Pelatihan Penerapan Indikator Kinerja Pe
Pelatihan Penerapan
Indikator Kinerja Perpustakaan untuk
Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
Berbasis ISO 11620:2008(E)
Penyelenggara:
Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata
Undang-Undang
Perpustakaan
No. 43 Tahun 2007
Standar nasional perpustakaan terdiri atas:
a. standar koleksi perpustakaan;
b. standar sarana dan prasarana;
c. standar pelayanan perpustakaan;
d. standar tenaga perpustakaan;
e. standar penyelenggaraan; dan
f. standar pengelolaan.
Koleksi Perpustakaan
• Bahan perpustakaan yang dilarang
berdasarkan peraturan perundangundangan disimpan sebagai koleksi
khusus Perpustakaan Nasional.
• Koleksi khusus sebagaimana dimaksud
pada ayat (3) digunakan secara
terbatas.
LAYANAN PERPUSTAKAAN
• Layanan perpustakaan dilakukan
secara prima dan berorientasi bagi
kepentingan pemustaka
• Layanan perpustakaan terpadu
diwujudkan melalui kerja sama
antarperpustakaan.
Pembentukan Perpustakaan
a.
b.
c.
d.
e.
Pembentukan perpustakaan paling
sedikit memenuhi syarat:
memiliki koleksi perpustakaan;
memiliki tenaga perpustakaan;
memiliki sarana dan prasarana
perpustakaan;
memiliki sumber pendanaan; dan
memberitahukan keberadaannya ke
Perpustakaan Nasional.
Perpustakaan Umum
Pasal 22
(1) Perpustakaan umum diselenggarakan
oleh Pemerintah, pemerintah provinsi,
pemerintah kabupaten/kota, kecamatan,
dan desa, serta dapat diselenggarakan
oleh masyarakat.
(2) Pemerintah provinsi dan pemerintah
kabupaten/kota menyelenggarakan
perpustakaan umum daerah yang
koleksinya mendukung pelestarian hasil
budaya daerah masing-masing dan
memfasilitasi terwujudnya masyarakat
pembelajar sepanjang hayat. (jika tidak
dijalankan akan ada sanksi)
(3) Perpustakaan umum yang
diselenggarakan oleh Pemerintah,
pemerintah provinsi, pemerintah
kabupaten/kota, kecamatan, dan
desa/kelurahan mengembangkan
sistem layanan perpustakaan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi.
(4) Masyarakat dapat menyelenggarakan
perpustakaan umum untuk
memfasilitasi terwujudnya masyarakat
pembelajar sepanjang hayat.
(5) Pemerintah, pemerintah provinsi,
dan/atau kabupaten/kota melaksanakan
layanan perpustakaan keliling bagi
daerah yang belum terjangkau oleh
layanan perpustakaan menetap.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pasal 24
(jika PT tdk menyelenggarakan akan terkena sanksi
administratif yang diatur melalui PP)
(1) Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan
perpustakaan yang memenuhi standar
nasional perpustakaan dengan
memperhatikan Standar Nasional
Pendidikan.
(2) Perpustakaan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) memiliki koleksi, baik jumlah
judul maupun jumlah eksemplarnya, yang
mencukupi untuk mendukung pelaksanaan
pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat.
(3) Perpustakaan perguruan tinggi
mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi
informasi dan komunikasi.
(4) Setiap perguruan tinggi
mengalokasikan dana untuk
pengembangan perpustakaan sesuai
dengan peraturan perundangundangan guna memenuhi standar
nasional pendidikan dan standar
nasional perpustakaan.
TENAGA PERPUSTAKAAN,
PENDIDIKAN, DAN
ORGANISASI PROFESI
• Tenaga perpustakaan terdiri atas
pustakawan dan tenaga teknis
perpustakaan
• Tenaga perpustakaan berhak atas:
a. penghasilan di atas kebutuhan hidup
minimum dan jaminan kesejahteraan sosial;
b. pembinaan karier sesuai dengan tuntutan
pengembangan kualitas; dan
c. kesempatan untuk menggunakan sarana,
prasarana, dan fasilitas perpustakaan untuk
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
Tenaga perpustakaan berkewajiban:
a. memberikan layanan prima terhadap
pemustaka;
b. menciptakan suasana perpustakaan
yang kondusif; dan
c. memberikan keteladanan dan
menjaga nama baik lembaga dan
kedudukannya sesuai dengan tugas
dan tanggung jawabnya.
• Pendidikan (formal dan/atau nonformal)
untuk pembinaan dan pengembangan
tenaga perpustakaan merupakan
tanggung jawab penyelenggara
perpustakaan.
• Pustakawan membentuk organisasi
profesi, yang berfungsi untuk
memajukan dan memberi pelindungan
profesi kepada pustakawan.
• Setiap pustakawan menjadi anggota
organisasi profesi.
• Pembinaan dan pengembangan
organisasi profesi pustakawan
difasilitasi oleh Pemerintah, pemerintah
daerah, dan/atau masyarakat.
• standar tenaga perpustakaan juga
mencakup kualifikasi akademik,
kompetensi, dan sertifikasi.
Perpustakaan dalam
persyaratan akreditasi
• Pustakawan dan kualifikasinya
Pendekatan A = (4 {X1} + 3 {X2} + 2
{X3})/4
• X1 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan S2 atau S3.
• X2 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan D4 atau S1.
• X3 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan D1, D2, atau D3.
•
•
•
•
•
Jika A ≥ 4 maka nilainya 4
Jika 3 ≤ A < 4 maka nilainya 3
Jika 2 ≤ A < 3 maka nilainya 2
Jika 1 ≤ A < 2 maka nilainya 1
Jika A < 1 maka nilainya 0
Data Pustakawan
No
Pendidikan
S1 S2 S3
Nama
Jumlah
Bahan pustaka berupa buku teks.
