehkan mengambil sendiri bahan pustaka dari susunan rak buku.

Kegiatan layanan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi dan lain- lain. Peminjaman merupakan kegiatan memberikan kesempatan kepada pengguna membawa bahan pustaka untuk dibaca diluar perpustakaaan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang di pinjam. Penagihan dilakukan jika peminjam tidak mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam maka pihak perpustakaan berhak untuk mengadakan penagihan berupa sanksi. Dengan demikian layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting di perpustakaan, mengingat bagian ini berhubungan langsung dengan pengguna yang

memberikan citra positif bagi perpustakaan jika hasil kerja sirkulasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

Perpustakaan Universitas Negeri Medan berfungsi untuk mendukung kegiatan belajar mengajar guna membantu para anggota maupun pengguna untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan baik sebagai bahan belajar mengajar maupun untuk kepentingan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Di Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga tersedia berbagai layanan pengguna yang dapat di mamfaatkan oleh para pengguna perpustakaan salah satunya adalah layanan sirkulasi. Kendala yang dapat dilihat pada layanan sirkulasi setiap anggota perpustakaan yang ingin meminjam bahan pustaka harus mencatat nomor induk mahasiswa, tanggal peminjaman, fakultas, dan nomar induk buku didalam buku yang telah disediakan oleh pustakawan. Hal ini akan menghabiskan waktu yang cukup lama apabila banyak penguna yang ingin meminjam bahan pustaka, hal ini dilakukan untuk mendapatkan bukti tertulis bagi pustakawan. Apabila terjadi sesuatu pada data yang telah dientri didalam komputer, maka bukti tertulis tersebut dapat digunakan. Bahan pustaka hanya dapat dipinjam maksimal sebanyak dua buah dengan waktu peminjaman selama dua minggu untuk koleksi standar. Namun pada koleksi pinjam singkat pengguna hanya dapat meminjam satu buah buku saja dengan waktu peminjaman selama satu hari. Apabila pengguna terlambat untuk mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam maka akan diberi sanksi sesuai dengan ketetapan yang telah dibuat.

Dengan uraian singkat di atas yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah bagaimana sistem layanan sirkulasi yang ada di perpustakaan Universitas Negeri Medan. Untuk mengetahui lebih mendalam lagi tentang sistem layanan Sirkulasi perpustakaan Universitas Negeri Medan, penulis menetapkan judul “Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)”.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulis dalam memilih judul Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakan UNIMED yaitu :

1. Untuk mengetahui proses kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED.

2. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam layanan Sirkulasi perpustakaan.

3. Untuk mengetahui berapa banyak pengguna perpustakaan yang meminjam koleksi bahan pustaka di UNIMED.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul yang telah diajukan penulis maka kertas karya ini membahas tentang Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED), yang mencakup tentang keanggotaan, peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan pustaka, perpanjangan bahan pustaka, sanksi, penagihan, dan bebas pinjam.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah:

1. Tinjauan literatur yaitu dilakukan dengan menggunakan bahan bacaan atau bahan acuan yang berhubungan dengan topic yang dibahas dalam kertas karya ini yang bersifat teoritis.

2. Studi Lapangan yaitu pengumpulan data dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsungserta mengadakan wawancara dengan pustakawan yang bertugas pada perpustakaan perguruan tinggi.

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1 Pengertian Sirkulasi

Sirkulasi merupakan suatu layanan yang memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan perpustakaan untuk dibawa ke luar perpustakaan. Namun sirkulasi juga dapat diartikan perputaran dan peredaran yang memiliki cakupan yang luas dan tidak hanya terdiri dari suatu kegiatan yaitu peminjaman tetapi mencakup banyak kegiatan.

Menurut Darmono (2001:143), pelayanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi juga dilakukan disemua jenis perpustakaan, baik perpustakaan umum, maupun perpustakaan khusus. Kegiatan sirkulasi dapat dilakukan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku. Layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan, karena kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka ini (layanan sirkulasi) merupakan jasa layanan yang secara langsung dapat dirasakan oleh pemakai perpustakaan.

Menurut Noerhayati S (1988:188), sirkulasi merupakan suatu bagian yang termasuk unit readers service yang bertugas memberikan service kepada pembaca dalam hal peminjaman buku-buku perpustakaan. Dengan demikian bagian sirkulasi ini merupakan suatu bagian yang langsung berhubungan dengan pembaca atau pengunjung yang selalu berkembang terus. Perkembangan dari pembaca ini mengakibatkan timbulnya bermacam-macam problem sosial yang harus kita hadapi.

Menurut P.Sumardji (1993:27), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayanankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai (pengunjung) dengan berbagai macam kegiatan pula.

Menurut Pawit M. Yusuf (2007:70), pelayanan peminjaman koleksi atau disebut juga sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi, dipinjam keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi, dikembalikan lagi dan seterusnya. Dalam dunia perpustakaan memiliki arti perputaran buku atau jenis koleksi untuk beberapa waktu lamanya.

Menurut Soeatminah (1992:138), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Didalam peminjaman perpustakaan akan memberikan beberapa syarat ataupun peraturan yang harus dipatuhi oleh pemakai. Syarat tersebut antara lain batas waktu peminjaman dan denda yang harus dibayar apabila pemakai terlambat dalam mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjam.

Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999:34), layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan dengan tujuan pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna.

Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Pelayanan sirkulasi adalah suatu layanan yang ada diperpustakaan yang dapat dimamfaatkan oleh para pengguna untuk melakukan proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dalam waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan tersebut dengan sanksi- sanksi yang telah ditetapkan.

2.2 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkuasi

Sirkulasi merupakan salah satu kegiatan utama atau jasa utama bagi perpustakaan. Bagian ini juga sering sekali disebut sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian sirkulasi inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Hal ini juga dapat dilihat dari fungsi dan tujuan pelayanan sirkulasi bagi pemakai yaitu dengan cara memberikan kesempatan bagi pemakai untuk meminjam koleksi yang ada diperpustakaan sesuai dengan aturan yang ada diperpustakaan. Sirkulasi juga dapat mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2.2.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi memiliki berbagai fungsi didalam perpustakaan, yaitu memberikan pelayanan langsung kepada pengguna. Dalam memberikan pelayanan, sirkulasi memiliki aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Aturan inilah yang akan menjadi dasar dalam peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh setiap pengguna perpustakaan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993:257), fungsi dari bagian sirkulasi antara lain: 1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan

2. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota peprustakaan.

3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 8. Membuat statistika peminjaman.

9. Peminjaman antar perpustakaan.

10.Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

11.Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

Agar semua fungsi dari pelayanan sirkulasi diatas dapat terlaksana dengan baik, maka setiap perpustakaan harus benar-benar memilih seorang pustakawan yang mamahami semua tentang pelayanan sirkulasi dan dapat melakukan semua tugas yang diberikan kepadanya dengan baik. Dengan demikian maka semua kegiatan pelayanan sirkulasi berjalan dengan baik serta pengguna juga akan merasa puas dengan semua pelayanan yang diberikan serta pengguna dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan dengan baik pula.

2.2.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Semua perpustakaan mengharapkan agar tujuan yang diinginkan dapat terwujud dengan baik, yaitu memberikan pelayanan bagi pengguna.Tujuan inilah yang selalu ingin ditingkatkan oleh setiap perpuatakaan terutama pelayanan sirkulasi.

Menurut Lasa Hs (1995:1) tujuan dari pelayanan sirkulasi tersebut adalah:

1. Agar pengguna memaafkan koleksi yang mereka butuhkan semaksimal mungkin. 2. Agar lebih mudah untuk mengetahui pengguna yang meminjam koleksi bahan

pustaka tertentu.

3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemamfaatan koleksi.

