Pengendalian Persediaan Barang Jadi dengan Menggunakan Metode Deterministik Economic Order Quantity (EOQ) Multi-Item (Studi Kasus : CV. Rosarmi Perdagangan, Simalungun)
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Persediaan
Persediaan merupakan komponen penting dalam suatu kegiatan produksi maupun
distribusi suatu perusahaan. Persediaan digunakan sebagai cadangan atau
simpanan pengaman untuk produk yang membutuhkan waktu yang tidak pasti
pengadaannya. Oleh karena itu, persediaan bersifat tidak pasti. Dengan adanya
persediaan maka kegiatan produksi maupun distribusi tetap berjalan lancar tanpa
hambatan. Untuk lebih jelas lagi, berikut akan dijelaskan pengertian persediaan
menurut para ahli.
2.1.1. Pengertian Persediaan
Pengertian persediaan menurut para ahli :
1.
Agus Ristono (2009) mengatakan bahwa “Persediaan atau inventory
adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya
persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam
kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan
jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan.”
2.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetywan (2008) mengatakan bahwa
“Persediaan adalah sumber daya menganggur (iddle source) yang
menunggu proses lebih lanjut berupa kegiatan produksi pada sistem
manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan
konsumsi pangan pada sistem rumah tangga.”
3.
Freddy Rangkuti (1996) mengatakan bahwa “Persediaan adalah
merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan
yang secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.”
Universitas Sumatera Utara
7
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa
persediaan adalah bahan atau barang yang mengganggur yang disediakan oleh
perusahaan untuk menjaga dan menjamin kelancaran proses produksi atau
penjualan guna memenuhi permintaan konsumen setiap saat.
2.1.2. Faktor yang Mempengaruhi Persediaan
Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa selain persediaan dibutuhkan pada
saat waktu pengadaan produk yang dibutuhkan perusahaan bersifat tidak tetap,
keempat faktor berikut juga menunjukkan bahwa persediaan sangat diperlukan.
1.
Faktor waktu yang menyangkut lamanya proses produksi bahan baku hingga
menjadi barang jadi serta lamanya proses pendistribusian barang jadi ke
konsumen. Persediaan dalam kondisi ini berguna untuk menjaga agar
aktivitas produksi maupun distribusi tetap berjalan.
2.
Faktor ketidakpastian waktu pengadaan produk atau bahan baku dari pusat
menyebabkan suatu perusahaan harus memiliki persediaan untuk memenuhi
kebutuhan selama masa pemesanan.
3.
Faktor ketidakpastian penggunaan dari perusahaan sebagai akibat dari
peramalan permintaan yang kurang tepat, kerusakan mesin atau alat lain
penunjang produksi maupun distribusi produk, produk yang rusak atau
kedaluwarsa, dan kondisi merugikan lainnya. Untuk mengantisipasi
ketidakpastiaan penggunaan tersebut maka sangat dibutuhkan persediaan.
4.
Faktor ekonomis yaitu penekanan biaya produksi dan biaya pemesanan
seminimal mungkin seperti pada biaya pembelian produk atau bahan baku
dalam jumlah banyak bisa saja mendapat potongan harga dan juga
mengurangi biaya transportasi. Dalam hal ini persediaan berguna untuk
menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
8
2.1.3. Jenis Persediaan
Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa persediaan terdiri dari : persediaan
alat-alat kantor (suplies), persediaan bahan baku (raw material), persediaan
barang dalam proses (in-process goods), dan persediaan barang jadi (finished
goods).
1.
Persediaan alat-alat kantor adalah persediaan yang diperlukan dalam
menjalankan fungsi organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir.
Tipe persediaan alat-alat kantor diantaranya: pensil, kertas, tinta, disket,
alat-alat pemotong, dan semua item fasilitas peralatan kantor.
2.
Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para suplier untuk
digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan
ditransformasi atau dikonversi menjadi barang akhir. Tipe dari bahan baku
diantaranya: kayu, papan, cat, pernis (pelitur) dalam industri mebel.
3.
Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari produk akhir tetapi
masih dalam proses pengerjaan, karena masih menunggu item yang lain
untuk diproses.
4.
Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk
dijual, didistribusikan, atau disimpan.
Agus Ristono (2009) mengemukakan bahwa pembagian jenis persediaan
berdasarkan tujuannya, terdiri dari:
1. Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan yang dilakukan untuk
mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila
persediaan pengaman tidak mampu mengatasi ketidakpastian tersebut, akan
terjadi kekurangan persediaan (stockout).
2. Persediaan antisipasi (stabilization stock) dalah persediaan yang dilakukan
untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan
sebelumnya.
3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock/work-in process stock) adalah
persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu external transit stock,
merupakan persediaan yang masih berada dalam transportasi, dan internal
Universitas Sumatera Utara
9
transit stock, merupakan persediaan yang masih menunggu untuk diproses
atau menunggu sebelum dipindahkan.
