Peranan Manajemen Informasi dalam Menuju

Peranan Manajemen Informasi dalam Menuju
Tataran Organisasi Berbasis Pengetahuan
Dr. Richardus Eko Indrajit
indrajit@post.harvard.edu

Agenda Hari Ini
Pendahuluan
C  Pengantar Organisasi Berbasis Pengetahuan
C  Trend Global Teknologi Informasi dan Komunikasi
C  Manajemen Informasi in Action
Penutup dan Tanya-Jawab

Organisasi Berbasis Pengetahuan
C  Merupakan organisasi yang menempatkan
pengetahuan sebagai sebuah aset utama yang
secara intensif dipergunakan dalam berbagai proses
dan aktivitas pengelolaan sumber daya yang dimiliki
demi pencapaian visi, misi, dan obyektif yang
dicanangkannya

Alasan dan Manfaat

C  Alasan:
–  Pengetahuan merupakan faktor produksi penting dalam
organisasi diluar sumber daya konvensional 4M
–  “pengetahuan” merupakan bahan baku dari “intelligence”
dan “wisdom”

C  Manfaat berbasis pengetahuan:
–  Menjadi “learning organisation” yang tangguh
–  Menjamin terjadinya peningkatan kinerja organisasi
–  Menghasilkan keunggulan kompetitif yang tak tertandingi

Karakteristik Pengetahuan
C  Merupakan perpaduan antara informasi yang dimiliki
organisasi dan pengalaman dari masing-masing
individu yang terlibat
C  Memiliki dua bentuk utama:
–  Eksplisit tersebar dalam berbagai bentuk dokumen,
referensi, surat, laporan, keputusan di berbagai
fungsi organisasi
tertanam dalam benak, pikiran, kompetensi,

–  Tacit
pengalaman, kemahiran, keahlian di berbagai
individu organisasi

Masalah dan Tantangan
C  Volume pengetahuan yang dimiliki organisasi
sedemikan melimpah ruahnya
C  Frekuensi penciptaan dan penggunaan pengetahuan
eksplisit maupun tacit sangat tinggi sehari-harinya
C  Diperlukan mekanisme tata kelola pengetahuan
secara efektif yang dilakukan pada level informasi
(karena sifatnya yang tidak abstrak)
C  Untuk menjamin terjadinya pengelolaan yang efisien
dan terkontrol dengan baik, dilibatkanlah teknologi
informasi dan komunikasi (ICT)

Mekanisme Organisasi
C 

Proses tata kelola terhadap pengetahuan dan

teknologi informasi yang mendukungnya diterapkan
dalam sebuah organisasi melalui pembentukan 2
(dua) fungsi terkait dengan aktivitas:
1.  Tata kelola kebutuhan data, informasi, dan pengetahuan
sesuai dengan karakteristik organisasi dan lingkungan
dinamis yang terus berkembang
2.  Tata kelola beragam teknologi pendukung penciptaan,
penyimpanan, pengorganisasian, dan penyebaran data,
informasi, dan pengetahuan yang diperlukan

Kebutuhan vs Ketersediaan
C  Kedua fungsi organisasi ini merupakan suatu
mekanisme perimbangan antara
“demand” (kebutuhan) organisasi dan
“supply” (ketersediaan) teknologi terkait dengan
elemen data, informasi, dan pengetahuan
C  Kerjasama sinergis antara kedua fungsi tersebut
akan membentuk sebuah lingkungan kesatuan
manajemen pengelolaan informasi kondusif dan
holistik yang kerap diistilahkan sebagai “sistem

informasi”

Ragam Relasi Tata Kelola Informasi

SI
SI
SI
TI
MI

TI

Dependency
Model

MI
Systemic
Model
Relationship
Model

TI

MI

Hakekat Informasi dan Pengetahuan
C  Dipergunakan untuk mengambil keputusan strategis
C  Dipakai sebagai alat kontrol terhadap setiap entiti
dan komponen organisasi
C  Dilibatkan sebagai sebuah sumber daya penting
dalam proses penciptaan produk atau pelayanan
(jasa)
C  Dimanfaatkan sebagai bagian dari “panca indra”
organisasi mencermati lingkungan eksternal dan
internal
C  Didayagunakan dalam berbagai mekanisme
penciptaan keunggulan usaha

Information Governance
C  Informasi merupakan asset bernilai tinggi yang harus

dipelihara dengan baik
C  Kualitas informasi yang buruk akan menjadi
bumerang bagi organisasi yang menggunakannya
C  Sengaja dipergunakan untuk melakukan proses
misinformasi dan disinformasi
Sistem

Teknologi

i
Manajemen

oleh karena itu harus ada mekanisme untuk
menjamin terciptanya “information governance”
agar value of information yang dihasilkan sesuai
dengan kebutuhan dan setara dengan investasi
yang telah dikeluarkan organisasi…..

