observasilapanganpim3

Hak Cipta ©

_Pada

_{: Lembaga Administrasi Negara}

Edisi Tahun 2008

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10, Jakarta, 10110

Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188

Observasi Lapangan (OL)

Jakarta - LAN - 2008

xxx hlm : 15 x 21 cm

ISBN : 979-8619-78-1

MODUL DIKLATPIM TINGKAT III

Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

i

ii

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

KATA PENGANTAR

undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon III baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi tengah, pejabat struktural eselon III memainkan peran yang sangat strategis karena bertanggung jawab dalam menuangkan garis-garis kebijakan pimpinan instansinya ke dalam program-program aktual, sehingga berbagai sumber daya yang dimiliki baik oleh pemerintah, masyarakat maupun swasta dapat bersinergi dalam mendorong dan mempercepat perwujudan tujuan-tujuan pembangunan nasional.

Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat III. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon III yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat III. Proses standarisasi meliputi

keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaraannya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.

Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat III yang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk para peserta (participant’s book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat III ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.

Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.

Jakarta, Juli 2008

KEPALA

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

iii

iv

DAFTAR ISI

Lembar Judul. ...

Lembar Pengesahan ...

Kata Pengantar ... Daftar Isi ...

BAB I Pendahuluan ... A. Latar Belakang ... B. Deskripsi Singkat ... C. Hasil Belajar... D. Indikator Hasil Belajar... E. Materi Pokok... F. Manfaat...

BAB II Metode dan Instrumen Pengumpulan Data ... A. Metode. ... B. Instrumen Pengumpulan Data. ... C. Persiapan Materi. ... D. Persiapan Lain. ... E. Latihan. ... F. Rangkuman. ...

BAB III Pengumpulan Data ... A. Pengumpulan Data. ... B. Jenis-Jenis Data. ... C. Latihan... D. Rangkuman. ...

BAB IV Persiapan... A. Latihan. ... B. Rangkuman. ...

BAB V Penyusunan Laporan Observasi Lapangan ... A. Penyusunan Laporan... B. Penyajian Laporan Observasi Lapangan... C. Latihan. ... D. Rangkuman. ...

BAB VI Penutup... A. Simpulan ... B. Tindak Lanjut. ...

Daftar Kepustakaan... Tim penulis. ... i ii iv 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 6 7 10 10 11 11 12 13 13 14 15 16 17 17 20 21 21 23 23 23 24

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Observasi Lapangan (OL) merupakan bagian integral dari program Diklat Kepemimpinan Tk. III (Diklatpim Tk. III), yang merupakan penerapannya melalui upaya mencocokkan antara teori yang di peroleh di kelas, pengalaman peserta di tempat tugas masing masing dan kenyataan yang diamati di tempat observasi lapangan (implementasi nyata).

Melalui observasi lapangan peserta akan dapat melihat sejauh mana pengetahuan yang diperoleh di kelas dapat diterapkan/diimplementasi kan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan serta pelayanan publik baik ditempat observasi lapangan maupun pada unit kerja asal peserta. Dengan demikian peserta akan menjadi peka terhadap lingkungan dan memiliki ketajaman serta kemampuan melakukan identifikasi, analisis dan mampu menemukan pokok masalah dan kemudian menetapkan/merumuskan solusi penanggulangannya.

Adapun kompetensi yang dipersyaratkan bagi pejabat eselon III yaitu antara lain memiliki kemampuan menyusun strategi perencanaan program di bidang pelayanan publik sesuai dengan prinsip-prinsip pelayanan prima. Sehingga kegiatan observasi lapangan akan menjadi suatu sarana latihan mengembangkan dan meningkatkan wawasan.

Peserta sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat senantiasa dituntut untuk memiliki kemampuan yang profesional,

jujur, adil, beretika dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini sangat ditentukan oleh tingkat intelegensia, pengetahuan, kemampuan kerjasama serta pemahaman terhadap tugas dan fungsi unit organisasinya.

Oleh karena itu hasil laporan observasi lapangan dari peserta perlu dituangkan dalam suatu laporan. Penyusunan laporan ini dilakukan baik secara perorangan maupun bersama dalam kelompok melalui kegiatan “Group Decision Making” maupun secara keseluruhan angkatan (integrasi).

B. Deskripsi Singkat

Dalam kegiatan ini peserta melakukan pengumpulan data, identifikasi masalah, analisis, dan saran pemecahan tentang praktek pelayanan publik di instansi yang dikunjungi untuk keperluan memperkaya wawasan dan pengalaman yang bermanfaat bagi peserta dalam penulisan KKK (Kertas Kerja Kelompok) dan KKP (Kertas Kerja Perorangan).

C. Hasil Belajar

Setelah membaca modul Observasi Lapangan ini, peserta mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan data/informasi dan masalah pelayanan publik untuk dianalisis dan dicari cara pemecahannya di instansi yang dikunjungi.

D. Indikator Hasil Belajar

Indikator-indikator hasil belajar adalah :

1. Peserta mampu memahami, menjelaskan dan mengumpulkan data dan informasi serta mengidentifikasi permasalahan pelayanan publik;

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

2. Peserta mampu memahami, menjelaskan, menganalisis dan mencari alternatif pemecahan masalah yang tepat tentang pelayanan publik di instansi yang dikunjungi;

3. Peserta mampu memahami, menjelaskan, dan menyusun laporan hasil observasi lapangan baik perseorangan maupun kelompok; 4. Peserta mampu memahami, menjelaskan serta

mempresentasi-kan laporan observasi lapangan.