2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi

Suatu perpustakaan harus dapat memilih dan menentukan sistem pelayanan, karena layanan perpustakaan merupakan pilar terdepan yang berhadapan langsung dengan pemakai. Salah satu layanan yang perlu untuk ditingkatkan adalah pelayanan sirkulasi. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan koleksi yang ada dengan baik dan mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutukan. Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yaitu sistem layanan terbuka. dan sistem layanan tertutup.

2.3.1 Sistem Layanan Terbuka

Menurut Darmono (2001:139), sistem layanan terbuka adalah layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dijajaran koleksi perpustakaan. Pada sistem ini pengguna perpustakaan dapat melakukan browsing bahan pustaka dari jajaran koleksi. Dalam sistem terbuka jika pengguna tidak menemukan bahan pustaka dijajaran koleksi maka secara langsung yang bersangkutan dapat melakukan alternatif pemilih bahan pustaka yang tersedia dijajaran koleksi.

Menurut Darmono (2001:140), kebaikan yang dapat diperoleh dari sistem layanan terbuka adalah:

1. pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki di jajaran koleksi.

2. pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan

3. pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan

4. dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga dapat diberi tanggung jawab diposisi lain.

Sistem layanan terbuka juga mengandung beberapa faktor kelemahan antara lain:

1. ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.

2. ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dibandingkan dengan sistem layanan tertutup

3. memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas pemakai lebih leluasa

4. membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai ekses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.

Menurut Soeatminah (1992:130) ada beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dalam sistem layanan terbuka yaitu:

1. Penataan Koleksi 2. Rambu-rambu 3. Tata Ruang

4. Katalog Peprustakaan.

Sistem layanan terbuka ini memberikan kebebasan dan kepuasan kepada pengguna dalam pencarian bahan perpustakaan yang mereka butuhkan. Hal ini karena pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka dan mencari bahan pustaka lain sebagai pengganti sesuai dengan kebutuhan. Namun layanan ini juga memiliki kelemahan yaitu mengganggu bahan pustaka yang ada di rak, karena koleksi perpustakaan akan berantakan disebabkan pengguna dapat memilih langsung bahan pustaka yang dibutuhkan.

2.3.2 Sistem Layanan Tertutup

Menurut Darmono (2001:137), sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan.

Kebaikan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:

1. jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas prpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi

2. kemungkinan terjadi kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung kejajaran koleksi

3. ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas manusia petugas didaerah jajaran koleksi rlatif rendah

4. untuk koleksi yang sangat retan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai. Sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa kelemahan antara lain:

1. dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat abstrak 2. judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa

saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pengguna

3. pemakai tidak mungkin melakukan browsing dijajaran rak, sehingga pemakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukan 4. jika peminjaman cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal ini

membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.

2.4 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh hampir semua perpustakaan, karena layanan inilah yang sebenarnya merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut hal-hal berikut ini:

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian

4. Memperpanjang masa pinjam 5. Penagihan

6. Memberikan sanksi

7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman.

Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:

1. mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan untuk dipinjam menjadi tanggung jawab bagian sirkulasi.

2. pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian tata usaha perpustakaan. Selain menerima pendaftaran anggota bagian sirkuasi juga bertanggung jawab pengeluaran surat bebas pinjam bahan pustaka .

3. peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, yaitu bagian sirkuasi bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Sistem yang digunakan dapat bermacam-macam tergantung dari sistem apa yang digunakan oleh perpustakaan. 4. memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. Jika

ada anggota yang terlambat mengembalikan bahan pustaka, atau merusakan bahan pustaka yang dipinjam, maka bagian sirkulasi memberikan sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku.

5. memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman. Bagian sirkulasi juga bertugas untuk memberikan surat peringatan terhadap pengguna yang terlambat mengembalikan bahan pustaka. Surat peringatan ini biasanya berisi tentang pemberitahuan kepada pemakai bahwa pengguna mempunyai pinjaman perpustakaan yang belum dikembalikan.

6. menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. Jika pengguna menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam pengguna diminta untuk mengganti buku yang sama.

7. membuat statistik sirkulasi. Tugas bagian sirkulasi yang lain adalah membuat statistik peminjaman. Statistik peminjaman terdiri dari jumlah dan kelompok buku yang dipinjam, diperpanjang, dikembalikan. Statistik kelompok buku yang paling banyak dipinjam, statistik kelompok pengguna atau peminjam.

8. penataan koleksi dijajaran rak. Penataan koleksi atau selving buku dijajaran rak menjadi tanggung jawab sirkulasi. Buku-buku yang selesai dipinjam harus ditata kembali dirak agar pemakai lainnya segara dapat meminjam koleksi perpustakaan. Menurut P.Sumardji (1993:27), ada berbagai macam kegiatan layanan sirkulasi yang dilakukan di perpustakaan antara lain sebagai berikut:

1. membuat peraturan-peraturan mengenai pemakai/ peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur siapa saja yang boleh memakai fasilitas perpustakaan, apa-apa saja yang menjadi sayratnya, apa saja yang menjadi hak-hak pengguna, lamanya jangka waktu peminjaman, banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/ anggota, sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka ataupun terjadi pelanggaran terhadap tata tertib ataupun peraturan perpustakaan

2. membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan atau lewat iklan pada mass media

3. melakukan pendaftaran peminat yang akan menajadi anggota perpustakaan (pemakai fasilitas perpustakaan)

4. memproses kartu-kartu keanggotaan perpustakaan, misalnya dengan kegiatan membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri, membuat kartu arsipnya, membuat blanko kartu bon peminjamannya, menyimpan dengan teratur dan sistematis semau kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan tersebut.

5. melayani peminjaman koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar atau dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), terutama koleksi textbook (buku-buku teks)

6. menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut

7. melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal telah habis watu peminjamannya, dengan cara ditagih langsung ataupu lewat surat tagihan

8. menarik denda terhadap para anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjamannya sesuai dengan peraturan yang berlaku

9. mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota peprustakaan maupun uang denda keterlambatan pengambalian koleksi pustaka

10.melayani permintaan surat bebas pinjam pustaka kepada para anggota perpustakaan yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lainya

11.membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi.

2.4.1 Keanggotaan

Setiap perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggoa perpustakaan. Biasanya pada perpustakaan perguruan tinggi yang menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa, staf pengajar, pegawai. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran sesuai dengan ketetapan yang dibuat perpustakaan. Berikut adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan.

Apabila pengguna telah mendapat perrsetujuan dari perpustakaan untuk menjadi anggota perpustakaan, maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan.

Contoh kartu anggota perpustakaan adalah:

Bagian depan

Bagian belakang

KARTU ANGGOTA

Nama : ………

Pekerjaan : ………... NIP/NIM/NIRM : ………... Fak./Jurusan : ……….. Program/Tk : ……….. No. Anggota : ………..

(Lambang Perpustakaan) (Nama Perpustakaan)

(foto)

Berlaku sampai dengan (Cap Perpustakaan)

KARTU PENDAFTARAN No.:………

Nama :……….

Pekerjaan :……… NIP/NIM/NIRM :………

Fak./Jurusan :………

Program/Tngkat :……….... Alamat Sekarang :………....

Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan

Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peratura Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat.

Kotaman, ………,20….

Pemohon,

2.4.2 Peminjaman Bahan Pustaka

Peminjaman bahan pustaka yang ada di sebuah perpustakaan biasanya terpisah dengan pengembalian bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang diambil perpustakaan. Didalam pengembalian bahan pustaka pengguna harus menunjukan slip peminjaman, kemudian pustakawan akan menghapus transaksi peminjaman yang pernah dilakukan. Apabila tanggal pengembalian buku tidak sesuai dengan tanggal pengembalian dalam slip maka pustakawan akan memberikan sanksi sesuai dengan ketetapan yang telah disepakati.

Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Menurut Sulistyo-Basuki, apapun sistem peminjaman yang digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut:

a. siapakah yang meminjam buku tertentu b. kapan tanggal kembalinya

c. buku apa saja yang dipinjamkan pada hari tertentu d. buku dalam subjek apa saja yang dipinjam

e. berapa jumlah buku per subjek yang dipinjam

f. buku apa saja yang harus dikembalikan pada tanggal tertentu g. berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu.

Menurut Noerhayati S (1988:101), dalam peminjaman bahan pustaka harus mempunayi aturan tentang peminjaman yang mencakup hal-hal berikut:

1. hari peminjaman, menentukan hari-hari peminjaman diserahkan kepada kebijakan masing-masing perpustakaan.

2. lama peminjaman, setiap perpustakaan dapat menentukan lamanya peminjaman 3. jumlah buku yang boleh dipinjam, bila buku perpustakaan banyak jumlahnya, seorang

pengguna dapat diberi izin dua atau lebih buku sekaligus

4. sanksi perpustakaan, hal ini dapat dilakukan apabila terjadi keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka

Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga macam:

2. peminjaman jangka pendek, misalnya 1hari sampai 3 hari

3. peminjaman jangka panjang, misalnya 1bulan samapi 1 semester

Prosedur meminjamkan bahan perpustakaan pada perpustakaan yang menganut sitem tertutup, berlangsung sebagai berikut:

1. pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. petugas memeriksa tanda pengenal pengguna

3. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi 4. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir. 5. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 6. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna 7. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:

a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan

b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan

8. petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, berlangsung sebagai berikut: 1. pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan

2. petugas memeriksa tanda pengenal

3. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilih

4. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku

5. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan prpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali

6. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 7. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 8. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna 9. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:

a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan

b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan

10 petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

1. Macam Sistem Peminjaman Sirkulasi

Menurut Darmono (2001:149), dalam praktiknya terdapat berbagai macam sistem sirkulasi yang dapat diterapkan diperpustakaan mulai dari sistem sirkulasi diperpustakaan kecil sampai kepada sistem yang sangat tertib untuk mengatasi layanan sirkulasi pada perpustakaan yang besar. Banyaknya sistem sirkulasi perpustakaan ini menunjukkan adanya dinamika dan perkembangan sistem sirkulasi itu sendiri.

a. Sistem Buku Besar

Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada akhir buku besar. Sistem ini hanya dapat diterapkan pada perpustakaan kecil dengan jumlah anggota sedikit dan koleksi yang sedikit pula.

Contoh sistem buku besar

Nama Siswa : No. Induk : Alamat :

b. Bentuk NCR ( No Carbon Required )

Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. Formulir ini disebut dengan NCR karena formulir peminjaman menggunakan kertas khusus yang langsung membuat tembusan walaupun tidak menggunakan karbon. Sistem NCR banyak digunakan diperpustakaan perguruan tinggi diluar negeri. Tujuannya adalah untuk mendorong mahasiswa berpartisipasi dalam peminjaman. Biasanya perpustakaan semacam itu tidak membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam oleh anggota.

c. Sistem Book Issue Card ( BIC )

Sistem ini banyak digunakan diperpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Pada sistem pertama, pada bagian atas kartu tertulis “pengarang dan judul”. Pada bagian sebelah bawah “pengarang”

No Judul Buku No Buku No Register Tgl Pinjam Tanggal Kembali Tanda Tangan Dst

dan “judul” ditulis kolom “ tanggal” dan “peminjam”. Bila buku dipinjam maka kartu dicabut, kemudian pada kolom tanggal ditulis tanggal harus kembali. Kartu BIC kemudian dijajar menurut tanggal kembali, lalu menurut pengarang. Versi kedua menggunakan kartu anggota. Dibagian atas tercetak keterangan “nama” dan “jenis koleksi”. Kolom itu akan diisi oleh petugas dengan nama anggota.

d. Sistem Browne

Sistem ini mula-mula digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam anggota perpustakaan. Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan bervariasi, tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Lazimnya 2-4 buku, walaupun ada perpustakaan yang mengijinkan meminjam dalam jumlah yang tak terbatas. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada masing-masing tiket. Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku, berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu ini dimasukan kedalam kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku disebelah dalam sudut kiri bawah.

Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya berhadap-hadapan dengan kantong buku. Dapat pula pelekatan slip tanggal dilakukan pada fly leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal dituliskan nomor induk serta nomor panggil.

Keuntungan sistem Browne: 1. sederhana

2. ekonomis

3. dapat mengetahui lokasi buku yang dipinjam setiap saat 4. memudahkan penandonan, bila dijajarkan secara benar

5. jumlah buku yang dipinjamkan pada setiap anggota dapat dikontrol

6. tidak ada penundaan ketika buku dikembalikan ke sirkulasi kemudian ke rak

7. kartu anggota ditangan pembaca ini membuktikan bahwa buku sudah dikembalikan. Kerugian sistem Browne:

1. makan waktu karena penjajaran secara manual

2. sangat mungkin terjadi kesalahan waktu penjajaran dan pengembalian 3. perlu tenaga untuk menangani meja sirkulasi ditambah dengan laci kartu 4. ada kemungkinan kekeliruan memasukan kedalam laci kartu

5. peminjaman makan waktu yang lama oleh karena itu mungkin saja terjadi antrian yang panjang.

e. Sistem Newark

Dalam sistem ini, anggota perpustakaan memperoleh kartu bukti peminjaman. Adapun perlengkapan peminjaman dalam sistem Newark:

1. kartu buku pinjaman 2. kartu buku

3. kantong buku 4. slip tanggal kembali

5. stempel kembali dengan ukuran 0,5 cm x 1,5 cm

6. stempel perpanjangan ( ukuran sama dengan stempel kembali ) 7. stempel tanggal yang dapat diubah setiap hari

8. bantalan tinta

Proses administrasi peminjaman pada sistem Newark adalah sebagai berikut:

1. pengguna perpustakaan membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja sirkulasi

2. petugas menulis nomor anggota pada kartu buku dan slip tanggal kembali

3. petugas sirkulasi mencap tanggal harus kembali pada kartu bukti peminjam, slip tanggal, dan kartu buku

4. anggota diminta memberi paraf atau tanda tangan dikartu bukti peminjaman

5. buku diserahkan kepada peminjam, dan kartu bukti pinjam disimpan bagian sirkulasi

6. kartu buku kemudian dijajarkan menurut tanggal harus kembali

7. bila terdapat kartu buku dengan tanggal harus kembali yang sama maka kartu buku disusun menurtu nomor klasifikasi.

Menurtu Sulistyo-Basuki (1993:259), metode peminjaman sering sekali disebut sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sistem berbantuan komputer. Adapun sistem peminjaman tersebut, antara lain:

1. Sistem Buku Besar

Sistem buku besar ini juga menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada akhir buku besar.

2. Sistem Sulihn( dummy )

Sistem sulih atau dummy system dalam bahasa inggris, menggunakan sulih yang terbuat dari karton sebagai subsitusi buku tatkala buku dipinjam.

3. Bentuk NCR ( No Carbon Required )

Pada sistem ini peminjaman perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. Karena formulir peminjaman lebih dari satu maka semua keterangan yang diisi anggota akan tertera pada lembaran lain.

4. Sistem “ Book Issue Card “ ( BIC )

Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Contoh kartu pada sistem BIC.

Kartu BIC

Autor Title

Date Name ……… ………. ……… ……….. Librex 35 x ……….

Pada sistem ini setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlanya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam oleh anggota perpustakaan. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, dan lainnya. Tiket pembaca berbentuk kantong. Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu buku ini dimasukan ke dalam kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku disebelah dalam disudut kiri bawah. Berikut ini contoh kantong buku dan kartu buku.