• Jika Jumlah judul 400, maka
nilainya 4
• Jika 250 Jumlah judul < 400,
maka nilainya 3
• Jika 100 Jumlah judul < 250,
maka nilainya 2
• Jika 50 Jumlah judul < 100,
maka nilainya 1
• Jika Jumlah judul < 50, maka
nilainya 0
No
Judul Buku
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program
Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa disertasi/tesis/
skripsi/ tugas akhir
• Jumlah judul 200, maka nilainya 4
• 150 Jumlah judul < 200, maka
nilainya 3
• 100 Jumlah judul < 150, maka
nilainya 2
• 50 Jumlah judul < 100, maka
nilainya 1
• Jumlah judul < 50, maka nilainya 0
No
Judul
Disertasi/Tesis/Skripsi
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa jurnal
ilmiah terakreditasi Dikti
• ≥ 3 judul jurnal, nomornya
lengkap, maka nilainya 4
• 2 judul jurnal, nomornya lengkap,
maka nilainya 3
• 1 judul jurnal, nomornya lengkap,
maka nilainya 2
• Tidak ada jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 1
• Tidak memiliki jurnal terakreditasi,
maka nilainya 0
No
Jurnal Terakreditasi
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa jurnal
ilmiah internasional
• ≥ 2 judul jurnal, nomornya
lengkap, maka nilainya 4
• 1 judul jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 3
• Tidak ada jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 2
No
Jurnal Internasional
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
•
•
•
•
•
Bahan pustaka berupa prosiding
seminar dalam tiga tahun terakhir
≥ 9 prosiding seminar, maka
nilainya 4
6-8 prosiding seminar, maka
nilainya 3
3-5 prosiding seminar, maka
nilainya 2
1-2 prosiding seminar, maka
nilainya 1
Tidak ada prosiding seminar ,
maka nilainya 0
No
Proseding Seminar
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Akses ke perpustakaan di luar PT
atau sumber pustaka lainnya
• Ada beberapa perpustakaan di luar PT
yang dapat diakses dan sangat baik
fasilitasnya, maka nilainya 4
• Ada perpustakaan di luar PT yang
dapat diakses dan baik fasilitasnya,
maka nilainya 3
• Ada perpustakaan di luar PT yang
dapat diakses dan cukup baik
fasilitasnya, maka nilainya 2
• Tidak ada perpustakaan di luar PT
yang dapat diakses, maka nilainya 1
Standar Nasional Indonesia
• Ditetapkan oleh Badan Standar Nasional
(BSN)
• Dapat diakses pada www.bsn.or.id
• Banyak Standar produk nasional, maupun
terjemahan dari standar internasional (ISO,
IEC, dsb)
LEMBAGA STANDARDISASI
Nasional - Indonesia
• BSN (Badan Standardisasi Nasional)
• BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan)
• BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Personel)
Internasional
• ISO (International Organization for Standards)
• IEC (International Electro & Electrical Standards Commision)
• CAC (Codex Alimanteirus Commision)
Organisasi Asing
• NISO (National Information Standards Organization - USA)
• MARC Standards (LC - USA)
• BSI
• DIN
• ANSI, ASTM
• JIS
• MS
STANDAR BIDANG PERPUSTAKAAN
Standar Nasional (SNI)
Standar Internasional
• Sudah punya, mekipun masih
• Sudah punya, meskipun
belum mencukupi (81 judul)
sangat terbatas (32 judul)
• Isu lebih berbasis pada
• Isu lebih berbasis pada
praktek perpustakaan
praktek-praktek perpustakaan
modern pemanfaats
konvensional
perkembangan teknologi
• Dirumuskan oleh Panitia Teknis informasi)
(PT) 01-01 “Perpustakaan dan • Dirumuskan oleh ISO
kepustakawanan” dan 01-03
Technical Committee
“Dokumentasi”
(ISO/TC) nomor 46
• Koordinasi antar TC kuat,
• Koordinasi antar PT masih
bahkan lintas sistem (seperti
lemah
JTC 1 perpaduan TC ISO
• Bidang klasifikasi garapan
dan TC IEC)
standar baru ICS 01.140
• Bidang klasifikasi garapan
standar menurut ICS 01.140
dan 35.240
SNI Perpustakaan
• SNI 19-1945-1990 Data Statistik
perpustakaan
• SNI 19-1951-1990 Direktori perpustakaan,
pusat informasi dan dokumentasi
• SNI 7329:2009 Perpustakaan Sekolah
• SNI 7330:2009 Perpustakaan Perguruan
Tinggi
• SNI 7496:2009 Perpustakaan khusus
instansi pemerintah
• SNI 19-1935-1990 Penentuan tajuk entri
(cataloguing rules)
• SNI 19-1936-1990 Judul terbitan berseri,
Patokan penyingkatan
• SNI 19-1937-1990 Halaman judul buku
• SNI 19-1938-1990 Lembar data
bibliografi laporan
• SNI 19-6962.1-2003 Dokumentasi dan
informasi - Manajemen rekaman Bagian 1: Umum
• SNI 19-6963-2003 Dokumentasi - Judul
punggung pada buku dan publikasi
lainnya
• SNI 19-1946-1990 Indeks penerbitan
• SNI 19-1948-1990 Tajuk entri dan deskripsi bahan
bukan buku, Penentuan (Cataloguing rules)
• SNI 19-1949-1990 Deskripsi untuk monografi
• SNI 19-1950-1990 Terbitan berkala
• SNI 19-4191-1996 Dokumentasi - Penyajian
terjemahan - Unsur-unsur yang perlu diperhatikan
penerbit
• SNI 19-4192-2002 Dokumentasi - Abstrak untuk
dokumentasi dan publikasi
• SNI 19-4193-1996 Kode bahasa-bahasa di dunia
• SNI 19-4194-1996 Kode untuk bahasa-bahasa di
Indonesia
• SNI 19-4195-1996 Dokumentasi - Penomoran
bagian dan sub bagian dalam dokumen tertulis
SNI 19-1945-1990 Data
Statistik perpustakaan
• Berisikan data kuantitatif tentang
berbagai aspek penyelenggaraan
perpustakaan yang dikumpulkan dan
disajikan dengan cara tertentu
Isian data statistik
SNI 19-1951-1990 Direktori
perpustakaan, pusat informasi
dan dokumentasi
• Standar ini membantu perpustakaan untuk
menyusun direktori
• Standar memuat informasi penting yang
perlu dicantumkan dalam direktori
perpustakaan
• Direktori sendiri memiliki pengertian sebagai
alat acuan yang memuat informasi penting
mengenai perpustakaan seperti nama,
alamat, jumlah koleksi, cakupan subyek,
jasa dan data lainnya.
Questioner Direktori Perpustakaan
SNI 7330:2009 Perpustakaan
Perguruan Tinggi
• Sebagai acuan tentang manajemen
perpustakaan yang berlaku pada
perpustakaan perguruan tinggi baik
negeri maupun swasta yang meliputi
universitas, institut, sekolah tinggi,
akademi, politeknik dan perguruan
tinggi lainnya yang sederajat
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Masing-masing judul bahan bacaan
tersebut di sediakan tiga eksemplar
untuk tiap seratus mahasiswa, di mana
satu eksemplar untuk pinjaman jangka
pendek dan dua eksemplar lainnya
untuk pinjaman jangka panjang
• Perpustakaan berlangganan
sekurang-kurangnya satu judul majalah
ilmiah untuk setiap program studi
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Penambahan koleksi sekurang-kurangnya
2% dari jumlah judul atau minimal dua ratus
judul
per tahun dipilih mana yang paling besar
• Cacah ulang sekurang-kurangnya
dilaksanakan satu kali dalam tiga tahun
• Kualifikasi kepala perpustakaan adalah
tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya
magister di bidang ilmu perpustakaan dan
informasi atau sarjana di bidang lain
ditambah
dengan pendidikan kesarjanaan ilmu
perpustakaan dan informasi.