E. Materi Pokok

Materi pokok yang dibahas pada modul Observasi Lapangan ini adalah :

1. Metode dan instrumen pengumpulan data. 2. Pengumpulan data.

3. Analisis data lapangan.

4. Penyusunan laporan observasi lapangan.

F. Manfaat

Berbekal hasil belajar pada modul Observasi Lapangan ini, peserta diharapkan mampu menerapkan :

1. Sebagai seorang pemimpin harus melakukan pengamatan tentang fakta dan data sebagai bahan informasi;

2. Sebagai seorang pemimpin dilatih melakukan pemecahan masalah berdasarkan analisis dengan memperhatikan ketepatan dan kebenaran;

3. Sebagai seorang pemimpin dapat mengemukakan fakta dan data secara obyektif berdasarkan hasil pengamatan guna peningkatan kinerja instansinya.

BAB II

METODE DAN INSTRUMEN

PENGUMPULAN DATA

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami metode dan instrumen pengumpulan data, guna penyusunan laporan observasi lapangan.

A. Metode

Metode atau cara adalah pengetahuan tentang cara-cara (Science of methods). Dalam pengertian umum, metode dapat digunakan dalam konteks apa saja, misalnya metode berpikir, metode pengajaran dan metode pendidikan.

Dalam konteks observasi lapangan ini “metode” adalah “totalitas cara” untuk melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori (science). Disebut totalitas cara sebab tidak hanya mengacu kepada cara observasi saja tetapi juga paradigma, pola pikir, pengumpulan data dan analisis data sampai cara penafsiran temuan lapangan, karena itu hal-hal yang teknis seperti pembuatan instrumen juga perlu dilakukan, (Lembaga Administrasi Negara, STIA-LAN, Logika dan Prosedur Penelitian, Prasetyo Irawan, DR., M.Sc.).

Kegiatan observasi lapangan dimaksudkan adalah untuk melakukan pengamatan secara langsung yang didasari oleh kebenaran ilmiah. Adapun kegiatan pengamatan dilakukan guna menggali dan 3

mengumpulkan data yang yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian pengembangan. Kegiatan pengamatan dilakukan pada Instansi pemerintah, Provinsi, Kabupaten/Kota serta unit kerja/SKPD yang ditetapkan dengan menggunakan cara : 1. Mengikuti ceramah yang berisikan keberhasilan atau kebijakan

dari pejabat yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan pelayanan publik di tempat obyek observasi lapangan;

2. Melakukan penjajakan (work-attachment) diri pada unit organisasi yang sesuai dengan fokus kajian;

3. Mempelajari dan mengkaji dokumen-dokumen yang relevan dengan topik bahasan;

4. Melakukan diskusi, mengidentifikasi masalah dan analisis penyebab masalah, dan merumuskan alternatif pemecahan masalahnya.

B. Instrumen Pengumpulan Data

Instrumen adalah alat untuk mengumpulkan data. Instrumen mudah dibayangkan bila apa yang diukur jelas (tangible). Instrumen sulit dibayangkan bila apa yang diukur tidak jelas (intangible) seperti motivasi atau sikap.

Intrumen yang baik harus valid (sahih) dan reliable (dapat dipercaya). Instrumen yang valid adalah instrumen yang dengan tepat dapat mengukur apa yang harus diukur. Instrumen dapat dipercaya bila hasil pengukuran itu bersifat ajeg (konsisten).

Adapun jenis instrumen yang dapat digunakan sebagai alat pengumpulan data dalam melakukan observasi sebagai berikut : 1. Kuesioner.

2. Pedoman wawancara. 3. Pedoman observasi lapangan.

Contoh :

Dalam Diklat mempunyai tema “Dengan Diklatpim Tk. III Kita Tingkatkan Program Kemandirian, Menuju Kepemerintahan Yang Baik”.

Langkah-langkah yang harus dicermati adalah :

1. Ceramah pimpinan daerah berkaitan dengan kebijakan program kemandirian;

2. Program kemandirian dapat dilihat dari beberapa aspek dan SKPD mana yang mempunyai kompetensi dalam meningkatkan program kemandirian sebagai lokus;

3. Menyusun instrumen berkaitan dengan indikator keberhasilan; 4. Melakukan wawancara untuk mendapatkan data/informasi dan

memperdalam instrumen yang telah disampaikan;

5. Melakukan pengolahan data/informasi sebagai bahan diskusi/ kompilasi hasil penjajakan;

6. Menyusun laporan hasil observasi lapangan.

C. Persiapan Materi

Sebagai langkah awal dalam kegiatan OL adalah mempunyai acuan berupa judul KKK yang telah dihasilkan pada waktu pembelajaran penyusunan KKK/KKA. Dari judul tersebut yang mempunyai komponen seperti : harapan, fokus permasalahan, dan inti persoalan tentunya peserta berupaya mengetahui cara memperoleh harapan, mengetahui permasalahan-permasalahan baik sebagai penyebab maupun akibat yang ditimbulkan dalam sebuah instrumen OL.

