Selamat Datang di SimKarT versi 2 (1)
Bab 2
®
Konfigurasi SmartMD versi 12.0
®
SmartMD versi 12.0 memerlukan pengaturan konfigurasi sistem
yang diperlukan agar dapat berjalan optimal. Konfigurasi di sini
dimaksudkan untuk mengatur konfigurasi koneksi MySQL/MSSQL,
FTP Server untuk penyimpanan dokumen elektronik (e-file) dan
update aplikasi, Identitas Institusi, dan konfigurasi user beserta hak
aksesnya.
Untuk melakukan konfigurasi ini, hak akses harus sebagai
Administrator aplikasi.
2.1 Koneksi ke Server MySQL.
®
Dalam SmartMD versi 12.0 ini, database server yang digunakan
adalah MySQL. Mengapa? Karena MySQL adalah database yang
bebas digunakan tanpa harus membayar lisensi.
Database ini didalamnya berisi tabel-tabel yaitu media untuk
menyimpan data-data yang diperlukan. Dengan media ini maka
data-data yang dimasukkan dapat disimpan sehingga dapat menjadi
informasi yang berguna.
Tabel baru ini harus dibuat terlebih dahulu sebelum Anda
®
mengoperasikan SmartMD versi 12.0, karena jika hal ini tidak
dilakukan maka akan terjadi kesalahan dan program tidak bisa
dijalankan sampai Anda membuat tabel baru.
Pembuatan Tabel Data hanya dapat dilakukan oleh seorang
Administrator.
Database dan tabel baru ini, akan dibuat secara otomatis oleh
sistem manakala pada saat Anda diminta memilih jenis instalasi
tambahan seperti langkah instalasi Gambar 1.7, Anda mencentang
kotak cek Install MySQL Server. Namun apabila hal tersebut tidak
11
Anda lakukan, maka Anda atau administrator database Anda harus
menginstall MySQL Server secara manual.
Untuk langkah-langkah berikut ini, diasumsikan MySQL Server
sudah aktif/berjalan dengan baik.
Untuk melakukan konfigurasi koneksi ke server MySQL, ikuti
langkah-langkah berikut ini :
®
1. Jalankan aplikasi SmartMD versi 12.0 melalui menu Start |
®
Programs | Smart Manajemen Dokumen | SmartMD versi
®
12.0 atau melalui icon SmartMD versi 12.0 dari layar desktop,
maka akan ditampilkan layar utama aplikasi seperti Gambar 2.1.
1. Logo
4. Menu
Utama
2. Header
3. Sign In
5. View
®
Gambar 2.1 Layar Utama SmartMD versi 12.0
2. Masuk ke aplikasi dengan melakukan Sign In dengan ID User
admin (otomatis akan berubah menjadi huruf besar) dan
Password admin (huruf kecil).
Untuk Sign In pertama kali, akan terjadi gagal koneksi ke server
karena Anda belum melakukan konfigurasi koneksi ke server,
seperti tampak pada Gambar 2.2.
12
Gambar 2.2 Dialog konfirmasi gagal koneksi ke server
3. Klik tombol OK untuk melakukan konfigurasi, selanjunya akan
ditampilkan formulir pengaturan koneksi server seperti terlihat
dalam Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Form dialog pengaturan koneksi server
4. Lakukan konfigurasi sebagai berikut :
a. DBMS Server : Pilih MySQL, jika database yang digunakan
adalah MySQL atau pilih MSSQL, jika database yang
digunakan Microsoft SQL Server.
b. Nama Komputer Server/IP : isi dengan nama komputer
atau IP komputer server, misalnya : bangtejos-pc atau
192.168.1.1 atau apabila komputer yang dipakai untuk
menyimpan database dalam satu komputer yang diinstall
®
aplikasi SmartMD versi 12.0, maka cukup menggunakan
LOCALHOST atau klik tombol di sebelah kanannya (mencari
Host/Server).
c. Nama Database : secara default (bawaan) bernama
dbsmartmd2013, namun Anda bisa menyesuaikan dengan
database yang ada di server Anda.
13
d. Nama User : secara default adalah smartmd (silahkan
disesuaikan dengan nama user MySQL/MSSQL Server
Anda).
e. Password : secara default adalah 111111 (angka 1
sebanyak 6 kali), tetapi akan lebih baik kalau diganti dan
disesuaikan dengan password server Anda).
5. Klik tombol Tes Koneksi ke Server untuk memastikan apakah
konfigurasi berhasil atau tidak. Jika belum berhasil akan
ditampilkan dialog KONEKSI KE SERVER TIDAK BERHASIL.
Tetapi kalau berhasil maka akan ditampilkan dialog yang
menyatakan bahwa koneksi berhasil seperti gambar 2.4.
Gambar 2.4 Form koneksi server sukses
6. Klik tombol Simpan, untuk menyimpan konfigurasi Anda.
2.2
®
Sign In ke SmartMD versi 12.0
Untuk melakukan Sign In ke aplikasi SmartMD
langkah-langkah di bawah ini.
®
versi 12.0, ikuti
1. Pada bagian ID Pemakai, masukkan ADMIN (semua teks yang
Anda masukkan akan otomatis diubah menjadi huruf besar).
