BAB IV SIstm Informasi Arsip Surat

BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999 : 129), analisis sistem dapat didefenisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam menganalisis sistem, kita perlu mengetahui permasalahan apa saja yang ada di
sistem yang telah ada, sehingga kita dapat bercermin dari sistem yang ada dan
memperbaikinya pada sistem yang akan dibuat. Dalam laporan Kerja Praktek ini, studi
kasusnya adalah Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Berikut
adalah uraian dari analisis sistem yang terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut.
4.1.1 Analisis Permasalahan
Sistem manajemen pengarsipan surat yang dijalan di Lembaga Pengembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) UNIB cukup baik akan tetapi sistem
masih dijalankan secara manual. Berdasarkan hasil survei dan wawancara yang telah
dilakukan, masih terdapat kelemahan yang timbul akibat dari sistem yang masih
dilakukan secara manual tersebut. Berikut adalah beberapa kelemahan sistem yang
ada di LPTIK UNIB tersebut :

a. Surat masuk masupun surat keluar sulit ditemukan, karena penyimpanan data
surat masih berupa lembaran kertas-kertas.
b. Pencarian data surat-surat sulit ditemukan dikarenakan terlalu banyaknya data
yang tersimpan.
c. Tidak adanya salinan dari data-data tersebut, sehingga jika data hilang, maka
tidak akan ada kembali data tersebut.
Berdasarkan adanya masalah-masalah tersebut, sistem informasi yang akan
dibuat akan menyelesaikan dan mengurangi kelemahan yang ada pada sistem
20

sebelumnya, sehingga akan mempermudah proses manajemen surat menjadi lebih
efektif dan efisien.
4.1.2 Analisis Kebutuhan
Sistem yang akan dibuat memerlukan kebutuhan data masukan, kebutuhan
data keluaran, dan kebutuhan interface. Tujuan analisis kebutuhan adalah sebagai
batasan dari sistem yang akan dibuat, menentukan kemampuan dan fungsi sistem
sesuai dengan kebutuhan user, dan fasilitas-fasilitas yang merupakan nilai tambah
yang ada pada sistem yang dibangun.
Kebutuhan ini akan mebantu sistem untuk memperbaiki sistem yang telah ada
sebelumnya. Adapun analisis kebutuhan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga

Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah
sebagai berikut :
1. Kebutuhan data masukkan
Data masukan yang dibutuhkan dalam sistem ini antara lain : Data Surat Masuk
dan Data Surat Keluar.
Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah :
a. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien
b. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan.
c. Menjamin penyelesaian yang tepat.
d. Membuat input yang tidak rumit.
e. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten.
2. Kebutuhan data keluaran
Adapun data keluaran yang dibutuhkan adalah hasil laporan surat masuk dan
surat keluar yang dapat di cetak dengan menggunakan rentang waktu tertentu.
3. Kebutuhan interface
Berdasarkan hasil survei dan wawancara dengan pengguna sistem di Lembaga
Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu,
maka kebutuhan interface pada sistem adalah kemudahan dan kenyamanan
pengguna saat mengakses sitem dan disesuaikan dengan analisis permasalah

21

yanng ada. Selain itu, informasi-informasi yang terkumpul akan dianalisis
sehingga mencapai desain sistem informasi yang lebih baik.
4.1.3 Perangkat Lunak
Dalam pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu ini, memerlukan
beberapa perangkat lunak yang membantu menyelesaikan sistem informasi ini, yaitu:
1. Netbeans IDE 7.3.1
2. MySQL
3. XAMPP 1.7.5
4. JDK 1.8.0
5. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate
6. iReport 3.7.2
7. Microsoft Office 2010
4.1.4 Perangkat Keras
Untuk mencapai sebuah sistem informasi yang baik, diperlukan peralatan
perangkat keras untuk pengguna. Perangkat-perangkat keras ini akan menghubungkan
pengguna yang dalam hal ini adalah staf Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi
dan Komunikasi Universitas Bengkulu dengan sistem yang ada. Perangkat keras

minimum yang dibutuhkan untuk membangun dan menjalankan aplikasi ini adalah
sebagai berikut :
1.

Monitor

2.

Processor Intel Pentium

3.

RAM 512 MB

4.

Harddisk 40 GB

5.

Keyboard

6.

Mouse

7.