2.1.4. Biaya-biaya dalam Persediaan
Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat kita lihat bahwa untuk menjaga
kelancaran kegiatan produksi atau penjualan dibutuhkan biaya. Terdapat empat
jenis biaya dalam persediaan, yaitu :
1.
Biaya pembelian (purchase cost)
Biaya pembelian adalah biaya pembelian untuk setiap produk yang dibeli
dari pihak luar yang mencakup biaya per produk dan biaya pengangkutan.
Jika harga pembelian adalah tetap, maka ongkos pengangkutan per produk
adalah tetap. Jika terdapat potongan harga (discount) maka harga pembelian
per produk tergantung jumlah pembelian. Adapun rumusan dari total biaya
pemesanan adalah:
2.
=
ℎ
×ℎ
(1)
Biaya pengadaan atau pemesanan (set-up cost/order cost)
Biaya pengadaan atau pemesanan adalah biaya untuk setiap pemesanan dan
penerimaan produk yang dipesan. Biaya ini bersifat tetap dan tidak
bergantung pada jumlah produk yang dipesan. Jika pengadaan atau
pemesanan berupa pembelian, maka biaya yang tercakup berupa biaya
pemesanan, biaya pengangkutan, biaya pemeriksaan, biaya administrasi
pemesanan, pajak, dan sebagainya. Jika pengadaan atau pemesanan berupa
hasil produksi sendiri, maka biaya yang tercakup berupa biaya perbaikan
mesin, biaya tenaga kerja, biaya administrasi pemesanan, biaya pengecekan
kualitas produk yang dipesan, dan sebagainya.
Adapun perumusan dari total biaya pemesanan adalah:
=
Di mana frekuensi pemesanan adalah:
=
ℎ
ℎ
×
(2)
(3)
Universitas Sumatera Utara
10
3.
Biaya penyimpanan (holding cost/carrying cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang berhubungan dengan biaya
penyimpanan produk yang meliputi modal yang tertanam dalam persediaan,
biaya sewa gudang, pajak, listrik, biaya penyusutan, serta biaya lainnya
yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan.
Adapun rumusan dari total biaya penyimpanan adalah:
×
=
(4)
Di mana level penyimpanan adalah:
−
4.
=
ℎ
2
(5)
Biaya kekurangan persediaan (stockout cost/shortage cost)
Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang dikeluarkan sebagai akibat
dari kekurangan persediaan. Kekurangan persediaan ini biasa terjadi karena
permintaan pelanggan yang meningkat dari biasanya sehingga permintaan
pelanggan tidak terpenuhi. Jika pelanggan rela menunggu adanya produk
baru, maka perusahaan harus bisa saja dikenakan biaya tambahan pada saat
pemesanan kembali. Tetapi bila pelanggan tidak mau menunggu, otomatis
perusahaan kehilangan pendapatan yang harusnya menjadi keuntungan bagi
perusahaan tersebut. Jika hal ini kerap terjadi, maka akan menjadi kerugian
yang besar bagi perusahaan tersebut.
Dari jenis biaya di atas, diperoleh hubungan antara biaya pemesanan dan
biaya penyimpanan seperti digambarkan pada Gambar 2.1.
Universitas Sumatera Utara
11
Biaya per tahun
Total Biaya
Biaya Penyimpanan
Biaya Minimum
Biaya Pemesanan
Pemesanan
Optimal
Jumlah Pemesanan
Gambar 2.1. Hubungan Antara Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan
(Heizer dan Render, 2011)
Berdasarkan jenis biaya di atas, dinotasikan tiap komponen sebagai berikut:
a.
Total biaya pembelian = TP
b.
Total biaya pemesanan = TO
c.
Total biaya penyimpanan = TS
d.
Jumlah permintaan = D
e.
Jumlah pemesanan = Q
f.
Biaya penyimpanan = H
g.
Biaya pemesanan = S
h.
Harga tiap unit barang = C
i.
Frekuensi pemesanan = f
j.
Level inventori = l
k.
Waktu antara satu pemesanan ke pemesanan berikutnya = t
Sehingga dapat kita rumuskan total biaya persediaan (TC) adalah:
=
Atau dalam notasi matematika dapat ditulis:
=
+
+ !
= ". $ + .
(
&
= "% '+ % '
&
2
)6+
Universitas Sumatera Utara
12
2.1.5. Masalah Persediaan
Pada berbagai perusahaan lain, persediaan memegang peranan penting dalam
menunjang kegiatan perusahaan tersebut. Dalam perusahaan yang besar, nilai
persediaan yang disimpan bisa mencapai nilai yang tinggi. Di samping
membutuhkan tempat penyimpanan yang luas untuk persediaan yang banyak,
persediaan yang banyak dapat mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi
pula. Padahal perusahaan pasti membutuhkan sejumlah persediaan untuk
kelangsungan kegiatan perusahaan tersebut.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008) mengemukakan
bahwa terdapat dua masalah umum yang dihadapi suatu sistem di dalam
mengelola persediaannya adalah sebagai berikut:
1.
