ESSAY PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT Uji
ESSAY PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
(Ujian Tengah Semester Manajemen Proyek Teknologi Informasi)
Oleh
Tantut Wahyu Setyoko – 1617051001
Dico Muhammad – 1617051040
Ayi Nugraha – 1657051004
JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS LAMPUNG
2017
Pembagian Tugas :
1. Tantut Wahyu Setyoko :
1. Abstrak
2. Pendahuluan
3.
Identifikasi
Stakeholder
dan
Stakeholder
Project
Management
4. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
5. Finishing
2. Dico Muhammad :
1. Rencana Pengelolaan Stakeholder
2. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
3. Finishing
3. Ayi Nugraha
:
1. Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder
2. Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
3. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
4. Daftar Pustaka dengan Mendeley
5. Finishing
PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
Tantut Wahyu Setyoko1, Ayi Nugraha1, Dico Muhammad1
Abstrak
Kegiatan penyelesaian proyek berlangsung dengan memanfaatkan kemampuan stakeholder
sebagai pemeran utama dalam pemenuhan tugas. Stakeholder adalah pelaku jasa terhadap
keberhasilan suatu proyek yang ditangani. Stakeholder atau pemangku kepentingan dapat
mencakup semua orang atau individu yang memiliki pengaruh positif serta signifikan dalam
keberhasilan suatu proyek diantaranya adalah klien, pengguna akhir, kontraktor, konsultan,
serikat pekerja, otoritas publik, lembaga keuangan, perusahaan asuransi, organisasi
pengendali, media, pihak ketiga dan pesaing. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk
mengetahui seberapa penting peran stakeholder dalam mempengaruhi atau dipengaruhi oleh
keberhasilan suatu proyek. Para stakeholder (pemangku kepentingan) selalu melakukan
manajemen terhadap kelompoknya kegiatan ini disebut stakeholder management yaitu proses
untuk mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi untuk memberikan dampak terhadap
keberhasilan suatu proyek. Selanjutnya, tulisan ini akan menggambarkan project stakeholder
management yang resmi dan sistematis. Project Stakeholder Management ini memiliki
cakupan sebanyak 4 langkah yaitu : project charter (perencanaan awal), procurement
documents (identifikasi), enterprice enviromental factors (analisis dan komunikasi),
organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut).
Kata Kunci : stakeholder, stakeholder management, keberhasilan proyek, cakupan project
stakeholder management, project charter, procurement documents, enterprice
enviromental factors, organizational process assests.
Pendahuluan
Stakeholder merupakan pemangku kepentingan yang biasanya ada dalam suatu kegiatan
proyek. Stakeholder jumlahnya sangat banyak sehingga dapak dikatakan sebuah kelompok.
Stakeholder adalah setiap individu, grup, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh keputusan, aktvitas, dan hasil dari suatu proyek (PMBOK 2013, halaman
563). Jadi stakeholder juga bisa merupakan komunitas orang-orang yang bekerja terhadap
suatu proyek atau komunitas orang yang merasakan dampak akibat suatu proyek tersebut.
Sementara itu untuk melakukan proses penyelesaian proyek para stakeholder harus
1
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Lampung Jl. Professor Dokter Ir. Sumantri
Brojonegoro No.1, Gedong Meneng, Rajabasa, Gedong Meneng, Rajabasa, Kota Bandar Lampung, Lampung
35141 e-mail : tantutsmp16@gmail.com; ayi.nugraha1004@students.unila.ac.id; dicomuhammad@gmail.com
melakukan project stakeholder management dimana didalam proses tersebut terdapat proses
identifikasi terhadap orang, kelompok, atau organisasi yang mungkin saja terkena dampak
terhadap proyek yang akan dikerjakan. Tidak hanya itu saja, namun terdapat proses
menganalisis, mengembangkan, serta melibatkan seluruh elemen stakeholder agar kinerja
lebih efektif dan efisien (PMBOK 2013, halaman 556). Tulisan ini akan sedikit membantu
para pembaca terlebih pemula untuk mengetahui :
1. Seberapa pentingkah stakeholder terhadap suatu pengerjaan proyek?
2. Bagaimana para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam
proyek yang sedang dikerjakannya ?
Kedua rumusan masalah diatas saling terintergrasi satu sama lain sehingga dapat menjawab
dengan tepat mengenai langkah logis dalam menyelesaikan suatu proyek hingga mencapai
keberhasilan suatu proyek.
Identifikasi Stakeholder dan Project Stakeholder Management
Identifikasi stakeholder atau pemangku kepentingan adalah proses awal atau biasa disebut
dengan proses inisiasi. Proses ini ditujukan guna melakukan identifikasi kepada semua orang
yang terlibat dalam proses pengerjaan proyek tersebut dan orang – orang yang terkena
dampak terhadap hasil akhir proyek contohnya seperti pelanggan, sponsor, anggota tim,
serikat kerja, juga para produsen, konsumen, dan distributor.
Proses identifikasi inilah yang bisa disebut dengan project stakeholder management yang
didalamnya terdapat 4 cakupan diantaranya adalah project charter (perencanaan awal),
procurement documents (identifikasi proyek), enterprice enviromental factors (analisis dan
komunikasi), organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut) (PMBOK 2013,
halaman 394, 395).
Perencanaan awal (Project Charter) adalah hal paling mendasar karena di dalam proses
identifikasi ini para stakeholder menentukan deskjob melalui rapat koordinasi yang dibentuk
oleh project manager selain itu didalam proses ini terdapat aktivitas pengembangan strategi
manajemen agar proyek menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam perencanaan awal ini harus
melibatkan seluruh stakeholder terkait karena hasil dari aktivitas ini selanjutkan akan
dilanjutkan kepada proses identifikasi proyek. Project Charter mengahsilkan suatu
dokumentasi berupa pihak – pihak external dan internal yang terkait dengan proyek yang
dilakukan seperti sponsor, customer, anggota team, kelompok atau departemen. Perencanaan
awal menjadi titik awal penentu keberhasilan proyek agar kerja para pelaksana yaitu
stakeholder lebih terdata, tertata dan terlaksana.
Setelah mendapatkan hasil dari perencanaan awal maka hasil tersebut akan diidentifikasi
sesuai dengan masalah yang harus ditangani terlebih dahulu oleh para stakeholder. Sehingga
para stakeholder dapat dengan mudah mengeksekusi satu persatu aktivitas yang harus
dikerjakan terlebih dahulu. Indentifikasi proyek dalam hal manajemen proyek dirasa sangat
penting karena merupakan bagian yang amat sangat penting jika dilihat dari sudut pandang
manapun karena identifikasi ini mempermudah para stakeholder untuk membuat matriks
kerja serta menentukan lebih lanjut apa yang hahrus dilakukan selanjutnya. Dari kegiatan
procurement documents akan didapat hasil berupa informasi mengenai pihak-pihak yang
telah diidentifikasi membantu kelangsungan kerja proyek.