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Jumlah sumber daya manusia yang
diperlukan dihitung berdasarkan
perbandingan satu pustakawan, dua tenaga
teknis perpustakaan dan satu tenaga
administrasi
• Jam buka perpustakaan sekurangsekurangnya lima puluh empat jam per
minggu
• Kepala perpustakaan menjadi anggota senat
akademik perguruan tinggi
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Perpustakaan harus menyediakan ruang
sekurang-kurangnya 0,5 m2 untuk setiap
mahasiswa
• Areal koleksi seluas 45% yang terdiri dari
ruang koleksi buku, ruang multimedia,
ruang koleksi majalah ilmiah
• Ruang pengguna seluas 30% yang terdiri
dari ruang baca dengan meja baca, meja
baca berpenyekat, ruang baca khusus,
ruang diskusi, lemari katalog/komputer,
meja sirkulasi, tempat penitipan tas dan
toilet
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Ruang staf perpustakaan seluas 25%
terdiri dari ruang pengolahan, ruang
penjilidan, ruang pertemuan, ruang
penyimpanan buku yang baru diterima,
dapur dan toilet
• Anggaran perpustakaan sekurangkurangya 5% dari total anggaran
perguruan tinggi diluar belanja pegawai
ISO 1620:2008(E)
Informasi & DokumentasiIndikator Kinerja
Perpustakaan
1. Lingkup
2. Definisi
3. Notasi
4. Kriteria dan kerangka kerja yang terdefinisikan
4.1. Umum
4.2. Kriteria
4.3. Kerangka Kerja yang terdefinisikan
4.3.1. Umum
4.3.2. Pendekatan Balanced Scorecard
4.3.3. Uraian dari indikator kinerja
5. Penggunaan indikator kinerja
5.1. Pertimbangan-pertimbangan umum
5.2. Seleksi dari indikator kinerja
5.3. Keterbatasan
5.3.1. mengoptimalkan penilaian dari indikator
kinerja
5.3.2. Derajat akuarsi
5.3.3. Kemampuan pengguna dibandingkan
dengan kinerja perpustakaan
5.3.4. Menghubungkan sumber daya ke pelayanan
5.3.5. Perbandingan data indikator kinerja
• Lampiran A. Daftar indikator kinerja
untuk Perpustakaan
• Lampiran B. Daftar uraian dari indikator
kinerja
ISO 1620:2008
Informasi & DokumentasiIndikator Kinerja Perpustakaan
• Merupakan standar
yang digunakan
sebagai panduan
bukan untuk
sertifikasi
• ISO ini dapat
dikembangkan dan
dikaitkan dengan ISO
9001:2008
Kriteria yang digunakan untuk
menguji indikator kinerja
•
•
•
•
•
Isi yang informatif
Keandalan
Validitas
Kesesuaian
Kepraktisan
Perspective Balanced
ScoreCard
• Perspektif Sumber Daya, Akses dan
Infrastruktur
• Perspektif Pengguna & Penggunaan
• Perspektif efisiensi
• Perspektif potensi dan pengembangan
Indikator Kinerja
• Sumber Daya, Akses dan Infrastruktur
• Koleksi
• Ketersediaan judul buku yang
dibutuhkan
• Persentase dari judul buku yang
dibutuhkan dalam koleksi
• Katalog subjek mencari tingkat
keberhasilan
• Akses
•
•
•
•
•
•
•
Kepuasan pengguna
Efisiensi
Fasilitas
Staff
Staff per kapita
Persentase dari sesi yang ditolak
Median waktu temu balik dokumen dari
koleksi tertutup
• Kecepatan pinjam antar perpustakaan
• Area pengguna per kapita
• Tempat duduk per kapita
• Jam buka dibandingkan dengan
kebutuhan
• Pinjaman per kapita
• Pengunjung perpustakaan per kapita
• Biaya per pinjaman
• Biaya per pengunjung perpustakaan
• Median waktu pengadaan dokumen
• Median waktu pengolahan dokumen
Setiap indikator dibahas
dalam susunan:
•
•
•
•
•
Tujuan
Ruang lingkup dari indikator kinerja
Definisi dari indikator kinerja
Metode
Interpretasi dan faktor-faktor yang
mempengaruhi kinerja indikator
• Sumber
• Indikator kinerja yang berhubungan
Ketersediaan judul buku
yang dibutuhkan
1. Tujuan
Untuk menilai sejauh mana judul buku yang
dimiliki atau dilisensi oleh perpustakaan, dan
permintaan oleh pengguna, sebenarnya
tersedia bila diperlukan
2. Ruang lingkup dari indikator kinerja
• Indikator kinerja ini dapat diterapkan pada
semua perpustakaan.
Referensi dan pinjaman koleksi harus diukur
secara terpisah
3. Definisi dari indikator kinerja
persentase judul yang dimiliki oleh
perpustakaan dan diperlukan oleh
setidaknya satu pengguna yang segera
tersedia baik dalam format cetak
maupun elektronik
4. Metode
I = A/B x 100
Di mana:
A = jumlah ketersediaan judul buku yang
dibutuhkan
B = jumlah keseluruhan judul buku yang
dibutuhkan
5. Interpretasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi
kinerja indikator
indikator kinerja adalah integer antara 0 dan 100. Hal
tsb menunjukkan kemungkinan gambaran bahwa
judul yang dipilih secara acak dimiliki atau dilisensi
oleh perpustakaan dan diperlukan oleh pengguna
yang tersedia. Nilai tinggi berarti ketersediaan
tinggi
6. Sumber
• Mansbridge, J. Availability studies in libraries,
Library and Information Science Research, 8, pp.
299-314
• Pool, R and TE Boekhorst, P
• Van House, N.A., Lynch, M.J.
7. Indikator kinerja yang berhubungan
Lihat: prosentase judul buku yang dibutuhkan dalam
koleksi
ISO 9001:2008
• Sebagai Sistem Manajemen Mutu
perpustakaan
• Untuk mengukuhkan kepercayaan
masyarakat dan implementasi standar
acuan yang telah digunakan
• ISO 9001:2008 sebagai dasar bagi
seluruh rangkaian sistem manajemen
mutu yang diterapkan
Dokumentasi berdasarkan
ISO/TR 10013:2001
Manual Sistem Mutu
(Quality System Manual)
di dalamnya terdapat
Rencana Mutu
(Quality Plan)
Dokumen
Level 1
Prosedur
Prosedur Sistem
Sistem Mutu
Mutu
(Quality
Procedure)
(Quality System
System Procedure)
Dokumen
Level 2
Instruksi
Instruksi Kerja
Kerja
(Working
(Working Instruction)
Instruction)
Dokumen
Level 3
Dokumen
Internal,
Dokumen
Eksternal
Dokumen
Internal,
Dokumen
Eksternal,
Spesifikasi
(Internal
Document,
External
Document)
(Internal
Document,
External
Document,
Specification)
Dokumen
Level 4
Rekaman
Rekaman Mutu
Mutu
(Quality
(Quality Record)
Record)
meliputi:meliputi:
Specification,
Supporting
Supporting
Program,Program,
Form
Form
Dokumen
Level 5
ISO 9001:2008 Sistem Manajemen
Mutu bagi Perpustakaan
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
• mendokumentasikan, menerapkan dan
memelihara sistem manajemen mutu
dan terus-menerus memperbaiki
efektifitas
• menentukan proses
• menetapkan urutan dan interaksi
• menetapkan kriteria dan metode
BERARTI PROSEDUR HARUS DIBUAT
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
(lanjutan)
• memastikan tersedianya sumber daya
dan informasi
• memantau, mengukur dan
menganalisis proses
• koreksi berkesinambungan dari proses
tersebut
MEMILIKI DIREKTORI, CATATAN &
REVIEW INTERNAL
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
(lanjutan)
harus memiliki :
• kebijakan mutu
• sasaran mutu,
• manual mutu,
• prosedur dan rekaman terdokumentasi
yang disyaratkan oleh Standar ini, dan
• dokumen, termasuk rekaman yang
ditetapkan oleh organisasi perlu untuk
memastikan efektifitas perencanaan,
operasi dan kendali prosesnya
6 Prosedur yang wajib dimiliki
4.2.3. Pengendalian Dokumen (Control of
documents)
4.2.4. Pengendalian Rekaman (Control of
records)
8.2.2. Audit Internal (Internal Audit)
8.3.