Kantong Buku

National University Library

Kartu Buku

Autor Title

Date Name ……… ………. ……… ……….. ……… ………. ………. ………. ……… ……… ………. ……… ………. ………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… Librex 35 x ….………

Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya berhadapan dengan kantong buku. Dapat pula melekatkan slip tanggal pada fly leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal dituliskan nomor induk serta nomor panggil.

NATIONAL UNIVERSITY LIBRARY Call No. 2 : 8 N 59

Ac. No. 1158 Date of release for lean 5.8.1981

This book should be returned on or before the date stamped below. An overdue charger of 10 paise will be collected fr each day the book is kept overtime.

Bila peminjam ingin meminjam maka petugas mencabut kartu buku dari kantong kemudian dimasukan ke tiket pembaca. Tanggal harus kembali diterakan pada slip tanggal. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal harus kembali. Bila tanggal yang sama terdapat berbagai kantong buku maka kantong buku disusun menurut nomor panggil.

5. Sistem Islington ( variasi Browne )

Pada sistem islington diperlukan mesi pencetak huruf timbul (embossing machine), kartu plastik, paper clip, label tanggal pada masing-masing kantong buku dan kartu buku. Keuntungan yang dapat diperoleh dari sistem ini adalah mudah dilaksanakan, dapat melokasi satiap buku yag dipinjam, dapat mengetahui dengan segara buku yang sudah jatuh waktu, tersedia fasilitas tandon, menghindari anteran panjang pada waktu pengembalian buku. Selain keuntungan sistem ini juga mempunyai kelemahan yaitu: makan waktu karena penjajaran secara manual, ada kemungkinan kekeliruan laci kartu, relatif mahal, memerlukan partisipasi pembaca, ada kemungkinan pembaca lupa membawa kartu anggota bahkan mungkin hilang, dan tidak ada kontrol terhadap jumlah buku yang dipinjam seorang anggota.

7. Sistem Newark

Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku serta slip tanggal. Kartu buku ini berisi tentang informasi buku, namun kantong buku diketikan pengarang, judul serta nomor induk buku yang kemudian dilekatkan dibagian akhir buku.

8. Token charging

Token merupakan semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karto berukuran 4 x 6 cm. Pada sistem ini peminjaman dilakukan dengan cara pengguna menyerahkan satu token untuk setiap buku yang dipinjam. Apabila pengguna menghilangkan token tersebut maka pengguna tersebut akan diberikan sanksi. Keuntungan yang dapat diperoleh dalam sistem ini adalah sederhana, peminjaman dan pengembalian berlangsung cepat sehingga tidak ada antrean, dan tidak memerlukan banyak tenaga. Sedang kerugian yang terjadi pada sistem ini adalah tidak ada catatan buku apa yang dipinjam, tidak ada berkas buku apa yang dipinjam, karenanya surat peringatan tidak dapat dibuat, dan sistem ini mengarah pada sikap tidak jujur.

9. Sistem Kartu tebuk ( punched card )

Pada sistem ini bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal. Pemberian tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk. Kedua kartu tebuk diletakan pada mesin tebuk automatic. Bila peminjam mengembalikan buku maka kartu tebuk dikeluarkan dari kantong buku dn dipilih berdasarkan nomor buku dengan mesin tebuk, kemudian dicocokan dengan nomor duplikat tebuk yang ada diperpustakaan. Keuntungan yang dapat diperoleh menyediakan berkas peminjaman, proses pengembalian berlangsung cepat, memudahkan membuat daftar tendon, dan tersedia fasilitas pengiriman peringatan buku yang terlambat dikembalikan. Sedang kerugian yang dapat terjadi adalah proses peminjaman relatif lama, peluang galat ( error ) besar terutama dalam pengoperasian mesin tebuk serta memerlukan operator terlatih, pengiriman peringatan buku yang terlambat dikembalikan lama karena petugas memeriksa semua yang tertera dikartu tebuk.

2. Laporan Peminjaman

Menurut Soeatminah (1992:148), laporan kegiatan peminjaman dilakukan setiap hari dengan cara mangisi blanko laporan harian. Buku yang dipinjam dirinci dalam kelompok bahasa dan kelompok subjek buku yang dinyatakan dengan angka klasifikasi (000, 100, 200, dan seterusnya adalah angka klasifikasi sistem DDC). Dibawah ini adalah contoh cara mengisi laporan peminjaman buku diperpustakaan.

TANGGAL: 01-06-91 PERPUSTAKAAN “X” BAHASA : IND. BUKU YANG DIPINJAM

KELAS Catatan dengan batangan Jumlah

000 I I I I I I I I I I I I I I I I I I 18 100 I I I I I I I I I I I I 12

200 I I I I I I I I 8

300 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 26 400 I I I I I I I I I I I I I I I I I 17 500 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 28 600 I I I I I I I I I I I I I 13

700 I I I I I 5

800 I I I I I I I I I I I I I I I 15 900 I I I I I I I I I I I I I I 14

JUMLAH 156

Laporan Peminjaman Bulanan

BULAN : JUNI 1991 PERPUSTAKAAN “ X” BAHASA : IND. TABULASI BULANAN BUKU DIPINJAM

KELAS 1 2 3 4 5 30 31 JUMLAH

000 18 100 12 200 8 300 26 400 17 500 28 600 13 700 5 800 15 900 14

Laporan Peminjaman Tahunan

TAHUN : 1991 PERPUSTAKAAN “ X” BAHASA : IND. TABULASI TAHUNAN BUKU PINJAM

KELAS 1 2 30 31 JUMLAH

I A I A I A I A I A

000 18

100 12

200 8

300 26

400 17

500 28

600 13

700 5

800 15

900 14

JML. 156

2.4.3 Pengembalian Bahan Pustaka

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:81), ada dua prosedur pengembalian yang dapat dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan ynag hendak dikembalikan ke meja layanan. Cara kedua, bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukannya kedalam kotak pengembalian.

Langkah yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:

1. memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan prpustakaan yang akan dikembalikan

2. mengambil kartu buku bedasarkan tanggal kembali

3. mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku

4. membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam

5. mengebalikan kartu buku pada kantong buku

6. mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam

8. memilih buku, yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan dan yang rusak diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.

Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut: 1. kartu buku

2. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan

Didalam pengembalian bahan pustaka, biasanya pustakawan memeriksa seluruh bagian pada bahan pustaka tersebut. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku.

2.4.4. Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan bahan pustaka dapat terjadi apabila pengguna belum selesai menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian sirkulasi, petugas sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing-masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua kali namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.

Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara:

1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. petugas memeriksa formulir peminjaman

3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali

4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.

Didalam perpanjangan bahan pustaka sebaiknya pustakwan harus terlebih dahulu memeriksa kondisi bahan pustaka yang akan di pinjam kembali oleh sipengguna. Hal ini bertujuan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap terawat dan selalu dalam kondisi baik.

2.4.5 Pemberian Sanksi

Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar semua peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan, menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya.

Menurut Noerhayati (1988:102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain. Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini:

1 Buku Kotor

jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

2 Buku Rusak

jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan.

3 Hilang

Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.

4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian.

Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:83), ada beberapa macam sanksi apabila dilihat dari bobot pelanggarannya, yaitu:

1. denda

2. sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu

3. sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain: 1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna

2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi

3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan

4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.

Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut.

2.4.6 Penagihan

Penagihan dilakukan apabila pengguna belum mengembalikan buku atau bahan pustaka sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perlu ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan. Adapun cara melakukan penagihan terserbut sebagai berikut :

1. Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Hal ini dilakukan untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.

2. Pengguna yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nama-nama itu disusun dalam bentuk daftar.

3. Daftar itu kemudian diumumkan untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh pengguna atau peminjam bahan pustaka yang bersangkutan.

