PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PADA PT. A. J. CENTRAL ASIA RAYA DIVISI INFORMATION SYSTEMS - Binus e-Thesis
Universitas Bina Nusantara
Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil tahun 2005 / 2006
PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK SISTEM
DOKUMENTASI DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PADA P.T. A.J.
CENTRAL ASIA RAYA DIVISI INFORMATION SYSTEMS
Johnny Halim 0400539244 Afandi 0600651172 Tedi Renyut 0600651185 Kelas / Kelompok07PAM / 1 (satu)
Abstrak Pentingnya suatu sistem dokumentasi dan pengembangan sumber daya sangat disadari oleh PT. AJ. Central Asia Raya, atau yang biasa dikenal dengan nama PT.
CAR. Selama ini, sistem pendokumentasian didalam perusahaan dirasakan masih
kurang efektif. Hal ini membuat sistem kerja didalam perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Karena itu, PT. CAR berkeinginan untuk membangun knowledge
management sebagai sarana pendukung peningkatan kinerja karyawan didalam
perusahaan.Metode yang digunakan didalam pembangunan knowledge management adalah metode studi pustaka (literatur dan perpustakaan) dan survei serta wawancara langsung dengan pihak PT.CAR. Dari hasil analisis, didapatkan bahwa banyak knowledge penting yang dimiliki perusahaan seperti, laporan kerja karyawan, laporan hasil penyelesaian proyek, data dari buku-buku, notulen rapat, serta data karyawan berikut tugas, kewewenang dan tanggung jawab yang teridentifikasi, tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Karena itu knowledge management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang baik, efektif, dapat digunakan, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan. Kesimpulan yang diambil adalah dengan knowledge management, PT. CAR akan mengefektifkan sistem pendokumentasian serta meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan.
Kata kunci : knowledge management, knowledge, dokumentasi.
Prakata
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu.
Skripsi ini merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai syarat kelulusan pada jenjang strata-1 (satu), Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara.
Kami menyadari bahwa skripsi ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan banyak pihak. Karena itu, pada kesempatan ini, kami ingin memberikan ucapan terima kasih kami, kepada pihak-pihak yang telah membantu, antara lain : 1.
Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini.
2. Bapak. Prof., Dr., Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah dengan bijak menggantikan Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., dalam memimpin Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak. Win Ce, S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing yang memberikan begitu banyak waktu, bimbingan dan saran yang sangat berguna didalam penulisan skripsi ini.
4. Orang tua serta keluarga yang terus memberikan dukungan dan doa kepada kami.
5. Bapak. Siswono, S.Kom., MM., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
6. PT. AJ. Central Asia Raya, perusahaan tempat kami melakukan studi kasus, atas kesempatan dan dukungan yang diberikan.
7. Bapak. Albert Setiawan Tadjipramana, selaku perwakilan PT. AJ. Central Asia Raya, atas kesempatan, dukungan dan waktu yang diberikan untuk terus medukung kami didalam pengumpulan data dan wawancara.
8. Rekan-rekan penulis yang telah banyak memberikan pendapat, saran serta kritik yang sangat berarti didalam penulisan skripsi ini.
9. Rekan-rekan penulis (Afandi) dari SekBer PMVBI, Purnama Siddhi, Yulianto, Yani, Susi dan Helen, atas segala dukungan dan bantuan yang telah diberikan.
10. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa seiring perkembangan masa, perubahan yang terjadi akan semakin mempengaruhi isi skripsi ini. Kemajuan teknologi membuat segalanya semakin mudah. Sehingga, dari waktu ke waktu skripsi ini akan dirasa semakin memiliki kekurangan. Karena itu, penulis sangat berterima kasih atas segala saran, kritik dan masukan yang membangun. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini, atau suatu saat nanti. Terima kasih.
