Peranan Humas Dalam Membina Komunikasi Eksternal Dan Internal Pada PT. Freight Express Medan Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Humas
Banyak definisi Humas/PR yang telah di ungkapkan tersebut saling berbeda,
tetapi pada prinsipnya dan pengertiannya adalah sama. Paling tidak sebagai
acuannya dan salah satunya definisi Humas/PR, berasal dari The British of Public
Relation yang berbunyi :
a. Public Relations activity is management of communications between an
organization and its publics.
b. Public Relation practice is deliberate, planned and sustain effort to
establish and maintain mutual understanding between an organization and
its public.
Definisi public relation dari rumusan Harlow (2002:5) dalam bukunya
berjudul : A Model for Public Relations Education for Professional Practices,
setelah mengkaji lebih kurang 472 definisi Humas tersebut yaitu yang berbunyi :
Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung
pembinaan, pemeliharaaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya,
menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama;
melibatkan manajemen dalam persoalan/permasalahan, membantu manajemen
mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam perubahan
secara efektif; bertindak sebagian sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang dan etis
Universitas Sumatera Utara
sebagai sarana utama”. Menurut Ruslan (2001:6) perubahan secara efektif
bertindak sebagian sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan
menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang dan etis sebagai sarana
utama.
B. Tujuan Humas
Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas
dapat digolongkan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan
perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya.Bila kita bawa kedalam
tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya kognisi,
afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga. Dengan
demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai
berikut :
a. Terpelihara dan terbentuknya Saling Pengertian ( Aspek Kognisi )
Saling pengertian dimulai dari saling mengetahui ataumengenal
ungkapan “tak kenal maka tak sayang” pada banyak fenomena
memberikan jalan disitulah humas berawal. Jadi, aktivitas dan program
humas dimulai dari menjawab pertanyaan-pertanyaaan sebagai berikut :
1. Siapa, apa, bagaimana, dimana dan mengapa organisasi (diri) kita?
2. Sudahkah publik mengenal kita ?
3. Apa yang sudah diketahui oleh publik tentang kita ?
4. Apa yang seharusnya diketahui publik tentang kita ?
Universitas Sumatera Utara
Tujuan
humas
pada
akhirnya
adalah
membuat
publik
dan
organisasi/lembaga saling mengenal.Baik mengenal kebutuhan, kepentingan,
harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan
haruslah menunjukan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan
mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informasi saja.
b. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afeksi)
Bila tujuan yang pertama mengarah pada penguatan dan perubahan
pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi,
yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence).Untuk mencapai
tujuan saling percaya ini, prinsip-prinsip komunikasi persuasif dapat di terapkan.
Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada
pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain
(organisasi/lembaga)
dan
juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan
“kebaikan/ketulusan” publiknya.
Kebaikan/ketulusan masing-masing dapat diukur dengan etika moral
maupun materil yang di tanamkan dan ditunjukan masing-masing. Di sinilah
humas menggunakan prinsip-prinsip komunikasi persuasif.Dia mempersuasi
publik
untuk
percaya
kepada
organisasi/lembaga,
sebaliknya
juga
organisasi/lembaga untuk kepercayaan kepada publiknya.
Universitas Sumatera Utara
c. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris)
Tujuan
berikutnya
adalah
dengan
komunikasi
diharapkan
akan
terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini
sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan
tertentu.
Menurut Kusumastuti(2001: 10) dalam contoh hubungan dengan pers
(external public relation), aspek psikomotorisdapat dilihat dari usaha humas
sebagai wakil organisasi/lembaga untuk senantiasa terbuka terhadap pers yang
menginginkan fakta, tidak mempersulit kerja pers dalam mendapat informasi dan
menghubungi sumber berita, bahkan bila mungkin humas member ide kepada
pers (take media initiative).Begitu pula kepada organisasi/lembaga humas dapat
menampilkan kerja pers yang profesional, memberikan hak jawab dan
memberikan hak orang-orang (decision maker) sebagai sumber berita, bahkan
bila perlu pers dapat menunjukan bantuannya dalam menampilkan profil
organisasi/lembaga (dapat diwakilioleh profil pimpinan ataupun manajemen)
melalui publisitas yang positif.Terhadap peristiwa yang diasumsikan membawa
dan proporsional.
C. Fungsi Humas
Berbicara fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai
tujuan organisasi /lembaga.Tetapi dalam hubungan penekanan fungsi yang di
tegaskan yaitu hubungan komunikatif antara Humas dengan Publik, baik internal
maupun eksternal dengan manajer beserta staffnya, dilakukan secara timbal balik
Universitas Sumatera Utara
yang dilandasi empati sehingga menimbulkan rasa simpati.Ini mengandung arti
bahwa dalam melancarkan komunikasi itu, yaitu secara struktural dan fungsional
mewakili organisasinya. Humas juga tidak hanya memandang siapa saja yang
dilayaninya, tidak pandang dari segi kedudukan, pekerjaan, umurnya, agamanya
dan sebagainya, tetapi sama yaitu insan yang patut dihargai dan dihormati
sebagaimana yang disebutkan di atas. Sikap ini termasuk dalam kegiatan
komunikasi secara tatap muka, melalui telepon, dengan surat ataupun dengan
media komunikasi lainnya. Beberapa buku tentang Public Relations memberi
batasan tentang fungsi ini dengan bermacam istilah.Misalnya disebut berfungsi
punitif, prefentif, kurativ, dan sebagainya.
Selain itu, Public Relations juga bertugas untuk mengusahakan timbulnya
sikap dan citra (image) publik yang positif terhadap segala kebijakan dan langkah
tindakan organisasi atau perusahaan.Dapat dikatakan bahwa citra yang dinilai
adalah bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki
kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu
terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi.
Kusumastuti (2002:20) mengatakan bahwa Public Relations bertujuan untuk
menciptakan, membina dan kemudian memelihara sikap yang menyenangkan
antara kedua pihak, yaitu pihak organisasi dan pihak publik. Dalam buku Public
Relations : Teori dan praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid, menyebutkan
ada dua fungsi Public Relation yakni Fungsi Konstruktif dan Fungsi Korektif.
