Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Suku Cadang PT Kramat Djati Asri Sejati untuk Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Persediaan Suku Cadang.

(1)

vii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

An inventory accounting information system provides assistance to companies in their implementation, recording process, as well as their mutation reports of each inventory in order to obtain uniformity in inventory accounting. A decent and adequate inventory accounting information system can produce an inventory report that can be helpful for the company’s management and may support the effectiveness of the company in managing inventories. Hereby the author is interested to conduct a research on the inventory accounting information system used by PT. Kramat Djati Asri Sejati, a company in transportation service. This research is performed using descriptive methods to analyze and gather data through observation and interviews. Based on the research, the author concluded that there are still a number of inadequate systems within the company. These systems influence the delay in obtaining data, inaccuracy in delivering data and low internal control for both managers and other employees.

(2)

viii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Sistem Informasi Akuntansi persediaan memberi petunjuk kepada perusahaan dalam pelaksanaan, pencatatan dan pelaporan mutasi setiap persediaan sehingga tercapai keseragaman dalam akuntansi persediaan. Dengan sistem akuntansi persediaan yang baik dan memadai dapat menghasilkan laporan persediaan yang berguna bagi manajemen perusahaan dan dapat menunjang efektivitas dari perusahaan dalam mengelola persediaan. Di sini penulis tertarik untuk meneliti sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Kramat Djati Asri Sejati yang bergerak di bidang jasa transportasi. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode deskriptif dengan menganalisis dan mengumpulkan data melalui observasi dan wawancara. Berdasarkan penelitian, penulis dapat simpulkan bahwa pada perusahaan ditemukan beberapa sistem yang masih belum memadai dan berdampak terhadap keterlambatan memperoleh informasi data, ketidakakuratan dalam penyampaian informasi, dan terbentuknya pengendalian intern yang rendah baik untuk manajer maupun karyawan-karyawan lainnya.

(3)

ix Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN ... ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

ABSTRACT ... vii

ABSTRAK ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Kegunaan Penelitian ... 5

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN ... 6

2.1 Kajian Pustaka ... 6

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 6

2.1.2 Pengertian Sistem... 6

(4)

x Universitas Kristen Maranatha

2.1.4 Pengertian Akuntansi ... 10

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi ... 11

2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 12

2.1.6.1 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi ... 14

2.1.6.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ... 15

2.1.7 Landasan Teoritis Persediaan Barang ... 15

2.1.7.1 Pengertian Persediaan Barang ... 16

2.1.7.2 Sistem Persediaan Barang ... 16

2.1.7.3 Jenis-jenis Persediaan ... 17

2.1.8 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 18

2.1.8.1 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 18

2.1.9 Analisis Sistem Informasi Akuntansi... 19

2.1.9.1 Perangkat Analisis Sistem Informasi Akuntansi ... 19

2.1.10 Sistem Pengendalian Intern... 20

2.1.10.1 Karakteristik Pengendalian Intern ... 23

2.1.10.2 Tujuan Pengendalian Intern ... 24

2.1.10.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern ... 25

2.1.11 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengendalian Intern ... 26

2.2 Kerangka Penelitian ... 27

BAB III METODA PENELITIAN ... 29

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 29

(5)

xi Universitas Kristen Maranatha

3.2.1 Struktur Organisasi ... 31

3.2.2 Uraian Tugas ... 31

3.3 Gambaran Keadaan dan Operasi Perusahaan... 37

3.4 Metoda Penelitian ... 39

3.4.1 Teknik Pengumpulan Data ... 39

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 42

4.1 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan ... 42

4.1.1 Prosedur Pengajuan Barang Gudang ... 42

4.1.1.1 Prosedur Pengajuan Barang Gudang BJM ... 42

4.1.1.2 Prosedur Pengajuan Barang Gudang Karoseri ... 44

4.1.2 Prosedur Penerimaan Barang ... 48

4.1.3 Prosedur Pengeluaran Barang ... 50

4.1.4 Analisis Sistem Informasi Akuntansi... 52

4.1.4.1 Analisis Aliran Data dan Informasi ... 52

4.1.4.2 Contoh Dokumen yang digunakan PT. Kramat Djati ... 54

4.2 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi untuk Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Suku Cadang ... 57