Jakarta, Januari 2005 Penulis Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii Pernyataan Dewan Penguji iv
Abstrak vii Prakata viii Daftar Isi x
Daftar Tabel xviii
Daftar Gambar xx
Daftar Lampiran xxiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.4 Metodologi Penelitian
3
1.5 Sistematika Penulisan
4 BAB 2 LANDASAN TEORI
6
2.1 Teori Umum
6
2.1.1 Pengertian Sistem
6
2.1.2 Pengertian Data dan Informasi
6
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
7
2.1.4 Pengertian Knowledge
7
2.1.5 Pengertian Management
8
2.1.6 Pengertian Knowledge Management
8
2.1.7 Database
9
2.1.8 PHP
10
2.1.9 MySQL
11
2.1.10 Apache
12
2.2 Teori Khusus
13
2.2.1 Teori-teori Knowledge Management
13
2.2.1.1 Wisdom
13
2.2.1.2 Tacit and Explicit Knowledge
13
2.2.1.3 Proses Inti Knowledge Management
16
2.2.1.4 Knowledge Goal
20
2.2.1.5 Repository dan Knowledge Repository
22
2.2.2 SWOT Analysis
23
2.2.2.2 Diagram Posisi SWOT
24
2.2.2.3 Cara Penentuan Faktor-faktor SWOT
26
2.2.2.4 Matriks SWOT
28
2.2.3 Modeling System
30
2.2.3.1 Rich Picture
30
2.2.3.2 Problem Domain
30
2.2.3.3 Analysis domain
32
2.2.4 Value Network Analysis
34
2.2.4.1 Definisi Value Network
34
2.2.4.2 Inti Proses Value Network
35 BAB 3 ANALISIS SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 40
3.1 Latar Belakang Perusahaan
40
3.1.1 Sejarah
40
3.1.2 Visi dan Misi
41
3.1.3 Struktur Organisasi
42
3.1.4 Proses Bisnis
43
3.2 Divisi Information Systems
44
3.2.1 Keterangan Divisi Information Systems
44
3.2.2 Struktur Organisasi divisi Information Systems
45
3.2.3 Tugas Tanggung Jawab dan Kewenangan
46
3.2.3.1 Kepala Bagian Systems Development
47
3.2.4 Proses Bisnis Divisi Information Systems
54
3.3 Analisa Strategi Perusahaan dan Strategi divisi Information Systems
56
3.3.1 Analisis Value Network
57
3.3.1.1 Core Process Value Network
58
3.3.1.2 Value Output Divisi Information Systems
66
3.3.1.3 Core Process Value Network Divisi Information Systems
68
3.3.1.4 Impact Analysis Divisi Information Systems
72
3.3.2 Analisis S.W.O.T
78
3.3.2.1 Lingkungan Internal
79
3.3.2.2 Lingkungan External
83
3.3.2.3 Matrix SWOT
86
3.3.2.4 Perancangan Strategi berdasarkan SWOT
89
3.4 Knowledge Goal
92
3.4.1 Normative
92
3.4.2 Strategic
92
3.4.3 Operational
92
3.5 Identifikasi Knowledge
94
3.5.1 Structural
94
3.5.1.1 Explicit Knowledge
94
3.5.1.2 Tacit Knowledge
96
3.5.2 Functional
96
3.5.2.1 Explicit Knowledge
96
3.5.2.2 Tacit Knowledge
97 BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
99
4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management
99
4.2 Pemetaan Fitur 100
4.3 Keterangan Fitur 101
4.3.1 User Management 101
4.3.2 Library 104
4.3.3 Project 106
4.3.4 Event 107
4.3.5 Community 108
4.3.6 MoM (Minute of Meeting) 110
4.3.7 Training 112
4.3.8 Costumer Info 114
4.3.9 Helpdesk 116
4.4 Class Diagram 117
4.5 Use Case Diagram 118
4.6 Sequence 119
4.6.1 Sequence Log In 120
4.6.2 Sequence User Management 121
4.6.2.1 Sequence User Management (User) 121
4.6.3 Sequence Library 125
4.6.3.1 Sequence Library (Admin) 125
4.6.4 Sequence Project 127
4.6.5 Sequence Event 129
4.6.6 Sequence Community 130
4.6.6.1 Sequence Community Announcement (Admin) 130
4.6.6.2 Sequence Community Forum (Admin) 131
4.6.6.3 Sequence Community Announcement (Manager/User) 132
4.6.6.4 Sequence Community Forum (Manager/User) 133
4.6.7 Sequence MoM (Minutes of Meeting) 134
4.6.7.1 Sequence MoM (Admin) 134
4.6.8 Sequence Help Desk 136
4.6.8.1 Sequence Help Desk (Admin) 136
4.6.8.2 Sequence Help Desk (User/Manager) 137
4.6.9 Sequence Training 138
4.6.9.1 Sequence Training (Admin) 138
4.6.9.2 Sequence Training (Manager/User) 139
4.6.10 Sequence Custumer Info 140
4.6.10.1 Sequence Customer Info (Admin) 140