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
(Control of Nonconforming Product)
8.5.2. Tindakan Korektif (Corrective Action)
8.5.3. Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
Harus ada Pengendalian dokumen
• Distribusi dokumen
• Status revisi
• Pengendalian dokumen kadaluwarsa
• Verifikasi & validasi
Harus ada Pengendalian rekaman
• Masa simpan
• Distribusi
• Status revisi
Rekaman Distribusi Dokumen
No
Dokumen
No Revisi
Nama
Dokumen
Diberikan Kepada
Unit
Kerja
Jumlah
Catatan Revisi Dokumen
No Dokumen
No
Revisi
Sebelum
Revisi
Sesudah
Revisi
Nama Dokumen
Sebelum
Revisi
Sesudah
Revisi
Tgl
Rev
Ket
Pengendalian Dokumen
No
Dokumen
Nama
Dokumen
Diberikan
Tgl
Paraf
Ditarik
Tgl
• Semua dokumen perpustakaan
dikendalikan dalam klausul 4
Paraf
Klausul 5 Tanggung jawab
manajemen
• Ada komitmen untuk melaksanakan
SIstem manajemen Mutu dan mau
menjadi lebih baik (Continual
Improvement)
• Fokus pada pelanggan yang tercermin
dalam komunikasi dengan pelanggan
perpustakaan
• Memiliki orang yang bertanggung
jawab sebagai wakil manajemen
Klausul 5 Tanggung jawab
manajemen
• Memiliki kebijakan mutu
• Contoh:
Kami bertekad mengutamakan kepuasan
pelanggan melalui peningkatan mutu
pelayanan yang berkelanjutan dengan selalu
memperhatikan:
1. Menjalankan pekerjaan dengan
menggunakan prosedur yang benar
2. Selalu melakukan peningkatan kompetensi
Sumber Daya Manusia
• Memiliki Sasaran Mutu yang SMART
(Specific, Measurable, Achievable ,
Relevant, Timely)
• Ada form penilaian + bukti fisik
• Memiliki Job Description yang jelas
• Melakukan komunikasi internal
Sasaran Mutu
No
Perspektif
1
Sumber Daya,
Akses dan
infrastruktur
2
Pengguna &
Penggunaan
3
Efisiensi
4
Potensi &
Pengembangan
Program
Target
Satuan
Tercapai
Tahun
Empat perspektif diatas diusulkan oleh
ISO 1620:2008(E)
Pencapaian
• Dilengkapi bukti fisik
Pencapaian
No
Program
Target
Tercapai
Tak
Tercapai
Analisa
Akar
Masalah
Inisiatif
Perbaik
an
Contoh Role & Responsibility
• Role & Responsibility
Melakukan tinjauan manajemen yg berisi
• hasil audit,
• umpan balik pelanggan,
• kinerja proses dan kesesuaian produk,
• status tindakan pencegahan dan tindakan
korektif,
• tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu,
• perubahan yang dapat mempengaruhi
sistem manajemen mutu, dan
• saran untuk koreksi.
• koreksi pada efektifitas sistem
manajemen mutu dan prosesnya,
• koreksi pada produk berkaitan dengan
persyaratan pelanggan, dan
• sumber daya yang diperlukan
Klausul 6 Pengelolaan
sumber daya
•
•
•
•
•
Daftar kompetensi Pustakawan
Gap analysis & Jadwal pelatihan
Pelatihan
Copy sertifikat
Evaluasi pelatih & pelatihan
Kompetensi Pustakawan
Pendidik
an
No
Nama
N.I.P/
N.P.P
Kursus
S S
1 2
S
3
Peng
Pela- alam
tihan an
Kerja
Keahlian
1
2
3
Jadwal Pelatihan
No Waktu
Pelatihan Tempat Tujuan
Peserta
Jumlah
Nama
Evaluasi
Kriteria
No
Materi
Pelatihan
Kriteria
pelatih
Evaluasi
Materi
Evaluasi
Pelatih
Evaluasi
SarPras
• Data gedung, ruang kerja dan sarana
penting terkait,
• data peralatan proses, (baik perangkat
keras maupun perangkat lunak), dan
• jasa pendukung (seperti angkutan,
komunikasi atau sistem informasi).
• jadwal & Check list perawatan
• daftar inventaris
• perbaikan
• stock opname
Memperhatikan Lingkungan kerja
• suara, suhu, kelembaban,
pencahayaan atau cuaca
Data Gedung
No
Nama
Gedung
Luas
Tanah
Luas
lantai
m2
m2
Kepemili
kan
Sertifikat
Data Ruang
Luas
No
Nama Ruang
m2
Inventaris
Ruang
Data Peralatan
Kondisi
No
Nama
Alat
S/N
Range of
Sensitivity
Jumlah
Baik
Rusak
Jadwal
No
Nama
Barang
Jadwal
Perbaikan/Perawatan/Stock
Opname
1
2
3
4
5
3/3
10/3
24/3
17/3
31/3
Check List
No
Item Check List
Status
OK
OK
OK
Klausul 7 Realisasi
produk
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi
produk
• Perencanaan realisasi pelayanan
perpustakaan (persiapan menjelang
jam pelayanan)
• verifikasi, validasi, pemantauan,
pengukuran, inspeksi dan pengujian
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.2 Proses yang berkaitan dengan
pelanggan
Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
• Penetapan persyaratan pelayanan
• Persyaratan yang ditetapkan ataupun yang
tidak ditetapkan oleh pelanggan
• persyaratan peraturan perundangan
Klausul 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan
• informasi produk,
• pertanyaan, penanganan kontrak atau
pesanan, termasuk perubahan, dan
• umpan balik pelanggan, termasuk keluhan
pelanggan.
Klausul 7.3 Desain dan pengembangan
• PDCA
Klausul 7.3.1 Perencanaan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.3.2 Masukan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7.3.3 Keluaran desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7.3.4 Tinjauan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.4 Pembelian
• Penetapan kriteria pembelian
• Pengumpulan informasi barang yang
dibeli
• Penetapan metode proses pembelian
• Evaluasi Supplier
• Evaluasi barang yang dibeli
No
Barang
Metode
Kriteria Kriteria
yang Jml
Pembelian Barang Supplier
Dibeli
Lelang
Penunjukan
Evaluasi Supplier
No
Nama Supplier
Catatan
Evaluasi
Barang
Catatan
Evaluasi
Supplier
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.5 Produksi dan penyediaan
jasa
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi
dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi
dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu
telusur
Klausul 7.5.4 Milik pelanggan
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.5.5 Preservasi produk
• pengawetan (ketetapan yang tidak
berubah)
• memiliki masa berlaku
Klausul 7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran
• Kalibrasi
• Metode, jadwal dan instansi kalibrasi
• rekaman dipelihara
Klausul 8 Pengukuran,
analisis, dan perbaikan
Klausul 8.1 Umum
• memperagakan kesesuaian terhadap
persyaratan produk,
• memastikan kesesuaian sistem manajemen
mutu, dan
• terus-menerus memperbaiki efektifitas sistem
manajemen mutu
Klausul 8.2 Pemantauan dan pengukuran
Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan
Klausul 8.2.2 Audit internal
• Sekurangnya 1 kali sebelum eksternal audit
• rekaman dipelihara
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.2.3 Pemantauan dan
pengukuran proses
• Angket Evaluasi
• rekaman dipelihara
Klausul 8.2.4 Pemantauan dan
pengukuran produk
• Kriteria keberterimaan pelayanan
• Evaluasi keberterimaan pelayanan
• rekaman dipelihara
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.3 Pengendalian produk yang
tidak sesuai
• Perbaikan buku yang rusak
Klausul 8.4 Analisis data
• kepuasan pelanggan
• kesesuaian pada persyaratan produk
• karakteristik dan kecenderungan
proses dan produk termasuk peluang
untuk tindakan pencegahan
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.5 Perbaikan
Klausul 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
• tetapkan tema
Klausul 8.5.2 Tindakan korektif
• Tindakan koreksi
• Koreksi
Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan
• Benchmarking
• Brainstorming
Dokumen berdasarkan
ISO/TR 10013:2001
• Manual Sistem Mutu
• Prosedur Sistem Mutu
• Instruksi Kerja
Kontak kami
• Prof. Dr.-Ing. LMF Purwanto
[email protected]
081 575 290 325/0888 257 6181
• Hermawan S.T., M.T.
