Peranan Komunikasi dan Motivasi Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan” Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A.Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial akan selalu berkeinginan untuk
bebicara, tukar menukar gagasan, mengirim dan menerima informasi, membagi pengalaman,
bekerja sama dengan orang lain untuk memenuhi kebutuhan, dan sebagainya. Berbagai
keinginan tersebut hanya dapat terpenuhi melalui kegiatan komunikasi.
Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia.Dengan komunikasi
manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, pengetahuan, pendapat, perasaan, sikap,
perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik sebagai penyampaian
maupun penerima komunikasi.
Menurut Usman (2006:346), komunikasi merupakan proses penyampaian atau
penerimaan pesan dari suatu orang kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung,
secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat. Sejak dilahirkan, manusia hidup dalam suatu
lingkungan tertentu yang menjadi wadah kehidupannya.Ia memerlukan bantuan dari orang
disekitarnya. Untuk itu ia melakukan komunikasi. Dapat dikatakan bahwa secara kodrat
manusia merasa perlu berkomunikasi sejak masih bayi hingga sampai akhir hayatnya, atau
ungkapan lain untuk menggambarkan hal ini adalah bahwa secara empiris tiada kehidupan
tanpa komunikasi.
Seseorang yang melakukan komunikasi disebut komunikator.Orang yang diajak
berkomunikasai disebut komunikan.
Orang yang mampu berkomunikasi ialah komunikatif. Orang yang komunikatif ialah orang
yang mampu menyampaikan informasi atau pesan kepada orang lain, baik langsung maupun
tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat sehingga orang lain dapat
Universitas Sumatera Utara
menerima informasi (pesan). Selain mampu menyampaikan informasi atau pesan, orang yang
komunikatif juga mampu menerima informasi atau pesan orang lain yang disamapaikan
kepadanya, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa
isyarat.
Menurut Koontz, dkk. (2001:148), komunikasi adalah penyampaian informasi dari
pengirim kepada penerima dan informasi itu dapat dipahami oleh sipenerima.
Menurut Manullang (2014:1), komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi
antar individu, melalui system yang biasa (lazim), baik dengan simbol, sinyal, maupun
perilaku atau tindakan tertentu. Suatu komunikasi akan melibatkan dua orang atau lebih serta
menggunakan cara-cara melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal non verbal (bahasa tubuh,
ekspresi). Komunikasi dapat efektif tergantung pada keterampilan dalam menyampaikan
(melalui tulisan dan berbicara ) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan yang
disampaikan.
Dari pengertian komunikasi di atas dapat di simpulkan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian informasi dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan
informasi baik secara langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa
isyarat dan dapat dipahami oleh sipenerima.
2. Bentuk Komunikasi
Menurut Manullang (2014:1),bentuknya komunikasi, terdiri dari:
a.
Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis.Setiap
orang dalam satu komunitas, berkomunikasi secara verbal dalam penyampaian pesan atau
informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata, untuk menyatakan ide dan
Universitas Sumatera Utara
gaya, yang disesuaikan dengan situasi dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara,
sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi.
Mengungkapkan pesan verbal, diperlukan suatu keterampilan dalam menggunakan
kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.Berbicara dan mendengarkan
merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan, sehingga menjadikan orang
lebih memilih berbicara, daripada menulis.
Dengan komunikasi secara lisan, seseorang dapat langsung menerima feed back,
sedangkan pada komunikasi tertulis seseorang harus menyusun pesan, menulis, mengirim dan
harus menunggu balasan. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi secara
lisan, komunikasi verbal juga dapat dilakukan melalui Misalnya, surat, memo atau laporan,
telegram, faksimile, surat kabar, majalah, buku pegangan, buletin, poster. Sebaliknya media
komunikasi lisan merupakan media yang menyampaikan pesan melalui percakapan dengan
menggunakan alat tertentu.Musalnya, telepon, interkom, TV, Radio dan lainnya.
Komunikasi verbal yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Walikota Medan, meliputi: komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di
Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor Walikota Medan, meliputi: langsung bertatap muka
dengan masyarakat yang mengantarkan surat ataupun yang berkunjung ke bagian umum,
berbicara dan mendengarkan, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan dengan atasan
ataupun sesama pegawai di bagian umum. Komunikasi tertulis yang ada di Bagian Umum
Sekretariat Daerah kantor Walikota, meliputi: surat keputusan, surat masuk, memo, surat
tugas kerja, dan wewenang.
a. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi Nonverbal adalah komunikasi melalui sarana elemen dan perilaku yang
tidak dapat disandi kedalam kata-kata. Bentuk komunikasi, yang paling mendasar adalah
komunikasi nonverbal. Hal ini disebabkan karena sebelum manusia menggunakan kata-kata,
Universitas Sumatera Utara
manusia harus terlebih dahulu menggunakan geraan-gerakan tubuh (Kinesic behavior),
Bahasa tubuh (Body language) seperti gerak isyarat, exspresi wajah, gerakan mata, gertakan
gigi, menggelengkan kepala, postur tubuh dan yang lainnya yang bisa membuat seseorang
dapata mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan dan tujuan yang ingin
disampaikan.
Komunikasi non verbal, memiliki tujuan yang sangat penting untuk menyediakan
atau memberikan informasi, mengatur alur suatu percakapan, mengekspresikan emosi,
memberikan sifat, mengendalikan atau mempengaruhi orang lain, serta akan mempermudah
tugas-tugas khusus.
Komunikasi nonverbal kurang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Walikota Medan karena komunikasi nonverbal ini sangat informal, komunikasi non verbal ini
sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi nonverbal ini
hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi nonverbal ini
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
3. Pola komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak
dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai
antara suatu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda beda.
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi:
a. Saluran komunikasi formal
1) Komunikasi Kebawah (Aliran vertikal)
Komunikasi Kebawah (Aliran vertikal) mencakup seluruh transaksi yang meliputi
baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam
suatu organisasi.Pola tersebut digunakan oleh para pimpinan perusahaan dan para manajer
Universitas Sumatera Utara
untuk memberikan perintah seperti memberikan instruksi kerja, menginformasikan umpan
balik terhadap kinerja.Tetapi komunikasi dalam bentuk ini tidak harus selalu secara lisan atau
bertatap muka secara langsung, tetapi dapat berupa tulisan atau lisan. Contohnya memo,
manual, majalah, surat kabar dan penyebaran informasi lainnya.
Komunikasi kebawah yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Wali Kota Medan, seperti komunikasi lisan, percakapan, konperensi, dan kontak telepon
antara Kassubag umum dengan kabag umum, antara kabag umum dengan dengan pegawai
kantor.
2) Komunikasi Keatas
Komunikasi ke atas mengalir ke tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok
atau organisasi. Pola ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada pimpinan yang
diatas, berupa masalah-masalah yang dihadapi oleh karyawan, menginformasikan kepada
mereka tentang kemajuan dalam menuju sasaran kerja, secara tatap muka, prosedur
pengaduan, pemberian saran, wawancara, desas-desus dan lainnya sehingga komunikasi
dalam bentuk ini membantu para manajer untuk selalu peka terhadap perasaan karyawan dan
pekerjaan mereka, rekan kerja, dan perusahaan pada umumnya.
Komunikasi ke atas yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Walikota Medan, seperti komunikasi antara karyawan dengan kabag umum, antara kabag
umum dengan pimpinan dengan cara langsung tatap muka, prosedur pengaduan, wawancara,
pemberian saran dan bentuk lainnya.
3) Komunikasi Horizantal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pegawai dalam
kelompok yang sama atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau
sederajat. Ketika komunikasi terjadi di antara anggota dari kelompok kerja yang sama, antara
Universitas Sumatera Utara
anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama, di antara para manajer pada tingkat yang
sama, atau sesama staf yang sederajat, merupakan gambaran dari komunikasi horizontal.
Komunikasi horizontal yang diterapkan di diterapkan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah kantor walikota Medan, seperti: komunikasi antara sesama pimpinan dan sesama
karyawan.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas.
Komunikasi informal yang diterapkan di Bidang Pengembangan Pendapatan Daerah,
seperti
komunikasi
antara
pimpinan
dengan
pegawai,
antara
sesama
pegawai
memperbincangakan hal yang umum pada saat istrahat ataupun setelah pulang kerja.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu:
a. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi jenis ini dilakukan oleh seorang
pimpinan dengan berbagai pihak di dalam lingkungan organisasi.Komunikasi antara atasan
dengan bawahan atau antara bawahan dengan atasan. Komunikasi internal yand diterapkan di
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan, seperti: komunikasi antara
Kassubag Umum dan Kabag Umum dengan karyawan atau pegawai, komunikasi antar
sesama karyawan.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal terjadi antara pimpinan dalam suatu perusahaan dengan pihak
lain di luar perusahaan. Komunikasi eksternal bertujuan menjalin hubungan yang baik atara
pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan melalui
Universitas Sumatera Utara
telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi eksternal yaitu
komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan.Jika hubungan-hubungan keluar itu
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mandapat
pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan kinerja perusahaan.
Komunikasi eksternal yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Walikota Medan, seperti: komunikasi antara instansi-instansi pemerintah dan perusahaan
swasta.
B. Motivasi
1. Pengertian Motivasi
Motivasi merupakan proses untuk mencoba memberikan dorongan agar orang mau
bekerja bertindak secara tertentu. Motivasi menyangkut reaksi berantai yaitu dimulai dari
kebutuhan yang dirasakan.Lalu timbul keinginan yang hendak dicapai, kemudian
menimbulkan usaha-usaha untuk merealisasikannya yang pada akhirnya timbul pemuasan
kebutuhan tersebut. Oleh karena itu, motivasi merupakan salah satu hal yang sangat penting
diperhatikan dalam perusahaan, karena hal ini sangat mempengaruhi prestasi kerja para
pegawai yang ada di lingkungan perusahaan tersebut.