Analisis menjadi bagian selanjutnya dalam proses project stakeholder management yaitu
masuk kedalam cakupan enterprice enviromental factors. Dalam kegiatan analisis, selain
digunakan untuk menentukan langkah lebih lanjut matriks kerja dipakai sebagai bahan
analisis kinerja untuk menentukan jumlah waktu kerja agar lebih efisien dan sebagai modal
untuk membuat keputusan terhadap pengerjaan suatu proyek.
Cakupan yang masih masuk didalam enterprice environmental factors lainnya yaitu
komunikasi antar stakeholder terkait. Setelah didapat hasil analisis yang konkret maka hasil
tersebut dikomunikasikan melalui rapat koordinasi bersama seluruh elemen pelaksana kerja
agar semua elemen stakeholder yang akan menangani suatu proyek mendapat informasiinformasi ter-update sehingga peluang keberhasilan kerja pada pengerjaan proyek sehingga
proyek yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan klien.
Komunikasi tanpa tindakan rasanya seperti melakukan hal yang kurang tepat. Maka setelah
melakukan komunikasi dan seluruh elemen stakeholder mendapat informasi maka harus ada
tindakan implementasi terhadap informasi tersebut agar pegerjaan proyek terlaksana dengan
tepat dan akurat. Enterprice enviromental factors akan menghasilkan dampak dari identifikasi
yang telah dilakukan pada cakupan procurement documents.
Tindak lanjut menjadi cakupan terakhir dalam proses identifikasi stakeholder yang dilakukan
para project stakeholder management pada proses ini peran expert judgement (staf ahli)
dibutuhkan untuk menganalisis kegiatan kerja proyek yang telah dilaksanakan sehingga
lingkup kerja tidak melebar dan sesuai dengan cita-cita kerja para stakeholder hasil dari
tindak lanjut ini merupakan koreksi dari para expert judgement digunakan untuk bahan
perbaikan kinerja proyek. Bahan koreksi ini digunakan sebagai acuan kerja para elemen
stakeholder sehingga apa yang akan dikerjakan selanjutnya hingga akhir mendapatkan hasil
sesuai dengan harapan klien. Tindakan dan tindak lanjut masuk kedalam cakupan
organizational process assests hasilnya akan didapat berupa informasi penting dari expert
judgement yang akan membantu penyelesaian matriks kerja pengerjaan proyek.
Lalu seberapa pentingkah peran stakeholder terhadap pengerjaan proyek ? Dari tulisan diatas
dapat dipastikan bahwa stakeholder merupakan jantung kerja yang mengatur seluruh sistem
kerja agar sesuai dengan harapan para pelaksana kerja. Jika didalam suatu proyek tidak
terdapat stakeholder yang mengerjakan maka proyek tersebut akan terbengkalai bahkan tidak
ada hasil yang sesuai harapan para klien. Stakeholder tentunya dapat menyukseskan sebuah
proyek yang ditangani jika para stakeholder kompak dan bekerja sama satu sama lain.
Setelah dilakukannya serangkaian proses identifikasi stakeholder terhadap project
stakeholder management maka didapat hasil yaitu berupa output yang memberikan benefit
kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder yang bekerja
dalam proyek ini.
Tools and Techniques Indentifikasi Stakeholder
Setiap stakeholder dalam melakukan proses manajemennya tentu saja menggunakan tools
and techniques. Kebutuhan terhadap tools and techniques terhadap pengerjaan proyek dinilai
penting sehingga. Tentunya alat dan teknik dikerjakan secara bersamaan dan sinergi sehingga
hasil yang didapat akan maksimal sesuai dengan keinginan para klien.
Terdapat 3 langkah dalam melakukan proses penerjemahan proyek diataranya adalah
stakeholder analysis, expert judgement, meeting. Langkah konkret setelah melakukan
identifikasi stakeholder yaitu stakeholder analysis. Stakeholder analysis merupakan suatu
teknik yang sistematis sehingga mendapatkan hasil berupa analisis terhadap informasi
mengenai hal yang terkait dengan pengerjaan proyek. Informasi yang didapat berupa
informasi yang bersifat kualitatif dan kuantitatif kepada stakeholder. Identifikasi dilakukan
pada aspek kepentingan, harapan terhadap hasil, serta pengaruh terhadap stakeholder
terhadap tujuan proyek. Stakeholder analysis dapat menjadi langkah awal dalam menentukan
serta membangun suatu koalisi dan kerjasama potensial untuk meningkatkan peluang
kesuksesan proyek.
Alat atau teknik selanjutnya adalah expert judgement. Expert judgement merupakan teknik
untuk menyakinkan identifikasi yang komprehensif. Dalam kamus besar bahasa indonesia
komprehensif memiliki arti mampu menangkap (menerima) dengan baik, luas dan lengkap,
atau mempunyai wawasan yang luas. Identifikasi yang dihasilkan oleh expert judgement
bersifat komprehensif atau dapat dengan mudah dimengerti oleh para stakeholder sehingga
para stakeholder dengan mudah memperbaiki kesalahan – kesalahan kerja. Namun expert
judgement hanya dapat dilakukan oleh senior management yang pernah mengerjakan proyek
serupa dan berhasil. Konsultan dan professional juga dapat melakukan expert judgement
Meeting atau pertemuan dilakukan untuk mengomunikasikan apapun yang menjadi
kepentingan kerja para stakeholder. Didalam meeting matriks kerja harus disampaikan secara
rinci oleh project manager kepada seluruh stakeholder atau staf terkait. Sehingga seluruh
detail struktur kegiatan dimengerti oleh para stakeholder. Harapan setelah adanya meeting ini
adalah para stakeholder mengerti apasaja yang menjadi batasan kerja mereka sehingga para
stakeholder tidak melampaui batasan kerja tersebut. Ketika pengerjaan matriks kerja tepat
sasaran maka proyek tersebut sesuai dengan kehendak atau keinginan konsumen.
Stakeholder Register
Stakeholder register merupakan hasil konkret (output) dari penyelesaian melalui penerapan
tools and techniques. Didalam stakeholder register terdapat informasi penting yang
merupakan informasi yang akan dipublikasikan secara luas kepada seluruh pelaksana tugas
dan klien. Informasinya berupa identifikasi stakeholder, informasi penilaian yang berupa
harapan utama terhadap suatu proyek. Serta stakeholder register juga dapat digunakan
sebagai acuan untuk melaksanakan proyek yang besar maupun kecil.
Rencana Pengelolaan Stakeholder
Ini adalah bagian kedua pada knowledge area namun masih dalam cakupan projet charter
artinya aktivitas ini pelaksanaannya masih dalam proses mengembangkan strategi manajemen
yang tepat untuk melibatkan para stakeholder secara efektif selama siklus proyek dilakukan.