Masukkan Password admin atau sesuai kata sandi yang
diberikan oleh administrator Anda. Ingat bahwa kata sandi
memperhatikan jenis hurufnya (case sensitive), huruf besar dan
huruf kecil dibedakan. Kata Sandi yang Anda masukkan akan
diubah sebagai karakter “••••••••”.
3. Klik tombol Sign In atau tekan tombol ENTER pada keyboard
Anda. Apabila ada kesalahan dalam melakukan Login, maka
pesan yang muncul adalah seperti Gambar 2.5 dan Anda harus
mengulangi sampai Anda mengisinya dengan benar.
14
®
Gambar 2.5 Pesan kesalahan saat Login SmartMD versi 12.0
4. Setelah Anda berhasil Login sebagai Admin, maka akan
®
ditampilkan layar utama SmartMD versi 12.0 seperti tampak
dalam gambar 2.6.
®
Gambar 2.6 Layar Utama SmartMD versi 12.0
2.3
Mengatur Identitas dan Logo Institusi.
1. Jalankan SmartMD® versi 12.0 dan lakukan Sign In ke aplikasi.
2. Klik menu Administrator | Pengaturan Identitas Institusi
seperti terlihat dalam Gambar 2.7.
15
Gambar 2.7 Menu Pengaturan Identitas Institusi
3. Selanjutnya akan ditampilkan form pengaturan identitas institusi
seperti terlihat dalam Gambar 2.8.
Gambar 2.8 Dialog Pengaturan Identitas Institusi
Isilah setiap form yang ditampilkan dengan benar dengan
ketentuan sebagai berikut :
Kode Institusi
: isi dengan Kode Institusi (misalnya : RS.PANTI
WILASA CITARUM dengan RS.PW.C). Kode ini
akan digunakan untuk identitas dalam nomor surat.
Departemen/Lembaga : isi dengan nama Departemen/Lembaga institusi
Anda.
Unit Organisasi/Yayasan: isi dengan nama YAYASAN KRISTEN UNTUK
KESEHATAN UMUM.
16
Nama Perusahaan
: isi dengan nama institusi Anda.
Alamat
: isi alamat institusi Anda.
Kota/Kabupaten-Kode Pos: isi nama kota/kabupaten dan kode pos institusi
Anda.
Telepon/ Facsimile
: isi nomor telpon dan faxcimile institusi Anda.
E-mail
: isi email institusi Anda.
Misi Institusi
: isi misi institusi Anda.
Nama Pimpinan/Kepala : isi nama Pimpinan/Direktur institusi Anda.
N.I.P/N.I.K
: isi Nomor Induk Pegawai / Nomor Induk Karyawan
Pimpinan/Kepala/Direktur institusi Anda.
Sebutan Jabatan
: isi dengan nama Jabatan
Logo Institusi
: tentukan logo perusahaan Anda (file harus
berektensi *.JPG atau kalau tidak ada gambar logo
harus dipasang file blanklogo.jpg yang disertakan
dalam program ini pada folder ..\program
files\SmartMD agar program berjalan optimal.
Gunakan tombol BROWSE yang ada di sebelah
kanannya untuk mencari file.
4. Klik tombol Simpan, maka data konfigurasi akan disimpan
kedalam komputer Anda dan akan kembali ke tampilan layar
®
utama SmartMD versi 12.0.
5. Lakukan hal yang sama setiap kali Anda melakukan instalasi
®
SmartMD versi 12.0 ke komputer lainnya di institusi Anda.
TRIK!!!
Agar Anda tidak melakukan konfigurasi berulang-ulang, copy file
smartMD0.txt dan smartMD1.txt hasil konfigurasi yang ada di
folder .\program files\smartMD kedalam folder yang sama di
komputer lain.
2.4 Koneksi ke Server FTP (File Transfer
Protocol)
FTP (File Transfer Protocol) adalah suatu protokol yang berfungsi
untuk tukar-menukar file dalam suatu jaringan (network) yang
mensupport TCP/IP protokol.
17
Dua hal penting yang ada dalam FTP adalah FTP server dan FTP
Client. FTP server menjalankan software yang digunakan untuk
tukar menukar file, yang selalu siap memberikan layanan FTP
apabila mendapat request dari FTP client. FTP client adalah
komputer yang merequest koneksi ke FTP server untuk tujuan tukar
menukar file (mengupload atau mendownload file).
Dalam aplikasi ini, FTP digunakan untuk :
1.
membuat folder lokasi sesuai dengan folder lokasi fisik arsip.
2.
mengunggah (upload) file surat dalam bentuk PDF yang
nantinya akan digunakan untuk dibaca oleh klien melalui proses
unduh (download) file.
3.
Mengunggah file update aplikasi SmartMD versi 12.0.
®
Oleh karena itu, FTP Server ini harus diinstall di computer server
atau computer yang dijadikan server, dan dikonfigurasi dengan
®
benar agar SmartMD versi 12.0 berjalan optimal.
Untuk mengatur konfigurasi FTP, lakukan langkah-langkah berikut:
Mengatur FTP Server (pada komputer Server):
1. Buat folder baru, misalnya dengan nama FTPSmartMD (boleh
dengan nama lain).
