PERANCANGAN DAN PENGUKURAN KINERJA DEPARTEMEN TI MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS - Binus e-Thesis
UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA
Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer
Semester Genap Tahun 2005
PERANCANGAN DAN PENGUKURAN KIN ERJ A D EPART EMEN TI
MENGGUN AKAN METODE BALANCED S CORECARD PADA
PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS
Triana M aya Linggadewi 0500565634 Kurniawan Sidik Purnomo 0500566473 Fransisca 0500566542
Kelas 08 PBA / Kelompok 05 Abstrak Dalam memaksimalkan added value perusahaan, PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kertas, perlu mengembangkan teknologi informasi sebagai tulang punggung perusahaan. Berkaitan dengan ini dibutuhkan suatu metode pengukuran kinerja departemen TI berdasarkan metode Balanced
Scorecard, yakni IT Balanced Scorecard, untuk mengukur pencapaian sasaran departemen TI
dalam mendukung rencana strategis perusahaan. Pengukuran dengan IT Balanced Scorecard terdiri dari empat perspektif, yakni perspektif Kontribusi Perusahaan, perspektif Orientasi Pengguna, perspektif Penyempurnaan Operasional dan perspektif Orientasi M asa Depan. M etode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan. Sebagian besar metode pengukuran data adalah pendapatan data riil dari perusahaan dengan sebagian interview dan kuesioner. Hasil pengukuran menggunakan IT Balanced Scorecard menunjukan bahwa kinerja departemen TI PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills berada pada posisi “excellent”. Keluaran dari pengukuran ini ditampilkan pada Digital Dashboard. Simpulan yang didapatkan adalah bahwa departemen TI secara keseluruhan dapat mencapai sasaran-sasarannya dalam mendukung strategi dan kemajuan perusahaannya. Dengan ini PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills diharapkan dapat semakin maju dengan adanya added value yang signifikan dari departemen TI.
Kata kunci : Pengukuran Kinerja, Balanced Scorecard, IT Balanced Scorecard, Digital Dashboard
PRAKATA
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang M aha Esa atas segala rahmat dan karuniaNya, skripsi kami yang berjudul “Perancangan dan Pengukuran Kinerja Departemen TI menggunakan metode Balanced Scorecard pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills” dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Adapun maksud dan tujuan penulisan skripsi merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan jenjang studi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara Jakarta.
Dalam penulisan skripsi ini banyak sekali ilmu pengetahuan yang bermanfaat yang dapat diambil. Penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak Envermy. Vem, selaku Pjs Rektor Universitas Bina Nusantara
2. Bapak Win Ce. S.Kom., M M . selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan materi, gagasan serta ide yang sangat membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM , M BA. selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
4. Bapak Siswono, S.Kom, MM ., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
5. Seluruh dosen dan staf pengajar yang telah memberikan bimbingan selama masa kuliah di Universitas Bina Nusantara.
6. Pimpinan dan seluruh staf khususnya departemen TI dan marketing pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills yang telah memberikan kesempatan dan membantu penulis dalam melakukan penelitian.
7. Kepada kedua orang tua dan saudara-saudara dari para penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materiil, beserta doa selama menjalani perkuliahan dan penulisan skripsi ini.
8. Teman setia penulis yang selama ini memberikan dukungan moral dan doa dalam penulisan skripsi ini.
9. Semua pihak yang secara langsung dan tidak langsung telah banyak membantu dalam memberi saran dan kritik yang membangun dan semua yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Penulis menyadari walaupun telah berusaha dengan segala kemampuan yang ada, masih terdapat beberapa kekurangan dalam penulisan skripsi ini dari segi materi maupun penggunaan bahasa. Oleh karena itu segala kritik, saran maupun tanggapan yang bersifat membangun akan diperhatikan demi penyempurnaan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna untuk masa yang akan datang, yakni bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak lain yang membutuhkan.