Seseorang yang tidak termotivasi, hanya memberikan upaya minimum dalam hal
bekerja.Konsep motivasi merupakan sebuah konsep penting studi tentang kinerja
individual.Dengan demikian motivasi berarti pemberian motif, penimbulan motif atau hal
yang menimbulkan dorongan atau keadaan yang menimbulkan dorongan. Dapat juga
dikatakan bahwa motivasi adalah faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara
tertentu.
Motivasi merupakan salah satu alasan agar bawahan mau bekerja keras dan bekerja
cerdas sesuai dengan yang diharapkan.Pengetahuan tentang pola motivasi membantu para
Universitas Sumatera Utara
manajer memahami sikap kerja pegawai masing-masing. Manajer dapat memotivasi
pegawainya dengan cara berbeda-beda sesuai dengan pola masing-masing yang paling
menonjol.
Bawahan perlu dimotivasi karena ada bawahan yang mau bekerja setelah dimotivasi
matasannya.Motivasi yang timbul dari luar disebut motivasi ekstrinsik.
Di pihak lain, ada pula bawahan yang bekerja atas motivasi dari dirinya sendiri. Motivasi
yang timbul dari dari sendiri disebut motivasi intrinsik.Motivasi intrinsik biasanya lebih
bertahan lama dan efektif dibandingkan dengan motivasi ekstrinsik.
MenurutUsman (2006:222), motivasi adalah keinginan yang terdapat pada seseorang
individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan atau sesuatu yang menjadi
dasar atau alas an seseorang untuk berprilaku. Pentingnya memotivasi karena motivasi adalah
mendorong, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia untuk bekerja dengan giat dan
antusias untuk mencapai hasil yang optimal.Motivasi sangat penting bagi para manajer untuk
dapat meningkatkan kinerja bawahannya karena kinerja tergantung dari motivasi,
kemampuan, dan lingkungannya.
Menurut Winardi (2001:137), motivasi adalah keinginan yang terdapat pada
seseorang individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan. Apabila para
karyawan menyukai pekerjaan mereka, menganggab bahwa tugas mereka penuh tantangan
dan mereka menyukai lingkungan kerja secara umum, maka biasanya mereka akan berusaha
sekuat tenaga untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara entusias.
Menurut Rivai (2005:455), motivasi adalah Serangkaian sikap dan nilai-nilai yang
mempengaruhi individu untuk mencapai suatu hal yang spesifik sesuai dengan tujuan
individu. Suatu organisasi akan berhasil melaksanakan program-programnya bila orang-orang
yang bekerja dalam organisasi dapat melaksankan tugasnya dengan baik sesuai dengan
bidang dan tanggung jawabnya masing-masing. Dalam .melaksanakan tugas tersebut, para
Universitas Sumatera Utara
pegawai perlu diberikan arahan dan dorongan sehingga potensi yang ada dalam dirinya dapat
diubah menjadi prestasi yang menguntungkan organisasi.
Motivasi membicarakan tentang bagaimana cara mendorong semangat kerja
seseorang, agar mau bekerja dengan memberikan secara optimal kemampuan dan
keahliannya guna mencapai tujuan organisasi. Motivasi menjadi penting karena dengan
motivasi diharapkan setiap karyawan mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai
produktivitas kerja yang tinggi.Perilaku seseorang dipengaruhi dan dirangsang oleh
keinginan, pemenuhan kebutuhan serta tujuan dan kepuasannya. Rangsangan ini akan
menciptakan dorongan pada seseorang untuk melakukan aktivitas
Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa motivasi merupakan serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi individu
untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu.Sikap dan nilai tersebut
merupakan suatu kekuatan untuk mendorong individu bertingkah laku dalam mencapai
tujuan. Dorongan tersebut terdiri dari dua komponen, yaitu: arah perilaku kerja (kerja untuk
mencapai tujuan), dan kekuatan perilaku (sebagai kuat usaha individu dalam bekerja).
2. Fungsi Motivasi
Beberapa fungsi motivasi menurut Saydam (2000: 328 )
a. Memberikan gairah serta semangat kerja
b. Meningkatkan disiplin kerja
c. Mengubah perilaku seseorang sesuai dengan apa yang diharapkan
d. Untuk meningkatkan rasa tanggung jawab seseorang
e. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi
f. Memberi suasana dan hungunan kerja yang baik
g. Memberi tingkatan kreatifitas dan pastisipasi pada karyawan
Universitas Sumatera Utara
h. Menumbuhkan loyalitas karyawan pada perusahaan
i.
Menambah rasa tanggung jawab para karyawan terhadap tugas-tugasnya
j.
Memberi tingkatan efesiensi dalam penggunaan alat-alat dan bahan baku
k. Medorong timbulnya kelakuan atau suatu perubahan
l.
Sebagai pengarah, artinya mengarahkan perbuatan kepada pencapaian tujuan yang
diinginkan.
m. Sebagai penggerak, yaitu sebagai penggerak dalam melakukan sesuatu
yang
diinginkan.
3. Tujuan Motivasi
Didalam perusahaan motivasi berperan sangat penting dalam meningkatkan kinerja
pegawai. Tujuan dalam memberikan motivasi kerja terhadapa pegawai agar pegawai dapat
melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Dengan demikian berarti juga mampu
memelihara dan meningkatkan moral, semangat dan gairah kerja, karena dirasakan sebagai
pekerjaan yang menantang.program dengan cara ini suatu organisasi dapat mendorong
berkembangnya motivasi berprestasi dalam suatu perusahaan, yang akan memacu tumbuh
dan berkembangnya persaingan sehat antara individu/tim kerja dalam suatu perusahaan.
Tetapi dalam individu setiap manusia tidak semua pegawai termotivasi lewat lingkungan
kerjanya yang biasa disebut dengan motivasi eksternal, tetapi ada juga pegawai yang
termotivasi dari dalam dirinya sendiri (motivasi internal) tanpa ada motivasi khusus yang
dia dapatkan dalam lingkungan kerjanya.
“Tujuan motivasi adalah sasaran objektif yang memberikan kepuasan terhadap
kebutuhan dorongan atau keinginan seseorang. Beberapa kebutuhan khususnya vital,
biologis merupakan unsur pembawaan, namun mayoritas dari kebutuhan-kebutuhan
manusia itu diperoleh dalam proses interaksi sosial dan pengalaman hidup sehari-hari”.
Universitas Sumatera Utara
3. Teknik Memotivasi
1. Berpikiran positif. Ketika mengkr itik orang begitu terjadi ketidakberesan, tetapi kita
lupa memberi dorongan positif agar mereka terus maju. Jangan mengkritik cara kerja
orang lain kalau kita sendiri tidak mampu memberi contoh terlebih dahulu.
2. Menciptakan perubahan yang kuat. Adanya kemauan yang kuat untuk mengubah
situasi oleh diri sendiri. Mengubah perasaan tidak mampu menjadi mampu, tidak mau
menjadi mau. Kata “saya juga bisa” dapat membantu meningkatkan motivasi
berprestasi.
3. Membangun harga diri. Banyak kelebihan kita sendiri dan orang lain yang tidak kita
hargai padahal pengargaan merupakan salah bentuk teknik memotivasi. Kata “ Saya
mengharpkan bantuan Anda” atau “ Saya mengharapkan kehadiran Anda” merupakan
bentuk prnghargaan yang paling murah. Berilah mereka kesempatan untuk
bertanggung jawab, berilah wewenang, serta kebebasan untuk berpendapat.
4. Memantapkan pelaksanaan. Ungkapkan dengan jelas, bagaimana cara kerja yang
benar, tindakan yang yang dapat membantu, dan argai dengan tulus.
5. Membangkitkan prang lemah menjadi kuat. Buktikan bahwa mereka sudah berhasil,
dan nyatakan bahwa Anda akan membantu yang mereka butuhkan. Binalah
keberanian, kerja keras, bersedia belajar dari orang lain.
A = Align, Artinya menyeimbangkan sasaran pekerjaan (proyek) dengan sasaran
individu (orang-orang bersemangat mencapai kepuasan yang mereka inginkan)..
T= Trust, artinya kejujuran setiap anggota tim (vital dalam memotivasi).
E = Empower, Artinya berdayakan setiap anggota tim sewajarnya (khususnya dalam
pengambilan keputusan dan pelaksanaannya).
Universitas Sumatera Utara
4. Jenis-Jenis Motivasi
Dalam rangka usaha mempengaruhi seseorang untuk melakukan kegiatan, orang dapat
dipengaruhi dengan cara positif atau cara negatif melalui contoh-contoh yang diberikan
padanya, pengalaman-pengalaman yang diperolehnya. Dari cara-cara tersebut merupakan
kerangka pikiran yang disajikan yang dikenal dengan motivasi.
Menurut Ranupandoyo dalamM. Kadarisman (2013: 272) jenis-jenis motivasi, yaitu :
a. Motivasi positif
Motivasi positif adalah suatu kegiatan pemberian motiv kerja kepada para pegawai
dengan cara mempengaruhi mereka untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Teknik ini
dilakukan melalui pemberian imabalan (reward) yang menguntungkan pegawai dorongan
dapat berupa misalnya hadiah, ujian, insentif, piagam, dan lainnya yang sejenisnya sehingga
dapat memberikan gairah dan semangat kerja untuk berprestasi.adanya motivasi positif maka
semangat kinerja pegawai akan meningkat, karena pada umumnya senang menerima yang
bersifat baik saja.
b. Motivasi negatif
Motivasi negatif adalah para pegawai dipengaruhi untuk melaksanakan pekerjaan
melalui penggunaan kekuatan (power) yang menakutkan para pegawai.Motivasi dapat berupa
ancaman dengan pemberian sanksi bagi karyawan yang tidak mau bekerja dengan giat.