Rencana yang jelas akan sangat membantu agar dapat ditindaklanjuti untuk berinteraksi
dengan stakeholder untuk mendukung penyelesaian kepentingan proyek. Apapun yang
menyangkut kepentingan proyek harus didahulukan karena seluruh matriks kerja yang telah
dibuat harus tepat waktu dan tepat sasaran. Dengan demikian proyek akan lebih cepat
terselesaikan dan akan lebih mudah dilakukan jika dikerjakan secara bersama – sama dan
menggunakan acuan matriks kerja yang telah dibuat dan disepakati. Manfaat utama dari
proses ini adalah menyediakan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti sebagai bahan
kepeningan proyek (PMBOK 2013, halaman 399).
Rencana pengelolaan stakeholder juga harus mendapat input dari stakeholder yaitu berupa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Daftar proses yang akan diterapkan pada proyek
Instruksi untuk pekerjaan yang harus diselesaikan dan
Orang - orang yang terlibat
Rincian para stakeholder seperti riwayat pendidikan dan sebagainya
Faktor lingkungan yang berupa budaya atau organisasi luar
Serta informasi historis, langkah kerja, dan pelajaran yang dapat dijadika
pembelajaran
Menurut T D Jainendrakumar, dalam melakukan perencanaan tentunya harus terdapat alat
dan teknik yang dapat mempercepat kegiatan ini. Sementara itu tools and techniques yang
digunakan dalam pengelolaan stakeholder adalah sebagai berikut:
1. Expert Judgement
Para expert judgement dalam melakukan rencana pengelolaan stakeholder
membutuhkan bantuan yang berasal dari senior management, team members, individu
para stakeholder,
2. Meeting
Meeting dilakukan oleh para expert judgement yang membahas tentang evaluasi kerja
yang telah dilakukan selama kerja proyek. Bahan evaluasi tersebut dipakai untuk
menyelesaikan langkah kerja proyek yang masih berlanjut.
3. Analisis Teknik Pengelolaan Stakeholder
Dalam analisis teknik pengelolaan ini maka para project manager diharuskan
menggunakan analisis yang telah ditentukan untuk menjalankan alur kerja pada
matriks kerja yang telah dibuat. Dalam aktivitas ini para penganalisa menggunakan
matriks kerja penilaian.
Tabel diatas merupakan gambaran form bentuk untuk penilaian yang dilakukan para project
manager dan expert judgement sehingga mempermudah penilaian. Tabel tersebut merujuk
pada (Form yang ada pada PMBOK 2013, halaman 403).
Penjelasan Detail Tabel :
Dalam tabel penilaian tabel tersebut digunakan oleh para project manager untuk menilai
kinerja dan hasil kerja para stakeholder terkait. Unaware adalah suatu tindakan inisiatif yang
biasanya dilakukan secara tidak sadar oleh para stakeholder dalam menindak lanjut matriks
kerja yang telah dibuat sehingga apa yang dirasa kurang tepat dalam matriks kerja tersebut
dapat dengan cepat diperbaiki oleh para stakeholder yang mengerjakannya.
Selanjutnya adalah Resistant. Resistant dapat diartikan daya tahan bagaimana peran
stakeholder dalam upaya bekerja dibawah tekanan atau under pressure. Daya tahan ini
menjadi point penting dalam pengerjaan proyek terhadap suatu pelaksannan kerja. Karena
jika para stakeholder tidak memiliki daya tahan yang cukup maka proyek yang dikerjakan
akan memakan bayak waktu sehingga proyek tidak tepat waktu dan dapat merugikan banyak
pihak terutama pihak klien.
Neutral dapat diartikan netral artinya para stakeholder tidak boleh memihak kepada siapapun.
Para stakeholder harus berkerja dengan semestinya karena jika stakeholder tidak bersifat
netral dengan kata lain memihak kepada satu sisi baik itu memihak kepada klien atau hanya
memihak kepada golongannya maka proyek yang dikerjakan selanjutya akan menjadi proyek
gagal, karena terdapat kecurangan yang tidak semestinya dilakukan oleh para stakeholder,
yang justru menghambat laju kerja proyek.
Pribahasa bersatu kita teguh bercerai kita runtuh nampaknya sangat mewakili penilaian yang
satu ini. Supportive atau dukungan dinilai sangat penting karena jika para stakeholder justru
bertindak tidak mendukung proyek yang sedang dikerjakan maka proyek tersebut akan
mengalami kegagalan yang sifatnya masif sehingga kerugian baik secara materil dan moril
dapat terjadi seiring bertambahnya kegagalan-kegagalan yang terjadi. Namun kondisi
sebaliknya akan terjadi jika para stakeholder mendukung laju kerja proyek. Ketepatan bahkan
keberhasilan proyek akan didapat jika seluruh stakeholder mampu bersinergi dengan baik.
Leading atau terkemuka adalah suatu sikap positif dimana stakeholder mampu disegani oleh
orang banyak termasuk sesama stakeholder karena kinerjannya yang dinilai sangat baik. Hal
ini tentunya menjadi suatu hal yang nampaknya agak mirip dengan sikap kepemimpinan
dimana hal ini adalah suatu proses mempengaruhi individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan atau visi yang diinginkan dalam pengerjaan suatu proyek.
Nilai C (current) yang diberikan oleh project manager merupakan nilai yang melambangkan
bahwa calon stakeholder yang akan dijadikan stakeholder di bagian – bagian yang telah
dibentuk masih berada pada fase ini. Contohnya dalam tabel tersebut stakeholder pertama
mendapat C pada unaware artinya stakeholder pertama sedang melakukan serangkaian
penilaian pada kondisi unaware. Berlainan dengan stakeholder pertama, stakeholder ketiga
mendapat point D C pada kondisi supportive. D (desire) artinya stakeholder ketiga baru saja
naik tingkat yang semula berada pada kondisi netral saat ini berada pada kondisi supportive.
Bagaimakah para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam proyek
yang sedang dikerjakannya? Sudah jelas diatas dikatakan bahwa dalam menerapkan project
stakeholder management yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi para stakeholdernya
dengan menggunakan 4 cakupan yang telah ditentukan yaitu project charter, procurement
documents, enterprice enviromental factors, serta organizational process assests. Setelah halhal tersebut terpenuhi maka matriks kerja yang telah dibuat lebih mudah untuk dikerjakan.
Karena inti dari project stakeholder management ini adalah bagaimana cara kita agar segala
sesuatu yang dikerjakan oleh para stakeholder ter-manage dengan baik dan selaras serta
berjalan dengan semestinya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder
Dalam proses ini pola komunikasi terstruktur lebih diutamakan antara project manager dan
stakeholder. Komunikasi dua arah ini dilakukan agar tercapainya harapan yang menjadi
keinginan, kebutuhan, serta apapun yang menjadi kebutuhan proyek harus diketahui oleh para
stakeholder terkait. Manfaat dari aktivitas ini adalah untuk memungkinkan manajer proyek
guna meningkatkan dukungan dan meminimalkan hambatan dari para stakeholder. Sehingga
apa yang menjadi cita – cita bersama dapat dengan mudah terwujud dengan baik dan
pelaksanaannya lebih efektif dan tepat waktu.