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

Contoh :

Dalam judul KKK salah satu kelompok adalah :

“Upaya pemberdayaan masyarakat pengrajin ukiran di pemerintah Kabupaten X”.

Tentu secara materi peserta akan mempersiapkan sebuah instrumen OL untuk mendapatkan data/informasi berkaitan dengan judul KKK, misalnya :

Sejauh ini pembinaan kepada masyarakat pengrajin dalam bentuk :

Penyuluhan Fasilitas Permagangan Lain-lain Workshop

Apakah dengan penyuluhan dapat menambah pemahaman masyarakat pengrajin ?

Sangat Setuju Setuju Kurang Setuju Tidak Setuju

Dengan memperhatikan pembahasan di atas, tentunya dapat dilihat Instansi/unit kerja sebagai lokus kajian pada kegiatan kelompok OL terkait dengan salah satu lokus sebagai obyek. Obyek OL dapat berupa Instansi Pemerintah, BUMN/BUMD, Swasta, dan Lembaga lainnya baik di Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota, serta Kecamatan atau Desa/Kelurahan.

D. Persiapan Lain

Untuk kelancaran pelaksanaan observasi lapangan, perlu dilakukan kegiatan-kegiatan persiapan yang terkoordinasi antara LAN-RI, Penyelenggara Diklat, Widyaiswara/Pembimbing dan peserta serta unit kerja yang akan dijadikan lokus observasi lapangan.

Kegiatan persiapan tersebut antara lain berupa :

1. Pembahasan rencana observasi lapangan oleh penyelenggara Diklat, peserta dan pembimbing, khususnya dalam menetapkan lokasi OL;

2. Penyelesaian administrasi keperluan observasi lapangan antara lain surat-menyurat, izin dan lain-lain;

3. Penjajakan lokasi oleh penyelenggara Diklat dan LAN RI. Untuk mempersiapkan akomodasi (tempat menginap, ruang diskusi dan seminar) dan konsumsi membahas waktu dan tempat acara pembukaan/penerimaan rombongan serta siapa yang akan menerima pada acara pembukaan. Selain dari pada itu Tim penjajagan juga perlu membawa materi/informasi yang relevan; Contoh : kalau lokusnya ke Instansi Pemerintah, akan lebih baik apabila tim penjajagan dapat membawa Tupoksi, LAKIP, dan RENSTRA.

4. Pembagian kelompok oleh peserta sendiri dengan memperhatikan petunjuk penyelenggara dan pembimbing;

5. Penjelasan observasi lapangan oleh pembimbing;

6. Penyiapan dan penyusunan daftar pertanyaan oleh peserta; 7. Penyusunan Panduan Observasi Lapangan oleh penyelenggara

dengan menyusun jadual kegiatan.

a. H 0

1. Peserta tiba di lokasi.

2. Penjelasan tambahan oleh pembimbing.

b. H 1

1) Pembekalan dari Pejabat Pimpinan Unit di lokasi Observasi Lapangan (Gubernur, Bupati/Direksi BUMN / BUMD/Camat/Pimpinan Organisasi atau lainnya) diikuti oleh semua peserta.

2) Work attachment di lokasi Observasi Lapangan oleh masing-masing peserta dalam kelompok yang telah ditentukan.

3) Diskusi kelompok untuk membahas temuan perorangan dilanjutkan dengan pengolahan bahan secara berkelompok untuk keperluan penyusunan Laporan Kelompok Observasi Lapangan.

c. H 2

1. Lanjutan work attachment di lokasi observasi lapangan oleh beberapa peserta mewakili kelompok masing-masing, apabila dirasakan datanya masih kurang lengkap. 2) Diskusi antar kelompok (Pra seminar) yang diikuti oleh

seluruh peserta guna membahas draft laporan kelompok Observasi Lapangan yang telah disusun oleh masing-masing kelompok.

3) Perbaikan butir-butir dan Penyusunan Narasi laporan Observasi Lapangan oleh masing-masing kelompok.

d. H 3

1. Perbaikan dan finalisasi Laporan Observasi Lapangan oleh masing-masing kelompok.

2) Persiapan Seminar.

e . H 4

1) Penyampaian Laporan Observasi Lapangan oleh peserta (seminar) di hadapan narasumber/para pejabat tempat Observasi Lapangan;

2) Pamit kepada Pimpinan Unit Kerja tempat Observasi Lapangan (Gubernur/Bupati/Direksi/BUMN/BUMD, Camat Pimpinan Organisasi) dilanjutkan dengan penyampaian kenang-kenangan dan penyerahan Laporan Observasi Lapangan dari wakil angkatan kepada Gubernur/Bupati/Direksi/ BUMN /BUMD/Camat serta penyerahan Laporan Kelompok dari masing-masing kelompok kepada unit kerja yang dikunjungi.

E. Latihan

1. Dalam membuat instrumen OL, apa yang sebaiknya harus dicermati sebagai langkah awal? Jelaskan!

2. Ceramah adalah salah satu metode dalam kegiatan OL, apa-apa saja yang harus dicermati pada saat pimpinan Instansi/Daerah berbicara?

