PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN PROSES BISNIS
PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN
PROSES BISNIS
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait
untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan
(demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses
yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan
dari superprosesnya.
Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya
hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.Sebuah proses bisnis merupakan sekumpulan atau
serangkaian aktifitas yang menggambarkan berbagai metode alternatif pekerjaan, serta
dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi. Proses bisnis bisa terdapat
di semua bagian organisasi, misalnya keuangan, penjualan, pelayanan, pemasaran,
perpustakaan, SDM dan sebagainya.
Proses bisnis mempunyai beberapa ciri-ciri diantaranya :
1. Mempunyai tujuan
2. Mempunyai input
3. Mempunyai output
4. Memakai sumberdaya
5. Mempunyai urutan aktifitas
Proses bisnis dijelaskan dalam bentuk aktifitas tertentu yang disebut peristiwa. Peristiwa terdiri
dari aktifitas-aktifitas, berupa bagian dari proses operasi, proses manajemen, dan proses
informasi.
Proses operasi adalah serangkaian peristiwa operasional dalam rangka menyediakan barang
dan jasa. Proses informasi terdiri dari aktifitas-aktifitas seperti, pencatatan data atas transaksi
operasi, pemeliharaan data referensi yang penting, dan pelaporan informasi pada manajemen.
Proses manajemen menggunakan input dari proses operasi dan proses informasi untuk
pengambilan keputusan dan kebijakan sebagai outputnya.
PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN SEBELUM ADANYA SISTEM INFORMASI
Pengertian, tujuan dan tugas pokok perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak
dan terekam yang diatur secara sistematis sebagai sumber informasi dan dapat digunakan
untuk keperluan pendidikan, penelitian dan sebagainya.
Koleksi Perpustakaan
Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah:
1. Buku
2. Koleksi Referensi.
3. Koleksi Serial, seperti majalah, koran dan dibedakan menurut.
4. Brosur, yang memuat masalah-masalah aktual yang bersifat sementara.
5. Bahan Audio-Visual.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam
sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain.
Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau
subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek
dan jenis literaturnya
Jenis layanan perpustakaan
Jenis layanan perpustakaan secara umum adalah :
1. Layanan sirkulasi bahan pustaka.
Layanan peminjaman dan pengembalian buku, yang diproses secara lengkap dengan label-label
seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, dan nomor buku.
2. Layanan referensi.
Layanan koleksi bahan pustaka yang hanya untuk dibaca di perpustakaan.
3. Layanan ruang baca.
Layanan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan.
Layanan Sirkulasi
Beberapa layanan sirkulasi adalah sebagai berikut :
1. Menerima pendaftaran anggota perpustakaan.
2. Mengontrol setiap bahan pustaka yang dipinjam dan dikembalikan.
3. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman.
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman.
5. Memberikan sanksi penggantian buku yang dihilangkan anggota.
6. Menata koleksi bahan pustaka di rak buku.
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri
dengan mengisi formulir pendaftaran langsung di lobi perpus . Setelah mengisi formulir
tersebut, maka data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Hal ini sangat
menyulitkan bagi anggta yang ingin mendaftar saat perpus tutup serta kurang efisien
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya secara manual di
buku induk perpustakaan.
3. Peminjaman.
Koleksi bahan pustaka yang telah melalui proses pengolahan, dapat dipinjamkan kepada
anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, Pustakawan harus
kembalimengecek di buku induk perpus secara manual.
4. Pengembalian.
Pustakawan harus mencatat data pengembalian, pada saat anggota mengembalikan buku
pinjamannya.
PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya, perpustakaan mempunyai Sistem
Informasi Manajemen yang mencatat seluruh transaksi yang terjadi, sehingga petugas
perpustakaan dapat secara langsung memberikan sebuah laporan kepada pihak manajemen dan
dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak.
Jenis bahan pustaka dan penempatan koleksi
Untuk memudahkan dalam pencarian koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan, maka harus
diolah dan diatur secara sistematis, berdasarkan jenis bahan pustaka yang dikelompokkan
berdasarkan aturan tertentu. Tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Memberikan urutan yang berguna.
2. Penempatan yang tepat, agar bahan pustaka yang diinginkan mudah dicari serta mudah
dikembalikan.
3. Bahan pustaka baru mudah disisipkan pada bahan pustaka yang telah ada.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam
sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain.
Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau
subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek
dan jenis literaturnya
Rancangan Sistem
Yang terlibat pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. User Internal :
a. Pustakawan adalah seorang yang diberi tanggungjawab untuk mengelola perpustakaan.
b. Administrator adalah seorang yang bertanggungjawab untuk memelihara sistem informasi
yang telah dibuat.
2. User Eksternal
a. Anggota, adalah Dosen, Mahasiswa, Anggota Luar.
b. Non anggota.
Aktifitas yang terdapat pada sistem ini :
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri
dengan mengisi formulir pendaftaran secara online. Setelah mengisi formulir tersebut, maka
data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Calon anggota tersebut harus
melakukan pembayaran uang pendaftaran, agar pustakawan dapat memasukkan pendaftaran
anggota. Setelah semua proses pendaftaran selesai, maka seseorang tersebut telah menjadi
anggota perpustakaan dan menerima nomor keanggotaan.
