PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEM
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
(PM-STT-420-00-01)
BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
(BPMP STT-PLN)
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
JAKARTA
G(
l;,
\..-.
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
YAYASAN PENDIDIKAN
DAN KESETAHTERAAN PT. PLN (PERSERO)
Kampus : Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat.l 17S0
Telp. 021 '5440342,5440344 Fax. 021-5440343 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : rektorat@sttptn.ac.id
KEPUTUSAN
KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK
YAYASAN PENDTDIKAN DAN KESEJAHTERAAN
PT.PLN (PERSERO)
Nomor : O i3 .SIVZ n?0d-l
Tentang
Penetapan ProsedurMutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN
\[, n [nbang
: a. Bahwa sesuai Manual Mutu salah satu dokumen yang diperlukan
b.
untuk
melaksanakan Sistem Penjamin Mutu Internal (SpMI) adalah adanya
Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Bahrva untuk pemberlakuan prosedur tersebut perlu ditetapkan, yang
dituangkan dalam Keputusan Ketua
1. undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003, tentang
Sistem Pendidikan Nasional
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010,
tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan
J. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor l9 Tahun 2005 tentang
2.
Standar Nasional Pendidikan
4. Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor
73
Tahun 2009, tentang Perangkat Akeditasi Program Studi Sarjana (S1)
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. oo rahun 1999 tentang
Pendidikan Tinggi
6. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.
PLN (Persero) No. 039.I(Pend/YPK-PLNlt99B tanggal I April 1998
7. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.
PLN (Persero) No. 096.K /?EG/YPK-PLN/2010 tanggal r3 Desember
2010
8. Statuta STT-PLN Tahun 2011
9. SK Ketua Nomor :37015W2/L1201I tentang Manual Mutu
MEMUTUSKAN
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
YAYASAN PENDIDIKAN DAN
KESEIAHTNNEEN PT. PLN (PERSERO)
Kampus: Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta
Barat 117S0
Telp' 021-5440342,5440344 Fax. 021-5440943 Website : www.sttptn.ac.id
E-mait : rektorat@snptn.ac.id
MEMUTUSKAN
llenetapkan
PERTAMA
Menetapkan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu di
Lingkungan STT-PLN, sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan
ini.
KEDUA
Pemberlakuan dan Pelaksanaan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan
hTTIGA
Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya keputusan
ini
dibebankan
kepada anggaran STT-PLN
hIENIPAT
Keputusan
ini berlaku terhitung
mulai tanggal ditetapkan,
dengan
ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyataterdapat kekeliruan pada
penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.
Ditetapkandi : J akarta
Pada tanggal :Xo Januai}}lZ
Ketua,
LEGINO
l:-:'-san
Kepada Yth:
i,:tua YPK-PLN
i,:tua BPH STT-PLN
L'aket I, II,III, IV
K:t'aa Jurusan & Ketua Program Diploma
Kepala Lembaga
Kepala Bagian
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode Dokumen
: PM-STT-420-00-01
Revisi ke
: 0
Tanggal
: 23 Desember 2011
Diajukan oleh
: KBPMP
Drs. Prayudi, MM.,MT.
Diperiksa oleh
: Wakil Ketua I
Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo
Disetujui oleh
: Ketua
Dr. Ir. Supriadi Legino
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
iv dari viii halaman
KATA PENGANTAR
Sekolah Tinggi Teknik PLN (STT-PLN) mulai tahun 2011 menerapkan Sistem Penjaminan
Mutu Internal mengacu pada standar internasional sistem mutu ISO 9001:2008 dan IWA
2:2007 sebagaimana telah dijelaskan pada Manual Mutu. Berdasarkan manual mutu dan
mengacu pada persyaratan dokumentasi sistem mutu ISO 9001:2008, prosedur sistem
dokumentasi manajemen mutu ini dijelaskan tata cara penerapan dan dokumentasi SPMI di
STT-PLN. Berdasarkan Standar Akademik, Kebijakan Akademik, Manual Mutu dan Standar
Mutu disusun Prosedur Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu dimana diantaranya
memuat Prosedur Pengendalian Dokumen Induk, Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu,
dan Prosedur Pengendalian Rekaman.
Dalam penerapan prosedur mutu ini perlu adanya evaluasi untuk kelancaran, perbaikan
sistem, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu diperlukan saran dan
usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan demi terwujudnya penjaminan mutu
di STT PLN. Adanya prosedur mutu ini, diharapkan semua dokumen dan rekaman di
lingkungan STT-PLN dapat mudah untuk ditelurusi dan dilacak keberadaanya.
Pada akhirnya, semoga Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dapat
bermanfaat bagi pihak-pihak yang melaksanakan sistem penjaminan mutu di lingkungan
STT-PLN.
Jakarta, 23 Desember 2011
Ketua
Dr. Ir. Supriadi Legiono
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
v dari viii halaman
CATATAN PERUBAHAN
No Revisi
Halaman
Bagian Yang Diubah
Disetujui Oleh
Tanggal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
vi dari viii halaman
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No
Pemegang Dokumen
1
Sekretariat Sistem Manajemen Mutu (QMR)
2
Status Dokumen
No Copy
Master
Master
Dokumen versi WEB
Dikendalikan
00
3
Ketua
Dikendalikan
01
4
Wakil Ketua Bidang Akademik
Dikendalikan
02
5
Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan
Keuangan
Dikendalikan
03
6
Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan
Kerjasama
Dikendalikan
04
7
Wakil Ketua Bidang Alumni dan Kerjasama
Dikendalikan
05
9
Senat STT
Dikendalikan
06
8
Ketua Jurusan/Ketua Program
Dikendalikan
07-12
10
Sekretaris Jurusan
Dikendalikan
13-17
14
Kepala Lembaga
Dikendalikan
18-19
15
Kepala Bagian
Dikendalikan
20-29
16
Kepala Laboratorium
Dikendalikan
30
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
vii dari viii halaman
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
SK KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
CATATAN PERUBAHAN
DISTRIBUSI PEMEGANG COPY DOKUMEN
DAFTAR ISI
DAFTAR LAMPIRAN
I
Tujuan
II
Ruang Lingkup
III
Referensi
IV
Istilah dan Definisi
V
Format dan Identifikasi Dokumen
VI
Tanggung Jawab dan Wewenang
VII Prosedur
6.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk
6.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
VIII Kriteria Keberhasilan
IV
Formulir dan Lampiran
i
iii
iv
v
vi
vii
viii
1
1
1
1
4
9
11
11
12
13
14
14
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
viii dari viii halaman
DAFTAR LAMPIRAN
Judul Lampiran
Lampiran 1. Kode Unit Kerja
Lampiran 2. Format Halaman Judul
Lampiran 3. Format Halaman Pengesahan
Lampiran 4. Format Halaman Isi Dokumen
Lampiran 5. Borang Daftar Induk Dokumen Internal
Lampiran 6. Borang daftar induk dokumen eksternal
Lampiran 7. Borang daftar distribusi dokumen
Lampiran 8. Borang daftar rekaman mutu
Lampiran 9. Formulir catatan perubahan
Lampiran 10. Borang Daftar Penarikan Dokumen
Lampiran 11. Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Lampiran 12. Borang Daftar Dokumen Yang Dimusnakan
Halaman
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
1 dari 26 halaman
I. TUJUAN
1.1. Prosedur ini memberikan pedoman dalam penyusunan dan dokumentasi sistem
manajemen mutu untuk memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan sistem
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SPMI STT-PLN.
1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara
memadai.
II. RUANG LINGKUP
Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen sistem
penjaminan mutu internal STT-PLN. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur mutu ini
adalah :
2.1. Dokumen induk, yang terdiri atas visi, misi, Rencana Induk Pengengembangan
(RIP), Statuta, Pedoman Peraturan Akademik dan Petunjuk Teknis
Kemahasiswaan, Standaa Akademik dan Kebijakan Akademik
2.2. Dokumen Mutu terdiri atas Manual Mutu (MM), Standar Mutu, (SM) Prosedur
Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana
Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen eksternal yang berkaitan dengan
mutu.
2.3. Dokumen Audit, yang terdiri atas Manual Audit, Prosedur Audit, Borang Akreditasi
Program Studi, dokumen eksternal yang terkaiy dengn dokumen audit.
III. REFERENSI
3.1. Manual Mutu STT PLN (MM-STT-01)
3.2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan
Dokumentasi ISO 9001:2008, klausul 4.2.
IV. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Dokumen mutu adalah sistem dalam bentuk tulisan (hardcopy atau softcopy)
yang mengandung ketentuan-ketentuan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan
aktivitas, proses, dan kegiatan terkait dengan layanan akademik yang digunakan
sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI.