Fungsi Konstruktif adalah fungsi yang mendorong Public Relation untuk
membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan terencana, berkesinambungan yang
Universitas Sumatera Utara
cenderung bersifat proaktif, sedangkan Fungsi Korektif adalah Fungsi yang
berperan sebagai mengatasi persoalan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Rumanti (2002:28) menjelaskan bahwa fungsi Public Relations yang
dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk
memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan,
suasana kerja yang kondusif, peka terhadapa karyawan yang kinerjanya, dan lainlain. Penting diperhatikan bahwa dalam PR, mengingat kembali falsafah,
pengertian, dan sejarah maupun fungsinya, menunjukan bahwa pada PR berakar
pola pikir pragmatis dan harmonis, terutama dalam meminimalkan konflik,
dengan menggunakan pendekatan, komunikasi timbal balik akan sangat
membantu menemukan strategi bagaimana mengatasi konflik yang terjadi.
Menurut Kusumastuti (2002:23) mengatakan bahwa fungsi PR meliputi halhal berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik
pada perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi
untuk kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik
internal maupun eksternal.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Jefkins (2002:10) fungsi khusus Humas adalah :
1. Manajemen Krisis
2. Penerbitan Desk Top
3. Identitas Perusahaan
4. Hubungan Palementer
5. Humas Finansial
Dalam konsepnya Fungsi Humas menurut Ruslan (2000:18) adalah sebagai
berikut :
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik
eksternal yang merupakan khalayak sasaran
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalirkan opini publik kepada
organisasi
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan perusahaan/organisasi demi
kepentingan umum
5. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan
tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang di wakilinya
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan fungsi Humas pada PT. Freight Express Medan Dalam Membina
Hubungan Eksternal dan Internal adalah :
a. Hubungan Eksternal
1. Menjalin hubungan baik dengan publik eksternal
Kegiatan humas eksternal untuk memelihara hubungan baik dengan
publik luar perusahaan untuk membentuk image/citra positif
2. Penyambung lidah antara pihak luar dengan perusahaan
Sebagai perantara antara publik
luar
dengan perusahaan agar
menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan atau timbal balik
untuk mencapai kesepakatan bersama
3. Menyeleksi komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal merupakan kegiatan yang dilakukan humas dalam
membina hubungan baik dengan publik eksternal. Tujuan utamanya
adalah mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran positif dari publik
terhadap organisasi serta mempererat hubungan dengan pihak luar
organisasi tersebut,
sehingga akan tumbuh
opini publik
yang
menguntungkan perusahaan.
b. Hubungan Internal
1. Membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling
bermanfaat
antara
manajer
dan
karyawan
tempat
organisasi
menggantungkan kesuksesannya.
2. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi
organisasi.
D. Peran Humas di PT. Freight Express Medan dalam membina hubungan
eksternal dan internal pada PT. Freight Express Medan
Peran humas pada umumnya adalah untuk menciptakan opini masyarakat yang
menguntungkan bagi perusahaan. Sama halnya dengan peran humas di PT..Freight
Express Medanyaitu untuk menciptakan opini yang baik dan menguntungkan bagi
perusahaan serta untuk mengembangkan Visi dan Misi Perusahaan.
Menurut Anggoro (2000:43) Kegiatan Eksternal yaitu segenap kegiatan
Humas yang di arahkan pada khalayak di luar perusahaan (Masyarakat, Agen,
Konsumen,
Pemerintah,
dan
sebagainya),
bukannya
kalangan
dalam
perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Menurut Dozier & Broom (1995:7) bahwa peranan Public Relations dibagi
empat kategori dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Expert prescriber
Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam
penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship).
2. Communication fasilitator
Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator
untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang
diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan,
Universitas Sumatera Utara
sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan
harapan organisasi kepada pihak publiknya.
3. Problem solving process fasiliator
Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public
relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu
pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan
eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang telah dihadapi secara
rasional dan profesional.
4. Communication technician
Berbeda dengan tiga praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait
erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Sedangkan dalam
peranan communication technician ini sebagai journalist in resident yang
hanya menyediakan layanan teknisi komunikasi atau dikenal dengan
method of communication in organization dan sistem komunikasi dalam
organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level),
yaitu secara teknisi komunikasi, baik atau maupun media komunikasi
dipergunakan dari tingkat pimpinan denga bawahan akan berbeda dari
bawahan ke tingkat atasan.
Peranan Public Relation/Humas tersebut diharapkan menjadi “mata” dan
“telinga”, serta “tangan kanan”bagi top manajemen dari organisasi/lembaga yang
ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Membina hubungan kedalam (Public Internal)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian
dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dan mampu
mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran
negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalan kan oleh
organisasi.
b. Membina hubungan keluar (Public External)
Yang
dimaksud
dengan
publik
eksternal
adalah
publik
umum
(masyarakat).Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif
public terhadap lembaga yang diwakilinya.
Ruslan (2001:28) mengatakan, jadi peran Humas/PR tersebut bersifat dua
arah, seperti dijelaskan diatas, yaitu berorientasi kedalam (inward looking), dan
keluar (outward looking). Beberapa kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung
fungsi manajemen perusahaan/organisasi/lembaga, yaitu :
1. Building corporate identity and image
a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif
b.
mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan
berbagai pihak
2. Facing crisis
Menangani complain, membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of
image, memperbaiki: lost of image and damage (untuk jelasnya masalah
manajemen krisis, lihat buku seri pertama Manajemen PR).
Universitas Sumatera Utara
Menurut
Gregory (2001:23) peran Humas disuatu organisasi adalah
memberikan visi. Tidak hanyatentang bagaimana segalanya harus di lakukan
dengan baik, namun yang paling penting adalah bagaimana arah organisasi atau
perusahaan tersebut di masa yang akan dating. Dan selain itu, peran profesional
Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi (yang
menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) yang ditentukan melalui
proses analisis dan pengambilan keputusan yang mendalam.
Peran Humas ada 2, yaitu :
1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang
terjadi di lingkungan sosial, sehingga hal-hal tersebut akan di perhitungkan
ketika mengambil keputusan.
2. Untuk memberikan saran kepada manajemen atas akibat yang ditimbulkan
dari keputusan yang di ambil, dengan memperhitungkan kemungkinan
reaksi dari publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung
kesejahteraan atau keberadaan perusahaan.
Suasana di dalam PT. Freight Express Medan itu cenderung yang menjadi
target Publik Internal, terutama suasana diantara para karyawannya yang
mempunyai hubungan insan dengan perkembangan badan PT. Freight Express
Medan. Kegiatan humas ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk
memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya,
komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak
kaku, rasa tanggung-jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Untuk dapat menciptakan keadaan harmonis, kiranya PT. Freight Express Medan
dengan kebijaksanaan Publik Internalnya berusaha mengadakan:
1.
