I. PENDAHULUAN - SIM Project Management
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Pengembangan Aplikasi E-University :
Aplikasi E-Project Management Untuk Mendukung
Pengelolaan Proyek Di Perguruan Tinggi
Yuliana Prawitasari1, Seno Adi Putra2, Murahartawaty3
Sistem Informasi, Institut Teknologi Telkom
Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung 40257
Email: [email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Salah satu fungsi perguruan tinggi adalah pengabdian
masyarakat. Pengabdian masyarakat ini tidak hanya terbatas
pada kegiatan sosial saja, melainkan menjalin partnership
dengan berbagai pihak, khususnya industri dan
pemerintahan. Salah satu aktifitas pengabdian masyarakat
yang terkait dengan partnership ini adalah kolaborasi dalam
sebuah proyek bersama. Kegiatan di proyek ini perlu dikelola
dengan baik sehingga proyek dapat dimonitor dan dikontrol.
Salah satu aktifitas penting dalam pengelolaan proyek
adalah pengontrolan proyek. Aktifitas pengontrolan proyek
membutuhkan effort yang cukup besar sehingga perlu
didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi, yaitu
dengan aplikasi e-Project Management. Aplikasi ini
diharapkan dapat mempermudah stakeholder proyek untuk
saling berkolaborasi meski berada pada tempat dan waktu
yang berbeda.
Aplikasi e-Project Management yang dibangun pada
penelitian ini menggunakan pendekatan PMBOK ® GUIDE
yang menekankan pengontrolan pada pengetahuan biaya,
waktu, kualitas, sumber daya manusia dan ruang lingkup.
Masing-masing pengontrolan menggunakan teknik kurva S
dengan analisis earn value, gantt chart, pareto, Work
Breakdown Structure.
Aplikasi pengontrolan proyek dibuat sebagai bagian dari
modul aplikasi e–University, aplikasi yang secara penuh
mendukung semua proses bisnis yang ada pada suatu
perguruan tinggi. Pengembangan aplikasi ini dilakukan
dengan menggunakan teknologi Java Enterprise Edition
dengan arsitektur multitier.
ABSTRACT
One of university function is social responsibility. This
function is not only limited to social obligation activity, but
also to create partnership with others parties like industry and
government. Activity related to this partnership is project
collaboration. This activity requires good monitoring and
controlling.
Project controlling is an important activity that needs big
effort. Due to project controlling, it should be supported by
information and communication technology especially by
application named e-Project Management. This application is
expected to make good collaboration among project
stakeholder in different time and place.
e-Project management, built in this research, used
PMBOK Guide approach that emphasized in cost, time,
quality, human resource, and scope controlling. S Curve, earn
value analysis, gantt chart, paretto, and work breakdown
structure are features used in this application for project
controlling.
e-Project Management was developed as a part of eUniversity, application which supports all business process in
university. It used Java Enterprise Edition that implement
,multitier architecture.
Keywords : e-Project Management, e-university, earn value,
gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier,
stakeholder, iterative, incremental.
Kata kunci : e-Project Management, e-university, earn value,
gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier,
stakeholder, iterative, incremental.
I. PENDAHULUAN
Salah satu indikator suksesnya sebuah perguruan
tinggi dalam meningkatkan daya saingnya adalah dengan
banyaknya kegiatan pengabdian kepada masyarakat, baik
masyarakat umum, pemerintah, maupun masyarakat
industri. Pengabdian kepada masyarakat industri dapat
dilakukan dengan kerjasama sebuah proyek bersama.
Sebuah proyek dapat dinyatakan sukses apabila
sesuai dengan biaya, waktu, ruang lingkup, kualitas, dan
sumber daya manusia yang telah direncanakan. Kualitas
dianggap sebagai emergent property pada orang-orang
yang memiliki perbedaan sudut pandang yang sering
berubah dalam siklus hidup pengembangan proyek (Roger
Atkinson, 1999). Selain ketiga hal tersebut dibutuhkan
pengaturan ruang lingkup supaya proyek yang dikerjakan
berada pada track yang benar sehingga tujuan proyek
capat tercapai.
Hal yang penting dalam menjalankan sebuah proyek
adalah pengaturan participant/ stakeholder. Pengaturan
ini ditujukan agar sumber daya manusia yang terlibat di
proyek dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Salah
satu masalah yang sering terjadi terkait dengan sumber
daya manusia dalam sebuah proyek adalah komunikasi.
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Komunikasi yang buruk menyebabkan pengawasan dan
pengontrolan proyek tidak berjalan efektif dan data dan
informasi proyek terkini tidak terkelola menjadi sebuah
pengetahuan.
E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi
tiga area, yaitu :
a.