3. Dalam penyusunan kuesioner, bentuk-bentuk apa saja yang Saudara ketahui?

F. Rangkuman

Metode sebagai bentuk atau cara yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelajaran adalah dengan melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori. Suatu metode dapat diterapkan berkaitan dengan kegiatan pengumpulan data/informasi yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian dengan persiapan. Selanjutnya berupa instrumen dalam bentuk quesioner, pedoman wawancara, dan pedoman observasi lapangan.

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

BAB III

PENGUMPULAN DATA

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan pengumpulan data/informasi, guna

penyusunan laporan observasi lapangan

A. Pengumpulan Data

Pengumpulan data adalah kegiatan yang paling penting dalam melakukan observasi lapangan. Semua kegiatan observasi lapangan atau pengamatan mengandung data, tanpa data obervasi lapangan/ pengamatan akan tidak berguna dan tidak akan memberi hasil kajian. Keberhasilan kegiatan observasi lapangan/pengamatan lapangan sangat ditentukan oleh kualitas data yang dihasilkan.

Jika kualitas data buruk, tidak valid, tidak reliable, maka hasil observasi lapangan kita pun akan buruk atau tidak bermanfaat sesuai dengan ungkapan “Garbage in Garbage out’, maka data yang kita peroleh tidak akurat hasilnyapun pasti tidak sesuai.

Data yang dimaksud adalah segala sesuatu yang ditemukan di lapangan yang ada relevansinya dengan topik pembahasan yang sudah dicatat (record). Segala sesuatu itu bisa dokumen, sarana dan prasarana, SDM, kebijakan, sisdur dan lain-lain. Segala sesuatu ini sebenarnya adalah fakta (fact) dan fakta ini selalu ada (exist),

tidak peduli kita sadar atau tidak terhadap keberadaannya (eksistensinya).

B. Jenis-jenis Data

Agar dapat lebih memahami apa itu data, maka berikut ini disampaikan jenis-jenis data sebagai berikut :

1. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka; 2. Data kualitatif adalah data yang berbentuk non angka;

3. Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara dari sumbernya;

4. Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya, biasanya diambil dari dokumen atau informasi dari orang lain yang tidak terlibat dengan kegiatan tersebut; 5. Data nominal adalah data yang meskipun dapat dirubah menjadi

angka, tidak memiliki nilai kuantitas apapun. Angka-angka yang nampak hanya berfungsi sebagai label atau kode;

6. Data Ordinal adalah data yang tidak memiliki nilai kuantitas tetapi masih dapat menunjukan perbedaan tingkatan satu hal dengan hal yang lainnya;

7. Data Internal adalah data yang memiliki nilai kuantitas tertentu, tetapi tidak memiliki nilai nol mutlak;

8. Data Ratio adalah data yang memiliki nilai kuantitas tertentu dan dalam skala pengukurannya mempunyai nilai nol mutlak; 9. Data Kontinyus adalah data yang belum dikelompokkan sehingga

antara satu nilai (data) dengan nilai lainnya dapat dibedakan secara jelas menurut satuannya.

11

C. Latihan

1. Apakah kualitas data dapat menunjukkan keberhasilan penyusunan Observasi Lapangan? Jelaskan!

2. Apa saja yang harus dicari dalam sebuah dokumen?

D. Rangkuman

Keberhasilan kegiatan observasi lapangan sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan, apakah menjadi kebutuhan dan relevan dengan topik kajian, mudah untuk melakukan identifikasi masalah, maupun analisis masalah dan jelas untuk menetapkan sebuah solusi dari pembahasan. Ada sembilan jenis data dan mempunyai karakteristik masing-masing.

BAB IV

P E R S I A P A N

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan analisis sesuai data lapangan yang dihasilkan, guna penyusunan laporan observasi lapangan

Melakukan analisis data lapangan adalah agar mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh.

Dengan mengetahui permasalahannya secara benar dan menemukan penyebabnya, dan kegiatan analisis dapat menemukan penyebab secara tepat dan benar pula. (analisis menggunakan teknik tertentu).

Dalam penulisan laporan hasil Observasi Lapangan atau lazim disebut “Identifikasi dan Analisis Masalah” dan/atau “Analisis dan alternatif pemecahan masalah”. Di bagian ini peserta dituntut untuk mengerahkan segala kemampuan analisisnya dengan menggunakan dasar pemikiran teori-teori yang relevan untuk menganalisis penyebab dari suatu permasalahan dan menghidangkan alternatif-alternatif pemecahan yang tepat.

Beberapa pertanyaan perlu dipertimbangkan agar hasil analisis dapat dilakukan secara obyektif, efektif dan efisien antara lain:

a. Data dan informasi apa saja yang perlu dilaporkan ?

b. Bagaimana dan dengan teknik apa analisis dilakukan ?

c. Bagaimana dan dalam bentuk apa data dan informasi yang ada disajikan ?

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

d. Bagaimana kaitan temuan dengan permasalahan dalam topik kajian dan kerangka berpikir observasi lapangan ?

Ada pun analisis data menggunakan teknik tertentu. Teknik sebagai metode berfungsi sebagai cara dan alat bantu analisis agar hasil analisis lebih akurat.

Pada Observasi Lapangan, peserta diminta untuk melatih diri dalam mempertajam daya analisis dari temuan lapangan.