4.2. Dokumen Internal adalah setiap referensi yang ditetapkan dan diterapkan
institusi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu mencakup antara lain:
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
2 dari 26 halaman
4.2.1. Dokumen sistem manajemen mutu
4.2.2. Peraturan akademik
4.2.3. Standar akademik
4.2.4. Kebijakan akademik
4.2.5. Statuta
4.2.6. Rencana Induk Pengembangan
4.2.7. Dll.
Dokumentasi sistem manajemen mutu STT disusun berdasarkan hierarki sebagai
berikut :
4.3.1. Manual Mutu
4.3.2. Standar Mutu
4.3.3. Prosedur Mutu
4.3.4. Instruksi Kerja/ dokumen setara
4.3.5. Borang/Formulir/ lampiran
Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan
penetapan, pendokumentasian, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen
mutu layanan akademik.
Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau layanan akademik yang
menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan
yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam
kontrak ), maupun tersirat.
Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara
dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait
dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
Standar mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi
kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal.
Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung
jawab dan tugas fungsi jabatan, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem
manajemen mutu.
Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkahlangkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai
dengan yang direncanakan.
Dokumen setara merupakan dokumen internal yang antara lain terdiri atas :
4.10.1. Pedoman
4.10.2. Satuan Acara Perkuliahan (SAP)
4.10.3. Rencana Kegiatan Pembelajaran Semester (RKPS)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
4.11.
4.12.
4.13.
4.14.
4.15.
4.16.
4.17.
4.18.
4.19.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
3 dari 26 halaman
4.10.4. Petunjuk praktikum
4.10.5. Handout / Modul Kuliah
4.10.6. Kaidah penyusunan soal ujian
4.10.7. Dll
Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi
Formulir/lampiran adalah dokumen rekaman hasil kegiatan penerapan sistem
manajemen mutu.
Rencana mutu adalah dokumen spesifik terkait layanan akademik yang konsisten
terhadap persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun untuk
tujuan memastikan tercapainya persyaratan mutu layanan akademik tertentu.
Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan
oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan dokumen baru,
maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen ini harus dilengkapi
tanda tangan Ketua atay Manajer Representatif (MR) dan ditempel STT-PLN
Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan
oleh Dokumen kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik
kembali. Dokumen yang tidak ada tanda tangan pengesahan dan atau persetujuan
Ketua dan stampel STT-PLN dianggap sebagai dokumen tidak terkendali
Dokumen kontrol adalah dokumen untuk mengendalikan dokumen yang berisi
daftar dokumen,distribusi dokumen, revisi dokumen, keterangan terkendali/tidak
terkendali
Pendistribusian Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang
Dike dalika , diberi o or, serta ste pel DIKENDALIKAN , No.Copy (u tuk
dokumen dalam bentuk hardcopy) dengan warna MERAH di halaman muka.
Untuk dokumen dalam bentuk softcopy dapat diakses dengan password dan
diberi No Copy 00.
Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (hardcopy) yang didistribusikan
kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel
TIDAK DIKENDALIKAN de ga war a BIRU dihala a
uka. Doku e I ter al
SMM (softcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan
terhadap doku e tersebut diste pel DIKENDALIKAN de ga pemakaian
password dan akses yang dibatasi.
Dokumen (hardcopy) dikendalikan hasil revisi yang telah diberlakukan diberi
ste pel DIKENDALIKAN , No. Copy, serta doku e la a harus ditarik dari
peredara da di yataka tidak berlaku diberi ste pel KEDALUAR“A de ga
warna merah termasuk Master Dokumen.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
4 dari 26 halaman
V. FORMAT DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN
5.1. Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.1.0. Halaman pengesahan
5.1.1. Catatan Perubahan
5.1.2. Kata Pengantar
5.1.3. Daftar Isi
5.1.4. Pendahuluan
5.1.5. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
5.1.6. Definisi dan Istilah
5.1.7. Sistem Manajemen Mutu
5.1.8. Tanggung Jawab Manajemen
5.1.9. Pengelolaan Sumber Daya
5.1.10. Realisasi Layanan Pendidikan
5.1.11. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu
5.2. Standar Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.2.0. Halaman pengesahan
5.2.1. Visi dan Misi
5.2.2. Rasionale
5.2.3. Pihak yang bertanggung jawab memenuhi standar
5.2.4. Definisi Istilah
5.2.5. Pernyataan Isi standar
5.2.6. Strategi
5.2.7. Indikator
5.2.8. Dokumen terkait
5.2.9. Referensi
5.3. Prosedur Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.3.0. Halaman pengesahan
5.3.1. Catatan Perubahan
5.3.2. Kata Pengantar
5.3.3. Daftar isi
5.3.4. Tujuan
5.3.5. Ruang lingkup
5.3.6. Referensi
5.3.7. Istilah dan Definisi
5.3.8. Tanggung jawab dan Wewenang atau pihak terkait
5.3.9. Prosedur
5.3.10. Kriteria Keberhasilan
5.3.11. Formulir dan Lampiran terkait
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
5 dari 26 halaman
5.4. Instruksi Kerja memuat informasi yang disusun berdasarkan ketentuan format
sebagai berikut:
5.4.0. Halaman Pengesahan
5.4.1. Catatan Perubahan
5.4.2. Kata Pengantar
5.4.3. Tujuan
5.4.4. Ruang Lingkup
5.4.5. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi kerja
5.4.6. Peralatan dan Bahan (bila dipersyaratkan)
5.4.7. Tahapan dan Target
5.4.8. Formulir Terkait
5.5. Dokumen Setara mengikuti ketentuan format yang berlaku di STT dan Jurusan,
5.6. Penomoran Manual Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :
MM‐STT‐XX
5.6.1. MM : Manual Mutu
5.6.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.6.3. XX : No. Urut Manual Mutu
5.7. Penomoran STANDAR MUTU mengikuti ketentuan sebagai berikut :
SM-STT-YY-XX
5.7.1. SM : Standar Mutu
5.7.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.7.3. YY : Nomor urut kode standar mutu
5.7.4. XX : No. urut dari sub standar mutu
5.7.5. Nomor urut standar mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :
No Kode
00
01
02
03
04
05
06
07
Judul Standar
Belum ada standar/prosedur wajib
Standar Isi
Standar Proses
Standar Kompetensi
Standar Dosen dan Tenaga kependidikan
Standar Sarana dan Prasarana
Standar Pengelolaan
Standar Pembiayaan
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
No Kode
08
09
10
11
12
13
14
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
6 dari 26 halaman
Judul Standar
Standar Penilaian Pendidikan
Standar Penelitian
Standar Pengabdian Kepada Masyarakat
Standar Kemahasiswaan
Standar Suasana Akademik
Standar Sistem Informasi
Standar Kerjasama
5.8. Penomoran PROSEDUR MUTU yang mengacu pada standar mutu dan klausul ISO
mengikuti ketentuan sebagai berikut :
PM-STT-YYY-KSM-XXX
5.8.1. PM : Prosedur Mutu
5.8.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.8.3. YYY : No. mengacu pada klausul
5.8.4. KSM : Nomor kode standar mutu yang mengacu pada butir 5.7.5
5.8.5. XXX : No. urut prosedur dari klausul bersangkutan
5.9. Penomoran INSTRUKSI KERJA untuk setiap unit kerja mengikuti ketentuan sebagai
berikut :
IK-STT-ZZZ-XXX
5.9.1. IK : Intruksi Kerja
5.9.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.9.3. ZZZ : Kode Unit Kerja
5.9.4. XXX : No. urut instruksi kerja
5.9.5. Kode Unit Kerja mengikuti ketentuan sebagaimana pada lampiran
5.10. Penomoran DOKUMEN SETARA atau DOKUMEN INTERNAL unit kerja mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
DOK-INT-STT-ZZZ -XXX
5.10.1. DOK : Dokumen
5.10.2. INT : Internal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
7 dari 26 halaman
5.10.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.10.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.10.5. XXX : no. urut
5.10.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5
5.11. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Prosedur Mutu mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
FO-STT-PM-XXX-L.YYY
5.11.1. FO : Formulir Mutu
5.11.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.11.3. PM : Prosedur Mutu
5.11.5. XXX : No. prosedur mutu
5.11.6. L : Lampiran
5.11.7. YYY : No. urut formulir.
5.12. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Instruksi Kerja mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
FO-STT-IK-ZZZ-XXX-L.YYY
5.12.1. FO : Formulir
5.12.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.12.3. IK : Instruksi Kerja
5.12.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.12.5. XXX : No urut instruksi kerja
5.12.6. L : Lampiran
5.12.7. YYY : No. urut
5.12.8. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.