Untuk itulah, perlu dibuatkan aplikasi e-Project
Management sebagai solusi untuk perguruan tinggi dalam
mengelola data dan informasi proyek yang mendukung
pengambilan keputusan terkait dengan proyek yang
sedang berjalan.
b.
II. Sistem E-Project Management dalam Konteks
E-University
E-Project Management yang dibangun merupakan
bagian / modul dari e-University. Menurut Hazem dan
Nikos (Realization of E-University for Distance Learning,
2009) e-University merupakan sistem pembelajaran
berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber
daya teknologi. Salah satu paper (UK e-University,2005)
menyatakan bahwa salah satu ide yang kuat dalam
mengembangkan e-University adalah tidak terbatasnya
potensi dari penggunaan internet yang merupakan peluang
besar untuk menyampaikan semua yang berkaitan dengan
pendidikan.
Perguruan tinggi di Indonesia menganut tri dharma
perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari
lingkup e-University. Awalnya lingkup e-University
berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi
seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi
yang harus terintegrasi, e-University mengalami perluasan
lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi
yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu
tri dharma perguruan tinggi khususnya dharma
pengabdian kepada masyarakat industri atau pemerintah
yang diwujudkan dalam bentuk proyek bersama atau
proyek kemitraan perguruan tinggi dengan industri. Di
sinilah peran e-Project Management yang merupakan
bagian integral dari sistem e-University.
c.
layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang
bersumber dari semua aplikasi yang ada di
lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal
perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP
perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (eLearning, e-Research, e-Project, e-Curriculum, eLibrary, e-Reference, e-Conference, dan lainnya);
layer processing dan analisis, yaitu layer untuk
memproses data yang terkumpul pada layer collection
dengan
memanfaatkan
portal
management,
knowledge management, collaboration tool, business
intelligence;
layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan
informasi hasil olahan dari layer processing dan
analisis di mana distibusi ini ditujukan melalui
intranet, ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung
oleh perangkat komputer desktop, mobile device, atau
smart phone, TV, dan tablet PC.
III. Analisis dan Disain Sistem
Aplikasi e-Project Management yang dibangun harus
memiliki kemampuan mengotomasasi proses pengawasan
dan pengontrolan proyek kemitraan perguruan tinggi
dengan instansi lain. Aplikasi ini sangat dibutuhkan
mengingat domisili para pengembang proyek tidak pada
tempat yang sama sehingga diharapkan distribusi data
dan informasi proyek berjalan efektif.
Menurut PMBOK ® Guide, Pengontrolan proyek
dilakukan untuk mengawasi pekerjaan proyek agar tidak
menyimpang dari perencanaan. Hal ini mencangkup :
1. pengukuran dan pengawasan progress secara teratur
untuk mengidentifikasi perbedaan dari perencanaan;
2. adanya workflow proses yang di dalamnya terdapat
fungsi approval dan rejected;
3. adanya manajemen perubahan ruang lingkup;
4. perbandingan aktivitas proyek yang sedang berjalan
terhadap perencanaan manajemen proyek sehingga
dapat diketahui kinerjanya;
5. forecasting terhadap apa yang akan terjadi pada
proyek berdasarkan kinerja saat ini;
6. proses mengukur kemajuan progress sesuai dengan
perencanaan.
Aplikasi harus punya kapabilitas dalam mengelola
komunikasi stakeholder proyek. Stakeholder yang terdiri
dari pemilik proyek, menajer proyek, direktur proyek, tim
pelaksana proyek, dan admin sistem memiliki tanggung
jawab yang berbeda satu dengan lainnya.
Gambar 1 Arsitektur aplikasi e-university di dalamnya didefinisikan eproject management
Admin aplikasi dapat melakukan pengelolaan data
negara, data kota, data mata uang, data pengguna, data
admin. Direktur proyek dapat membuat proyek baru,
menunjuk manajer proyek dan mengontrol jalannya
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
proyek. Aplikasi dapat memberikan fasilitas melihat,
mencari, dan mengurutkan proyek yang telah dikerjakan.
dengan 1 (satu) mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan
proyek sama dengan waktu yang telah ditetapkan.
Ketika pengguna berhasil masuk dalam aplikasi,
pengguna dapat melakukan pengubahan pada data
pengguna dan melihat proyek yang akan dilakukan, telah
dilakukan, dan sedang dilakukan. Pengerjaan proyek
dapat dilakukan setelah manajer proyek mengidentifikasi
ruang lingkup dan menganggarkan biaya dan jadwal.
Setelah dilakukan pekerjaan proyek maka selanjutnya
dapat dilakukan pengawasan dan pengontrolan proyek
secara on-line seperti pengawasan dan pengontrolan ruang
lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia.