Jakarta, Juni 2005 Penulis
DAFTAR IS I
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak i
Prakata ii
Daftar Isi iv
Daftar Tabel x
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1
1.1 Latar Belakang
2
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan manfaat
3
1.4 M etodologi Penelitian
4
1.5 Sistematika Penulisan
BAB 2 LANDAS AN TEORI
7
2.1 Teori Umum
7
2.1.1 Pengukuran Kinerja
7
2.1.2 Konsep Balanced Scorecard
10
2.1.2.1 Pengertian Balanced Scorecard
10
2.1.2.2 Karakteristik Balanced Scorecard
12
2.1.2.3 Empat perspektif Balanced Scorecard
12
2.1.3 Visi, M isi, dan Strategi
21
2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi
22
2.1.5 Kaitan Teknologi Informasi dengan Balanced Scorecard
23
2.1.6 Teknik Pengumpulan Data
23
2.1.6.1 Kuisioner
23
2.1.6.2 Wawancara (Interview)
26
2.2 Teori Khusus
26
2.2.1 Definisi IT Balanced Scorecard
26
2.2.2 Konsep IT Balanced Scorecard
28
2.2.3 Langkah-langkah Pembangunan Balanced Scorecard
33
2.2.4 Analisis Porter
37
2.2.5 Analisis SWOT
40
2.2.5.1 Definisi SWOT
40
2.2.5.2 Cara penentuan Faktor-faktor SWOT
41
2.2.5.3 Diagram analisa SWOT
44
2.2.5.4 Diagram M atrik SWOT
45
2.2.6 Critical Success Faktor (CSF)
47
2.2.8 Digital Dashboard
48
2.2.8.1 Pengertian Digital Dashboard
48
2.2.8.2 Keuntungan penggunaan Digital Dashboard pada perusahaan 49
2.2.9 IS Strategic Grid
50
BAB
3 ANALIS IS PERUS AHAAN 54
54
87
3.2.2 Struktur Organisasi departemen TI
82
3.2.3 Tugas dan Wewenang departemen TI
83
3.2.4 Visi dan M isi departemen TI 87
3.2.5 Strategi departemen TI
3.2.6 Proses Bisnis TI
3.2.1 Latar Belakang departemen TI
88
3.2.7 Analisis
IS Strategic Grid
96
3.2.9 Pengukuran Kinerja Departemen TI 106
3.2.10 IT Plan 109
82
82
3.1.1 Sejarah Perusahaan
3.1.5 Analisis Perusahaan
54
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
55
3.1.3 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Dalam Perusahaan 57
3.1.4 Visi dan M isi Perusahaan
61
61
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.5.1 M odel Porter 61
3.1.5.2 SWOT
70
3.1.5.3 Analisis CSF 79
3.1.6 Strategi Perusahaan
80
3.2 Profil Departemen TI
BAB 4 PERANCANGAN BALANCED S CORECARD PADA D EPART EMEN TI 111
4.1 Perancangan IT Balanced Scorecard 111
4.1.1 Kerangka pembangunan IT Balanced Scorecard 111
4.1.1.1 Penyelarasan Visi, M isi dan Strategi Perusahaan dengan Departemen TI 113
4.1.1.2 Analisa Tujuan dan Ukuran Strategis dari KPI Departemen TI 118
4.1.13 Analisa Tujuan Strategis dari IT Plan 121
4.1.2 Penentuan tujuan dan ukuran strategis 122
4.1.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan 122
4.1.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna 123
4.1.2.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional 125
4.1.2.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 127
4.1.3 Strategic Map 128
4.1.4 Penentuan sasaran ukuran IT Balanced Scorecard 136
4.1.4.1 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan 136
4.1.4.2 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi Pengguna 138
4.1.4.3 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional 142
4.1.4.4 Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi M asa Depan 144
IT Balanced Scorecard 145
4.1.5.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan 146
4.1.5.2 Perspektif Orientasi Pengguna 148
4.1.5.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional 151
4.1.5.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 154
4.2 Pembuatan Digital Dashboard 160
4.2.1 M etode Pengumpulan Data 160
4.2.2 Perancangan layar Digital Dashboard 164