5.13. Penomoran Dokumen Eksternal unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :
DOK-EKS-STT-ZZZ -XXX
5.13.1. DOK : Dokumen
5.13.2. EKS : Eksternal
5.13.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.13.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.13.5. XXX : No. Urut dokumen
5.13.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
8 dari 26 halaman
5.14. Persyaratan keabsahan halaman judul dokumentasi sistem manajemen mutu
memuat informasi dengan urutan sebagai berikut :
5.14.1. Jenis Dokumen
5.14.2. Nama dokumen
5.14.3. Nomor dokumen
5.14.4. Logo STT-PLN
5.14.5. Identitas STT-PLN
5.14.6. Tahun persetujuan
5.14.7. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir
5.15. Persyaratan keabsahan halaman pengesahan dokumentasi sistem manajemen
mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut:
5.15.1. Logo STT PLN
5.15.2. Jenis Dokumen
5.15.3. Nama dokumen
5.15.4. Nomor dokumen
5.15.5. Nomor revisi
5.15.6. Tanggal berlaku
5.15.7. Persetujuan pihak berwenang
5.15.8. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir
5.16. Persyaratan keabsahan isi dokumentasi sistem manajemen mutu meliputi harus
memuat informasi :
5.16.1. Logo STT PLN
5.16.2. Jenis dokumen
5.16.3. Nama dokumen
5.16.4. Nomor dokumen
5.16.5. Nomor revisi
5.16.6. Tanggal berlaku
5.16.7. Jumlah halaman
5.16.8. Isi dokumen
5.16.9. Format keabsahan halaman isi dokumen terlampir.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
9 dari 26 halaman
VI. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG :
Tanggung jawab dan wewenang tiap fungsi jabatan dalam pembuatan, pemeriksaan,
pengesahan dan distribusi dokumen dapat dilihat pada matriks berikut :
Jenis Dokumen
Pengendalian
Manual Mutu
Standar Mutu
Prosedur
Mutu
Instruksi Kerja
PEMBUATAN
[Baru/Revisi]
QMR/BPMP
QMR/BPMP/TIM
STANDAR MUTU
TIM UJM-TIM
ISO
Tenaga
Kependidikan
Pada Unit
Terkait
DIPERIKSA
[Baru/Revisi]
Pembantu
Ketua I Bidang
Akademik
Pembantu Ketua
I Bidang
Akademik
QMR/BPMP
Kepala Unit
Kerja Terkait
DISETUJUI
[baru/Revisi]
Ketua
Ketua
Ketua
Ketua
Jurusan/Wakil
Ketua Unit
Kerja Terkait
PENYIMPANAN
MASTER
BPMP
BPMP dan B
BPMP
BPMP
PENDISTRIBUSIAN
PENARIKAN, dan
PEMUSNAHAN
BPMP dan
BSRT
BPMP dan BSRT
BPMP dan
BSRT
BPMP dan
BSRT
Rincian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :
6.1. QMR/BPMP/ Tim ISO/Tim UMM
6.1.1. Membuat Manual Mutu/Standar Mutu/Prosedur Mutu yang baru /revisi
6.1.2. Menyerahkan Manual Mutu, Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru
/revisi kepada QMR/Wakil Dekan Bidang Akademik.
6.2. Wakil Dekan Bidang Akademik/QMR/BPMP
6.2.1. Memeriksa Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru
/revisi
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
10 dari 26 halaman
6.2.2. Menyerahkan Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/revisi kepada Ketua.
Tenaga kependidikan pada Unit Kerja
6.3.1. Membuat Instruksi Kerja yang baru /revisi
6.3.2. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru /revisi kepada Kepala Unit Kerja
terkait
Kepala Unit Kerja
6.4.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/ revisi dari tenaga kependidikan pada
Unit Kerja terkait.
6.4.2. Memeriksa Instruksi Kerja yang baru / revisi
6.4.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang telah diperiksa kepada Ketua Jurusan/
Wakil Ketua terkait
Ketua Jurusan/Wakil Ketua
6.5.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/revisi dari Kepala Unit Kerja terkait
6.5.2. Menyetujui Instruksi Kerja baru/ revisi
6.5.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada
QMR/Sekretariat BPMP.
Ketua
6.6.1. Menerima Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/revisi dari Wakil Ketua Bidang Akademik/QMR/BPMP
6.6.2. Menyetujui Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu baru/revisi
6.6.3. Menyerahkan Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP.
Senat
6.7.1. Ketua Senat bertanggungjawab mengesahkan dokumen induk
6.7.2. Sekretaris Senat bertanggung jawab menentukan masa berlakunya
dokumen induk
6.7.3. Sekretaris Senat mengendalikan dokumen induk sesuai prosedur
Pengendalian Dokumen Induk
Sekretariat BPMP
6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai
prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai
prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
Sekretariat BSRT
6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai
prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai
prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
VII.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
11 dari 26 halaman
PROSEDUR
7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk
Kegiatan
Mengusulkan dokumen
baru/revisi
Menyerahkan dokumen
baru/revisi lengkap
identitasnya
Menerima dan mengkaji
dokumen baru/revisi
Mengesahkan atau
persetujuan dokumen
baru/revisi
Menerbitkan dokumen :
stempel ASLI,
menggadakan: SALINAN
Mendistribusikan
dokumen dengan
memberikan tanda
dokumen terkendali
Menerima dan
menyimpan dokumen
baru/revisi yang telah
disyahkan
Mengendalikan
dokumen dengan
dokumen kontrol
Mengkaji ulang dan
merevisi dokumen
secara periodik
Melakukan revisi
dokumen baru dengan
masukan pihak terkait
Mengendalikan
dokumen mencegah
pemakaian dokumen lain
Pihak
terkait
Sekretaris Ketua
Senat
Ketua
Senat
Waktu
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM-42000-01-L.03
2
FO-STT-PM-42000-01-L.03
3
4
5
FO-STT-PM-42000-01-L.05
6
FO-STT-PM-42000-01-L.07
7
7
11
FO-STT-PM-42000-01-L.07
FO-STT-PM-42000-01-L.08
8
9
FO-STT-PM-42000-01-L.03
10
12
FO-STT-PM-42000-01-L.09
13
FO-STT-PM-42000-01-L.05
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
12 dari 26 halaman
7.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
Kegiatan
Mengusulkan dokumen
baru/revisi
Menyerahkan dokumen
baru/revisi lengkap dengan
identitasnya
Menerima dan mengkaji
dokumen baru/revisi
Mengesahkan atau
persetujuan dokumen
baru/revisi
Menerbitkan dokumen baru
atau revisi : stempel ASLI
dan menggadakannya :