IT Governance
C  Informasi dapat menjadi indikator kinerja organisasi

C  Karena teknologi informasi dipergunakan sebagai
perangkat bantu pencipta, penyimpan, pengolah,
dan penyebar informasi, maka harus ada
mekanisme governance di dalamnya
C  Fenomena kasus disinformasi dan misinformasi
telah menciptakan konsep diperlukannya IT
Governance
C  ISACA dan ITGI memperkenalkan model IT
Governance yang utuh dan holistik yaitu CobiT

Pemikiran Dibalik CobiT
 Starts from the premise that IT needs to deliver the

information that the organisation needs to achieve
its objectives
 Promotes process focus and process ownership
 Divides IT into 34 processes belonging to four
domains and provides a high-level control objective
for each
 Looks at fiduciary, quality and security needs of

organisations, providing seven information criteria
that can be used to generically define what the
organisation requires from IT
 Is supported by a set of more than 300 detailed
control objectives

 Plan and Organise

 Acquire and Implement
 Deliver and Support

 Monitor and Evaluate

 Effectiveness
 Efficiency
 Availability
 Integrity

 Confidentiality

 Reliability
 Compliance

Kerangka Kontrol IT Governance
BUSINESS
PROCESSES
Criteria

INFORMATION

C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 

Effectiveness
Efficiency

Confidenciality
Integrity
Availability
Compliance
Reliability

COBIT

IT
RESOURCES
C 
C 
C 
C 
C 

Data
Aplication systems
Technology
Facilities

People

MONITOR AND
EVALUATE
AQUIRE AND
IMPLEMENT

DELIVER AND
SUPPORT

PLAN AND
ORGANISE

To provide the
information the
organisation needs
to achieve its
objectives, IT
resources need to
be managed by a
set of naturally
grouped
processes.

Syarat Keberhasilan

Ciri Manajer berbasis Pengetahuan
C  They understand about the importance of
knowledge
C  They are not scared of new technology
C  They will be learners
C  They will be good at helping others to learn
C  They will be leaders rather than being managers
C  They will be effective members of self-managing
teams
C  They will be hunter gatherers of information
C  They will be effective decision makers in the
absence of certainty

Plan and Organise
C  PO 1
C  PO 2

Define a Strategic Information Technology Plan
Define the Information Architecture

C  PO 3
C  PO 4

Determine the Technological Direction
Define the IT Organisation and Relationships

C  PO 5
C  PO 6

Manage the Investment in Information Technology
Communicate Management Aims and Direction

C  PO 7
C  PO 8

Manage Human Resources
Ensure Compliance with External Requirements

C  PO 9 Assess Risks
C  PO 10 Manage Projects
C  PO 11 Manage Quality

Acquire and Implement
C  AI 1 Identify Automated Solutions
C  AI 2 Acquire and Maintain Application Software
C  AI 3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure
C  AI 4 Develop and Maintain IT Procedures
C  AI 5 Install and Accredit Systems
C  AI 6 Manage Changes

Deliver and Support
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 
C 

DS 1
DS 2
DS 3
DS 4
DS 5
DS 6
DS 7
DS 8
DS 9
DS 10
DS 11
DS 12
DS 13

Define and Manage Service Levels
Manage Third-party Services
Manage Performance and Capacity
Ensure Continuous Service
Ensure Systems Security
Identify and Allocate Costs
Educate and Train Users
Assist and Advise Customers
Manage the Configuration
Manage Problems and Incidents
Manage Data
Manage Facilities
Manage Operations

Monitor and Support
C 
C 
C 
C 

M1 Monitor the Process
M2 Assess Internal Control Adequacy
M3 Obtain Independent Assurance
M4 Provide for Independent Audit

Agenda Dunia
from
Knowledge-Based Person
Knowledge-Based Organisation
Knowledge-Based Community
Knowledge-Based Society
Knowledge-Based Nation
Global milestone

to
to
to
to

2015 when more than 50% villages
are connected to the internet

Ciri Manajer Berbasis Pengetahuan
C 
C 
C 
C 
C 
C 

They understand about the importance of knowledge
They are not scared of new technology
They will be learners
They will be good at helping others to learn
They will be leaders rather than being managers
They will be effective members of self-managing
teams
C  They will be hunter gatherers of information
C  They will be effective decision makers in the
absence of certainty

Peranan Teknologi Informasi
… delivering the right knowledge
to the right people
at the right time …
and

… the people will get the right
knowledge at the right time …

Bagaimana Memulainya ?

start

GOOGLING

Prinsip Pemanfaatan ICT

OLD ORGANISATION
+
INFORMATION TECHNOLOGY
=
OLD AND EXPENSIVE ORGANISATION

Terima Kasih
Exelcom
Mobile 8

0818 925 926
088 880 008 EKO