Masalah kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan
kebijaksanaan persediaan, antara lain:
a. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan/dibuat
b. Kapan pemesanan/pembuatan barang yang harus dilakukan
c. Berapa jumlah persediaan pengamannya
d. Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat.
2.
Masalah
kualitatif,
yaitu
hal-hal
yang
berkaitan
dengan
sistem
pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan
sistem persediaan seperti:
a. Jenis barang apa yang dipilih
b. Di mana barang tersebut berada
c. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan
d. Siapa saja yang akan menjadi pemasok (supplier) masing-masing item.
Hermawan dan Andawaningtyas (2014) mengemukakan bahwa seiring
berkembangnya dunia ekonomi membuat perusahaan harus memiliki sistem
perencanaan yang baik dalam menghadapi persaingan bisnis. Salah satu sistem
yang perlu dioptimalkan adalah sistem persediaan perusahaan, karena masih
banyak perusahaan yang menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Kesalahan
Universitas Sumatera Utara
13
tersebut mengakibatkan persedian yang menumpuk. Berbagai usaha dilakukan
perusahaan untuk meminimalkan biaya yang dikeluakan untuk memesan
persediaan.
2.2. Pengendalian dan Tujuan Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan suatu hal yang sangat perlu diperhatikan
karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan.
Oleh sebab itu, persediaan harus seimbang dengan kebutuhan. Apabila persediaan
lebih besar dari kebutuhan maka dapat terjadi penimbunan barang di dalam
gudang yang dapat membuat nilai dari barang tersebut berkurang jika disimpan
terlalu lama. Sedangkan bila persediaan kurang dari kebutuhan dapat mengganggu
proses distribusi barang pada perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan
keseimbangan dalam pengadaan persediaan untuk menekan biaya pengeluaran
dan memperlancar proses distribusi. Dengan demikian pengendalian persediaan
adalah suatu kegiatan untuk memperkirakan jumlah persediaan yang seimbang,
tidak banyak dan tidak sedikit, dengan kebutuhan.
Agus Ristono (2009) mengemukakan tujuan dari pengendalian persediaan
adalah:
1) Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat
(memuaskan konsumen).
2) Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal
ini dikarenakan kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) langka
sehingga sulit untuk diperoleh dan kemungkinan supplier terlambat
mengirimkan barang yang dipesan.
3) Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba
perusahaan.
4) Menjaga agar pembelian kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat
mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
Universitas Sumatera Utara
14
5) Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran,
karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
2.3. Analisis ABC
Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagai jenis barang yang sangat banyak
jumlahnya. Barang-barang tersebut dapat berupa produk jadi, komponenkomponen, barang-barang administrasi. Untuk mengatasi situasi yang demikian,
diperlukan suatu kebijakan berupa analisis klasifikasi tiap barang berdasarkan
skala prioritasnya. Analisis pengklasifikasian persediaan ini dikenal dengan
Analisis ABC.
Analisis ABC pertama kali dikemukakan oleh Vilfredo Pareto seorang ahli
ekonomi dari Italia pada abad ke 19. Analisis ABC juga dikenal dengan sebutan
Prinsip Pareto. Prinsip ini adalah untuk menghasilkan kebijakan persediaan yang
berfokus pada barang-barang persediaan dalam jumlah yang banyak. Analisis
ABC mengklasifikasi persediaan dalam tiga kategori, yaitu A, B, dan C dengan
basis volume penggunaan biaya persediaan dalam setahun. Adapun kriteria dari
tiap klasifikasi adalah sebagai berikut:
1.
Kelas A : barang-barang dengan jumlah unit 10%-20% tetapi nilai
investasinya 30%-70% dari total investasi tahunan persediaan.
2.
Kelas B : barang-barang dengan jumlah unit 20%-30% tetapi nilai
investasinya 20%-30% dari total investasi tahunan persediaan.
3.
Kelas C : barang-barang dengan jumlah unit 30%-70% tetapi nilai
investasinya 10%-20% dari total investasi tahunan persediaan.
Bila dibuat ke dalam tabel, maka tipikal klasifikasi analisis ABC dapat
terlihat pada Tabel 2.1.
Universitas Sumatera Utara
15
Tabel 2.1. Tabel Klasifikasi Analisis ABC
Klasifikasi
Persentase Jumlah Item
(%)
Persentase Nilai
Kegunaan (%)
A
B
C
10
20
70
70
20
10
Berikut adalah grafik Analisis ABC berdasarkan data di atas:
Persentase Nilai Kegunaan (%)
80
70
Kelas A
60
50
40
30
Kelas B
20
Kelas C
10
0
10
20
30
40
50
60
70
100
Persentasi Jumlah Item (%)
Gambar 2.2. Analsis ABC
Jadi, barang yang termasuk dalam kelas A, merupakan barang yang paling
“penting” untuk perusahaan dan menjadi fokus utama dalam pengendalian
persediaan.