SALINAN
Mendistribusikan dokumen
dengan memberikan tanda
dokumen terkendali
Menerima,menyimpan dan
mengganti dokumen
baru/revisi yang telah
disyahkan
Mengendalikan dokumen
dengan dokumen kontrol
Mengajukan usulan revisi
bila ada perubahan
Mengkaji ulang dan
merevisi dokumen secara
periodik
Melakukan revisi dokumen
dari masukan pihak terkait
Mengendalikan revisi
dokumen mencegah
pemakaian dokumen lain
Pihak
terkait
BPMP
Wakil
Ketua I/
MR
Ketua
Waktu
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM-420-0001-L.03
FO-STT-PM-40-0001-L.04
2
3
4
FO-STT-PM-420-0001-L.05
5
FO-STT-PM-420-0001-L.07
6
7
FO-STT-PM-420-0001-L.03
7
7
11
10
8
FO-STT-PM-420-0001-L.05
FO-STT-PM-420-0001-L.08
FO-STT-PM-420-0001-L.08
9
12
13
14
FO-STT-PM-420-0001-L.09
FO-STT-PM-420-0001-L.05
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
13 dari 26 halaman
7.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
Kegiatan
Menerima dokumen
baru/revisi
Menyimpan dokumen
sesuai daftar
distribusi
Mengendalikan
rekaman dokumen
dan kegiatan lengkap
dengan identitasnya
Melaporkan rekaman
dokumen dan
kegiatan dalam
hradcopy dan soft
copy ke BPMP
Meneriman dan
menyimpan rekaman
dokumen baru/revisi
Mengkaji ulang
rekaman setiap 6
bulan dan musnahkan
bila kadaluarsa yang
dipantau oleh Waket I
Mengolah data
rekaman setiap 6
bulan dengan BSRT
Menerima laporan
borang pengendalian
rekaman
Unit
terkait
BPMP
BSRT
Wakil
Waktu
Ketua I/MR
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM420-00-01-L.08
2
3
FO-STT-PM420-00-01-L.08
4
FO-STT-PM420-00-01-L.08
5
6
6
7
7
6
6 bulan
sekali
FO-STT-PM420-00-01-L.11
FO-STT-PM420-00-01-L.12
FO-STT-PM420-00-01-L.05
8
FO-STT-PM420-00-01-L.12
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
14 dari 26 halaman
VIII. KRITERIA KEBERHASILAN
7.1. Kemudahan dokumen untuk dipahami,diterapkan dan dikembangkan.
IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT
Lampiran 1. : KODE UNIT KERJA
FO-STT-PM-420-00-01-L.01
Kode Unit Kerja
100
101
102
103
104
201
202
203
204
205
206
301
302
303
304
305
306
307
308
309
310
311
401
401
402
403
404
405
406
407
408
409
410
Nama Unit Kerja
Ketua
Wakil Ketua Bidang Akademik
Wakil Ketua Bidang Administrasi dan Keuangan
Wakil Ketua Kemahasiswaan
Wakil Ketua Alumni dan Kerjasama
Jurusan Teknik Elektro S1
Jurusan Teknik Mesin S1
Jurusan Teknik Sipil S1
Jurusan Teknik Informatika S1
Program D.III Teknik Elektro
Program D.III Teknik Mesin
Lembaga Penelitian dan Perpustakaan
Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat
BPMP
BPSI
Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian Sumber Daya Manusia
Bagian Sekretariat dan Rumah Tangga
Bagian Koordinasi Kegiatan Kemahasiswaan
Pusat Jasa Teknik Kelistrikan
Proyek Studi Kelistrikan
Seksi Pengajaran
Seksi Pengolahan Data Akademik
Seksi Perpustakaan
Seksi Administrasi Penelitian
Seksi Anggaran dan Keuangan
Seksi Akuntansi
Seksi Perencanaan Pegawai dan Fasilitas
Seksi Administrasi Sumber Daya Manusia
Seksi Perkantoran
Seksi Rumah Tangga
Seksi Pemeliharaan Fasilitas
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode Unit Kerja
411
412
413
414
415
501
502
503
504
511
512
513
514
515
521
522
523
524
531
532
533
541
542
543
544
551
561
562
601
602
603
604
605
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
15 dari 26 halaman
Nama Unit Kerja
Seksi Pembinaan Kegiatan Mahasiswa
Seksi Konseling Mahasiswa
Seksi Administrasi PKM
Seksi Pengumpulan Data
Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan
Laboratorium Fisika Dasar
Laboratorium Kimia Dasar
Laboratorium Bahasan Inggris
Laboratorium Sains dan Teknologi
Laboratorium Dasar Teknik Elektro
Laboratorium Elektronika Industri
Laboratorium Mesin-mesin Listrik
Laboratorium Sistem Pengukuran dan Kontrol
Laboratorium Jaringan Tenaga Listrik
Laboratorium Konversi Energi
Laboratorium Fenomena Dasar Mesin
Laboratorium Proses Produksi
Laboratorium Ilmu Logam
Laboratorium Ukur Tanah
Laboratorium Mekanika Tanah
Laboratorium Ilmu Beton
Laboratorium Komputer Dasar
Laboratorium Multimedia
Laboratorium Linux
Laboratorium Simulasi dan Pemodelan
Bengkel Teknik Elektro
Bengkel Teknik Mesin
Studio Gambar
Kompartemen Matematika
Kompartemen Fisika
Kompartemen Bahasan Inggris
Kompartemen Kimia
Kompartemen Bahasa Indonesia
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
16 dari 26 halaman
Lampiran 2 : FORMAT HALAMAN JUDUL
FO-STT-PM-420-00-01-L.02
JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – 30)
(MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, INSTRUKSI KERJA)
JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI FONT 30)
LOGO STT PLN
IDENTITAS UNIT KERJA
HURUF CALIBRI-FONT 18
SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN
JAKARTA
TAHUN XXXX
HURUF CALIBRI FONT-24
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
17 dari 26 halaman
Lampiran 3 : FORMAT LEMBAR PENGESAHAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.03
JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26)
JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26)
JENIS HURUF CALIBRI FONT 14
Kode Dokumen
: Diisi kode dokumen
Revisi ke
: Diisi revisi ke-xx
Tanggal
: Diisi tanggal persetujuan
Disusun oleh
: Ketua Tim Pembuat/SPMI
Tanda tangan
Nama Penyusun
Diperiksa oleh
: Jabatan pemeriksan
tanda tangan
Nama Pejabat Pemeriksa
Disetujui oleh
: Jabatan yang menyetujui
Tanda tangan dan cap
Nama Pejabat Yang Menyetujui
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
18 dari 26 halaman
JENIS DOKUMEN MUTU
HURUF CALIBRI FONT 16
BLOD
Kode
ISI KODE DOKUMEN
Tanggal
TANGGAL PENGESAHAN
JUDUL DOKUMEN MUTU
HURUF CALIBRI FONT 14
BOLD
Revisi ke
0
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Lampiran 4 : FORMAT HALAMAN ISI DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.04
FORMAT HEADAR
Halaman:
ISI DOKUMEN MUTU
Sub Judul
: Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 14 BOLD
Spasi antara sub judul dengan isi 2 spasi
Isi Dokumen : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 12
Jarak spasi antar baris spasi 1.
Paragraf rata kanan kiri
Cara pengetikan : Lihat Format dan Identifikasi Dokumen
XX dari yy halaman
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
19 dari 26 halaman
Lampiran 5 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
FO-STT-PM-420-00-01-L.05
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
TAHUN XXXXX
No Judul
Dokumen
Kode
Revisi Persetujuan Tanggal Jumlah
Masa
Keterangan
Dokumen keterbit
halaman simpan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BRST/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
20 dari 26 halaman
Lampiran 6 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL
FO-STT-PM-420-00-01-L.06
DAFTAR INDUK DOKUMEN ENTERNAL
TAHUN XXXXX
No Judul
Kode
Pembuat/ Penerbit Tanggal Jumlah
Masa
Keterangan
Dokumen Dokumen Pengarang
terbit
halaman simpan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BSRT/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
21 dari 26 halaman
Lampiran 7 : BORANG DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.07
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
Nama Dokumen/Borang
Nomor Kode
Bentuk dokumen
Revisi keTanggal terbit
Copy ke-
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
Unit Kerja yang
Menerima
Tanggal
Tanda tangan
Penerima
Menyetujui,
BSRT/BPMP
Petugas
yang mendistribusikan
(...................................)
(.......................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
22 dari 26 halaman
Lampiran 8 : BORANG DAFTAR REKAMAN MUTU
FO-STT-PM-420-00-01-L.08
DAFTAR REKAMAN MUTU
TAHUN XXXXX
No Judul
Kode
Revisi
Dokumen Dokumen
Filling (Lokasi Retensi
Penyimpanan) (Masa Berlaku)
Metode
Keterangan
Penyimpanan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BSRT/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
23 dari 26 halaman
Lampiran 9 : BORANG CATATAN PERUBAHAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.09
CATATAN PERUBAHAN
Jenis Dokumen
Nama Dokumen
Kode Dokumen
No Revisi
`
: ..............................................................................................
: ..............................................................................................
: ..............................................................................................
Halaman
Bagian Yang Diubah
Disetujui Oleh
Tanggal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
24 dari 26 halaman
Lampiran 10 : BORANG DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.10
DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN
Nama Dokumen/Borang
Nomor Kode
Bentuk dokumen
Revisi keCopy ke-
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
Unit Kerja yang
Menyerahkan
Tanggal
Tanda tangan Yang
Menyerahkan
Menyetujui,
BSRT/BPMP
Petugas
yang menarik dokumen
(.......................................)
(........................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
25 dari 26 halaman
Lampiran 11 : BORANG BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.11
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada ini .......................... tanggal ..................... bulan ...................... Tahun ..... yang bertanda
tangan dibawah ini :
1. Nama
: .............................................................................................
Jabatan
: Ka Seksi Rumah Tangga di BSRT
2. Nama
: .............................................................................................
Jabatan
: Ka. Seksi Sekretariat BPMP
3. Nama
: ..............................................................................................
Jabatan
: Wakil Manajemen/Wakil Ketua I/Kabag Terkait
Bahwa berdasarkan penilai kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen
yakni :
Nama Dokumen
: ..............................................................................................
Kode dokumen
: ..............................................................................................
Revisi ke: ..............................................................................................
Tanggal terbit
: ..............................................................................................
Yang sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnaskan/Diserahkan terlampir
sebanyak ....................................... lembar, penghancuran secara total dengan cara
......................................................
Saksi-saksi
Ka.Seksi Sekreratiat BPMP
Ka. Unit Terkait
Ka. Seksi Rumah Tangga BSRT
(.................................................)
(.................................................)
Wakil Manajemen/Waket/Kabag Terkait
(..................................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
26 dari 26 halaman
Lampiran 12 : BORANG DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.12
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
No Judul
Kode
Revisi
Dokumen Dokumen
Tanggal terbit Unit Kerja
dokumen
Metode
Pemusnahan
Tanggal
Wakil Manajemen
(.........................................)
Tanggal
pemusnahan
2011
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
(PM-STT-420-00-01)
BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
(BPMP STT-PLN)
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
JAKARTA
G(
l;,
\..-.