Pengumuman-pengumuman
Melalui papan pengumuman bisa diumumkan setiap program kerja
atau kebijaksanaan pimpinan dalam perusahaan, seperti diadakannya
rapat kerja.Setiap bulan PT. Freight Express Medan mengadakan rapat
untuk mengevaluasi hasil kerja, dan kegiatan dalam perusahaan.
2.
Kontak Pribadi
Komunikasi antar pegawai, baik vertikal maupun horizontal perlu
dilakukan untuk lebih mengenal masing-masing pegawai. Dengan
adanya komunikasi akan tercipta rasa kekeluargaan masing-masing
antara pegawai maupun kepada atasan. Kontak pribadi dalam arti
saling tegur sapa atau menghargai dalam batas-batas kesopanan dan
kesusilaan.
3.
Laporan kepada pemegang saham
Khusus mengenai pertanggungjawaban dalam bidang keuangan, perlu
dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para
pemegang saham.Pemegang saham merasa diikutsertakan dalam
membina perusahaan dan meyakini kegunaan uangnya bagi PT.
Freight Express Medan.Karenanya, timbul kepercayaan terhadap
dimanfaatkannya bagi PT. Freight Express Medan.
4. Kesehatan atau Pengobatan
Universitas Sumatera Utara
Bagi pegawai yang sedang sakit atau yang memerlukan perawatan
kesehatan dilakukan dengan catatan pada jam kerja atau prosedur yang
ditetapkan PT. Freight Express Medan
Bagi PT. Freight Express Medan, hubungan dengan pihak diluar
perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya,
dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang insan atau
suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan
satu sama lainnya.. Dalam lingkungan eksternal humas PT. Freight Express
Medan melakukan kegiatan:
a. Hubungan dengan syahbandar (surat izin kapal berlayar) berdasarkan
zona ZEE.
b. Hubungan dengan keamanan laut seperti Polisi Airut, Angkatan Laut
Dinas Perhubungan Laut.
c. Hubungan dengan perum pelabuhan Belawan selain mengeluarkan surat
izin tahunan kapal atau SNTK kapal.
d. Hubungan dengan organisasi tertentu seperti proposal biaya bantuan dan
sumbangan.
e. Hubungan dengan pemilik kontainer.
Komunikasi dua arah atau timbal balik dalam melaksanakan kegiatan internal dan
eksternal merupakan salah satu faktor yang penting untuk tercapainya saling
pengertian, kerja sama yang baik guna memperlancar proses manajemen, sehingga
tujuan perusahaan tercapai. Dalam pelaksanaan humas di PT. Freight Express
Medan.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengertian Pelayanan Terhadap Stakeholders
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau uruttan kegiatan yang terjadi dalam
interaksi langsung anatara seseorang dengan orang lainatau dengan mesin secara
fisik dan menyediakan kepuasaan yang membutuhkan pelayanan tersebut. Dari
kepuasaan tersebut maka akan timbul rasa nyaman atau penilaian akan pelayanan
yang diberikan sehingga muncul penilaian tentang kualitas pelayanan pada tempat
tersebut. Pelayanan merupakan suatu usaha untuk membantu menyiapkan
(mengurus) apa yang diperlukan atau dibutuhkan oleh orang lain. Ada beberapa
pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Menurut Moneir(2002:13) Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan,
oleh karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses. Sebagai proses,
pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh
kehidupan orang dalam masyarakat.
Menurut Majid (2008;30) pelayanan adalah :
1. Sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis,
proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek,
mau menolong orang lain bukan diam atau menghindari.
2. Pelayanan adalah suatu tindakan nyata dan segera menolong orang lain
(pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis dan sebagainya) atau disertai dengan
senyuman yang ramah dan tulus.
Universitas Sumatera Utara
Yang dimaksud dengan pelayan umum adalah setiap kegiatan yang
dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang
banyak.
Melayani adalah kesedian seseorang untuk memberikan pada orang lain.
Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang
tanpa ada paksaan dari pihak mana pun, agar seseorang mau melakukan secara
sadar dan iklas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang
seseorang terhadap dirinya dan orang lain. Sedangkan kegiatan pelayanan adalah
suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap orang yang membutuhkan
bantuan kita. Empati dan peduli yang diberikan oleh karyawan terhadap
masyarakat (Stakeholders) bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia
yang akan menempatkan posisi seseorang dalam tempat yang terhormat di mata
stakeholders.
Istilah pelayanan dapat juga dilihat melalui berbagai kutipan dibawah ini
sebagai upaya memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami
objek yang diteliti. Menurut Iqbal (2007;53) pelayanan adalah menanamkan
kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya dengan
menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga
mengetengahkan
empati
dan
melayani
pegawai
dengan
penuh
kegairahan.Pelayanan juga dilakukan untuk menunjukan perhatian kepada
pegawai dan membina hubungan yang baik.
Dari uraian di atas bahwa dalam pelayanan terhadapstakeholders harus di
penuhi dengan kesadaran, empati kepada pihak eksternal atau masyarakat, selalu
Universitas Sumatera Utara
memperbaiki pelayanan kepada masyarakat, menunjukan perhatian kepada
stakeholders dan melakukan evaluasi. Dan juga pelayanan merupakan suatu
bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang diberikan kepada orang lain
dalam hal ini stakeholders, agar kebutuhan stakeholders tersebut dapat dipenuhi
sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap stakeholders di
anggap sebagai keunggulan-keunggulan yang diberikan perusahaan dalam rangka
untuk menjaga citra baik perusahaan tersebut.
Pelayanan dapat di klarifikasikan berdasarkan 4 (empat) kriteria, yaitu :
1. Berdasarkan sifat tindakan
2. Berdasarkan hubungan dengan pegawai
3. Berdasarkan sifat permintaan dan penawaran
4. Berdasarkan metode penyampaian terhadap pegawai
Pada PT. Freight Express Medan, Humas bekerja cukup baik karena
Humas dapat menghadapi suatu krisis yang terjadi pada masyarakat ataupun
kepada instansi dengan cara membentuk suatu tim/anggota yang memiliki
keahlian khusus untuk membantu perusahaan dan pegawai yang tengah
menghadapi permasalahan, baik antara stakeholders dengan Perusahaan ataupun
antara Perusahaan terhadapa stakeholders.