2. Jika belum ada software FTP Server, maka instal software FTP
Server (misalnya : FileZilla_Server).
3. Pastikan FileZilla_server sudah dalam keadaan aktif (terbuka),
jika belum aktifkan terlebih dulu dan tampilan utama FileZilla
adalah seperti tampak dalam Gambar 2.9.
18
Gambar 2.9 Dialog Layar Utama FileZilla
4. Lakukan konfigurasi FTP Server agar FTP otomatis berjalan
minimize saat Windows dijalankan, caranya adalah :
a. Pilih File
5. Buat group baru
6. Buat user baru
Mengatur FTP Client (pada computer client):
2.4
Konfigurasi User dan Hak Aksesnya
®
Untuk dapat mengoperasikan SmartMD versi 2.0 ini secara
optimal, maka terlebih dahulu Anda harus melakukan Pengaturan
Identitas (ID) Pemakai, Kata Sandi (Password) dan Hak Akses
19
Pemakai (User Level) agar tidak sebarang orang dapat membuka
®
SmartMD versi 2.0.
Pengaturan Identitas Pemakai adalah media untuk pengaturan ID
Pemakai, Kata Sandi dan Level Hak Pemakai. Dengan fasilitas ini
maka setiap pemakai akan mempunyai ID, Kata Sandi dan Hak
Akses yang berbeda-beda dari level tertinggi (Administrator/
Supervisor) yang mempunyai hak secara penuh hingga Pemakai
dengan hak akses hanya bisa membuka program tanpa bisa
melakukan fungsi yang lain.
Demi keamanan, pengaturan hal-hal tersebut diatas hanya dapat
dilakukan oleh seorang yang mempunyai jabatan Administrator/
Supervisor.
Untuk melakukan pengaturan ID Pemakai, lakukan langkah-langkah
berikut :
1. Klik menu Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai seperti tampak
pada Gambar 2.12.
Gambar 2.12 Memanggil menu Pengaturan ID Pemakai
20
2.
Tampilan berikutnya adalah form Daftar Pemakai Program
seperti terlihat dalam Gambar 2.13.
Gambar 2.13 Form Atur ID Pemakai
Jika kita perhatikan Gambar 2.13 di atas, ada 3 (tiga) bagian
yang penting yang perlu diperhatikan yaitu :
a. Kolom sebelah kiri yang terdiri dari IP Pemakai, Jabatan dan
Kata Sandi berfungsi untuk mengatur ID Pemakai, Jabatan
dan Kata Sandi (Password).
b. Kolom sebelah kanan yang terdiri dari tab File, tab Proses
Data, tab Laporan, tab Pengaturan dan tab Utilitas adalah
fasilitas untuk mengatur hak akses setiap pemakai. Tab-tab
ini merupakan visualisasi dari menu yang ada pada
®
SmartMD versi 2.0.
c. Tombol-tombol yang dibutuhkan yaitu tombol awal, sebelum,
lanjut, akhir, baru, hapus dan keluar.
Untuk memperjelas gambaran Anda, perhatikan penjelasan
berikut ini :
ID Pemakai
Jabatan
:
:
Kata Sandi
:
isikan ID pemakai, maksimal 10 karakter.
®
isikan nama lengkap pekerjaan/jabatan pemakai SmartMD versi 2.0.
Maksimal 25 karakter.
isikan kata sandi yang diinginkan (diawali dengan tanda pagar (#)).
Maksimal 10 karakter tidak termasuk tanda # di atas. Perhatikan huruf
21
File
:
Proses Data :
Laporan
:
Pengaturan :
22
Utilitas
:
Kode D
:
Kode E
Kode A
Kode P
Kode O
Awal
Sebelum
:
:
:
:
:
:
Lanjut
:
Akhir
Baru
Hapus
:
:
:
besar dan huruf kecil dibedakan.
Tab ini berisi item sub menu di dalam menu File yaitu Kode Klasifikasi,
Kode Lokasi dan Perusahaan.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Proses Data yaitu Surat Masuk,
Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Keluar dan Surat Perjanjian Kerjasama.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Laporan yaitu Laporan Daftar
Klasifikasi, Daftar Lokasi, Daftar Perusahaan, Surat Masuk, Surat Lamaran
Pekerjaan, Surat Keluar, Surat Perjanjian Kerjasama, Lembar Disposisi,
Label Map/Ordner, Bukti Pengiriman Surat, Kartu Kendali dan Berita Acara
Pemusnahan Arsip.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Pengaturan yaitu Pengaturan ID
Pemakai, Tabel Baru dan Pilihan Lokasi Data/Pilihan Lain.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Utilitas yaitu Perawatan Data,
Perbaiki (Fix) Data (DBF), Backup, Restore, Ekspor, Impor, Agenda
Kegiatan, Catatan Harian dan Registrasi Program.
Hak Akses Menghapus (DELETE) Data. Dengan memiliki hak akses
menghapus, berarti memiliki semua hak akses dibawahnya.
Hak Akses Mengoreksi (EDIT) Data.
Hak Akses Menambah (ADD) Data.