2.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan model tertua dan paling
sederhana. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Ford Wilson Harris pada
1915. Metode ini digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan optimal
sehingga dapat meminimumkan total biaya persediaan. Secara klasik model
Universitas Sumatera Utara
16
persediaan yang dianggap ideal adalah jika jumlah pembelian (Q) sama dengan
jumlah persediaan ketika pesanan diterima. Dengan tingkat penggunaan tepat,
persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan ketika persediaan hanya tinggal
sebanyak kebutuhan selama tengang waktu pemesanan kembali (reorder point)
harus dilakukan.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008), model persediaan
yang sederhana ini memiliki beberapa asumsi sebagai berikut:
1.
Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan.
2.
Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui.
3.
Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (instanteously) atau
tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak
terhingga).
4.
Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan.
5.
Setiap pesanan diterima dalam sekalai pengiriman dan langsung dapat
digunakan.
6.
Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan
(storage).
7.
Tidak ada quantity discount.
Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan jumlah barang yang
dipesan (Q) untuk setiap pemesanan (EOQ) sehingga meninimumkan biaya total
persediaan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Secara grafis, model
persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
17
Tingkat
Persediaan (Q)
Tingkat saat pesanan
diterima (order point)
Rata-rata
penyimpanan =
=
&
(
,
/
Waktu
Gambar 2.3. Model Persediaan EOQ Sederhana (Hakim dan Prasetyawan, 2009)
Pada Gambar 2.3. di atas, garis vertikal menunjukkan penerimaan pesanan
ketika persediaan nol, dengan demikian rata-rata persediaan adalah
*
),-.+
/
,
/
atau .
Maka dari persamaan (6) dapat diperoleh nilai Q dengan menderivasi persamaan
(6) terhadap Q sama dengan nol sebagai berikut:
=
&
=
(
&
% '+"% '
&
2
( "
+ =0
&/ 2
(
"
=
/
&
2
&/ =
2(
"
&∗ = 2
2(
"
Maka diperoleh rumusan dari jumlah pemesanan optimal (EOQ) adalah:
&∗ = 2
2(
"
)7+
Universitas Sumatera Utara
18
2.5. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Freddy Rangkuti (1996), persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang
didakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan
bahan (stockout).
Agus Ristono (2009), faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya
safety stock, adalah sebagai berikut:
1) Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh:
• Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah
tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan
dalam kontrak pembelian. Apabila pengiriman selalu tepat waktu, maka
perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya jika
pengiriman sering kali terlambat maka perushaan perlu memiliki
persediaan yang besar.
• Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku/penolong untuk
produksi. Jika kebutuhan bahan baku dapat ditentukan dengan tepat,
maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya
jika kebutuhan bahan baku tidak dapat ditentukan dengan tepat maka
perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.
2) Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Bila
biaya penyimpanan di gudang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk
melakukan pemesanan ekstra, maka perusahaan tidak perlu memiliki
persediaan yang besar. Sebaliknya, jika biaya pesanan ekstra lebih besar
dari biaya penyimpanan di gudang, maka perusahaan sebaiknya memiliki
persediaan yang cukup besar.
3) Sifat persaingan antar perusahaan dapat ditentukan dari kecepatan pelayanan
pemenuhan permintaan pelanggan/konsumen, maka perusahaan perlu
memiliki persediaan yang besar.
Karena sulitnya memperkirakan biaya kehabisan persediaan secara tepat,
maka biasanya manajemen menentukan ukuran safety stock berdasarkan tingkat
Universitas Sumatera Utara
19
pelayanan (service level) yang harus diberikan kepada konsumen. Misalkan
tingkat pelayanan di suatu perusahaan adalah sebesar 95%. Angka ini
menunjukkan bahwa risiko kehabisan persediaan sebesar 5%. Berikut adalah
rumus untuk menentukan safety stock:
)8+
= 4×5
Di mana SS : safety stock,
Z
5
: nilai dari stadar deviasi
: standar deviasi permintaan pada waktu tenggang
2.6. Reorder Point (ROP)
Selain menentukan EOQ, pengendalian persediaan juga menentukan kapan
dilakukan pesanan atau pemesanan kembali. Seiring jumlah persediaan di dalam
gudang berkurang, perusahaan perlu menentukan berapa banyak batas minimal
tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan agar tidak terjadi stockout. Untuk
itu, pemesanan kembali sebaiknya dilakukan ketika persediaan mulai habis.
Jumlah pemesanan kembali dihitung selama
masa tenggang,
biasanya
dijumlahkan dengan safety stock.