Aktivitas pengelolaan keterlibatkan stakeholder ini mencakup metode dan teknologi yang
dilakukan untuk komunikasi yang lebih efektif dengan para stakeholder yang lain. Selain itu
para stakeholder juga tentu saja merasa terbantu akan hal ini. Hal tersebut dikarenakan pola
komunikasi yang intensif didapat antara project manager dengan stakeholder terkait. Tak
hanya itu notulensi juga dilakukan sebagai bagian dari sebuah kegiatan. Notulensi biasanya
dilakukan sebagai dokumentasi hasil pertemuan. Notulensi biasanya digunakan sebagai bahan
untuk mempermudah pengingatan apa saja yang telah menjadi topik bahasan pada pertemuan
yang telah diadakan. Notulensi juga ditujukan sebagai pembukuan sehingga bukti konkret
bahwa telah terjadi pertemuan itu ada.
Adapun teknik dan alat yang dapat dilakukan dalam pengelolaan keterlibatan stakeholder ini
adalah dengan :
1. Memilih metode komunikasi yang sesuai yaitu push, pull, dan interactive.
2. Memiliki kemampuan interpersonal seperti :
1. Membangun kepercayaan diri
2. Menyelesaikan konflik
3. Mendengarkan pendapat secara aktif
4. Mengetasi perubahan yang akan terjadi
3. Keterampilan manajemen seperti:
1. Mempengaruhi orang lain agar mendukung royek yang akan diselesaikan
2. Negosiasi kesepakatan
3. Mengubah prilaku atau behaviour organisasi
Dari kegiatan pengelolaan keterlibatan stakeholder maka akan didapat output sebagai
berikut :
1. Issue Log
Berupa isu terkini yang harus dipecahkan bersama – sama agar mendapat jalan keluar
yang dapat memudahkan pengerjaan proyek.
2. Change Request
Berupa perubahan papan kontrol terhadap isu – isu terbaru yang tentu saja akan
dipecahkan.
3. Rencana pengelolaan proyek pembaharuan
Rencana pembaharuan akan segera dilakukan karena tata kelola proyek harus segera
terselesaikan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah dikomunikasikan terlebih
dahulu.
4. Pembaruan Dokumen Proyek
Pada tahapan ini hasil pengembangan komunikasi dilakukan, sehingga dokumendokumen yang telah usang diperbaharui agar dapat dengan baik digunakan
selanjutnya.
5. Hasil konkret
1. Pemberitahuan stakeholder
2. Laporan proyek yang akan diberikan kepada project manager
3. Presentasi proyek yang dibuat untuk meyakinkan para klien
4. Catatan proyek tujuannya adalah mempermudah para stakeholder untu melakukan
kerja selanjutnya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
5. Feedback dari para stakeholder.
6. Dokumentsi sebagai bahan untuk mengerjakan proyek selanjutnya.
Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
Proses keempat sekaligus proses terakhir dalam proses adalah merupakan proses monitoring.
Manfaat dari proses ini adalah monitoring (pemantauan) terhadap hubungan kinerja seluruh
stakeholder terkait serta menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan seluruh jajaran
stakeholder. Manfaat utama dari proses ini yaitu mempertahankan atau meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kegiatan stakeholder menuju keberhasilan proyek.
Teknik dan alat yang sering dipakai pada proses ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem ini dibuat guna memudahkan pola komunikasi berupa penyampaian laporan
dari beberapa sistem dan memudahkan penyampaian infomasi terupdate kepada
stakeholder.
2. Expert Judgement
Pola diskusi antara stakeholder dengan para expert judgement didalam sebuah
meeting.
3. Meetings
Dalam rapat ini akan merieview status kesiapan proyek yang telah dilakukan.
Hasil dari proses kontrol ini adalah :
1. Informasi Kinerja Pekerjaan
Perkiraan perkiraan dan pengukuran kinerja berupa penilaian dari project manager
akan dipublikasikan sebagai rangsangan terhadap para stakeholder agar memperbaiki
kinerja dibidangnya masing- masing.
2. Pembaruan Rencana Pengelolaan Proyek
Jika dalam pengelolaan proyek seluruh aktivitas kelola dirasa masih kurang memadai
maka cara terbaik adalah melakukan pembaruan terhadap apa yang akan dilaksanakan
selanjutnya. Sehingga proyek yang diinginkan berjalan sesuai keinginan.
3. Pembaruan Dokumen Proyek
Setelah dilakukan pengontrolan pembaruan dokumen proyek dirasa merupakan hal
yang sangat penting karena dokumen – dokumen proyek itu tentu saja harus segera
diperbaiki agar menjadi lebih baik.
4. Hasil konkret lainnya adalah :
1. Notifikasi terhadap stakeholder
2. Laporan Proyek
3. Presentasi Proyek
4. Catatan proyek
5. Feedback dari para stakeholder
6. Dokumentasi yang selanjutnya akan dipelajari secara lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Bourne, L. (2010). STAKEHOLDER RELATIONSHIP MANAGEMENT: Using the
Stakeholder Circle methodology for more effective stakeholder engagement of senior
management. 7th Project Management National Benchmarking Forum, 23.
Eskerod, P., & Jepsen, A. L. (2013). Project Stakeholder Management (2), 14(4), 19–24.
https://doi.org/10.1002/pmj.21400
Herry Pintardi Chandra, Indarto ., I Putu Artama Wiguna, & Peter Kaming. (2011). Peran
Kondisi Pemangku Kepentingan Dalam Keberhasilan Proyek. Jurnal Manajemen Dan
Kewirausahaan, 13(2), 135–150. https://doi.org/10.9744/jmk.13.2.135-150
Huemann, M., Eskerod, P., & Ringhofer, C. (2016). Rethink! Project Stakeholder
Management, V(V), xvii, 213 pages.
Mahadi, I. M. A. (2013). Analisis Stakeholder Mapping : Studi Kasus Pada Professional
Products Division L ’ Oréal Indonesia Periode Januari – Juni 2013, (1999), 1–19.
Management, P. (2016). Project stakeholder management.
Pacagnella Júnior, A. C., Porto, G. S., Pacífico, O., & Salgado Júnior, A. P. (2015). Project
Stakeholder Management: A Case Study of a Brazilian Science Park. Journal of
Technology Management & Innovation, 10(2), 39–49. https://doi.org/10.4067/S071827242015000200004
PMI. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management
Institute (Vol. 5). https://doi.org/10.1002/pmj.20125
Wibowo, P. (2008). Pemangku Kepentingan : Identifikasi dan Strategi Hubungan
PEMANGKU KEPENTINGAN : IDENTIFIKASI dan STRATEGI Sistematika
penyajian.