Hak Akses Mencetak (PRINT) Data.
Hak Akses Membuka (OPEN) Data.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju ke awal record.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju satu baris sebelum posisi
kursor saat ini.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju satu baris setelah posisi
kursor saat ini.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju ke akhir record.
Jika tombol ini ditekan berarti menambah Pemakai baru.
Jika tombol ini ditekan berarti menghapus Pemakai.
2.4.1
Menambah ID Pemakai (Input Data)
1. Klik tombol
.
2. Pada kolom ID Pemakai, ketik ID Pemakai baru.
3. Pada kolom Jabatan, ketik Jabatan/Pekerjaan Pemakai.
4. Pada kolom Kata Sandi, ketik tanda pagar (#) dan kata sandi
yang dikehendaki.
5. Klik Tab File, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
6. Klik Tab Proses Data, dan tentukan hak akses pemakai dengan
cara mengklik kotak pilihan yang ada.
7. Klik Tab Laporan, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
8. Klik Tab Pengaturan, dan tentukan hak akses pemakai dengan
cara mengklik kotak pilihan yang ada.
9. Klik Tab Utilitas, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
10. Tekan tombol
untuk menyimpan data yang Anda
masukkan dan menutup form Daftar Pemakai Program.
2.4.2 Mengoreksi ID Pemakai (Koreksi Data)
Untuk mengoreksi ID Pemakai lakukan langkah-langkah berikut :
1. Aktifkan Form Daftar Pemakai Program melalui menu
Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai (lihat Gambar 181) di
atas.
2. Dari Form Daftar Pemakai Program, Lakukan koreksi ID
Pemakai dan Hak Aksesnya yang diperlukan. Untuk melakukan
koreksi Kata Sandi, prosesnya sama dengan input data (diawali
dengan tanda pagar (#)).
3. Tekan tombol
untuk menyimpan data hasil koreksi dan
menutup form Daftar Pemakai Program.
2.4.3 Menghapus ID Pemakai (Hapus Data)
Untuk menghapus ID Pemakai lakukan langkah-langkah berikut :
1. Aktifkan Form Daftar Pemakai Program melalui menu
Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai.
2. Dari Form Daftar Pemakai Program, Pilih ID Pemakai yang akan
dihapus.
3. Tekan tombol
Gambar 2.14.
, maka akan ditampilkan dialog seperti
23
Gambar 2.14 Konfirmasi Penghapusan Data
4. Tekan tombol OK untuk menghapus data, atau tekan tombol
Cancel untuk membatalkan penghapusan.
untuk menutup form Daftar Pemakai
5. Tekan tombol
Program.
2.5 Konfigurasi Untuk Pemakaian Multi User
melalui jaringan Local Area Network (LAN)
Yang dimaksud dengan Pemakaian Multi User di sini adalah
®
pemakaian SmartMD versi 2.0 secara bersama-sama dalam suatu
jaringan Local Area Network.
Untuk dapat menggunakan fasilitas ini, maka lakukan langkahlangkah sebagai berikut :
2.5.1 Konfigurasi pada Komputer SERVER.
1. Buat Folder misalnya DATAARSIP2008 di drive C atau D
(disesuaikan drive mana yang berfungsi untuk menyimpan data).
2. Buat Sub Folder didalam Folder DATAARSIP2008 tersebut
misanya : Data, Backup dan efile.
®
3. Instal SmartMD versi 2.0 ini kedalam komputer server.
4. Arahkan folder data, backup dan efile ke dalam masing-masing
folder sebagai berikut :
a. Folder data ke C:\DATAARSIP2008\DATA\
b. Folder backup ke C:\DATAARSIP2008\BACKUP\
c.
24
Folder efile ke C:\DATAARSIP2008\EFILE\
5. Buat Tabel baru ke dalam server tersebut.
6. Share folder tersebut dan atur hak aksesnya.
2.5.2
Konfigurasi pada Komputer WORKSTATION / CLIENT.
®
1. Instal SmartMD versi 2.0 ini kedalam masing-masing komputer
workstation/client dan lakukan konfigurasi sistem.
2. Melalui menu Pengaturan | Pengaturan Lokasi Data/Pilihan
Arahkan folder data, backup dan efile ke share folder yang
sudah dibuat pada lagkah di atas sebagai berikut :
a. Folder Data ke \\NamaServer\DATAARSIP2008\DATA\.
b. Folder Backup ke c:\Program Files\SmartMD\Backup\.
c. Folder eFile ke \\NamaServer\DATAARSIP2008\EFILE\
3. Buat User ID baru untuk masing-masing user di komputer client
beserta hak aksesnya.
4. Ganti password ADMIN dengan password Anda.
PERHATIAN !!!
Untuk selanjutnya apabila Anda menemukan kesalahan atau akan
mengganti identitas perusahaan, maka Anda dapat melakukannya
melalui menu Utilitas | Registrasi Program dan menu Pengaturan
| Pengaturan Lokasi Data/Pilihan.
Namun demi keamanan, hal ini hanya dapat dilakukan oleh user
yang mempunyai hak akses sebagai Administrator.