Berdasarkan kondisi di atas, maka secara matematis ROP dapat dituliskan
sebagai berikut:
!7 = ) × 8+ +
(9)
Di mana d : jumlah permintan rata-rata dalam setahun
L : waktu tenggang (lead time)
SS : persediaan pengaman (safety stock)
Universitas Sumatera Utara
LANDASAN TEORI
2.1. Persediaan
Persediaan merupakan komponen penting dalam suatu kegiatan produksi maupun
distribusi suatu perusahaan. Persediaan digunakan sebagai cadangan atau
simpanan pengaman untuk produk yang membutuhkan waktu yang tidak pasti
pengadaannya. Oleh karena itu, persediaan bersifat tidak pasti. Dengan adanya
persediaan maka kegiatan produksi maupun distribusi tetap berjalan lancar tanpa
hambatan. Untuk lebih jelas lagi, berikut akan dijelaskan pengertian persediaan
menurut para ahli.
2.1.1. Pengertian Persediaan
Pengertian persediaan menurut para ahli :
1.
Agus Ristono (2009) mengatakan bahwa “Persediaan atau inventory
adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya
persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam
kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan
jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan.”
2.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetywan (2008) mengatakan bahwa
“Persediaan adalah sumber daya menganggur (iddle source) yang
menunggu proses lebih lanjut berupa kegiatan produksi pada sistem
manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan
konsumsi pangan pada sistem rumah tangga.”
3.
Freddy Rangkuti (1996) mengatakan bahwa “Persediaan adalah
merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan
yang secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.”
Universitas Sumatera Utara
7
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa
persediaan adalah bahan atau barang yang mengganggur yang disediakan oleh
perusahaan untuk menjaga dan menjamin kelancaran proses produksi atau
penjualan guna memenuhi permintaan konsumen setiap saat.
2.1.2. Faktor yang Mempengaruhi Persediaan
Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa selain persediaan dibutuhkan pada
saat waktu pengadaan produk yang dibutuhkan perusahaan bersifat tidak tetap,
keempat faktor berikut juga menunjukkan bahwa persediaan sangat diperlukan.
1.
Faktor waktu yang menyangkut lamanya proses produksi bahan baku hingga
menjadi barang jadi serta lamanya proses pendistribusian barang jadi ke
konsumen. Persediaan dalam kondisi ini berguna untuk menjaga agar
aktivitas produksi maupun distribusi tetap berjalan.
2.
Faktor ketidakpastian waktu pengadaan produk atau bahan baku dari pusat
menyebabkan suatu perusahaan harus memiliki persediaan untuk memenuhi
kebutuhan selama masa pemesanan.
3.
Faktor ketidakpastian penggunaan dari perusahaan sebagai akibat dari
peramalan permintaan yang kurang tepat, kerusakan mesin atau alat lain
penunjang produksi maupun distribusi produk, produk yang rusak atau
kedaluwarsa, dan kondisi merugikan lainnya. Untuk mengantisipasi
ketidakpastiaan penggunaan tersebut maka sangat dibutuhkan persediaan.
4.
Faktor ekonomis yaitu penekanan biaya produksi dan biaya pemesanan
seminimal mungkin seperti pada biaya pembelian produk atau bahan baku
dalam jumlah banyak bisa saja mendapat potongan harga dan juga
mengurangi biaya transportasi. Dalam hal ini persediaan berguna untuk
menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
8
2.1.3. Jenis Persediaan
Yulian Zamit (2005) mengemukakan bahwa persediaan terdiri dari : persediaan
alat-alat kantor (suplies), persediaan bahan baku (raw material), persediaan
barang dalam proses (in-process goods), dan persediaan barang jadi (finished
goods).
1.
Persediaan alat-alat kantor adalah persediaan yang diperlukan dalam
menjalankan fungsi organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir.
Tipe persediaan alat-alat kantor diantaranya: pensil, kertas, tinta, disket,
alat-alat pemotong, dan semua item fasilitas peralatan kantor.
2.
Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para suplier untuk
digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan
ditransformasi atau dikonversi menjadi barang akhir. Tipe dari bahan baku
diantaranya: kayu, papan, cat, pernis (pelitur) dalam industri mebel.
3.
Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari produk akhir tetapi
masih dalam proses pengerjaan, karena masih menunggu item yang lain
untuk diproses.
4.
Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk
dijual, didistribusikan, atau disimpan.
Agus Ristono (2009) mengemukakan bahwa pembagian jenis persediaan
berdasarkan tujuannya, terdiri dari:
1. Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan yang dilakukan untuk
mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila
persediaan pengaman tidak mampu mengatasi ketidakpastian tersebut, akan
terjadi kekurangan persediaan (stockout).
2. Persediaan antisipasi (stabilization stock) dalah persediaan yang dilakukan
untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan
sebelumnya.
3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock/work-in process stock) adalah
persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu external transit stock,
merupakan persediaan yang masih berada dalam transportasi, dan internal
Universitas Sumatera Utara
9
transit stock, merupakan persediaan yang masih menunggu untuk diproses
atau menunggu sebelum dipindahkan.