Indikator-indikator CPI dan SPI diimplementasikan
dalam sistem e-Project Management dalam bentuk
indicator warna. Pemakaian warna dan artinya
mempunyai makna yang sama dengan warna lampu lalu
lintas. Jika merah berarti harus berhenti / sudah maksimal,
jika kuning berarti sama/ sesuai, jadi harus berhati- hati,
dan jika hijau maka artinya masih aman.
Hal pertama yang harus dilakukan oleh manajer
proyek adalah mengunggah dokumen Work Breakdown
Structure (WBS) dengan format Microsoft Project file
(mpp) dan disetujui oleh direktur proyek dan pemilik
proyek. Data Work Breakdown Structure dapat diubah di
kemudian hari. Di setiap pengunggahan dokumen WBS
harus tersedia beberapa persetujuan yang harus dilalui.
Persetujuan awal yang harus didapatkan adalah
persetujuan dari direktur proyek. Setelah mendapat
persetujuan dari direktur proyek, persetujuan dari pemilik
proyek dapat dilakukan.
Kumpulan dari beberapa dokumen WBS yang telah
diunggah dapat dikontrol dengan membandingkan WBS
yang pertama di unggah (baseline WBS) dengan WBS
yang sedang digunakan (current WBS), dan WBS yang
digunakan sebelumnya.
Pengontrolan biaya dilakukan dengan membuat
progress dan memasukkan biaya di setiap progres.
Tanggal progress yang dimasukkan harus melebihi dari
tanggal saat proggres dibuat. Setelah progress dibuat,
selanjutnya memasukkan biaya aktual berdasarkan jadwal
progress dan task. Apabila Direktur Proyek menyetujui
daftar biaya yang telah dimasukkan, maka stakeholder
proyek dapat mengontrol proyek dan menganalisis biaya
dengan melihat nilai Cost index performance (CPI),
Schedule Performance Index (SPI), Cost Variance (CV),
Schedule Variance (SV), dan kurva S.
Cost index performance bernilai kurang dari 1 (satu)
mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek menghabiskan
biaya di atas biaya yang telah ditetapkan (over budget).
CPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa
biaya proyek kurang dari biaya yang telah ditetapkan. CPI
bernilai (satu) mengindikasikan bahwa biaya proyek
yang dihabiskan sama dengan biaya yang telah
direncanakan.
Proyek yang memiliki SPI bernilai 1 (satu)
mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek tepat waktu.
SPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa
waktu pengerjaan proyek kurang dari waktu yang telah
ditetapkan. SPI bernilai kurang dari 1 (satu)
mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan proyek lebih
dari waktu yang telah ditetapkan. SPI bernilai sama
Informasi mengenai proyek di masa datang atau yang
biasa disebut dengan istilah forecasting disediakan
dengan menggunakan metode earn value analysis.
Forecasting dengan metode ini akan memberikan
informasi mengenai biaya dan waktu yang akan
dihabiskan untuk menyelesaikan proyek di setiap
progress.
Pengontrolan
waktu
(jadwal)
memfasilitasi
pengaturan terhadap workday dan holiday. Pengguna
dapat melihat gantt chart. Setiap penanggung jawab tugas
(task) yang telah ditetapkan memberikan progress yang
kemudian akan disetujui oleh manajer proyek. Progress
(status pengerjaan) akan disimpan dan dibandingkan
dengan selang pengerjaan tugas berdasarkan file WBS.
Para stakeholder proyek dapat melihat rangkuman
daftar hari libur, gantt chart dan laporan jadwal dari
masing-masing orang yang bertanggungjawab terhadap
task yang telah diberikan. Pada laporan jadwal terdapat
informasi ketepatan waktu pengerjaan masing- masing tim
pelaksana proyek. Ketepatan waktu digambarkan dengan
indikator warna pada kolom keterangan. Jika warna merah
maka pengerjaan terlambat, jika warna kuning pengerjaan
sama dengan jadwal yang telah ditetapkan, dan jika
warnanya hijau pengerjaan kurang dari waktu yang
ditetapkan.
Pengontrolan kualitas dapat berupa pengelolaan
feedback, analisis terhadap kategori yang dipilih, melihat
grafik pareto, dan melihat penanggungjawab dari kualitas
yang ada. Penanggungjawab kualitas yang telah
ditetapkan dapat mengubah status kualitas yang telah
diperbaikinya melalui persetujuan manajemen proyek.
Pada pengontrolan sumber daya manusia terdapat dua
fungsi utama yakni pengelolaan role dan responsibility.
Hal yang wajib dikerjakan oleh manajer proyek dalam
mengelola peran adalah mendefinisikan peran untuk
setiap proyek. Pendefinisian peran yang telah disetujui
oleh direktur proyek dan tim pelaksana selanjutnya
dimasukkan ke dalam sistem oleh manajer proyek.
