LAPORAN KERJA PRAKTEK PENGGUNAAN SISTEM
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan
Penulisan Tugas Akhir Pada Program Studi Manajemen Informatika
Diajukan Oleh :
Teuku Mas’Adi
08123014
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIA
BANDA ACEH
2011
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Oleh :
Teuku Mas’Adi
08123014
Telah Diperiksa/Disetujui Oleh
Dosen Pembimbing,
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Mengetahui,
Ketua STMIK U’budiyah,
Ketua Program Studi,
Ahmad Fitri Annahar, SE, MLIS
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
MENYATAKAN BAHWA LAPORAN KERJA PRAKTEK
YANG BERJUDUL
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Telah disetujui dan disahkan pada :
Hari
: Selasa
Tanggal : 3 Mei 2011
No.
Nama / NIP
Jabatan
1
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Dosen Pembimbing I
2
Bustamam, MI. SE
Pembimbing Lapangan
Mengetahui,
Ketua Program Studi Manajemen Informatika
STMIK U’budiyah Indonesia,
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Tanda Tangan
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Laporan Kerja Praktek (LKP) dengan judul
“PENGGUNAAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN
SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA” ini beserta seluruh isinya adalah
benar-benar karya saya sendiri, dan tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan
dengan cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku dalam
masyarakat keilmuan.
Atas pernyataan ini saya siap menanggung resiko atau sanksi yang
dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap
etika keilmuan dalam karya saya ini atau ada klaim dari pihak lain terhadap
keaslian karya saya ini.
Banda Aceh, 3 Mei 2011
Yang membuat pernyataan,
Teuku Mas’Adi
08123014
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan segala puji bagi kehadirat Allah SWT, yang Maha
Pengasih lagi Maha Penyanyang, karena dengan rahmat dan hidayah-Nya Laporan
Kerja Praktek ini dapat diselesaikan. Shalawat dan salam penulis sanjungkan
kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta para sahabat dan keluarga beliau
atas segala perjuangan dan pengorbanan merekalah, kita telah terbebas dari alam
kebodohan dan menuju ke alam yang berilmu pengetahuan seperti yang kita
rasakan sekarang sampai detik ini.
Alhamdulillah, berkat taufiq dan hidayah-Nya, penulis telah dapat
menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek (LKP) yang berjudul
“PENGGUNAAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN
SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA”. Penyusunan laporan ini disusun
untuk memenuhi persyaratan penulisan Tugas Akhir (TA) / Karya Tulis Ilmiah
(KTI) dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan dalam rangka menyelesaikan
program studi DIII Manajemen Informatika pada Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK U’Budiyah Indonesia) Banda Aceh. Laporan
ini belumlah mencapai taraf sempurna, karena masih banyak terdapat kekurangan
dan kesulitan yang dihadapi dalam proses penyusunan dan penulisan Laporan
Kerja Praktek ini serta keterbatasan ilmu yang penulis miliki. Meskipun pada
akhirnya berkat kesabaran dan pertolongan Allah SWT, segala kendala yang
menghadang dapat penulis lewati.
Laporan ini juga tidak akan tersusun bila tidak mendapat dukungan dari
berbagai pihak yang memberikan bantuan baik moral maupun spiritual. Oleh
karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan
penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:
1. Bapak Dedi Zefrizal, ST selaku Ketua Yayasan Pendidikan U’Budiyah
Indonesia.
2. Bapak Ahmad Fitri Annahar, SE, MLIS selaku Ketua STMIK U’budiyah
Indonesia.
3. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom sebagai pembimbing I sekaligus
ketua program studi D-III Manajemen Informatika, yang telah meluangkan
waktu, tenaga, pikiran serta membimbing penulis dalam menyelesaikan
penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.
4. Bapak
Bustamam,
MI.SE
sebagai
pembimbing
II,
yang
masih
menyempatkan diri memberi bimbingan dan pengarahan sehingga Laporan
Kerja Praktek ini terselesaikan.
5. Dosen-dosen serta staf Akademik STMIK U’budiyah Indonesia.
6. Ayahanda dan Ibunda tercinta, yang telah membesarkan dan membimbing
penulis baik secara moral maupun secara material, serta do’anya yang
tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. Tiada yang dapat
penulis berikan kecuali rasa hormat, terima kasih, dan cinta yang sedalam-
dalamnya dan hanya Allah saja kiranya dapat membalasnya dan semoga
Ayahnda dan Ibunda senantiasa dalam lindungan Allah SWT. Amiiin…!!!
7. Kepada saudara-saudara penulis T. Peni Desmad, T. Rahmad Faisal, T.
Indra, Cut Kak, Eriyati Handayani, Elia Kasma, Sarwati terima kasih atas
motivasi yang kalian berikan.
8. Teristimewa buat Widi Wiranda selaku orang yang selalu memberikan
motivasi termasuk dalam menyelesaikan penulisan penyusunan laporan
kerja praktek ini, thanks so much.
9. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada Bapak Kepala Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya beserta
seluruh staf karyawan/i yang telah memberikan data serta informasi
kepada penulis dalam rangka penyelesaian penyusunan Laporan Kerja
Praktek ini.
10. Kepada sahabat penulis iddonk, army & ria, aproel & renie, bandeng’46,
b’harun, b’paizal, b’irman, hendra, adun, nasri, ip2nk, xs, ibob, salamat,
mhd_ilham91, fajri, wax, jhovanka, rahmad, ubay, anak-anak ADV
Community, anak-anak The Kogek’s, anak-anak Oprekers dan Linuxkers
(pecinta tekhnologi tanpa batas), serta teman-teman semuanya yang tidak
disebutkan satu persatu.