4.6.10.2 Sequence Customer Info (Manager/User) 141
4.7 Rancangan Layar 143
4.7.1 Rancangan Layar Window Log In 143
4.7.2 Rancangan Layar Window Forget Password 144
4.7.3 Rancangan Layar Window Home 145
4.7.4 Rancangan Layar Window User Management 146
4.7.4.1 Find User 146
4.7.4.3 Create New User 148
4.7.4.4 Change Password 150
4.7.4.5 Job Desk 151
4.7.4.6 Job Desk Name 152
4.7.4.7 Create New Job Desk 153
4.7.4.8 Find Work Report 154
4.7.4.9 Find Work Report Active 155
4.7.4.10 Create New Work Report 156
4.7.4.11 Find User Score 157
4.7.4.12 Find User Score Active 158
4.7.4.13 User Score Detail 159
4.7.4.14 User Score Edit 160
4.7.5 Rancangan Layar Library 161
4.7.5.1 Find Book 161
4.7.5.2 Find Book Active 162
4.7.5.3 Create New Book 163
4.7.6 Project 165
4.7.6.1 Find Project 165
4.7.6.2 Find Project Active 166
4.7.6.3 Project Detail 167
4.7.6.4 Add Project Posting 169
4.7.6.5 Add New Project 170
4.7.7 Event 171
4.7.7.2 Find Event Active 172
4.7.7.3 Create New Event 173
4.7.8 Community 174
4.7.8.1 Announcement 174
4.7.8.2 Create New Announcement 175
4.7.8.3 Announcement Active 176
4.7.9 MoM (Minute of Meeting) 177
4.7.9.1 Find MoM 177
4.7.9.2 Find MoM Active 178
4.7.9.3 Create New MoM 179
4.7.10 Helpdesk 181
4.7.10.1 Find Helpdesk 181
4.7.10.2 Find Helpdesk Active 182
4.7.10.3 Create New Helpdesk 183
4.7.11 Training 184
4.7.11.1 Find Training 184
4.7.11.2 Find Training Active 185
4.7.11.3 Create New Training 186
4.7.12 Customer Info 188
4.7.12.1 Find Customer 188
4.7.12.2 Find Customer Active 189
4.7.12.3 Create New Costumer 190
5.1 Simpulan 192
5.2 Saran 194
DAFTAR PUSTAKA 196
DAFTAR RIWAYAT HIDUP 199
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Knowledge Management Goals
21 Tabel 2. 2 Matriks SWOT
29 Tabel 2. 3 Impact Analysis
39 Tabel 3. 1 Value impact divisi information systems
68 Tabel 3. 2 Impact analisis divisi information systems
73 Tabel 3. 3 Matrix SWOT pada lingkungan internal PT. CAR
87 Tabel 3. 4 Matrix SWOT pada lingkungan eksternal PT. CAR
88 Tabel 3. 5 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT
90 Tabel 3. 6 Pemetaan stategi berdasarkan SWOT
91 Tabel 3. 7 Pemetaan knowledge goal
93 Tabel 4. 1 Pemetaan Fitur Knowlegde Management 100 Tabel 4. 2 Field pada Fitur User Management 102 Tabel 4. 4 Field pada Fitur User Management 104 Tabel 4. 5 Grouping Knowledge pada Library 105 Tabel 4. 6 Field pada Fitur Project
106 Tabel 4. 7 Grouping Knowledge pada Project 106 Tabel 4. 8 Field pada Fitur Project
107 Tabel 4. 9 Grouping Knowledge pada Project 107 Tabel 4. 10 Field pada Fitur Community
108 Tabel 4. 11 Grouping Knowledge pada Community 108 Tabel 4. 12 Field pada Fitur Forum 109
Tabel 4. 13 Grouping Knowledge pada Forum 109 Tabel 4. 14 Field pada Fitur MoM
110 Tabel 4. 15 Grouping Knowledge pada MoM 111 Tabel 4. 16 Field pada Fitur Training
113 Tabel 4. 17 Grouping Knowledge pada Training 113 Tabel 4. 18 Field pada Fitur Customer Info 114 Tabel 4. 19 Grouping Knowledge pada Customer Info 115 Tabel 4. 20 Field pada Fitur Helpdesk
116 Tabel 4. 21 Grouping Knowledge pada Helpdesk 116
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi
14 Gambar 2. 2 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan
17 Gambar 2. 3 Diagram Posisi SWOT
25 Gambar 2. 4 Class Structure
31 Gambar 2. 5 Aggregation
32 Gambar 2. 6 Association
32 Gambar 2. 7 Notasi Pada Use Case Diagram
33 Gambar 2. 8 Notasi Pada Sequence Diagram
34 Gambar 2. 9 Value Network Diagram
38 Gambar 3. 1 Struktur organisasi PT. A.J. Central Asia Raya
43 Gambar 3. 2 Struktur organisasi pada divisi Information Systems
46 Gambar 3. 3 Rich picture sistem divisi information systems
56 Gambar 3. 4 Core Process PT. CAR
59 Gambar 3. 6 Core process divisi information systems