Diharapkan setelah melatih diri dalam mengenal lapangan dan mempertajam daya analisis data lapangan, peserta lebih merasakan tentang penyempurnaan sebagai hasil pengayaan penulisan KKK dan KKP. Bahkan setelah melatih diri dalam menganalisis masalah peserta akan lebih tajam daya analisisnya pada saat ujian komprehensif. Peserta diberikan kebebasan untuk memilih teknik analisis yang paling tepat dengan temuan lapangan/fokus bahasan seperti yang dipelajari dari teknik-teknik analisis manajemen yaitu teknik SWOT dan teknik lainnya yang relevan antara lain :

a. Forced Field Analysis;

b. Fish Bone; c. USG;

d. Cost Benefit;

e. Model Causal Map; f. Model Komperasi;

g. Check Sheet dan lain-lain;

A. Latihan

1. Bagaimanakah cara untuk melakukan analisis data lapangan ? Jelaskan!

2. Setujukah Saudara bahwa instrumen/alat analisis mempunyai kekhususan dan kegunaan masing-masing? Jelaskan!

B. Rangkuman

Analisis data lapangan bertujuan untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh.

Melakukan analisis berarti melakukan identifikasi permasalahan untuk menemukan penyebab dan berakhir pada suatu alternatif-alternatif pemecahan. Berbagai teknik alat analisis dapat digunakan dalam rangka analisis data lapangan.

BAB V

PENYUSUNAN LAPORAN

OBSERVASI LAPANGAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menyusun laporan Observasi Lapangan

A. Penyusunan Laporan

Menyusun laporan hasil Observasi Lapangan adalah suatu kegiatan yang kompleks, menuntut kreativitas tinggi dan menuntut daya konsentrasi tinggi dan berjangka waktu relatif lebih lama. Penyusunan laporan adalah kulminasi dari proses kegiatan Observasi Lapangan baik yang disusun secara perseorangan maupun secara kelompok. Tidak berlebihan pula dikatakan bahwa di dalam laporan inilah reputasi dan kualitas hasil temuan dipertaruhkan. Oleh karena itu laporan juga merupakan komponen evaluasi yang tak terpisahkan dari proses yang lain dalam kegiatan Observasi Lapangan.

Dalam penyusunan perlu kejelasan, sehingga siapa audiensnya yang dimaksud dalam pembahasan. Tentu dengan kejelasan tersebut, dapat diperjelas lagi dengan lingkup bahasan yang menjelaskan maksud pembahasan sebuah laporan. Sebuah laporan juga harus proporsional dan terdapat keseimbangan antara muatan pendahuluan, isi dan penutup.

Harus diperhatikan pula obyektivitas sesuai fakta yang didapat sebagai data/informasi. Tentunya sebuah laporan ditutup dengan kesimpulan dan saran yang logis dan relevan serta mudah untuk direalisasikan.

Penulisan laporan Observasi Lapangan, baik yang disusun oleh perseorangan, maupun oleh kelompok diatur sebagai berikut : 1. Laporan Perseorangan

Laporan ini disusun berupa catatan setiap peserta sebagai bahan penyusunan laporan kelompok yang berisikan butir-butir sebelum dikompilasi.

2. Laporan Kelompok

Laporan ini disusun oleh kelompok selama melakukan Observasi Lapangan pada unit-unit kerja. Temuan ini ditulis dan disajikan dalam diskusi pleno (pra seminar).

Setelah dibahas dalam diskusi pleno (pra seminar) laporan kelompok ini diperbaiki narasinya oleh anggota kelompok. 3. Komponen utama yang diperlukan dalam penyusunan laporan

Observasi Lapangan, terdiri dari 3 (tiga) komponen, sebagai berikut:

a. Pendahuluan merupakan Bab I minimal berisi : 1) Latar Belakang;

2) Isu Aktual; 3) Lingkup Bahasan.

b. Isi (content) yang terdiri dari satu atau beberapa bab yang memuat :

1) Teori/konsep/prinsip yang relevan dengan isu;

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

2) Data/informasi yang relevan dengan isu; 3) Analisis;

4) Penyelesaian isu.

c. Penutup yang merupakan bab terakhir yang berisi : 1) Kesimpulan;

2) Saran (baik untuk instansi lokus maupun untuk instansi penyelenggara).

4. Contoh Sistematika Laporan adalah sebagai berikut

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini diuraikan mengenai fokus bahasan yang diangkat, visi dan misi serta tugas pokok instansi serta teknik pengumpulan data dan informasi.

Bab II Gambaran Keadaan

Pada bab ini diuraikan mengenai tujuan, sasaran, keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan dari jenis-jenis pelayanan, produk pelayanan, indikator keberhasilan, standar pelayanan serta pelaksanaan pelayanan.

Bab III Identifikasi dan Pembulatan Masalah

Pada bab ini dilaksanakan identifikasi masalah, dibulatkan masalahnya serta dicari penyebabnya. Masalah yang dicari adalah masalah administrasi.

Bab IV Analisis Masalah dan Alternatif Pemecahan Masalah.

Pada bab ini dilakukan analisis terhadap sebab-sebab masalah dan dikembangkan berbagai alternatif pemecahan masalah dengan memperhatikan sumber

daya yang dimiliki dan kemampuan organisasi, untuk kemudian ditetapkan alternatif pemecahan masalah dan langkah-langkah yang perlu ditempuh guna tercapainya tujuan organisasi.