Memang melalu cara seperti ini prestasi bekerja dapat meningkat, tapi hanya dalam jangka
waktu pendek. Dalam situasi ini semangat dan gairah kerja pegawai sangat menurun.Mereka
bekerja hanya karena terpaksa, selama sumber ancaman ada. Apabila ancaman tersebut sirna
atau tidak ada, maka prestasi kerja akan menurun lagi.
Termasuk di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor Wali kota Medan yang
menyadari bahwa selain memberikan beberapa fasilitas sebagai balas jasa, para pegawai juga
perlu diberikan motivasi dengan cara teguran.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi positif yang akan diberikan pada pegawai di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali kota Medan, seperti:
a. Kebijakan dalam memberi gaji secara insentif
Yang menjadi faktor untuk bekerja salah satunya adalah dalam mendapatkan
gaji/upah yang berupa uang di bayar sebagai balas jasa imbalan atas apa yang dikerjakannya.
Dalam sistem pengkajian yang akan diberikan adalah gaji yang didapat ditetapkan oleh
pemerintah setempat sesuai dengan golongan para karyawan masing-masing, berdasarkan
peraturan pemerintah, gaji yang di maksud terdiri dari beberapa komponen yaitu:
1. Gaji pokok
2.Tunjangan yang akan diberikan pada satu istri dan anak-anak (untuk
dua orangorang anak) dengan disertai bukti surat keterang bersekolah atau kuliah.
2. Uang makan
3. Tunjangan hari raya
b. Program pendidikan serta pelatihan
Dalam menciptakan suatu program pendidikan dan pelatihan perlu adanya pembinaan
karyawan yang mengarah pada mutu, pengabdian, keterampilan dan kemampuan, jadi setiap
karyawan perlu diberikan pendidikan dan pelatihan.
Sangatlah besar manfaatnya pendidikan dan pelatihan bagi setiap karyawan karena
selain memberikan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan yang juga menjadi salah satu
persyaratan dalam menduduki jabatan atau kenaikan pangkat. Oleh karena itu, perlu adanya
pengaturan yang baik dalam usaha pendidikan dan pelatihan sehingga dapat memberi kualitas
karyawan dalam bersaing sehingga meningkatkan kinerja karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan.
c. Kenaikan gaji
Universitas Sumatera Utara
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan mengunakan motivasi
positif yang dapat membantu dalam menjalankan pekerjaan yang baik yaitu dengan cara
memberikan suatu kemungkinan untuk mendapat hadiah berupa uang tip (uang tambahan)
seperti seorang karyawan yang naik jabatan. Untuk kenaikan gaji itu tergantung kapada
ketetapan pemerintah.
d. Mutasi
Secara umum mutasi dilaksanakan guna tercapainya peningkatan kualitas
kerja karyawan sehingga karyawan memproleh wawasan terhadap pekerjaan yang
ditekuninya. Namun mutasi dilakukan atas dasar penilaian kinerja dan kesepakatan antara
karyawan dengan instansi.
e. Asuransi
Dalam menciptakan rasa aman para karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali Kota Medan melaksanakan program asuransi kesehatan seperti ASKES.Tujuan
program ini diberikan agar para karyawan merasa terjamin hidupnya serta bekerja dengan
baik dalam usaha tercapainya pekerjaan.
f. Cuti
Karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan cuti yang
dilakukan sesuai dengan peraturan perusahaan, hal ini dilakukan agar karyawan tidak jenuh
dalam melaksanakan pekerjaannya karena setiap orang akan merasa bosan jikalau tidak ada
cuti atau libur sehingga butuh penyegaran pikiran,
perasaan jenuh dan bosan akan hilang sehingga kinerja karyawan akan meningkat.
g . Jaminan hari tua / pensiun
Untuk menciptakan gairah dan semangat kerja karyawan, karyawan harus
mempunyai perasaan aman terhadap masa depan profesinya. Dalam menciptakan
Universitas Sumatera Utara
rasa aman menjalani masa tua, para karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Wali Kota Medan perlu diberikan jaminan hari tua berupa dana pensiun.
Adapun motivasi negatif yang akan diberikan kepada karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan, yaitu:
a. Peringatan lisan
Peringatan lisan yang disampaikan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Wali Kota Medan berupa teguran kepada karyawan yang melakukan kesalahan/pelangran
yang bersifat ringan dan masih dapat diperbaiki, absen tanpa ada pemberitahuan sebelumnya
b.Peringatan tulisan
Apabila suatu peringatan tulisan di abaikan maka karyawan yang
Bersangkutan akan diberikan surat peringatan tertulis maksimal di berikan empat
kali berturut-turut melakukan kesalahan, masing-masing berlaku maksimal selama enam
bulan
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan seorang pimpinan
memberi motivasi dengan cara menunjukkan pemberdaya secara luas sehingga karyawan
merasa puas terdapat hasil kinerja yang ia lakukan.
C.Analisis Dan Evaluasi
Komunikasi pada dasarnya sangat dibutuhkan adalah mencapai suatu tujuan. Tanpa
adanya komunikasi yang baik, maka hasil pekerjaan yang dicapai tidak akan maksimal.
Dalam kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan,
mengunakan komunikasi sebagai salah satu bagian terpenting demi mencapai tujuannya.
Komunikasi yang digunakan dalam kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali Kota Medan, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Komunikasi secara langsung
Komunikasi langsung paling sering dilakukan dalam kinerja sehari-hari, dimana para
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan melayani secara
langsung (tatap muka).Dalam arti kata dilakukan dengan penyampaian kata-kata yang baik
dan benar. Komunikasi ini digunakan secara efektif, seperti saat melayani orang yang
mengantar surat atau masyarakat yang datang menyampaikan keluhannya.
b. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya disertai dengan media komunikasi dapat berupa
penyampaian informasi melalui surat, pengumuman ataupun media lainnya. Di Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan jarang menggunakan komunikasi tidak
langsung karena pemberian surat masuk, surat tembusan dan surat keluar di lakukan secara
langsung (tatap muka) agar tidak terjadi kesalah pahaman.
c. Klasifikasi pengumunan komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan gerakan anggota badan, intonasi atau penekanan
yang kita berikan pada kata-kata, ekspresi wajah, dan jarak antara pengirim dan penerima
pesan.Misalnya gerakan kepala, postur tubuh, posisi kaki, tatapan mata dan isyarat
tangan.Dari beberapa aspek dan keterangan di atas, beberapa diantaranya sudah dilakukan
oleh karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan. Bahasa tubuh
yang sering digunakan adalah isyarat tangan dengan melambaikan tangan/menyatan tidak,
menggerakkan tangan keatas dan ke bawah menyatakan memanggil karyawan yang di
maksud dan gerakan yang lain yang bisa membuat lawan komunikasi paham maksud dan
tujuan yang akan kita sampaikan. Bahasa yang digunakan juga sudah pasti bahasa yang baik,
mudah dimengerti dan sopan.Penampilan fisik (berupa busana penampilan dan karakteristik
fisik) juga diperhatikan oleh karyawan, terutama pada mahasiswa magang. Mahasiswa di
wajibkan mengenakan busana putih hitam saat melaksanakan kegiatan magang jika tidak
Universitas Sumatera Utara
mengikuti peraturan maka mahasiswa tidak akan dilayani. Hal ini dilakukan selain
menerapkan tata tertib, juga mempermudah proses komunikasi, agar pegawai ataupun
masyarakat yang berkepentingan di bagian umum dapat membedakan antara pegawai kantor
dengan peserta magang.
d. Karakteristik komunikasi
Pada dasarnya, proses komunikasi di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali
Kota Medan memiliki tujuan tersendiri, yaitu meningkatkan kinerja karyawan dan
penyampaian informasi yang akurat kepada masyarakat yang mengantar surat, baik surat
masuk maupun surat tembusan. Pemberian informasi yang akurat akan meningkatkan kinerja
karyawan dan membantu masyarakat untuk menyelesaikan urusan mengenai pengiriman dan
penerimaan surat.
e. Kualitas komunikator efektif
Sebagai pemberi informasi (komunikator), para karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan sudah memenuhi aspek-aspek yang harus
dipenuhi sebagai komunikator efektif.Pemberian solusi dalam berbagai permasalahan
mahasiswa, pengarahan yang sederhana dalam praktek kerja mahasiswa peserta magang,
serta suasana nyaman yang terbentuk telah memberikan bagian tersendiri untuk kelancaran
komunikasi demi meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada mahasiswa.
Selain itu, ada partisipasi dan respon dari mahasiswa itu sendiri membuktikan bahwa
komunikasi sudah berjalan dengan baik.Karena komunikasi itu sendiri memiliki karakteriktik
memberi dan menerima, pegawai sebagai pemberi informasi dan mahasiswa sebagai
penerima informasi.kelancaran komunikasi ini juga secara langsung menungkatkan kinerja
bagi karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan.
Komunikasi juga memiliki beberapa hal penting yang menjadi acuan atas kualitas dari
komunikator yang efektif di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
Beberapa hal tersebut yaitu:
1. Mendengarkan secara aktif, yaitu berupaya dan berusaha memahami masalah orang
lain
2. Memberikan contoh yang baik, yaitu melakukan apa yang diharapkan orang lain
3.
