BERKAS REKAM MEDIS YANG TIDAK DITEMUKAN
BERKAS REKAM MEDIS YANG TIDAK
DITEMUKAN LEBIH DARI 2 (DUA) JAM
NO RM : 90-24-90
DISUSUN OLEH:
YAYAN AHLALUDIN
NIM 005.01.33.12
STIKes BINA PERMATA MEDIKA
PRODI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
2014
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Sesuai dengan Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis, bahwa
semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun
klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam
sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber
informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala
tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis,
maupun data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan
pasien di masa lalu maupun di masa sekarang. Rumah sakit sebagai salah satu
instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah
sepantasnya memberikan layanan yang efektif termasuk pada unit rekam medis.
Dokumen-dokumen penting atau berkas rekam medis harus disimpan dengan
sebaik mungkin, agar jika berkas rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat
ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga pelayanan yang diberikan
menjadi lebih efektif dan bermutu.
2. TUJUAN
a.
Untuk melakukan analisis terhadap suatu permasalahan yang timbul dalam
kegiatan pengambilan kembali berkas rekam medis.
b.
Untuk memberikan solusi dalam hal pengambilan kembali berkas rekam
c.
medis (retrival) agar cepat ditemukan.
Untuk memberikan pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa
teori pembahasan.
3. PEMBAHASAN
a. Studi kasus (masalah yang didapat)
Unit rekam medis di Suatu rumah sakit mengalami kesulitan dalam
penemuan kembali berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90
Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu lebih dari 2 (dua) jam untuk
kegiatan pencarian berkas rekam medis tersebut, sehingga pasien menunggu
lama di poli jantung dengan keadaan umum yang lemah dan harus segera
membutuhkan EMG.
b. Mengidentifikasi masalah yang terkait sistem pengelolaan berkas tersebut.
Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan kembali
berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90
dan membutuhkan
waktu yang sangat lama dalam pencarian berkas tersebut.
Akibat yang ditimbulkan adalah pasien menunggu lama di poli jantung
dengan keadaan umum yang lemah dan butuh segera EMG dan
terganggunya proses retrival berkas rekam medis karena berkas tidak
tersimpan dalam rak yang semestinya atau terindikasi salah rak
penyimpanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menemukan berkas rekam medis tersebut. Hal ini akan mengganggu proses
pelayanan terhadap penggunanya.
Dampak selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses
pencarian berkas tersebut akan bertambah karena berkas tidak terdapat pada
tempat rak yang semestinya, jadi secara otomatis tenaga yang yang
dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan berkas tersebut.
Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu
kembali) berkas tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah
terkait dengan mutu pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan
kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain
pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga
harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis)
sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa
berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena
rekam medis tidak ditemukan pada rak penyimpanan yang sesuai dengan
nomor rekam medisnya, maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali
berkas tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan
pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang
timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut
akan menyebarkan informasi ketidakpuasannya pada pasien lainnya, namun
sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan
mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah
rumah sakit.
c. Solusi dalam hal temu balik arsip agar data yang dicari cepat ditemukan.
Oleh karena permasalah yang timbul akibat temu balik berkas yang kurang
cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar
data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:
1. Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali
berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2. membuat ketentuan pokok pada bagian penyimpanan rekam medis
3. sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang dikombinasi dengan kode
warna.
d. Pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait
1. Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai
dengan rumah sakit tersebut yaitu:
Sistem penyimpanan sentralilsasi
Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan berkas rekam
·
medis. yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis
kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat
menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.1. Penyimpanan Sentralisasi
1)
KELEBIHAN
dapat mengurangi terjadinya1)
KELEMAHAN
perlu waktu dalam pelayanan
duplikasi berkas rekam medis
rekam medis
2) dapat menyeragamkan tata kerja,2) perlu ruangan, alat, dan pegawai
peraturan,
dan
alat
yang yang lebih banyak jika tempat
digunakan
penyimpanan jauh dengan lokasi
3) efisiensi kerja petugas
4) permintaan rekam medis dapat penggunaan rekam medis
dilayani setiap saat
Sistem penyimpanan desentralisasi
Desentralisasi
menunjukkan
pendistribusian
wewenang
penyelenggaraan pengolahan berkas kepada setiap unit kerja dalam
suatu organisasi. yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi
pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis
selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di
poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan
disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi
KELEBIHAN
efisiensi waktu dimana pasien1)
1)
mendapatkan
pelayanan
yang sehingga riwayat penyakit terpisah
lebih cepat
2) kerja petugas rekam medis lebih2)
3)
KELEMAHAN
terjadi duplikasi rekam medis
biaya pengadaan rekam medis
ringan
lebih banyak
pengawasan terhadap berkas3) bentuk dan isi rekam medis
rekam medis lebih ketat karena berbeda
4)
menghambat pelayanan jika
lingkupnya sempit
rekam medis dibutuhkan oleh unit
lain
·
Sistem penyimpanan kombinasi
Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit
untuk menyimpan dan mengelola berkas rekam medis aktifnya sendiri
dan dikendalikan oleh pusat unit rekam medis.
Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing
memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk
masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara
sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisahpisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
2.
Mentaati ketentuan pokok ditempat penyimpanan, yaitu :
a) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan/tracer.
b) Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktu. Seharusnya setiap rekam medis
ke’rak’nya pada setiap akhir kerja pada hari yang sama.
c) rekam medis tidak di benarkan keluar dari rumah sakit, kecuali
atas perintah pengadilan.
d) permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
pasien dan nomor rekam medisnya.
3.
Cermati nomor dan kode warna, agar tidak terjadi kekeliruan dalam
penyimpanan.
. 4. KESIMPULAN
a.
Pada dasarnya jika berkas rekam medis tidak tersimpan pada rak yang
semestinya atau tidak ada sistem yang mengatur penyimpanannya maka akan
berdampak terhadap pelayanan yang diberikan, seperti akan memperlambat
pelayana dan tenaga yang dibutuhkan dalam akan bertambah untuk mecari
arsip atau berkas tersebut.
b.
Solusi dari permasalahan ini adalah membuat sistem penyimpanan yang
baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan
dengan cepat.membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip
c.
atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.
Pemecahan masalah tersebut berdasarkan teori. Arsip atau rekam medis
harus disimpan dengan siten yang baik untuk memperlancar pelayanan
kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya rumah sakit
menggunakan sisten penyimpan sentralisasi karena penyimpanan dan
pengelolaan arsip akan terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan
data tersebar kemana-mana dapat diperkecil sehingga dapat membedakan
berkas satu dengan yang lainya dan dalam proses temu kembali berkas dapat
di temukan dengan cepat dengan cara melihat nomer rekam medisnya
DITEMUKAN LEBIH DARI 2 (DUA) JAM
NO RM : 90-24-90
DISUSUN OLEH:
YAYAN AHLALUDIN
NIM 005.01.33.12
STIKes BINA PERMATA MEDIKA
PRODI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
2014
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Sesuai dengan Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis, bahwa
semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun
klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam
sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber
informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala
tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis,
maupun data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan
pasien di masa lalu maupun di masa sekarang. Rumah sakit sebagai salah satu
instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah
sepantasnya memberikan layanan yang efektif termasuk pada unit rekam medis.
Dokumen-dokumen penting atau berkas rekam medis harus disimpan dengan
sebaik mungkin, agar jika berkas rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat
ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga pelayanan yang diberikan
menjadi lebih efektif dan bermutu.
2. TUJUAN
a.
Untuk melakukan analisis terhadap suatu permasalahan yang timbul dalam
kegiatan pengambilan kembali berkas rekam medis.
b.
Untuk memberikan solusi dalam hal pengambilan kembali berkas rekam
c.
medis (retrival) agar cepat ditemukan.
Untuk memberikan pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa
teori pembahasan.
3. PEMBAHASAN
a. Studi kasus (masalah yang didapat)
Unit rekam medis di Suatu rumah sakit mengalami kesulitan dalam
penemuan kembali berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90
Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu lebih dari 2 (dua) jam untuk
kegiatan pencarian berkas rekam medis tersebut, sehingga pasien menunggu
lama di poli jantung dengan keadaan umum yang lemah dan harus segera
membutuhkan EMG.
b. Mengidentifikasi masalah yang terkait sistem pengelolaan berkas tersebut.
Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan kembali
berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90
dan membutuhkan
waktu yang sangat lama dalam pencarian berkas tersebut.
Akibat yang ditimbulkan adalah pasien menunggu lama di poli jantung
dengan keadaan umum yang lemah dan butuh segera EMG dan
terganggunya proses retrival berkas rekam medis karena berkas tidak
tersimpan dalam rak yang semestinya atau terindikasi salah rak
penyimpanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menemukan berkas rekam medis tersebut. Hal ini akan mengganggu proses
pelayanan terhadap penggunanya.