69 Gambar 3. 7 Posisi SWOT Perusahaan
89 Gambar 4. 1 Kerangka kerja Pembangunan Knowledge Management
99 Gambar 4. 2 Class Diagram Aplikasi Knowldge Management 117 Gambar 4. 3Use Case Diagram
118 Gambar 4. 4 Sequence Log In
120 Gambar 4. 5 Sequence User Management (User) 121 Gambar 4. 6 Sequence User Management (Admin) 123 Gambar 4. 7 Sequence User Management (Manager) 124 Gambar 4. 8 Sequence Library (Admin)
125 Gambar 4. 9 Sequence Library (User/Manager) 126 Gambar 4. 10 Sequence Project (Admin)
127 Gambar 4. 11 Sequence Library (Manager/User) 128 Gambar 4. 12 Sequence Event
129 Gambar 4. 13 Sequence Community Announcement (Admin) 130 Gambar 4. 14 Sequence Community Forum (Admin) 131 Gambar 4. 15 Sequence Community Announcement (Manager/User) 132 Gambar 4. 16 Sequence Community Forum (Manager/User) 133 Gambar 4. 17 Sequence MoM (Admin)
134 Gambar 4. 18 Sequence MoM (Manager/User) 135 Gambar 4. 19 Sequence Helpdesk (Admin) 136 Gambar 4. 20 Sequence Helpdesk (Manager/User) 137 Gambar 4. 21 Sequence Training (Admin) 138 Gambar 4. 23 Sequence Training (Admin) 140 Gambar 4. 24 Sequence Customer Info (Manager/user) 141 Gambar 4. 25 Rancangan layar login
143 Gambar 4. 26 Rancangan layar forgot password 144 Gambar 4. 27 Rancangan layar home
145 Gambar 4. 28 Rancangan layar find user (user management) 146 Gambar 4. 29 Rancangan layar find user active (user management) 147 Gambar 4. 30 Rancangan layar create user (user management) 148 Gambar 4. 31 Rancangan layar change password (user management) 150 Gambar 4. 32 Rancangan layar find job desk (user management) 151 Gambar 4. 33 Rancangan layar find job desk active (user management) 152 Gambar 4. 34 Rancangan layar create new job desk (user management) 153 Gambar 4. 35 Rancangan layar find work report (user management) 154 Gambar 4. 36 Rancangan layar find work report active (user management) 155 Gambar 4. 37 Rancangan layar create new work report active (user management) 156 Gambar 4. 38 Rancangan layar user scores (user management) 157 Gambar 4. 39 Rancangan layar find user scores (user scoring) 158 Gambar 4. 40 Rancangan layar user scores detail (user scoring) 159 Gambar 4. 41 Rancangan layar edit user scores (user scoring) 160 Gambar 4. 42 Rancangan layar find book (library) 161 Gambar 4. 43 Rancangan layar find book active (library) 162 Gambar 4. 44 Rancangan layar create new book (library) 163 Gambar 4. 45 Rancangan layar find project (Project) 165 Gambar 4. 47 Rancangan layar project detail (Project) 167 Gambar 4. 48 Rancangan layar add project posting (Project) 169 Gambar 4. 49 Rancangan layar add new project (Project) 170 Gambar 4. 50 Rancangan layar find event (Event) 171 Gambar 4. 51 Rancangan layar find event active(Event) 172 Gambar 4. 52 Rancangan layar create new event (Event) 173 Gambar 4. 53 Rancangan layar announcement (community) 174 Gambar 4. 54 Rancangan layar create new announcement (community) 175
Gambar 4. 55 Rancangan layar find announcement active (community) 176 Gambar 4. 56 Rancangan layar find MoM (MoM) 177 Gambar 4. 57 Rancangan layar find MoM acctive (MoM) 178 Gambar 4. 58 Rancangan layar create new MoM (MoM) 179 Gambar 4. 59 Rancangan layar find Helpdesk (Helpdesk) 181 Gambar 4. 60 Rancangan layar find Helpdesk active (Helpdesk) 182 Gambar 4. 61 Rancangan layar create new Helpdesk (Helpdesk) 183 Gambar 4. 62 Rancangan layar find Training (Training) 184 Gambar 4. 63 Rancangan layar find training active (Training) 185 Gambar 4. 64 Rancangan layar create new training (Training) 186 Gambar 4. 65 Rancangan layar find customer (Customer Info) 188 Gambar 4. 66 Rancangan layar find customer active (Customer Info) 189 Gambar 4. 67 Rancangan layar create new customer (Customer Info) 190