25
26
®
Konfigurasi SmartMD versi 12.0
®
SmartMD versi 12.0 memerlukan pengaturan konfigurasi sistem
yang diperlukan agar dapat berjalan optimal. Konfigurasi di sini
dimaksudkan untuk mengatur konfigurasi koneksi MySQL/MSSQL,
FTP Server untuk penyimpanan dokumen elektronik (e-file) dan
update aplikasi, Identitas Institusi, dan konfigurasi user beserta hak
aksesnya.
Untuk melakukan konfigurasi ini, hak akses harus sebagai
Administrator aplikasi.
2.1 Koneksi ke Server MySQL.
®
Dalam SmartMD versi 12.0 ini, database server yang digunakan
adalah MySQL. Mengapa? Karena MySQL adalah database yang
bebas digunakan tanpa harus membayar lisensi.
Database ini didalamnya berisi tabel-tabel yaitu media untuk
menyimpan data-data yang diperlukan. Dengan media ini maka
data-data yang dimasukkan dapat disimpan sehingga dapat menjadi
informasi yang berguna.
Tabel baru ini harus dibuat terlebih dahulu sebelum Anda
®
mengoperasikan SmartMD versi 12.0, karena jika hal ini tidak
dilakukan maka akan terjadi kesalahan dan program tidak bisa
dijalankan sampai Anda membuat tabel baru.
Pembuatan Tabel Data hanya dapat dilakukan oleh seorang
Administrator.
Database dan tabel baru ini, akan dibuat secara otomatis oleh
sistem manakala pada saat Anda diminta memilih jenis instalasi
tambahan seperti langkah instalasi Gambar 1.7, Anda mencentang
kotak cek Install MySQL Server. Namun apabila hal tersebut tidak
11
Anda lakukan, maka Anda atau administrator database Anda harus
menginstall MySQL Server secara manual.
Untuk langkah-langkah berikut ini, diasumsikan MySQL Server
sudah aktif/berjalan dengan baik.
Untuk melakukan konfigurasi koneksi ke server MySQL, ikuti
langkah-langkah berikut ini :
®
1. Jalankan aplikasi SmartMD versi 12.0 melalui menu Start |
®
Programs | Smart Manajemen Dokumen | SmartMD versi
®
12.0 atau melalui icon SmartMD versi 12.0 dari layar desktop,
maka akan ditampilkan layar utama aplikasi seperti Gambar 2.1.
1. Logo
4. Menu
Utama
2. Header
3. Sign In
5. View
®
Gambar 2.1 Layar Utama SmartMD versi 12.0
2. Masuk ke aplikasi dengan melakukan Sign In dengan ID User
admin (otomatis akan berubah menjadi huruf besar) dan
Password admin (huruf kecil).
Untuk Sign In pertama kali, akan terjadi gagal koneksi ke server
karena Anda belum melakukan konfigurasi koneksi ke server,
seperti tampak pada Gambar 2.2.
12
Gambar 2.2 Dialog konfirmasi gagal koneksi ke server
3. Klik tombol OK untuk melakukan konfigurasi, selanjunya akan
ditampilkan formulir pengaturan koneksi server seperti terlihat
dalam Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Form dialog pengaturan koneksi server
4. Lakukan konfigurasi sebagai berikut :
a. DBMS Server : Pilih MySQL, jika database yang digunakan
adalah MySQL atau pilih MSSQL, jika database yang
digunakan Microsoft SQL Server.
b. Nama Komputer Server/IP : isi dengan nama komputer
atau IP komputer server, misalnya : bangtejos-pc atau
192.168.1.1 atau apabila komputer yang dipakai untuk
menyimpan database dalam satu komputer yang diinstall
®
aplikasi SmartMD versi 12.0, maka cukup menggunakan
LOCALHOST atau klik tombol di sebelah kanannya (mencari
Host/Server).
c. Nama Database : secara default (bawaan) bernama
dbsmartmd2013, namun Anda bisa menyesuaikan dengan
database yang ada di server Anda.
13
d. Nama User : secara default adalah smartmd (silahkan
disesuaikan dengan nama user MySQL/MSSQL Server
Anda).
e. Password : secara default adalah 111111 (angka 1
sebanyak 6 kali), tetapi akan lebih baik kalau diganti dan
disesuaikan dengan password server Anda).
5. Klik tombol Tes Koneksi ke Server untuk memastikan apakah
konfigurasi berhasil atau tidak. Jika belum berhasil akan
ditampilkan dialog KONEKSI KE SERVER TIDAK BERHASIL.
Tetapi kalau berhasil maka akan ditampilkan dialog yang
menyatakan bahwa koneksi berhasil seperti gambar 2.4.
Gambar 2.4 Form koneksi server sukses
6. Klik tombol Simpan, untuk menyimpan konfigurasi Anda.
2.2
®
Sign In ke SmartMD versi 12.0
Untuk melakukan Sign In ke aplikasi SmartMD
langkah-langkah di bawah ini.
®
versi 12.0, ikuti
1. Pada bagian ID Pemakai, masukkan ADMIN (semua teks yang
Anda masukkan akan otomatis diubah menjadi huruf besar).