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
YAYASAN PENDIDIKAN
DAN KESETAHTERAAN PT. PLN (PERSERO)
Kampus : Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat.l 17S0
Telp. 021 '5440342,5440344 Fax. 021-5440343 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : rektorat@sttptn.ac.id
KEPUTUSAN
KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK
YAYASAN PENDTDIKAN DAN KESEJAHTERAAN
PT.PLN (PERSERO)
Nomor : O i3 .SIVZ n?0d-l
Tentang
Penetapan ProsedurMutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN
\[, n [nbang
: a. Bahwa sesuai Manual Mutu salah satu dokumen yang diperlukan
b.
untuk
melaksanakan Sistem Penjamin Mutu Internal (SpMI) adalah adanya
Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Bahrva untuk pemberlakuan prosedur tersebut perlu ditetapkan, yang
dituangkan dalam Keputusan Ketua
1. undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003, tentang
Sistem Pendidikan Nasional
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010,
tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan
J. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor l9 Tahun 2005 tentang
2.
Standar Nasional Pendidikan
4. Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor
73
Tahun 2009, tentang Perangkat Akeditasi Program Studi Sarjana (S1)
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. oo rahun 1999 tentang
Pendidikan Tinggi
6. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.
PLN (Persero) No. 039.I(Pend/YPK-PLNlt99B tanggal I April 1998
7. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.
PLN (Persero) No. 096.K /?EG/YPK-PLN/2010 tanggal r3 Desember
2010
8. Statuta STT-PLN Tahun 2011
9. SK Ketua Nomor :37015W2/L1201I tentang Manual Mutu
MEMUTUSKAN
SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN
YAYASAN PENDIDIKAN DAN
KESEIAHTNNEEN PT. PLN (PERSERO)
Kampus: Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta
Barat 117S0
Telp' 021-5440342,5440344 Fax. 021-5440943 Website : www.sttptn.ac.id
E-mait : rektorat@snptn.ac.id
MEMUTUSKAN
llenetapkan
PERTAMA
Menetapkan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu di
Lingkungan STT-PLN, sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan
ini.
KEDUA
Pemberlakuan dan Pelaksanaan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan
hTTIGA
Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya keputusan
ini
dibebankan
kepada anggaran STT-PLN
hIENIPAT
Keputusan
ini berlaku terhitung
mulai tanggal ditetapkan,
dengan
ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyataterdapat kekeliruan pada
penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.
Ditetapkandi : J akarta
Pada tanggal :Xo Januai}}lZ
Ketua,
LEGINO
l:-:'-san
Kepada Yth:
i,:tua YPK-PLN
i,:tua BPH STT-PLN
L'aket I, II,III, IV
K:t'aa Jurusan & Ketua Program Diploma
Kepala Lembaga
Kepala Bagian
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode Dokumen
: PM-STT-420-00-01
Revisi ke
: 0
Tanggal
: 23 Desember 2011
Diajukan oleh
: KBPMP
Drs. Prayudi, MM.,MT.
Diperiksa oleh
: Wakil Ketua I
Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo
Disetujui oleh
: Ketua
Dr. Ir. Supriadi Legino
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
iv dari viii halaman
KATA PENGANTAR
Sekolah Tinggi Teknik PLN (STT-PLN) mulai tahun 2011 menerapkan Sistem Penjaminan
Mutu Internal mengacu pada standar internasional sistem mutu ISO 9001:2008 dan IWA
2:2007 sebagaimana telah dijelaskan pada Manual Mutu. Berdasarkan manual mutu dan
mengacu pada persyaratan dokumentasi sistem mutu ISO 9001:2008, prosedur sistem
dokumentasi manajemen mutu ini dijelaskan tata cara penerapan dan dokumentasi SPMI di
STT-PLN. Berdasarkan Standar Akademik, Kebijakan Akademik, Manual Mutu dan Standar
Mutu disusun Prosedur Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu dimana diantaranya
memuat Prosedur Pengendalian Dokumen Induk, Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu,
dan Prosedur Pengendalian Rekaman.
Dalam penerapan prosedur mutu ini perlu adanya evaluasi untuk kelancaran, perbaikan
sistem, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu diperlukan saran dan
usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan demi terwujudnya penjaminan mutu
di STT PLN. Adanya prosedur mutu ini, diharapkan semua dokumen dan rekaman di
lingkungan STT-PLN dapat mudah untuk ditelurusi dan dilacak keberadaanya.
Pada akhirnya, semoga Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dapat
bermanfaat bagi pihak-pihak yang melaksanakan sistem penjaminan mutu di lingkungan
STT-PLN.
Jakarta, 23 Desember 2011
Ketua
Dr. Ir. Supriadi Legiono
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
v dari viii halaman
CATATAN PERUBAHAN
No Revisi
Halaman
Bagian Yang Diubah
Disetujui Oleh
Tanggal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
vi dari viii halaman
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No
Pemegang Dokumen
1
Sekretariat Sistem Manajemen Mutu (QMR)
2
Status Dokumen
No Copy
Master
Master
Dokumen versi WEB
Dikendalikan
00
3
Ketua
Dikendalikan
01
4
Wakil Ketua Bidang Akademik
Dikendalikan
02
5
Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan
Keuangan
Dikendalikan
03
6
Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan
Kerjasama
Dikendalikan
04
7
Wakil Ketua Bidang Alumni dan Kerjasama
Dikendalikan
05
9
Senat STT
Dikendalikan
06
8
Ketua Jurusan/Ketua Program
Dikendalikan
07-12
10
Sekretaris Jurusan
Dikendalikan
13-17
14
Kepala Lembaga
Dikendalikan
18-19
15
Kepala Bagian
Dikendalikan
20-29
16
Kepala Laboratorium
Dikendalikan
30
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
vii dari viii halaman
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
SK KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
CATATAN PERUBAHAN
DISTRIBUSI PEMEGANG COPY DOKUMEN
DAFTAR ISI
DAFTAR LAMPIRAN
I
Tujuan
II
Ruang Lingkup
III
Referensi
IV
Istilah dan Definisi
V
Format dan Identifikasi Dokumen
VI
Tanggung Jawab dan Wewenang
VII Prosedur
6.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk
6.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
VIII Kriteria Keberhasilan
IV
Formulir dan Lampiran
i
iii
iv
v
vi
vii
viii
1
1
1
1
4
9
11
11
12
13
14
14
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
viii dari viii halaman
DAFTAR LAMPIRAN
Judul Lampiran
Lampiran 1. Kode Unit Kerja
Lampiran 2. Format Halaman Judul
Lampiran 3. Format Halaman Pengesahan
Lampiran 4. Format Halaman Isi Dokumen
Lampiran 5. Borang Daftar Induk Dokumen Internal
Lampiran 6. Borang daftar induk dokumen eksternal
Lampiran 7. Borang daftar distribusi dokumen
Lampiran 8. Borang daftar rekaman mutu
Lampiran 9. Formulir catatan perubahan
Lampiran 10. Borang Daftar Penarikan Dokumen
Lampiran 11. Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Lampiran 12. Borang Daftar Dokumen Yang Dimusnakan
Halaman
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
1 dari 26 halaman
I. TUJUAN
1.1. Prosedur ini memberikan pedoman dalam penyusunan dan dokumentasi sistem
manajemen mutu untuk memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan sistem
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SPMI STT-PLN.
1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara
memadai.
II. RUANG LINGKUP
Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen sistem
penjaminan mutu internal STT-PLN. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur mutu ini
adalah :
2.1. Dokumen induk, yang terdiri atas visi, misi, Rencana Induk Pengengembangan
(RIP), Statuta, Pedoman Peraturan Akademik dan Petunjuk Teknis
Kemahasiswaan, Standaa Akademik dan Kebijakan Akademik
2.2. Dokumen Mutu terdiri atas Manual Mutu (MM), Standar Mutu, (SM) Prosedur
Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana
Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen eksternal yang berkaitan dengan
mutu.
2.3. Dokumen Audit, yang terdiri atas Manual Audit, Prosedur Audit, Borang Akreditasi
Program Studi, dokumen eksternal yang terkaiy dengn dokumen audit.
III. REFERENSI
3.1. Manual Mutu STT PLN (MM-STT-01)
3.2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan
Dokumentasi ISO 9001:2008, klausul 4.2.
IV. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Dokumen mutu adalah sistem dalam bentuk tulisan (hardcopy atau softcopy)
yang mengandung ketentuan-ketentuan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan
aktivitas, proses, dan kegiatan terkait dengan layanan akademik yang digunakan
sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI.
4.2. Dokumen Internal adalah setiap referensi yang ditetapkan dan diterapkan
institusi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu mencakup antara lain:
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
2 dari 26 halaman
4.2.1. Dokumen sistem manajemen mutu
4.2.2. Peraturan akademik
4.2.3. Standar akademik
4.2.4. Kebijakan akademik
4.2.5. Statuta
4.2.6. Rencana Induk Pengembangan
4.2.7. Dll.
Dokumentasi sistem manajemen mutu STT disusun berdasarkan hierarki sebagai
berikut :
4.3.1. Manual Mutu
4.3.2. Standar Mutu
4.3.3. Prosedur Mutu
4.3.4. Instruksi Kerja/ dokumen setara
4.3.5. Borang/Formulir/ lampiran
Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan
penetapan, pendokumentasian, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen
mutu layanan akademik.
Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau layanan akademik yang
menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan
yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam
kontrak ), maupun tersirat.
Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara
dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait
dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
Standar mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi
kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal.
Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung
jawab dan tugas fungsi jabatan, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem
manajemen mutu.
Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkahlangkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai
dengan yang direncanakan.
Dokumen setara merupakan dokumen internal yang antara lain terdiri atas :
4.10.1. Pedoman
4.10.2. Satuan Acara Perkuliahan (SAP)
4.10.3. Rencana Kegiatan Pembelajaran Semester (RKPS)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
4.11.
4.12.
4.13.
4.14.
4.15.
4.16.
4.17.
4.18.
4.19.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
3 dari 26 halaman
4.10.4. Petunjuk praktikum
4.10.5. Handout / Modul Kuliah
4.10.6. Kaidah penyusunan soal ujian
4.10.7. Dll
Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi
Formulir/lampiran adalah dokumen rekaman hasil kegiatan penerapan sistem
manajemen mutu.
Rencana mutu adalah dokumen spesifik terkait layanan akademik yang konsisten
terhadap persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun untuk
tujuan memastikan tercapainya persyaratan mutu layanan akademik tertentu.
Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan
oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan dokumen baru,
maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen ini harus dilengkapi
tanda tangan Ketua atay Manajer Representatif (MR) dan ditempel STT-PLN
Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan
oleh Dokumen kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik
kembali. Dokumen yang tidak ada tanda tangan pengesahan dan atau persetujuan
Ketua dan stampel STT-PLN dianggap sebagai dokumen tidak terkendali
Dokumen kontrol adalah dokumen untuk mengendalikan dokumen yang berisi
daftar dokumen,distribusi dokumen, revisi dokumen, keterangan terkendali/tidak
terkendali
Pendistribusian Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang
Dike dalika , diberi o or, serta ste pel DIKENDALIKAN , No.Copy (u tuk
dokumen dalam bentuk hardcopy) dengan warna MERAH di halaman muka.
Untuk dokumen dalam bentuk softcopy dapat diakses dengan password dan
diberi No Copy 00.
Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (hardcopy) yang didistribusikan
kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel
TIDAK DIKENDALIKAN de ga war a BIRU dihala a
uka. Doku e I ter al
SMM (softcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan
terhadap doku e tersebut diste pel DIKENDALIKAN de ga pemakaian
password dan akses yang dibatasi.
Dokumen (hardcopy) dikendalikan hasil revisi yang telah diberlakukan diberi
ste pel DIKENDALIKAN , No. Copy, serta doku e la a harus ditarik dari
peredara da di yataka tidak berlaku diberi ste pel KEDALUAR“A de ga
warna merah termasuk Master Dokumen.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
4 dari 26 halaman
V. FORMAT DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN
5.1. Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.1.0. Halaman pengesahan
5.1.1. Catatan Perubahan
5.1.2. Kata Pengantar
5.1.3. Daftar Isi
5.1.4. Pendahuluan
5.1.5. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
5.1.6. Definisi dan Istilah
5.1.7. Sistem Manajemen Mutu
5.1.8. Tanggung Jawab Manajemen
5.1.9. Pengelolaan Sumber Daya
5.1.10. Realisasi Layanan Pendidikan
5.1.11. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu
5.2. Standar Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.2.0. Halaman pengesahan
5.2.1. Visi dan Misi
5.2.2. Rasionale
5.2.3. Pihak yang bertanggung jawab memenuhi standar
5.2.4. Definisi Istilah
5.2.5. Pernyataan Isi standar
5.2.6. Strategi
5.2.7. Indikator
5.2.8. Dokumen terkait
5.2.9. Referensi
5.3. Prosedur Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :
5.3.0. Halaman pengesahan
5.3.1. Catatan Perubahan
5.3.2. Kata Pengantar
5.3.3. Daftar isi
5.3.4. Tujuan
5.3.5. Ruang lingkup
5.3.6. Referensi
5.3.7. Istilah dan Definisi
5.3.8. Tanggung jawab dan Wewenang atau pihak terkait
5.3.9. Prosedur
5.3.10. Kriteria Keberhasilan
5.3.11. Formulir dan Lampiran terkait
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
5 dari 26 halaman
5.4. Instruksi Kerja memuat informasi yang disusun berdasarkan ketentuan format
sebagai berikut:
5.4.0. Halaman Pengesahan
5.4.1. Catatan Perubahan
5.4.2. Kata Pengantar
5.4.3. Tujuan
5.4.4. Ruang Lingkup
5.4.5. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi kerja
5.4.6. Peralatan dan Bahan (bila dipersyaratkan)
5.4.7. Tahapan dan Target
5.4.8. Formulir Terkait
5.5. Dokumen Setara mengikuti ketentuan format yang berlaku di STT dan Jurusan,
5.6. Penomoran Manual Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :
MM‐STT‐XX
5.6.1. MM : Manual Mutu
5.6.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.6.3. XX : No. Urut Manual Mutu
5.7. Penomoran STANDAR MUTU mengikuti ketentuan sebagai berikut :
SM-STT-YY-XX
5.7.1. SM : Standar Mutu
5.7.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.7.3. YY : Nomor urut kode standar mutu
5.7.4. XX : No. urut dari sub standar mutu
5.7.5. Nomor urut standar mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :
No Kode
00
01
02
03
04
05
06
07
Judul Standar
Belum ada standar/prosedur wajib
Standar Isi
Standar Proses
Standar Kompetensi
Standar Dosen dan Tenaga kependidikan
Standar Sarana dan Prasarana
Standar Pengelolaan
Standar Pembiayaan
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
No Kode
08
09
10
11
12
13
14
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
6 dari 26 halaman
Judul Standar
Standar Penilaian Pendidikan
Standar Penelitian
Standar Pengabdian Kepada Masyarakat
Standar Kemahasiswaan
Standar Suasana Akademik
Standar Sistem Informasi
Standar Kerjasama
5.8. Penomoran PROSEDUR MUTU yang mengacu pada standar mutu dan klausul ISO
mengikuti ketentuan sebagai berikut :
PM-STT-YYY-KSM-XXX
5.8.1. PM : Prosedur Mutu
5.8.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.8.3. YYY : No. mengacu pada klausul
5.8.4. KSM : Nomor kode standar mutu yang mengacu pada butir 5.7.5
5.8.5. XXX : No. urut prosedur dari klausul bersangkutan
5.9. Penomoran INSTRUKSI KERJA untuk setiap unit kerja mengikuti ketentuan sebagai
berikut :
IK-STT-ZZZ-XXX
5.9.1. IK : Intruksi Kerja
5.9.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.9.3. ZZZ : Kode Unit Kerja
5.9.4. XXX : No. urut instruksi kerja
5.9.5. Kode Unit Kerja mengikuti ketentuan sebagaimana pada lampiran
5.10. Penomoran DOKUMEN SETARA atau DOKUMEN INTERNAL unit kerja mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
DOK-INT-STT-ZZZ -XXX
5.10.1. DOK : Dokumen
5.10.2. INT : Internal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
7 dari 26 halaman
5.10.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.10.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.10.5. XXX : no. urut
5.10.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5
5.11. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Prosedur Mutu mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
FO-STT-PM-XXX-L.YYY
5.11.1. FO : Formulir Mutu
5.11.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.11.3. PM : Prosedur Mutu
5.11.5. XXX : No. prosedur mutu
5.11.6. L : Lampiran
5.11.7. YYY : No. urut formulir.
5.12. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Instruksi Kerja mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
FO-STT-IK-ZZZ-XXX-L.YYY
5.12.1. FO : Formulir
5.12.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.12.3. IK : Instruksi Kerja
5.12.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.12.5. XXX : No urut instruksi kerja
5.12.6. L : Lampiran
5.12.7. YYY : No. urut
5.12.8. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.