4.2.1 Evaluasi Prosedur dan Sistem Persediaan Perusahaan ... 57

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 75

5.1 Simpulan ... 75

(6)

xii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA ... 79 DAFTAR RIWAYAT HIDUP (CURRICULUM VITAE) ... 81

(7)

xiii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Bagan Struktur Organisasi ... 41

Gambar 2 Flowchart Pengajuan Barang ... 60

Gambar 3 Usulan Sistem dan Prosedur Pengajuan Barang ... 62

Gambar 4 Flowchart Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang ... 64

Gambar 5 Usulan Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang ... 66

Gambar 6 Sistem dan Prosedur Pengeluaran Barang ... 68

Gambar 7 Usulan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Barang ... 69

Gambar 8 Kartu Stock ... 70

Gambar 9 Order Pembelian ... 71

Gambar 10 Surat Perintah Kerja ... 72

Gambar 11 Penerimaan Barang di Gudang ... 73

(8)

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel I Bon Permintaan dan Penyerahan Barang ... 54

Tabel II Laporan Stock ... 55

Tabel III Permintaan Pembelian (PP)... 55

Tabel IV Form Surat Perintah Kerja ... 56

Tabel V Bon Permintaan Barang ke Gudang ... 56

(9)

1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Sistem informasi merupakan sarana yang menunjang bagi lembaga atau perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kinerjanya. Sistem informasi diartikan sebagai kerangka yang terdiri dari sumber daya yang terkoordinasi yatu mengumpulkan, memproses, mengendalikan dan manajemen data melalui tahapan guna menghasilkan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi untuk suatu kebutuhan dalam perusahaan. (Hendani, 2008)

Setiap jenis perusahaan yaitu perusahaan dagang, industri, jasa dan keuangan yang berbentuk badan hukum perseorangan, firma, CV, PT, Yayasan, baik yang dimiliki oleh swasta maupun yang dimiliki oleh negara, menggunakan sistem informasi akuntansi untuk mengolah data keuangan atau akuntansi untuk menghasilkan informasi akuntansi. (Susanto, 2003:21)

Sistem informasi akuntansi memainkan peranan penting untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan untuk memenuhi fungsi informasi akuntansi keuangan untuk memenuhi fungsi informasi keuangan bagi kepentingan pihak ekstern perusahaan. Di mana oleh pihak-pihak tersebut akan dipergunakan sebagai pegangan untuk menilai kewajaran usaha perusahaan. (Susanto, 2003:21)

Organisasi sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu dapat kompetitif. Informasi merupakan sumber daya ( resources ) yang arti pentingnya sama dengan pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai alat untuk menjaga daya

(10)

BAB I PENDAHULUAN 2

Universitas Kristen Maranatha

saing, dapat ditingkatkan dengan bantuan informasi. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan penyusunan pembahasan akuntansi persediaan adalah memberi petunjuk kepada organisasi yang terkait dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan persediaan agar organisasi tersebut memiliki persepsi yang sama sehingga tercapai keseragaman dalam akuntansi persediaan. Terlebih lagi sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang tersimpan di gudang sehingga akan sangat membantu memberikan informasi mengenai biaya produksi. (Bodnar, 2003)

Tujuan utama didirikannya suatu perusahaan profit oriented adalah untuk mencapai laba seoptimal mungkin sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Laba yang dihasilkan dapat menyokong kebutuhan hidup suatu perusahaan. Untuk mencapai laba semaksimal mungkin, perusahaan dituntut untuk memiliki pengendalian intern yang baik melalui sistem-sistem informasi yang dapat diandalkan. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktivitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan menggunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan. (Wilkinson, 1986)

Sistem pengendalian selalu harus berhubungan dengan sistem informasi. Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi harus mengandung unsur yang terkendali. Informasi yang mengandung unsur terkendali

(11)

BAB I PENDAHULUAN 3

Universitas Kristen Maranatha

yang baik tidak akan menyesatkan pemakai dalam mengambil keputusan penting untuk melaksanakan pengendalian. Agar informasi mengandung unsur terkendali, maka informasi harus dihasilkan oleh pengolahan data yang terkendali dalam suatu wadah organisasi pengolahan data yang terstruktur. (La Midjan, 2003:38)