Dampak selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses
pencarian berkas tersebut akan bertambah karena berkas tidak terdapat pada
tempat rak yang semestinya, jadi secara otomatis tenaga yang yang
dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan berkas tersebut.
Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu
kembali) berkas tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah
terkait dengan mutu pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan
kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain
pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga
harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis)
sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa
berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena
rekam medis tidak ditemukan pada rak penyimpanan yang sesuai dengan
nomor rekam medisnya, maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali
berkas tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan
pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang
timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut
akan menyebarkan informasi ketidakpuasannya pada pasien lainnya, namun
sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan
mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah
rumah sakit.
c. Solusi dalam hal temu balik arsip agar data yang dicari cepat ditemukan.
Oleh karena permasalah yang timbul akibat temu balik berkas yang kurang
cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar
data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:
1. Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali
berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2. membuat ketentuan pokok pada bagian penyimpanan rekam medis
3. sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang dikombinasi dengan kode
warna.
d. Pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait
1. Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai
dengan rumah sakit tersebut yaitu:
Sistem penyimpanan sentralilsasi
Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan berkas rekam
·
medis. yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis
kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat
menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.1. Penyimpanan Sentralisasi
1)
KELEBIHAN
dapat mengurangi terjadinya1)
KELEMAHAN
perlu waktu dalam pelayanan
duplikasi berkas rekam medis
rekam medis
2) dapat menyeragamkan tata kerja,2) perlu ruangan, alat, dan pegawai
peraturan,
dan
alat
yang yang lebih banyak jika tempat
digunakan
penyimpanan jauh dengan lokasi
3) efisiensi kerja petugas
4) permintaan rekam medis dapat penggunaan rekam medis
dilayani setiap saat
Sistem penyimpanan desentralisasi
Desentralisasi
menunjukkan
pendistribusian
wewenang
penyelenggaraan pengolahan berkas kepada setiap unit kerja dalam
suatu organisasi. yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi
pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis
selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di
poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan
disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi
KELEBIHAN
efisiensi waktu dimana pasien1)
1)
mendapatkan
pelayanan
yang sehingga riwayat penyakit terpisah
lebih cepat
2) kerja petugas rekam medis lebih2)
3)
KELEMAHAN
terjadi duplikasi rekam medis
biaya pengadaan rekam medis
ringan
lebih banyak
pengawasan terhadap berkas3) bentuk dan isi rekam medis
rekam medis lebih ketat karena berbeda
4)
menghambat pelayanan jika
lingkupnya sempit
rekam medis dibutuhkan oleh unit
lain
·
Sistem penyimpanan kombinasi
Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit
untuk menyimpan dan mengelola berkas rekam medis aktifnya sendiri
dan dikendalikan oleh pusat unit rekam medis.
Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing
memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk
masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara
sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisahpisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
2.
Mentaati ketentuan pokok ditempat penyimpanan, yaitu :
a) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan/tracer.
b) Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktu. Seharusnya setiap rekam medis
ke’rak’nya pada setiap akhir kerja pada hari yang sama.
c) rekam medis tidak di benarkan keluar dari rumah sakit, kecuali
atas perintah pengadilan.
d) permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
pasien dan nomor rekam medisnya.
3.
Cermati nomor dan kode warna, agar tidak terjadi kekeliruan dalam
penyimpanan.
. 4. KESIMPULAN
a.
Pada dasarnya jika berkas rekam medis tidak tersimpan pada rak yang
semestinya atau tidak ada sistem yang mengatur penyimpanannya maka akan
berdampak terhadap pelayanan yang diberikan, seperti akan memperlambat
pelayana dan tenaga yang dibutuhkan dalam akan bertambah untuk mecari
arsip atau berkas tersebut.
b.
Solusi dari permasalahan ini adalah membuat sistem penyimpanan yang
baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan
dengan cepat.membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip
c.
atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.
Pemecahan masalah tersebut berdasarkan teori. Arsip atau rekam medis
harus disimpan dengan siten yang baik untuk memperlancar pelayanan
kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya rumah sakit
menggunakan sisten penyimpan sentralisasi karena penyimpanan dan
pengelolaan arsip akan terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan
data tersebar kemana-mana dapat diperkecil sehingga dapat membedakan
berkas satu dengan yang lainya dan dalam proses temu kembali berkas dapat
di temukan dengan cepat dengan cara melihat nomer rekam medisnya