4. Untuk penagihan juga dilakukan dengan cara langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), bila pengguna tidak pengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar segarah dikembalikan.

Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1. Penagihan pertama

3. penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan. Prosedur penagihan tersebut berlangsung sebagai berikut:

1. petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, hal ini harus dilakukan setiap hari

2. petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam sedang lembar kedua sabagai pertinggal

3. bila bahan dikembalikan setelah ditagih petugas memproses berdasarkan proses pengembalian.

Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan.

2.4.7 Bebas Pinjam

Bebas pinjam merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa keterangan bahwa pengguna tidak lagi memiliki pinjaman bahan pustaka di perpustakaan. Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan tanda bukti kepada sipengguna.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI ( 2004 : 84 ), pemberian surat keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Surat keterangan bebas pinjam tersebut diperlukan untuk:

1. ujian akhir 2. yudisium

3. penerimaan ijazah

4. pindah studi ke perguruan tinggi lain.

Prosedur dalam pemberian surat keterangan bebas pinjam dilakukan dengan cara: 1. pengguna yang memerlukan keterangan bebas pinjam menyerahkan tanda

pengenal

2. petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal

3. petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam

4. kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjam

Contoh kartu bebas pinjam

Apabila seluruh persyaratan bebas pinjam telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif manjadi data alumni diperpustakaan tersebut.

Perpustakaan Univ. Tanpanama

BUKTI BEBAS PINJAM

No : ………

Menerangkan bahwa:

Nama :……….

NIP/NIM/NIRM :……….

Fak/Jurusan :……….

Program/Tingkat :……….

No.Anggota :……….

Alamat :……….

Telah bersih dari pinjaman bahan perpustakaan

Kotanama,………..,20.. Kepala,

BAB III

PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Negeri Medan

UPT Perpustakaan Unversitas Negeri Medan berdiri seiring dengan berdirinya Institusi induk yaitu IKIP Medan. Pada awalnya merupakan perpustakaan Fakultas FKIP USU. Pada tahun 1959 perpustakaan dipimpin oleh Ny. Fondoh Hoeres. Pada tahun 1969 perpustakaan baru menempti gedung tersendiri dengan ukuran 800m2 berlantai dua. Unsur berganti pada tahun 1962 dipimpin oleh Ny. Hajani Adnan. Pada tahun 1963 beralih kepada Drs. J. Tumanggor serta pada tahun 1977 pimpinan perpustakaan dijabat oleh Drs. M. Tambunan. Sesuai dengan keluarnya PP 30 tahun 1980 maka status perpustakaan menjadi Unit Pelaksana Teknis, dimana kepala UPT Perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada Rektor dengan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I. Pada bulan Agustus 1984, Kepala perpustakaan pada saat itu Drs. M. Tambunan, mengikuti tugas belajar ke Amerika Serikat maka perpustakaan dipimpin oleh Drs. Belling Siregar. Sejak bulan Mei 1986 setelah Drs. M. Tambunan kembali dari tugas balajar kepala UPT perpustakaan IKIP Medan kembali dipimpinnya.

UPT Perpustakaan IKIP Medan pindah ke lokasi kampus baru Jl. Willem Iskandar Pasar V Medan Estate pada tahun 1987 dengan menempati gedung seluas 3.000 m2 berlantai tiga. Karena kampus IKIP Medan menempati tiga tempat yaitu kampus lama Jl. Merbau, kampus Jl. Pelajar dan kampus baru Jl. Willem Iskandar Pasar V maka UPT Perpustakaan mengambil kebijakan, sejak tahun 1990 membuka perpustakaan di tiap-tiap Fakultas yang ada dengan sebutan Ruang Baca Fakultas, hal ini dimaksudkan untuk mendekatkan koleksi kepada pemakai perpustakaan terutama bagi pengguna yang masih jauh dari UPT Perpustakaan di kampus baru. Pada tanggal 15 Agustus 1989, pimpinan UPT Perpustakaan IKIP Medan diserahterimakan dari Drs. M. Tambunan, MLS kepada Drs. Belling Siregar. Pada tahun 1992 kepala perpustakaan mengikuti tugas belajar di Inggris, maka perpustakaan dipimpin oleh Dra. Ratnawati Dora, SIP sampai tahun 1994. Setelah Drs. Belling Siregar, M.Lib selesai tugas belajar UPT Perpustakaan kembali dipimpin sampai tahun 1998. Pada tanggal 14 Juli 1998 kepala UPT Perpustakaan diserahterimakan dari Drs. Belling Siregar, M.Lib kepad Dra. Ratnawati Dora, SIP hingga sekarang.

UPT Perpustakaan Universitas Negeri Medan menempati gedung seluas 3.766m2, berlantai tiga dengan daya tampung 400 tempat duduk . Lantai I digunakan untuk fasilitas pelayanan pengembalian, pelayanan audio visual, ruang kepala, ruang tata usaha, dan fasilitas pendukung pelayanan. Lantai II digunakan untuk ruang pelayanan peminjaman, ruang koleksi standar dan ruang baca, serta ruang pengelolahan bahan pustaka. Lantai III semuanya digunakan untuk pelayanan kepada pengguna, seperti pelayanan rujukan, pelayanan terbitan berseri, pelayanan koleksi tendon, dan pelayanan karya ilmiah. UPT Perpustakaan Universitas Negeri Medan dalam pelaksanaannya selalu terkait dengan seluruh unit yang ada dilingkungan perpustakaan. Peran serta unit pada intinya sebagai pendukung peningkatan pelayanan perpustakaan. Informasi kebutuhan buku setiap fakultas dapat diterima perpustakaan setiap tahun sehingga perencanaan pengadaan koleksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Kerjasama dalam pengembangan otomasi perpustakaan dilakukan dengan memamfaatkan fasilitas jaringan kampus sehingga diharapkan akses terhadap informasi perpustakaan dapat dilakukan tanpa mengunjungi perputakaan. Karya ilmiah hasil kajian sivitas akademik yang telah dilaksanakan terus dikembangkan mulai dari skripsi sampai pada hasil kajian dosen dalam bentuk laporan penelitian dan laporan pengabdian masyarakat. Disamping itu juga dilakukan pendataan jurnal ilmiah terbitan sivitas akademik UNIMED.

3.2Struktur Organisasi

Didalam suatu lembaga, perusahaan, maupun perpustakaan sangat dibutuhkan struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi akan membantu proses kegiatan kerja dalam lembaga, perusahaan maupun perpustakaan tersebut.

Didalam struktur organisasi dicantumkan secara jelas fungsi-fungsi, tugas serta tanggung jawab setiap bagian yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi juga berfungsi sebagai bagan yang memperlihatkan hubungan antara perpustakaan dan unsur lainnya pada perguruan tinggi. Struktur organisasi yang diakui oleh Universitas Negeri Medan saat ini masih mengacu pada Surat Keputusan Mendikbud RI No.0111/0/93 tanggal 27 Februari 1993. Kondisi struktur organisasi perpustakaan tersebut masih sederhana. Untuk mengatasi hal tersebut maka diusulkan sebuah struktur organisasi secara lokal.

Adapun struktur organisasi pada perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai berikut:

Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Adapun visi, misi dan tujuan Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah: a. Visi

Visi Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah Perpustakaan sebagai sumber informasi yang lengkap bagi kebutuhan sivitas akademika Universitas Negeri Medan.