PT. Freight Express Medan menjadi tempat peneliti untuk melakukan
penelitian. Sebagaimana diketahui, bahwa Humas merupakan sumber informasi
bagi perusahaan untuk mengakomodir atau mengatur arus komunikasi dengan
Universitas Sumatera Utara
para stakeholders-nya.Humas juga bertanggungjawab terhadap penyampaian
informasi berupa kebijakan yang dibuat oleh perusahaan kepada karyawan. Setiap
informasi yang di berikan kepada stakeholders tidak pernah masyarakat menjadi
ragu terhadap informasi tersebut.
PT. Freight Express Medan menjalankan program Kemitraan dan Bina
Lingkungan tidak semata untuk menjalankan amanah yang telah diberikan, tapi
juga karena PT. Freight Express Medan sangat peduli dengan pembangunan dan
lingkungan
sekitar.Kegiatan
ini
sudah
menjadi
rutinitas
terhadap
perusahaan.Pihak perusahaan selalu melakukan penghijauan terhadap lingkungan
sekitar.
Komunikasi merupakan hal utama yang di perlukan oleh Humas di dalam
menjalankan peran dan Fungsinya dalam suatu perusahaan.Komunikasi yang di
lakukan haruslah dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan dalam
perusahaan tersebut. Pada PT. Freight Express Medan ini pelayanan mereka
terhadap stakeholders sangat memuaskan, ini dapat di buktikan dengan tanggapan
para stakeholders yang datang ke bagian Humas PT. Freight Express Medan.
Di dalam menjalankan tugasnya Humas selalu melaksanakan kegiatan
Eksternal.Kegiatan Eksternal ini bertujuan untuk memperlancar dan membina
hubungan baik dengan stakeholders, agar tercipta hubungan yang harmonis dan
menciptakan citra yang baik pada perusahaan. Dengan adanya kerja sama antara
bagian Humas dengan stakeholders.
Menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan
melaksanakannya dengan menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani.
Universitas Sumatera Utara
Pelayanan juga mengetengahkan empati dan melayani masyarakat dengan penuh
kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk menunjukan perhatian kepada
stakeholders dan membina hubungan baik.
Dalam pelayanan PT Freight Express Medan terhadap stakeholders harus
dipenuhi dengan kesadaran, empati kepada masyarakat, selalu memperbaiki
pelayanan kepada kepada pihak luar, menunjukan perhatian kepada pegawai dan
melakukan evaluasi. Dan ini di buktikan setiap stakeholders yang datang selalu di
sambut dengan ramah.
Seperti hal-hal yang telah di tuliskan di atas, bahwa setiap perusahaan
pasti memiliki tolak ukur untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholders yang
telah terpenuhi. Sama halnya dengan PT. Freight Express Medan yang
mengetahui apakahstakeholders merasa puas atau tidak atas pelayanan yang di
berikan instansi terhadap stakeholders.
Humas dari PT. Freight Express Medan berusaha untuk membina
hubungan yang baik dan harmonis dengan stakeholders. Sehingga pegawai dapat
menjalankan tugasnya dengan baik untuk tercapainya tujuan dari PT. Freight
Express Medan .
Dalam hal ini peningkatan pelayanan terhadap stakeholders terus menerus
di lakuka n oleh bagian Humas di PT. Freight Express Medan. Hal ini terlihat
dengan adanya mutu pelayanan yang di berikian oleh Humas PT. Freight Express
Medan terhadap stakeholders dengan menanyakan langsung kepada stakeholders
tentang tanggapan mereka terhadap pelayanan yang diberikan PT. Freight Express
Medan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut pendapat peneliti peran dan fungsi Humas dalam meningkatkan
pelayanan terhadap stakeholders sudah cukup baik. Tetapi sebaiknya Humas
memiliki bidangnya sendiri dan tidak bergantung dengan bagian lain, sehingga
bagian Humas dapat lebih mengeluarkan kreativitas kerja yang lebih baik.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penjabaran pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik
kesimpulan mengenai Peranan Humas pada PT. Freight Express Medan:
1. Peranan humas PT. Freight Express Medan sangat penting untuk menjaga
dan memelihara hubungan yang baik antara perusahaan dengan
masyarakat. Fungsi humas adalah menciptakan Opini Publik yang positif
bagi perusahaan agar citra perusahaan yang baik tetap terjaga.
2. Komunikasi dua arah (timbal-balik) sangat berperan penting dalam
pelaksanaa tugas humas untuk meyakinkan publik eksternal bahwa produk
atau jasa yang di produksi PT. Freight Express Medan adalah yang terbaik.
3. PT. Freight Express Medan melakukan kegiatan humas internal dan
eksternal.
4. Humas internal dilakukan untuk menjaga hubungan baik antara pihak
manajemen dengan pemilik kontainer dan karyawan.
5. Humas eksternal dilakukan untuk menjaga hubungan dengan masyarakat
sekitar perusahaan, pemerintah, dan mitra perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
B. Saran
Sebagai bahan masukan bagiPT. Freight Express Medan dan para pembaca,
penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Sebaiknya fungsi humas pada PT. Freight Express Medan Belawan
diberikan kedudukan atau jabatan tersendiri. Hal ini dimaksudkan agar
peranan humas lebih terkonsentrasi pada bidangnya.
2. Komunikasi dua arah (timbal balik) tetap ditingkatkan, baik humas dengan
publik internal maupun publik eksternal. Dengan begitu tujuan PT. Freight
Express Medanakan lebih cepat tercapai.
3. Informasi yang diberikan humas pada publik eksternal sebaiknya bersifat
jujur dan apa adanya, tidak terlalu melebih-lebihkan dan tidak bersifat
memaksa. Dengan begitu, akan lebih banyak tercipta Opini Publik yang
positif dari pada opini negatif. Sehingga para karyawan atau staff dapat
melaksanakan tugasnya tepat sasaran atau sesuai target perusahaan dan
informasi yang diberikan harus up to date agar kegiatan PT. Freight
Express Medan tetap berjalan dengan lancar.
4. Selalu mempertahankan semangat dan loyalitas karyawan atau staff
kepada perusahaan.