(Ujian Tengah Semester Manajemen Proyek Teknologi Informasi)
Oleh
Tantut Wahyu Setyoko – 1617051001
Dico Muhammad – 1617051040
Ayi Nugraha – 1657051004
JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS LAMPUNG
2017
Pembagian Tugas :
1. Tantut Wahyu Setyoko :
1. Abstrak
2. Pendahuluan
3.
Identifikasi
Stakeholder
dan
Stakeholder
Project
Management
4. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
5. Finishing
2. Dico Muhammad :
1. Rencana Pengelolaan Stakeholder
2. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
3. Finishing
3. Ayi Nugraha
:
1. Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder
2. Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
3. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley
4. Daftar Pustaka dengan Mendeley
5. Finishing
PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
Tantut Wahyu Setyoko1, Ayi Nugraha1, Dico Muhammad1
Abstrak
Kegiatan penyelesaian proyek berlangsung dengan memanfaatkan kemampuan stakeholder
sebagai pemeran utama dalam pemenuhan tugas. Stakeholder adalah pelaku jasa terhadap
keberhasilan suatu proyek yang ditangani. Stakeholder atau pemangku kepentingan dapat
mencakup semua orang atau individu yang memiliki pengaruh positif serta signifikan dalam
keberhasilan suatu proyek diantaranya adalah klien, pengguna akhir, kontraktor, konsultan,
serikat pekerja, otoritas publik, lembaga keuangan, perusahaan asuransi, organisasi
pengendali, media, pihak ketiga dan pesaing. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk
mengetahui seberapa penting peran stakeholder dalam mempengaruhi atau dipengaruhi oleh
keberhasilan suatu proyek. Para stakeholder (pemangku kepentingan) selalu melakukan
manajemen terhadap kelompoknya kegiatan ini disebut stakeholder management yaitu proses
untuk mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi untuk memberikan dampak terhadap
keberhasilan suatu proyek. Selanjutnya, tulisan ini akan menggambarkan project stakeholder
management yang resmi dan sistematis. Project Stakeholder Management ini memiliki
cakupan sebanyak 4 langkah yaitu : project charter (perencanaan awal), procurement
documents (identifikasi), enterprice enviromental factors (analisis dan komunikasi),
organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut).
Kata Kunci : stakeholder, stakeholder management, keberhasilan proyek, cakupan project
stakeholder management, project charter, procurement documents, enterprice
enviromental factors, organizational process assests.
Pendahuluan
Stakeholder merupakan pemangku kepentingan yang biasanya ada dalam suatu kegiatan
proyek. Stakeholder jumlahnya sangat banyak sehingga dapak dikatakan sebuah kelompok.
Stakeholder adalah setiap individu, grup, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh keputusan, aktvitas, dan hasil dari suatu proyek (PMBOK 2013, halaman
563). Jadi stakeholder juga bisa merupakan komunitas orang-orang yang bekerja terhadap
suatu proyek atau komunitas orang yang merasakan dampak akibat suatu proyek tersebut.
Sementara itu untuk melakukan proses penyelesaian proyek para stakeholder harus
1
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Lampung Jl. Professor Dokter Ir. Sumantri
Brojonegoro No.1, Gedong Meneng, Rajabasa, Gedong Meneng, Rajabasa, Kota Bandar Lampung, Lampung
35141 e-mail : tantutsmp16@gmail.com; ayi.nugraha1004@students.unila.ac.id; dicomuhammad@gmail.com
melakukan project stakeholder management dimana didalam proses tersebut terdapat proses
identifikasi terhadap orang, kelompok, atau organisasi yang mungkin saja terkena dampak
terhadap proyek yang akan dikerjakan. Tidak hanya itu saja, namun terdapat proses
menganalisis, mengembangkan, serta melibatkan seluruh elemen stakeholder agar kinerja
lebih efektif dan efisien (PMBOK 2013, halaman 556). Tulisan ini akan sedikit membantu
para pembaca terlebih pemula untuk mengetahui :
1. Seberapa pentingkah stakeholder terhadap suatu pengerjaan proyek?
2. Bagaimana para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam
proyek yang sedang dikerjakannya ?
Kedua rumusan masalah diatas saling terintergrasi satu sama lain sehingga dapat menjawab
dengan tepat mengenai langkah logis dalam menyelesaikan suatu proyek hingga mencapai
keberhasilan suatu proyek.
Identifikasi Stakeholder dan Project Stakeholder Management
Identifikasi stakeholder atau pemangku kepentingan adalah proses awal atau biasa disebut
dengan proses inisiasi. Proses ini ditujukan guna melakukan identifikasi kepada semua orang
yang terlibat dalam proses pengerjaan proyek tersebut dan orang – orang yang terkena
dampak terhadap hasil akhir proyek contohnya seperti pelanggan, sponsor, anggota tim,
serikat kerja, juga para produsen, konsumen, dan distributor.
Proses identifikasi inilah yang bisa disebut dengan project stakeholder management yang
didalamnya terdapat 4 cakupan diantaranya adalah project charter (perencanaan awal),
procurement documents (identifikasi proyek), enterprice enviromental factors (analisis dan
komunikasi), organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut) (PMBOK 2013,
halaman 394, 395).
Perencanaan awal (Project Charter) adalah hal paling mendasar karena di dalam proses
identifikasi ini para stakeholder menentukan deskjob melalui rapat koordinasi yang dibentuk
oleh project manager selain itu didalam proses ini terdapat aktivitas pengembangan strategi
manajemen agar proyek menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam perencanaan awal ini harus
melibatkan seluruh stakeholder terkait karena hasil dari aktivitas ini selanjutkan akan
dilanjutkan kepada proses identifikasi proyek. Project Charter mengahsilkan suatu
dokumentasi berupa pihak – pihak external dan internal yang terkait dengan proyek yang
dilakukan seperti sponsor, customer, anggota team, kelompok atau departemen. Perencanaan
awal menjadi titik awal penentu keberhasilan proyek agar kerja para pelaksana yaitu
stakeholder lebih terdata, tertata dan terlaksana.
Setelah mendapatkan hasil dari perencanaan awal maka hasil tersebut akan diidentifikasi
sesuai dengan masalah yang harus ditangani terlebih dahulu oleh para stakeholder. Sehingga
para stakeholder dapat dengan mudah mengeksekusi satu persatu aktivitas yang harus
dikerjakan terlebih dahulu. Indentifikasi proyek dalam hal manajemen proyek dirasa sangat
penting karena merupakan bagian yang amat sangat penting jika dilihat dari sudut pandang
manapun karena identifikasi ini mempermudah para stakeholder untuk membuat matriks
kerja serta menentukan lebih lanjut apa yang hahrus dilakukan selanjutnya. Dari kegiatan
procurement documents akan didapat hasil berupa informasi mengenai pihak-pihak yang
telah diidentifikasi membantu kelangsungan kerja proyek.