REKTOR

PR.I PR.II PR.III PR.IV

BAAK BAUK BAPSI

KEPALA PERPUSTAKAAN

Dra.Ratnawati Dora, SIP

Kasubbag. Tata Usaha Drs. Banu Susanto, M.si

Koordinator Pelayanan Teknis Koordinator

Kelompok Pustakawan

Kusnandi

Supardi

Dra.Roslina

Siti Rahmah

Khairita Duandi

Rateman Gembira

Misli Elida

Khairul Saleh Koor

dinator Unit Automasi

Koordinator Pelayaanan Pengguna

b. Misi

Misi dari Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:

1. Menyediakan fasilitas pelayanan informasi untuk memenuhi dan mendukung seluruh kebutuhan sivitas akademika Universitas negeri Medan dalam menunjang belajar mengajar

2. Mengelolah informasi dengan standar nasional, regional, dan internasional

3. Mengembangkan sistem pelayanan perpustakaan berbasis

Information Communication and technology.

c. Tujuan

Adapun yang menjadi tujuan dari Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:

1. Menyediakan koleksi, buku teks, jurnal, data digital, audio visual yang sesuai dengan kebutuhan mata kuliah

2. Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efisien 3. Mengembangkan pangkalan data digital universitas 4. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai

5. Tersedianya sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang baik

6. Menjalin kerjasama dengan unt lain, baik di lingkungan UNIMED maupun dari luar UNIMED.

3.3Tenaga Perustakaan

Setiap perpustakaan harus memiliki tenaga perpustakaan yang baik dan memadai, hal ini bertujuan agar semua tugas-tugas yang ada diperpustakaan dapat terlaksana dengan baik. Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan langsung untuk melakukan semua kegiatan yang ada diperpustakaan baik untuk melayani pengguna maupun untuk kegiatan lainnya.

Perpustakaan Universitas Negeri Medan memiliki 40 orang staf yang terbagi atas 26 orang bertugas di UPT Perpustakaan dan 14 orang bertugas di ruang baca fakultas dan pascasarjana. Tenaga perpustakaan itu terdiri dari 27 orang pustakawan dan 11 orang pelaksana administrasi dan 2 orang tenaga honorer. Tenaga perpustakaan tersebut hanya 16 orang yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dengan perincian 1 orang S2, 7 orang S1, 3 orang D3, dan 4 orang D2. Staf yang lainnya hanya sebatas

mendapatkan pelatihan teknis perpustakaan. Kendala yang paling besar adalah lebih dari 60% staf tidak mempunyai pengetahuan teknologi informasi, sehingga sangat diperlukan pelatihan khusus tentang teknologi informasi. Adapun hal yang mempengaruhi banyaknya jumlah staf yang diperlukan diantaranya:

1. Jumlah dan macam pengguna seperti mahasiswa, dosen, peneliti dan lainnya 2. Pelayanan yang diberikan, misalnya sistem pelayanan yang dipilih, lama waktu

pelayanan, dan titik layan 3. Besarnya koleksi 4. Tata ruang gedung 5. Pemamfaatan computer 6. Pertambahan koleksi

3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah sebagai berikut:

Senin-Sabtu : Pukul 08.00 s/d 17.00 Pelayanan Warintek (internet)

Senin-Sabtu : Pukul 08.00 s/d 17.00

Ruang baca perpustakaan di fakultas : Pukul 08.00 s/d 17.00

Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, namun pada masa liburan semester perpustakaan tetap buka sehingga pengguna dapat mencari informasi yang mereka butuhkan kapan saja.

3.5 Peraturan Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Negeri Medan memilki beberapa peraturan yang harus dipatuhi setiap pengguna apabila ingin mempergunakan fasilitas perpustakaan. Peraturan-peraturan tersebut antara lain:

1. Membawa kartu identitas yang berlaku.

2. Kartu perpustakaan tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain.

3. Bagi pengunjung dari luar UNIMED, harus membawa surat pengantar dari instansi asal atau kartu identitas yang masih berlaku.

4. Menyimpan yas/map pada tempat yang disediakan, barang-barang sepaerti dompet, kalkulator, uang, perhiasan dan lain-lain harap dibawa. Kehilanngan barang diluar tanggung jawab perpustakaan.

5. Mengisi data pengunjung di counter yang disediakan.

6. Untuk sistem pelayanan terbuka, bahan pustaka yang diperlukan dapat langsung dicari/diambil sendiri pada rak. Setelah dibaca, pengguna tidak diperkenankan menyimpan sendiri di rak, tetapi letakkan saja diatas meja.

7. Untuk sistem pelayanan tertutup, bahan pustaka yang diperlukan selalu dicatat pada bon permintaan yang telah disediakan. Bila telah selesai dibaca dikembalikan kepada petugas.

8. Pelayanan fotokopy koleksi dapat dilakukan dengan mengisi formulir pada bagian sirkulasi.

9. Menjaga ketenangan di perpustakaan.

10.Tidak diperkenankan membawa makanan/minuman kedalam ruanng baca perpustakaan.

11.Tidak diperkenankan memakai jaket, topi, dan sandal.

12.Bila dianggap perlu sewaktu-waktu petugas mengadakan pemeriksaan pada pengunjung.

3.6 Koleksi perpustakaan

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu hal yang dapat menunjang seluruh dari kegiatan perpustakaan, hal ini disebabkan koleksi merupakan inti dari seluruh layanan yang ada diperpustakaan. Setiap perpustakaan akan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna, misal pada perpustakaan perguruan tinggi pengadaan dilakukan sesuai dengan jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitan dan jumlah pengguna perpustakaan.

Tabel-1: Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED) No. Jenis Judul Eksemplar

1. Jurnal Ilmiah Nasional 1668 1695 2. Jurnal Ilmiah Luar Negeri 129 129 3. Jurnal Ilmiah Lokal 2878 2878

4. CD-ROM 120 315

5. Buku 21.231 88.013

Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 22.695 orang, yang terdiri dari 19.274 mahasiswa, 3.400 tamu, 12 dosen, 5 staf, dan 4 pustakawan. Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan sudah memadai.

Tabel -2: Jumlah Koleksi Buku Teks Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan Januari s/d Desember 2010

No. Unit Judul Eksemplar

1. Perpustakaan Pusat 21.797 90.047 2. Fakultas Ilmu Pendidikan 2.255 11.316 3. Fakultas Bahasa dan Seni 6.893 12.576 4. Fakultas Ilmu Sosial 4.772 10.086 5. Fakultas MIPA 3.283 15.595 6. Fakultas Tehnik 2.325 5.707 7. Fakultas Ilmu Keolahragaan 3.530 6.699 8. Pascasarjana 1.570 2.567 Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa jumlah koleksi yang paling banyak terdapat diperpustakaan pusat. Pengadaan koleksi ini dilakukan dengan cara pembelian, dan dari pemerintah.

3.7 Sistem Layanan Perpustakaan

Sistem layanan yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pengguna dapat langsung memilih koleksi yang mereka butuhkan dengan dapat langsung menuju rak koleksi, namun ada beberapa koleksi perpustakaan yang menggunakan sistem layanan tertutup dimana hanya

pustakawan saja yang dapat mengambil koleksi ke rak sesuai dengan permintaan pengguna misalnya koleksi tandon dan karya ilmiah.

Dalam operasional kegiatan pelayanan, perpustakaan sudah memamfaatkan fasilitas komputer dalam bentuk jaringan lokal untuk seluruh aktivitas kegiatan pekerjaan yang ada. Namun karena keterbatasan fasilitas mengakibatkan beberapa bagian pekerjaan belum memamfaatkan komputer. Jaringan diutamakan untuk kegiatan pengolahan koleksi untuk memasukan data buku, data anggota, dimana data ini dapat dimamfaatkan langsung pada bagian sirkulasi, peminjaman dan pengembalian juga untuk bagian penelusuran koleksi dalam bentuk katalog online.

3.8 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi

Kegiatan pelayanan sirkulasi yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan mencakup keanggotaan, peminjaman, pengembalian, mencatat pesanan, memperpanjang masa pinjam, penagihan, memberikan sanksi, dan memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman.