5.13. Penomoran Dokumen Eksternal unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :
DOK-EKS-STT-ZZZ -XXX
5.13.1. DOK : Dokumen
5.13.2. EKS : Eksternal
5.13.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN
5.13.4. ZZZ : Kode unit kerja
5.13.5. XXX : No. Urut dokumen
5.13.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
8 dari 26 halaman
5.14. Persyaratan keabsahan halaman judul dokumentasi sistem manajemen mutu
memuat informasi dengan urutan sebagai berikut :
5.14.1. Jenis Dokumen
5.14.2. Nama dokumen
5.14.3. Nomor dokumen
5.14.4. Logo STT-PLN
5.14.5. Identitas STT-PLN
5.14.6. Tahun persetujuan
5.14.7. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir
5.15. Persyaratan keabsahan halaman pengesahan dokumentasi sistem manajemen
mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut:
5.15.1. Logo STT PLN
5.15.2. Jenis Dokumen
5.15.3. Nama dokumen
5.15.4. Nomor dokumen
5.15.5. Nomor revisi
5.15.6. Tanggal berlaku
5.15.7. Persetujuan pihak berwenang
5.15.8. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir
5.16. Persyaratan keabsahan isi dokumentasi sistem manajemen mutu meliputi harus
memuat informasi :
5.16.1. Logo STT PLN
5.16.2. Jenis dokumen
5.16.3. Nama dokumen
5.16.4. Nomor dokumen
5.16.5. Nomor revisi
5.16.6. Tanggal berlaku
5.16.7. Jumlah halaman
5.16.8. Isi dokumen
5.16.9. Format keabsahan halaman isi dokumen terlampir.
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
9 dari 26 halaman
VI. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG :
Tanggung jawab dan wewenang tiap fungsi jabatan dalam pembuatan, pemeriksaan,
pengesahan dan distribusi dokumen dapat dilihat pada matriks berikut :
Jenis Dokumen
Pengendalian
Manual Mutu
Standar Mutu
Prosedur
Mutu
Instruksi Kerja
PEMBUATAN
[Baru/Revisi]
QMR/BPMP
QMR/BPMP/TIM
STANDAR MUTU
TIM UJM-TIM
ISO
Tenaga
Kependidikan
Pada Unit
Terkait
DIPERIKSA
[Baru/Revisi]
Pembantu
Ketua I Bidang
Akademik
Pembantu Ketua
I Bidang
Akademik
QMR/BPMP
Kepala Unit
Kerja Terkait
DISETUJUI
[baru/Revisi]
Ketua
Ketua
Ketua
Ketua
Jurusan/Wakil
Ketua Unit
Kerja Terkait
PENYIMPANAN
MASTER
BPMP
BPMP dan B
BPMP
BPMP
PENDISTRIBUSIAN
PENARIKAN, dan
PEMUSNAHAN
BPMP dan
BSRT
BPMP dan BSRT
BPMP dan
BSRT
BPMP dan
BSRT
Rincian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :
6.1. QMR/BPMP/ Tim ISO/Tim UMM
6.1.1. Membuat Manual Mutu/Standar Mutu/Prosedur Mutu yang baru /revisi
6.1.2. Menyerahkan Manual Mutu, Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru
/revisi kepada QMR/Wakil Dekan Bidang Akademik.
6.2. Wakil Dekan Bidang Akademik/QMR/BPMP
6.2.1. Memeriksa Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru
/revisi
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
10 dari 26 halaman
6.2.2. Menyerahkan Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/revisi kepada Ketua.
Tenaga kependidikan pada Unit Kerja
6.3.1. Membuat Instruksi Kerja yang baru /revisi
6.3.2. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru /revisi kepada Kepala Unit Kerja
terkait
Kepala Unit Kerja
6.4.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/ revisi dari tenaga kependidikan pada
Unit Kerja terkait.
6.4.2. Memeriksa Instruksi Kerja yang baru / revisi
6.4.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang telah diperiksa kepada Ketua Jurusan/
Wakil Ketua terkait
Ketua Jurusan/Wakil Ketua
6.5.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/revisi dari Kepala Unit Kerja terkait
6.5.2. Menyetujui Instruksi Kerja baru/ revisi
6.5.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada
QMR/Sekretariat BPMP.
Ketua
6.6.1. Menerima Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/revisi dari Wakil Ketua Bidang Akademik/QMR/BPMP
6.6.2. Menyetujui Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu baru/revisi
6.6.3. Menyerahkan Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang
baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP.
Senat
6.7.1. Ketua Senat bertanggungjawab mengesahkan dokumen induk
6.7.2. Sekretaris Senat bertanggung jawab menentukan masa berlakunya
dokumen induk
6.7.3. Sekretaris Senat mengendalikan dokumen induk sesuai prosedur
Pengendalian Dokumen Induk
Sekretariat BPMP
6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai
prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai
prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
Sekretariat BSRT
6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai
prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai
prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
VII.
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
11 dari 26 halaman
PROSEDUR
7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk
Kegiatan
Mengusulkan dokumen
baru/revisi
Menyerahkan dokumen
baru/revisi lengkap
identitasnya
Menerima dan mengkaji
dokumen baru/revisi
Mengesahkan atau
persetujuan dokumen
baru/revisi
Menerbitkan dokumen :
stempel ASLI,
menggadakan: SALINAN
Mendistribusikan
dokumen dengan
memberikan tanda
dokumen terkendali
Menerima dan
menyimpan dokumen
baru/revisi yang telah
disyahkan
Mengendalikan
dokumen dengan
dokumen kontrol
Mengkaji ulang dan
merevisi dokumen
secara periodik
Melakukan revisi
dokumen baru dengan
masukan pihak terkait
Mengendalikan
dokumen mencegah
pemakaian dokumen lain
Pihak
terkait
Sekretaris Ketua
Senat
Ketua
Senat
Waktu
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM-42000-01-L.03
2
FO-STT-PM-42000-01-L.03
3
4
5
FO-STT-PM-42000-01-L.05
6
FO-STT-PM-42000-01-L.07
7
7
11
FO-STT-PM-42000-01-L.07
FO-STT-PM-42000-01-L.08
8
9
FO-STT-PM-42000-01-L.03
10
12
FO-STT-PM-42000-01-L.09
13
FO-STT-PM-42000-01-L.05
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
12 dari 26 halaman
7.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu
Kegiatan
Mengusulkan dokumen
baru/revisi
Menyerahkan dokumen
baru/revisi lengkap dengan
identitasnya
Menerima dan mengkaji
dokumen baru/revisi
Mengesahkan atau
persetujuan dokumen
baru/revisi
Menerbitkan dokumen baru
atau revisi : stempel ASLI
dan menggadakannya :