Masing-masing tim pelaksana proyek memiliki satu
peran pada suatu proyek. Tidak diperbolehkan adanya
peran ganda pada setiap proyek untuk menghindari
adanya
kesalahan
memberlakukan
wewenang.
Rangkuman daftar peran yang ada pada suatu proyek
dapat dilihat oleh para stakeholder proyek. Setelah
manajer proyek mendefinisikan peran masing- masing tim
pelaksana proyek, selanjutnya dilakukan pendefinisian
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
tanggungjawab setiap task yang telah ditentukan pada file
WBS. Apabila tim pelaksana telah menyelesaikan
tanggung jawabnya, maka selanjutnya melalui aplikasi
dapat dilaporkan bahwa pekerjaanya telah selesai.
Langkah selanjutnya adalah manajer proyek melakukan
persetujuan (approval) terhadap laporan tim pelaksana
proyek.
sedang dikerjakan¸ dan task akan dikerjakan. Direktur,
pemilik, tim member dan manajer proyek dapat
melakukan pengontrolan proyek terhadap ruang lingkup,
waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia dengan
melihat WBS, gantt chart, tanggung jawab, schedule
report, kurva S, menambahkan analisis kualitas, dan
melihat pareto chart.
Para stakelholder proyek dapat melihat status
pengerjaan task, yakni task telah selesai dikerjakan, task
Penutupan proyek dilakukan oleh pemilik proyek
dan direktur proyek.
Gambar 2 Tampilan aplikasi e-project management
IV. Pertimbangan Teknologi
Aplikasi e-Project Management dibangun dengan
memanfaatkan teknologi Java EE, Struts, dan
Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung
arsitektur multitier. Kinerja sistem membutuhkan
dukungan n tier dikarenakan sistem akan memerlukan
skalabilitas tinggi.
Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa tier
yakni tier pengguna (client), presentation tier, business
logic tier, dan database tier.
Presentation Tier merupakan bagian yang diakses
langsung oleh pengguna aplikasi. Karena tier ini adalah
bagian yang langsung bersinggungan dengan pengguna,
presentation tier hanya berisiskan file jsp sebagai
antarmuka pengguna. Struts Framework digunakan
sebagai teknologi yang diimplementasikan di
presentation tier. Struts merupakan open source
framework yang dirancang untuk membantu para
developer dalam membangun arsitektur aplikasi
berbasis Model-View-Controller (MVC), dimana
rancangan MVC sudah merupakan standard umum
dalam membangun aplikasi Web. Teknologi yang
digunakan pada tier ini adalah Servlet dan Java
Server Pages (JSP).
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai
application tier merupakan bagian yang di dalamnya
terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses
database. Teknologi yang berperan sebagai application
tier yang digunakan adalan Enterprise JavaBean
(EJB). EJB adalah objek-objek yang dapat dipanggil
secara remote dan untuk alasan ini EJB merupakan
komponen kunci untuk membangun aplikasi multitier.
Database tier berguna untuk menyimpan data- data
yang terkait dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di
dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi
untuk mengelola data-data. Pada aplikasi e-Project
Management ini digunakan Microsoft SQL Server.
client Tier merupakan bagian yang digunakan
pengguna untuk mengakses aplikasi.
Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier
yang diimplementasikan di aplikasi e-Project
Management.
Gambar 3. Arsitektur teknologi aplikasi e-project management
IV. Penutup
Pada pengembangan aplikasi e-Project management ini
telah berhasil dihasilkan :
1.
2.
fitur pengontrolan berdasarkan manjemen scope,
role and responsibility, cost, quality dan time pada
suatu proyek.
aplikasi yang mengimplementasikan arsitektur
multitier menggunakan Java Enterprise Edition.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Project Management Institute . 2004. A Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK
® Guide) Third Edition. Four Campus Boulevard,
Newtown Square, PA 19073-3299 USA
[2] Schwalbe, Kathy. 2006. Information Technology
Project Management. Canada. Thomson Course
Technology
[3] Frese, Robert.2003. Project Success And Failure:
What Is Success, What Is Failure, And How Can
You Improve Your Odds For Success.St.Louis
[4] Raymond , Louis, Francois Bergeron.2007.Project
Management Information System: An Empirical
Study Of Their Impact On Project Managers And
Project Success.Canada.International Journal of
Project Management
[5] Leonda,
Gesti.2008.
Studi
Keterlambatan
Penyelesaian Proyek Konstruksi Pada Tahun 2007
Di Daerah Belitung.Yogyakarta.Universitas Islam
Indonesia
[6] Gallardo,David J.2002.Java Oracle Database
Development.Pretice Hall PTR.