Dalam hal pemilihan perusahaan pada skripsi ini penulis memilih untuk melakukan penelitian pada perusahaan yang bergerak pada bidang jasa transportasi. Saat ini transportasi sangat dibutuhkan oleh masyarakat karena arus mobilitas penduduk yang semakin meningkat, sehingga untuk memenuhi kualitas bis yang baik maka diperlukan persediaan suku cadang yang baik dan berkualitas sehingga dalam melayani mobilitas penduduk bisa berjalan dengan lancar dan jasa yang diberikan dapat optimal. Terlebih lagi pada PT Kramat Djati tersedia bengkel tempat perbaikan bis-bis tersebut sehingga harus memiliki persediaan suku cadang. Suku cadang saat ini bukanlah hal yang murah dan untuk mendapatkannya terkadang sangat sulit ditemukan sehingga dibutuhkan pengendalian di dalamnya agar suku cadang ini tidak hilang ataupun rusak. Selain itu, biasanya perusahaan banyak menghadapi beberapa kendala, seperti terjadinya penumpukan persediaan barang (suku cadang) akibat kurangnya kontrol dari pihak manajemen, dokumen-dokumen tidak lengkap sehingga terjadi penyimpangan di bagian persediaan.

Penulis bermaksud untuk melakukan penelitian ini pada PT. Kramat Djati Asri Sejati. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang transportasi maka diperlukan persediaan suku cadang yang baik dan berkualitas. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka judul penelitian yang akan penulis teliti adalah sebagai berikut “ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN SUKU CADANG PT KRAMAT DJATI ASRI SEJATI UNTUK MENUNJANG

(12)

BAB I PENDAHULUAN 4

Universitas Kristen Maranatha

EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN SUKU CADANG”

1.2 Identifikasi Masalah

Bertitik tolak dari latar belakang yang telah diuraikan, penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan di dalam PT Kramat Djati Asri Sejati.

2. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan Spare Part untuk menunjang efektivitas pengendalian intern persediaan Spare Part..

1.3 Batasan Masalah

Dalam penyusunan penelitian ini penulis akan membatasi masalah-masalah yang ada dengan batasan masalah mengenai sistem informasi akuntansi persediaan.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud penelitan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk menempuh ujian sidang sarjana lengkap program Sarjana (S1) Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui dan menilai bagaimana bentuk sistem informasi akuntansi atas persediaan barang dagangan yang sedang dijalankan oleh PT Kramat Djati Asri Sejati.

(13)

BAB I PENDAHULUAN 5

Universitas Kristen Maranatha

2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi sistem informasi akuntansi persediaan barang dagangan berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian intern persediaan barang dagangan.

1.5 Kegunaan Penelitian

Dari penelitian ini diharapkan akan diperoleh informasi yang akurat dan relevan yang dapat digunakan oleh:

1. Penulis

Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan wawasan pengetahuan tentang masalah yang diteliti agar dapat memperoleh gambaran yang jelas mengenai kesesuaian fakta di lapangan dengan teori yang ada, dan sebagai salah satu prasyarat akademik untuk menyelesaikan program Sarjana S-1 Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Maranatha.

2. Perusahaan

Sebagai bahan masukan dalam mengevaluasi sistem persediaan saat ini, sehingga efisiensi dan efektivitas perusahaan dapat terjadi.

3. Pihak lain

(14)

75 Universitas Kristen Maranatha

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi persediaan spare part PT Kramat Djati Asri Sejati yang mana telah diuraikan penulis pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan dua kesimpulan, yaitu:

a. Sistem informasi akuntansi persediaan yang dijalankan PT Kramat Djati Asri Sejati dapat dikatakan cukup memadai, karena dilihat dari stuktur organisasi dan hasil penelitian yang penulis buat sesuai dengan keadaan dan sistem yang ada di perusahaan. Hasil penelitian penulis menunjukkan:

 Terdapat perangkapan tugas yang terjadi pada bagian-bagian yang ada. Sebagai contoh: bagian admnistrasi gudang merangkap sebagai pengawas persediaan dan tenaga yang mengecek surat jalan dengan penerimaan barang.

 Di beberapa gudang terdapat sumber daya manusia yang kurang memadai sehingga keakuratan data tidak tercapai, seperti bagian gudang karoseri di mana terdapat keterlambatan update data persediaan, sehingga perlu dirapikan dan diperbaiki teknik pencatatan agar dapat akurat, rapi dan update.

