dinamika kumpulan Kajian Kes terhadap Pe
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
Kajian Kes terhadap Pegawai Kumpulan Pelaksana Sekolah Menengah Sains Kuching
dari Aspek Kedinamikaan Kumpulan
1.1 PENGENALAN:
Dinamika Kumpulan adalah satu proses perhubungan yang kompleks dalam konsep
kumpulan dan ahli-ahlinya sendiri [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Tanpa kita sedari ahli-ahli
dalam sesebuah kumpulan mempunyai sifat yang berbeza dan pelbagai. Walaupun dalam
kumpulan yang kecil, perbezaan dan kepelbagaian ahli-ahli dalam kumpulan masih lagi
wujud. Hal ini kerana, manusia tidak dijadikan mempunyai sifat yang sama. Justeru itu,
penting untuk kita mengetahui kedinamikan serta keunikan orang-orang di sekeliling kita
untuk mengurangkan tekanan dan konflik.
Pegawai Kumpulan Pelaksana atau lebih dikenali sebagai staf sokongan adalah
sebuah kumpulan yang membantu pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasan-tugasan
pejabat seperti menyimpan rekod, membuat salinan surat-surat, dan sebagainya
lagi.
Mengikut istilah kepimpinan dari aspek perkhidmatan awam, staf sokongan adalah
kumpulan pengurusan yang berada di peringkat menengah selepas peringkat kepimpinan
tertinggi [ CITATION Pus14 \l 1033 ]. Manakala dari segi istilah staf sokongan dalam
bidang pendidikan pula adalah staf yang tidak mengajar di sekolah atau institusi pendidikan
yang melakukan kerja sokongan seperti perkeranian dan tugas baik pulih [ CITATION
Pus141 \l 1033 ].
Jelas di sini, pegawai kumpulan pelaksana adalah staf-staf yang
menjalankan aktiviti pengurusan di peringkat terendah.
Tujuan kajian dilakukan ke atas pegawai kumpulan pelaksana adalah untuk
mengenalpasti kewujudan kedinamikaan kumpulan dalam kalangan pengurusan terendah di
sesebuah organisasi. Hal ini kerana pegawai kumpulan pelaksana merupakan pendukung dan
pelaksana kepada matlamat dan objektif sesebuah organisasi dengan lebih teliti. Mereka juga
merupakan salah satu penyumbang kepada kejayan sesebuah organisasi.
1.2 LATAR BELAKANG ORGANISASI
Sejak mula beroperasi pada Disember 1994, staf sokongan ataupun pegawai kumpulan
pelaksana Sekolah Menengah Sains Kuching pada asalnya hanya berjumlah seramai 9 orang.
Selepas 20 tahun beroperasi, kini pegawai kumpulan pelaksana di SM Sains Kuching sudah
berjumlah seramai 21 orang dengan seorang Ketua Pembantu Tadbir N26, seorang Pembantu
Tadbir N22, seorang Pembantu Tadbir Kewangan N17, seorang Pembantu Tadbir N11, dua
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
orang Pembantu Am Pejabat N4, dua orang Pembantu tadbir N1, seorang Penyelia Asrama
Kanan N22, seorang Penyelia Asrama N17, seorang pembantu makmal C22, lima orang
pembantu makmal C17, seorang juruteknik elektrik J26, seorang juruteknik komputer F17,
dan tiga orang driver R3 [CITATION Asr141 \l 1033 ].
1.3 ASPEK UTAMA KAJIAN
Aspek utama kedinamikaan kumpulan yang hendak dikaji di sekolah ini adalah berkaitan
dengan kepimpinan, konflik, komunikasi, serta prestasi dan kepuasan kerja.
1.4 KAEDAH/METADOLOGI KAJIAN
Metodologi kajian adalah merujuk kepada kaedah yang paling sesuai untuk menjalankan
penyelidikan dan menentukan tatacara yang efektif bagi menjawab permasalah kajian.
Kajian ini menggunakan rekabentuk kualitatif, di mana kaedah metadologi yang akan
digunakan untuk mendapatkan data bagi kajian ini adalah dengan kaedah soal selidik, temu
bual, data sekunder, dan pemerhatian. Pihak yang terlibat dan menjadi sampel untuk kajian
ini adalah seramai 21 orang dan kesemuanya adalah staf sokongan atau pegawai kumpulan
pelaksanan SM Sains Kuching.
1.4.1 Soal Selidik
Soal selidik dilakukan dengan menyediakan borang soal selidik yang mengandungi
soalan-soalan yang berkaitan dengan perkara yang ingin diketahui oleh pengkaji.
Borang soal selidik tersebut akan diedarkan kepada responden yang dipilih ataupun
secara rawak. Soal selidik ini telah diberikan kepada kesemua pegawai kumpulan
pelaksana yang menjadi sampel kepada kajian ini.
1.4.2 Temu Bual
Temu bual dilakukan dengan menemuduga individu yang menjadi sampel kajian.
Temu bual telah dilakukan ke atas 3 orang individu di organisasi ini yang berada
dalam kalangan orang berpengalaman seperti pekerja yang paling lama bekerja di SM
Sains Kuching, pekerja yang sudah berada di SM Sains Kuching hampir setengah dari
umur sekolah itu ditubuhkan dan juga pekerja yang baru menyertai warga staf
sokongan SM Sains Kuching.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
1.4.3 Data Sekunder
Data sekunder adalah maklumat yang boleh diperoleh daripada keratan akhbar, carian
internet, ataupun buku-buku rujukan. Bagi mendapatkan data untuk kajian ini, data
sekunder yang boleh diperoleh adalah dengan carian internet di laman-laman web
yang berkaitan.
1.4.4 Pemerhatian
Kaedah pemerhatian adalah kaedah yang paling biasa digunakan. Pengkaji telah
membuat pemerhatian dalam secara terus tanpa mengganggu tugas harian para
pegawai kumpulan pelaksana. Tujuan menggunakan kaedah ini adalah untuk
mengenalpasti masalah organisasi dari pandangan mata kasar.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.1 PERBINCANGAN UTAMA
Perkara yang utama yang akan dikaji adalah terhadap empat aspek yang telah dipilih.
Keempat-empat aspek tersebut akan dianalisis untuk mendapatkan hasil kajian.
2.1.1 Aspek Kepimpinan
Kepimpinan membawa maksud perwatakan yang mampu untuk mempengaruhi orang
lain melakukan sesuatu tugas dengan rela hati. Tidak semua individu yang dilahirkan
mempunyai sifat kepimpinan yang unggul. Namun, jika seseorang mampu
menunjukkan sifat-sifat peribadi yang berkaliber dalam memberikan idea yang bernas
dan dinamik, maka tidak mustahil individu tersebut mampu menjadi ketua dan
pemimpin yang berjaya dalam sesebuah organisasi. Antara sifat yang telah dikenalpasti
yang pasti ada dalam kalangan pemimpin yang telah berjaya dalam organisasi awam
ialah berorientasikan misi dan visi, mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani
melakukan perkara yang luar biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan
bermoral serta lebih realistik.
Di dalam kajian ini, pemimpin untuk staf sokongan yang utama semestinya
adalah Pengetua SM Sains selaku Ketua Jabatan. Namun apabila dilihat dari kumpulan
sokongan, Ketua Pembantu Tadbir adalah ketua kepada kumpulan ini, dan boleh
disamakan sebagai penyelia kepada pegawai kumpulan pelaksana. Secara mata
kasarnya, ketua pembantu tadbir untuk SM Sains Kuching, adalah seorang yang
berpengetahuan mengenai undang-undang dan pekeliling-pekeliling, tegas, dan
berdisiplin dalam melaksanakan tugasnya sebagai pemimpin kepada pegawaipegawainya. Hal ini menunjukkan beliau mempunyai gaya kepimpinan seorang
pemimpin yang berkesan.