2.1.4. Biaya-biaya dalam Persediaan
Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat kita lihat bahwa untuk menjaga
kelancaran kegiatan produksi atau penjualan dibutuhkan biaya. Terdapat empat
jenis biaya dalam persediaan, yaitu :
1.
Biaya pembelian (purchase cost)
Biaya pembelian adalah biaya pembelian untuk setiap produk yang dibeli
dari pihak luar yang mencakup biaya per produk dan biaya pengangkutan.
Jika harga pembelian adalah tetap, maka ongkos pengangkutan per produk
adalah tetap. Jika terdapat potongan harga (discount) maka harga pembelian
per produk tergantung jumlah pembelian. Adapun rumusan dari total biaya
pemesanan adalah:
2.
=
ℎ
×ℎ
(1)
Biaya pengadaan atau pemesanan (set-up cost/order cost)
Biaya pengadaan atau pemesanan adalah biaya untuk setiap pemesanan dan
penerimaan produk yang dipesan. Biaya ini bersifat tetap dan tidak
bergantung pada jumlah produk yang dipesan. Jika pengadaan atau
pemesanan berupa pembelian, maka biaya yang tercakup berupa biaya
pemesanan, biaya pengangkutan, biaya pemeriksaan, biaya administrasi
pemesanan, pajak, dan sebagainya. Jika pengadaan atau pemesanan berupa
hasil produksi sendiri, maka biaya yang tercakup berupa biaya perbaikan
mesin, biaya tenaga kerja, biaya administrasi pemesanan, biaya pengecekan
kualitas produk yang dipesan, dan sebagainya.
Adapun perumusan dari total biaya pemesanan adalah:
=
Di mana frekuensi pemesanan adalah:
=
ℎ
ℎ
×
(2)
(3)
Universitas Sumatera Utara
10
3.
Biaya penyimpanan (holding cost/carrying cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang berhubungan dengan biaya
penyimpanan produk yang meliputi modal yang tertanam dalam persediaan,
biaya sewa gudang, pajak, listrik, biaya penyusutan, serta biaya lainnya
yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan.
Adapun rumusan dari total biaya penyimpanan adalah:
×
=
(4)
Di mana level penyimpanan adalah:
−
4.
=
ℎ
2
(5)
Biaya kekurangan persediaan (stockout cost/shortage cost)
Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang dikeluarkan sebagai akibat
dari kekurangan persediaan. Kekurangan persediaan ini biasa terjadi karena
permintaan pelanggan yang meningkat dari biasanya sehingga permintaan
pelanggan tidak terpenuhi. Jika pelanggan rela menunggu adanya produk
baru, maka perusahaan harus bisa saja dikenakan biaya tambahan pada saat
pemesanan kembali. Tetapi bila pelanggan tidak mau menunggu, otomatis
perusahaan kehilangan pendapatan yang harusnya menjadi keuntungan bagi
perusahaan tersebut. Jika hal ini kerap terjadi, maka akan menjadi kerugian
yang besar bagi perusahaan tersebut.
Dari jenis biaya di atas, diperoleh hubungan antara biaya pemesanan dan
biaya penyimpanan seperti digambarkan pada Gambar 2.1.
Universitas Sumatera Utara
11
Biaya per tahun
Total Biaya
Biaya Penyimpanan
Biaya Minimum
Biaya Pemesanan
Pemesanan
Optimal
Jumlah Pemesanan
Gambar 2.1. Hubungan Antara Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan
(Heizer dan Render, 2011)
Berdasarkan jenis biaya di atas, dinotasikan tiap komponen sebagai berikut:
a.
Total biaya pembelian = TP
b.
Total biaya pemesanan = TO
c.
Total biaya penyimpanan = TS
d.
Jumlah permintaan = D
e.
Jumlah pemesanan = Q
f.
Biaya penyimpanan = H
g.
Biaya pemesanan = S
h.
Harga tiap unit barang = C
i.
Frekuensi pemesanan = f
j.
Level inventori = l
k.
Waktu antara satu pemesanan ke pemesanan berikutnya = t
Sehingga dapat kita rumuskan total biaya persediaan (TC) adalah:
=
Atau dalam notasi matematika dapat ditulis:
=
+
+ !
= ". $ + .
(
&
= "% '+ % '
&
2
)6+
Universitas Sumatera Utara
12
2.1.5. Masalah Persediaan
Pada berbagai perusahaan lain, persediaan memegang peranan penting dalam
menunjang kegiatan perusahaan tersebut. Dalam perusahaan yang besar, nilai
persediaan yang disimpan bisa mencapai nilai yang tinggi. Di samping
membutuhkan tempat penyimpanan yang luas untuk persediaan yang banyak,
persediaan yang banyak dapat mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi
pula. Padahal perusahaan pasti membutuhkan sejumlah persediaan untuk
kelangsungan kegiatan perusahaan tersebut.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008) mengemukakan
bahwa terdapat dua masalah umum yang dihadapi suatu sistem di dalam
mengelola persediaannya adalah sebagai berikut:
1.