 Ada beberapa dokumentasi yang kurang, sehingga dapat mengakibatkan pengendalian intern tidak terjaga seperti form untuk

(15)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 76

Universitas Kristen Maranatha

pengambilan spare part perakitan mesin di mana perakitan mesin seringkali tidak tercatat di bagian gudang karena spare part yang digunakan seringkali hanya untuk percobaan atau sementara saja. Ada beberapa lagi dalam dokumentasi seperti apabila pengambilan barang di luar jam kerja operasional seringkali pengambilan spare part di gudang tidak dicatat oleh mekanik dan bagian gudang karena time keeper (yang membuat bon pengeluaran) sudah pulang namun bagian gudang dan mekanik belum pulang.

b. Sistem informasi akuntansi persediaan sangat berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas persediaan di dalam perusahaan. Dikarenakan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal merupakan dua komponen yang saling mendukung dalam pelaksanaannya. Dapat terlihat dari hasil penelitian, sistem, dokumen, pembagian tanggung jawab yang kurang memadai akan mempengaruhi tingkat pengendalian internal pada perusahaan.

5.2. Saran

Pada akhir penulisan Skripsi ini, penulis mencoba untuk mengajukan beberapa buah saran dengan harapan saran yang diberikan dapat bermanfaat terutama bagi perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan sistem persediaan spare part agar tercipta efektivitas pengendalian intern. Saran tersebut adalah sebagai berikut:

a. Harus ada pemisahan fungsi di dalam sistem perusahaan tidak boleh ada perangkapan tugas baik di dalam departemen maupun secara individu (staff).

(16)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 77

Universitas Kristen Maranatha

 Namun hal ini belum dapat direalisasikan karena keterbatasan dana dan kualitias tenaga kerja.

 Setiap departemen di perusahaan harus mempunyai sistem dan fasilitas dokumen yang memadai.

 Perlu ada pengawasan khusus untuk mengecek ke update-an data sehingga data yang diberikan oleh bagian persediaan bisa akurat dan lebih terpercaya.

b. PP dibuat 3 rangkap saja, karena Bagian pembelian dikirimkan PP 1 rangkap juga sudah cukup, apalagi sudah ada yang difax. Agar tidak hilang, PP diarsip di binder dan nomor harus urut, tidak boleh ada yang hilang / tidak berurutan, dalam pengarsipan harus 1 warna seragam untuk 1 bagian, tidak boleh campur-campur.

c. Bon Pengambilan Barang harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, jadi petugas gudang harus ikut tanda tangan sebagai pihak yang menyerahkan barang.

d. Pencatatan di kartu gantung harus langsung dilakukan pada saat barang diambil dari rak, cukup tanggal, diterima dari mana, diambil oleh siapa. e. Pencatatan untuk pengeluaran waktu lembur harus jelas, siapa yang

mengambil, siapa yang menyerahkan, untuk apa, berapa jumlahnya dan harus ditandatangani oleh kedua belah pihak. Untuk pencatatannya telah disediakan form khusus yang telah dijilid agar tidak tercecer.

f. Pengeluaran untuk rombongan dibuat di formulir khusus dan harus jelas pemakaiannya. Formulir ini dibuat 2 rangkap oleh petugas gudang,yaitu:

(17)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 78

Universitas Kristen Maranatha

 Rangkap putih : untuk petugas gudang, setelah kembali diarsip di bagian gudang karoseri

 Rangkap merah : dibawa supir , setelah kembali diarsip di time keeper.

 Rangkap kuning : dibawa supir, setelah kembali diarsip di gudang.

Jika rombongan belum kembali, formulir putih ada di gudang, yang merah dibawa supir untuk diisi setiap pemakaian barang, nanti jika sudah kembali, berdasarkan bon merah time keeper membuat PGB untuk barang yang dipakai selama perjalanan, kemudian bon kuning untuk diarsip petugas gudang sambil menyerahkan barang sisanya ke gudang. Time keeper juga harus mengarsip bon merah dan dijepretkan dengan bon merah PBG dan bon putih oleh petugas gudang dijepretkan dengan bon dan diberikan ke administrasi gudang untuk dicek oleh bagian karoseri.

g. Untuk ke depannya cukup bagian administrasi gudang ban yang mencatat ke kartu stok, hanya perlu dicek setiap sore ke bon penerimaan dan pengeluarannya dan ditandatangani oleh kepala gudang ban sebagai bukti telah dicek.

h. Gudang karoseri perlu membuat kartu stok gantung setelah mengupdate kartu stock barang sehingga setiap item bisa tersusun dengan rapi dan bisa langsung melihat jumlah barang yang ada tanpa harus menghitung fisik. i. Gudang hanya boleh menerima bon putih untuk menginput kartu stok dan

bagian gudang karoseri harus mengejar bon putih untuk segera bisa diarsip di administrasi.