Bab V Penutup

Pada bab ini diuraikan mengenai kesimpulan temuan serta saran-saran peserta Diklat kepada unit organisasi yang menjadi lokus Observasi Lapangan maupun kepada unit organisasi penyelenggara dalam upaya mencapai tujuan/sasaran organisasi khususnya dalam upaya meningkatkan kinerja pelayanan yang mengarah pada Standar Pelayanan Minimal (SPM) serta apa yang dapat diraih oleh peserta, unit asal peserta dan unit kerja penyelenggara Diklat selama dilaksanakannya Observasi Lapangan.

5. Penyusunan Ringkasan untuk Pimpinan (Executive Summary) yang ditulis oleh Ketua Angkatan dibantu Tim Perumus. Isi ringkasan bersifat naratif dan terdiri dari garis-garis besar kesimpulan dan saran keseluruhan laporan kelompok Observasi Lapangan.

B. Penyajian Laporan Observasi Lapangan

Kegiatan ini merupakan bentuk pertanggungjawaban peserta terhadap apa yang dilaksanakan selama Observasi Lapangan sekaligus sebagai klarifikasi temuan dengan narasumber. Kegiatan ini dapat membantu peserta dalam mencapai suatu pemahaman yang lebih baik tentang suatu masalah. Dengan kegiatan ini juga akan tumbuh sifat positif dari peserta seperti sikap terbuka, demokrasi, toleran, tidak emosional dan sebagainya.

Adapun kegiatan penyampaian laporan Observasi Lapangan ini terdiri dari 2 (dua) tahapan

Tahap I Penyampaian draft laporan kelompok (Pra Seminar), hasil kerja kelompok yang berbentuk butir-butir. Pada kesempatan ini semua peserta harus ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat baik bertanya ataupun menjawab. Bertindak sebagai moderator adalah peserta dari kelompok yang bukan penyaji.

Tahap II Penyampaian laporan Observasi Lapangan (seminar) hasil perbaikan dari tahap I di hadapan narasumber. Kegiatan ini dilaksanakan di tempat yang disepakati antara penyelenggara dengan tuan rumah. Bertindak sebagai moderator adalah Instansi Pembina Diklat atau Widyaiswara Pembimbing Observasi Lapangan. Bertindak selaku narasumber adalah Kepala Instansi/ unit kerja yang menjadi Lokus Observasi Lapangan ditambah dengan unit kerja yang dapat meliputi keseluruhan materi Obervasi Lapangan. Sebagai contoh di Kabupaten/Kota agar mengikutsertakan Bappeda/Bappeko sebagai narasumber utama.

C. Latihan

1. Bagaimanakah menyusun sebuah laporan yang baik ? Jelaskan!

2. Apa yang harus diperhatikan dalam menyusun laporan ?

D. Rangkuman

Penyusunan laporan hasil observasi lapangan perlu kejelasan dan kelengkapan tentang apa yang disusun.

Penyusunan laporan observasi lapangan, harus proporsional dan terdapat keseimbangan tentang apa yang akan disusun. Harus diperhatikan pula obyektivitas sesuai fakta yang didapat sebagai data/informasi.

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

BAB VI

P E N U T U P

A. Simpulan

Setelah menguraikan bahan dari modul ini maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu :

1. Dalam melakukan pengamatan pada kegiatan OL, metode yang digunakan dapat menemukan kebenaran sesuai teori;

2. Keberhasilan kegiatan OL sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan;

3. Penyusunan sebuah laporan OL harus memperhatikan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh melalui hasil analisis;

4. Dalam penyusunan laporan OL harus memperhatikan komposisi tulisan dan obyektivitas sesuai dengan fakta yang didapat sebagai data/informasi.

B. Tindak Lanjut

Sebagai bahan tindak lanjut dari pembahasan dalam modul ini, peserta dapat melakukan pengamatan dengan mengumpulkan data/ informasi untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran sebelum mengambil keputusan.

23

24

DAFTAR PUSTAKA

Irawan, Prasetya, Dr, M.Sc, Logika dan Prosedur Penelitian, Lembaga Administrasi Negara RI. STIA-LAN Press. Soedjadi, Drs, F.X, MPA. (1995). Organisasi dan Metode, Jakarta:

PT. Gunung Agung;

Soeparman, Atwi, Prof, DR, M.Sc. Model-Model Pembelajaran Interaktif, Jakarta.

DAFTAR DOKUMEN

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974, tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;

Peraturan pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, tentang Pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai negeri Sipil;

INPRES Nomor 1 Tahun 1995, tentang Peningkatan Kualitas Pelayanan Aparatur Pemerintah kepada Masyarakat; Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56 Tahun 1998, tentang

Pelayanan Aparatur Pemerintah kepada Masyarakat; Surat Keputusan Kepala LAN Nomor 541/XIII/10/6/2001, tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III.

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

d. Bagaimana kaitan temuan dengan permasalahan dalam topik kajian dan kerangka berpikir observasi lapangan ?

Ada pun analisis data menggunakan teknik tertentu. Teknik sebagai metode berfungsi sebagai cara dan alat bantu analisis agar hasil analisis lebih akurat.