2.1.2 Aspek konflik
Konflik ialah percanggahan pendapat dalam membuat keputusan. Konflik boleh
berlaku di dalam diri sendiri atau orang lain [ CITATION Rad12 \l 1033 ]. Pilihan
yang melibatkan nilai juga merupakan sumber penting konflik [ CITATION Hat02 \l
1033 ]. Isu-isu konflik adalah seperti isu kompleks, isu yang pelbagai, kejelasan isu
dan isu yang melibatkan prinsip [ CITATION MdY06 \l 1033 ]. Konflik yang terdapat
dalam organisasi ini antaranya ialah penggunaan media sosial, beban tugas,
komunikasi yang kurang berkesan dan kekurangan sumber.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.1.2.1
Penggunaan Media Sosial
Media sosial seperti facebook, twitter, wechat dan lain-lain lagi adalah suatu
trend di mana-mana sahaja kita berada. Tidak kiralah dalam kalangan pelajar,
guru-guru, pegawai pelaksana, mahupun pentadbir, mempunyai laman sosial
masing-masing.
Dalam hal ini bukanlah bermaksud isu yang dibangkitkan
adalah berkenaan dengan ahli organisasi terlalu leka dengan media sosial. Apa
yang menjadi isu dan permasalahan dalam penggunaan media sosial adalah
konflik yang berlaku akibat daripada status-status yang dihantar di laman sosial
masing-masing.
Biasanya konflik yang berlaku adalah disebabkan oleh ketidakpuasan hati
dalam kalangan mereka semasa di tempat kerja, yang kemudiannya diluahkan di
laman sosial masing-masing. Akibat daripada itu, suasana yang tegang akibat
daripada permasalahan tersebut menyebabkan hubungan sosial dalam kalangan
ahli organisasi agak terjejas.
2.1.2.2
Beban tugas
Dalam isu ini, beban tugas yang dimaksudkan bukanlah dalam tugas hakiki.
Namun beban tugas-tugas tambahan di luar bidang tugas hakiki yang terlalu
banyak dan pembahagian tugas tambahan yang tidak adil. Akibat daripada
pembahagian tugas yang tidak adil, maka wujud perasaan tidak puas hati
terhadap pentadbir yang dikatakan berat sebelah. Sebagai contoh, tugas hakiki
adalah sebagai pembantu makmal.
2.1.2.3
Kekurangan sumber
Sumber yang dimaksudkan di sini bukanla sumber kewangan. Akan tetapi
sumber dari segi peralatan. Memandangkan pengagihan sumber adalah
berdasarkan perkara yang lebih penting terlebih dahulu, maka pengagihan kepada
sumber-sumber yang kurang penting menjadi lambat dan penangguhan kerja
terjadi. Hal ini menyebabkan segelintir ahli organisasi tidak melakukan kerja
dengan licin dan kurang berkesan.
2.1.3
Aspek Komunikasi
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
Masalah komunikasi dalam kalangan ahli organisasi biasanya akan berlaku
apabila maklumat yang hendak disampaikan oleh sumber, tidak dapat diterima
oleh penerima. Halangan komunikasi yang mungkin wujud semasa maklumat
sedang disampaikan menyebabkan salah faham dalam pemahaman maklumat
yang hendak disampaikan. Cara berfikir seseorang juga menjadi pengaruh untuk
komunikasi yang kurang berkesan. Komunikasi dalam pengurusan organisasi
memang sesuatu yang penting dan sukar dinafikan [ CITATION Ros07 \l 1033 ].
Hal ini kerana, komunikasi yang kurang berkesan akan menimbulkan lebih
banyak konflik yang akhirnya boleh mempengauhi keluaran untuk sesebuah
organisasi.
Terdapat tiga peringkat proses bolehnya berlaku konflik. Antaranya ialah
bermula dengan perbezaan, kemudiannya gangguan dan akhirnya berlakulah
konflik dalam kalangan ahli-ahli organisasi. Setakat ini, daripada hasil
pemerhatian dan juga temu bual, didapati terdapat beberapa konflik yang berlaku
dalam kalangan pegawai kumpulan pelaksana ini. Walau bagaimanapun, prestasi
kerja masih lagi dapat dikekalkan dalam kalangan pihak yang berkonflik itu. Isu
yang menjadi permasalahan kepada konflik tersebut biasanya berunsur peribadi
dan ada juga disebabkan beban tugas yang tidak seimbang.
2.1.4
Prestasi dan Kepuasan Kerja
Apabila pekerja merasakan kepuasan kerja, maka prestasi kerja mereka akan
meningkat dengan sendirinya. Dalm hal ini, prestasi dan kepuasan kerja adalah
saling bergantungan. Berdasarkan borang soal selidik yang telah dianalisis,
Prestasi kerja mereka, mereka sedia maklum bahawasanya mereka dinilai
melalui Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) oleh Ketua Jabatan. Tidak
semua individu yang mempunyai kebebasan dalam bertindak dalam tugasan
mereka. Hal ini kerana, ada sesetengah mereka bertidak menurut arahan orang
atasan. Walau bagaimanapun, mereka sememangnya menguasai bidang tugas
mereka tanpa ada kawalan.
2.2
ANALISIS DATA
Analisis data adalah dilakukan secara kuantitatif, di mana analisis dilakukan
menggunakan kaedah matematik dan statistik. Analisis dibahagikan kepada tiga
bahagian iaitu Bahahian A : Demografi, Bahagian B: Analisis Tugas Individu dan
Bahagian C: Soalan terbuka.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
Bahagian A:
Bahagian A adalah maklumat demografi responden yangberkaitan dengan jantina, umur,
bangsa, pekerjaan, dan taraf prkahwinan, Jadual di bawah akan menunjukkan peratusan
yang diperoleh dari maklumat demografi.
Demografi
Jantina
Lelaki
Perempuan
Umur
21-30
31-40
41-50
51-60
60 dan ke atas
Bangsa
Melayu/Bumiputra
Cina
India
Lain-Lain
Pekerjaan
Pentadbir
Guru
Kumpulan Pelaksana
Taraf Perkahwinan
Bujang
Berkahwin
Balu/Janda/Duda
Frekuensi
Peratus %
15
15
50
50
5
12
10
3
-
17
40
33
10
-
23
4
3
77
1
16
13
13
10
3
53
43
12
40
16
53
2
7
Jadual 2.1: Maklumat Demografi Responden
Bahagian B:
Bahagian B merupakan maklumat mengenai tugas-tugas individu berdasarkan komponen
rekabentuk untuk peringkat individu. Jadual 2.2 akan menunjukkan jumlah individu yang
diperoleh hasil persetujuan mereka mengenai bidang tugas mereka dan kepuasan kerja
mereka.
Jumlah Skala yang
Bil
1.
2.
3.
4.
PERKARA
Adakah anda seorang pekerja yang menepati masa?
Adakah anda sangat berpuas hati dengan kerja anda?
Anda mempunyai banyak kemahiran.
Tanpa anda, rakan-rakan kerja anda tidak dapat membuat
PLK-KCH 203234
1
2
15
2
4
6
4
dipilih
3
4
10 12
8
20
8
10
8
2
17
5
4
2
4
1
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
5.
6.
7.
kerja
Anda tidak tahu apa yang anda lakukan.
“Sentiasa Bersedia” sebagai motto kerja anda
Setujukah anda sekiranya markah kerja anda dinilai
8.
berdasarkan prestasi anda?
Adakah anda seorang pekerja yang bertanggungjawab
9.
degan tugas anda?
Sekiranya anda di arah untuk melakukan sesuatu tugas yang
10.
bukan tugas anda, adakah anda akan bersetuju?
Adakah anda bersemangat untuk bekerja dalam organisasi
11.
12.
tersebut?
Anda seorang yang berdedikasi di tempat kerja.
Keterlibatan anda dalam semua aktiviti organisasi sangat
tinggi.
