Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Standarisasi Dan Industri (Baristand) Medan

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan juga atas nama perseorangan atau individu (Achmad, 2007 : 15). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat.

Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sopyan, 2008 : 4). Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.

Sekarang ini sudah banyak ditemukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Perkembangan surat menyurat sangat pesat sekali terutama dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat sebagai alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.

Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dengan adanya surat sebagai sumber komunikasi dan informasi tertulis yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan maka dibutuhkan orang yang mampu menangani segala aktivitas surat menuyurat di perusahaan tersebut.

Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Walaupun memerlukan proses yang agak

lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih pada saat ini. Surat juga memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabkan kedudukan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.

Dalam kehidupan modern seperti sekarang ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis. Sebagai contoh, undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis umumnya juga disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.

Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas. Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi. Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan wakil organisasinya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang.

Di samping kegunaan tersebut di atas, surat pun masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan

pembicaraan telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup.

Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.

Fenomena yang terjadi tentang fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan adalah kurangnya sarana dan prasarana yakni fasilitas berupa lift. Karena jika hanya menggunakan tangga manual akan menghabiskan tenaga harus bolak balik naik turun menghantarkan surat ke ruang tata usaha untuk diarsipkan dan juga menghabiskan waktu serta rungan yang kurang luas sehingga antara ruang sekretaris dengan ruang usaha letaknya berjauhan. Ruang sekretaris berada dilantai tiga sedangkan ruang tata usaha berada dilantai satu. Antara ruang sekretaris dengan ruangan tata usaha mempunyai hubungan keterikatan yaitu apabila surat datang melalui fax, maka sekretaris akan menulis di lembar disposisi kemudian akan menelpon pegawai tata usaha untuk meminta nomor surat. Kemudian sekretaris menulis nomor surat di lembar disposisi yang akan diagendakan di buku besar.begitu juga dengan pegawai tata usaha yang akan menggagendakan surat masuk maupun surat keluar untuk pertinggal data kantor. Surat yang sudah diberi nomor askan diberikan kepada Kepala Baristand Industri Medan yang nantinya akan diberikan catatn khusus. Surat yang diberikan kepada

Kepala Baristand Industri Medan tergolong kedalam surat apa. Keputusan berada ditangan Kepala Baristand Industri Medan yang akan menindaklanjuti apakah surat terseut akan dibalas atau menunggu keputusan dari kantor pusat.

Fenomena yang diamati penulis selanjutnya yaitu Kepala Baristand Industri Medan jarang berada diruangan sehingga surat yang sudah di tulis dilembar disposisi dan menomorkan suratnya akan tertahan begitu saja karena seringnya Kepala Baristand Industri Medan ke luar kota. Kegiatan surat–menyurat pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

B. Perumusan masalah

Sebagian orang kurang begitu memperhatikan kegunaan surat sebagai alat komunikasi dan terkadang proses penanganannya cenderung mengalami keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk si pemakai surat, surat merupakan alat yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya formal bagi organisasi, surat haruslah mampu dihadirkan tepat waktu dan mampu menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan? 2. Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada

sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :

1. Bagi Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan. Penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan menyusun kebijakan kegiatan Sekretariat dan juga sebagai bahan masukan yang bermanfaat dalam memperlancar proses komunikasi dan informasi. 2. Bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat-menyurat dan sebagai

bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang.

E. Sistematika Penelitian

Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di samping Jalan Armada.

Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang sudah dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis akan melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas dan dikumpulkan sebanyak mungkin untuk Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Di mana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusutan Tugas Akhir

NO KEGIATAN April Mei

III IV V I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

F. Sistematika Pembahasan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian dan Sistematika Pembahasan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan

Industri Medan yang berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasidan informasi formal.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

pembicaraan telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup.

Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.

Fenomena yang terjadi tentang fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan adalah kurangnya sarana dan prasarana yakni fasilitas berupa lift. Karena jika hanya menggunakan tangga manual akan menghabiskan tenaga harus bolak balik naik turun menghantarkan surat ke ruang tata usaha untuk diarsipkan dan juga menghabiskan waktu serta rungan yang kurang luas sehingga antara ruang sekretaris dengan ruang usaha letaknya berjauhan. Ruang sekretaris berada dilantai tiga sedangkan ruang tata usaha berada dilantai satu. Antara ruang sekretaris dengan ruangan tata usaha mempunyai hubungan keterikatan yaitu apabila surat datang melalui fax, maka sekretaris akan menulis di lembar disposisi kemudian akan menelpon pegawai tata usaha untuk meminta nomor surat. Kemudian sekretaris menulis nomor surat di lembar disposisi yang akan diagendakan di buku besar.begitu juga dengan pegawai tata usaha yang akan menggagendakan surat masuk maupun surat keluar untuk pertinggal data kantor. Surat yang sudah diberi nomor askan diberikan kepada Kepala Baristand Industri Medan yang nantinya akan diberikan catatn khusus. Surat yang diberikan kepada

Kepala Baristand Industri Medan tergolong kedalam surat apa. Keputusan berada ditangan Kepala Baristand Industri Medan yang akan menindaklanjuti apakah surat terseut akan dibalas atau menunggu keputusan dari kantor pusat.

Fenomena yang diamati penulis selanjutnya yaitu Kepala Baristand Industri Medan jarang berada diruangan sehingga surat yang sudah di tulis dilembar disposisi dan menomorkan suratnya akan tertahan begitu saja karena seringnya Kepala Baristand Industri Medan ke luar kota. Kegiatan surat–menyurat pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

B. Perumusan masalah

Sebagian orang kurang begitu memperhatikan kegunaan surat sebagai alat komunikasi dan terkadang proses penanganannya cenderung mengalami keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk si pemakai surat, surat merupakan alat yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya formal bagi organisasi, surat haruslah mampu dihadirkan tepat waktu dan mampu menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan? 2. Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada

sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :

1. Bagi Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan. Penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan menyusun kebijakan kegiatan Sekretariat dan juga sebagai bahan masukan yang bermanfaat dalam memperlancar proses komunikasi dan informasi. 2. Bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat-menyurat dan sebagai

bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang.

E. Sistematika Penelitian

Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di samping Jalan Armada.

Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang sudah dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis akan melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas dan dikumpulkan sebanyak mungkin untuk Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Di mana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusutan Tugas Akhir

NO KEGIATAN April Mei

III IV V I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

F. Sistematika Pembahasan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian dan Sistematika Pembahasan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan

Industri Medan yang berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasidan informasi formal.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.