Pada Observasi Lapangan, peserta diminta untuk melatih diri dalam mempertajam daya analisis dari temuan lapangan.

Diharapkan setelah melatih diri dalam mengenal lapangan dan mempertajam daya analisis data lapangan, peserta lebih merasakan tentang penyempurnaan sebagai hasil pengayaan penulisan KKK dan KKP. Bahkan setelah melatih diri dalam menganalisis masalah peserta akan lebih tajam daya analisisnya pada saat ujian komprehensif. Peserta diberikan kebebasan untuk memilih teknik analisis yang paling tepat dengan temuan lapangan/fokus bahasan seperti yang dipelajari dari teknik-teknik analisis manajemen yaitu teknik SWOT dan teknik lainnya yang relevan antara lain :

a. Forced Field Analysis;

b. Fish Bone; c. USG;

d. Cost Benefit;

e. Model Causal Map; f. Model Komperasi;

g. Check Sheet dan lain-lain;

A. Latihan

1. Bagaimanakah cara untuk melakukan analisis data lapangan ? Jelaskan!

2. Setujukah Saudara bahwa instrumen/alat analisis mempunyai kekhususan dan kegunaan masing-masing? Jelaskan!

B. Rangkuman

Analisis data lapangan bertujuan untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh.

Melakukan analisis berarti melakukan identifikasi permasalahan untuk menemukan penyebab dan berakhir pada suatu alternatif-alternatif pemecahan. Berbagai teknik alat analisis dapat digunakan dalam rangka analisis data lapangan.

BAB V

PENYUSUNAN LAPORAN

OBSERVASI LAPANGAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menyusun laporan Observasi Lapangan

A. Penyusunan Laporan

Menyusun laporan hasil Observasi Lapangan adalah suatu kegiatan yang kompleks, menuntut kreativitas tinggi dan menuntut daya konsentrasi tinggi dan berjangka waktu relatif lebih lama. Penyusunan laporan adalah kulminasi dari proses kegiatan Observasi Lapangan baik yang disusun secara perseorangan maupun secara kelompok. Tidak berlebihan pula dikatakan bahwa di dalam laporan inilah reputasi dan kualitas hasil temuan dipertaruhkan. Oleh karena itu laporan juga merupakan komponen evaluasi yang tak terpisahkan dari proses yang lain dalam kegiatan Observasi Lapangan.

Dalam penyusunan perlu kejelasan, sehingga siapa audiensnya yang dimaksud dalam pembahasan. Tentu dengan kejelasan tersebut, dapat diperjelas lagi dengan lingkup bahasan yang menjelaskan maksud pembahasan sebuah laporan. Sebuah laporan juga harus proporsional dan terdapat keseimbangan antara muatan pendahuluan, isi dan penutup.

Harus diperhatikan pula obyektivitas sesuai fakta yang didapat sebagai data/informasi. Tentunya sebuah laporan ditutup dengan kesimpulan dan saran yang logis dan relevan serta mudah untuk direalisasikan.

Penulisan laporan Observasi Lapangan, baik yang disusun oleh perseorangan, maupun oleh kelompok diatur sebagai berikut : 1. Laporan Perseorangan

Laporan ini disusun berupa catatan setiap peserta sebagai bahan penyusunan laporan kelompok yang berisikan butir-butir sebelum dikompilasi.

2. Laporan Kelompok

Laporan ini disusun oleh kelompok selama melakukan Observasi Lapangan pada unit-unit kerja. Temuan ini ditulis dan disajikan dalam diskusi pleno (pra seminar).

Setelah dibahas dalam diskusi pleno (pra seminar) laporan kelompok ini diperbaiki narasinya oleh anggota kelompok. 3. Komponen utama yang diperlukan dalam penyusunan laporan

Observasi Lapangan, terdiri dari 3 (tiga) komponen, sebagai berikut:

a. Pendahuluan merupakan Bab I minimal berisi : 1) Latar Belakang;

2) Isu Aktual; 3) Lingkup Bahasan.

b. Isi (content) yang terdiri dari satu atau beberapa bab yang memuat :

1) Teori/konsep/prinsip yang relevan dengan isu;

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

2) Data/informasi yang relevan dengan isu; 3) Analisis;

4) Penyelesaian isu.

c. Penutup yang merupakan bab terakhir yang berisi : 1) Kesimpulan;

2) Saran (baik untuk instansi lokus maupun untuk instansi penyelenggara).

4. Contoh Sistematika Laporan adalah sebagai berikut

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini diuraikan mengenai fokus bahasan yang diangkat, visi dan misi serta tugas pokok instansi serta teknik pengumpulan data dan informasi.

Bab II Gambaran Keadaan

Pada bab ini diuraikan mengenai tujuan, sasaran, keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan dari jenis-jenis pelayanan, produk pelayanan, indikator keberhasilan, standar pelayanan serta pelaksanaan pelayanan.

Bab III Identifikasi dan Pembulatan Masalah

Pada bab ini dilaksanakan identifikasi masalah, dibulatkan masalahnya serta dicari penyebabnya. Masalah yang dicari adalah masalah administrasi.

Bab IV Analisis Masalah dan Alternatif Pemecahan Masalah.