29
-
6
18
1
4
2
-
1
-
1
28
-
-
4
20
6
-
8
16
4
2
-
2
4
20
4
-
-
5
20
5
-
2
4
18
4
13.
Tugas anda di organisasi tidak terlalu penting.
-
3
6
15
6
14.
Anda tidak mempunyai apa-apa kemahiran.
16
4
8
2
-
15.
Adakah anda tidak suka bekerja bersama rakan-rakan
26 2
1
sekerja anda?
Jadual 2.2: Jumlah Persetujuan Individu Berkenaan dengan Kerjaya Mereka
-
-
Bahagian C
Bahagian C merupakan soalah terbuka yang harus dijawab oleh responden samaada Ya atau
Tidak. Terdapat Dua soalan yang dikemukakan. Jadual berikutnya adalah berkaitan jumlah
yang setuju, tidak setuju dan tidak pasti.
Bil
Soalan
Ya Tidak Tidak
.
1.
Adakah anda sudah mencapai matlamat dan kejayaan dalam
14
10
Pasti
6
2.
kerjaya anda? Ya atau tidak.
Adakah anda merasakan organisasi anda perlu untuk membuat
20
4
6
perubahan untuk meningkatkan prestasi kerja anda? Ya atau
Tidak.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.3
KONSEP-KONSEP UTAMA YANG BERKAITAN DENGAN DINAMIKA
KUMPULAN
2.3.1 Konsep Peranan
Dalam sesebuah kumpulan, setiap ahli memainkan peranan yang berbeza dan
memberi pengaruh yang berbeza terhadap pembangunan kumpulan serta
persekitaran organisasi [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Ini bermakna, setiap
ahli organisasi perlu ada peranan masing-masing yang tersendiri. Peranan
yang utama ialah ketua kumpulan iaitu individu yang bertanggungjawab
menggabungkan
dan
melaksanakan
semua
aktiviti
mengikut
jenis
kepimpinanannya [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Peranan juga membolehkan
seseorang mempunyai kuasa untuk mempengaruhi tingkah laku ahlinya dan
tingkah laku tersebut akan menggambarkan peranan yang dimainkan oleh
mereka.
Terdapat dua komponen peranan iaitu peranan formal dan peranan
tidak formal. Peranan formal adalah peranan yang telah ditentukan secara
rasmi sebagai contoh kerani kewangan berperanan menjaga hal-hal berkaitan
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
dengan kewangan sekolah. Manakala peranan tidak formal pula adalah
peranan yang dibentuk secara tidak formal. Contohnya menjadi pembaca doa
dalam taklimat mingguan. Pada setiap minggu, pembaca doa akan berubah
tanpa dilantik secara rasmi atau tetap di dalam taklimat. Satu lagi konsep
peranan adalah konsep peranan jangkaan, aiati set norma yang menentukan
bagaimana ahli dalam kumpulan mesti bertingkah laku [ CITATION Faz10 \l
1033 ].
2.3.2
Konsep Komunikasi
Setiap masa dan ketika kita berkomunikasi. Samaada berkomunikasi dengan
pihak yang satu lagi ataupun berkomunikasi dengan diri sendiri. Komunikasi
merujuk kepada transmisi maklumat dan kefahaman antara ahli dalam
kumpulan [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Menurut Hovland (1953), komunikasi
adalah satu proses penyampaian ransangan yang bertujuan menukar tingkah
laku seseorang [ CITATION Moh10 \l 1033 ]. Boleh kita simpulkan,
komunikasi adalah satu proses interaksi samaada dengan diri sendiri ataupun
dengan orang lain di dalam sebuah kumpulan, tidak kiralah kumpulan formal
atau tidak. Semasa bekerja di dalam kumpulan, seseorang hendaklah
berinteraksi dengan ahli-ahli kumpulannya supaya dalam kalangan ahli
kumpulan,
dapat
bertukar
maklumat,
menyelesaikan
masalah
dan
menyelaraskan aktiviti. Komunikasi perlu dilakukan disebabkan ia adalah satu
kaedah untuk memaklumkan maklumat kepada pihak yang lain, mendapat dan
menghasilkan maklumat, menggalakkan orang lain berkongsi cadangan dan
pandangan terhadap sesuatu, mengarahkan orang lain membuat sesuatu
tindakan dan menguruskan perhubungan sosial antara ahli kumpulan
[ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Walau bagaimanapun, komunikasi yang berkesan
adalah bergantung dengan rangkaian komunikasi organisasi. Contoh-contoh
rangkaian organisasi:
i)
Rangkaian komunikasi pemusatan dan pengagihan;
ii)
Komunikasi formal dan tidak formal, dan;
iii)
Komunikasi lisan dan tidak lisan
[ CITATION Faz10 \l 1033 ]
Ketiga-tiga
rangkaian
tersebut
akan
melihat
cara
seseorang
berkomunikasi di dalam kumpulan. Contohnya komunikasi yang berlaku dalam
kalangan pegawai kumpulan pelaksana SM Sains Kuching, rangkaian
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
komunikasi pemusatan dan pengagihan akan berlaku apabila terdapat
maklumat dari ketua jabatan. Samaada maklumat tersebut akan tersebar
samaada melalui seorang ahli kumpulan sahaja ataupun diagihkan-agihkan
kepada beberapa kumpulan. Sebagai contohnya sekiranya ada perubahan dari
segi
capaian
maklumat
untuk
HRMIS,
maka
hanya
orang
yang
bertanggungjawab yang akan memaklumkan kepada semua pegawai kumpulan
pelaksana. Namun, sekiranya maklumat umum, sebagai contoh ada taklimat di
sebelah petang, maklumat tersebut akan diagih-agihkan dari seorang pegawai
kepada pegawai yang lain tanpa menunggu semua yang terlibat berkumpul.
Komunikasi formal sememangnya berlaku di kawasan pejabat.
Contohnya seperti seorang pembantu makmal ingin memohon untuk membeli
barangan makmal, maka komunikasi formal akan berlaku di antara kerani dan
juga pembantu makmal, di mana kerani akan memberikan borang nota minta
dan menerangkan prosedur pembelian. Manakala komunikasi tidak formal
berlaku di kala masa rehat, di mana pegawai-pegawai akan berkomunikasi
sesuatu yang bukan berkaitan dengan kerja. Komunikasi lisan dan tidak lisan
adalah apabila ahli kumpulan bercakap seperti biasa dengan ahli-ahli kumpulan
yang lain dan komunikasi tidak lisan pula adalah apabila seorang ahli
kumpulan menunjukkan bahasa isyarat, samaada melalui mimik muka, isyarat
tangan, mulut dan kaki, serta menulis sesuatu pada kertas.
Komunikasi adalah asas kepada perpaduan ahli-ahli di dalam kumpulannya.
Sepertimana yang dikatakan oleh Franks dan Brownell (1989), dalam proses
mengelolakan aktiviti kerja organisasi, perlakuan komunikasi dalam kalangan
anggota kerja dikatakan sebagai salah satu unsur penyumbang penting kepada
proses pencapaian matlamat organisasi dan produktiviti kerja [ CITATION
Ros07 \l 1033 ]. Jadi, tidak dapat dinafikan, dalam kerja secara berkumpulan,
komunikasi amatlah penting dan merupakan salah satu aspek dalam
kedinamikan sesebuah kumpulan.
2.3.3
Konsep kepimpinan
Kepimpinan bolehlah didefinisikan sebagai keupayaan (kebolehan, pencapaian
dan sebagainya) sebagai pemimpin, daya (tindak-tanduk, kecekapan dan
sebagainya) seseorang pemimpin: dalam pentadbirannya [ CITATION Haj10 \l
1033 ]. Kepimpinan juga boleh ditakrifkan sebagai proses mempengaruhi dan
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
mengarah aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan tugas
subordinatnya
[ CITATION Saa08 \l 1033 ].