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya ke dalam sistem.
Proses pengelolan akan dilaksanakan dan pustakawan dapat mencetak label koleksi untuk
masing-masing koleksi bahan pustaka. Selain itu, pustakawan juga dapat memasukkan data
anggota dan mencetak kartu keanggotaan.
3. Peminjaman.
Koleksi bahan pustaka yang telah melalui proses pengolahan, dapat dipinjamkan kepada
anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, pustakawan harus
memasukkan nomor keanggotaan, dan sistem akan menyimpan data peminjaman serta
menampilkan form untuk menambahkan data lengkap peminjaman. Pustakawan mengisikan
nomor dari koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam dan tanggal pengembalian.
4. Pengembalian.
Pustakawan harus mencatat data pengembalian, pada saat anggota mengembalikan buku
pinjamannya. Pustakawan mengisikan nomor dari koleksi bahan pustaka yang dikembalikan
pada form Pengembalian. Pada form ini terdapat informasi seperti anggota peminjam, koleksi
bahan pustaka yang telah dipinjam tapi belum dikembalikan, tanggal pengembalian, denda yang
harus dibayar, dan perpanjangan waktu peminjaman.
5. Perpanjangan.
Pustakawan mencatat data koleksi bahan pustaka yang akan diperpanjang, mengisi tanggal
perpanjangan, maka tanggal pengembalian akan berubah.
6. Pemesanan.
Apabila seorang anggota akan meminjam koleksi bahan pustaka yang ternyata sudah dipinjam
oleh orang lain, maka buku ini dapat dipesan sehingga orang yang meminjam buku tersebut
tidak dapat memperpanjang peminjamannya.
Setelah melakukan pemesanan, anggota tersebut harus menunggu sampai buku tersebut
dikembalikan.
Kelemahan :
1. Rahasia perusahaan diketahui patner
2. Keamanan system
3. Perbedaan kepentingan organisasi
4. Sulit melakukan modifikasi
5. Program bersifat general
6. Harus menyesuaikan dengan hardware dimasing-masing organisasi pada perusahaan
sejenis.
PROSES BISNIS
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait
untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan
(demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses
yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan
dari superprosesnya.
Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya
hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.Sebuah proses bisnis merupakan sekumpulan atau
serangkaian aktifitas yang menggambarkan berbagai metode alternatif pekerjaan, serta
dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi. Proses bisnis bisa terdapat
di semua bagian organisasi, misalnya keuangan, penjualan, pelayanan, pemasaran,
perpustakaan, SDM dan sebagainya.
Proses bisnis mempunyai beberapa ciri-ciri diantaranya :
1. Mempunyai tujuan
2. Mempunyai input
3. Mempunyai output
4. Memakai sumberdaya
5. Mempunyai urutan aktifitas
Proses bisnis dijelaskan dalam bentuk aktifitas tertentu yang disebut peristiwa. Peristiwa terdiri
dari aktifitas-aktifitas, berupa bagian dari proses operasi, proses manajemen, dan proses
informasi.
Proses operasi adalah serangkaian peristiwa operasional dalam rangka menyediakan barang
dan jasa. Proses informasi terdiri dari aktifitas-aktifitas seperti, pencatatan data atas transaksi
operasi, pemeliharaan data referensi yang penting, dan pelaporan informasi pada manajemen.
Proses manajemen menggunakan input dari proses operasi dan proses informasi untuk
pengambilan keputusan dan kebijakan sebagai outputnya.
PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN SEBELUM ADANYA SISTEM INFORMASI
Pengertian, tujuan dan tugas pokok perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak
dan terekam yang diatur secara sistematis sebagai sumber informasi dan dapat digunakan
untuk keperluan pendidikan, penelitian dan sebagainya.
Koleksi Perpustakaan
Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah:
1. Buku
2. Koleksi Referensi.
3. Koleksi Serial, seperti majalah, koran dan dibedakan menurut.
4. Brosur, yang memuat masalah-masalah aktual yang bersifat sementara.
5. Bahan Audio-Visual.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam
sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain.
Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau
subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek
dan jenis literaturnya
Jenis layanan perpustakaan
Jenis layanan perpustakaan secara umum adalah :
1. Layanan sirkulasi bahan pustaka.
Layanan peminjaman dan pengembalian buku, yang diproses secara lengkap dengan label-label
seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, dan nomor buku.
2. Layanan referensi.
Layanan koleksi bahan pustaka yang hanya untuk dibaca di perpustakaan.
3. Layanan ruang baca.
Layanan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan.
Layanan Sirkulasi
Beberapa layanan sirkulasi adalah sebagai berikut :
1. Menerima pendaftaran anggota perpustakaan.
2. Mengontrol setiap bahan pustaka yang dipinjam dan dikembalikan.
3. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman.
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman.