Masalah kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan
kebijaksanaan persediaan, antara lain:
a. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan/dibuat
b. Kapan pemesanan/pembuatan barang yang harus dilakukan
c. Berapa jumlah persediaan pengamannya
d. Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat.
2.
Masalah
kualitatif,
yaitu
hal-hal
yang
berkaitan
dengan
sistem
pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan
sistem persediaan seperti:
a. Jenis barang apa yang dipilih
b. Di mana barang tersebut berada
c. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan
d. Siapa saja yang akan menjadi pemasok (supplier) masing-masing item.
Hermawan dan Andawaningtyas (2014) mengemukakan bahwa seiring
berkembangnya dunia ekonomi membuat perusahaan harus memiliki sistem
perencanaan yang baik dalam menghadapi persaingan bisnis. Salah satu sistem
yang perlu dioptimalkan adalah sistem persediaan perusahaan, karena masih
banyak perusahaan yang menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Kesalahan
Universitas Sumatera Utara
13
tersebut mengakibatkan persedian yang menumpuk. Berbagai usaha dilakukan
perusahaan untuk meminimalkan biaya yang dikeluakan untuk memesan
persediaan.
2.2. Pengendalian dan Tujuan Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan suatu hal yang sangat perlu diperhatikan
karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan.
Oleh sebab itu, persediaan harus seimbang dengan kebutuhan. Apabila persediaan
lebih besar dari kebutuhan maka dapat terjadi penimbunan barang di dalam
gudang yang dapat membuat nilai dari barang tersebut berkurang jika disimpan
terlalu lama. Sedangkan bila persediaan kurang dari kebutuhan dapat mengganggu
proses distribusi barang pada perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan
keseimbangan dalam pengadaan persediaan untuk menekan biaya pengeluaran
dan memperlancar proses distribusi. Dengan demikian pengendalian persediaan
adalah suatu kegiatan untuk memperkirakan jumlah persediaan yang seimbang,
tidak banyak dan tidak sedikit, dengan kebutuhan.
Agus Ristono (2009) mengemukakan tujuan dari pengendalian persediaan
adalah:
1) Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat
(memuaskan konsumen).
2) Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal
ini dikarenakan kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) langka
sehingga sulit untuk diperoleh dan kemungkinan supplier terlambat
mengirimkan barang yang dipesan.
3) Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba
perusahaan.
4) Menjaga agar pembelian kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat
mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
Universitas Sumatera Utara
14
5) Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran,
karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
2.3. Analisis ABC
Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagai jenis barang yang sangat banyak
jumlahnya. Barang-barang tersebut dapat berupa produk jadi, komponenkomponen, barang-barang administrasi. Untuk mengatasi situasi yang demikian,
diperlukan suatu kebijakan berupa analisis klasifikasi tiap barang berdasarkan
skala prioritasnya. Analisis pengklasifikasian persediaan ini dikenal dengan
Analisis ABC.
Analisis ABC pertama kali dikemukakan oleh Vilfredo Pareto seorang ahli
ekonomi dari Italia pada abad ke 19. Analisis ABC juga dikenal dengan sebutan
Prinsip Pareto. Prinsip ini adalah untuk menghasilkan kebijakan persediaan yang
berfokus pada barang-barang persediaan dalam jumlah yang banyak. Analisis
ABC mengklasifikasi persediaan dalam tiga kategori, yaitu A, B, dan C dengan
basis volume penggunaan biaya persediaan dalam setahun. Adapun kriteria dari
tiap klasifikasi adalah sebagai berikut:
1.
Kelas A : barang-barang dengan jumlah unit 10%-20% tetapi nilai
investasinya 30%-70% dari total investasi tahunan persediaan.
2.
Kelas B : barang-barang dengan jumlah unit 20%-30% tetapi nilai
investasinya 20%-30% dari total investasi tahunan persediaan.
3.
Kelas C : barang-barang dengan jumlah unit 30%-70% tetapi nilai
investasinya 10%-20% dari total investasi tahunan persediaan.
Bila dibuat ke dalam tabel, maka tipikal klasifikasi analisis ABC dapat
terlihat pada Tabel 2.1.
Universitas Sumatera Utara
15
Tabel 2.1. Tabel Klasifikasi Analisis ABC
Klasifikasi
Persentase Jumlah Item
(%)
Persentase Nilai
Kegunaan (%)
A
B
C
10
20
70
70
20
10
Berikut adalah grafik Analisis ABC berdasarkan data di atas:
Persentase Nilai Kegunaan (%)
80
70
Kelas A
60
50
40
30
Kelas B
20
Kelas C
10
0
10
20
30
40
50
60
70
100
Persentasi Jumlah Item (%)
Gambar 2.2. Analsis ABC
Jadi, barang yang termasuk dalam kelas A, merupakan barang yang paling
“penting” untuk perusahaan dan menjadi fokus utama dalam pengendalian
persediaan.