Pada bab ini dilakukan analisis terhadap sebab-sebab masalah dan dikembangkan berbagai alternatif pemecahan masalah dengan memperhatikan sumber

daya yang dimiliki dan kemampuan organisasi, untuk kemudian ditetapkan alternatif pemecahan masalah dan langkah-langkah yang perlu ditempuh guna tercapainya tujuan organisasi.

Bab V Penutup

Pada bab ini diuraikan mengenai kesimpulan temuan serta saran-saran peserta Diklat kepada unit organisasi yang menjadi lokus Observasi Lapangan maupun kepada unit organisasi penyelenggara dalam upaya mencapai tujuan/sasaran organisasi khususnya dalam upaya meningkatkan kinerja pelayanan yang mengarah pada Standar Pelayanan Minimal (SPM) serta apa yang dapat diraih oleh peserta, unit asal peserta dan unit kerja penyelenggara Diklat selama dilaksanakannya Observasi Lapangan.

5. Penyusunan Ringkasan untuk Pimpinan (Executive Summary) yang ditulis oleh Ketua Angkatan dibantu Tim Perumus. Isi ringkasan bersifat naratif dan terdiri dari garis-garis besar kesimpulan dan saran keseluruhan laporan kelompok Observasi Lapangan.

B. Penyajian Laporan Observasi Lapangan

Kegiatan ini merupakan bentuk pertanggungjawaban peserta terhadap apa yang dilaksanakan selama Observasi Lapangan sekaligus sebagai klarifikasi temuan dengan narasumber. Kegiatan ini dapat membantu peserta dalam mencapai suatu pemahaman yang lebih baik tentang suatu masalah. Dengan kegiatan ini juga akan tumbuh sifat positif dari peserta seperti sikap terbuka, demokrasi, toleran, tidak emosional dan sebagainya.

Adapun kegiatan penyampaian laporan Observasi Lapangan ini terdiri dari 2 (dua) tahapan

Tahap I Penyampaian draft laporan kelompok (Pra Seminar), hasil kerja kelompok yang berbentuk butir-butir. Pada kesempatan ini semua peserta harus ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat baik bertanya ataupun menjawab. Bertindak sebagai moderator adalah peserta dari kelompok yang bukan penyaji.

Tahap II Penyampaian laporan Observasi Lapangan (seminar) hasil perbaikan dari tahap I di hadapan narasumber. Kegiatan ini dilaksanakan di tempat yang disepakati antara penyelenggara dengan tuan rumah. Bertindak sebagai moderator adalah Instansi Pembina Diklat atau Widyaiswara Pembimbing Observasi Lapangan. Bertindak selaku narasumber adalah Kepala Instansi/ unit kerja yang menjadi Lokus Observasi Lapangan ditambah dengan unit kerja yang dapat meliputi keseluruhan materi Obervasi Lapangan. Sebagai contoh di Kabupaten/Kota agar mengikutsertakan Bappeda/Bappeko sebagai narasumber utama.

C. Latihan

1. Bagaimanakah menyusun sebuah laporan yang baik ? Jelaskan! 2. Apa yang harus diperhatikan dalam menyusun laporan ?

D. Rangkuman

Penyusunan laporan hasil observasi lapangan perlu kejelasan dan kelengkapan tentang apa yang disusun.

Penyusunan laporan observasi lapangan, harus proporsional dan terdapat keseimbangan tentang apa yang akan disusun. Harus diperhatikan pula obyektivitas sesuai fakta yang didapat sebagai data/informasi.

Modul Diklatpim Tingkat III Observasi Lapangan (OL)

BAB VI

P E N U T U P

A. Simpulan

Setelah menguraikan bahan dari modul ini maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu :

1. Dalam melakukan pengamatan pada kegiatan OL, metode yang digunakan dapat menemukan kebenaran sesuai teori;

2. Keberhasilan kegiatan OL sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan;

3. Penyusunan sebuah laporan OL harus memperhatikan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh melalui hasil analisis;

4. Dalam penyusunan laporan OL harus memperhatikan komposisi tulisan dan obyektivitas sesuai dengan fakta yang didapat sebagai data/informasi.

B. Tindak Lanjut

Sebagai bahan tindak lanjut dari pembahasan dalam modul ini, peserta dapat melakukan pengamatan dengan mengumpulkan data/ informasi untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran sebelum mengambil keputusan.

23

24

DAFTAR PUSTAKA

Irawan, Prasetya, Dr, M.Sc, Logika dan Prosedur Penelitian, Lembaga Administrasi Negara RI. STIA-LAN Press. Soedjadi, Drs, F.X, MPA. (1995). Organisasi dan Metode, Jakarta:

PT. Gunung Agung;

Soeparman, Atwi, Prof, DR, M.Sc. Model-Model Pembelajaran Interaktif, Jakarta.

DAFTAR DOKUMEN

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974, tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;

Peraturan pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, tentang Pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai negeri Sipil;

INPRES Nomor 1 Tahun 1995, tentang Peningkatan Kualitas Pelayanan Aparatur Pemerintah kepada Masyarakat; Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56 Tahun 1998, tentang

Pelayanan Aparatur Pemerintah kepada Masyarakat; Surat Keputusan Kepala LAN Nomor 541/XIII/10/6/2001, tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III.