5. Untuk meningkatkan volume penjualan dan mengembangkan komunikasi
dengan publik eksternal, sebaiknya komunikasi agar tetap dipertahankan.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A. Pengertian Humas
Banyak definisi Humas/PR yang telah di ungkapkan tersebut saling berbeda,
tetapi pada prinsipnya dan pengertiannya adalah sama. Paling tidak sebagai
acuannya dan salah satunya definisi Humas/PR, berasal dari The British of Public
Relation yang berbunyi :
a. Public Relations activity is management of communications between an
organization and its publics.
b. Public Relation practice is deliberate, planned and sustain effort to
establish and maintain mutual understanding between an organization and
its public.
Definisi public relation dari rumusan Harlow (2002:5) dalam bukunya
berjudul : A Model for Public Relations Education for Professional Practices,
setelah mengkaji lebih kurang 472 definisi Humas tersebut yaitu yang berbunyi :
Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung
pembinaan, pemeliharaaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya,
menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama;
melibatkan manajemen dalam persoalan/permasalahan, membantu manajemen
mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam perubahan
secara efektif; bertindak sebagian sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang dan etis
Universitas Sumatera Utara
sebagai sarana utama”. Menurut Ruslan (2001:6) perubahan secara efektif
bertindak sebagian sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan
menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang dan etis sebagai sarana
utama.
B. Tujuan Humas
Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas
dapat digolongkan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan
perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya.Bila kita bawa kedalam
tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya kognisi,
afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga. Dengan
demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai
berikut :
a. Terpelihara dan terbentuknya Saling Pengertian ( Aspek Kognisi )
Saling pengertian dimulai dari saling mengetahui ataumengenal
ungkapan “tak kenal maka tak sayang” pada banyak fenomena
memberikan jalan disitulah humas berawal. Jadi, aktivitas dan program
humas dimulai dari menjawab pertanyaan-pertanyaaan sebagai berikut :
1. Siapa, apa, bagaimana, dimana dan mengapa organisasi (diri) kita?
2. Sudahkah publik mengenal kita ?
3. Apa yang sudah diketahui oleh publik tentang kita ?
4. Apa yang seharusnya diketahui publik tentang kita ?
Universitas Sumatera Utara
Tujuan
humas
pada
akhirnya
adalah
membuat
publik
dan
organisasi/lembaga saling mengenal.Baik mengenal kebutuhan, kepentingan,
harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan
haruslah menunjukan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan
mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informasi saja.
b. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afeksi)
Bila tujuan yang pertama mengarah pada penguatan dan perubahan
pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi,
yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence).Untuk mencapai
tujuan saling percaya ini, prinsip-prinsip komunikasi persuasif dapat di terapkan.
Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada
pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain
(organisasi/lembaga)
dan
juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan
“kebaikan/ketulusan” publiknya.
Kebaikan/ketulusan masing-masing dapat diukur dengan etika moral
maupun materil yang di tanamkan dan ditunjukan masing-masing. Di sinilah
humas menggunakan prinsip-prinsip komunikasi persuasif.Dia mempersuasi
publik
untuk
percaya
kepada
organisasi/lembaga,
sebaliknya
juga
organisasi/lembaga untuk kepercayaan kepada publiknya.
Universitas Sumatera Utara
c. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris)
Tujuan
berikutnya
adalah
dengan
komunikasi
diharapkan
akan
terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini
sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan
tertentu.
Menurut Kusumastuti(2001: 10) dalam contoh hubungan dengan pers
(external public relation), aspek psikomotorisdapat dilihat dari usaha humas
sebagai wakil organisasi/lembaga untuk senantiasa terbuka terhadap pers yang
menginginkan fakta, tidak mempersulit kerja pers dalam mendapat informasi dan
menghubungi sumber berita, bahkan bila mungkin humas member ide kepada
pers (take media initiative).Begitu pula kepada organisasi/lembaga humas dapat
menampilkan kerja pers yang profesional, memberikan hak jawab dan
memberikan hak orang-orang (decision maker) sebagai sumber berita, bahkan
bila perlu pers dapat menunjukan bantuannya dalam menampilkan profil
organisasi/lembaga (dapat diwakilioleh profil pimpinan ataupun manajemen)
melalui publisitas yang positif.Terhadap peristiwa yang diasumsikan membawa
dan proporsional.
C. Fungsi Humas
Berbicara fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai
tujuan organisasi /lembaga.Tetapi dalam hubungan penekanan fungsi yang di
tegaskan yaitu hubungan komunikatif antara Humas dengan Publik, baik internal
maupun eksternal dengan manajer beserta staffnya, dilakukan secara timbal balik
Universitas Sumatera Utara
yang dilandasi empati sehingga menimbulkan rasa simpati.Ini mengandung arti
bahwa dalam melancarkan komunikasi itu, yaitu secara struktural dan fungsional
mewakili organisasinya. Humas juga tidak hanya memandang siapa saja yang
dilayaninya, tidak pandang dari segi kedudukan, pekerjaan, umurnya, agamanya
dan sebagainya, tetapi sama yaitu insan yang patut dihargai dan dihormati
sebagaimana yang disebutkan di atas. Sikap ini termasuk dalam kegiatan
komunikasi secara tatap muka, melalui telepon, dengan surat ataupun dengan
media komunikasi lainnya. Beberapa buku tentang Public Relations memberi
batasan tentang fungsi ini dengan bermacam istilah.Misalnya disebut berfungsi
punitif, prefentif, kurativ, dan sebagainya.
Selain itu, Public Relations juga bertugas untuk mengusahakan timbulnya
sikap dan citra (image) publik yang positif terhadap segala kebijakan dan langkah
tindakan organisasi atau perusahaan.Dapat dikatakan bahwa citra yang dinilai
adalah bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki
kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu
terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi.
Kusumastuti (2002:20) mengatakan bahwa Public Relations bertujuan untuk
menciptakan, membina dan kemudian memelihara sikap yang menyenangkan
antara kedua pihak, yaitu pihak organisasi dan pihak publik. Dalam buku Public
Relations : Teori dan praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid, menyebutkan
ada dua fungsi Public Relation yakni Fungsi Konstruktif dan Fungsi Korektif.