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Bandung, 27 November 2012
Pengembangan Aplikasi E-University :
Aplikasi E-Project Management Untuk Mendukung
Pengelolaan Proyek Di Perguruan Tinggi
Yuliana Prawitasari1, Seno Adi Putra2, Murahartawaty3
Sistem Informasi, Institut Teknologi Telkom
Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung 40257
Email: [email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Salah satu fungsi perguruan tinggi adalah pengabdian
masyarakat. Pengabdian masyarakat ini tidak hanya terbatas
pada kegiatan sosial saja, melainkan menjalin partnership
dengan berbagai pihak, khususnya industri dan
pemerintahan. Salah satu aktifitas pengabdian masyarakat
yang terkait dengan partnership ini adalah kolaborasi dalam
sebuah proyek bersama. Kegiatan di proyek ini perlu dikelola
dengan baik sehingga proyek dapat dimonitor dan dikontrol.
Salah satu aktifitas penting dalam pengelolaan proyek
adalah pengontrolan proyek. Aktifitas pengontrolan proyek
membutuhkan effort yang cukup besar sehingga perlu
didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi, yaitu
dengan aplikasi e-Project Management. Aplikasi ini
diharapkan dapat mempermudah stakeholder proyek untuk
saling berkolaborasi meski berada pada tempat dan waktu
yang berbeda.
Aplikasi e-Project Management yang dibangun pada
penelitian ini menggunakan pendekatan PMBOK ® GUIDE
yang menekankan pengontrolan pada pengetahuan biaya,
waktu, kualitas, sumber daya manusia dan ruang lingkup.
Masing-masing pengontrolan menggunakan teknik kurva S
dengan analisis earn value, gantt chart, pareto, Work
Breakdown Structure.
Aplikasi pengontrolan proyek dibuat sebagai bagian dari
modul aplikasi e–University, aplikasi yang secara penuh
mendukung semua proses bisnis yang ada pada suatu
perguruan tinggi. Pengembangan aplikasi ini dilakukan
dengan menggunakan teknologi Java Enterprise Edition
dengan arsitektur multitier.
ABSTRACT
One of university function is social responsibility. This
function is not only limited to social obligation activity, but
also to create partnership with others parties like industry and
government. Activity related to this partnership is project
collaboration. This activity requires good monitoring and
controlling.
Project controlling is an important activity that needs big
effort. Due to project controlling, it should be supported by
information and communication technology especially by
application named e-Project Management. This application is
expected to make good collaboration among project
stakeholder in different time and place.
e-Project management, built in this research, used
PMBOK Guide approach that emphasized in cost, time,
quality, human resource, and scope controlling. S Curve, earn
value analysis, gantt chart, paretto, and work breakdown
structure are features used in this application for project
controlling.
e-Project Management was developed as a part of eUniversity, application which supports all business process in
university. It used Java Enterprise Edition that implement
,multitier architecture.
Keywords : e-Project Management, e-university, earn value,
gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier,
stakeholder, iterative, incremental.
Kata kunci : e-Project Management, e-university, earn value,
gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier,
stakeholder, iterative, incremental.
I. PENDAHULUAN
Salah satu indikator suksesnya sebuah perguruan
tinggi dalam meningkatkan daya saingnya adalah dengan
banyaknya kegiatan pengabdian kepada masyarakat, baik
masyarakat umum, pemerintah, maupun masyarakat
industri. Pengabdian kepada masyarakat industri dapat
dilakukan dengan kerjasama sebuah proyek bersama.
Sebuah proyek dapat dinyatakan sukses apabila
sesuai dengan biaya, waktu, ruang lingkup, kualitas, dan
sumber daya manusia yang telah direncanakan. Kualitas
dianggap sebagai emergent property pada orang-orang
yang memiliki perbedaan sudut pandang yang sering
berubah dalam siklus hidup pengembangan proyek (Roger
Atkinson, 1999). Selain ketiga hal tersebut dibutuhkan
pengaturan ruang lingkup supaya proyek yang dikerjakan
berada pada track yang benar sehingga tujuan proyek
capat tercapai.
Hal yang penting dalam menjalankan sebuah proyek
adalah pengaturan participant/ stakeholder. Pengaturan
ini ditujukan agar sumber daya manusia yang terlibat di
proyek dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Salah
satu masalah yang sering terjadi terkait dengan sumber
daya manusia dalam sebuah proyek adalah komunikasi.
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Komunikasi yang buruk menyebabkan pengawasan dan
pengontrolan proyek tidak berjalan efektif dan data dan
informasi proyek terkini tidak terkelola menjadi sebuah
pengetahuan.
E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi
tiga area, yaitu :
a.