Printer

22

4.2 Perancangan Sistem
Analisis Sistem ini adalah tahap konseptualisasi, yaitu suatu tahap yang
mengharuskan analisis dalam perancangan sistem (perangkat lunak) untuk berusaha tahu
pasti mengenai hal-hal yang menjadi kebutuhan dan harapan pengguna sehingga nanti
aplikasi yang dibuat memang dibutuhkan oleh user serta memuaskan kebutuhan dan
harapannya.
Adapun konseptualisasi dalam analisis sitem ini mengunakan konsep UML (Unified
Modeling Language) yaitu salah satu tool atau model untuk merancang pengembangan

software yang berbasis object oriented. Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML
menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa
diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram
perwaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Adapun diagram tersebut antara lain
adalah
a. use case diagram,
b. class diagram,
c. state chart diagram,
d. activity diagram,
e. sequence diagram,
f. collaboration diagram,
g. component diagram, dan
h. deploment diagram.
Menurut Pender (2002 : 27) untuk sistem yang kecil dan atau lebih spesifik, tidak
diharuskan membuat semua diagram. Namun semua diagram harus dibuat jika kita bekerja
pada sistem yang besar yang memiliki kode yang cukup kompleks dan mengharuskan kita
berpindah-pindah dari subprojek yang satu ke subprojek yang lain.
Dikarenakan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi

Universitas Bengkulu ini merupakan salah satu sistem

informasi yang tidak besar, karena hanya mencakup tentang manajemen surat saja, maka
dalam perancangan sistemnya hanya digunakan empat diagram penunjang pembangunan
sistem informasi ini. Berikut adalah keempat diagram tersebut :

23

4.2.1. Use Case
Komponen pembentuk diagram use case adalah :
1.

Aktor (actor), menggambarkan pihak yang berperan dalam sistem

2.

Use case, aktivitas / sarana yang disiapkan oleh sistem

3.

Hubungan (link), actor mana saja yang terlibat dalam usecase ini

Berikut use case dari Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu

Admin
Cari Surat Masuk/Keluar

Lihat SuratMasuk/Keluar


Login



Ubah SuratMasuk/Keluar

Tambah SuratMasuk/Keluar

Hapus SuratMasuk/Keluar

Cetak LaporanMasuk/Keluar

Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem Informasi Arsip Surat

24

4.2.2. Class Diagram
Class diagram adalah jenis diagram struktur statis yang menjelaskan struktur
dari sebuah sistem dengan menunjukkan kelas-kelas, interface, atribut-atribut, dan
hubungan antar kelas (inheritance, aggregation, dll) dari struktur sistem tersebut.
Class diagram untuk pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga
Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu adalah
sebagai berikut :

Surat_Masuk

Kode_Surat
id_kode
keterangan

+1

+0...n

id_masuk
tgl_masuk
tgl_surat
no_surat
perihal
kode_surat
tanda_tangan
lampiran

tampilKeterangan()
tambahSuratMasuk()

editSuratMasuk()
hapusSuratMasuk()
tampilSuratMasuk()

+1

+0...n
+0..n

Surat_Keluar
id_keluar
tgl_keluar
tgl_surat
no_surat
perihal
kode_surat
tanda_tangan
lampiran

User
username
password

+1..n
login()

Jenis_Surat
+0..n

tambahSuratKeluar()
editSuratKeluat()
hapusSuratKel uar()
tampilSuratKeluar()

+1..n

id_jenis
jenis_surat
tampilJenis()

+1...n
+1

Admin
id_adm in
edit admin()
tampil admin()

Gambar 4.2. Class Diagram Sistem Informasi Arsip Surat
25

4.2.3. Sequence Diagram
Diagram ini berguna untuk menggambarkan interaksi antar objek dengan
penekanan pada urutan proses atau kejadian. Sequence diagram biasa digunakan
untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan
sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu :

Login

Form Surat
Masuk

: Admin

Form Surat
Keluar

Form Laporan
Masuk

Form Laporan
Keluar

1: username,password

2: authentifikasi akun

3: input dat(id_masuk, tgl_masuk, tgl_surat, no_surat, perihal, kode_surat, tanda_tangan, lampiran)
4: tambah()
5: edit()

6: hapus()

7: tampilkan(id_masuk)

8: input (id_keluar, tgl_keluar, tgl_surat, no_surat, perihal, kode_surat, tanda_tangan, lampiran)
9: tambah()
10: edit()

11: hapus()

12: tampilkan(id_keluar)

13: cetak laporan surat masuk

14: laporan surat masuk
15: cetak laporan surat keluar

16: laporan surat keluar

Gambar 4.3. Sequence Diagram Sistem Informasi Arsip Surat

26

4.2.4. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin
terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram pada Sistem Informasi
Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Universitas Bengkulu adalah :