11. Kepada seluruh mahasiswa STMIK U’budiyah Indonesia yang tidak
mungkin disebut namanya satu persatu, kakak letting angkatan`07 thanks
atas informasi yang kalian berikan, temen-temen seangkatan`08 salam
sukses,
adek
letting
angkatan`09
dan
angkatan`10
thanks
atas
dukungannya, jadikan STMIK U’budiyah Indonesia yang terbaik dan tetap
Kreatif, Dinamis, Inovatif berlandaskan Iman kepada Tuhan Yang Maha
Esa.
Penulis sangat menyadari sepenuhnya, walaupun begitu banyak bantuan dari
berbagai pihak, bukan berarti penyusunan Laporan Kerja Praktek ini dianggap
sudah sangat sempurna, tetapi masih banyak kekurangan-kekurangan, baik dari
segi teknis maupun dari segi penyampaian materi. Hal ini merupakan keterbatasan
kemampuan dan ilmu pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif sangat dihargai demi
kesempurnaan penyusunan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
Akhirnya penulis berharap segala amal baik yang telah dilakukan mendapat
keridhaan Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin Yaa
Rabbal ‘Alamin…!!!
Banda Aceh, 3 Mei 2011
Teuku Mas’Adi
08123014
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN .....................................................................
i
LEMBAR PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING ........................
ii
LEMBAR PERNYATAAN ....................................................................
iii
KATA PENGANTAR .............................................................................
iv
DAFTAR ISI ............................................................................................
viii
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................
x
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ..............................................................
1
1.2. Rumusan Masalah ..........................................................
2
1.3. Tujuan dan Manfaat .......................................................
3
1.4. Sistematika Penulisan ...................................................
5
BAB II. TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1. Pengertian Sistem ..........................................................
7
2.2. Pengertian SIAK ............................................................
8
2.3. Pengertian Sistem Komputer..........................................
9
BAB III. METODE PENELITIAN
3.1.1. Sejarah Singkat ...........................................................
10
3.1.2. Visi dan Misi ..............................................................
12
3.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi .............................................
13
3.1.4. Tujuan dan Sasaran .....................................................
14
3.1.5. Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran .........................
16
3.1.6. Struktur Organisasi .....................................................
17
3.2.1. Konsep Sistem Informasi Kependudukan ...................
19
3.2.2. Tujuan ........................................................................
19
3.3.1. Lokasi Kerja Praktek ..................................................
21
3.3.2. Lama Waktu Kerja Praktek ........................................
22
3.3.3. Kegiatan Selama Kerja Praktek ..................................
23
3.3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................
23
3.3.5. Analisis Data ..............................................................
25
3.4.1. Tujuan SIAK ..............................................................
25
3.4.2. Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan) .........
26
3.4.3. Pengertian KK (Kartu Keluarga) ...............................
27
3.4.4. Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk) ..................
27
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.1. Perangkat / Hardware yang digunakan .......................
30
4.1.2. Alur Proses Penggunaan SIAK ..................................
31
4.1.3. Tampilan SIAK ..........................................................
32
BAB V. PENUTUP
Kesimpulan ...........................................................................
43
Saran......................................................................................
44
DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................
46
LAMPIRAN .............................................................................................
47
DAFTAR GAMBAR
Halaman
4.1. Gambar Perangkat / Hardware yang dugunakan .................................
30
4.2. Gambar Alur Proses Penggunaan SIAK ............................................
31
4.3. Gambar Tampilan Home ....................................................................
32
4.4. Gambar Tampilan Form Login ..........................................................
33
4.5. Gambar Tampilan Menu Utama .........................................................
34
4.6. Gambar Tampilan Form Permohonan ................................................
35
4.7. Gambar Tampilan Peringatan ............................................................
36
4.8. Gambar Tampilan Peringatan Identitas yang sama ............................
37
4.9. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KK ..........................
38
4.10. Gambar Tampilan Printout KK ........................................................
39
4.11. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KTP ......................
40
4.12. Gambar Tampilan Printout KTP ......................................................
41
4.13. Gambar Sisi Belakang KTP .............................................................
41
4.14. Gambar Sisi Belakang KTP .............................................................
42
4.15. Gambar Sisi Depan KTP ..................................................................
42
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Provinsi
Aceh
merupakan
suatu
wilayah
yang
terdapat
dalam
pemerintahan Republik Indonesia yang harus mengikuti peraturan perundangundangan kependudukan sesuai dengan hukum yang berlaku di wilayah Republik
Indonesia. Dalam Era Globalisasi ini perkembangan komputer begitu cepat
berkembang dengan pesat. Perkembangan teknologi komputer saat ini sangat
berpengaruh terhadap perkembangan berbagai bidang kehidupan, dengan
kecanggihan teknologi saat ini pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh manusia
dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan komputer. Peranan komputer
sangat diperlukan untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.