Menggunakan bahasa jelas, lugas, dan tepat, yaitu penggunaan kata-kata yang
kongkret, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan pendengar, menghindari
kata-kata yang menyindir atau kata-kata langsung.
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan, beberapa aspek telah
dipenuhi dalam prektek komunikasinya kepada mahasiswa. Misalnya dalam hal
mendengarkan secara aktif, para karyawan senantiasa mendengarkan segala bentuk
pertanyaan ataupun maksud yang disampaikan oleh mahasiswa, terutama juga yang paling
terlihat saat pengurusan data mahasiswa. Mahasiswa yang kekurangan informasi tentang
pengurusan tersebut dilayani dengan baik dan dengan cepat merespon permintaan yang
disampaikan tanpa mengundur-undurkan waktu ataupun memberikan syarat yang berlebuhan
oleh karyawan.
Para karyawan memberikan apresiasi berupa pujian kepada mahasiswa peserta
magang atas kerja yang telah terlaksana, baik dalam praktek kerjanya dalam pembuatan data,
maupun dalam penyampaian informasi secara tidak langsung. Misalnya dalam hal hasil kerja
berupa ketikan surat masuk, surat keluar, ataupun pengantaran surat dan pelayanan kepada
masyarakat yang datang ke bagian umum, para karyawan akan memuji hasil kinerja
mahasiswa peserta magang tersebut. Hal ini menumbuhkan rasa rasa nyaman dan komunikasi
yang menyenangkan bagi mahasiswa itu sendiri.
Dalam prosesnya, para mahasiswa pesera magang juga membutuhkan arahan dan
bimbingan dalam praktek kerjanya, karena para pekerja magang menemukan banyak
hambatan, misalnya dalam menggunakan fasilitas yang di gunakan dalam kantor, ruangan
Universitas Sumatera Utara
yang belum diketahui oleh peserta magang. Oleh sebab itu, karyawan memberikan contoh
dan praktek dalam menggunakan fasilitas tersebut.Hal ini selain membantu mahasiswa
magang dalam kinerjanya, juga membantu meningkatkan kinerja pegawai, karena beberapa
dari pekerjaan yang dikerjakan dapat selesai tepat waktu dan dengan hasil yang memuaskan.
Komunikasi yang berlangsung di Bidang Pengembangan Pendapatan Daerah sampai
saat ini berjalan dengan baik, tetapi belum bisa dikatakan sempurna karena masih ada
terkadang kesalahan dalam penyampaian informasi sehingga akan terjadi kesalah pahaman
antara komunikan dengan komunikator. Akan tetapi hal ini sudah jarang di temui karena
dalam proses komunikasinya para pegawai sudah berusaha menggunakan bahasa yang tepat,
sikap ramah, dan mau mendengarkan mahasiswa pun sudah ditingkatkan sehingga
menjadikan proses komunikasi berjalan dengan baik. Informasi yang dibutuhkan oleh
mahasiswa pun dapat diterima secara jelas, dan masalah pada mahasiswa dapat diselesaikan.
Setiap karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
diharapkan mampu berkerja keras sehingga dapat meningkatkan kinerja dengan maksimal.
Untuk hal tersebut motivasi dipandang sebagai suatu hal yang sangat penting, untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
Peran motivasi di sini adalah bagaimana memotivasi karyawan dan menggerakkan
perilaku kerja karyawan kearah peningkatan efektivitas organisasi. Berdasarkan teori
keadilan tentang komunikasi yang diterapkan oleh Stacy Adams, teori ini menekankan bahwa
tiap orang mengharapkan hasil yang diterima sesuai dengan masukan yang diberikan dan juga
dengan apa yang diterima oleh orang lain baik di lingkungan pekerjaannya maupun di
organisasi lain.
Dengan adanya pemberian motivasi pada karyawan, maka tujuan-tujuanyang dapat
dicapai oleh suatu oranisasi atau perusahaan menurut Ruky (2001:20), antara lain:
Universitas Sumatera Utara
a. Meningkatkan kinerja karyawan, baik secara individu maupun sebagai kelompok, sampai
setinggi-tingginya dengan memberikan kesempatan kepada
mereka untuk memenuhi aktualisasi diri dalam kerangka pencapaian tujuan perusahaan.
Karyawan bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar
prestasi yang harus dicapai pada akhir kurun waktu yang ditetapkan.
b.
Peningkatan yang terjadi pada kinerja karyawan secara perorangan akan mendorong
kinerja sumber daya manusia secara keseluruhan, yang direfleksikan dalam kenaikan
produktifitas. Dengan kata lain, peningkatan produktivitas sumber daya manusia secara
keseluruhan dicapai melalui peningkatan kinerja karyawan secara perorangan (individu)
c.
Membantu perusahaan untuk dapat menyusun program pengembanagn dan pelatihan
karyawan yang lebih tepat. Usaha ini akan membantu perusahaan untuk mempunyai
pasokan tenaga yang cukup dan terampil yang cukup untuk pengembangan perusahaan di
masa depan.
d. Menyediakan alat/sarana untuk dapat membandingkan kinerja karyawan dengan tingkat
gaji atau imbalan sebagai bagian dari kebijakan dan sistem imbalan yang baik.
e.
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan perasaan atau pendapat
tentang pekerjaan atau hal-hal yang ada kaitannya.
Dengan demikian, jalur komunikasi dan dialog akan terbuka dan diharapkan proses penilaian
kinerja akan mengeratkan hubungan antara atasan dan bawahan.
Motivasi sebagai alat yang sangat penting.Hal tersebut dikarenakan dengan adanya
pemberian motivasi diharapkan setiap pegawai mau bekerja keras dan antusisas untuk
mencapai kinerja yang sesuai dengan tujuan yang telah diinginkan. Pemberian motivasi di
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan berupa motivasi positif dan
motivasi negative.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi positif yang diberikan oleh pimpinan biasanya dilakukan dengan pemberian
insentif, mengikutsertakan dan melibatkan para karyawan dalam proses pengambilan
keputusan, serta menciptakan persaingan yang sehat akan memberikan rangsangan untuk
memperbaiki diri dan meningkatkan potensi yang dimilikinya. Sedangkan motivasi negatif
yang di berikan yaitu pemantauan disiplin kerja karyawan yang dapat dilihat melalui absensi
pegawai dan pemberian hukuman yang terdiri dari hukuman ringan, teguran sedang dan
teguran berat.
Hasil dari pemberian motivasi terhadap karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali kota Medan berupa meningkatnya semangat kerja para karyawan
sehingga mereka terdorong untuk lebih meningkatkan dan mengembangan kemampuan yang
mereka miliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Motivasi yang dilakukan
memberi pengaruh kepada peningkatan kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali kota Medan , misalnya memberikan bonus terhadap pencapaian kinerja
sehingga para karyawan akan berlomba dalam meningkatkan kinerja mereka dengan harapan
akan memproleh imbalan dari hasil kerjanya, seperti yang diharapkan dan atasannya akan
memberikan penilaian atas kerja karyawannya sehingga dapat di proleh hasil yang
diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan, sebagai
berikut:
1. Jenis komunikasi yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali
kota Medan yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi
vertikal dan horizontal.
2. Komunikasi mempunyai peran yang sangat besar dalam meningkatkan kinerja
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan. Hal ini
dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Kassubag umum,
kabbag umum dan Karyawanatau pegawai. Dengan komunikasi yang baik pula, maka
tujuan dari Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan dapat tercapai
secara efektif dan efisien.
3. Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan menggunakan motivasi
positif dan motivasi negative berperan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
4. Pemberian motivasi positif di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota
Medan berupa: kebijakan dalam memberi gaji secara insentif, program pendidikan
serta pelatihan, kenaikan gaji, mutasi, asuransi, cuti dan jaminan hari tua/pensiun.
Sedangkan motivasi negatif dapat berupa : teguran dan peringatan secara tertulis.
5. Dengan adanya pemberian motivasi, kegairahan kerja karyawan meningkat terutama
disebabkan apabila karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan tertentu merupakan
suatu kepuasan tersendiri sehingga dapat memproleh hasil pekerjaan yang optimal.
Universitas Sumatera Utara
B. SARAN
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran,
sebagai berikut:
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan sesama karyawan tetap terjalin dengan
baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat.
2. Agar selalu menjalani komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya
mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam meningkatkan kinerja
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
3. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak instansi harus terus dilakukan untuk
meningkatkan kegairahan dalam bekerja dan kinerja yang sesuai target atau
pencapaian maksimum.
4. Pimpinan harus mampu memotivasi karyawan dan meyakinkan karyawannya bahwa
pelaksanaan pemberian motivasi yang dilakukan bukan semata-mata untuk
kepentingan organisasi tetapi untuk kepentingan bersama. Hal ini dapat ditempuh
dengan cara langsung melihat hasil kerja sehari-hari para pegawai untuk melakukan
komunikasi informal dengan pihak karyawan mengenai keluhan-keluhan dan saran
dari pegawai kantor.
5. Pimpinan juga meyakinkan karyawan bahwa Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali kota Medan adalah milik bersama, artinya tanpa adanya karyawan yang
bekerja dengan sungguh-sungguh maka proses administrasi di perusahaan tidak dapat
berjalan dan berkembang. Dalam hal ini, kepada karyawan diberikan kesempatan
untuk mengemukakan ide-ide dan fikirannya untuk kemajian kinerjanya dan
perusahaan khususnya di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A.Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial akan selalu berkeinginan untuk
bebicara, tukar menukar gagasan, mengirim dan menerima informasi, membagi pengalaman,
bekerja sama dengan orang lain untuk memenuhi kebutuhan, dan sebagainya. Berbagai
keinginan tersebut hanya dapat terpenuhi melalui kegiatan komunikasi.
Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia.Dengan komunikasi
manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, pengetahuan, pendapat, perasaan, sikap,
perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik sebagai penyampaian
maupun penerima komunikasi.
Menurut Usman (2006:346), komunikasi merupakan proses penyampaian atau
penerimaan pesan dari suatu orang kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung,
secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat. Sejak dilahirkan, manusia hidup dalam suatu
lingkungan tertentu yang menjadi wadah kehidupannya.Ia memerlukan bantuan dari orang
disekitarnya. Untuk itu ia melakukan komunikasi. Dapat dikatakan bahwa secara kodrat
manusia merasa perlu berkomunikasi sejak masih bayi hingga sampai akhir hayatnya, atau
ungkapan lain untuk menggambarkan hal ini adalah bahwa secara empiris tiada kehidupan
tanpa komunikasi.
Seseorang yang melakukan komunikasi disebut komunikator.Orang yang diajak
berkomunikasai disebut komunikan.
Orang yang mampu berkomunikasi ialah komunikatif. Orang yang komunikatif ialah orang
yang mampu menyampaikan informasi atau pesan kepada orang lain, baik langsung maupun
tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat sehingga orang lain dapat
Universitas Sumatera Utara
menerima informasi (pesan). Selain mampu menyampaikan informasi atau pesan, orang yang
komunikatif juga mampu menerima informasi atau pesan orang lain yang disamapaikan
kepadanya, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa
isyarat.
Menurut Koontz, dkk. (2001:148), komunikasi adalah penyampaian informasi dari
pengirim kepada penerima dan informasi itu dapat dipahami oleh sipenerima.
Menurut Manullang (2014:1), komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi
antar individu, melalui system yang biasa (lazim), baik dengan simbol, sinyal, maupun
perilaku atau tindakan tertentu. Suatu komunikasi akan melibatkan dua orang atau lebih serta
menggunakan cara-cara melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal non verbal (bahasa tubuh,
ekspresi). Komunikasi dapat efektif tergantung pada keterampilan dalam menyampaikan
(melalui tulisan dan berbicara ) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan yang
disampaikan.
Dari pengertian komunikasi di atas dapat di simpulkan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian informasi dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan
informasi baik secara langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa
isyarat dan dapat dipahami oleh sipenerima.
2. Bentuk Komunikasi
Menurut Manullang (2014:1),bentuknya komunikasi, terdiri dari:
a.
Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis.Setiap
orang dalam satu komunitas, berkomunikasi secara verbal dalam penyampaian pesan atau
informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata, untuk menyatakan ide dan
Universitas Sumatera Utara
gaya, yang disesuaikan dengan situasi dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara,
sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi.
Mengungkapkan pesan verbal, diperlukan suatu keterampilan dalam menggunakan
kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.Berbicara dan mendengarkan
merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan, sehingga menjadikan orang
lebih memilih berbicara, daripada menulis.
Dengan komunikasi secara lisan, seseorang dapat langsung menerima feed back,
sedangkan pada komunikasi tertulis seseorang harus menyusun pesan, menulis, mengirim dan
harus menunggu balasan. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi secara
lisan, komunikasi verbal juga dapat dilakukan melalui Misalnya, surat, memo atau laporan,
telegram, faksimile, surat kabar, majalah, buku pegangan, buletin, poster. Sebaliknya media
komunikasi lisan merupakan media yang menyampaikan pesan melalui percakapan dengan
menggunakan alat tertentu.Musalnya, telepon, interkom, TV, Radio dan lainnya.
Komunikasi verbal yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Walikota Medan, meliputi: komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di
Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor Walikota Medan, meliputi: langsung bertatap muka
dengan masyarakat yang mengantarkan surat ataupun yang berkunjung ke bagian umum,
berbicara dan mendengarkan, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan dengan atasan
ataupun sesama pegawai di bagian umum. Komunikasi tertulis yang ada di Bagian Umum
Sekretariat Daerah kantor Walikota, meliputi: surat keputusan, surat masuk, memo, surat
tugas kerja, dan wewenang.
a. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi Nonverbal adalah komunikasi melalui sarana elemen dan perilaku yang
tidak dapat disandi kedalam kata-kata. Bentuk komunikasi, yang paling mendasar adalah
komunikasi nonverbal. Hal ini disebabkan karena sebelum manusia menggunakan kata-kata,
Universitas Sumatera Utara
manusia harus terlebih dahulu menggunakan geraan-gerakan tubuh (Kinesic behavior),
Bahasa tubuh (Body language) seperti gerak isyarat, exspresi wajah, gerakan mata, gertakan
gigi, menggelengkan kepala, postur tubuh dan yang lainnya yang bisa membuat seseorang
dapata mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan dan tujuan yang ingin
disampaikan.
Komunikasi non verbal, memiliki tujuan yang sangat penting untuk menyediakan
atau memberikan informasi, mengatur alur suatu percakapan, mengekspresikan emosi,
memberikan sifat, mengendalikan atau mempengaruhi orang lain, serta akan mempermudah
tugas-tugas khusus.
Komunikasi nonverbal kurang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Walikota Medan karena komunikasi nonverbal ini sangat informal, komunikasi non verbal ini
sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi nonverbal ini
hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi nonverbal ini
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
3. Pola komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak
dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai
antara suatu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda beda.
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi:
a. Saluran komunikasi formal
1) Komunikasi Kebawah (Aliran vertikal)
Komunikasi Kebawah (Aliran vertikal) mencakup seluruh transaksi yang meliputi
baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam
suatu organisasi.Pola tersebut digunakan oleh para pimpinan perusahaan dan para manajer
Universitas Sumatera Utara
untuk memberikan perintah seperti memberikan instruksi kerja, menginformasikan umpan
balik terhadap kinerja.Tetapi komunikasi dalam bentuk ini tidak harus selalu secara lisan atau
bertatap muka secara langsung, tetapi dapat berupa tulisan atau lisan. Contohnya memo,
manual, majalah, surat kabar dan penyebaran informasi lainnya.
Komunikasi kebawah yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Wali Kota Medan, seperti komunikasi lisan, percakapan, konperensi, dan kontak telepon
antara Kassubag umum dengan kabag umum, antara kabag umum dengan dengan pegawai
kantor.
2) Komunikasi Keatas
Komunikasi ke atas mengalir ke tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok
atau organisasi. Pola ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada pimpinan yang
diatas, berupa masalah-masalah yang dihadapi oleh karyawan, menginformasikan kepada
mereka tentang kemajuan dalam menuju sasaran kerja, secara tatap muka, prosedur
pengaduan, pemberian saran, wawancara, desas-desus dan lainnya sehingga komunikasi
dalam bentuk ini membantu para manajer untuk selalu peka terhadap perasaan karyawan dan
pekerjaan mereka, rekan kerja, dan perusahaan pada umumnya.
Komunikasi ke atas yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor
Walikota Medan, seperti komunikasi antara karyawan dengan kabag umum, antara kabag
umum dengan pimpinan dengan cara langsung tatap muka, prosedur pengaduan, wawancara,
pemberian saran dan bentuk lainnya.
3) Komunikasi Horizantal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pegawai dalam
kelompok yang sama atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau
sederajat. Ketika komunikasi terjadi di antara anggota dari kelompok kerja yang sama, antara
Universitas Sumatera Utara
anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama, di antara para manajer pada tingkat yang
sama, atau sesama staf yang sederajat, merupakan gambaran dari komunikasi horizontal.
Komunikasi horizontal yang diterapkan di diterapkan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah kantor walikota Medan, seperti: komunikasi antara sesama pimpinan dan sesama
karyawan.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas.
Komunikasi informal yang diterapkan di Bidang Pengembangan Pendapatan Daerah,
seperti
komunikasi
antara
pimpinan
dengan
pegawai,
antara
sesama
pegawai
memperbincangakan hal yang umum pada saat istrahat ataupun setelah pulang kerja.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu:
a. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi jenis ini dilakukan oleh seorang
pimpinan dengan berbagai pihak di dalam lingkungan organisasi.Komunikasi antara atasan
dengan bawahan atau antara bawahan dengan atasan. Komunikasi internal yand diterapkan di
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan, seperti: komunikasi antara
Kassubag Umum dan Kabag Umum dengan karyawan atau pegawai, komunikasi antar
sesama karyawan.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal terjadi antara pimpinan dalam suatu perusahaan dengan pihak
lain di luar perusahaan. Komunikasi eksternal bertujuan menjalin hubungan yang baik atara
pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan melalui
Universitas Sumatera Utara
telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi eksternal yaitu
komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan.Jika hubungan-hubungan keluar itu
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mandapat
pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan kinerja perusahaan.
Komunikasi eksternal yang diterapkan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Walikota Medan, seperti: komunikasi antara instansi-instansi pemerintah dan perusahaan
swasta.
B. Motivasi
1. Pengertian Motivasi
Motivasi merupakan proses untuk mencoba memberikan dorongan agar orang mau
bekerja bertindak secara tertentu. Motivasi menyangkut reaksi berantai yaitu dimulai dari
kebutuhan yang dirasakan.Lalu timbul keinginan yang hendak dicapai, kemudian
menimbulkan usaha-usaha untuk merealisasikannya yang pada akhirnya timbul pemuasan
kebutuhan tersebut. Oleh karena itu, motivasi merupakan salah satu hal yang sangat penting
diperhatikan dalam perusahaan, karena hal ini sangat mempengaruhi prestasi kerja para
pegawai yang ada di lingkungan perusahaan tersebut.