3.8.1 Keanggotaan

Anggota Perpustakaan Universitas Negeri Medan terdiri dari mahasiswa, dosen, staf, pustakawan maupun tamu yang telah mendaftar menjadi anggota melalui prosedur yang telah ditetapkan. Anggota yang aktif sebanyak 22.695 orang yang terdiri dari anggota biasa dan anggota luar biasa. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan perpustakaan antara lain adalah:

1. Anggota biasa

Yaitu seluruh sivitas akademik UNIMED (mahasiswa, dosen, dan pegawai) dengan persyaratan:

a. Pembuatan kartu perpustakaan harus diurus sendiri.

b. Menyerahkan pas photo terbaru sebanyak satu lembar ukuran 2 x 3 cm. dan mengisi formulir pendaftaran.

c. Harus memperlihatkan kartu identitas. 2. Anggota luar biasa

Yaitu mahasiswa, staf pengajar atau masyarakat lain yang bukan sivitas akademik UNIMED dengan persyaratan sebagai berikut:

a. Membawa surat keterangan dari fakultas/jurusannya dan identitas diri (KTP, SIM, atau Kartu Mahasiswa) yang masih berlaku.

b. Membayar uang keanggotaan sebesar 8.000 rupiah. c. Kartu perpustakaan ini berlaku untuk berlaku satu tahun.

d. Kartu perpustakaan dapat diperpnjang apabila memenuhi persyaratan administrasi

e. Khusus bagi anggota luar biasa fasilitas yang diberikan hanya membaca ditempat fotokopy.

Semua persyaratan diatas harus dapat dipenuhi apabila ingin menjadi anggota perpustakaan. Apabila semua persyaratan telah terpenuhi dan telah ditetapkan menjadi anggota perpustakaan maka akan diberikan kartu anggota oleh perpustakaan yang dapat digunakan apabila ingin menggunakan seluruh fasilitas perpustakaan maupun untuk meminjam bahan pustaka yang diinginkan.

Berikut ini adalah kartu anggota perpustakaan Universitas Negeri Medan.

Contoh Bentuk kartu Anggota

Gambar 1 : Kartu Keanggotaan Universitas Negeri Medan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Nim :………

Nama :………...

Status :………..

Foto 2 x 3

Untuk mendaftar menjadi anggota perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan mengentri data pada sistem senayan,

Gambar 2 : Prosedur Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan

Data yang harus diisi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan adalah sebagai berikut : ID Anggota, Nama Anggota, Tanggal Lahir, Anggota Sejak, Tanggal Registrasi, Berlaku Hingga, Institusi, Tipe Keanggotaan, Jenis Kelamin, Alamat, Kode Pos, Nomor Telepon, Nomor Faks, Nomor ID Personal, Foto, dan E-mail. Maka setiap pengguna yang sudah tercantum sebagai anggota akan tersimpan didalam sistem dengan tampilan sebagai berikut.

.

Dalam sistem ini juga dapat dilakukan penghapusan anggota perpustakaan dan penambahan anggota perpustakaan dan dalam sistem ini juga dapat dilihat peminjaman dan keterlambatan anggota perpustakaan dalam pengembalian bahan pustaka yaitu dengan mengklik tombol yang telah tersedia.

3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka

Peminjaman sering dilakukan oleh pengguna disebakan oleh waktu yang tidak cukup untuk membaca di perpustakaan. Selain itu juga dikarenakan bahan pustaka dijadikan sipengguna sebagai bahan pendukung dalam kegiatan belajar mengajar. Pada tahun 2010 jumlah buku yang dipinjam pengguna (data sirkulasi) Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah 113.189 eksemplar (data terlampir pada lampiran 1). Koleksi yang paling banyak dipinjam pengguna adalah buku-buku untuk kepentingan perkuliahan. Peminjaman yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan setiap harinya mencapai 1.700 orang peminjam, denga prosedur peminjaman sebagai berikut:

1. Peminjaman dilakukan di meja sirkulasi dengan menunjukkan kartu perpustakaan yang masih berlaku.

2. Koleksi teks book dapat dipinjam sebanyak dua eksemplar selama dua minggu. 3. Koleksi tendon dapat dipinjam sebanyak dua eksemplar untuk jangka waktu satu

hari.

4. Peminjaman dapat diperpanjang sebanyak dua kali.

5. Keterlambatan pengembalian pinjaman dikenakan denda 500 rupiah per hari per buku untuk semua koleksi.

6. Bagi peminjam yang tidak membawa kartu anggota tidak akan dilayani.

Peminjaman pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan cara manual dan mengggunakan komputerisasi yaitu dengan sistem senayan. Cara manual dilakukan dengan mencatat nim, tanggal peminjaman, fakultas, nomor induk buku didalam buku besar yang telah disediakan petugas sirkulasi, ini juga dapat dijadikan bukti pertinggal bagi petugas apabila sistem senayan mengalami kerusakan. Didalam sistem senayan langkah-langkah yang dilakukan untuk peminjaman bahan pustaka tersebut adalah dengan cara mengisi ID anggota.

Berikut tampilan proses awal peminjaman bahan pustaka dalam senayan

Gambar 4 : Tampilan Awal Proses Peminjaman Dalam Sistem Senayan

Setiap anggota yang akan meminjam bahan pustaka, harus memberikan nomor ID anggota, contoh mahasiswa harus memberikan nomor induk mahasiswa. Setelah itu petugas akan memasukan nomor ID lalu mengklik tombol mulai transaksi, maka didalam sistem akan dicatat buku yang dipinjam oleh mahasiswa tersebut setelah itu petugas akan menyimpan data peminjaman mahasiswa tersebut. Selain itu terdapat juga aturan peminjaman pada sistem

senayan dengan tampilan sebagai berikut:

Gambar 5 : Proses Peminjaman Bahan Pustaka Dengan Sistem Senayan

Pada kotak tipe anggota dituliskan tipe anggota sipengguna, misal mahasiswa, dosen atau tamu. Pada tipe koleksi diisi jenis koleksi yang dipinjam misal tandon atau teks book, kemudian pada jumlah pinjaman ditulis berapa jumlah koleksi yang dipinjam. Pada periode peminjaman ditulis periode peminjaman pengguna. Setelah petugas mengisi sesuai dengan data maka akan muncul tampilan sebagai berikut pada sistem senyan.

Gambar 6 : Tampilan Data Bahan Pustaka Yang Dipinjam

3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka

Pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan dilakukan dengan cara manual dan dengan cara komputerisasi. Dengan cara manual dilakukan dengan menunjukkan buku yang akan dikembalikan dan kartu anggota, kemudian petugas akan memeriksa tanggal kembali lalu mencari nama peminjam didalam buku peminjaman yang telah dicatat sebelumnya. Kemudian buku diperiksa dan dikembalikan ker rak sesuai dengan nomor panggil buku. Pada komputerisasi dilakukan dengan menggunakan sistem senayan. Berikut tampilan pengembalian pada sistem senayan:

Gambar 7 : Proses Awal Pengembalian Bahan Pustaka Dalam Sistem Senayan

Pada sistem pengembalian kilat ini langkah awal yang harus dilakukan mengisi nomor ID pengguna, lalu klik kembali. Setelah itu dengan beberapa proses selanjutnya

maka secara otomatis buku yang telah dikembalikan akan terhapus dari daftar peminjaman.

3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan biasanya dilakukan pengguna apabila buku yang dipinjam masih dibutuhkan namun masa pinjamnya telah berakhir. Proses perpanjangan di Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan manual dan komputerisasi. Proses manual tersebut dilakukan dengan cara, peminjam menunjukan buku yang akan diperpanjang, kemudian pada slip pengembalian buku akan diberi stempel tanggal kembali yang telah diperpanjang. Perpanjangan dapat dilakukan sebanyak dua kali. Setelah diproses dalam sistem manual kemudian perpanjangan juga dimasukan kedalam sistem senayan.