Salah satu fungsi dari komputer adalah untuk mengolah data menjadi
informasi yang diperlukan oleh user. Semakin tinggi tingkat ketelitian dalam
pengolahan data suatu perusahaan / instansi, semakin tinggi pula tingkat
keefisienan dan keefektifan informasi yang dihasilkan. Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil merupakan salah satu SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang
bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data
kependudukan di suatu daerah, begitu juga di Kabupaten Aceh Barat Daya
(ABDYA), maka Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya merupakan salah satu contoh perlunya penerapaan komputerisasi agar dapat
menghasilkan informasi yang akurat. Begitu pula dengan sistem pembuatan KK
(Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada kantor
ini yang
membutuhkan suatu aplikasi pembuatan KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu
Tanda Penduduk) guna mempermudah dalam proses pembuatan, sehigga
pelayanan terhadap masyarakat menjadi lebih baik.
Dalam memperhatikan latar belakang di atas maka perlu dilakukan
penelitian yang berkaitan dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
(SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya. Penelitian ini sendiri lebih ditujukan pada Sub Bidang Operator Komputer
KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maka penulis
mengangkat permasalahan ini dalam sebuah Laporan Kerja Praktek (LKP) dengan
judul : “Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya”.
Penulisan ini dilakukan untuk membahas tata cara kerja Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan beberapa
pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang
berjalan saat ini pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu
Keluarga)
dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya .
2. Bagaimana kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator Komputer
KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
3. Seberapa besar peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
dalam meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat pada Sub Bidang
Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda
Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Aceh Barat Daya.
1.3 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
Adapun tujuan Kerja Praktek ini adalah :
1. Untuk
mengetahui
cara
kerja
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Aceh Barat Daya.
2. Untuk mengetahui kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator
Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.
3. Untuk mengetahui tata cara permohonan untuk pembuatan KK (Kartu
Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
4. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada
program DIII jurusan Manajemen Informatika STMIK U’BUDIYAH
INDONESIA.
5. Untuk melatih dan mengukur sejauh mana kemampuan penulis dalam
mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian menyusunnya dalam
bentuk Laporan Kerja Praktek.
Manfaat yang ingin dicapai dalam suatu penulisan LKP ini adalah :
1. Untuk memperoleh fakta dan data serta informasi yang diperlukan bagi
penyusunan LKP penulis yang berkaitan dengan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK).
2. Untuk menambah wawasan Ilmu dan Pengetahuan penulis, terutama yang
menyangkut dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
(SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh
Barat Daya.
3. Memberikan laporan atas Kerja Praktek yang penulis lakukan pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.
1.4 Sistematika Penulisan
Untuk memberi penjelasan ringkas mengenai permasalahan objek per bab
maka di buat sistematika penulisan untuk mempermudah pembaca. Adapun
sistematika tersebut adalah sebagai berikut :
Bab I Merupakan Pendahuluan, dimana dalam Bab ini menjelaskan
tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
serta Sistematika Penulisan.
Bab II adalah Tinjauan Kepustakaan, dimana dalam Bab ini menjelaskan
tentang Pengertian Sistem, Pengertian Sistem Administrasi Kependudukan serta
Pengertian Sistem Komputer.
Bab III Metode Penelitian, dalam Bab ini mendeskripsikan secara singkat
gambaran umum instansi (Sejarah, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi,
Tujuan dan Sasaran, Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran, serta Struktur
Organisasi) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya,
Konsep Sistem Informasi Kependudukan, Lokasi Kerja Praktek, Lama Waktu
Kerja Praktek, Kegiatan selama Kerja Praktek, Metode Pengumpulan Data,
Analisis Data, Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, Pengertian
NIK (Nomor Induk Kependudukan), Pengertian KK (Kartu Keluarga)
sertaPengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Bab IV merupakan Bab Hasil dan Pembahasan yang menjelaskan tentang
sistem informasi administrasi kependudukan dan cara penggunaannya kepada
pegawai/user Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya.
Bab V merupakan Bab Penutup, dimana pada bagian Bab ini terdapat
Kesimpulan dan Saran, pada Bab terakhir ini penulis menemukan beberapa
kesimpulan dan saran-saran yang hendaknya dapat dijadikan jalan keluar dari
permasalahan yang ditengahkan. Pada akhir dari laporan ini penulis lengkapi
dengan daftar kepustakaan, lampiran-lampiran dan biodata penulis.
BAB II
TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1 Pengertian Sistem
Sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “systema”, yang
dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai satu pengertian
yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur
dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisah.
Sebuah sistem merupakan suatu cara untuk melaksanakan serangkaian
aktivitas. Sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan
elemen yang membentuk sistem tersebut sedangkan proses sistem menjelaskan
cara kerja tiap elemen sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap
sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari
berbagai sistem.
Beberapa para ahli mengemukan pengertian sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan” (Zaki Baridwan
: 2000).
“Sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling
berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang
sama (James A. Hall : 2001).
Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
harus menjamin ketersediaan data-data yang dibutuhkan oleh manajemen dalam
mengarahkan kejadian-kejadian dari suatu perusahaan dan dalam memberikan
laporan.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan adalah sistem informasi
yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggaraan dan
instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi
khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga
tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan
meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil (Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kab. Abdya : 2011).
2.3 Pengertian Sistem Komputer
Kata komputer berasal dari Bahasa asing ‘to compute’ atau dari Bahasa
Yunani ‘compute’ yang artinya adalah alat bantu hitung atau mesin hitung.
Komputer tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu tetapi juga memegang peranan
penting dalam pengolahandata elektronik, sehingga komputer disebut juga sebagai
alat pengolah data.
Pengertian sistem komputer adalah “suatu alat elektronik dengan
kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan serangkaian operasi yang logis serta
memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan
manusia” (Cusshing, 1985 : 110).