SALINAN
Mendistribusikan dokumen
dengan memberikan tanda
dokumen terkendali
Menerima,menyimpan dan
mengganti dokumen
baru/revisi yang telah
disyahkan
Mengendalikan dokumen
dengan dokumen kontrol
Mengajukan usulan revisi
bila ada perubahan
Mengkaji ulang dan
merevisi dokumen secara
periodik
Melakukan revisi dokumen
dari masukan pihak terkait
Mengendalikan revisi
dokumen mencegah
pemakaian dokumen lain
Pihak
terkait
BPMP
Wakil
Ketua I/
MR
Ketua
Waktu
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM-420-0001-L.03
FO-STT-PM-40-0001-L.04
2
3
4
FO-STT-PM-420-0001-L.05
5
FO-STT-PM-420-0001-L.07
6
7
FO-STT-PM-420-0001-L.03
7
7
11
10
8
FO-STT-PM-420-0001-L.05
FO-STT-PM-420-0001-L.08
FO-STT-PM-420-0001-L.08
9
12
13
14
FO-STT-PM-420-0001-L.09
FO-STT-PM-420-0001-L.05
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
13 dari 26 halaman
7.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
Kegiatan
Menerima dokumen
baru/revisi
Menyimpan dokumen
sesuai daftar
distribusi
Mengendalikan
rekaman dokumen
dan kegiatan lengkap
dengan identitasnya
Melaporkan rekaman
dokumen dan
kegiatan dalam
hradcopy dan soft
copy ke BPMP
Meneriman dan
menyimpan rekaman
dokumen baru/revisi
Mengkaji ulang
rekaman setiap 6
bulan dan musnahkan
bila kadaluarsa yang
dipantau oleh Waket I
Mengolah data
rekaman setiap 6
bulan dengan BSRT
Menerima laporan
borang pengendalian
rekaman
Unit
terkait
BPMP
BSRT
Wakil
Waktu
Ketua I/MR
Dokumen yang
digunakan
1
FO-STT-PM420-00-01-L.08
2
3
FO-STT-PM420-00-01-L.08
4
FO-STT-PM420-00-01-L.08
5
6
6
7
7
6
6 bulan
sekali
FO-STT-PM420-00-01-L.11
FO-STT-PM420-00-01-L.12
FO-STT-PM420-00-01-L.05
8
FO-STT-PM420-00-01-L.12
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
14 dari 26 halaman
VIII. KRITERIA KEBERHASILAN
7.1. Kemudahan dokumen untuk dipahami,diterapkan dan dikembangkan.
IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT
Lampiran 1. : KODE UNIT KERJA
FO-STT-PM-420-00-01-L.01
Kode Unit Kerja
100
101
102
103
104
201
202
203
204
205
206
301
302
303
304
305
306
307
308
309
310
311
401
401
402
403
404
405
406
407
408
409
410
Nama Unit Kerja
Ketua
Wakil Ketua Bidang Akademik
Wakil Ketua Bidang Administrasi dan Keuangan
Wakil Ketua Kemahasiswaan
Wakil Ketua Alumni dan Kerjasama
Jurusan Teknik Elektro S1
Jurusan Teknik Mesin S1
Jurusan Teknik Sipil S1
Jurusan Teknik Informatika S1
Program D.III Teknik Elektro
Program D.III Teknik Mesin
Lembaga Penelitian dan Perpustakaan
Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat
BPMP
BPSI
Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian Sumber Daya Manusia
Bagian Sekretariat dan Rumah Tangga
Bagian Koordinasi Kegiatan Kemahasiswaan
Pusat Jasa Teknik Kelistrikan
Proyek Studi Kelistrikan
Seksi Pengajaran
Seksi Pengolahan Data Akademik
Seksi Perpustakaan
Seksi Administrasi Penelitian
Seksi Anggaran dan Keuangan
Seksi Akuntansi
Seksi Perencanaan Pegawai dan Fasilitas
Seksi Administrasi Sumber Daya Manusia
Seksi Perkantoran
Seksi Rumah Tangga
Seksi Pemeliharaan Fasilitas
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode Unit Kerja
411
412
413
414
415
501
502
503
504
511
512
513
514
515
521
522
523
524
531
532
533
541
542
543
544
551
561
562
601
602
603
604
605
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
15 dari 26 halaman
Nama Unit Kerja
Seksi Pembinaan Kegiatan Mahasiswa
Seksi Konseling Mahasiswa
Seksi Administrasi PKM
Seksi Pengumpulan Data
Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan
Laboratorium Fisika Dasar
Laboratorium Kimia Dasar
Laboratorium Bahasan Inggris
Laboratorium Sains dan Teknologi
Laboratorium Dasar Teknik Elektro
Laboratorium Elektronika Industri
Laboratorium Mesin-mesin Listrik
Laboratorium Sistem Pengukuran dan Kontrol
Laboratorium Jaringan Tenaga Listrik
Laboratorium Konversi Energi
Laboratorium Fenomena Dasar Mesin
Laboratorium Proses Produksi
Laboratorium Ilmu Logam
Laboratorium Ukur Tanah
Laboratorium Mekanika Tanah
Laboratorium Ilmu Beton
Laboratorium Komputer Dasar
Laboratorium Multimedia
Laboratorium Linux
Laboratorium Simulasi dan Pemodelan
Bengkel Teknik Elektro
Bengkel Teknik Mesin
Studio Gambar
Kompartemen Matematika
Kompartemen Fisika
Kompartemen Bahasan Inggris
Kompartemen Kimia
Kompartemen Bahasa Indonesia
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
16 dari 26 halaman
Lampiran 2 : FORMAT HALAMAN JUDUL
FO-STT-PM-420-00-01-L.02
JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – 30)
(MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, INSTRUKSI KERJA)
JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI FONT 30)
LOGO STT PLN
IDENTITAS UNIT KERJA
HURUF CALIBRI-FONT 18
SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN
JAKARTA
TAHUN XXXX
HURUF CALIBRI FONT-24
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
17 dari 26 halaman
Lampiran 3 : FORMAT LEMBAR PENGESAHAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.03
JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26)
JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26)
JENIS HURUF CALIBRI FONT 14
Kode Dokumen
: Diisi kode dokumen
Revisi ke
: Diisi revisi ke-xx
Tanggal
: Diisi tanggal persetujuan
Disusun oleh
: Ketua Tim Pembuat/SPMI
Tanda tangan
Nama Penyusun
Diperiksa oleh
: Jabatan pemeriksan
tanda tangan
Nama Pejabat Pemeriksa
Disetujui oleh
: Jabatan yang menyetujui
Tanda tangan dan cap
Nama Pejabat Yang Menyetujui
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
18 dari 26 halaman
JENIS DOKUMEN MUTU
HURUF CALIBRI FONT 16
BLOD
Kode
ISI KODE DOKUMEN
Tanggal
TANGGAL PENGESAHAN
JUDUL DOKUMEN MUTU
HURUF CALIBRI FONT 14
BOLD
Revisi ke
0
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Lampiran 4 : FORMAT HALAMAN ISI DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.04
FORMAT HEADAR
Halaman:
ISI DOKUMEN MUTU
Sub Judul
: Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 14 BOLD
Spasi antara sub judul dengan isi 2 spasi
Isi Dokumen : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 12
Jarak spasi antar baris spasi 1.
Paragraf rata kanan kiri
Cara pengetikan : Lihat Format dan Identifikasi Dokumen
XX dari yy halaman
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
19 dari 26 halaman
Lampiran 5 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
FO-STT-PM-420-00-01-L.05
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
TAHUN XXXXX
No Judul
Dokumen
Kode
Revisi Persetujuan Tanggal Jumlah
Masa
Keterangan
Dokumen keterbit
halaman simpan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BRST/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
20 dari 26 halaman
Lampiran 6 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL
FO-STT-PM-420-00-01-L.06
DAFTAR INDUK DOKUMEN ENTERNAL
TAHUN XXXXX
No Judul
Kode
Pembuat/ Penerbit Tanggal Jumlah
Masa
Keterangan
Dokumen Dokumen Pengarang
terbit
halaman simpan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BSRT/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
21 dari 26 halaman
Lampiran 7 : BORANG DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.07
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
Nama Dokumen/Borang
Nomor Kode
Bentuk dokumen
Revisi keTanggal terbit
Copy ke-
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
Unit Kerja yang
Menerima
Tanggal
Tanda tangan
Penerima
Menyetujui,
BSRT/BPMP
Petugas
yang mendistribusikan
(...................................)
(.......................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
22 dari 26 halaman
Lampiran 8 : BORANG DAFTAR REKAMAN MUTU
FO-STT-PM-420-00-01-L.08
DAFTAR REKAMAN MUTU
TAHUN XXXXX
No Judul
Kode
Revisi
Dokumen Dokumen
Filling (Lokasi Retensi
Penyimpanan) (Masa Berlaku)
Metode
Keterangan
Penyimpanan
Yang mengesahkan
Ketua/Wakil Ketua/MR
Yang membuat
BSRT/BPMP
(...................................)
(.................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
23 dari 26 halaman
Lampiran 9 : BORANG CATATAN PERUBAHAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.09
CATATAN PERUBAHAN
Jenis Dokumen
Nama Dokumen
Kode Dokumen
No Revisi
`
: ..............................................................................................
: ..............................................................................................
: ..............................................................................................
Halaman
Bagian Yang Diubah
Disetujui Oleh
Tanggal
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
24 dari 26 halaman
Lampiran 10 : BORANG DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.10
DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN
Nama Dokumen/Borang
Nomor Kode
Bentuk dokumen
Revisi keCopy ke-
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
: ....................................................................................
Unit Kerja yang
Menyerahkan
Tanggal
Tanda tangan Yang
Menyerahkan
Menyetujui,
BSRT/BPMP
Petugas
yang menarik dokumen
(.......................................)
(........................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
25 dari 26 halaman
Lampiran 11 : BORANG BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
FO-STT-PM-420-00-01-L.11
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada ini .......................... tanggal ..................... bulan ...................... Tahun ..... yang bertanda
tangan dibawah ini :
1. Nama
: .............................................................................................
Jabatan
: Ka Seksi Rumah Tangga di BSRT
2. Nama
: .............................................................................................
Jabatan
: Ka. Seksi Sekretariat BPMP
3. Nama
: ..............................................................................................
Jabatan
: Wakil Manajemen/Wakil Ketua I/Kabag Terkait
Bahwa berdasarkan penilai kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen
yakni :
Nama Dokumen
: ..............................................................................................
Kode dokumen
: ..............................................................................................
Revisi ke: ..............................................................................................
Tanggal terbit
: ..............................................................................................
Yang sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnaskan/Diserahkan terlampir
sebanyak ....................................... lembar, penghancuran secara total dengan cara
......................................................
Saksi-saksi
Ka.Seksi Sekreratiat BPMP
Ka. Unit Terkait
Ka. Seksi Rumah Tangga BSRT
(.................................................)
(.................................................)
Wakil Manajemen/Waket/Kabag Terkait
(..................................................)
PROSEDUR MUTU
DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
Kode
PM-STT-420-00-01
Tanggal
23 Desember 2011
Revisi ke
0
Halaman:
26 dari 26 halaman
Lampiran 12 : BORANG DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
FO-STT-PM-420-00-01-L.12
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
No Judul
Kode
Revisi
Dokumen Dokumen
Tanggal terbit Unit Kerja
dokumen
Metode
Pemusnahan
Tanggal
Wakil Manajemen
(.........................................)
Tanggal
pemusnahan
2011