Masukkan Password admin atau sesuai kata sandi yang
diberikan oleh administrator Anda. Ingat bahwa kata sandi
memperhatikan jenis hurufnya (case sensitive), huruf besar dan
huruf kecil dibedakan. Kata Sandi yang Anda masukkan akan
diubah sebagai karakter “••••••••”.
3. Klik tombol Sign In atau tekan tombol ENTER pada keyboard
Anda. Apabila ada kesalahan dalam melakukan Login, maka
pesan yang muncul adalah seperti Gambar 2.5 dan Anda harus
mengulangi sampai Anda mengisinya dengan benar.
14
®
Gambar 2.5 Pesan kesalahan saat Login SmartMD versi 12.0
4. Setelah Anda berhasil Login sebagai Admin, maka akan
®
ditampilkan layar utama SmartMD versi 12.0 seperti tampak
dalam gambar 2.6.
®
Gambar 2.6 Layar Utama SmartMD versi 12.0
2.3
Mengatur Identitas dan Logo Institusi.
1. Jalankan SmartMD® versi 12.0 dan lakukan Sign In ke aplikasi.
2. Klik menu Administrator | Pengaturan Identitas Institusi
seperti terlihat dalam Gambar 2.7.
15
Gambar 2.7 Menu Pengaturan Identitas Institusi
3. Selanjutnya akan ditampilkan form pengaturan identitas institusi
seperti terlihat dalam Gambar 2.8.
Gambar 2.8 Dialog Pengaturan Identitas Institusi
Isilah setiap form yang ditampilkan dengan benar dengan
ketentuan sebagai berikut :
Kode Institusi
: isi dengan Kode Institusi (misalnya : RS.PANTI
WILASA CITARUM dengan RS.PW.C). Kode ini
akan digunakan untuk identitas dalam nomor surat.
Departemen/Lembaga : isi dengan nama Departemen/Lembaga institusi
Anda.
Unit Organisasi/Yayasan: isi dengan nama YAYASAN KRISTEN UNTUK
KESEHATAN UMUM.
16
Nama Perusahaan
: isi dengan nama institusi Anda.
Alamat
: isi alamat institusi Anda.
Kota/Kabupaten-Kode Pos: isi nama kota/kabupaten dan kode pos institusi
Anda.
Telepon/ Facsimile
: isi nomor telpon dan faxcimile institusi Anda.
: isi email institusi Anda.
Misi Institusi
: isi misi institusi Anda.
Nama Pimpinan/Kepala : isi nama Pimpinan/Direktur institusi Anda.
N.I.P/N.I.K
: isi Nomor Induk Pegawai / Nomor Induk Karyawan
Pimpinan/Kepala/Direktur institusi Anda.
Sebutan Jabatan
: isi dengan nama Jabatan
Logo Institusi
: tentukan logo perusahaan Anda (file harus
berektensi *.JPG atau kalau tidak ada gambar logo
harus dipasang file blanklogo.jpg yang disertakan
dalam program ini pada folder ..\program
files\SmartMD agar program berjalan optimal.
Gunakan tombol BROWSE yang ada di sebelah
kanannya untuk mencari file.
4. Klik tombol Simpan, maka data konfigurasi akan disimpan
kedalam komputer Anda dan akan kembali ke tampilan layar
®
utama SmartMD versi 12.0.
5. Lakukan hal yang sama setiap kali Anda melakukan instalasi
®
SmartMD versi 12.0 ke komputer lainnya di institusi Anda.
TRIK!!!
Agar Anda tidak melakukan konfigurasi berulang-ulang, copy file
smartMD0.txt dan smartMD1.txt hasil konfigurasi yang ada di
folder .\program files\smartMD kedalam folder yang sama di
komputer lain.
2.4 Koneksi ke Server FTP (File Transfer
Protocol)
FTP (File Transfer Protocol) adalah suatu protokol yang berfungsi
untuk tukar-menukar file dalam suatu jaringan (network) yang
mensupport TCP/IP protokol.
17
Dua hal penting yang ada dalam FTP adalah FTP server dan FTP
Client. FTP server menjalankan software yang digunakan untuk
tukar menukar file, yang selalu siap memberikan layanan FTP
apabila mendapat request dari FTP client. FTP client adalah
komputer yang merequest koneksi ke FTP server untuk tujuan tukar
menukar file (mengupload atau mendownload file).
Dalam aplikasi ini, FTP digunakan untuk :
1.
membuat folder lokasi sesuai dengan folder lokasi fisik arsip.
2.
mengunggah (upload) file surat dalam bentuk PDF yang
nantinya akan digunakan untuk dibaca oleh klien melalui proses
unduh (download) file.
3.
Mengunggah file update aplikasi SmartMD versi 12.0.
®
Oleh karena itu, FTP Server ini harus diinstall di computer server
atau computer yang dijadikan server, dan dikonfigurasi dengan
®
benar agar SmartMD versi 12.0 berjalan optimal.
Untuk mengatur konfigurasi FTP, lakukan langkah-langkah berikut:
Mengatur FTP Server (pada komputer Server):
1. Buat folder baru, misalnya dengan nama FTPSmartMD (boleh
dengan nama lain).
2. Jika belum ada software FTP Server, maka instal software FTP
Server (misalnya : FileZilla_Server).