Seseorang yang tidak termotivasi, hanya memberikan upaya minimum dalam hal
bekerja.Konsep motivasi merupakan sebuah konsep penting studi tentang kinerja
individual.Dengan demikian motivasi berarti pemberian motif, penimbulan motif atau hal
yang menimbulkan dorongan atau keadaan yang menimbulkan dorongan. Dapat juga
dikatakan bahwa motivasi adalah faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara
tertentu.
Motivasi merupakan salah satu alasan agar bawahan mau bekerja keras dan bekerja
cerdas sesuai dengan yang diharapkan.Pengetahuan tentang pola motivasi membantu para
Universitas Sumatera Utara
manajer memahami sikap kerja pegawai masing-masing. Manajer dapat memotivasi
pegawainya dengan cara berbeda-beda sesuai dengan pola masing-masing yang paling
menonjol.
Bawahan perlu dimotivasi karena ada bawahan yang mau bekerja setelah dimotivasi
matasannya.Motivasi yang timbul dari luar disebut motivasi ekstrinsik.
Di pihak lain, ada pula bawahan yang bekerja atas motivasi dari dirinya sendiri. Motivasi
yang timbul dari dari sendiri disebut motivasi intrinsik.Motivasi intrinsik biasanya lebih
bertahan lama dan efektif dibandingkan dengan motivasi ekstrinsik.
MenurutUsman (2006:222), motivasi adalah keinginan yang terdapat pada seseorang
individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan atau sesuatu yang menjadi
dasar atau alas an seseorang untuk berprilaku. Pentingnya memotivasi karena motivasi adalah
mendorong, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia untuk bekerja dengan giat dan
antusias untuk mencapai hasil yang optimal.Motivasi sangat penting bagi para manajer untuk
dapat meningkatkan kinerja bawahannya karena kinerja tergantung dari motivasi,
kemampuan, dan lingkungannya.
Menurut Winardi (2001:137), motivasi adalah keinginan yang terdapat pada
seseorang individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan. Apabila para
karyawan menyukai pekerjaan mereka, menganggab bahwa tugas mereka penuh tantangan
dan mereka menyukai lingkungan kerja secara umum, maka biasanya mereka akan berusaha
sekuat tenaga untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara entusias.
Menurut Rivai (2005:455), motivasi adalah Serangkaian sikap dan nilai-nilai yang
mempengaruhi individu untuk mencapai suatu hal yang spesifik sesuai dengan tujuan
individu. Suatu organisasi akan berhasil melaksanakan program-programnya bila orang-orang
yang bekerja dalam organisasi dapat melaksankan tugasnya dengan baik sesuai dengan
bidang dan tanggung jawabnya masing-masing. Dalam .melaksanakan tugas tersebut, para
Universitas Sumatera Utara
pegawai perlu diberikan arahan dan dorongan sehingga potensi yang ada dalam dirinya dapat
diubah menjadi prestasi yang menguntungkan organisasi.
Motivasi membicarakan tentang bagaimana cara mendorong semangat kerja
seseorang, agar mau bekerja dengan memberikan secara optimal kemampuan dan
keahliannya guna mencapai tujuan organisasi. Motivasi menjadi penting karena dengan
motivasi diharapkan setiap karyawan mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai
produktivitas kerja yang tinggi.Perilaku seseorang dipengaruhi dan dirangsang oleh
keinginan, pemenuhan kebutuhan serta tujuan dan kepuasannya. Rangsangan ini akan
menciptakan dorongan pada seseorang untuk melakukan aktivitas
Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa motivasi merupakan serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi individu
untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu.Sikap dan nilai tersebut
merupakan suatu kekuatan untuk mendorong individu bertingkah laku dalam mencapai
tujuan. Dorongan tersebut terdiri dari dua komponen, yaitu: arah perilaku kerja (kerja untuk
mencapai tujuan), dan kekuatan perilaku (sebagai kuat usaha individu dalam bekerja).
2. Fungsi Motivasi
Beberapa fungsi motivasi menurut Saydam (2000: 328 )
a. Memberikan gairah serta semangat kerja
b. Meningkatkan disiplin kerja
c. Mengubah perilaku seseorang sesuai dengan apa yang diharapkan
d. Untuk meningkatkan rasa tanggung jawab seseorang
e. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi
f. Memberi suasana dan hungunan kerja yang baik
g. Memberi tingkatan kreatifitas dan pastisipasi pada karyawan
Universitas Sumatera Utara
h. Menumbuhkan loyalitas karyawan pada perusahaan
i.
Menambah rasa tanggung jawab para karyawan terhadap tugas-tugasnya
j.
Memberi tingkatan efesiensi dalam penggunaan alat-alat dan bahan baku
k. Medorong timbulnya kelakuan atau suatu perubahan
l.
Sebagai pengarah, artinya mengarahkan perbuatan kepada pencapaian tujuan yang
diinginkan.
m. Sebagai penggerak, yaitu sebagai penggerak dalam melakukan sesuatu
yang
diinginkan.
3. Tujuan Motivasi
Didalam perusahaan motivasi berperan sangat penting dalam meningkatkan kinerja
pegawai. Tujuan dalam memberikan motivasi kerja terhadapa pegawai agar pegawai dapat
melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Dengan demikian berarti juga mampu
memelihara dan meningkatkan moral, semangat dan gairah kerja, karena dirasakan sebagai
pekerjaan yang menantang.program dengan cara ini suatu organisasi dapat mendorong
berkembangnya motivasi berprestasi dalam suatu perusahaan, yang akan memacu tumbuh
dan berkembangnya persaingan sehat antara individu/tim kerja dalam suatu perusahaan.
Tetapi dalam individu setiap manusia tidak semua pegawai termotivasi lewat lingkungan
kerjanya yang biasa disebut dengan motivasi eksternal, tetapi ada juga pegawai yang
termotivasi dari dalam dirinya sendiri (motivasi internal) tanpa ada motivasi khusus yang
dia dapatkan dalam lingkungan kerjanya.
“Tujuan motivasi adalah sasaran objektif yang memberikan kepuasan terhadap
kebutuhan dorongan atau keinginan seseorang. Beberapa kebutuhan khususnya vital,
biologis merupakan unsur pembawaan, namun mayoritas dari kebutuhan-kebutuhan
manusia itu diperoleh dalam proses interaksi sosial dan pengalaman hidup sehari-hari”.
Universitas Sumatera Utara
3. Teknik Memotivasi
1. Berpikiran positif. Ketika mengkr itik orang begitu terjadi ketidakberesan, tetapi kita
lupa memberi dorongan positif agar mereka terus maju. Jangan mengkritik cara kerja
orang lain kalau kita sendiri tidak mampu memberi contoh terlebih dahulu.
2. Menciptakan perubahan yang kuat. Adanya kemauan yang kuat untuk mengubah
situasi oleh diri sendiri. Mengubah perasaan tidak mampu menjadi mampu, tidak mau
menjadi mau. Kata “saya juga bisa” dapat membantu meningkatkan motivasi
berprestasi.
3. Membangun harga diri. Banyak kelebihan kita sendiri dan orang lain yang tidak kita
hargai padahal pengargaan merupakan salah bentuk teknik memotivasi. Kata “ Saya
mengharpkan bantuan Anda” atau “ Saya mengharapkan kehadiran Anda” merupakan
bentuk prnghargaan yang paling murah. Berilah mereka kesempatan untuk
bertanggung jawab, berilah wewenang, serta kebebasan untuk berpendapat.
4. Memantapkan pelaksanaan. Ungkapkan dengan jelas, bagaimana cara kerja yang
benar, tindakan yang yang dapat membantu, dan argai dengan tulus.
5. Membangkitkan prang lemah menjadi kuat. Buktikan bahwa mereka sudah berhasil,
dan nyatakan bahwa Anda akan membantu yang mereka butuhkan. Binalah
keberanian, kerja keras, bersedia belajar dari orang lain.
A = Align, Artinya menyeimbangkan sasaran pekerjaan (proyek) dengan sasaran
individu (orang-orang bersemangat mencapai kepuasan yang mereka inginkan)..
T= Trust, artinya kejujuran setiap anggota tim (vital dalam memotivasi).
E = Empower, Artinya berdayakan setiap anggota tim sewajarnya (khususnya dalam
pengambilan keputusan dan pelaksanaannya).
Universitas Sumatera Utara
4. Jenis-Jenis Motivasi
Dalam rangka usaha mempengaruhi seseorang untuk melakukan kegiatan, orang dapat
dipengaruhi dengan cara positif atau cara negatif melalui contoh-contoh yang diberikan
padanya, pengalaman-pengalaman yang diperolehnya. Dari cara-cara tersebut merupakan
kerangka pikiran yang disajikan yang dikenal dengan motivasi.
Menurut Ranupandoyo dalamM. Kadarisman (2013: 272) jenis-jenis motivasi, yaitu :
a. Motivasi positif
Motivasi positif adalah suatu kegiatan pemberian motiv kerja kepada para pegawai
dengan cara mempengaruhi mereka untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Teknik ini
dilakukan melalui pemberian imabalan (reward) yang menguntungkan pegawai dorongan
dapat berupa misalnya hadiah, ujian, insentif, piagam, dan lainnya yang sejenisnya sehingga
dapat memberikan gairah dan semangat kerja untuk berprestasi.adanya motivasi positif maka
semangat kinerja pegawai akan meningkat, karena pada umumnya senang menerima yang
bersifat baik saja.
b. Motivasi negatif
Motivasi negatif adalah para pegawai dipengaruhi untuk melaksanakan pekerjaan
melalui penggunaan kekuatan (power) yang menakutkan para pegawai.Motivasi dapat berupa
ancaman dengan pemberian sanksi bagi karyawan yang tidak mau bekerja dengan giat.