085641304529
Indikator Kinerja Perpustakaan untuk
Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
Berbasis ISO 11620:2008(E)
Penyelenggara:
Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata
Undang-Undang
Perpustakaan
No. 43 Tahun 2007
Standar nasional perpustakaan terdiri atas:
a. standar koleksi perpustakaan;
b. standar sarana dan prasarana;
c. standar pelayanan perpustakaan;
d. standar tenaga perpustakaan;
e. standar penyelenggaraan; dan
f. standar pengelolaan.
Koleksi Perpustakaan
• Bahan perpustakaan yang dilarang
berdasarkan peraturan perundangundangan disimpan sebagai koleksi
khusus Perpustakaan Nasional.
• Koleksi khusus sebagaimana dimaksud
pada ayat (3) digunakan secara
terbatas.
LAYANAN PERPUSTAKAAN
• Layanan perpustakaan dilakukan
secara prima dan berorientasi bagi
kepentingan pemustaka
• Layanan perpustakaan terpadu
diwujudkan melalui kerja sama
antarperpustakaan.
Pembentukan Perpustakaan
a.
b.
c.
d.
e.
Pembentukan perpustakaan paling
sedikit memenuhi syarat:
memiliki koleksi perpustakaan;
memiliki tenaga perpustakaan;
memiliki sarana dan prasarana
perpustakaan;
memiliki sumber pendanaan; dan
memberitahukan keberadaannya ke
Perpustakaan Nasional.
Perpustakaan Umum
Pasal 22
(1) Perpustakaan umum diselenggarakan
oleh Pemerintah, pemerintah provinsi,
pemerintah kabupaten/kota, kecamatan,
dan desa, serta dapat diselenggarakan
oleh masyarakat.
(2) Pemerintah provinsi dan pemerintah
kabupaten/kota menyelenggarakan
perpustakaan umum daerah yang
koleksinya mendukung pelestarian hasil
budaya daerah masing-masing dan
memfasilitasi terwujudnya masyarakat
pembelajar sepanjang hayat. (jika tidak
dijalankan akan ada sanksi)
(3) Perpustakaan umum yang
diselenggarakan oleh Pemerintah,
pemerintah provinsi, pemerintah
kabupaten/kota, kecamatan, dan
desa/kelurahan mengembangkan
sistem layanan perpustakaan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi.
(4) Masyarakat dapat menyelenggarakan
perpustakaan umum untuk
memfasilitasi terwujudnya masyarakat
pembelajar sepanjang hayat.
(5) Pemerintah, pemerintah provinsi,
dan/atau kabupaten/kota melaksanakan
layanan perpustakaan keliling bagi
daerah yang belum terjangkau oleh
layanan perpustakaan menetap.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pasal 24
(jika PT tdk menyelenggarakan akan terkena sanksi
administratif yang diatur melalui PP)
(1) Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan
perpustakaan yang memenuhi standar
nasional perpustakaan dengan
memperhatikan Standar Nasional
Pendidikan.
(2) Perpustakaan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) memiliki koleksi, baik jumlah
judul maupun jumlah eksemplarnya, yang
mencukupi untuk mendukung pelaksanaan
pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat.
(3) Perpustakaan perguruan tinggi
mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi
informasi dan komunikasi.
(4) Setiap perguruan tinggi
mengalokasikan dana untuk
pengembangan perpustakaan sesuai
dengan peraturan perundangundangan guna memenuhi standar
nasional pendidikan dan standar
nasional perpustakaan.
TENAGA PERPUSTAKAAN,
PENDIDIKAN, DAN
ORGANISASI PROFESI
• Tenaga perpustakaan terdiri atas
pustakawan dan tenaga teknis
perpustakaan
• Tenaga perpustakaan berhak atas:
a. penghasilan di atas kebutuhan hidup
minimum dan jaminan kesejahteraan sosial;
b. pembinaan karier sesuai dengan tuntutan
pengembangan kualitas; dan
c. kesempatan untuk menggunakan sarana,
prasarana, dan fasilitas perpustakaan untuk
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
Tenaga perpustakaan berkewajiban:
a. memberikan layanan prima terhadap
pemustaka;
b. menciptakan suasana perpustakaan
yang kondusif; dan
c. memberikan keteladanan dan
menjaga nama baik lembaga dan
kedudukannya sesuai dengan tugas
dan tanggung jawabnya.
• Pendidikan (formal dan/atau nonformal)
untuk pembinaan dan pengembangan
tenaga perpustakaan merupakan
tanggung jawab penyelenggara
perpustakaan.
• Pustakawan membentuk organisasi
profesi, yang berfungsi untuk
memajukan dan memberi pelindungan
profesi kepada pustakawan.
• Setiap pustakawan menjadi anggota
organisasi profesi.
• Pembinaan dan pengembangan
organisasi profesi pustakawan
difasilitasi oleh Pemerintah, pemerintah
daerah, dan/atau masyarakat.
• standar tenaga perpustakaan juga
mencakup kualifikasi akademik,
kompetensi, dan sertifikasi.
Perpustakaan dalam
persyaratan akreditasi
• Pustakawan dan kualifikasinya
Pendekatan A = (4 {X1} + 3 {X2} + 2
{X3})/4
• X1 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan S2 atau S3.
• X2 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan D4 atau S1.
• X3 = jumlah pustakawan yang
berpendidikan D1, D2, atau D3.
•
•
•
•
•
Jika A ≥ 4 maka nilainya 4
Jika 3 ≤ A < 4 maka nilainya 3
Jika 2 ≤ A < 3 maka nilainya 2
Jika 1 ≤ A < 2 maka nilainya 1
Jika A < 1 maka nilainya 0
Data Pustakawan
No
Pendidikan
S1 S2 S3
Nama
Jumlah
Bahan pustaka berupa buku teks.