3. Pastikan FileZilla_server sudah dalam keadaan aktif (terbuka),
jika belum aktifkan terlebih dulu dan tampilan utama FileZilla
adalah seperti tampak dalam Gambar 2.9.
18
Gambar 2.9 Dialog Layar Utama FileZilla
4. Lakukan konfigurasi FTP Server agar FTP otomatis berjalan
minimize saat Windows dijalankan, caranya adalah :
a. Pilih File
5. Buat group baru
6. Buat user baru
Mengatur FTP Client (pada computer client):
2.4
Konfigurasi User dan Hak Aksesnya
®
Untuk dapat mengoperasikan SmartMD versi 2.0 ini secara
optimal, maka terlebih dahulu Anda harus melakukan Pengaturan
Identitas (ID) Pemakai, Kata Sandi (Password) dan Hak Akses
19
Pemakai (User Level) agar tidak sebarang orang dapat membuka
®
SmartMD versi 2.0.
Pengaturan Identitas Pemakai adalah media untuk pengaturan ID
Pemakai, Kata Sandi dan Level Hak Pemakai. Dengan fasilitas ini
maka setiap pemakai akan mempunyai ID, Kata Sandi dan Hak
Akses yang berbeda-beda dari level tertinggi (Administrator/
Supervisor) yang mempunyai hak secara penuh hingga Pemakai
dengan hak akses hanya bisa membuka program tanpa bisa
melakukan fungsi yang lain.
Demi keamanan, pengaturan hal-hal tersebut diatas hanya dapat
dilakukan oleh seorang yang mempunyai jabatan Administrator/
Supervisor.
Untuk melakukan pengaturan ID Pemakai, lakukan langkah-langkah
berikut :
1. Klik menu Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai seperti tampak
pada Gambar 2.12.
Gambar 2.12 Memanggil menu Pengaturan ID Pemakai
20
2.
Tampilan berikutnya adalah form Daftar Pemakai Program
seperti terlihat dalam Gambar 2.13.
Gambar 2.13 Form Atur ID Pemakai
Jika kita perhatikan Gambar 2.13 di atas, ada 3 (tiga) bagian
yang penting yang perlu diperhatikan yaitu :
a. Kolom sebelah kiri yang terdiri dari IP Pemakai, Jabatan dan
Kata Sandi berfungsi untuk mengatur ID Pemakai, Jabatan
dan Kata Sandi (Password).
b. Kolom sebelah kanan yang terdiri dari tab File, tab Proses
Data, tab Laporan, tab Pengaturan dan tab Utilitas adalah
fasilitas untuk mengatur hak akses setiap pemakai. Tab-tab
ini merupakan visualisasi dari menu yang ada pada
®
SmartMD versi 2.0.
c. Tombol-tombol yang dibutuhkan yaitu tombol awal, sebelum,
lanjut, akhir, baru, hapus dan keluar.
Untuk memperjelas gambaran Anda, perhatikan penjelasan
berikut ini :
ID Pemakai
Jabatan
:
:
Kata Sandi
:
isikan ID pemakai, maksimal 10 karakter.
®
isikan nama lengkap pekerjaan/jabatan pemakai SmartMD versi 2.0.
Maksimal 25 karakter.
isikan kata sandi yang diinginkan (diawali dengan tanda pagar (#)).
Maksimal 10 karakter tidak termasuk tanda # di atas. Perhatikan huruf
21
File
:
Proses Data :
Laporan
:
Pengaturan :
22
Utilitas
:
Kode D
:
Kode E
Kode A
Kode P
Kode O
Awal
Sebelum
:
:
:
:
:
:
Lanjut
:
Akhir
Baru
Hapus
:
:
:
besar dan huruf kecil dibedakan.
Tab ini berisi item sub menu di dalam menu File yaitu Kode Klasifikasi,
Kode Lokasi dan Perusahaan.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Proses Data yaitu Surat Masuk,
Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Keluar dan Surat Perjanjian Kerjasama.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Laporan yaitu Laporan Daftar
Klasifikasi, Daftar Lokasi, Daftar Perusahaan, Surat Masuk, Surat Lamaran
Pekerjaan, Surat Keluar, Surat Perjanjian Kerjasama, Lembar Disposisi,
Label Map/Ordner, Bukti Pengiriman Surat, Kartu Kendali dan Berita Acara
Pemusnahan Arsip.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Pengaturan yaitu Pengaturan ID
Pemakai, Tabel Baru dan Pilihan Lokasi Data/Pilihan Lain.
Tab ini berisi sub menu di dalam menu Utilitas yaitu Perawatan Data,
Perbaiki (Fix) Data (DBF), Backup, Restore, Ekspor, Impor, Agenda
Kegiatan, Catatan Harian dan Registrasi Program.
Hak Akses Menghapus (DELETE) Data. Dengan memiliki hak akses
menghapus, berarti memiliki semua hak akses dibawahnya.
Hak Akses Mengoreksi (EDIT) Data.
Hak Akses Menambah (ADD) Data.
Hak Akses Mencetak (PRINT) Data.