Login

authentif ikasi
salah
benar
Halaman
Utama

Surat
Masuk

Surat
Keluar

Laporan
Surat Masuk

Laporan
Surat Keluar
kembali

tampil surat
masuk

tampil surat
keluar

tampil laporan
surat masuk

tampil laporan
surat keluar

Gambar 4.4. Activity Diagram Sistem Informasi Arsip Surat

27

4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

username

Id_admin*

passwor
d

name

1

Admin

1
Kelola
surat
keluar

Kelola
surat
masuk

a Surat
Keluar

Id_masuk
*

Tgl_masu
k

Id_keluar*

M

M

Tgl_surat

Tgl_kelua
r

Surat
Keluar

Surat
Masuk
Id_ma

Id_kel

suk*

uar*

No_surat

Tgl_surat

No_surat
memiliki

Id_kode**

Id_kode**

M
Kode_Surat

Id_kode*

keterang
an*

Gambar 4.5. Entity Relationship Diagram

4.3 Struktur Basis Data
28

Basis data merupakan salah satu komponen yang penting pada sistem informasi,
karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Struktur basis data dari
Sistem Informasi Arsip Surat Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :
1. Tabel Admin

 Nama Tabel
 Fungsi
No
.
1
2
3

: tb_admin
: Berisi data Admin aplikasi

Nama field
Id_admin
Username
Password

Tipe
char
char
char

Lebar
5
10
10

Keterangan
Primary Key

2. Tabel Kode_Surat

Nama Tabel : kd_surat
Fungsi
: Berisi data kode surat dan keterangannya
No Nama field
Tipe
Lebar
.
1
2

Kode
Keterangan

char
varchar

2
50

Keterangan
Primary Key

3. Tabel Surat_Masuk

 Nama Tabel
 Fungsi
No
.
1
2
3
4
5
6
7
8

: smasuk
: Berisi data seluruh surat yang masuk

Nama field

Tipe

kd_sm
tgl_masuk
tgl_sm
no_surat
perihal
Kode
Tanda _tangan
Lampiran

char
Date
Date
varchar
varchar
char
varchar
IMG

Lebar
5
50
100
2
50

Keterangan
Id surat masuk

Foreign Key

4. Tabel Surat_Keluar
29

 Nama Tabel : tb_keluar
 Fungsi
: Berisi data seluruh surat yang keluar
No
.
1
2
3
4
5
6
7
8

Nama field
Kd_sk
tgl_keluar
tgl_sk
no_sk
Perihal_sk
Kode
Ttd_sk
Lam_sk

Tipe
char
Date
Date
varchar
varchar
char
varchar
IMG

Lebar
5

Keterangan
Primary Key

50
100
2
50

Foreign Key

4.4 Perancangan Desain Interface Sistem
Sebelum membuat aplikasi sistem secara nyata, sebaiknya kita membuat desain
interfaces atau desain tampilan yang nantinya akan digunakan sebagai tampilan dari sistem
yang akan dibuat. Berikut adalah desain tampilan untuk Sistem Informasi Arsip Surat
Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Bengkulu

SIASAT
{Sistem Informasi Arsip Surat}
Username
Password

MASUK

Gambar 4.6 Halaman Login Admin

30

X

1

2

3

4

5

SELAMAT DATANG
“USERNAME”
Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi

SIASAT

{Sistem Informasi Arsip Surat}

Gambar 4.7 Halaman Utama Program SIASAT

Keterangan :
1.
2.
3.
4.
5.

Menu
Menu
Menu
Menu
Menu

Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Tentang Aplikasi

X

31
1

2

3

4

5

Pencarian
Id_masuk Kode_Surat
Tgl_masuk Tujuan
Tgl_SuratYang
No_SuratMenandatangani
PerihalLampiran

Edit

Tambah

upload

Hapus

Simpan

Refresh

Keluar

Gambar 4.8 Halaman Manajemen Surat Masuk

X

32
1

2

3

4

5

kategori

cari

Pencarian
Id_keluar Kode_Surat
Tgl_Keluar Tujuan
Tgl_Surat Yang
No_SuratMenandatangani
PerihalLampiran

Tambah

Edit

upload

Hapus

Simpan

Refresh

Keluar

Gambar 4.9 Halaman Manajemen Surat Keluar

33

X

Id_
Sur
at

3

2

1

Tgl_mas
uk

Tgl_Su
rat

No_Su
rat

Perih
al

4

Kode_
Surat

Tujuan

5

Yang
Menandatangai

LAPORAN SURAT MASUK
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal

s/d

Bulan

s/d

Cari

Cetak Laporan

Gambar 4.10 Halaman Cetak Laporan Surat Masuk

34

X

2

1

Id_
Sur
at

Tgl_Kel
uar

Tgl_Su
rat

3

No_Su
rat

Perih
al

4

Kode_
Surat

Tujuan

5

Yang
Menandatangan
i

LAPORAN SURAT Keluar
Cetak Surat Berdasarkan :
Tanggal

s/d

Bulan

s/d

Cari

Cetak Laporan

Gambar 4.11 Halaman Cetak Laporan Surta Keluar

35

X

.
1

2

3

4

5

SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
KERJA PRAKTEK
PANDU ADHI WICAKSONO
G1A011002
DOSEN PEMBIMBING
FUNNY FARADY COASTERA,S.KOM,M.T

Gambar 4.12 Halaman tentang Aplikasi

36