Fungsi Konstruktif adalah fungsi yang mendorong Public Relation untuk
membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan terencana, berkesinambungan yang
Universitas Sumatera Utara
cenderung bersifat proaktif, sedangkan Fungsi Korektif adalah Fungsi yang
berperan sebagai mengatasi persoalan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Rumanti (2002:28) menjelaskan bahwa fungsi Public Relations yang
dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk
memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan,
suasana kerja yang kondusif, peka terhadapa karyawan yang kinerjanya, dan lainlain. Penting diperhatikan bahwa dalam PR, mengingat kembali falsafah,
pengertian, dan sejarah maupun fungsinya, menunjukan bahwa pada PR berakar
pola pikir pragmatis dan harmonis, terutama dalam meminimalkan konflik,
dengan menggunakan pendekatan, komunikasi timbal balik akan sangat
membantu menemukan strategi bagaimana mengatasi konflik yang terjadi.
Menurut Kusumastuti (2002:23) mengatakan bahwa fungsi PR meliputi halhal berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik
pada perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi
untuk kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik
internal maupun eksternal.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Jefkins (2002:10) fungsi khusus Humas adalah :
1. Manajemen Krisis
2. Penerbitan Desk Top
3. Identitas Perusahaan
4. Hubungan Palementer
5. Humas Finansial
Dalam konsepnya Fungsi Humas menurut Ruslan (2000:18) adalah sebagai
berikut :
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik
eksternal yang merupakan khalayak sasaran
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalirkan opini publik kepada
organisasi
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan perusahaan/organisasi demi
kepentingan umum
5. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan
tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang di wakilinya
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan fungsi Humas pada PT. Freight Express Medan Dalam Membina
Hubungan Eksternal dan Internal adalah :
a. Hubungan Eksternal
1. Menjalin hubungan baik dengan publik eksternal
Kegiatan humas eksternal untuk memelihara hubungan baik dengan
publik luar perusahaan untuk membentuk image/citra positif
2. Penyambung lidah antara pihak luar dengan perusahaan
Sebagai perantara antara publik
luar
dengan perusahaan agar
menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan atau timbal balik
untuk mencapai kesepakatan bersama
3. Menyeleksi komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal merupakan kegiatan yang dilakukan humas dalam
membina hubungan baik dengan publik eksternal. Tujuan utamanya
adalah mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran positif dari publik
terhadap organisasi serta mempererat hubungan dengan pihak luar
organisasi tersebut,
sehingga akan tumbuh
opini publik
yang
menguntungkan perusahaan.
b. Hubungan Internal
1. Membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling
bermanfaat
antara
manajer
dan
karyawan
tempat
organisasi
menggantungkan kesuksesannya.
2. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi
organisasi.
D. Peran Humas di PT. Freight Express Medan dalam membina hubungan
eksternal dan internal pada PT. Freight Express Medan
Peran humas pada umumnya adalah untuk menciptakan opini masyarakat yang
menguntungkan bagi perusahaan. Sama halnya dengan peran humas di PT..Freight
Express Medanyaitu untuk menciptakan opini yang baik dan menguntungkan bagi
perusahaan serta untuk mengembangkan Visi dan Misi Perusahaan.
Menurut Anggoro (2000:43) Kegiatan Eksternal yaitu segenap kegiatan
Humas yang di arahkan pada khalayak di luar perusahaan (Masyarakat, Agen,
Konsumen,
Pemerintah,
dan
sebagainya),
bukannya
kalangan
dalam
perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Menurut Dozier & Broom (1995:7) bahwa peranan Public Relations dibagi
empat kategori dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Expert prescriber
Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam
penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship).
2. Communication fasilitator
Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator
untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang
diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan,
Universitas Sumatera Utara
sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan
harapan organisasi kepada pihak publiknya.
3. Problem solving process fasiliator
Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public
relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu
pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan
eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang telah dihadapi secara
rasional dan profesional.
4. Communication technician
Berbeda dengan tiga praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait
erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Sedangkan dalam
peranan communication technician ini sebagai journalist in resident yang
hanya menyediakan layanan teknisi komunikasi atau dikenal dengan
method of communication in organization dan sistem komunikasi dalam
organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level),
yaitu secara teknisi komunikasi, baik atau maupun media komunikasi
dipergunakan dari tingkat pimpinan denga bawahan akan berbeda dari
bawahan ke tingkat atasan.
Peranan Public Relation/Humas tersebut diharapkan menjadi “mata” dan
“telinga”, serta “tangan kanan”bagi top manajemen dari organisasi/lembaga yang
ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Membina hubungan kedalam (Public Internal)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian
dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dan mampu
mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran
negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalan kan oleh
organisasi.
b. Membina hubungan keluar (Public External)
Yang
dimaksud
dengan
publik
eksternal
adalah
publik
umum
(masyarakat).Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif
public terhadap lembaga yang diwakilinya.
Ruslan (2001:28) mengatakan, jadi peran Humas/PR tersebut bersifat dua
arah, seperti dijelaskan diatas, yaitu berorientasi kedalam (inward looking), dan
keluar (outward looking). Beberapa kegiatan dan sasaran PR sebagai pendukung
fungsi manajemen perusahaan/organisasi/lembaga, yaitu :
1. Building corporate identity and image
a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif
b.
mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan
berbagai pihak
2. Facing crisis
Menangani complain, membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of
image, memperbaiki: lost of image and damage (untuk jelasnya masalah
manajemen krisis, lihat buku seri pertama Manajemen PR).
Universitas Sumatera Utara
Menurut
Gregory (2001:23) peran Humas disuatu organisasi adalah
memberikan visi. Tidak hanyatentang bagaimana segalanya harus di lakukan
dengan baik, namun yang paling penting adalah bagaimana arah organisasi atau
perusahaan tersebut di masa yang akan dating. Dan selain itu, peran profesional
Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi (yang
menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) yang ditentukan melalui
proses analisis dan pengambilan keputusan yang mendalam.
Peran Humas ada 2, yaitu :
1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang
terjadi di lingkungan sosial, sehingga hal-hal tersebut akan di perhitungkan
ketika mengambil keputusan.
2. Untuk memberikan saran kepada manajemen atas akibat yang ditimbulkan
dari keputusan yang di ambil, dengan memperhitungkan kemungkinan
reaksi dari publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung
kesejahteraan atau keberadaan perusahaan.
Suasana di dalam PT. Freight Express Medan itu cenderung yang menjadi
target Publik Internal, terutama suasana diantara para karyawannya yang
mempunyai hubungan insan dengan perkembangan badan PT. Freight Express
Medan. Kegiatan humas ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk
memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya,
komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak
kaku, rasa tanggung-jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Untuk dapat menciptakan keadaan harmonis, kiranya PT. Freight Express Medan
dengan kebijaksanaan Publik Internalnya berusaha mengadakan:
1.