Untuk itulah, perlu dibuatkan aplikasi e-Project
Management sebagai solusi untuk perguruan tinggi dalam
mengelola data dan informasi proyek yang mendukung
pengambilan keputusan terkait dengan proyek yang
sedang berjalan.
b.
II. Sistem E-Project Management dalam Konteks
E-University
E-Project Management yang dibangun merupakan
bagian / modul dari e-University. Menurut Hazem dan
Nikos (Realization of E-University for Distance Learning,
2009) e-University merupakan sistem pembelajaran
berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber
daya teknologi. Salah satu paper (UK e-University,2005)
menyatakan bahwa salah satu ide yang kuat dalam
mengembangkan e-University adalah tidak terbatasnya
potensi dari penggunaan internet yang merupakan peluang
besar untuk menyampaikan semua yang berkaitan dengan
pendidikan.
Perguruan tinggi di Indonesia menganut tri dharma
perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari
lingkup e-University. Awalnya lingkup e-University
berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi
seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi
yang harus terintegrasi, e-University mengalami perluasan
lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi
yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu
tri dharma perguruan tinggi khususnya dharma
pengabdian kepada masyarakat industri atau pemerintah
yang diwujudkan dalam bentuk proyek bersama atau
proyek kemitraan perguruan tinggi dengan industri. Di
sinilah peran e-Project Management yang merupakan
bagian integral dari sistem e-University.
c.
layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang
bersumber dari semua aplikasi yang ada di
lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal
perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP
perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (eLearning, e-Research, e-Project, e-Curriculum, eLibrary, e-Reference, e-Conference, dan lainnya);
layer processing dan analisis, yaitu layer untuk
memproses data yang terkumpul pada layer collection
dengan
memanfaatkan
portal
management,
knowledge management, collaboration tool, business
intelligence;
layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan
informasi hasil olahan dari layer processing dan
analisis di mana distibusi ini ditujukan melalui
intranet, ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung
oleh perangkat komputer desktop, mobile device, atau
smart phone, TV, dan tablet PC.
III. Analisis dan Disain Sistem
Aplikasi e-Project Management yang dibangun harus
memiliki kemampuan mengotomasasi proses pengawasan
dan pengontrolan proyek kemitraan perguruan tinggi
dengan instansi lain. Aplikasi ini sangat dibutuhkan
mengingat domisili para pengembang proyek tidak pada
tempat yang sama sehingga diharapkan distribusi data
dan informasi proyek berjalan efektif.
Menurut PMBOK ® Guide, Pengontrolan proyek
dilakukan untuk mengawasi pekerjaan proyek agar tidak
menyimpang dari perencanaan. Hal ini mencangkup :
1. pengukuran dan pengawasan progress secara teratur
untuk mengidentifikasi perbedaan dari perencanaan;
2. adanya workflow proses yang di dalamnya terdapat
fungsi approval dan rejected;
3. adanya manajemen perubahan ruang lingkup;
4. perbandingan aktivitas proyek yang sedang berjalan
terhadap perencanaan manajemen proyek sehingga
dapat diketahui kinerjanya;
5. forecasting terhadap apa yang akan terjadi pada
proyek berdasarkan kinerja saat ini;
6. proses mengukur kemajuan progress sesuai dengan
perencanaan.
Aplikasi harus punya kapabilitas dalam mengelola
komunikasi stakeholder proyek. Stakeholder yang terdiri
dari pemilik proyek, menajer proyek, direktur proyek, tim
pelaksana proyek, dan admin sistem memiliki tanggung
jawab yang berbeda satu dengan lainnya.
Gambar 1 Arsitektur aplikasi e-university di dalamnya didefinisikan eproject management
Admin aplikasi dapat melakukan pengelolaan data
negara, data kota, data mata uang, data pengguna, data
admin. Direktur proyek dapat membuat proyek baru,
menunjuk manajer proyek dan mengontrol jalannya
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
proyek. Aplikasi dapat memberikan fasilitas melihat,
mencari, dan mengurutkan proyek yang telah dikerjakan.
dengan 1 (satu) mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan
proyek sama dengan waktu yang telah ditetapkan.
Ketika pengguna berhasil masuk dalam aplikasi,
pengguna dapat melakukan pengubahan pada data
pengguna dan melihat proyek yang akan dilakukan, telah
dilakukan, dan sedang dilakukan. Pengerjaan proyek
dapat dilakukan setelah manajer proyek mengidentifikasi
ruang lingkup dan menganggarkan biaya dan jadwal.
Setelah dilakukan pekerjaan proyek maka selanjutnya
dapat dilakukan pengawasan dan pengontrolan proyek
secara on-line seperti pengawasan dan pengontrolan ruang
lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia.