Memang melalu cara seperti ini prestasi bekerja dapat meningkat, tapi hanya dalam jangka
waktu pendek. Dalam situasi ini semangat dan gairah kerja pegawai sangat menurun.Mereka
bekerja hanya karena terpaksa, selama sumber ancaman ada. Apabila ancaman tersebut sirna
atau tidak ada, maka prestasi kerja akan menurun lagi.
Termasuk di Bagian Umum Sekretariat Daerah kantor Wali kota Medan yang
menyadari bahwa selain memberikan beberapa fasilitas sebagai balas jasa, para pegawai juga
perlu diberikan motivasi dengan cara teguran.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi positif yang akan diberikan pada pegawai di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali kota Medan, seperti:
a. Kebijakan dalam memberi gaji secara insentif
Yang menjadi faktor untuk bekerja salah satunya adalah dalam mendapatkan
gaji/upah yang berupa uang di bayar sebagai balas jasa imbalan atas apa yang dikerjakannya.
Dalam sistem pengkajian yang akan diberikan adalah gaji yang didapat ditetapkan oleh
pemerintah setempat sesuai dengan golongan para karyawan masing-masing, berdasarkan
peraturan pemerintah, gaji yang di maksud terdiri dari beberapa komponen yaitu:
1. Gaji pokok
2.Tunjangan yang akan diberikan pada satu istri dan anak-anak (untuk
dua orangorang anak) dengan disertai bukti surat keterang bersekolah atau kuliah.
2. Uang makan
3. Tunjangan hari raya
b. Program pendidikan serta pelatihan
Dalam menciptakan suatu program pendidikan dan pelatihan perlu adanya pembinaan
karyawan yang mengarah pada mutu, pengabdian, keterampilan dan kemampuan, jadi setiap
karyawan perlu diberikan pendidikan dan pelatihan.
Sangatlah besar manfaatnya pendidikan dan pelatihan bagi setiap karyawan karena
selain memberikan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan yang juga menjadi salah satu
persyaratan dalam menduduki jabatan atau kenaikan pangkat. Oleh karena itu, perlu adanya
pengaturan yang baik dalam usaha pendidikan dan pelatihan sehingga dapat memberi kualitas
karyawan dalam bersaing sehingga meningkatkan kinerja karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan.
c. Kenaikan gaji
Universitas Sumatera Utara
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan mengunakan motivasi
positif yang dapat membantu dalam menjalankan pekerjaan yang baik yaitu dengan cara
memberikan suatu kemungkinan untuk mendapat hadiah berupa uang tip (uang tambahan)
seperti seorang karyawan yang naik jabatan. Untuk kenaikan gaji itu tergantung kapada
ketetapan pemerintah.
d. Mutasi
Secara umum mutasi dilaksanakan guna tercapainya peningkatan kualitas
kerja karyawan sehingga karyawan memproleh wawasan terhadap pekerjaan yang
ditekuninya. Namun mutasi dilakukan atas dasar penilaian kinerja dan kesepakatan antara
karyawan dengan instansi.
e. Asuransi
Dalam menciptakan rasa aman para karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali Kota Medan melaksanakan program asuransi kesehatan seperti ASKES.Tujuan
program ini diberikan agar para karyawan merasa terjamin hidupnya serta bekerja dengan
baik dalam usaha tercapainya pekerjaan.
f. Cuti
Karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan cuti yang
dilakukan sesuai dengan peraturan perusahaan, hal ini dilakukan agar karyawan tidak jenuh
dalam melaksanakan pekerjaannya karena setiap orang akan merasa bosan jikalau tidak ada
cuti atau libur sehingga butuh penyegaran pikiran,
perasaan jenuh dan bosan akan hilang sehingga kinerja karyawan akan meningkat.
g . Jaminan hari tua / pensiun
Untuk menciptakan gairah dan semangat kerja karyawan, karyawan harus
mempunyai perasaan aman terhadap masa depan profesinya. Dalam menciptakan
Universitas Sumatera Utara
rasa aman menjalani masa tua, para karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Wali Kota Medan perlu diberikan jaminan hari tua berupa dana pensiun.
Adapun motivasi negatif yang akan diberikan kepada karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan, yaitu:
a. Peringatan lisan
Peringatan lisan yang disampaikan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor
Wali Kota Medan berupa teguran kepada karyawan yang melakukan kesalahan/pelangran
yang bersifat ringan dan masih dapat diperbaiki, absen tanpa ada pemberitahuan sebelumnya
b.Peringatan tulisan
Apabila suatu peringatan tulisan di abaikan maka karyawan yang
Bersangkutan akan diberikan surat peringatan tertulis maksimal di berikan empat
kali berturut-turut melakukan kesalahan, masing-masing berlaku maksimal selama enam
bulan
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan seorang pimpinan
memberi motivasi dengan cara menunjukkan pemberdaya secara luas sehingga karyawan
merasa puas terdapat hasil kinerja yang ia lakukan.
C.Analisis Dan Evaluasi
Komunikasi pada dasarnya sangat dibutuhkan adalah mencapai suatu tujuan. Tanpa
adanya komunikasi yang baik, maka hasil pekerjaan yang dicapai tidak akan maksimal.
Dalam kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan,
mengunakan komunikasi sebagai salah satu bagian terpenting demi mencapai tujuannya.
Komunikasi yang digunakan dalam kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali Kota Medan, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Komunikasi secara langsung
Komunikasi langsung paling sering dilakukan dalam kinerja sehari-hari, dimana para
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan melayani secara
langsung (tatap muka).Dalam arti kata dilakukan dengan penyampaian kata-kata yang baik
dan benar. Komunikasi ini digunakan secara efektif, seperti saat melayani orang yang
mengantar surat atau masyarakat yang datang menyampaikan keluhannya.
b. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya disertai dengan media komunikasi dapat berupa
penyampaian informasi melalui surat, pengumuman ataupun media lainnya. Di Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan jarang menggunakan komunikasi tidak
langsung karena pemberian surat masuk, surat tembusan dan surat keluar di lakukan secara
langsung (tatap muka) agar tidak terjadi kesalah pahaman.
c. Klasifikasi pengumunan komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan gerakan anggota badan, intonasi atau penekanan
yang kita berikan pada kata-kata, ekspresi wajah, dan jarak antara pengirim dan penerima
pesan.Misalnya gerakan kepala, postur tubuh, posisi kaki, tatapan mata dan isyarat
tangan.Dari beberapa aspek dan keterangan di atas, beberapa diantaranya sudah dilakukan
oleh karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan. Bahasa tubuh
yang sering digunakan adalah isyarat tangan dengan melambaikan tangan/menyatan tidak,
menggerakkan tangan keatas dan ke bawah menyatakan memanggil karyawan yang di
maksud dan gerakan yang lain yang bisa membuat lawan komunikasi paham maksud dan
tujuan yang akan kita sampaikan. Bahasa yang digunakan juga sudah pasti bahasa yang baik,
mudah dimengerti dan sopan.Penampilan fisik (berupa busana penampilan dan karakteristik
fisik) juga diperhatikan oleh karyawan, terutama pada mahasiswa magang. Mahasiswa di
wajibkan mengenakan busana putih hitam saat melaksanakan kegiatan magang jika tidak
Universitas Sumatera Utara
mengikuti peraturan maka mahasiswa tidak akan dilayani. Hal ini dilakukan selain
menerapkan tata tertib, juga mempermudah proses komunikasi, agar pegawai ataupun
masyarakat yang berkepentingan di bagian umum dapat membedakan antara pegawai kantor
dengan peserta magang.
d. Karakteristik komunikasi
Pada dasarnya, proses komunikasi di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali
Kota Medan memiliki tujuan tersendiri, yaitu meningkatkan kinerja karyawan dan
penyampaian informasi yang akurat kepada masyarakat yang mengantar surat, baik surat
masuk maupun surat tembusan. Pemberian informasi yang akurat akan meningkatkan kinerja
karyawan dan membantu masyarakat untuk menyelesaikan urusan mengenai pengiriman dan
penerimaan surat.
e. Kualitas komunikator efektif
Sebagai pemberi informasi (komunikator), para karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan sudah memenuhi aspek-aspek yang harus
dipenuhi sebagai komunikator efektif.Pemberian solusi dalam berbagai permasalahan
mahasiswa, pengarahan yang sederhana dalam praktek kerja mahasiswa peserta magang,
serta suasana nyaman yang terbentuk telah memberikan bagian tersendiri untuk kelancaran
komunikasi demi meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada mahasiswa.
Selain itu, ada partisipasi dan respon dari mahasiswa itu sendiri membuktikan bahwa
komunikasi sudah berjalan dengan baik.Karena komunikasi itu sendiri memiliki karakteriktik
memberi dan menerima, pegawai sebagai pemberi informasi dan mahasiswa sebagai
penerima informasi.kelancaran komunikasi ini juga secara langsung menungkatkan kinerja
bagi karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan.
Komunikasi juga memiliki beberapa hal penting yang menjadi acuan atas kualitas dari
komunikator yang efektif di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
Beberapa hal tersebut yaitu:
1. Mendengarkan secara aktif, yaitu berupaya dan berusaha memahami masalah orang
lain
2. Memberikan contoh yang baik, yaitu melakukan apa yang diharapkan orang lain
3.