Hak Akses Membuka (OPEN) Data.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju ke awal record.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju satu baris sebelum posisi
kursor saat ini.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju satu baris setelah posisi
kursor saat ini.
Jika tombol ini ditekan maka kursor akan menuju ke akhir record.
Jika tombol ini ditekan berarti menambah Pemakai baru.
Jika tombol ini ditekan berarti menghapus Pemakai.
2.4.1
Menambah ID Pemakai (Input Data)
1. Klik tombol
.
2. Pada kolom ID Pemakai, ketik ID Pemakai baru.
3. Pada kolom Jabatan, ketik Jabatan/Pekerjaan Pemakai.
4. Pada kolom Kata Sandi, ketik tanda pagar (#) dan kata sandi
yang dikehendaki.
5. Klik Tab File, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
6. Klik Tab Proses Data, dan tentukan hak akses pemakai dengan
cara mengklik kotak pilihan yang ada.
7. Klik Tab Laporan, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
8. Klik Tab Pengaturan, dan tentukan hak akses pemakai dengan
cara mengklik kotak pilihan yang ada.
9. Klik Tab Utilitas, dan tentukan hak akses pemakai dengan cara
mengklik kotak pilihan yang ada.
10. Tekan tombol
untuk menyimpan data yang Anda
masukkan dan menutup form Daftar Pemakai Program.
2.4.2 Mengoreksi ID Pemakai (Koreksi Data)
Untuk mengoreksi ID Pemakai lakukan langkah-langkah berikut :
1. Aktifkan Form Daftar Pemakai Program melalui menu
Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai (lihat Gambar 181) di
atas.
2. Dari Form Daftar Pemakai Program, Lakukan koreksi ID
Pemakai dan Hak Aksesnya yang diperlukan. Untuk melakukan
koreksi Kata Sandi, prosesnya sama dengan input data (diawali
dengan tanda pagar (#)).
3. Tekan tombol
untuk menyimpan data hasil koreksi dan
menutup form Daftar Pemakai Program.
2.4.3 Menghapus ID Pemakai (Hapus Data)
Untuk menghapus ID Pemakai lakukan langkah-langkah berikut :
1. Aktifkan Form Daftar Pemakai Program melalui menu
Pengaturan | Pengaturan ID Pemakai.
2. Dari Form Daftar Pemakai Program, Pilih ID Pemakai yang akan
dihapus.
3. Tekan tombol
Gambar 2.14.
, maka akan ditampilkan dialog seperti
23
Gambar 2.14 Konfirmasi Penghapusan Data
4. Tekan tombol OK untuk menghapus data, atau tekan tombol
Cancel untuk membatalkan penghapusan.
untuk menutup form Daftar Pemakai
5. Tekan tombol
Program.
2.5 Konfigurasi Untuk Pemakaian Multi User
melalui jaringan Local Area Network (LAN)
Yang dimaksud dengan Pemakaian Multi User di sini adalah
®
pemakaian SmartMD versi 2.0 secara bersama-sama dalam suatu
jaringan Local Area Network.
Untuk dapat menggunakan fasilitas ini, maka lakukan langkahlangkah sebagai berikut :
2.5.1 Konfigurasi pada Komputer SERVER.
1. Buat Folder misalnya DATAARSIP2008 di drive C atau D
(disesuaikan drive mana yang berfungsi untuk menyimpan data).
2. Buat Sub Folder didalam Folder DATAARSIP2008 tersebut
misanya : Data, Backup dan efile.
®
3. Instal SmartMD versi 2.0 ini kedalam komputer server.
4. Arahkan folder data, backup dan efile ke dalam masing-masing
folder sebagai berikut :
a. Folder data ke C:\DATAARSIP2008\DATA\
b. Folder backup ke C:\DATAARSIP2008\BACKUP\
c.
24
Folder efile ke C:\DATAARSIP2008\EFILE\
5. Buat Tabel baru ke dalam server tersebut.
6. Share folder tersebut dan atur hak aksesnya.
2.5.2
Konfigurasi pada Komputer WORKSTATION / CLIENT.
®
1. Instal SmartMD versi 2.0 ini kedalam masing-masing komputer
workstation/client dan lakukan konfigurasi sistem.
2. Melalui menu Pengaturan | Pengaturan Lokasi Data/Pilihan
Arahkan folder data, backup dan efile ke share folder yang
sudah dibuat pada lagkah di atas sebagai berikut :
a. Folder Data ke \\NamaServer\DATAARSIP2008\DATA\.
b. Folder Backup ke c:\Program Files\SmartMD\Backup\.
c. Folder eFile ke \\NamaServer\DATAARSIP2008\EFILE\
3. Buat User ID baru untuk masing-masing user di komputer client
beserta hak aksesnya.
4. Ganti password ADMIN dengan password Anda.
PERHATIAN !!!
Untuk selanjutnya apabila Anda menemukan kesalahan atau akan
mengganti identitas perusahaan, maka Anda dapat melakukannya
melalui menu Utilitas | Registrasi Program dan menu Pengaturan
| Pengaturan Lokasi Data/Pilihan.
Namun demi keamanan, hal ini hanya dapat dilakukan oleh user
yang mempunyai hak akses sebagai Administrator.
25
26