• Jika Jumlah judul 400, maka
nilainya 4
• Jika 250 Jumlah judul < 400,
maka nilainya 3
• Jika 100 Jumlah judul < 250,
maka nilainya 2
• Jika 50 Jumlah judul < 100,
maka nilainya 1
• Jika Jumlah judul < 50, maka
nilainya 0
No
Judul Buku
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program
Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa disertasi/tesis/
skripsi/ tugas akhir
• Jumlah judul 200, maka nilainya 4
• 150 Jumlah judul < 200, maka
nilainya 3
• 100 Jumlah judul < 150, maka
nilainya 2
• 50 Jumlah judul < 100, maka
nilainya 1
• Jumlah judul < 50, maka nilainya 0
No
Judul
Disertasi/Tesis/Skripsi
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa jurnal
ilmiah terakreditasi Dikti
• ≥ 3 judul jurnal, nomornya
lengkap, maka nilainya 4
• 2 judul jurnal, nomornya lengkap,
maka nilainya 3
• 1 judul jurnal, nomornya lengkap,
maka nilainya 2
• Tidak ada jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 1
• Tidak memiliki jurnal terakreditasi,
maka nilainya 0
No
Jurnal Terakreditasi
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Bahan pustaka berupa jurnal
ilmiah internasional
• ≥ 2 judul jurnal, nomornya
lengkap, maka nilainya 4
• 1 judul jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 3
• Tidak ada jurnal yang nomornya
lengkap, maka nilainya 2
No
Jurnal Internasional
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
•
•
•
•
•
Bahan pustaka berupa prosiding
seminar dalam tiga tahun terakhir
≥ 9 prosiding seminar, maka
nilainya 4
6-8 prosiding seminar, maka
nilainya 3
3-5 prosiding seminar, maka
nilainya 2
1-2 prosiding seminar, maka
nilainya 1
Tidak ada prosiding seminar ,
maka nilainya 0
No
Proseding Seminar
Jumlah
Jumlah Total Buku
Program Studi
A
B
C
Akses ke perpustakaan di luar PT
atau sumber pustaka lainnya
• Ada beberapa perpustakaan di luar PT
yang dapat diakses dan sangat baik
fasilitasnya, maka nilainya 4
• Ada perpustakaan di luar PT yang
dapat diakses dan baik fasilitasnya,
maka nilainya 3
• Ada perpustakaan di luar PT yang
dapat diakses dan cukup baik
fasilitasnya, maka nilainya 2
• Tidak ada perpustakaan di luar PT
yang dapat diakses, maka nilainya 1
Standar Nasional Indonesia
• Ditetapkan oleh Badan Standar Nasional
(BSN)
• Dapat diakses pada www.bsn.or.id
• Banyak Standar produk nasional, maupun
terjemahan dari standar internasional (ISO,
IEC, dsb)
LEMBAGA STANDARDISASI
Nasional - Indonesia
• BSN (Badan Standardisasi Nasional)
• BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan)
• BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Personel)
Internasional
• ISO (International Organization for Standards)
• IEC (International Electro & Electrical Standards Commision)
• CAC (Codex Alimanteirus Commision)
Organisasi Asing
• NISO (National Information Standards Organization - USA)
• MARC Standards (LC - USA)
• BSI
• DIN
• ANSI, ASTM
• JIS
• MS
STANDAR BIDANG PERPUSTAKAAN
Standar Nasional (SNI)
Standar Internasional
• Sudah punya, mekipun masih
• Sudah punya, meskipun
belum mencukupi (81 judul)
sangat terbatas (32 judul)
• Isu lebih berbasis pada
• Isu lebih berbasis pada
praktek perpustakaan
praktek-praktek perpustakaan
modern pemanfaats
konvensional
perkembangan teknologi
• Dirumuskan oleh Panitia Teknis informasi)
(PT) 01-01 “Perpustakaan dan • Dirumuskan oleh ISO
kepustakawanan” dan 01-03
Technical Committee
“Dokumentasi”
(ISO/TC) nomor 46
• Koordinasi antar TC kuat,
• Koordinasi antar PT masih
bahkan lintas sistem (seperti
lemah
JTC 1 perpaduan TC ISO
• Bidang klasifikasi garapan
dan TC IEC)
standar baru ICS 01.140
• Bidang klasifikasi garapan
standar menurut ICS 01.140
dan 35.240
SNI Perpustakaan
• SNI 19-1945-1990 Data Statistik
perpustakaan
• SNI 19-1951-1990 Direktori perpustakaan,
pusat informasi dan dokumentasi
• SNI 7329:2009 Perpustakaan Sekolah
• SNI 7330:2009 Perpustakaan Perguruan
Tinggi
• SNI 7496:2009 Perpustakaan khusus
instansi pemerintah
• SNI 19-1935-1990 Penentuan tajuk entri
(cataloguing rules)
• SNI 19-1936-1990 Judul terbitan berseri,
Patokan penyingkatan
• SNI 19-1937-1990 Halaman judul buku
• SNI 19-1938-1990 Lembar data
bibliografi laporan
• SNI 19-6962.1-2003 Dokumentasi dan
informasi - Manajemen rekaman Bagian 1: Umum
• SNI 19-6963-2003 Dokumentasi - Judul
punggung pada buku dan publikasi
lainnya
• SNI 19-1946-1990 Indeks penerbitan
• SNI 19-1948-1990 Tajuk entri dan deskripsi bahan
bukan buku, Penentuan (Cataloguing rules)
• SNI 19-1949-1990 Deskripsi untuk monografi
• SNI 19-1950-1990 Terbitan berkala
• SNI 19-4191-1996 Dokumentasi - Penyajian
terjemahan - Unsur-unsur yang perlu diperhatikan
penerbit
• SNI 19-4192-2002 Dokumentasi - Abstrak untuk
dokumentasi dan publikasi
• SNI 19-4193-1996 Kode bahasa-bahasa di dunia
• SNI 19-4194-1996 Kode untuk bahasa-bahasa di
Indonesia
• SNI 19-4195-1996 Dokumentasi - Penomoran
bagian dan sub bagian dalam dokumen tertulis
SNI 19-1945-1990 Data
Statistik perpustakaan
• Berisikan data kuantitatif tentang
berbagai aspek penyelenggaraan
perpustakaan yang dikumpulkan dan
disajikan dengan cara tertentu
Isian data statistik
SNI 19-1951-1990 Direktori
perpustakaan, pusat informasi
dan dokumentasi
• Standar ini membantu perpustakaan untuk
menyusun direktori
• Standar memuat informasi penting yang
perlu dicantumkan dalam direktori
perpustakaan
• Direktori sendiri memiliki pengertian sebagai
alat acuan yang memuat informasi penting
mengenai perpustakaan seperti nama,
alamat, jumlah koleksi, cakupan subyek,
jasa dan data lainnya.
Questioner Direktori Perpustakaan
SNI 7330:2009 Perpustakaan
Perguruan Tinggi
• Sebagai acuan tentang manajemen
perpustakaan yang berlaku pada
perpustakaan perguruan tinggi baik
negeri maupun swasta yang meliputi
universitas, institut, sekolah tinggi,
akademi, politeknik dan perguruan
tinggi lainnya yang sederajat
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Masing-masing judul bahan bacaan
tersebut di sediakan tiga eksemplar
untuk tiap seratus mahasiswa, di mana
satu eksemplar untuk pinjaman jangka
pendek dan dua eksemplar lainnya
untuk pinjaman jangka panjang
• Perpustakaan berlangganan
sekurang-kurangnya satu judul majalah
ilmiah untuk setiap program studi
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Penambahan koleksi sekurang-kurangnya
2% dari jumlah judul atau minimal dua ratus
judul
per tahun dipilih mana yang paling besar
• Cacah ulang sekurang-kurangnya
dilaksanakan satu kali dalam tiga tahun
• Kualifikasi kepala perpustakaan adalah
tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya
magister di bidang ilmu perpustakaan dan
informasi atau sarjana di bidang lain
ditambah
dengan pendidikan kesarjanaan ilmu
perpustakaan dan informasi.