Antara sifat yang telah dikenalpasti yang pasti ada dalam kalangan pemimpin
yang telah berjaya dalam organisasi awam ialah berorientasikan misi dan visi,
mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani melakukan perkara yang luar
biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan bermoral serta lebih
realistik.
Sifat-sifat kepimpinan sebegini akan membawa kecemerlangan kepada
organisasi. Tidak keterlaluanlah sekiranya dikatakan pemimpin yang tidak
mempunyai sifat seperti yang dinyatakan akan membawa sesebuah organisasi
jatuh merudum. Hal ini kerana, sifat-sifat tersebut akan menunjukkan kebolehan
seseorang pemimpin untuk memimpin organisasi. Organisasi ataupun kumpulan
sememangnya memerlukan seorang pemimpin untuk memimpin. Jadi tidak
kiralah kumpulan kecil, kumpulan besar, kumpulan tertinggi, kumpulan
terendah. Apa yang pasti adalah, sebuah kumpulan memerlukan seorang
pemimpin untuk menerajui mereka sekiranya mahu berjaya. Hasil kajian Ishak
bin Mad Syah dan rakan-rakannya, pemimpin mempengaruhi tingkah laku
pengikutnya dan menerusi pengaruh tersebut pengikut bersama dengan
pemimpin berjaya mencapai matlamat yang dikongsi [ CITATION Ish13 \l 1033
].
Bagi pegawai kumpulan pelaksana SM Sains Kuching, ketua pegawai tadbir
adalah seseorang yang mempunyai karekteristik seperti itu. Hasil dari
pemerhatian menunjukkan, beliau adalah seorang yang sentiasa berorientasikan
misi dan visi sekolah, jabatan dan kementerian. Beliau seorang yang tegas
apabila membuat keputusan dan berintegriti, sering berpandukan pekeliling dan
arahan-arahan bertulis yang dijadikan rujukan dari masa ke semasa. Selain itu
juga, beliau berani menyahut cabaran yang diberikan oleh pengetua dari masa
ke semasa dan sentiasa bersifat realistik. Hal ini membuktikan beliau
mempunyai sifat-sifat kepimpinan yang berkesan.
Setakat ini, belum ada lagi kajian mengenai kepimpinan dalam kalangan staf
sokongan. Walau bagaimanapun, banyak kajian yang dilakukan oleh pengkaji
adalah berkaitan dengan kepimpinan ketua jabatan ataupun pengerusi untuk
sesebuah orgnisasi awam ataupun swasta. Sebenarnya, tiada yang dikatakan
berbeza apabila pengkaji mengkaji berkaitan dengan konsep kepimpinan. Hal ini
kerana, kepimpinan wujud disebabkan wujudnya satu kumpulan. Maka, jika
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
dikaitkan dan disama ertikan dengan kajian ini, kepimpinan sebenarnya boleh
wujud di mana-mana peringkat dan setiap individu perlu mempunyai kriteria
seorang pemimpin untuk menjadi pemimpin yang berkesan.
3.1 RUMUSAN
Dinamika kumpulan adalah satu proses mengenalpasti kejelekitan sesebuah kumpulan
menerusi beberapa aspek dan ciri-ciri sesebuah kumpulan yang dinamik. Sudah pasti,
setiap kumpulan membawa perbezaan, kelebihan dan kekurangan, serta kekuatan dan
kelemahan yang tersendiri. Namun, aspek-aspek seperti kepimpinan, komunikasi,
konflik dan prestasi kerja adalah saling bergantungan. Apabila bekerja bersama-sama
dalam satu kumpulan, untuk mendapatkan hasil yang baik sememangnya memerlukan
kita menghadapi beberapa kesukaran. Bekerja bersama-sama dalam satu kumpulan boleh
diistilahkan sebagai satu pasukan. Maka dalam satu pasukan memerlukan tahap
kerjasama yang tinggi dalam kalangan semua ahli. Antara matlamat dalam pembinaan
sebuah pasukan adalah dengan menghasilkan rasa kesatuan dan kebersamaan. Matlamat
yang kedua pula adalah mewujudkan suasana persefahaman antara satu sama lain dan
yang ketiga, mendapatkan harga diri dan bangga dalam satu pasukan [ CITATION Dat10
\l 1033 ].
Seperti yang telah dikatakan, sesebuah kumpulan ataupun pasukan mempunyai
kepelbagaian yang tersendiri. Kelemahan, kekuatan, kelebihan serta kekurangan mereka
adalah bergantung dengan kepimpinan, komunikasi dan konflik yang akhirnya akan
menyumbangkan kepada prestasi kerja. Sebagai contoh, kekalahan pasukan Brazil dalam
perlawanan menentang Jerman. Pelbagai kemungkinan yang boleh dijangkakan oleh
peminat dan juga pengkritik mengenai kekalahan mereka. Samaada disebabkan oleh
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
tiada pemimpin yang boleh memimpin, ataupun tidak ada komunikasi yang
menunjukkan mereka saling memahami dan mengenali antara satu sama lain, ataupun
mungkin juga sebelum perlawanan terdapat konflik sesama ahli pasukan, kesemuanya
mempengaruhi prestasi pasukan mereka sehinggakan mereka mengalami kekalahan yang
teruk yang tercatat dalam rekod dunia.
Dapat dikaitkan dengan rumusan untuk kajian ini, keempat-empat aspek yang telah
dipilih adalah saling bergantungan. Walau bagaimanapun, pegawai kumpulan pelaksana
di SM Sains Kuching tidak mempunyai masalah dari segi kepimpinan. Namun, apa yang
menjadi permasalahan adalah komunikasi dan konflik dalam kalangan ahli-ahli
kumpulan tersebut yang disebabkan oleh hubungan peribadi yang tidak baik dalam
kalangan mereka. Adakalanya perkara-perkara tersebut mempengaruhi prestasi kerja
mereka masing-masing. Walaupun begitu, ketiga-tiga aspek tersebut masih lagi dapat di
atasi dengan tindakan dari pengurusan atasan dengan menganjurkan aktiviti-aktiviti yang
boleh membina kemahiran interpersonal dalam kalangan staf sokongan. Sekiranya masih
juga tidak berjaya, maka ahli-ahli yang berkonflik tersebut hendaklah di”kuarantinkan”
untuk seketika [ CITATION Dat10 \l 1033 ]. Konflik dalaman boleh diatasi dengan
membina rasa kebersamaan yang tinggi dengan memfokuskan pada sasaran dan
matlamat yang bersama, di samping mengurangkan fokus terhadap perbezaan peribadi
sebagai contoh karakter, bentuk kerja, jawatan dan lain-lain [ CITATION Dat10 \l
1033 ].
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
4.1 RUJUKAN
Sumber: Buku
Dato' Dr. Mohd. Fadzilah Kamsah & Ahmad Fadzli Yusof. (2010). 55 Petua Kerja
Berpasukan. Selangor: PTS Millennia Sdn. Bhd.
Fazilah Mohd. Othman & Co. (2010). Dinamika Kumpulan. Sintok: Universiti
Utara Malaysia.
Hajah Noresah Bt Baharom & Co. (2010). Kamus Dewan Edisi Keempat. Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Hatta Sidi & Mohamed Hatta Shaharom. (2002). Mengurus Stres Pendekatan
yang Praktikal. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Mohd Baharudin Othman & Co. (2010). Modul Pengantar Komunikasi. Sintok,
Kedah: Universiti Utara Malaysia.
Md. Yadi Said. (2006). Mengurus Konflik. Kuala Lumpur: PTS Professional
Publishing Sdn. Bhd.
Mokhtar, M. (2008). Kepimpinan: Konsep Dalam Memimpin Organisasi. In S. A.
Romle, Pentadbiran, Undang-Undang dan Pembangunan Negara (pp. 2742). Selangor: Prentice Hall Pearson Malaysia Sdn. Bhd.