Sistem komputer adalah “sebagai alat bantu pengolahan data bukanlah
suatu alat berdiri sendiri atau tunggal, seperti juga manusia terdiri dari anggota
badan dan panca indra, demikian juga komputer secara fisik terdiri dari beberapa
alat masing-masing mempunyai tugas khusus namun sering bekerja sama”
(Suryatmo, 1992 : 19).
Jadi sistem komputer itu sendiri adalah sekumpulan dari elemen-elemen
diantaranya perangkat keras, perangkat lunak, informasi dan prosedur manusia.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum Instansi (Sejarah dan struktur organisasi)
3.1.1 Sejarah singkat
Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh
Barat Daya dibentuk pada Bulan Juni 2005 yang dipimpin oleh TANTAWI, S.Sos
sebagai kepala Dinas pertama dengan lokasi perkantorannya berada di
Geulumpang Payong Kecamatan Blangpidie yang sekarang menjadi rumah Dinas
Wakil Bupati Aceh Barat Daya.
Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005
Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas
Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Pada
saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang di namakan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL.
Dalam waktu yang tidak terlalu lama dilantiknya pejabat baru sebagai
Kepala Dinas yaitu Bapak Ir. SYAMSURIZAL, M.Si yang sekarang sebagai
Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Kemudian pada tanggal 13 September 2006
Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil dipindahkan ke lokasi
Komplek Perkatoran Padang Meurante Kecamatan Susoh Kabupaten Aceh Barat
Daya.
Pada tahun yang sama juga diangkat Pelaksanaan Tugas (PLT) Kepala
Dinas yaitu Drs. M. YUSUF DAUD karena Ir. SYAMSURIZAL, M.Si masuk
peserta Calon Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Dalam waktu yang singkat pula,
pada Tanggal 13 Desember 2006 dilantik lagi Pejabat baru sebagai Kepala Dinas
yaitu Drs. THAMRIN. Sebulan kemudian yakni pada Tanggal 11 januari 2007
dilantik
Pejabat
baru
lagi
sebagai
Kepala
Dinas
yaitu
Bapak
Drs.
SYARIFUDDIN.
Berselang satu tahun oleh Bapak Bupati Aceh Barat Daya AKMAL
IBRAHIM pada Tanggal 21 Januari 2008 dibentuklah Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil, yang merupakan peleburan DISNAKER menjadi DISDUKCAPIL,
yang dilantik kembali Pejabat baru yang sebelumnya pernah menjabat sebagai
Kepala DISNAKER pada Tanggal 13 Desember 2006 sampai pada Tanggal 11
Januari 2007 yaitu Bapak Drs. THAMRIN dan sampai saat ini Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil dipimpin oleh Bapak FAKHRUDDIN, S.Pd
yang dilantik pada Tanggal 05 Oktober 2009 sampai sekarang ini yang
berlokasikan di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude Paya Kecamatan
Blangpidie Kabupaten Aceh Barat daya.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi :
Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat adalah
“Terwujudnya Tertib Administrasi dan Informasi Kependudukan dan Catatan
Sipil Yang Akurat”.
Visi
tersebut
mengandung
arti
behwa
seluruh
personel
Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil melayani pelayanan publik dengan mengikuti
prosedur yang telah ditetapkan dengan sebaik-baiknya dan menginformasikan
database kependudukan dengan akurat dan benar.
Untuk mewujudkan visi dimaksud, ditetapkan misi sebagai berikut :
Misi secara umum :
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya
mempunyai komitmen untuk menjamin pemerataan, keadilan, dan meningkatkan
mutu pelayanan kependudukan bagi seluruh masyarakat di Kabupaten Aceh Barat
Daya melalui mobilisasi sumber daya yang dimiliki.
Secara spesifik, misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah :
1. Meningkatkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil
mendorong masyarakat akan pentingnya dokumen kependudukan.
2. Menyajikan informasi database kependudukan yang akurat.
3. Menyajikan informasi database catatan sipil yang akurat.
3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh
Barat Daya adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan khususnya yang
berkaitan dengan masalah kependudukan dan mengkoordinir secara komprehensif
seluruh aspek kegiatan pelayanan kependudukan yang meliputi aspek kesiapan
tenaga kerja, kinerja, mutu pelayanan dan peningkatan kualitas laporan.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya mempunyai fungsi :
a) Memberdayakan semua sektor pelayanan kependudukan yang berada di
lingkup Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya baik sektor pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maupun sektor
pelayanan catatan sipil.
b) Mempertahankan
dan
meningkatkan
kesinambungan
pelayanan
kependudukan sesuai dengan tatanan sistem kependudukan nasional.
3.1.4 Tujuan dan Sasaran
Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya adalah :
1. Meningkatkan sistem pelayanan kependudukan di Kabupaten Aceh Barat
daya secara optimal, terkoordinir dan menyeluruh dalam rangka
memenuhi kebutuhan pelayanan kependudukan yang berkualitas sehingga
dapat meningkatkan layanan kependudukan masyarakat.
2. Mewujudkan
masyarakat
yang
sadar
akan
pentingnya
dokumen
kependudukan.
3. Meningkatnya kualitas pelayanan dari hari ke hari.
4. Pemerataan jangkauan pelayanan kependudukan kepada semua penduduk
dan kepada seluruh lapisan masyarakat.
Sasaran yang ingin dicapai adalah :
1. Meningkatkan pelayanan kependudukan pada setiap unit pelayanan
kependudukan secara adil dan merata serta efisiensi dan efektif.