(18)

79 Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

Eldon D. Hendriksen dan Nugroho W. (2000). Teori Akuntansi II. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

H. Bodnardan William S. Hopwood. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi lima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Jogiyanto, H.M. (2001). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Struktur.Yogyakarta.

Jogiyanto, H.M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Stuktur, Yogyakarta.

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi I. Terjemahan oleh Agus Maulana, Hendardi, dan Kristina.Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Joseph, W. Wilkinson. (2003). Sistem Akunting dan Informasi.Terjemahan Agus Maulana, MSM. Edisi Tiga tahun 2005, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta Barat.

Cooper, Donald R, dan Pamella Schindller. (2011). Bussines Research Methods.11th edition, McGraw-Hill, New Jersey.

La Midjan, dan Azhar Susanto. Sistem Informasi Akuntansi I Pendekatan Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Penerbit Lembaga Informatika Akuntansi.

Romney Marshall B, Paul John Steinbart. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9.Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga.Penerbit Salemba Empat, Jakarta Moekijat. Drs., Pengantar Sistem Informasi Manejemen, Edisi Revisi, 1996.

Wilson, James D., and John B. Campbell. (1996). CONTROLLERSHIP: The Work

of The Management Accountant, 3th edition, New york: Ronald Press Company, John Wiley and sors Inc., Dialih bahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera dalam Controllership: Tugas Akuntansi Manajemen, Penerbit Erlangga.

Baridwan, Zaki. (1993). Sistem Akuntansi. Penerbit BPFE, Yogyakarta.

Jogiyanto. (2000). Sistem Informasi Berbasis Komputer, edisi 2. Penerbit BPFE, Yogyakarta.

(19)

Universitas Kristen Maranatha

Komaruddin. (1994). Ensiklopedia Manajemen. Edisi kedua.Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Arens, Alvin A., and James Loebbecke. (1997). Auditing and Integrated Approach, alih bahasa Ilham Tjakrakusuma, jilid satu. Penerbit Erlangga, Jakarta.

(1)

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

 Ada beberapa dokumentasi yang kurang, sehingga dapat mengakibatkan pengendalian intern tidak terjaga seperti form untuk

(2)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 76

Universitas Kristen Maranatha pengambilan spare part perakitan mesin di mana perakitan mesin seringkali tidak tercatat di bagian gudang karena spare part yang digunakan seringkali hanya untuk percobaan atau sementara saja. Ada beberapa lagi dalam dokumentasi seperti apabila pengambilan barang di luar jam kerja operasional seringkali pengambilan spare part di gudang tidak dicatat oleh mekanik dan bagian gudang karena time keeper (yang membuat bon pengeluaran) sudah pulang namun bagian gudang dan mekanik belum pulang.

5.2. Saran

a. Harus ada pemisahan fungsi di dalam sistem perusahaan tidak boleh ada perangkapan tugas baik di dalam departemen maupun secara individu (staff).

(3)

 Namun hal ini belum dapat direalisasikan karena keterbatasan dana dan kualitias tenaga kerja.

 Setiap departemen di perusahaan harus mempunyai sistem dan fasilitas dokumen yang memadai.

 Perlu ada pengawasan khusus untuk mengecek ke update-an data sehingga data yang diberikan oleh bagian persediaan bisa akurat dan lebih terpercaya.

c. Bon Pengambilan Barang harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, jadi petugas gudang harus ikut tanda tangan sebagai pihak yang menyerahkan barang.

f. Pengeluaran untuk rombongan dibuat di formulir khusus dan harus jelas pemakaiannya. Formulir ini dibuat 2 rangkap oleh petugas gudang,yaitu:

(4)

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 78

Universitas Kristen Maranatha  Rangkap putih : untuk petugas gudang, setelah kembali diarsip

di bagian gudang karoseri