PLK-KCH 203234
17
Kajian Kes terhadap Pegawai Kumpulan Pelaksana Sekolah Menengah Sains Kuching
dari Aspek Kedinamikaan Kumpulan
1.1 PENGENALAN:
Dinamika Kumpulan adalah satu proses perhubungan yang kompleks dalam konsep
kumpulan dan ahli-ahlinya sendiri [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Tanpa kita sedari ahli-ahli
dalam sesebuah kumpulan mempunyai sifat yang berbeza dan pelbagai. Walaupun dalam
kumpulan yang kecil, perbezaan dan kepelbagaian ahli-ahli dalam kumpulan masih lagi
wujud. Hal ini kerana, manusia tidak dijadikan mempunyai sifat yang sama. Justeru itu,
penting untuk kita mengetahui kedinamikan serta keunikan orang-orang di sekeliling kita
untuk mengurangkan tekanan dan konflik.
Pegawai Kumpulan Pelaksana atau lebih dikenali sebagai staf sokongan adalah
sebuah kumpulan yang membantu pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasan-tugasan
pejabat seperti menyimpan rekod, membuat salinan surat-surat, dan sebagainya
lagi.
Mengikut istilah kepimpinan dari aspek perkhidmatan awam, staf sokongan adalah
kumpulan pengurusan yang berada di peringkat menengah selepas peringkat kepimpinan
tertinggi [ CITATION Pus14 \l 1033 ]. Manakala dari segi istilah staf sokongan dalam
bidang pendidikan pula adalah staf yang tidak mengajar di sekolah atau institusi pendidikan
yang melakukan kerja sokongan seperti perkeranian dan tugas baik pulih [ CITATION
Pus141 \l 1033 ].
Jelas di sini, pegawai kumpulan pelaksana adalah staf-staf yang
menjalankan aktiviti pengurusan di peringkat terendah.
Tujuan kajian dilakukan ke atas pegawai kumpulan pelaksana adalah untuk
mengenalpasti kewujudan kedinamikaan kumpulan dalam kalangan pengurusan terendah di
sesebuah organisasi. Hal ini kerana pegawai kumpulan pelaksana merupakan pendukung dan
pelaksana kepada matlamat dan objektif sesebuah organisasi dengan lebih teliti. Mereka juga
merupakan salah satu penyumbang kepada kejayan sesebuah organisasi.
1.2 LATAR BELAKANG ORGANISASI
Sejak mula beroperasi pada Disember 1994, staf sokongan ataupun pegawai kumpulan
pelaksana Sekolah Menengah Sains Kuching pada asalnya hanya berjumlah seramai 9 orang.
Selepas 20 tahun beroperasi, kini pegawai kumpulan pelaksana di SM Sains Kuching sudah
berjumlah seramai 21 orang dengan seorang Ketua Pembantu Tadbir N26, seorang Pembantu
Tadbir N22, seorang Pembantu Tadbir Kewangan N17, seorang Pembantu Tadbir N11, dua
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
orang Pembantu Am Pejabat N4, dua orang Pembantu tadbir N1, seorang Penyelia Asrama
Kanan N22, seorang Penyelia Asrama N17, seorang pembantu makmal C22, lima orang
pembantu makmal C17, seorang juruteknik elektrik J26, seorang juruteknik komputer F17,
dan tiga orang driver R3 [CITATION Asr141 \l 1033 ].
1.3 ASPEK UTAMA KAJIAN
Aspek utama kedinamikaan kumpulan yang hendak dikaji di sekolah ini adalah berkaitan
dengan kepimpinan, konflik, komunikasi, serta prestasi dan kepuasan kerja.
1.4 KAEDAH/METADOLOGI KAJIAN
Metodologi kajian adalah merujuk kepada kaedah yang paling sesuai untuk menjalankan
penyelidikan dan menentukan tatacara yang efektif bagi menjawab permasalah kajian.
Kajian ini menggunakan rekabentuk kualitatif, di mana kaedah metadologi yang akan
digunakan untuk mendapatkan data bagi kajian ini adalah dengan kaedah soal selidik, temu
bual, data sekunder, dan pemerhatian. Pihak yang terlibat dan menjadi sampel untuk kajian
ini adalah seramai 21 orang dan kesemuanya adalah staf sokongan atau pegawai kumpulan
pelaksanan SM Sains Kuching.
1.4.1 Soal Selidik
Soal selidik dilakukan dengan menyediakan borang soal selidik yang mengandungi
soalan-soalan yang berkaitan dengan perkara yang ingin diketahui oleh pengkaji.
Borang soal selidik tersebut akan diedarkan kepada responden yang dipilih ataupun
secara rawak. Soal selidik ini telah diberikan kepada kesemua pegawai kumpulan
pelaksana yang menjadi sampel kepada kajian ini.
1.4.2 Temu Bual
Temu bual dilakukan dengan menemuduga individu yang menjadi sampel kajian.
Temu bual telah dilakukan ke atas 3 orang individu di organisasi ini yang berada
dalam kalangan orang berpengalaman seperti pekerja yang paling lama bekerja di SM
Sains Kuching, pekerja yang sudah berada di SM Sains Kuching hampir setengah dari
umur sekolah itu ditubuhkan dan juga pekerja yang baru menyertai warga staf
sokongan SM Sains Kuching.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
1.4.3 Data Sekunder
Data sekunder adalah maklumat yang boleh diperoleh daripada keratan akhbar, carian
internet, ataupun buku-buku rujukan. Bagi mendapatkan data untuk kajian ini, data
sekunder yang boleh diperoleh adalah dengan carian internet di laman-laman web
yang berkaitan.
1.4.4 Pemerhatian
Kaedah pemerhatian adalah kaedah yang paling biasa digunakan. Pengkaji telah
membuat pemerhatian dalam secara terus tanpa mengganggu tugas harian para
pegawai kumpulan pelaksana. Tujuan menggunakan kaedah ini adalah untuk
mengenalpasti masalah organisasi dari pandangan mata kasar.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.1 PERBINCANGAN UTAMA
Perkara yang utama yang akan dikaji adalah terhadap empat aspek yang telah dipilih.
Keempat-empat aspek tersebut akan dianalisis untuk mendapatkan hasil kajian.
2.1.1 Aspek Kepimpinan
Kepimpinan membawa maksud perwatakan yang mampu untuk mempengaruhi orang
lain melakukan sesuatu tugas dengan rela hati. Tidak semua individu yang dilahirkan
mempunyai sifat kepimpinan yang unggul. Namun, jika seseorang mampu
menunjukkan sifat-sifat peribadi yang berkaliber dalam memberikan idea yang bernas
dan dinamik, maka tidak mustahil individu tersebut mampu menjadi ketua dan
pemimpin yang berjaya dalam sesebuah organisasi. Antara sifat yang telah dikenalpasti
yang pasti ada dalam kalangan pemimpin yang telah berjaya dalam organisasi awam
ialah berorientasikan misi dan visi, mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani
melakukan perkara yang luar biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan
bermoral serta lebih realistik.
Di dalam kajian ini, pemimpin untuk staf sokongan yang utama semestinya
adalah Pengetua SM Sains selaku Ketua Jabatan. Namun apabila dilihat dari kumpulan
sokongan, Ketua Pembantu Tadbir adalah ketua kepada kumpulan ini, dan boleh
disamakan sebagai penyelia kepada pegawai kumpulan pelaksana. Secara mata
kasarnya, ketua pembantu tadbir untuk SM Sains Kuching, adalah seorang yang
berpengetahuan mengenai undang-undang dan pekeliling-pekeliling, tegas, dan
berdisiplin dalam melaksanakan tugasnya sebagai pemimpin kepada pegawaipegawainya. Hal ini menunjukkan beliau mempunyai gaya kepimpinan seorang
pemimpin yang berkesan.