2.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan model tertua dan paling
sederhana. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Ford Wilson Harris pada
1915. Metode ini digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan optimal
sehingga dapat meminimumkan total biaya persediaan. Secara klasik model
Universitas Sumatera Utara
16
persediaan yang dianggap ideal adalah jika jumlah pembelian (Q) sama dengan
jumlah persediaan ketika pesanan diterima. Dengan tingkat penggunaan tepat,
persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan ketika persediaan hanya tinggal
sebanyak kebutuhan selama tengang waktu pemesanan kembali (reorder point)
harus dilakukan.
Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan (2008), model persediaan
yang sederhana ini memiliki beberapa asumsi sebagai berikut:
1.
Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan.
2.
Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui.
3.
Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (instanteously) atau
tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak
terhingga).
4.
Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan.
5.
Setiap pesanan diterima dalam sekalai pengiriman dan langsung dapat
digunakan.
6.
Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan
(storage).
7.
Tidak ada quantity discount.
Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan jumlah barang yang
dipesan (Q) untuk setiap pemesanan (EOQ) sehingga meninimumkan biaya total
persediaan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Secara grafis, model
persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
17
Tingkat
Persediaan (Q)
Tingkat saat pesanan
diterima (order point)
Rata-rata
penyimpanan =
=
&
(
,
/
Waktu
Gambar 2.3. Model Persediaan EOQ Sederhana (Hakim dan Prasetyawan, 2009)
Pada Gambar 2.3. di atas, garis vertikal menunjukkan penerimaan pesanan
ketika persediaan nol, dengan demikian rata-rata persediaan adalah
*
),-.+
/
,
/
atau .
Maka dari persamaan (6) dapat diperoleh nilai Q dengan menderivasi persamaan
(6) terhadap Q sama dengan nol sebagai berikut:
=
&
=
(
&
% '+"% '
&
2
( "
+ =0
&/ 2
(
"
=
/
&
2
&/ =
2(
"
&∗ = 2
2(
"
Maka diperoleh rumusan dari jumlah pemesanan optimal (EOQ) adalah:
&∗ = 2
2(
"
)7+
Universitas Sumatera Utara
18
2.5. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Freddy Rangkuti (1996), persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang
didakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan
bahan (stockout).
Agus Ristono (2009), faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya
safety stock, adalah sebagai berikut:
1) Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh:
• Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah
tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan
dalam kontrak pembelian. Apabila pengiriman selalu tepat waktu, maka
perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya jika
pengiriman sering kali terlambat maka perushaan perlu memiliki
persediaan yang besar.
• Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku/penolong untuk
produksi. Jika kebutuhan bahan baku dapat ditentukan dengan tepat,
maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar, sebaliknya
jika kebutuhan bahan baku tidak dapat ditentukan dengan tepat maka
perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.
2) Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Bila
biaya penyimpanan di gudang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk
melakukan pemesanan ekstra, maka perusahaan tidak perlu memiliki
persediaan yang besar. Sebaliknya, jika biaya pesanan ekstra lebih besar
dari biaya penyimpanan di gudang, maka perusahaan sebaiknya memiliki
persediaan yang cukup besar.
3) Sifat persaingan antar perusahaan dapat ditentukan dari kecepatan pelayanan
pemenuhan permintaan pelanggan/konsumen, maka perusahaan perlu
memiliki persediaan yang besar.
Karena sulitnya memperkirakan biaya kehabisan persediaan secara tepat,
maka biasanya manajemen menentukan ukuran safety stock berdasarkan tingkat
Universitas Sumatera Utara
19
pelayanan (service level) yang harus diberikan kepada konsumen. Misalkan
tingkat pelayanan di suatu perusahaan adalah sebesar 95%. Angka ini
menunjukkan bahwa risiko kehabisan persediaan sebesar 5%. Berikut adalah
rumus untuk menentukan safety stock:
)8+
= 4×5
Di mana SS : safety stock,
Z
5
: nilai dari stadar deviasi
: standar deviasi permintaan pada waktu tenggang
2.6. Reorder Point (ROP)
Selain menentukan EOQ, pengendalian persediaan juga menentukan kapan
dilakukan pesanan atau pemesanan kembali. Seiring jumlah persediaan di dalam
gudang berkurang, perusahaan perlu menentukan berapa banyak batas minimal
tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan agar tidak terjadi stockout. Untuk
itu, pemesanan kembali sebaiknya dilakukan ketika persediaan mulai habis.
Jumlah pemesanan kembali dihitung selama
masa tenggang,
biasanya
dijumlahkan dengan safety stock.
Berdasarkan kondisi di atas, maka secara matematis ROP dapat dituliskan
sebagai berikut:
!7 = ) × 8+ +
(9)
Di mana d : jumlah permintan rata-rata dalam setahun
L : waktu tenggang (lead time)
SS : persediaan pengaman (safety stock)
Universitas Sumatera Utara