5. Memberikan sanksi penggantian buku yang dihilangkan anggota.
6. Menata koleksi bahan pustaka di rak buku.
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri
dengan mengisi formulir pendaftaran langsung di lobi perpus . Setelah mengisi formulir
tersebut, maka data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Hal ini sangat
menyulitkan bagi anggta yang ingin mendaftar saat perpus tutup serta kurang efisien
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya secara manual di
buku induk perpustakaan.
3. Peminjaman.
Koleksi bahan pustaka yang telah melalui proses pengolahan, dapat dipinjamkan kepada
anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, Pustakawan harus
kembalimengecek di buku induk perpus secara manual.
4. Pengembalian.
Pustakawan harus mencatat data pengembalian, pada saat anggota mengembalikan buku
pinjamannya.
PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya, perpustakaan mempunyai Sistem
Informasi Manajemen yang mencatat seluruh transaksi yang terjadi, sehingga petugas
perpustakaan dapat secara langsung memberikan sebuah laporan kepada pihak manajemen dan
dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak.
Jenis bahan pustaka dan penempatan koleksi
Untuk memudahkan dalam pencarian koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan, maka harus
diolah dan diatur secara sistematis, berdasarkan jenis bahan pustaka yang dikelompokkan
berdasarkan aturan tertentu. Tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Memberikan urutan yang berguna.
2. Penempatan yang tepat, agar bahan pustaka yang diinginkan mudah dicari serta mudah
dikembalikan.
3. Bahan pustaka baru mudah disisipkan pada bahan pustaka yang telah ada.
Katalog
Katalog perpustakaan diibaratkan sebagai daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam
sebuah koleksi yang diatur menurut abjad, lokasi, pengarang, judul ataupun urutan logika lain.
Tujuannya adalah:
1. Memudahkan untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau
subjeknya.
2. Memberikan informasi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan melalui pengarang, subjek
dan jenis literaturnya
Rancangan Sistem
Yang terlibat pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. User Internal :
a. Pustakawan adalah seorang yang diberi tanggungjawab untuk mengelola perpustakaan.
b. Administrator adalah seorang yang bertanggungjawab untuk memelihara sistem informasi
yang telah dibuat.
2. User Eksternal
a. Anggota, adalah Dosen, Mahasiswa, Anggota Luar.
b. Non anggota.
Aktifitas yang terdapat pada sistem ini :
1. Pendaftaran Anggota.
Seorang calon anggota yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat mendaftarkan diri
dengan mengisi formulir pendaftaran secara online. Setelah mengisi formulir tersebut, maka
data calon anggota dapat dilihat dan diperiksa oleh pustakawan. Calon anggota tersebut harus
melakukan pembayaran uang pendaftaran, agar pustakawan dapat memasukkan pendaftaran
anggota. Setelah semua proses pendaftaran selesai, maka seseorang tersebut telah menjadi
anggota perpustakaan dan menerima nomor keanggotaan.
2. Pengolahan.
Pustakawan harus memasukkan data koleksi bahan pustaka yang dibelinya ke dalam sistem.
Proses pengelolan akan dilaksanakan dan pustakawan dapat mencetak label koleksi untuk
masing-masing koleksi bahan pustaka. Selain itu, pustakawan juga dapat memasukkan data
anggota dan mencetak kartu keanggotaan.
3. Peminjaman.
Koleksi bahan pustaka yang telah melalui proses pengolahan, dapat dipinjamkan kepada
anggota. Saat seorang anggota meminjam koleksi bahan pustaka, pustakawan harus
memasukkan nomor keanggotaan, dan sistem akan menyimpan data peminjaman serta
menampilkan form untuk menambahkan data lengkap peminjaman. Pustakawan mengisikan
nomor dari koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam dan tanggal pengembalian.
4. Pengembalian.
Pustakawan harus mencatat data pengembalian, pada saat anggota mengembalikan buku
pinjamannya. Pustakawan mengisikan nomor dari koleksi bahan pustaka yang dikembalikan
pada form Pengembalian. Pada form ini terdapat informasi seperti anggota peminjam, koleksi
bahan pustaka yang telah dipinjam tapi belum dikembalikan, tanggal pengembalian, denda yang
harus dibayar, dan perpanjangan waktu peminjaman.
5. Perpanjangan.
Pustakawan mencatat data koleksi bahan pustaka yang akan diperpanjang, mengisi tanggal
perpanjangan, maka tanggal pengembalian akan berubah.
6. Pemesanan.
Apabila seorang anggota akan meminjam koleksi bahan pustaka yang ternyata sudah dipinjam
oleh orang lain, maka buku ini dapat dipesan sehingga orang yang meminjam buku tersebut
tidak dapat memperpanjang peminjamannya.
Setelah melakukan pemesanan, anggota tersebut harus menunggu sampai buku tersebut
dikembalikan.
Kelemahan :
1. Rahasia perusahaan diketahui patner
2. Keamanan system
3. Perbedaan kepentingan organisasi
4. Sulit melakukan modifikasi
5. Program bersifat general
6. Harus menyesuaikan dengan hardware dimasing-masing organisasi pada perusahaan
sejenis.