Indikator-indikator CPI dan SPI diimplementasikan
dalam sistem e-Project Management dalam bentuk
indicator warna. Pemakaian warna dan artinya
mempunyai makna yang sama dengan warna lampu lalu
lintas. Jika merah berarti harus berhenti / sudah maksimal,
jika kuning berarti sama/ sesuai, jadi harus berhati- hati,
dan jika hijau maka artinya masih aman.
Hal pertama yang harus dilakukan oleh manajer
proyek adalah mengunggah dokumen Work Breakdown
Structure (WBS) dengan format Microsoft Project file
(mpp) dan disetujui oleh direktur proyek dan pemilik
proyek. Data Work Breakdown Structure dapat diubah di
kemudian hari. Di setiap pengunggahan dokumen WBS
harus tersedia beberapa persetujuan yang harus dilalui.
Persetujuan awal yang harus didapatkan adalah
persetujuan dari direktur proyek. Setelah mendapat
persetujuan dari direktur proyek, persetujuan dari pemilik
proyek dapat dilakukan.
Kumpulan dari beberapa dokumen WBS yang telah
diunggah dapat dikontrol dengan membandingkan WBS
yang pertama di unggah (baseline WBS) dengan WBS
yang sedang digunakan (current WBS), dan WBS yang
digunakan sebelumnya.
Pengontrolan biaya dilakukan dengan membuat
progress dan memasukkan biaya di setiap progres.
Tanggal progress yang dimasukkan harus melebihi dari
tanggal saat proggres dibuat. Setelah progress dibuat,
selanjutnya memasukkan biaya aktual berdasarkan jadwal
progress dan task. Apabila Direktur Proyek menyetujui
daftar biaya yang telah dimasukkan, maka stakeholder
proyek dapat mengontrol proyek dan menganalisis biaya
dengan melihat nilai Cost index performance (CPI),
Schedule Performance Index (SPI), Cost Variance (CV),
Schedule Variance (SV), dan kurva S.
Cost index performance bernilai kurang dari 1 (satu)
mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek menghabiskan
biaya di atas biaya yang telah ditetapkan (over budget).
CPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa
biaya proyek kurang dari biaya yang telah ditetapkan. CPI
bernilai (satu) mengindikasikan bahwa biaya proyek
yang dihabiskan sama dengan biaya yang telah
direncanakan.
Proyek yang memiliki SPI bernilai 1 (satu)
mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek tepat waktu.
SPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa
waktu pengerjaan proyek kurang dari waktu yang telah
ditetapkan. SPI bernilai kurang dari 1 (satu)
mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan proyek lebih
dari waktu yang telah ditetapkan. SPI bernilai sama
Informasi mengenai proyek di masa datang atau yang
biasa disebut dengan istilah forecasting disediakan
dengan menggunakan metode earn value analysis.
Forecasting dengan metode ini akan memberikan
informasi mengenai biaya dan waktu yang akan
dihabiskan untuk menyelesaikan proyek di setiap
progress.
Pengontrolan
waktu
(jadwal)
memfasilitasi
pengaturan terhadap workday dan holiday. Pengguna
dapat melihat gantt chart. Setiap penanggung jawab tugas
(task) yang telah ditetapkan memberikan progress yang
kemudian akan disetujui oleh manajer proyek. Progress
(status pengerjaan) akan disimpan dan dibandingkan
dengan selang pengerjaan tugas berdasarkan file WBS.
Para stakeholder proyek dapat melihat rangkuman
daftar hari libur, gantt chart dan laporan jadwal dari
masing-masing orang yang bertanggungjawab terhadap
task yang telah diberikan. Pada laporan jadwal terdapat
informasi ketepatan waktu pengerjaan masing- masing tim
pelaksana proyek. Ketepatan waktu digambarkan dengan
indikator warna pada kolom keterangan. Jika warna merah
maka pengerjaan terlambat, jika warna kuning pengerjaan
sama dengan jadwal yang telah ditetapkan, dan jika
warnanya hijau pengerjaan kurang dari waktu yang
ditetapkan.
Pengontrolan kualitas dapat berupa pengelolaan
feedback, analisis terhadap kategori yang dipilih, melihat
grafik pareto, dan melihat penanggungjawab dari kualitas
yang ada. Penanggungjawab kualitas yang telah
ditetapkan dapat mengubah status kualitas yang telah
diperbaikinya melalui persetujuan manajemen proyek.
Pada pengontrolan sumber daya manusia terdapat dua
fungsi utama yakni pengelolaan role dan responsibility.
Hal yang wajib dikerjakan oleh manajer proyek dalam
mengelola peran adalah mendefinisikan peran untuk
setiap proyek. Pendefinisian peran yang telah disetujui
oleh direktur proyek dan tim pelaksana selanjutnya
dimasukkan ke dalam sistem oleh manajer proyek.