2. Meningkatnya pelayanan kependudukan masyarakat yang optimal.
3. Meningkatnya jumlah warga yang mengurus dokumen kependudukan.
4. Mudahnya pengurusan layanan kependudukan.
Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran berdasarkan visi dan misi yang
ada, maka kebijakan strategik yang ditetapkan adalah :
Kebijakan Umum :
1. Mendukung komitmen pemerintah pusat, provinsi, kabupaten terhadap
tercapainya target yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana nasional.
Dalam konteks tersebut lebih ditekankan pada sasaran yang terkait dengan
tercapainya program setiap masyarakat harus memiliki akta kelahiran pada
tahun 2010.
2. Menerapkan kebijakan nasional, provinsi, kabupaten dalam mendukung
sistem kependudukan nasional dan standar pelayanan minimum.
3. Mewujudkan peran dan kewajiban pemda dalam penyelenggaraan
pelayanan sistem kependudukan secara utuh yang dapat berfungsi secara
efektif dan efesien.
4. Mendorong peran serta masyarakat dalam setiap program kependudukan
sebagai upaya memberdayakan individu, keluarga dan masyarakat agar
pentingnya dokumen kependudukan.
5. Mendorong kerjasama dengan organisasi swasta, LSM dan organisasi
lainnya.
Kebijakan Khusus
1. Penyediaan pelayanan kependudukan bagi masyarakat Kabupaten Aceh
Barat Daya.
2. Memperjelas desentralisasi dan dekonsentrasi pembiayaan, perencanaan,
dan fungsi administrasi di sektor kependudukan.
3. Penekanan pada mutu, efektivitas, dan efisiensi penyediaan pelayanan
kependudukan di setiap institusi penyedia pelayanan kependudukan.
4. Optimalisasi SDM melalui perencanaan yang tepat, penempatan tenaga
kependudukan dan peningkatan kapasitas untuk mendukung pembangunan
sistem kependudukan daerah.
5. Penggunaan informasi kependudukan untuk perencanaan, implementasi,
pengawasan dan evaluasi dalam sektor kependudukan.
6. Implementasi pembiayaan kependudukan untuk memberikan prioritas
kepada kelompok masyarakat miskin.
7. Mendorong
penyusunan
kebijakan yang
tepat
untuk
melindungi
masyarakat dan penyedia pelayanan kependudukan.
3.1.5 Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran
Kebijakan strategik tersebut di atas masing-masing dijabarkan dalam
beberapa program yaitu :
1. Program pelayanan administrasi perkantoran.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur.
3. Program peningkatan Disiplin Aparatur.
4. Program penataan administrasi kependudukan.
3.1.6 Struktur Organisasi
Sebelum membahas tentang struktur organisasi pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya,
maka penulis ingin
mengemukakan apa itu yang dimaksud dengan struktur organisasi itu sendiri.
Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal, dimana
organisasi yang dikelola menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
setiap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun
orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab
yang berbeda-beda suatu organisasi. (Handoko : 1986)
Pengertian struktur organisasi ialah : “Sebagai alat untuk membantu
manajemen dalam mencapai tujuannya. Karena tujuan tersebut berasal dari
strategi keseluhan organisasi yaitu ketika strategi dan struktur saling terkait, lebih
spesifik struktur harus mengikuti strategi”. (Robbins : 1999)
Berikut Uraian Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya menurut Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya
Nomor : 1 Tahun 2008, Tanggal 21 Januari 2008 / 12 Muharram 1429 H :
1. Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
2. Sekretaris
a. Kasubbag Umum dan Perlengkapan
b. Kasubbag Kepegawaian dan Tata Laksana
c. Kasubbag Keuangan
3. Kabid Program dan Pelaporan
a. Kasi Perencanaan dan Pengolahan Data
b. Kasi Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan
4. Kabid Adminstrasi dan Mobilitas Penduduk
a. Kasi Administrasi dan Mobilitas Penduduk
b. Kasi Mobilitas Penduduk
5. Kabid Catatan Sipil
a. Kasi Pelayanan Catatan Sipil
b. Kasi Registrasi dan Dokumentasi
6. UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas)
7. Kelompok jabatan fungsional
Untuk melihat bentuk Bagan Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat pada halaman
lampiran.
3.2.1 Konsep Sistem Informasi Kependudukan
Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi
khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan,
pelaksanaan dan pengendalian. Berdasarkan UU No. 23 tahun 2006 Tentang
Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi Kependudukan adalah suatu
sistem informasi yang pengelolaan, pengkajian, penyimpan dan pengembangan
Sistem Informasi Kependudukan untuk tercapai tertib administrasi di bidang
kependudukan. Pada Pasal 83 dalam Undang-Undang tersebut lebih dijelaskan
tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut :
1. Data Penduduk yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan
dan
tersimpan
di
dalam
database
kependudukan
dimanfaatkan untuk kepentingan perumusan kebijakan di bidang
pemerintahan dan pembangunan.
2. Pemanfaatan data Penduduk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus
mendapatkan izin Penyelenggara.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan dan tata cara mendapatkan
izin sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dalam Peraturan Menteri.
3.2.2 Tujuan
Tujuan adanya sistem informasi administrasi kependudukan, yaitu :
1. Database Kependudukan terpusat.
2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain
(Statistik, Pajak, Imigrasi, dll).
3. Sistem informasi administrasi kependudukan terintegrasi (RT/RW,
Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll).
4. Standarisasi Nasional
Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan online, yang
telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan
Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi
Kependudukan.
Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib
Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan
blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya
harus tersistem, konkrit dan pragmatis.
Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara
hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau
peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh
penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam
kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki
insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.
3.3.1 Lokasi Kerja Praktek
Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005
Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas
Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Pada
saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang di namakan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya
mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang
kependudukan dan catatan sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga
merupakan suatu Instansi Pemerintahan dalam Kabupaten Aceh Barat Daya yang
bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data
kependudukan serta melayani seluruh masyarakat dalam pemprosesan pembuatan
KK (Kartu Keluarga), KTP (Kartu Tanda Penduduk), Surat Pindah, Akte
Kelahiran, Akte Kematian di wilayah Kabupaten Aceh Barat Daya.
Oleh karena itu, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh
Barat Daya merupakan lokasi penulis memilih untuk melakukan Kerja Praktek,
yang lokasinya sekarang beralamat di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude
Paya Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat Daya.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya
terletak di pinggiran jalan raya Blangpidie – Tapak Tuan atau ±2 km dari pusat
Perkantoran ABDYA sebelah selatan. Dengan lokasi seperti ini, memudahkan
bagi seluruh masyarakat untuk menjangkaunya karena alat transfortasi (angkutan
umum) selalu lalu lalang setiap hari di depan Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
3.3.2 Lama Waktu Kerja Praktek
Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu bagian dari mata kuliah dalam
program
Diploma
III
Manajemen
Informatika.
Yang
mengharuskan
mahasiswa/mahasiswi untuk terjun langsung ke tempat praktek selama 1 (satu)
bulan, praktek ini terhitung mulai tanggal 07 Februari sampai dengan 08 Maret
2011. Selama Kerja Praktek penulis ditempatkan di Sub Bidang Operator
Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk), yang
merupakan salah satu bagian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya.
Untuk menjaga kedisiplinan waktu, pihak Dinas menetapkan ketentuan
jam kerja sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Aceh Barat Daya Nomor :
061.2/140/2008 Tanggal 28 Januari 2008, tentang pelaksanaan 6 hari kerja selama
seminggu bagi Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Honorer di lingkungan
Kabupaten Aceh Barat Daya, yaitu dimulai dari hari senin s/d hari sabtu, dengan
ketentuan jam kerja hari senin s/d kamis jam 07.45 wib s/d 14.15 wib, hari jum’at
jam 07.00 wib s/d 12.00 wib, dan hari sabtu jam 07.45 s/d 14.15 wib atau
memenuhi 37.5 jam perminggu, ketentuan ini diberlakukan kembali sejak Tanggal
07 Februari 2011.
3.3.3 Kegiatan Selama Kerja Praktek
Kegiatan penulis selama
melakukan Kerja Praktek pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil adalah sebagai berikut :
a. Servise CPU.
b. Meginstall Ulang Komputer.
c. Install Aplikasi Komputer.
d. Membersihkan Virus.
e. Menulis arsip Akte Kelahiran.
f. Menulis Surat Masuk / Expedisi Surat Keluar.
g. Memberikan Stempel Leges pada KK, KTP, Akte Kelahiran.
h. Mengetik Surat Undangan NIK (Nomor Induk Kependudukan).
i. Melayani masyarakat.
j. Ambil photo / Edit photo pembuatan KTP.
k. Mengentri data masyarakat.
l. Cetak KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk).
m. Melayani pembuatan KK / KTP.
3.3.4 Metode Pengumpulan Data
Untuk melengkapi data-data penggunaan sistem informasi administrasi
kependudukan, maka penulis melakukan metode pengumpulan data dengan cara :
1. Studi Lapangan (Field Research)
Studi yang dilakukan secara langsung ketempat kerja praktek pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya untuk
memperoleh data yang dibutuhkan, data tersebut diperoleh melalui cara,
yaitu :
a. Wawancara (interview)
Yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pegawai dan kepala
bagian tentang permasalahan yang akan dibahas.
b. Pengamatan (observasi)
Yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung pada Bidang
Operator Komputer pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya guna memperoleh data yang berhubungan
dengan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi yang akan dilakukan dengan-kegiatan pengumpulan data yang
berkaitan dengan laporan ini, metode yang digunakan antara lain dengan
menggunakan buku-buku bacaan perpustakaan, materi kuliah, bahan dari
internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan penulisan
Laporan Kerja Praktek ini.
3.3.5 Analisis Data
Dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menggunakan metode
analisis diskriptif, yaitu yang diperoleh, dipilih dan disusun secara sistematis
kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
3.4.1 Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu :
5. Database Kependudukan terpusat
6. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain
(Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)
7. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan terintegrasi (RT/RW,
Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll)
8. Standarisasi Nasional
Sedangkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai adalah terdaftarnya
Kabupaten Aceh Barat Daya dalam percepatan dan penyelesaian e-KTP yang
berbasis NIK dan Sidik Jari secara Nasional dan terdaftarnya semua anak yang
memiliki
Akta
Kelahiran
dan
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
lain-lain
yang
menyangkut
dalam
3.4.2 Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan)
NIK (Nomor Induk Kependudukan) adalah nomor identitas Penduduk
yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar
sebagai Penduduk Indonesia. NIK (Nomor Induk Kependudukan) berlaku seumur
hidup dan selamanya, yang diberikan oleh Negara / Pemerintah dan diterbitkan
oleh Instansi Pelaksana kepada setiap Penduduk setelah dilakukan pencatatan
biodata. NIK (Nomor Induk Kependudukan) pertama kali diperkenalkan oleh
Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan ketika Institusi Pemerintah ini
menerapkan sistem KTP Nasional yang terkomputerisasi.
NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing penduduk terdiri dari
16 digit. Kode penyusun NIK (Nomor Induk Kependudukan) terdiri dari 2 digit
awal merupakan kode propinsi, 2 digit setelahnya merupakan kode kab/kota, 2
digit sesudahnya kode kecamatan, 6 digit selanjutnya merupakan tanggal lahir
dalam format ddmmyy (untuk wanita tanggal ditambah 40, misalkan lahir pada
tanggal 01 maka menjadi 41), lalu 4 digit terakhir merupakan nomor urut yang
dimulai dari 0001 sampai dengan 9999. Sebagai contoh, misalkan seorang
perempuan lahir di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Susoh
pada tanggal 22 Desember 1990 maka NIK-nya adalah: 11-12-04-621290-0001.
3.4.3 Pengertian KK (Kartu Keluarga)
KK (Kartu Keluarga) adalah kartu yang memuat data Kepala Keluarga
beserta keluarganya, setiap Kepala Keluarga wajib memiliki KK (Kartu Keluarga)
serta NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing anggota dalam keluarga.
Cara Memperoleh KK (Kartu Keluarga) Nasional :
1. Surat pengantar dari Geucik,
2. KK (Kartu Keluarga) Lama (ASLI), atau
3. Daftar seluruh keluarga,
4. Fotocopy KTP (Kartu Tanda Penduduk) Keluarga.
3.4.4 Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk)
KTP (Kartu Tanda Penduduk) adalah kartu sebagai bukti diri (legitimasi)
bagi setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
Warna layar yang dipakai dibalik layar photo KTP hanya mengunakan 2
(dua) warna, yaitu warna Merah dan warna Biru. Dari kedua warna tersebut
ternyata juga mempunyai arti/fungsi tersendri yang tidak kita ketahui sebagai
penduduk yang telah mempunyai KTP selama ini. Layar warna Merah dipakai
pada KTP penduduk yang tahun lahirnya Ganjil (contoh : 1989), sedangkan layar
warna Biru terdapat dibalik layar photo KTP penduduk yang lahirnya pada tahun
Genap (contoh : 1990).
Ketentuan bagi setiap penduduk yang berkaitan dengan KTP
1. Setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun atau telah/pernah kawin
wajib memiliki KTP (Kartu Tanda Penduduk).
2. Setiap penduduk hanya boleh memiliki satu KTP (Kartu Tanda
Penduduk).
Cara Memperoleh KTP (Kartu Tanda Penduduk) Nasional :
a. Pembuatan KTP Baru
1. Berusia 17 tahun atau telah / pernah kawin,
2. Surat pengantar dari Geucik,
3. KK (Kartu Keluarga),
4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau
5. Photo di tempat.
b. Perpanjangan KTP
1. Surat pengatar Geucik,
2. KK (Kartu Keluarga),
3. KTP yang habis masa berlakunya,
4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau
5. Photo di tempat.
c. Perbaikan KTP hilang / rusak
1. Surat pengantar dari Geucik,
2. KK (Kartu Keluarga),
3. KTP yang rusak,
4. Surat keterangan dari Camat bagi mereka yang kehilangan KTP ,
5. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau
6. Photo di tempat.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
4.1.1 Perangkat / Hardware yang digunakan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan Database yang
digunakan untuk menyimpan seluruh data penduduk yang telah terdaftar pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang disimpan pada sebuah server. Sistem
ini mulai dijalankan sejak Desember 2005, sistem ini dapat diakses melalui LAN
yang langsung dihubungkan ke server karena sistem ini masih merupakan sebuah
jaringan Ofline.
Perangkat yang digunakan pada server :
Gambar 4.1 Perangkat / Hardware yang digunakan pada server
(Sumber : Server SIAK pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.2 Alur Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah
sebagai berikut :
User
¾
Login ke
SIAK
¾
¾
¾
¾
Nama Pengguna
Kata Kunci
PIN Anda
Ketik ulang PIN Anda
Nomor Otorisasi
Menu Pendaftaran
Menu Pilihan
Permohonan / Perubahan
Cetak
Logout
Gambar 4.2 Alur Proses Penggunaan SIAK
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.3 Tampilan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Untuk dapat mengakses Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
maka terlebih dahulu si user melakukan login melalui Internet Explorer dengan
memasukan ULR : http://siak.depdagri.go.id/.
Tampilan Form Home :
Gambar 4.3 Tampilan Form Home
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : setelah user mengisi Nama Pengguna dan Kata Kunci, maka user
harus Login untuk masuk ke form berikutnya.
Bentuk tampilan Form Login :
Gambar 4.4 Tampilan Form Login
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : setelah user menginput PIN Anda, Ketik Ulang Pin Anda, Nomor
Otorisasi, maka user memilih tombol PERIKSA untuk masuk ke form Menu
Utama menurut kecamatan, atau user memilih tombol LOGOUT untuk keluar dari
sistem.
Bentuk tampilan Menu Utama menurut Kecamatan :
Gambar 4.5 Tampilan Form Menu Utama menurut Kecamatan
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : ini adalah form menu utama pandaftaran penduduk menurut
kecamatan, pada form ini terdapat beberapa pilihan menu untuk menginput,
proses dan output.