Analisis menjadi bagian selanjutnya dalam proses project stakeholder management yaitu
masuk kedalam cakupan enterprice enviromental factors. Dalam kegiatan analisis, selain
digunakan untuk menentukan langkah lebih lanjut matriks kerja dipakai sebagai bahan
analisis kinerja untuk menentukan jumlah waktu kerja agar lebih efisien dan sebagai modal
untuk membuat keputusan terhadap pengerjaan suatu proyek.
Cakupan yang masih masuk didalam enterprice environmental factors lainnya yaitu
komunikasi antar stakeholder terkait. Setelah didapat hasil analisis yang konkret maka hasil
tersebut dikomunikasikan melalui rapat koordinasi bersama seluruh elemen pelaksana kerja
agar semua elemen stakeholder yang akan menangani suatu proyek mendapat informasiinformasi ter-update sehingga peluang keberhasilan kerja pada pengerjaan proyek sehingga
proyek yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan klien.
Komunikasi tanpa tindakan rasanya seperti melakukan hal yang kurang tepat. Maka setelah
melakukan komunikasi dan seluruh elemen stakeholder mendapat informasi maka harus ada
tindakan implementasi terhadap informasi tersebut agar pegerjaan proyek terlaksana dengan
tepat dan akurat. Enterprice enviromental factors akan menghasilkan dampak dari identifikasi
yang telah dilakukan pada cakupan procurement documents.
Tindak lanjut menjadi cakupan terakhir dalam proses identifikasi stakeholder yang dilakukan
para project stakeholder management pada proses ini peran expert judgement (staf ahli)
dibutuhkan untuk menganalisis kegiatan kerja proyek yang telah dilaksanakan sehingga
lingkup kerja tidak melebar dan sesuai dengan cita-cita kerja para stakeholder hasil dari
tindak lanjut ini merupakan koreksi dari para expert judgement digunakan untuk bahan
perbaikan kinerja proyek. Bahan koreksi ini digunakan sebagai acuan kerja para elemen
stakeholder sehingga apa yang akan dikerjakan selanjutnya hingga akhir mendapatkan hasil
sesuai dengan harapan klien. Tindakan dan tindak lanjut masuk kedalam cakupan
organizational process assests hasilnya akan didapat berupa informasi penting dari expert
judgement yang akan membantu penyelesaian matriks kerja pengerjaan proyek.
Lalu seberapa pentingkah peran stakeholder terhadap pengerjaan proyek ? Dari tulisan diatas
dapat dipastikan bahwa stakeholder merupakan jantung kerja yang mengatur seluruh sistem
kerja agar sesuai dengan harapan para pelaksana kerja. Jika didalam suatu proyek tidak
terdapat stakeholder yang mengerjakan maka proyek tersebut akan terbengkalai bahkan tidak
ada hasil yang sesuai harapan para klien. Stakeholder tentunya dapat menyukseskan sebuah
proyek yang ditangani jika para stakeholder kompak dan bekerja sama satu sama lain.
Setelah dilakukannya serangkaian proses identifikasi stakeholder terhadap project
stakeholder management maka didapat hasil yaitu berupa output yang memberikan benefit
kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder yang bekerja
dalam proyek ini.
Tools and Techniques Indentifikasi Stakeholder
Setiap stakeholder dalam melakukan proses manajemennya tentu saja menggunakan tools
and techniques. Kebutuhan terhadap tools and techniques terhadap pengerjaan proyek dinilai
penting sehingga. Tentunya alat dan teknik dikerjakan secara bersamaan dan sinergi sehingga
hasil yang didapat akan maksimal sesuai dengan keinginan para klien.
Terdapat 3 langkah dalam melakukan proses penerjemahan proyek diataranya adalah
stakeholder analysis, expert judgement, meeting. Langkah konkret setelah melakukan
identifikasi stakeholder yaitu stakeholder analysis. Stakeholder analysis merupakan suatu
teknik yang sistematis sehingga mendapatkan hasil berupa analisis terhadap informasi
mengenai hal yang terkait dengan pengerjaan proyek. Informasi yang didapat berupa
informasi yang bersifat kualitatif dan kuantitatif kepada stakeholder. Identifikasi dilakukan
pada aspek kepentingan, harapan terhadap hasil, serta pengaruh terhadap stakeholder
terhadap tujuan proyek. Stakeholder analysis dapat menjadi langkah awal dalam menentukan
serta membangun suatu koalisi dan kerjasama potensial untuk meningkatkan peluang
kesuksesan proyek.
Alat atau teknik selanjutnya adalah expert judgement. Expert judgement merupakan teknik
untuk menyakinkan identifikasi yang komprehensif. Dalam kamus besar bahasa indonesia
komprehensif memiliki arti mampu menangkap (menerima) dengan baik, luas dan lengkap,
atau mempunyai wawasan yang luas. Identifikasi yang dihasilkan oleh expert judgement
bersifat komprehensif atau dapat dengan mudah dimengerti oleh para stakeholder sehingga
para stakeholder dengan mudah memperbaiki kesalahan – kesalahan kerja. Namun expert
judgement hanya dapat dilakukan oleh senior management yang pernah mengerjakan proyek
serupa dan berhasil. Konsultan dan professional juga dapat melakukan expert judgement
Meeting atau pertemuan dilakukan untuk mengomunikasikan apapun yang menjadi
kepentingan kerja para stakeholder. Didalam meeting matriks kerja harus disampaikan secara
rinci oleh project manager kepada seluruh stakeholder atau staf terkait. Sehingga seluruh
detail struktur kegiatan dimengerti oleh para stakeholder. Harapan setelah adanya meeting ini
adalah para stakeholder mengerti apasaja yang menjadi batasan kerja mereka sehingga para
stakeholder tidak melampaui batasan kerja tersebut. Ketika pengerjaan matriks kerja tepat
sasaran maka proyek tersebut sesuai dengan kehendak atau keinginan konsumen.
Stakeholder Register
Stakeholder register merupakan hasil konkret (output) dari penyelesaian melalui penerapan
tools and techniques. Didalam stakeholder register terdapat informasi penting yang
merupakan informasi yang akan dipublikasikan secara luas kepada seluruh pelaksana tugas
dan klien. Informasinya berupa identifikasi stakeholder, informasi penilaian yang berupa
harapan utama terhadap suatu proyek. Serta stakeholder register juga dapat digunakan
sebagai acuan untuk melaksanakan proyek yang besar maupun kecil.
Rencana Pengelolaan Stakeholder
Ini adalah bagian kedua pada knowledge area namun masih dalam cakupan projet charter
artinya aktivitas ini pelaksanaannya masih dalam proses mengembangkan strategi manajemen
yang tepat untuk melibatkan para stakeholder secara efektif selama siklus proyek dilakukan.