Menggunakan bahasa jelas, lugas, dan tepat, yaitu penggunaan kata-kata yang
kongkret, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan pendengar, menghindari
kata-kata yang menyindir atau kata-kata langsung.
Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali Kota Medan, beberapa aspek telah
dipenuhi dalam prektek komunikasinya kepada mahasiswa. Misalnya dalam hal
mendengarkan secara aktif, para karyawan senantiasa mendengarkan segala bentuk
pertanyaan ataupun maksud yang disampaikan oleh mahasiswa, terutama juga yang paling
terlihat saat pengurusan data mahasiswa. Mahasiswa yang kekurangan informasi tentang
pengurusan tersebut dilayani dengan baik dan dengan cepat merespon permintaan yang
disampaikan tanpa mengundur-undurkan waktu ataupun memberikan syarat yang berlebuhan
oleh karyawan.
Para karyawan memberikan apresiasi berupa pujian kepada mahasiswa peserta
magang atas kerja yang telah terlaksana, baik dalam praktek kerjanya dalam pembuatan data,
maupun dalam penyampaian informasi secara tidak langsung. Misalnya dalam hal hasil kerja
berupa ketikan surat masuk, surat keluar, ataupun pengantaran surat dan pelayanan kepada
masyarakat yang datang ke bagian umum, para karyawan akan memuji hasil kinerja
mahasiswa peserta magang tersebut. Hal ini menumbuhkan rasa rasa nyaman dan komunikasi
yang menyenangkan bagi mahasiswa itu sendiri.
Dalam prosesnya, para mahasiswa pesera magang juga membutuhkan arahan dan
bimbingan dalam praktek kerjanya, karena para pekerja magang menemukan banyak
hambatan, misalnya dalam menggunakan fasilitas yang di gunakan dalam kantor, ruangan
Universitas Sumatera Utara
yang belum diketahui oleh peserta magang. Oleh sebab itu, karyawan memberikan contoh
dan praktek dalam menggunakan fasilitas tersebut.Hal ini selain membantu mahasiswa
magang dalam kinerjanya, juga membantu meningkatkan kinerja pegawai, karena beberapa
dari pekerjaan yang dikerjakan dapat selesai tepat waktu dan dengan hasil yang memuaskan.
Komunikasi yang berlangsung di Bidang Pengembangan Pendapatan Daerah sampai
saat ini berjalan dengan baik, tetapi belum bisa dikatakan sempurna karena masih ada
terkadang kesalahan dalam penyampaian informasi sehingga akan terjadi kesalah pahaman
antara komunikan dengan komunikator. Akan tetapi hal ini sudah jarang di temui karena
dalam proses komunikasinya para pegawai sudah berusaha menggunakan bahasa yang tepat,
sikap ramah, dan mau mendengarkan mahasiswa pun sudah ditingkatkan sehingga
menjadikan proses komunikasi berjalan dengan baik. Informasi yang dibutuhkan oleh
mahasiswa pun dapat diterima secara jelas, dan masalah pada mahasiswa dapat diselesaikan.
Setiap karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
diharapkan mampu berkerja keras sehingga dapat meningkatkan kinerja dengan maksimal.
Untuk hal tersebut motivasi dipandang sebagai suatu hal yang sangat penting, untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
Peran motivasi di sini adalah bagaimana memotivasi karyawan dan menggerakkan
perilaku kerja karyawan kearah peningkatan efektivitas organisasi. Berdasarkan teori
keadilan tentang komunikasi yang diterapkan oleh Stacy Adams, teori ini menekankan bahwa
tiap orang mengharapkan hasil yang diterima sesuai dengan masukan yang diberikan dan juga
dengan apa yang diterima oleh orang lain baik di lingkungan pekerjaannya maupun di
organisasi lain.
Dengan adanya pemberian motivasi pada karyawan, maka tujuan-tujuanyang dapat
dicapai oleh suatu oranisasi atau perusahaan menurut Ruky (2001:20), antara lain:
Universitas Sumatera Utara
a. Meningkatkan kinerja karyawan, baik secara individu maupun sebagai kelompok, sampai
setinggi-tingginya dengan memberikan kesempatan kepada
mereka untuk memenuhi aktualisasi diri dalam kerangka pencapaian tujuan perusahaan.
Karyawan bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar
prestasi yang harus dicapai pada akhir kurun waktu yang ditetapkan.
b.
Peningkatan yang terjadi pada kinerja karyawan secara perorangan akan mendorong
kinerja sumber daya manusia secara keseluruhan, yang direfleksikan dalam kenaikan
produktifitas. Dengan kata lain, peningkatan produktivitas sumber daya manusia secara
keseluruhan dicapai melalui peningkatan kinerja karyawan secara perorangan (individu)
c.
Membantu perusahaan untuk dapat menyusun program pengembanagn dan pelatihan
karyawan yang lebih tepat. Usaha ini akan membantu perusahaan untuk mempunyai
pasokan tenaga yang cukup dan terampil yang cukup untuk pengembangan perusahaan di
masa depan.
d. Menyediakan alat/sarana untuk dapat membandingkan kinerja karyawan dengan tingkat
gaji atau imbalan sebagai bagian dari kebijakan dan sistem imbalan yang baik.
e.
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan perasaan atau pendapat
tentang pekerjaan atau hal-hal yang ada kaitannya.
Dengan demikian, jalur komunikasi dan dialog akan terbuka dan diharapkan proses penilaian
kinerja akan mengeratkan hubungan antara atasan dan bawahan.
Motivasi sebagai alat yang sangat penting.Hal tersebut dikarenakan dengan adanya
pemberian motivasi diharapkan setiap pegawai mau bekerja keras dan antusisas untuk
mencapai kinerja yang sesuai dengan tujuan yang telah diinginkan. Pemberian motivasi di
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan berupa motivasi positif dan
motivasi negative.
Universitas Sumatera Utara
Motivasi positif yang diberikan oleh pimpinan biasanya dilakukan dengan pemberian
insentif, mengikutsertakan dan melibatkan para karyawan dalam proses pengambilan
keputusan, serta menciptakan persaingan yang sehat akan memberikan rangsangan untuk
memperbaiki diri dan meningkatkan potensi yang dimilikinya. Sedangkan motivasi negatif
yang di berikan yaitu pemantauan disiplin kerja karyawan yang dapat dilihat melalui absensi
pegawai dan pemberian hukuman yang terdiri dari hukuman ringan, teguran sedang dan
teguran berat.
Hasil dari pemberian motivasi terhadap karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali kota Medan berupa meningkatnya semangat kerja para karyawan
sehingga mereka terdorong untuk lebih meningkatkan dan mengembangan kemampuan yang
mereka miliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Motivasi yang dilakukan
memberi pengaruh kepada peningkatan kinerja karyawan di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kantor Wali kota Medan , misalnya memberikan bonus terhadap pencapaian kinerja
sehingga para karyawan akan berlomba dalam meningkatkan kinerja mereka dengan harapan
akan memproleh imbalan dari hasil kerjanya, seperti yang diharapkan dan atasannya akan
memberikan penilaian atas kerja karyawannya sehingga dapat di proleh hasil yang
diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan, sebagai
berikut:
1. Jenis komunikasi yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali
kota Medan yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi
vertikal dan horizontal.
2. Komunikasi mempunyai peran yang sangat besar dalam meningkatkan kinerja
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan. Hal ini
dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Kassubag umum,
kabbag umum dan Karyawanatau pegawai. Dengan komunikasi yang baik pula, maka
tujuan dari Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan dapat tercapai
secara efektif dan efisien.
3. Di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan menggunakan motivasi
positif dan motivasi negative berperan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
4. Pemberian motivasi positif di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota
Medan berupa: kebijakan dalam memberi gaji secara insentif, program pendidikan
serta pelatihan, kenaikan gaji, mutasi, asuransi, cuti dan jaminan hari tua/pensiun.
Sedangkan motivasi negatif dapat berupa : teguran dan peringatan secara tertulis.
5. Dengan adanya pemberian motivasi, kegairahan kerja karyawan meningkat terutama
disebabkan apabila karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan tertentu merupakan
suatu kepuasan tersendiri sehingga dapat memproleh hasil pekerjaan yang optimal.
Universitas Sumatera Utara
B. SARAN
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran,
sebagai berikut:
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan karyawan di Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan sesama karyawan tetap terjalin dengan
baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat.
2. Agar selalu menjalani komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya
mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam meningkatkan kinerja
karyawan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
3. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak instansi harus terus dilakukan untuk
meningkatkan kegairahan dalam bekerja dan kinerja yang sesuai target atau
pencapaian maksimum.
4. Pimpinan harus mampu memotivasi karyawan dan meyakinkan karyawannya bahwa
pelaksanaan pemberian motivasi yang dilakukan bukan semata-mata untuk
kepentingan organisasi tetapi untuk kepentingan bersama. Hal ini dapat ditempuh
dengan cara langsung melihat hasil kerja sehari-hari para pegawai untuk melakukan
komunikasi informal dengan pihak karyawan mengenai keluhan-keluhan dan saran
dari pegawai kantor.
5. Pimpinan juga meyakinkan karyawan bahwa Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kantor Wali kota Medan adalah milik bersama, artinya tanpa adanya karyawan yang
bekerja dengan sungguh-sungguh maka proses administrasi di perusahaan tidak dapat
berjalan dan berkembang. Dalam hal ini, kepada karyawan diberikan kesempatan
untuk mengemukakan ide-ide dan fikirannya untuk kemajian kinerjanya dan
perusahaan khususnya di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Wali kota Medan
Universitas Sumatera Utara