Untuk membuat KK (Kartu Keluarga) baru, maka user memilih Menu
Masukan pada pilihan Data Individu yang didalamnya terdapat empat pilihan
yaitu Pendaftaran Biodata, Perubahan Biodata, Penambahan/Ubah Gelar
Pendidikan dan Perubahan Pekerjaan.
Dari empat pilihan tersebut maka user memilih pilihan Pendaftaran
Biodata untuk pembuatan KK (Kartu Keluarga) baru.
Form Permohonan :
Gambar 4.6 Tampilan Form Permohonan Baru
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : form diatas merupakan form permohonan pembuatan KK baru WNI
yang berdasarkan provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan dimana
pemohon/penduduk bertempat tinggal.
Setelah mengisi Form Permohonan, setelah user entri maka muncul pesan
peringatan sebagai berikut :
Gambar 4.7 Tampilan Peringatan
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : gambar diatas merupakan tampilan peringatan setelah user
mengentri data permohonan pembuatan KK baru.
Apabila data yang dimasukkan benar dan sesuai maka data tersebut
tersimpan
secara
otomatis
ke
database
Sistem Informasi
Administrasi
Kependudukan dan dari data penduduk yang di entri maka akan menciptakan
Nomor Kartu Keluarga dan Nomor Induk Kependudukan untuk penduduk
tersebut. Apabila pendudukan tersebut memiliki keluarga lainnya (Istri, Anak,
Famili, dll) maka user akan memasukan daftar nama-nama penduduk yang
menjadi anggota keluarganya pada daftar individu atas nama pemohon Kepala
Keluarga tersebut.
Namun setelah entri data tersebut ternyata nama yang akan menjadi
anggota keluarganya telah memiliki Nomor Induk Kependudukan atau telah
terdaftar sebelumnya (nama yang sama, tempat tanggal lahir yang sama) maka
akan muncul peringatan :
Gambar 4.8 Tampilan Peringatan Identitas yang sama
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Peringatan : gambar diatas adalah tampilan peringatan bahwa terjadinya
biodata/identitas yang sama, maka user harus memeriksa kembali.
Setelah selesai entri data semua anggota keluarga pengikut pemohon kepala
keluarga, maka user keluar, lalu masuk ke Menu Pilihan Keluaran lalu pilih Cetak
Dokumen yang terdapat tiga pilihan yaitu Kartu Keluarga, Kartu Tanda
Penduduk, Biodata dan Cetak FI01. Untuk mencetak KK (Kartu Keluarga) yang
telah selesai maka user memilih Kartu Keluarga.
Gambar 4.9 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KK
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : form diatas merupakan form untuk mengolah data penduduk untuk
melakukan cetakan KK.
Untuk memastikan data keluarga tersebut benar, maka user memilih
tombol LIHAT untuk melihat hasil print-out KK (Kartu Keluarga) supaya user
mengecek ulang
apakah adanya kesalahan penginputan data pada identitas
penduduk apa tidak sebelum mencetaknya, berikut tampilan printoutnya :
Gambar 4.10 Tampilan Printout KK
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Sesudah memastikan bahwa data tersebut benar, maka user langsung cetak
dan keluar.
Selanjutnya user akan mencetak KTP (Kartu Tanda Penduduk) dari semua
anggota keluarga yang umurnya telah boleh untuk memiliki KTP, maka user
memilih Cetak Kartu Tanda Penduduk sebagai mana caranya pada Cetak Kartu
Keluarga, berikut tampilannya :
Gambar 4.11 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KTP
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Setelah data penduduk yang ingin mencetak KTP (Kartu Tanda Penduduk)
muncul, maka user klik tombol tampilkan untuk melihat hasil print-out,
sebagaimana pada contoh tampilan berikut :
Gambar 4.12 Tampilan Printout KTP / sebelum cetak
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Berikut contoh tampilan KTP sesudah dicetak dan perhatikan NIK-nya,
maka NIK-nya sesuai dengan tanggal lahir karena berjenis kelamin laki-laki.
Sebagai contoh, misalkan seorang laki-laki bertempat tinggal di Provinsi Aceh,
Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Blangpidie lahir pada tanggal 10 Februari
1989 maka NIK-nya adalah: 11-12-01-100289-0003 :
Gambar 4.13 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak
(Sumber : Penulis Laporan Kerja Praktek / Penduduk / Warga Kab. ABDYA)
Sedangkan NIK perempuan pada tanggal lahirnya ditambahkan 40 (empat
puluh). Sebagai contoh, misalkan seorang perempuan bertempat tinggal di
Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Susoh lahir pada tanggal
22 Desember 1990 maka NIK-nya adalah: 11-12-04-621290-0001.
Gambar 4.14 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak
(Sumber : Penduduk / Warga Kab. ABDYA)
Contoh tampilan sisi depan KTP Nasional :
Gambar 4.15 Contoh Sisi Depan KTP
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukakan pada BabBab sebelumnya, maka penulis mencoba membuat beberapa kesimpulan sebagai
berikut :
a. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas untuk
melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang kependudukan
dan catatan sipil dan juga merupakan suatu Instansi Pemerintahan yang
bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai
data kependudukan dan melayani seluruh masyarakat dalam pemprosesan
pembuatan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat Pindah, Akte
Kelahiran dan Akte Kematian.
b. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem yang
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan
informasi
administrasi
kependudukan
di
tingkat
penyelenggaraan dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.
c. Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah
supaya database kependudukan terpusat dan dapat terintegrasikan serta
sangat membantu user dalam p