Rencana yang jelas akan sangat membantu agar dapat ditindaklanjuti untuk berinteraksi
dengan stakeholder untuk mendukung penyelesaian kepentingan proyek. Apapun yang
menyangkut kepentingan proyek harus didahulukan karena seluruh matriks kerja yang telah
dibuat harus tepat waktu dan tepat sasaran. Dengan demikian proyek akan lebih cepat
terselesaikan dan akan lebih mudah dilakukan jika dikerjakan secara bersama – sama dan
menggunakan acuan matriks kerja yang telah dibuat dan disepakati. Manfaat utama dari
proses ini adalah menyediakan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti sebagai bahan
kepeningan proyek (PMBOK 2013, halaman 399).
Rencana pengelolaan stakeholder juga harus mendapat input dari stakeholder yaitu berupa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Daftar proses yang akan diterapkan pada proyek
Instruksi untuk pekerjaan yang harus diselesaikan dan
Orang - orang yang terlibat
Rincian para stakeholder seperti riwayat pendidikan dan sebagainya
Faktor lingkungan yang berupa budaya atau organisasi luar
Serta informasi historis, langkah kerja, dan pelajaran yang dapat dijadika
pembelajaran
Menurut T D Jainendrakumar, dalam melakukan perencanaan tentunya harus terdapat alat
dan teknik yang dapat mempercepat kegiatan ini. Sementara itu tools and techniques yang
digunakan dalam pengelolaan stakeholder adalah sebagai berikut:
1. Expert Judgement
Para expert judgement dalam melakukan rencana pengelolaan stakeholder
membutuhkan bantuan yang berasal dari senior management, team members, individu
para stakeholder,
2. Meeting
Meeting dilakukan oleh para expert judgement yang membahas tentang evaluasi kerja
yang telah dilakukan selama kerja proyek. Bahan evaluasi tersebut dipakai untuk
menyelesaikan langkah kerja proyek yang masih berlanjut.
3. Analisis Teknik Pengelolaan Stakeholder
Dalam analisis teknik pengelolaan ini maka para project manager diharuskan
menggunakan analisis yang telah ditentukan untuk menjalankan alur kerja pada
matriks kerja yang telah dibuat. Dalam aktivitas ini para penganalisa menggunakan
matriks kerja penilaian.
Tabel diatas merupakan gambaran form bentuk untuk penilaian yang dilakukan para project
manager dan expert judgement sehingga mempermudah penilaian. Tabel tersebut merujuk
pada (Form yang ada pada PMBOK 2013, halaman 403).
Penjelasan Detail Tabel :
Dalam tabel penilaian tabel tersebut digunakan oleh para project manager untuk menilai
kinerja dan hasil kerja para stakeholder terkait. Unaware adalah suatu tindakan inisiatif yang
biasanya dilakukan secara tidak sadar oleh para stakeholder dalam menindak lanjut matriks
kerja yang telah dibuat sehingga apa yang dirasa kurang tepat dalam matriks kerja tersebut
dapat dengan cepat diperbaiki oleh para stakeholder yang mengerjakannya.
Selanjutnya adalah Resistant. Resistant dapat diartikan daya tahan bagaimana peran
stakeholder dalam upaya bekerja dibawah tekanan atau under pressure. Daya tahan ini
menjadi point penting dalam pengerjaan proyek terhadap suatu pelaksannan kerja. Karena
jika para stakeholder tidak memiliki daya tahan yang cukup maka proyek yang dikerjakan
akan memakan bayak waktu sehingga proyek tidak tepat waktu dan dapat merugikan banyak
pihak terutama pihak klien.
Neutral dapat diartikan netral artinya para stakeholder tidak boleh memihak kepada siapapun.
Para stakeholder harus berkerja dengan semestinya karena jika stakeholder tidak bersifat
netral dengan kata lain memihak kepada satu sisi baik itu memihak kepada klien atau hanya
memihak kepada golongannya maka proyek yang dikerjakan selanjutya akan menjadi proyek
gagal, karena terdapat kecurangan yang tidak semestinya dilakukan oleh para stakeholder,
yang justru menghambat laju kerja proyek.
Pribahasa bersatu kita teguh bercerai kita runtuh nampaknya sangat mewakili penilaian yang
satu ini. Supportive atau dukungan dinilai sangat penting karena jika para stakeholder justru
bertindak tidak mendukung proyek yang sedang dikerjakan maka proyek tersebut akan
mengalami kegagalan yang sifatnya masif sehingga kerugian baik secara materil dan moril
dapat terjadi seiring bertambahnya kegagalan-kegagalan yang terjadi. Namun kondisi
sebaliknya akan terjadi jika para stakeholder mendukung laju kerja proyek. Ketepatan bahkan
keberhasilan proyek akan didapat jika seluruh stakeholder mampu bersinergi dengan baik.
Leading atau terkemuka adalah suatu sikap positif dimana stakeholder mampu disegani oleh
orang banyak termasuk sesama stakeholder karena kinerjannya yang dinilai sangat baik. Hal
ini tentunya menjadi suatu hal yang nampaknya agak mirip dengan sikap kepemimpinan
dimana hal ini adalah suatu proses mempengaruhi individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan atau visi yang diinginkan dalam pengerjaan suatu proyek.
Nilai C (current) yang diberikan oleh project manager merupakan nilai yang melambangkan
bahwa calon stakeholder yang akan dijadikan stakeholder di bagian – bagian yang telah
dibentuk masih berada pada fase ini. Contohnya dalam tabel tersebut stakeholder pertama
mendapat C pada unaware artinya stakeholder pertama sedang melakukan serangkaian
penilaian pada kondisi unaware. Berlainan dengan stakeholder pertama, stakeholder ketiga
mendapat point D C pada kondisi supportive. D (desire) artinya stakeholder ketiga baru saja
naik tingkat yang semula berada pada kondisi netral saat ini berada pada kondisi supportive.
Bagaimakah para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam proyek
yang sedang dikerjakannya? Sudah jelas diatas dikatakan bahwa dalam menerapkan project
stakeholder management yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi para stakeholdernya
dengan menggunakan 4 cakupan yang telah ditentukan yaitu project charter, procurement
documents, enterprice enviromental factors, serta organizational process assests. Setelah halhal tersebut terpenuhi maka matriks kerja yang telah dibuat lebih mudah untuk dikerjakan.
Karena inti dari project stakeholder management ini adalah bagaimana cara kita agar segala
sesuatu yang dikerjakan oleh para stakeholder ter-manage dengan baik dan selaras serta
berjalan dengan semestinya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder
Dalam proses ini pola komunikasi terstruktur lebih diutamakan antara project manager dan
stakeholder. Komunikasi dua arah ini dilakukan agar tercapainya harapan yang menjadi
keinginan, kebutuhan, serta apapun yang menjadi kebutuhan proyek harus diketahui oleh para
stakeholder terkait. Manfaat dari aktivitas ini adalah untuk memungkinkan manajer proyek
guna meningkatkan dukungan dan meminimalkan hambatan dari para stakeholder. Sehingga
apa yang menjadi cita – cita bersama dapat dengan mudah terwujud dengan baik dan
pelaksanaannya lebih efektif dan tepat waktu.