Pengumuman-pengumuman
Melalui papan pengumuman bisa diumumkan setiap program kerja
atau kebijaksanaan pimpinan dalam perusahaan, seperti diadakannya
rapat kerja.Setiap bulan PT. Freight Express Medan mengadakan rapat
untuk mengevaluasi hasil kerja, dan kegiatan dalam perusahaan.
2.
Kontak Pribadi
Komunikasi antar pegawai, baik vertikal maupun horizontal perlu
dilakukan untuk lebih mengenal masing-masing pegawai. Dengan
adanya komunikasi akan tercipta rasa kekeluargaan masing-masing
antara pegawai maupun kepada atasan. Kontak pribadi dalam arti
saling tegur sapa atau menghargai dalam batas-batas kesopanan dan
kesusilaan.
3.
Laporan kepada pemegang saham
Khusus mengenai pertanggungjawaban dalam bidang keuangan, perlu
dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para
pemegang saham.Pemegang saham merasa diikutsertakan dalam
membina perusahaan dan meyakini kegunaan uangnya bagi PT.
Freight Express Medan.Karenanya, timbul kepercayaan terhadap
dimanfaatkannya bagi PT. Freight Express Medan.
4. Kesehatan atau Pengobatan
Universitas Sumatera Utara
Bagi pegawai yang sedang sakit atau yang memerlukan perawatan
kesehatan dilakukan dengan catatan pada jam kerja atau prosedur yang
ditetapkan PT. Freight Express Medan
Bagi PT. Freight Express Medan, hubungan dengan pihak diluar
perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya,
dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang insan atau
suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan
satu sama lainnya.. Dalam lingkungan eksternal humas PT. Freight Express
Medan melakukan kegiatan:
a. Hubungan dengan syahbandar (surat izin kapal berlayar) berdasarkan
zona ZEE.
b. Hubungan dengan keamanan laut seperti Polisi Airut, Angkatan Laut
Dinas Perhubungan Laut.
c. Hubungan dengan perum pelabuhan Belawan selain mengeluarkan surat
izin tahunan kapal atau SNTK kapal.
d. Hubungan dengan organisasi tertentu seperti proposal biaya bantuan dan
sumbangan.
e. Hubungan dengan pemilik kontainer.
Komunikasi dua arah atau timbal balik dalam melaksanakan kegiatan internal dan
eksternal merupakan salah satu faktor yang penting untuk tercapainya saling
pengertian, kerja sama yang baik guna memperlancar proses manajemen, sehingga
tujuan perusahaan tercapai. Dalam pelaksanaan humas di PT. Freight Express
Medan.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengertian Pelayanan Terhadap Stakeholders
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau uruttan kegiatan yang terjadi dalam
interaksi langsung anatara seseorang dengan orang lainatau dengan mesin secara
fisik dan menyediakan kepuasaan yang membutuhkan pelayanan tersebut. Dari
kepuasaan tersebut maka akan timbul rasa nyaman atau penilaian akan pelayanan
yang diberikan sehingga muncul penilaian tentang kualitas pelayanan pada tempat
tersebut. Pelayanan merupakan suatu usaha untuk membantu menyiapkan
(mengurus) apa yang diperlukan atau dibutuhkan oleh orang lain. Ada beberapa
pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Menurut Moneir(2002:13) Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan,
oleh karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses. Sebagai proses,
pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh
kehidupan orang dalam masyarakat.
Menurut Majid (2008;30) pelayanan adalah :
1. Sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis,
proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek,
mau menolong orang lain bukan diam atau menghindari.
2. Pelayanan adalah suatu tindakan nyata dan segera menolong orang lain
(pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis dan sebagainya) atau disertai dengan
senyuman yang ramah dan tulus.
Universitas Sumatera Utara
Yang dimaksud dengan pelayan umum adalah setiap kegiatan yang
dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang
banyak.
Melayani adalah kesedian seseorang untuk memberikan pada orang lain.
Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang
tanpa ada paksaan dari pihak mana pun, agar seseorang mau melakukan secara
sadar dan iklas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang
seseorang terhadap dirinya dan orang lain. Sedangkan kegiatan pelayanan adalah
suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap orang yang membutuhkan
bantuan kita. Empati dan peduli yang diberikan oleh karyawan terhadap
masyarakat (Stakeholders) bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia
yang akan menempatkan posisi seseorang dalam tempat yang terhormat di mata
stakeholders.
Istilah pelayanan dapat juga dilihat melalui berbagai kutipan dibawah ini
sebagai upaya memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami
objek yang diteliti. Menurut Iqbal (2007;53) pelayanan adalah menanamkan
kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya dengan
menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga
mengetengahkan
empati
dan
melayani
pegawai
dengan
penuh
kegairahan.Pelayanan juga dilakukan untuk menunjukan perhatian kepada
pegawai dan membina hubungan yang baik.
Dari uraian di atas bahwa dalam pelayanan terhadapstakeholders harus di
penuhi dengan kesadaran, empati kepada pihak eksternal atau masyarakat, selalu
Universitas Sumatera Utara
memperbaiki pelayanan kepada masyarakat, menunjukan perhatian kepada
stakeholders dan melakukan evaluasi. Dan juga pelayanan merupakan suatu
bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang diberikan kepada orang lain
dalam hal ini stakeholders, agar kebutuhan stakeholders tersebut dapat dipenuhi
sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap stakeholders di
anggap sebagai keunggulan-keunggulan yang diberikan perusahaan dalam rangka
untuk menjaga citra baik perusahaan tersebut.
Pelayanan dapat di klarifikasikan berdasarkan 4 (empat) kriteria, yaitu :
1. Berdasarkan sifat tindakan
2. Berdasarkan hubungan dengan pegawai
3. Berdasarkan sifat permintaan dan penawaran
4. Berdasarkan metode penyampaian terhadap pegawai
Pada PT. Freight Express Medan, Humas bekerja cukup baik karena
Humas dapat menghadapi suatu krisis yang terjadi pada masyarakat ataupun
kepada instansi dengan cara membentuk suatu tim/anggota yang memiliki
keahlian khusus untuk membantu perusahaan dan pegawai yang tengah
menghadapi permasalahan, baik antara stakeholders dengan Perusahaan ataupun
antara Perusahaan terhadapa stakeholders.