3.8.5 Pemberian Sanksi

Setiap perpustakaan pasti akan memberikan sanksi kepada pengguna akibat pelanggaran yang dilakukan. Hal ini bertujuan agar bahan pustaka yang ada di perpustakaan dapat terpelihara dengan baik. Sanksi ini dapat berupa denda ataupun peringatan.

Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan ada beberapa sanksi yang akan diberikan kepada pengguna apabila melanggar aturan yang telah ditetapkan yaitu:

1. Bahan pustaka yang hilang/rusak harus diganti dengan buku yang sama sebanyak satu eksemplar, namun jika tidak mungkin dapat diganti dengan memfotocopy buku yang sama sebanyak dua eksemplar atau dengan uang sesuai dengan harga buku tersebut dan ditentukan oleh petugas yang berwenang.

2. Selama pengguna belum melunasi denda sebagai akibat kesalahan tersebut maka kartu perpustakaan untuk sementara ditahan.

3. Pengguna yang melakukan pelanggaran seperti merobek, merusak, menyembunyikan atau mencuri bahan pustaka dikenakan sanksi akademis dan harus mengganti buku yang dirusak sebanyak dua eksemplar.

4. Apabila pengembalian bahan pustaka mengalami keterlambatan maka akan diberi denda sebesar 500 rupiah per hari.

Dengan adanya sanksi yang diuraikan diatas maka diharapkan setiap pengguna memiliki kesadaran dalam memelihara bahan pustaka yang mereka pinjam. Selain bermamfaat bagi perpustakaan, hal ini juga bermamfaat bagi pengguna karena selain

tidak mendapatkan sanksi pengguna juga dapat meminjam kembali bahan pustaka tersebut apabila dibutuhkan kembali. Data keterlambatan pengembalian bahan pustaka akan disimpan didalam sistem senayan, dapat dilihat dalam tampilan sebagai berikut:

Gamabar 8 : Tampilan Data Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka Serta Denda Yang Harus Dibayar

Dalam sistem ini akan ditampilakan semua data anggota yang mengalami keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka lengkap dengan lama hari keterlambatan tersebut.

3.8.6 Penagihan

Penagihan perlu dilakukan agar setiap pengguna memiliki kesadaran dan tanggung jawab atas bahan pustaka yang dipinjam. Selain itu penagihan ini juga bertujuan merawat dan menjaga keutuhan koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.

Perpustakaan Universitas Negeri Medan sangat jarang melakukan penagihan kepada mahasiswa. Hal ini dikarenakan apabila mahasiswa yang akan menamatkan studinya wajib mengurus surat bebas pustaka sehingga semua keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka harus dapat disesaikan.

3.8.7 Bebas Pinjam

Bebas pinjam sangat diperlukan bagi setiap mahasiswa yang ingin menyelesaikan masa kuliahnya. Surat bebas pinjam ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka mahasiswa disuatu perpustakaan.

Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan ada beberapa kriteria wajib bebas pinjam yaitu sebagai berikut:

1. Mahasiwa UNIMED yang telah dinyatakan lulus. 2. Mahasiswa UNIMED yang berhenti/ dikeluarkan.

3. Staf pengajar UNIMED yang akan melakukan studi keluar UNIMED.

4. Staf pengajar dan staf administrasi UNIMED yang telah selesai masa baktinya. Cara mendapatkan surat keterangan bebas pustaka pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:

1. Surat keterangan bebas pustaka dikeluarkan hanya oleh perpustakaan pusat UNIMED.

2. Untuk mahasiswa, membawa surat pengantar dari fakultas dan surat keterangan dari perpustakaan fakultas.

3. Membayar uang administrasi 3000 rupiah.

Bebas pinjam ini dilakukan oleh setiap perpustakaan agar koleksi dapat terpelihara dengan baik. Selain itu setiap pengguna akan mengetahui dan mamatuhi seluruh aturan yang dibuat oleh perpustakaan. Hal inilah yang menyebabkan di perpustakaan dilakukan kegiatan sirkulasi yaitu bebas pinjam.

8. memilih buku, yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan dan yang rusak diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.

Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut: 1. kartu buku

2. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan

Didalam pengembalian bahan pustaka, biasanya pustakawan memeriksa seluruh bagian pada bahan pustaka tersebut. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku.

2.4.4. Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan bahan pustaka dapat terjadi apabila pengguna belum selesai menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian sirkulasi, petugas sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing-masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua kali namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.

Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara:

1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. petugas memeriksa formulir peminjaman

3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali

4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.

Didalam perpanjangan bahan pustaka sebaiknya pustakwan harus terlebih dahulu memeriksa kondisi bahan pustaka yang akan di pinjam kembali oleh sipengguna. Hal ini bertujuan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap terawat dan selalu dalam kondisi baik.

2.4.5 Pemberian Sanksi

Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar semua peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan, menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya.

Menurut Noerhayati (1988:102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain. Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini:

1 Buku Kotor

jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

2 Buku Rusak

jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan.

3 Hilang

Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.

4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian.

Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:83), ada beberapa macam sanksi apabila dilihat dari bobot pelanggarannya, yaitu:

1. denda

2. sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu

3. sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain: 1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna

2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi

3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan

4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.

Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut.

2.4.6 Penagihan

Penagihan dilakukan apabila pengguna belum mengembalikan buku atau bahan pustaka sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perlu ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan. Adapun cara melakukan penagihan terserbut sebagai berikut :

1. Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Hal ini dilakukan untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.

2. Pengguna yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nama-nama itu disusun dalam bentuk daftar.

3. Daftar itu kemudian diumumkan untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh pengguna atau peminjam bahan pustaka yang bersangkutan.

4. Untuk penagihan juga dilakukan dengan cara langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), bila pengguna tidak pengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar segarah dikembalikan.

Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1. Penagihan pertama

3. penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan. Prosedur penagihan tersebut berlangsung sebagai berikut:

1. petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, hal ini harus dilakukan setiap hari

2. petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam sedang lembar kedua sabagai pertinggal

3. bila bahan dikembalikan setelah ditagih petugas memproses berdasarkan proses pengembalian.

Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan.

2.4.7 Bebas Pinjam

Bebas pinjam merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa keterangan bahwa pengguna tidak lagi memiliki pinjaman bahan pustaka di perpustakaan. Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan tanda bukti kepada sipengguna.

Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI ( 2004 : 84 ), pemberian surat keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Surat keterangan bebas pinjam tersebut diperlukan untuk:

1. ujian akhir 2. yudisium

3. penerimaan ijazah

4. pindah studi ke perguruan tinggi lain.

Prosedur dalam pemberian surat keterangan bebas pinjam dilakukan dengan cara: 1. pengguna yang memerlukan keterangan bebas pinjam menyerahkan tanda

pengenal

2. petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal

3. petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam

4. kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjam

Contoh kartu bebas pinjam

Apabila seluruh persyaratan bebas pinjam telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif manjadi data alumni diperpustakaan tersebut.

Perpustakaan Univ. Tanpanama

BUKTI BEBAS PINJAM

No : ………

Menerangkan bahwa:

Nama :……….

NIP/NIM/NIRM :……….

Fak/Jurusan :……….

Program/Tingkat :……….

No.Anggota :……….

Alamat :……….

Telah bersih dari pinjaman bahan perpustakaan

Kotanama,………..,20.. Kepala,

LAMPIRAN

Data Jumlah Buku Yang Dipinjam Anggota Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED) Tahun 2010.

No. Bulan Jumlah

1. Januari 7.591

2. Pebruari 11.036

3. Maret 16.472

4. April 17.648

5. Mei 18.014

6. Juni 8.273

7. Juli 6.476

8. Agustus 5.328

9. September 15.093

10 Oktober 11.408

11. November 10.146

12. Desember 5.704

Jumlah 133.189