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Jumlah sumber daya manusia yang
diperlukan dihitung berdasarkan
perbandingan satu pustakawan, dua tenaga
teknis perpustakaan dan satu tenaga
administrasi
• Jam buka perpustakaan sekurangsekurangnya lima puluh empat jam per
minggu
• Kepala perpustakaan menjadi anggota senat
akademik perguruan tinggi
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Perpustakaan harus menyediakan ruang
sekurang-kurangnya 0,5 m2 untuk setiap
mahasiswa
• Areal koleksi seluas 45% yang terdiri dari
ruang koleksi buku, ruang multimedia,
ruang koleksi majalah ilmiah
• Ruang pengguna seluas 30% yang terdiri
dari ruang baca dengan meja baca, meja
baca berpenyekat, ruang baca khusus,
ruang diskusi, lemari katalog/komputer,
meja sirkulasi, tempat penitipan tas dan
toilet
SNI 7330:2009(lanjutan)
Mengatur tentang standar layanan
perpustakaan
• Ruang staf perpustakaan seluas 25%
terdiri dari ruang pengolahan, ruang
penjilidan, ruang pertemuan, ruang
penyimpanan buku yang baru diterima,
dapur dan toilet
• Anggaran perpustakaan sekurangkurangya 5% dari total anggaran
perguruan tinggi diluar belanja pegawai
ISO 1620:2008(E)
Informasi & DokumentasiIndikator Kinerja
Perpustakaan
1. Lingkup
2. Definisi
3. Notasi
4. Kriteria dan kerangka kerja yang terdefinisikan
4.1. Umum
4.2. Kriteria
4.3. Kerangka Kerja yang terdefinisikan
4.3.1. Umum
4.3.2. Pendekatan Balanced Scorecard
4.3.3. Uraian dari indikator kinerja
5. Penggunaan indikator kinerja
5.1. Pertimbangan-pertimbangan umum
5.2. Seleksi dari indikator kinerja
5.3. Keterbatasan
5.3.1. mengoptimalkan penilaian dari indikator
kinerja
5.3.2. Derajat akuarsi
5.3.3. Kemampuan pengguna dibandingkan
dengan kinerja perpustakaan
5.3.4. Menghubungkan sumber daya ke pelayanan
5.3.5. Perbandingan data indikator kinerja
• Lampiran A. Daftar indikator kinerja
untuk Perpustakaan
• Lampiran B. Daftar uraian dari indikator
kinerja
ISO 1620:2008
Informasi & DokumentasiIndikator Kinerja Perpustakaan
• Merupakan standar
yang digunakan
sebagai panduan
bukan untuk
sertifikasi
• ISO ini dapat
dikembangkan dan
dikaitkan dengan ISO
9001:2008
Kriteria yang digunakan untuk
menguji indikator kinerja
•
•
•
•
•
Isi yang informatif
Keandalan
Validitas
Kesesuaian
Kepraktisan
Perspective Balanced
ScoreCard
• Perspektif Sumber Daya, Akses dan
Infrastruktur
• Perspektif Pengguna & Penggunaan
• Perspektif efisiensi
• Perspektif potensi dan pengembangan
Indikator Kinerja
• Sumber Daya, Akses dan Infrastruktur
• Koleksi
• Ketersediaan judul buku yang
dibutuhkan
• Persentase dari judul buku yang
dibutuhkan dalam koleksi
• Katalog subjek mencari tingkat
keberhasilan
• Akses
•
•
•
•
•
•
•
Kepuasan pengguna
Efisiensi
Fasilitas
Staff
Staff per kapita
Persentase dari sesi yang ditolak
Median waktu temu balik dokumen dari
koleksi tertutup
• Kecepatan pinjam antar perpustakaan
• Area pengguna per kapita
• Tempat duduk per kapita
• Jam buka dibandingkan dengan
kebutuhan
• Pinjaman per kapita
• Pengunjung perpustakaan per kapita
• Biaya per pinjaman
• Biaya per pengunjung perpustakaan
• Median waktu pengadaan dokumen
• Median waktu pengolahan dokumen
Setiap indikator dibahas
dalam susunan:
•
•
•
•
•
Tujuan
Ruang lingkup dari indikator kinerja
Definisi dari indikator kinerja
Metode
Interpretasi dan faktor-faktor yang
mempengaruhi kinerja indikator
• Sumber
• Indikator kinerja yang berhubungan
Ketersediaan judul buku
yang dibutuhkan
1. Tujuan
Untuk menilai sejauh mana judul buku yang
dimiliki atau dilisensi oleh perpustakaan, dan
permintaan oleh pengguna, sebenarnya
tersedia bila diperlukan
2. Ruang lingkup dari indikator kinerja
• Indikator kinerja ini dapat diterapkan pada
semua perpustakaan.
Referensi dan pinjaman koleksi harus diukur
secara terpisah
3. Definisi dari indikator kinerja
persentase judul yang dimiliki oleh
perpustakaan dan diperlukan oleh
setidaknya satu pengguna yang segera
tersedia baik dalam format cetak
maupun elektronik
4. Metode
I = A/B x 100
Di mana:
A = jumlah ketersediaan judul buku yang
dibutuhkan
B = jumlah keseluruhan judul buku yang
dibutuhkan
5. Interpretasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi
kinerja indikator
indikator kinerja adalah integer antara 0 dan 100. Hal
tsb menunjukkan kemungkinan gambaran bahwa
judul yang dipilih secara acak dimiliki atau dilisensi
oleh perpustakaan dan diperlukan oleh pengguna
yang tersedia. Nilai tinggi berarti ketersediaan
tinggi
6. Sumber
• Mansbridge, J. Availability studies in libraries,
Library and Information Science Research, 8, pp.
299-314
• Pool, R and TE Boekhorst, P
• Van House, N.A., Lynch, M.J.
7. Indikator kinerja yang berhubungan
Lihat: prosentase judul buku yang dibutuhkan dalam
koleksi
ISO 9001:2008
• Sebagai Sistem Manajemen Mutu
perpustakaan
• Untuk mengukuhkan kepercayaan
masyarakat dan implementasi standar
acuan yang telah digunakan
• ISO 9001:2008 sebagai dasar bagi
seluruh rangkaian sistem manajemen
mutu yang diterapkan
Dokumentasi berdasarkan
ISO/TR 10013:2001
Manual Sistem Mutu
(Quality System Manual)
di dalamnya terdapat
Rencana Mutu
(Quality Plan)
Dokumen
Level 1
Prosedur
Prosedur Sistem
Sistem Mutu
Mutu
(Quality
Procedure)
(Quality System
System Procedure)
Dokumen
Level 2
Instruksi
Instruksi Kerja
Kerja
(Working
(Working Instruction)
Instruction)
Dokumen
Level 3
Dokumen
Internal,
Dokumen
Eksternal
Dokumen
Internal,
Dokumen
Eksternal,
Spesifikasi
(Internal
Document,
External
Document)
(Internal
Document,
External
Document,
Specification)
Dokumen
Level 4
Rekaman
Rekaman Mutu
Mutu
(Quality
(Quality Record)
Record)
meliputi:meliputi:
Specification,
Supporting
Supporting
Program,Program,
Form
Form
Dokumen
Level 5
ISO 9001:2008 Sistem Manajemen
Mutu bagi Perpustakaan
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
• mendokumentasikan, menerapkan dan
memelihara sistem manajemen mutu
dan terus-menerus memperbaiki
efektifitas
• menentukan proses
• menetapkan urutan dan interaksi
• menetapkan kriteria dan metode
BERARTI PROSEDUR HARUS DIBUAT
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
(lanjutan)
• memastikan tersedianya sumber daya
dan informasi
• memantau, mengukur dan
menganalisis proses
• koreksi berkesinambungan dari proses
tersebut
MEMILIKI DIREKTORI, CATATAN &
REVIEW INTERNAL
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
(lanjutan)
harus memiliki :
• kebijakan mutu
• sasaran mutu,
• manual mutu,
• prosedur dan rekaman terdokumentasi
yang disyaratkan oleh Standar ini, dan
• dokumen, termasuk rekaman yang
ditetapkan oleh organisasi perlu untuk
memastikan efektifitas perencanaan,
operasi dan kendali prosesnya
6 Prosedur yang wajib dimiliki
4.2.3. Pengendalian Dokumen (Control of
documents)
4.2.4. Pengendalian Rekaman (Control of
records)
8.2.2. Audit Internal (Internal Audit)
8.3.