Masing-masing tim pelaksana proyek memiliki satu
peran pada suatu proyek. Tidak diperbolehkan adanya
peran ganda pada setiap proyek untuk menghindari
adanya
kesalahan
memberlakukan
wewenang.
Rangkuman daftar peran yang ada pada suatu proyek
dapat dilihat oleh para stakeholder proyek. Setelah
manajer proyek mendefinisikan peran masing- masing tim
pelaksana proyek, selanjutnya dilakukan pendefinisian
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
tanggungjawab setiap task yang telah ditentukan pada file
WBS. Apabila tim pelaksana telah menyelesaikan
tanggung jawabnya, maka selanjutnya melalui aplikasi
dapat dilaporkan bahwa pekerjaanya telah selesai.
Langkah selanjutnya adalah manajer proyek melakukan
persetujuan (approval) terhadap laporan tim pelaksana
proyek.
sedang dikerjakan¸ dan task akan dikerjakan. Direktur,
pemilik, tim member dan manajer proyek dapat
melakukan pengontrolan proyek terhadap ruang lingkup,
waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia dengan
melihat WBS, gantt chart, tanggung jawab, schedule
report, kurva S, menambahkan analisis kualitas, dan
melihat pareto chart.
Para stakelholder proyek dapat melihat status
pengerjaan task, yakni task telah selesai dikerjakan, task
Penutupan proyek dilakukan oleh pemilik proyek
dan direktur proyek.
Gambar 2 Tampilan aplikasi e-project management
IV. Pertimbangan Teknologi
Aplikasi e-Project Management dibangun dengan
memanfaatkan teknologi Java EE, Struts, dan
Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung
arsitektur multitier. Kinerja sistem membutuhkan
dukungan n tier dikarenakan sistem akan memerlukan
skalabilitas tinggi.
Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa tier
yakni tier pengguna (client), presentation tier, business
logic tier, dan database tier.
Presentation Tier merupakan bagian yang diakses
langsung oleh pengguna aplikasi. Karena tier ini adalah
bagian yang langsung bersinggungan dengan pengguna,
presentation tier hanya berisiskan file jsp sebagai
antarmuka pengguna. Struts Framework digunakan
sebagai teknologi yang diimplementasikan di
presentation tier. Struts merupakan open source
framework yang dirancang untuk membantu para
developer dalam membangun arsitektur aplikasi
berbasis Model-View-Controller (MVC), dimana
rancangan MVC sudah merupakan standard umum
dalam membangun aplikasi Web. Teknologi yang
digunakan pada tier ini adalah Servlet dan Java
Server Pages (JSP).
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012
Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai
application tier merupakan bagian yang di dalamnya
terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses
database. Teknologi yang berperan sebagai application
tier yang digunakan adalan Enterprise JavaBean
(EJB). EJB adalah objek-objek yang dapat dipanggil
secara remote dan untuk alasan ini EJB merupakan
komponen kunci untuk membangun aplikasi multitier.
Database tier berguna untuk menyimpan data- data
yang terkait dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di
dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi
untuk mengelola data-data. Pada aplikasi e-Project
Management ini digunakan Microsoft SQL Server.
client Tier merupakan bagian yang digunakan
pengguna untuk mengakses aplikasi.
Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier
yang diimplementasikan di aplikasi e-Project
Management.
Gambar 3. Arsitektur teknologi aplikasi e-project management
IV. Penutup
Pada pengembangan aplikasi e-Project management ini
telah berhasil dihasilkan :
1.
2.
fitur pengontrolan berdasarkan manjemen scope,
role and responsibility, cost, quality dan time pada
suatu proyek.
aplikasi yang mengimplementasikan arsitektur
multitier menggunakan Java Enterprise Edition.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Project Management Institute . 2004. A Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK
® Guide) Third Edition. Four Campus Boulevard,
Newtown Square, PA 19073-3299 USA
[2] Schwalbe, Kathy. 2006. Information Technology
Project Management. Canada. Thomson Course
Technology
[3] Frese, Robert.2003. Project Success And Failure:
What Is Success, What Is Failure, And How Can
You Improve Your Odds For Success.St.Louis
[4] Raymond , Louis, Francois Bergeron.2007.Project
Management Information System: An Empirical
Study Of Their Impact On Project Managers And
Project Success.Canada.International Journal of
Project Management
[5] Leonda,
Gesti.2008.
Studi
Keterlambatan
Penyelesaian Proyek Konstruksi Pada Tahun 2007
Di Daerah Belitung.Yogyakarta.Universitas Islam
Indonesia
[6] Gallardo,David J.2002.Java Oracle Database
Development.Pretice Hall PTR.
Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012
Bandung, 27 November 2012