Aktivitas pengelolaan keterlibatkan stakeholder ini mencakup metode dan teknologi yang
dilakukan untuk komunikasi yang lebih efektif dengan para stakeholder yang lain. Selain itu
para stakeholder juga tentu saja merasa terbantu akan hal ini. Hal tersebut dikarenakan pola
komunikasi yang intensif didapat antara project manager dengan stakeholder terkait. Tak
hanya itu notulensi juga dilakukan sebagai bagian dari sebuah kegiatan. Notulensi biasanya
dilakukan sebagai dokumentasi hasil pertemuan. Notulensi biasanya digunakan sebagai bahan
untuk mempermudah pengingatan apa saja yang telah menjadi topik bahasan pada pertemuan
yang telah diadakan. Notulensi juga ditujukan sebagai pembukuan sehingga bukti konkret
bahwa telah terjadi pertemuan itu ada.
Adapun teknik dan alat yang dapat dilakukan dalam pengelolaan keterlibatan stakeholder ini
adalah dengan :
1. Memilih metode komunikasi yang sesuai yaitu push, pull, dan interactive.
2. Memiliki kemampuan interpersonal seperti :
1. Membangun kepercayaan diri
2. Menyelesaikan konflik
3. Mendengarkan pendapat secara aktif
4. Mengetasi perubahan yang akan terjadi
3. Keterampilan manajemen seperti:
1. Mempengaruhi orang lain agar mendukung royek yang akan diselesaikan
2. Negosiasi kesepakatan
3. Mengubah prilaku atau behaviour organisasi
Dari kegiatan pengelolaan keterlibatan stakeholder maka akan didapat output sebagai
berikut :
1. Issue Log
Berupa isu terkini yang harus dipecahkan bersama – sama agar mendapat jalan keluar
yang dapat memudahkan pengerjaan proyek.
2. Change Request
Berupa perubahan papan kontrol terhadap isu – isu terbaru yang tentu saja akan
dipecahkan.
3. Rencana pengelolaan proyek pembaharuan
Rencana pembaharuan akan segera dilakukan karena tata kelola proyek harus segera
terselesaikan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah dikomunikasikan terlebih
dahulu.
4. Pembaruan Dokumen Proyek
Pada tahapan ini hasil pengembangan komunikasi dilakukan, sehingga dokumendokumen yang telah usang diperbaharui agar dapat dengan baik digunakan
selanjutnya.
5. Hasil konkret
1. Pemberitahuan stakeholder
2. Laporan proyek yang akan diberikan kepada project manager
3. Presentasi proyek yang dibuat untuk meyakinkan para klien
4. Catatan proyek tujuannya adalah mempermudah para stakeholder untu melakukan
kerja selanjutnya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
5. Feedback dari para stakeholder.
6. Dokumentsi sebagai bahan untuk mengerjakan proyek selanjutnya.
Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
Proses keempat sekaligus proses terakhir dalam proses adalah merupakan proses monitoring.
Manfaat dari proses ini adalah monitoring (pemantauan) terhadap hubungan kinerja seluruh
stakeholder terkait serta menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan seluruh jajaran
stakeholder. Manfaat utama dari proses ini yaitu mempertahankan atau meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kegiatan stakeholder menuju keberhasilan proyek.
Teknik dan alat yang sering dipakai pada proses ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem ini dibuat guna memudahkan pola komunikasi berupa penyampaian laporan
dari beberapa sistem dan memudahkan penyampaian infomasi terupdate kepada
stakeholder.
2. Expert Judgement
Pola diskusi antara stakeholder dengan para expert judgement didalam sebuah
meeting.
3. Meetings
Dalam rapat ini akan merieview status kesiapan proyek yang telah dilakukan.
Hasil dari proses kontrol ini adalah :
1. Informasi Kinerja Pekerjaan
Perkiraan perkiraan dan pengukuran kinerja berupa penilaian dari project manager
akan dipublikasikan sebagai rangsangan terhadap para stakeholder agar memperbaiki
kinerja dibidangnya masing- masing.
2. Pembaruan Rencana Pengelolaan Proyek
Jika dalam pengelolaan proyek seluruh aktivitas kelola dirasa masih kurang memadai
maka cara terbaik adalah melakukan pembaruan terhadap apa yang akan dilaksanakan
selanjutnya. Sehingga proyek yang diinginkan berjalan sesuai keinginan.
3. Pembaruan Dokumen Proyek
Setelah dilakukan pengontrolan pembaruan dokumen proyek dirasa merupakan hal
yang sangat penting karena dokumen – dokumen proyek itu tentu saja harus segera
diperbaiki agar menjadi lebih baik.
4. Hasil konkret lainnya adalah :
1. Notifikasi terhadap stakeholder
2. Laporan Proyek
3. Presentasi Proyek
4. Catatan proyek
5. Feedback dari para stakeholder
6. Dokumentasi yang selanjutnya akan dipelajari secara lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Bourne, L. (2010). STAKEHOLDER RELATIONSHIP MANAGEMENT: Using the
Stakeholder Circle methodology for more effective stakeholder engagement of senior
management. 7th Project Management National Benchmarking Forum, 23.
Eskerod, P., & Jepsen, A. L. (2013). Project Stakeholder Management (2), 14(4), 19–24.
https://doi.org/10.1002/pmj.21400
Herry Pintardi Chandra, Indarto ., I Putu Artama Wiguna, & Peter Kaming. (2011). Peran
Kondisi Pemangku Kepentingan Dalam Keberhasilan Proyek. Jurnal Manajemen Dan
Kewirausahaan, 13(2), 135–150. https://doi.org/10.9744/jmk.13.2.135-150
Huemann, M., Eskerod, P., & Ringhofer, C. (2016). Rethink! Project Stakeholder
Management, V(V), xvii, 213 pages.
Mahadi, I. M. A. (2013). Analisis Stakeholder Mapping : Studi Kasus Pada Professional
Products Division L ’ Oréal Indonesia Periode Januari – Juni 2013, (1999), 1–19.
Management, P. (2016). Project stakeholder management.
Pacagnella Júnior, A. C., Porto, G. S., Pacífico, O., & Salgado Júnior, A. P. (2015). Project
Stakeholder Management: A Case Study of a Brazilian Science Park. Journal of
Technology Management & Innovation, 10(2), 39–49. https://doi.org/10.4067/S071827242015000200004
PMI. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management
Institute (Vol. 5). https://doi.org/10.1002/pmj.20125
Wibowo, P. (2008). Pemangku Kepentingan : Identifikasi dan Strategi Hubungan
PEMANGKU KEPENTINGAN : IDENTIFIKASI dan STRATEGI Sistematika
penyajian.