4.2.2.1 Rancangan Layar Login 164
4.2.2.2 Rancangan Layar Utama 165
4.2.2.3 Rancangan Layar Data Keseluruhan 166
4.2.2.4 Rancangan Layar Detail Perspektif 167
4.2.2.7 Rancangan Tabel Data 168
4.2.3 Rancangan database Digital Dashboard 169
4.3 Pengukuran IT Balanced Scorecard 171
4.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan 171
4.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna 175
4.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional 183
4.3.4 Perspektif Orientasi M asa Depan 190
4.3.5 Aktual IT Balanced Scorecard 194
4.4 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard 195
BAB
5 S IMPULAN DAN S ARAN 198
5.2 Saran 199
Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran Fotokopi Surat Survey
DAFTAR T AB EL
Tabel 2.1 Berbagai Atribut Pengukur Kinerja yang Baik9 Tabel 2.2 Kerangka Kinerja IT Balanced Scorecard
27 Tabel
2.3 EFAS
42 Tabel
2.4 IFAS
43 Tabel
2.5 M atrik SWOT
46 Tabel
3.1 M atriks Faktor Strategi Internal
75 Tabel
3.2 M atriks Faktor Strategi Eksternal
76 Tabel
3.3 M atriks SWOT
78 Tabel 4.1 Visi dan M isi Perusahaan dan Departemen TI 113
Tabel 4.2 Penyelarasan strategi departemen TI dengan strategi perusahaan 115Tabel 4.3 Penarikan komponen KPI ke dalam IT Balanced Scorecard 119Tabel 4.4 IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan 156Tabel 4.5 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi Pengguna 157Tabel 4.6 IT Balanced Scorecard Perspektif Penyempurnaan Operasional 158Tabel 4.7 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi M asa Depan 159Tabel 4.8 M etode Pengumpulan Data perspektif Kontribusi Perusahaan 160Tabel 4.9 M etode Pengumpulan Data perspektif Orientasi Pengguna 161Tabel 4.10 M etode Pengumpulan Data perspektif Penyempurnaan Operasional 162Tabel 4.11 M etode Pengumpulan Data perspektif Orientasi M asa Depan 163Tabel 4.12 Perhitungan Perspektif Kontribusi Perusahaan 174Tabel 4.13 Perhitungan Perspektif Orientasi pengguna 182Tabel 4.14 Perhitungan Perspektif Penyempurnaan Operasional 189Tabel 4.15 Perhitungan Perspektif Orientasi M asa Depan 193DAFTAR GAMB AR
Gambar 2.1 Empat perspektif Balanced Scorecard13 Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan : Tolak Ukur Utama
17 Gambar 2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal : M odel Rantai Nilai Genetik
19 Gambar 2.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan : Kerangka Kerja
21 Gambar 2.5 Langkah-langkah Perancangan Balanced Scorecard
36 Gambar 2.6 Kekuatan persaingan dalam industri menurut M ichael E. Porter
37 Gambar
2.7 Diagram analisis SWOT 44
Gambar 2.8 Analisa IS Strategic Grid51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills
56 Gambar 3.2 Kekuatan persaingan dalam industri menurut M ichael E. Porter
69 Gambar
3.3 Hasil Analisa SWOT
77 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Departemen TI PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills
82 Gambar 3.5 Proses permintaan penanganan masalah
88 Gambar 3.6 Proses permintaan penggantian dan pemesanan hardware
90 Gambar 3.7 Proses konsultasi dan pemberian solusi aplikasi bisnis
91 Gambar
3.8 Proses Pengembangan Proyek
93 Gambar 3.10 Infrastruktur Jaringan PT. Pindo Deli Pulp and Paper M ills 104
Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan IT Balanced Scorecard 112Gambar 4.2 Strategic Map 129Gambar
4.3 Rancangan Layar Login 164 Gambar
4.4 Rancangan Layar Utama 165 Gambar
4.5 Rancangan Layar Data Keseluruhan 166
Gambar 4.6 Rancangan Layar Detail Perspektif 167Gambar
4.7 Rancangan Tabel Data 168 Gambar
4.8 Hasil Pengukuran 195