PT. Freight Express Medan menjadi tempat peneliti untuk melakukan
penelitian. Sebagaimana diketahui, bahwa Humas merupakan sumber informasi
bagi perusahaan untuk mengakomodir atau mengatur arus komunikasi dengan
Universitas Sumatera Utara
para stakeholders-nya.Humas juga bertanggungjawab terhadap penyampaian
informasi berupa kebijakan yang dibuat oleh perusahaan kepada karyawan. Setiap
informasi yang di berikan kepada stakeholders tidak pernah masyarakat menjadi
ragu terhadap informasi tersebut.
PT. Freight Express Medan menjalankan program Kemitraan dan Bina
Lingkungan tidak semata untuk menjalankan amanah yang telah diberikan, tapi
juga karena PT. Freight Express Medan sangat peduli dengan pembangunan dan
lingkungan
sekitar.Kegiatan
ini
sudah
menjadi
rutinitas
terhadap
perusahaan.Pihak perusahaan selalu melakukan penghijauan terhadap lingkungan
sekitar.
Komunikasi merupakan hal utama yang di perlukan oleh Humas di dalam
menjalankan peran dan Fungsinya dalam suatu perusahaan.Komunikasi yang di
lakukan haruslah dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan dalam
perusahaan tersebut. Pada PT. Freight Express Medan ini pelayanan mereka
terhadap stakeholders sangat memuaskan, ini dapat di buktikan dengan tanggapan
para stakeholders yang datang ke bagian Humas PT. Freight Express Medan.
Di dalam menjalankan tugasnya Humas selalu melaksanakan kegiatan
Eksternal.Kegiatan Eksternal ini bertujuan untuk memperlancar dan membina
hubungan baik dengan stakeholders, agar tercipta hubungan yang harmonis dan
menciptakan citra yang baik pada perusahaan. Dengan adanya kerja sama antara
bagian Humas dengan stakeholders.
Menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan
melaksanakannya dengan menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani.
Universitas Sumatera Utara
Pelayanan juga mengetengahkan empati dan melayani masyarakat dengan penuh
kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk menunjukan perhatian kepada
stakeholders dan membina hubungan baik.
Dalam pelayanan PT Freight Express Medan terhadap stakeholders harus
dipenuhi dengan kesadaran, empati kepada masyarakat, selalu memperbaiki
pelayanan kepada kepada pihak luar, menunjukan perhatian kepada pegawai dan
melakukan evaluasi. Dan ini di buktikan setiap stakeholders yang datang selalu di
sambut dengan ramah.
Seperti hal-hal yang telah di tuliskan di atas, bahwa setiap perusahaan
pasti memiliki tolak ukur untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholders yang
telah terpenuhi. Sama halnya dengan PT. Freight Express Medan yang
mengetahui apakahstakeholders merasa puas atau tidak atas pelayanan yang di
berikan instansi terhadap stakeholders.
Humas dari PT. Freight Express Medan berusaha untuk membina
hubungan yang baik dan harmonis dengan stakeholders. Sehingga pegawai dapat
menjalankan tugasnya dengan baik untuk tercapainya tujuan dari PT. Freight
Express Medan .
Dalam hal ini peningkatan pelayanan terhadap stakeholders terus menerus
di lakuka n oleh bagian Humas di PT. Freight Express Medan. Hal ini terlihat
dengan adanya mutu pelayanan yang di berikian oleh Humas PT. Freight Express
Medan terhadap stakeholders dengan menanyakan langsung kepada stakeholders
tentang tanggapan mereka terhadap pelayanan yang diberikan PT. Freight Express
Medan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut pendapat peneliti peran dan fungsi Humas dalam meningkatkan
pelayanan terhadap stakeholders sudah cukup baik. Tetapi sebaiknya Humas
memiliki bidangnya sendiri dan tidak bergantung dengan bagian lain, sehingga
bagian Humas dapat lebih mengeluarkan kreativitas kerja yang lebih baik.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penjabaran pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik
kesimpulan mengenai Peranan Humas pada PT. Freight Express Medan:
1. Peranan humas PT. Freight Express Medan sangat penting untuk menjaga
dan memelihara hubungan yang baik antara perusahaan dengan
masyarakat. Fungsi humas adalah menciptakan Opini Publik yang positif
bagi perusahaan agar citra perusahaan yang baik tetap terjaga.
2. Komunikasi dua arah (timbal-balik) sangat berperan penting dalam
pelaksanaa tugas humas untuk meyakinkan publik eksternal bahwa produk
atau jasa yang di produksi PT. Freight Express Medan adalah yang terbaik.
3. PT. Freight Express Medan melakukan kegiatan humas internal dan
eksternal.
4. Humas internal dilakukan untuk menjaga hubungan baik antara pihak
manajemen dengan pemilik kontainer dan karyawan.
5. Humas eksternal dilakukan untuk menjaga hubungan dengan masyarakat
sekitar perusahaan, pemerintah, dan mitra perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
B. Saran
Sebagai bahan masukan bagiPT. Freight Express Medan dan para pembaca,
penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Sebaiknya fungsi humas pada PT. Freight Express Medan Belawan
diberikan kedudukan atau jabatan tersendiri. Hal ini dimaksudkan agar
peranan humas lebih terkonsentrasi pada bidangnya.
2. Komunikasi dua arah (timbal balik) tetap ditingkatkan, baik humas dengan
publik internal maupun publik eksternal. Dengan begitu tujuan PT. Freight
Express Medanakan lebih cepat tercapai.
3. Informasi yang diberikan humas pada publik eksternal sebaiknya bersifat
jujur dan apa adanya, tidak terlalu melebih-lebihkan dan tidak bersifat
memaksa. Dengan begitu, akan lebih banyak tercipta Opini Publik yang
positif dari pada opini negatif. Sehingga para karyawan atau staff dapat
melaksanakan tugasnya tepat sasaran atau sesuai target perusahaan dan
informasi yang diberikan harus up to date agar kegiatan PT. Freight
Express Medan tetap berjalan dengan lancar.
4. Selalu mempertahankan semangat dan loyalitas karyawan atau staff
kepada perusahaan.
5. Untuk meningkatkan volume penjualan dan mengembangkan komunikasi
dengan publik eksternal, sebaiknya komunikasi agar tetap dipertahankan.
Universitas Sumatera Utara