2.1.2 Aspek konflik
Konflik ialah percanggahan pendapat dalam membuat keputusan. Konflik boleh
berlaku di dalam diri sendiri atau orang lain [ CITATION Rad12 \l 1033 ]. Pilihan
yang melibatkan nilai juga merupakan sumber penting konflik [ CITATION Hat02 \l
1033 ]. Isu-isu konflik adalah seperti isu kompleks, isu yang pelbagai, kejelasan isu
dan isu yang melibatkan prinsip [ CITATION MdY06 \l 1033 ]. Konflik yang terdapat
dalam organisasi ini antaranya ialah penggunaan media sosial, beban tugas,
komunikasi yang kurang berkesan dan kekurangan sumber.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.1.2.1
Penggunaan Media Sosial
Media sosial seperti facebook, twitter, wechat dan lain-lain lagi adalah suatu
trend di mana-mana sahaja kita berada. Tidak kiralah dalam kalangan pelajar,
guru-guru, pegawai pelaksana, mahupun pentadbir, mempunyai laman sosial
masing-masing.
Dalam hal ini bukanlah bermaksud isu yang dibangkitkan
adalah berkenaan dengan ahli organisasi terlalu leka dengan media sosial. Apa
yang menjadi isu dan permasalahan dalam penggunaan media sosial adalah
konflik yang berlaku akibat daripada status-status yang dihantar di laman sosial
masing-masing.
Biasanya konflik yang berlaku adalah disebabkan oleh ketidakpuasan hati
dalam kalangan mereka semasa di tempat kerja, yang kemudiannya diluahkan di
laman sosial masing-masing. Akibat daripada itu, suasana yang tegang akibat
daripada permasalahan tersebut menyebabkan hubungan sosial dalam kalangan
ahli organisasi agak terjejas.
2.1.2.2
Beban tugas
Dalam isu ini, beban tugas yang dimaksudkan bukanlah dalam tugas hakiki.
Namun beban tugas-tugas tambahan di luar bidang tugas hakiki yang terlalu
banyak dan pembahagian tugas tambahan yang tidak adil. Akibat daripada
pembahagian tugas yang tidak adil, maka wujud perasaan tidak puas hati
terhadap pentadbir yang dikatakan berat sebelah. Sebagai contoh, tugas hakiki
adalah sebagai pembantu makmal.
2.1.2.3
Kekurangan sumber
Sumber yang dimaksudkan di sini bukanla sumber kewangan. Akan tetapi
sumber dari segi peralatan. Memandangkan pengagihan sumber adalah
berdasarkan perkara yang lebih penting terlebih dahulu, maka pengagihan kepada
sumber-sumber yang kurang penting menjadi lambat dan penangguhan kerja
terjadi. Hal ini menyebabkan segelintir ahli organisasi tidak melakukan kerja
dengan licin dan kurang berkesan.
2.1.3
Aspek Komunikasi
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
Masalah komunikasi dalam kalangan ahli organisasi biasanya akan berlaku
apabila maklumat yang hendak disampaikan oleh sumber, tidak dapat diterima
oleh penerima. Halangan komunikasi yang mungkin wujud semasa maklumat
sedang disampaikan menyebabkan salah faham dalam pemahaman maklumat
yang hendak disampaikan. Cara berfikir seseorang juga menjadi pengaruh untuk
komunikasi yang kurang berkesan. Komunikasi dalam pengurusan organisasi
memang sesuatu yang penting dan sukar dinafikan [ CITATION Ros07 \l 1033 ].
Hal ini kerana, komunikasi yang kurang berkesan akan menimbulkan lebih
banyak konflik yang akhirnya boleh mempengauhi keluaran untuk sesebuah
organisasi.
Terdapat tiga peringkat proses bolehnya berlaku konflik. Antaranya ialah
bermula dengan perbezaan, kemudiannya gangguan dan akhirnya berlakulah
konflik dalam kalangan ahli-ahli organisasi. Setakat ini, daripada hasil
pemerhatian dan juga temu bual, didapati terdapat beberapa konflik yang berlaku
dalam kalangan pegawai kumpulan pelaksana ini. Walau bagaimanapun, prestasi
kerja masih lagi dapat dikekalkan dalam kalangan pihak yang berkonflik itu. Isu
yang menjadi permasalahan kepada konflik tersebut biasanya berunsur peribadi
dan ada juga disebabkan beban tugas yang tidak seimbang.
2.1.4
Prestasi dan Kepuasan Kerja
Apabila pekerja merasakan kepuasan kerja, maka prestasi kerja mereka akan
meningkat dengan sendirinya. Dalm hal ini, prestasi dan kepuasan kerja adalah
saling bergantungan. Berdasarkan borang soal selidik yang telah dianalisis,
Prestasi kerja mereka, mereka sedia maklum bahawasanya mereka dinilai
melalui Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) oleh Ketua Jabatan. Tidak
semua individu yang mempunyai kebebasan dalam bertindak dalam tugasan
mereka. Hal ini kerana, ada sesetengah mereka bertidak menurut arahan orang
atasan. Walau bagaimanapun, mereka sememangnya menguasai bidang tugas
mereka tanpa ada kawalan.
2.2
ANALISIS DATA
Analisis data adalah dilakukan secara kuantitatif, di mana analisis dilakukan
menggunakan kaedah matematik dan statistik. Analisis dibahagikan kepada tiga
bahagian iaitu Bahahian A : Demografi, Bahagian B: Analisis Tugas Individu dan
Bahagian C: Soalan terbuka.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
Bahagian A:
Bahagian A adalah maklumat demografi responden yangberkaitan dengan jantina, umur,
bangsa, pekerjaan, dan taraf prkahwinan, Jadual di bawah akan menunjukkan peratusan
yang diperoleh dari maklumat demografi.
Demografi
Jantina
Lelaki
Perempuan
Umur
21-30
31-40
41-50
51-60
60 dan ke atas
Bangsa
Melayu/Bumiputra
Cina
India
Lain-Lain
Pekerjaan
Pentadbir
Guru
Kumpulan Pelaksana
Taraf Perkahwinan
Bujang
Berkahwin
Balu/Janda/Duda
Frekuensi
Peratus %
15
15
50
50
5
12
10
3
-
17
40
33
10
-
23
4
3
77
1
16
13
13
10
3
53
43
12
40
16
53
2
7
Jadual 2.1: Maklumat Demografi Responden
Bahagian B:
Bahagian B merupakan maklumat mengenai tugas-tugas individu berdasarkan komponen
rekabentuk untuk peringkat individu. Jadual 2.2 akan menunjukkan jumlah individu yang
diperoleh hasil persetujuan mereka mengenai bidang tugas mereka dan kepuasan kerja
mereka.
Jumlah Skala yang
Bil
1.
2.
3.
4.
PERKARA
Adakah anda seorang pekerja yang menepati masa?
Adakah anda sangat berpuas hati dengan kerja anda?
Anda mempunyai banyak kemahiran.
Tanpa anda, rakan-rakan kerja anda tidak dapat membuat
PLK-KCH 203234
1
2
15
2
4
6
4
dipilih
3
4
10 12
8
20
8
10
8
2
17
5
4
2
4
1
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
5.
6.
7.
kerja
Anda tidak tahu apa yang anda lakukan.
“Sentiasa Bersedia” sebagai motto kerja anda
Setujukah anda sekiranya markah kerja anda dinilai
8.
berdasarkan prestasi anda?
Adakah anda seorang pekerja yang bertanggungjawab
9.
degan tugas anda?
Sekiranya anda di arah untuk melakukan sesuatu tugas yang
10.
bukan tugas anda, adakah anda akan bersetuju?
Adakah anda bersemangat untuk bekerja dalam organisasi
11.
12.
tersebut?
Anda seorang yang berdedikasi di tempat kerja.
Keterlibatan anda dalam semua aktiviti organisasi sangat
tinggi.
29
-
6
18
1
4
2
-
1
-
1
28
-
-
4
20
6
-
8
16
4
2
-
2
4
20
4
-
-
5
20
5
-
2
4
18
4
13.