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
(Control of Nonconforming Product)
8.5.2. Tindakan Korektif (Corrective Action)
8.5.3. Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
Harus ada Pengendalian dokumen
• Distribusi dokumen
• Status revisi
• Pengendalian dokumen kadaluwarsa
• Verifikasi & validasi
Harus ada Pengendalian rekaman
• Masa simpan
• Distribusi
• Status revisi
Rekaman Distribusi Dokumen
No
Dokumen
No Revisi
Nama
Dokumen
Diberikan Kepada
Unit
Kerja
Jumlah
Catatan Revisi Dokumen
No Dokumen
No
Revisi
Sebelum
Revisi
Sesudah
Revisi
Nama Dokumen
Sebelum
Revisi
Sesudah
Revisi
Tgl
Rev
Ket
Pengendalian Dokumen
No
Dokumen
Nama
Dokumen
Diberikan
Tgl
Paraf
Ditarik
Tgl
• Semua dokumen perpustakaan
dikendalikan dalam klausul 4
Paraf
Klausul 5 Tanggung jawab
manajemen
• Ada komitmen untuk melaksanakan
SIstem manajemen Mutu dan mau
menjadi lebih baik (Continual
Improvement)
• Fokus pada pelanggan yang tercermin
dalam komunikasi dengan pelanggan
perpustakaan
• Memiliki orang yang bertanggung
jawab sebagai wakil manajemen
Klausul 5 Tanggung jawab
manajemen
• Memiliki kebijakan mutu
• Contoh:
Kami bertekad mengutamakan kepuasan
pelanggan melalui peningkatan mutu
pelayanan yang berkelanjutan dengan selalu
memperhatikan:
1. Menjalankan pekerjaan dengan
menggunakan prosedur yang benar
2. Selalu melakukan peningkatan kompetensi
Sumber Daya Manusia
• Memiliki Sasaran Mutu yang SMART
(Specific, Measurable, Achievable ,
Relevant, Timely)
• Ada form penilaian + bukti fisik
• Memiliki Job Description yang jelas
• Melakukan komunikasi internal
Sasaran Mutu
No
Perspektif
1
Sumber Daya,
Akses dan
infrastruktur
2
Pengguna &
Penggunaan
3
Efisiensi
4
Potensi &
Pengembangan
Program
Target
Satuan
Tercapai
Tahun
Empat perspektif diatas diusulkan oleh
ISO 1620:2008(E)
Pencapaian
• Dilengkapi bukti fisik
Pencapaian
No
Program
Target
Tercapai
Tak
Tercapai
Analisa
Akar
Masalah
Inisiatif
Perbaik
an
Contoh Role & Responsibility
• Role & Responsibility
Melakukan tinjauan manajemen yg berisi
• hasil audit,
• umpan balik pelanggan,
• kinerja proses dan kesesuaian produk,
• status tindakan pencegahan dan tindakan
korektif,
• tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu,
• perubahan yang dapat mempengaruhi
sistem manajemen mutu, dan
• saran untuk koreksi.
• koreksi pada efektifitas sistem
manajemen mutu dan prosesnya,
• koreksi pada produk berkaitan dengan
persyaratan pelanggan, dan
• sumber daya yang diperlukan
Klausul 6 Pengelolaan
sumber daya
•
•
•
•
•
Daftar kompetensi Pustakawan
Gap analysis & Jadwal pelatihan
Pelatihan
Copy sertifikat
Evaluasi pelatih & pelatihan
Kompetensi Pustakawan
Pendidik
an
No
Nama
N.I.P/
N.P.P
Kursus
S S
1 2
S
3
Peng
Pela- alam
tihan an
Kerja
Keahlian
1
2
3
Jadwal Pelatihan
No Waktu
Pelatihan Tempat Tujuan
Peserta
Jumlah
Nama
Evaluasi
Kriteria
No
Materi
Pelatihan
Kriteria
pelatih
Evaluasi
Materi
Evaluasi
Pelatih
Evaluasi
SarPras
• Data gedung, ruang kerja dan sarana
penting terkait,
• data peralatan proses, (baik perangkat
keras maupun perangkat lunak), dan
• jasa pendukung (seperti angkutan,
komunikasi atau sistem informasi).
• jadwal & Check list perawatan
• daftar inventaris
• perbaikan
• stock opname
Memperhatikan Lingkungan kerja
• suara, suhu, kelembaban,
pencahayaan atau cuaca
Data Gedung
No
Nama
Gedung
Luas
Tanah
Luas
lantai
m2
m2
Kepemili
kan
Sertifikat
Data Ruang
Luas
No
Nama Ruang
m2
Inventaris
Ruang
Data Peralatan
Kondisi
No
Nama
Alat
S/N
Range of
Sensitivity
Jumlah
Baik
Rusak
Jadwal
No
Nama
Barang
Jadwal
Perbaikan/Perawatan/Stock
Opname
1
2
3
4
5
3/3
10/3
24/3
17/3
31/3
Check List
No
Item Check List
Status
OK
OK
OK
Klausul 7 Realisasi
produk
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi
produk
• Perencanaan realisasi pelayanan
perpustakaan (persiapan menjelang
jam pelayanan)
• verifikasi, validasi, pemantauan,
pengukuran, inspeksi dan pengujian
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.2 Proses yang berkaitan dengan
pelanggan
Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
• Penetapan persyaratan pelayanan
• Persyaratan yang ditetapkan ataupun yang
tidak ditetapkan oleh pelanggan
• persyaratan peraturan perundangan
Klausul 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan
• informasi produk,
• pertanyaan, penanganan kontrak atau
pesanan, termasuk perubahan, dan
• umpan balik pelanggan, termasuk keluhan
pelanggan.
Klausul 7.3 Desain dan pengembangan
• PDCA
Klausul 7.3.1 Perencanaan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.3.2 Masukan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7.3.3 Keluaran desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7.3.4 Tinjauan desain dan
pengembangan
• rekaman dipelihara
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.4 Pembelian
• Penetapan kriteria pembelian
• Pengumpulan informasi barang yang
dibeli
• Penetapan metode proses pembelian
• Evaluasi Supplier
• Evaluasi barang yang dibeli
No
Barang
Metode
Kriteria Kriteria
yang Jml
Pembelian Barang Supplier
Dibeli
Lelang
Penunjukan
Evaluasi Supplier
No
Nama Supplier
Catatan
Evaluasi
Barang
Catatan
Evaluasi
Supplier
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.5 Produksi dan penyediaan
jasa
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi
dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi
dan penyediaan jasa
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu
telusur
Klausul 7.5.4 Milik pelanggan
Klausul 7
(lanjutan)
Klausul 7.5.5 Preservasi produk
• pengawetan (ketetapan yang tidak
berubah)
• memiliki masa berlaku
Klausul 7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran
• Kalibrasi
• Metode, jadwal dan instansi kalibrasi
• rekaman dipelihara
Klausul 8 Pengukuran,
analisis, dan perbaikan
Klausul 8.1 Umum
• memperagakan kesesuaian terhadap
persyaratan produk,
• memastikan kesesuaian sistem manajemen
mutu, dan
• terus-menerus memperbaiki efektifitas sistem
manajemen mutu
Klausul 8.2 Pemantauan dan pengukuran
Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan
Klausul 8.2.2 Audit internal
• Sekurangnya 1 kali sebelum eksternal audit
• rekaman dipelihara
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.2.3 Pemantauan dan
pengukuran proses
• Angket Evaluasi
• rekaman dipelihara
Klausul 8.2.4 Pemantauan dan
pengukuran produk
• Kriteria keberterimaan pelayanan
• Evaluasi keberterimaan pelayanan
• rekaman dipelihara
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.3 Pengendalian produk yang
tidak sesuai
• Perbaikan buku yang rusak
Klausul 8.4 Analisis data
• kepuasan pelanggan
• kesesuaian pada persyaratan produk
• karakteristik dan kecenderungan
proses dan produk termasuk peluang
untuk tindakan pencegahan
Klausul 8
(lanjutan)
Klausul 8.5 Perbaikan
Klausul 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
• tetapkan tema
Klausul 8.5.2 Tindakan korektif
• Tindakan koreksi
• Koreksi
Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan
• Benchmarking
• Brainstorming
Dokumen berdasarkan
ISO/TR 10013:2001
• Manual Sistem Mutu
• Prosedur Sistem Mutu
• Instruksi Kerja
Kontak kami
• Prof. Dr.-Ing. LMF Purwanto
[email protected]
081 575 290 325/0888 257 6181
• Hermawan S.T., M.T.
085641304529