Tugas anda di organisasi tidak terlalu penting.
-
3
6
15
6
14.
Anda tidak mempunyai apa-apa kemahiran.
16
4
8
2
-
15.
Adakah anda tidak suka bekerja bersama rakan-rakan
26 2
1
sekerja anda?
Jadual 2.2: Jumlah Persetujuan Individu Berkenaan dengan Kerjaya Mereka
-
-
Bahagian C
Bahagian C merupakan soalah terbuka yang harus dijawab oleh responden samaada Ya atau
Tidak. Terdapat Dua soalan yang dikemukakan. Jadual berikutnya adalah berkaitan jumlah
yang setuju, tidak setuju dan tidak pasti.
Bil
Soalan
Ya Tidak Tidak
.
1.
Adakah anda sudah mencapai matlamat dan kejayaan dalam
14
10
Pasti
6
2.
kerjaya anda? Ya atau tidak.
Adakah anda merasakan organisasi anda perlu untuk membuat
20
4
6
perubahan untuk meningkatkan prestasi kerja anda? Ya atau
Tidak.
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
2.3
KONSEP-KONSEP UTAMA YANG BERKAITAN DENGAN DINAMIKA
KUMPULAN
2.3.1 Konsep Peranan
Dalam sesebuah kumpulan, setiap ahli memainkan peranan yang berbeza dan
memberi pengaruh yang berbeza terhadap pembangunan kumpulan serta
persekitaran organisasi [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Ini bermakna, setiap
ahli organisasi perlu ada peranan masing-masing yang tersendiri. Peranan
yang utama ialah ketua kumpulan iaitu individu yang bertanggungjawab
menggabungkan
dan
melaksanakan
semua
aktiviti
mengikut
jenis
kepimpinanannya [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Peranan juga membolehkan
seseorang mempunyai kuasa untuk mempengaruhi tingkah laku ahlinya dan
tingkah laku tersebut akan menggambarkan peranan yang dimainkan oleh
mereka.
Terdapat dua komponen peranan iaitu peranan formal dan peranan
tidak formal. Peranan formal adalah peranan yang telah ditentukan secara
rasmi sebagai contoh kerani kewangan berperanan menjaga hal-hal berkaitan
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
dengan kewangan sekolah. Manakala peranan tidak formal pula adalah
peranan yang dibentuk secara tidak formal. Contohnya menjadi pembaca doa
dalam taklimat mingguan. Pada setiap minggu, pembaca doa akan berubah
tanpa dilantik secara rasmi atau tetap di dalam taklimat. Satu lagi konsep
peranan adalah konsep peranan jangkaan, aiati set norma yang menentukan
bagaimana ahli dalam kumpulan mesti bertingkah laku [ CITATION Faz10 \l
1033 ].
2.3.2
Konsep Komunikasi
Setiap masa dan ketika kita berkomunikasi. Samaada berkomunikasi dengan
pihak yang satu lagi ataupun berkomunikasi dengan diri sendiri. Komunikasi
merujuk kepada transmisi maklumat dan kefahaman antara ahli dalam
kumpulan [ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Menurut Hovland (1953), komunikasi
adalah satu proses penyampaian ransangan yang bertujuan menukar tingkah
laku seseorang [ CITATION Moh10 \l 1033 ]. Boleh kita simpulkan,
komunikasi adalah satu proses interaksi samaada dengan diri sendiri ataupun
dengan orang lain di dalam sebuah kumpulan, tidak kiralah kumpulan formal
atau tidak. Semasa bekerja di dalam kumpulan, seseorang hendaklah
berinteraksi dengan ahli-ahli kumpulannya supaya dalam kalangan ahli
kumpulan,
dapat
bertukar
maklumat,
menyelesaikan
masalah
dan
menyelaraskan aktiviti. Komunikasi perlu dilakukan disebabkan ia adalah satu
kaedah untuk memaklumkan maklumat kepada pihak yang lain, mendapat dan
menghasilkan maklumat, menggalakkan orang lain berkongsi cadangan dan
pandangan terhadap sesuatu, mengarahkan orang lain membuat sesuatu
tindakan dan menguruskan perhubungan sosial antara ahli kumpulan
[ CITATION Faz10 \l 1033 ]. Walau bagaimanapun, komunikasi yang berkesan
adalah bergantung dengan rangkaian komunikasi organisasi. Contoh-contoh
rangkaian organisasi:
i)
Rangkaian komunikasi pemusatan dan pengagihan;
ii)
Komunikasi formal dan tidak formal, dan;
iii)
Komunikasi lisan dan tidak lisan
[ CITATION Faz10 \l 1033 ]
Ketiga-tiga
rangkaian
tersebut
akan
melihat
cara
seseorang
berkomunikasi di dalam kumpulan. Contohnya komunikasi yang berlaku dalam
kalangan pegawai kumpulan pelaksana SM Sains Kuching, rangkaian
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
komunikasi pemusatan dan pengagihan akan berlaku apabila terdapat
maklumat dari ketua jabatan. Samaada maklumat tersebut akan tersebar
samaada melalui seorang ahli kumpulan sahaja ataupun diagihkan-agihkan
kepada beberapa kumpulan. Sebagai contohnya sekiranya ada perubahan dari
segi
capaian
maklumat
untuk
HRMIS,
maka
hanya
orang
yang
bertanggungjawab yang akan memaklumkan kepada semua pegawai kumpulan
pelaksana. Namun, sekiranya maklumat umum, sebagai contoh ada taklimat di
sebelah petang, maklumat tersebut akan diagih-agihkan dari seorang pegawai
kepada pegawai yang lain tanpa menunggu semua yang terlibat berkumpul.
Komunikasi formal sememangnya berlaku di kawasan pejabat.
Contohnya seperti seorang pembantu makmal ingin memohon untuk membeli
barangan makmal, maka komunikasi formal akan berlaku di antara kerani dan
juga pembantu makmal, di mana kerani akan memberikan borang nota minta
dan menerangkan prosedur pembelian. Manakala komunikasi tidak formal
berlaku di kala masa rehat, di mana pegawai-pegawai akan berkomunikasi
sesuatu yang bukan berkaitan dengan kerja. Komunikasi lisan dan tidak lisan
adalah apabila ahli kumpulan bercakap seperti biasa dengan ahli-ahli kumpulan
yang lain dan komunikasi tidak lisan pula adalah apabila seorang ahli
kumpulan menunjukkan bahasa isyarat, samaada melalui mimik muka, isyarat
tangan, mulut dan kaki, serta menulis sesuatu pada kertas.
Komunikasi adalah asas kepada perpaduan ahli-ahli di dalam kumpulannya.
Sepertimana yang dikatakan oleh Franks dan Brownell (1989), dalam proses
mengelolakan aktiviti kerja organisasi, perlakuan komunikasi dalam kalangan
anggota kerja dikatakan sebagai salah satu unsur penyumbang penting kepada
proses pencapaian matlamat organisasi dan produktiviti kerja [ CITATION
Ros07 \l 1033 ]. Jadi, tidak dapat dinafikan, dalam kerja secara berkumpulan,
komunikasi amatlah penting dan merupakan salah satu aspek dalam
kedinamikan sesebuah kumpulan.
2.3.3
Konsep kepimpinan
Kepimpinan bolehlah didefinisikan sebagai keupayaan (kebolehan, pencapaian
dan sebagainya) sebagai pemimpin, daya (tindak-tanduk, kecekapan dan
sebagainya) seseorang pemimpin: dalam pentadbirannya [ CITATION Haj10 \l
1033 ]. Kepimpinan juga boleh ditakrifkan sebagai proses mempengaruhi dan
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
mengarah aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan tugas
subordinatnya
[ CITATION Saa08 \l 1033 ].
Antara sifat yang telah dikenalpasti yang pasti ada dalam kalangan pemimpin
yang telah berjaya dalam organisasi awam ialah berorientasikan misi dan visi,
mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani melakukan perkara yang luar
biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan bermoral serta lebih
realistik.
Sifat-sifat kepimpinan sebegini akan membawa kecemerlangan kepada
organisasi. Tidak keterlaluanlah sekiranya dikatakan pemimpin yang tidak
mempunyai sifat seperti yang dinyatakan akan membawa sesebuah organisasi
jatuh merudum. Hal ini kerana, sifat-sifat tersebut akan menunjukkan kebolehan
seseorang pemimpin untuk memimpin organisasi. Organisasi ataupun kumpulan
sememangnya memerlukan seorang pemimpin untuk memimpin. Jadi tidak
kiralah kumpulan kecil, kumpulan besar, kumpulan tertinggi, kumpulan
terendah. Apa yang pasti adalah, sebuah kumpulan memerlukan seorang
pemimpin untuk menerajui mereka sekiranya mahu berjaya. Hasil kajian Ishak
bin Mad Syah dan rakan-rakannya, pemimpin mempengaruhi tingkah laku
pengikutnya dan menerusi pengaruh tersebut pengikut bersama dengan
pemimpin berjaya mencapai matlamat yang dikongsi [ CITATION Ish13 \l 1033
].
Bagi pegawai kumpulan pelaksana SM Sains Kuching, ketua pegawai tadbir
adalah seseorang yang mempunyai karekteristik seperti itu. Hasil dari
pemerhatian menunjukkan, beliau adalah seorang yang sentiasa berorientasikan
misi dan visi sekolah, jabatan dan kementerian. Beliau seorang yang tegas
apabila membuat keputusan dan berintegriti, sering berpandukan pekeliling dan
arahan-arahan bertulis yang dijadikan rujukan dari masa ke semasa. Selain itu
juga, beliau berani menyahut cabaran yang diberikan oleh pengetua dari masa
ke semasa dan sentiasa bersifat realistik. Hal ini membuktikan beliau
mempunyai sifat-sifat kepimpinan yang berkesan.
Setakat ini, belum ada lagi kajian mengenai kepimpinan dalam kalangan staf
sokongan. Walau bagaimanapun, banyak kajian yang dilakukan oleh pengkaji
adalah berkaitan dengan kepimpinan ketua jabatan ataupun pengerusi untuk
sesebuah orgnisasi awam ataupun swasta. Sebenarnya, tiada yang dikatakan
berbeza apabila pengkaji mengkaji berkaitan dengan konsep kepimpinan. Hal ini
kerana, kepimpinan wujud disebabkan wujudnya satu kumpulan. Maka, jika
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
dikaitkan dan disama ertikan dengan kajian ini, kepimpinan sebenarnya boleh
wujud di mana-mana peringkat dan setiap individu perlu mempunyai kriteria
seorang pemimpin untuk menjadi pemimpin yang berkesan.
3.1 RUMUSAN
Dinamika kumpulan adalah satu proses mengenalpasti kejelekitan sesebuah kumpulan
menerusi beberapa aspek dan ciri-ciri sesebuah kumpulan yang dinamik. Sudah pasti,
setiap kumpulan membawa perbezaan, kelebihan dan kekurangan, serta kekuatan dan
kelemahan yang tersendiri. Namun, aspek-aspek seperti kepimpinan, komunikasi,
konflik dan prestasi kerja adalah saling bergantungan. Apabila bekerja bersama-sama
dalam satu kumpulan, untuk mendapatkan hasil yang baik sememangnya memerlukan
kita menghadapi beberapa kesukaran. Bekerja bersama-sama dalam satu kumpulan boleh
diistilahkan sebagai satu pasukan. Maka dalam satu pasukan memerlukan tahap
kerjasama yang tinggi dalam kalangan semua ahli. Antara matlamat dalam pembinaan
sebuah pasukan adalah dengan menghasilkan rasa kesatuan dan kebersamaan. Matlamat
yang kedua pula adalah mewujudkan suasana persefahaman antara satu sama lain dan
yang ketiga, mendapatkan harga diri dan bangga dalam satu pasukan [ CITATION Dat10
\l 1033 ].
Seperti yang telah dikatakan, sesebuah kumpulan ataupun pasukan mempunyai
kepelbagaian yang tersendiri. Kelemahan, kekuatan, kelebihan serta kekurangan mereka
adalah bergantung dengan kepimpinan, komunikasi dan konflik yang akhirnya akan
menyumbangkan kepada prestasi kerja. Sebagai contoh, kekalahan pasukan Brazil dalam
perlawanan menentang Jerman. Pelbagai kemungkinan yang boleh dijangkakan oleh
peminat dan juga pengkritik mengenai kekalahan mereka. Samaada disebabkan oleh
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
tiada pemimpin yang boleh memimpin, ataupun tidak ada komunikasi yang
menunjukkan mereka saling memahami dan mengenali antara satu sama lain, ataupun
mungkin juga sebelum perlawanan terdapat konflik sesama ahli pasukan, kesemuanya
mempengaruhi prestasi pasukan mereka sehinggakan mereka mengalami kekalahan yang
teruk yang tercatat dalam rekod dunia.
Dapat dikaitkan dengan rumusan untuk kajian ini, keempat-empat aspek yang telah
dipilih adalah saling bergantungan. Walau bagaimanapun, pegawai kumpulan pelaksana
di SM Sains Kuching tidak mempunyai masalah dari segi kepimpinan. Namun, apa yang
menjadi permasalahan adalah komunikasi dan konflik dalam kalangan ahli-ahli
kumpulan tersebut yang disebabkan oleh hubungan peribadi yang tidak baik dalam
kalangan mereka. Adakalanya perkara-perkara tersebut mempengaruhi prestasi kerja
mereka masing-masing. Walaupun begitu, ketiga-tiga aspek tersebut masih lagi dapat di
atasi dengan tindakan dari pengurusan atasan dengan menganjurkan aktiviti-aktiviti yang
boleh membina kemahiran interpersonal dalam kalangan staf sokongan. Sekiranya masih
juga tidak berjaya, maka ahli-ahli yang berkonflik tersebut hendaklah di”kuarantinkan”
untuk seketika [ CITATION Dat10 \l 1033 ]. Konflik dalaman boleh diatasi dengan
membina rasa kebersamaan yang tinggi dengan memfokuskan pada sasaran dan
matlamat yang bersama, di samping mengurangkan fokus terhadap perbezaan peribadi
sebagai contoh karakter, bentuk kerja, jawatan dan lain-lain [ CITATION Dat10 \l
1033 ].
PLK-KCH 203234
17
DINAMIKA KUMPULAN GMGM2043
4.1 RUJUKAN
Sumber: Buku
Dato' Dr. Mohd. Fadzilah Kamsah & Ahmad Fadzli Yusof. (2010). 55 Petua Kerja
Berpasukan. Selangor: PTS Millennia Sdn. Bhd.
Fazilah Mohd. Othman & Co. (2010). Dinamika Kumpulan. Sintok: Universiti
Utara Malaysia.
Hajah Noresah Bt Baharom & Co. (2010). Kamus Dewan Edisi Keempat. Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Hatta Sidi & Mohamed Hatta Shaharom. (2002). Mengurus Stres Pendekatan
yang Praktikal. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Mohd Baharudin Othman & Co. (2010). Modul Pengantar Komunikasi. Sintok,
Kedah: Universiti Utara Malaysia.
Md. Yadi Said. (2006). Mengurus Konflik. Kuala Lumpur: PTS Professional
Publishing Sdn. Bhd.
Mokhtar, M. (2008). Kepimpinan: Konsep Dalam Memimpin Organisasi. In S. A.
Romle, Pentadbiran, Undang-Undang dan Pembangunan Negara (pp. 2742). Selangor: Prentice Hall Pearson Malaysia Sdn. Bhd.
PLK-KCH 203234
17