Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Standarisasi Dan Industri (Baristand) Medan
TUGAS AKHIR
FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI
FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT BALAI RISET
STANDARISASI DAN INDUSTRI
(BARISTAND) MEDAN
OLEH :
FINDA CHAIRINA
122103097
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: FINDA CHAIRINA
NIM
: 122103097
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
DAN INFORMASI FORMAL
SEKRETARIAT BALAI
KOMUNIKASI
PADA BAGIAN
STANDARISASI DAN
INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN
Tanggal: Juli 2015
Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM )
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juli 2015
Dekan
(Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E, M.Ec, Ak)
NIP. 19560407 1988002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: FINDA CHAIRINA
NIM
: 122103097
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
DAN INFORMASI FORMAL
SEKRETARIAT BALAI
KOMUNIKASI
PADA BAGIAN
STANDARISASI DAN
INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN
Medan, Juli 2015
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
(Dra. Friska Sipayung, M.Si)
NIP. 19620117 198603 2 002
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya
terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam
menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis
hadiahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW. Dengan segala
kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan
didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman
dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas
segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran
yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan
Penulis dimasa yang akan datang. Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal
yang telah dikorbankan dan banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang
Penulis dapatkan, untuk itu Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku P.lt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E, M.Ec, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.M selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris Program
Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
i
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
6. Para staff-staff yang berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Para pegawai-pegawai dan orang-orang yang membantu penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir yang berada di lingkungan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
8. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang Adi Asmar dan Ibunda tercinta
Fitri Yeni yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah
dan untuk adik-adikku tersayang Heru dan Nabila terima kasih untuk
seluruh dukungan yang tiada henti.
9. Buat teman-teman seperjuangan stambuk 2012 yang tidak bisa disebutkan
satu per satu namanya.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi pembaca khususnya Penulis.
Medan, Juli 2015
Penulis
( Finda Chairina)
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ....................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iii
DAFTAR TABEL .........................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ..........................................................
B. Perumusan Masalah .................................................................
C. Tujuan Penelitian .....................................................................
D. Manfaat Penelitian ...................................................................
E. Jadwal Kegiatan .......................................................................
F. Sistematika Penulisan ..............................................................
BAB II PROFIL INSTANSI
1
5
6
6
8
8
A. Sejarah ringkas Baristand Industri Medan ..............................
B. Struktur Organisasi ..................................................................
C. Job Description .......................................................................
D. Logo Instansi ...........................................................................
E. Jaringan Kegiatan ....................................................................
F. Kinerja Kegiatan Terkini .........................................................
G. Rencana Kegiatan .....................................................................
BAB III PEMBAHASAN
10
12
14
16
18
18
18
A. Pengertian dan Fungsi Surat ....................................................
B. Kop Surat yang Digunakan dan Ketentuan Pokok
Penulisan Surat Dinas ..............................................................
C. Bentuk-Bentuk Surat ...............................................................
D. Format dan Cara Pengetikan Surat Dinas pada
Baristand Industri Medan ........................................................
E. Bentuk Dasar Komunikasi dan Proses
Komunikasi ..............................................................................
F. Pengertian Informasi Menurut Para Ahli dan Jenis-Jenis
Informasi ..................................................................................
G. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ............................
1. Penanganan Surat Masuk .................................................
2. Penanganan Surat Keluar .................................................
H. Analisis dan Evaluasi ..............................................................
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
21
A. Kesimpulan …………………………………………………. .
B. Saran ........................................................................................
iii
31
32
41
48
49
53
53
55
58
68
69
DAFTAR TABEL
No.
1.
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan .....................................................................
iv
8
DAFTAR GAMBAR
No.
1.
Judul
Halaman
Struktur Organisasi Keseluruhan (BPKIMI) dan Balai Riset
Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan (Gambar 2.1) ................. 12-14
2.
Logo Baristand Industri Medan (Gambar 2.6) .....................................
16
3.
Lokasi Baristand Industri Medan (Gambar 2.7)...................................
17
4.
Proses Komunikasi (Bovee dan Thill dalam buku Business
5.
Communication Today 6e)Gambar 3.1 ................................................
49
Siklus Informasi (Tata Sutabri, 2005 : 21) Gambar 3.2 .......................
51
v
FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI
FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT BALAI RISET
STANDARISASI DAN INDUSTRI
(BARISTAND) MEDAN
OLEH :
FINDA CHAIRINA
122103097
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: FINDA CHAIRINA
NIM
: 122103097
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
DAN INFORMASI FORMAL
SEKRETARIAT BALAI
KOMUNIKASI
PADA BAGIAN
STANDARISASI DAN
INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN
Tanggal: Juli 2015
Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM )
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juli 2015
Dekan
(Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E, M.Ec, Ak)
NIP. 19560407 1988002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: FINDA CHAIRINA
NIM
: 122103097
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT
DAN INFORMASI FORMAL
SEKRETARIAT BALAI
KOMUNIKASI
PADA BAGIAN
STANDARISASI DAN
INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN
Medan, Juli 2015
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
(Dra. Friska Sipayung, M.Si)
NIP. 19620117 198603 2 002
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya
terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam
menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis
hadiahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW. Dengan segala
kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan
didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman
dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas
segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran
yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan
Penulis dimasa yang akan datang. Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal
yang telah dikorbankan dan banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang
Penulis dapatkan, untuk itu Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku P.lt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E, M.Ec, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.M selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris Program
Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
i
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
6. Para staff-staff yang berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Para pegawai-pegawai dan orang-orang yang membantu penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir yang berada di lingkungan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
8. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang Adi Asmar dan Ibunda tercinta
Fitri Yeni yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah
dan untuk adik-adikku tersayang Heru dan Nabila terima kasih untuk
seluruh dukungan yang tiada henti.
9. Buat teman-teman seperjuangan stambuk 2012 yang tidak bisa disebutkan
satu per satu namanya.
Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi pembaca khususnya Penulis.
Medan, Juli 2015
Penulis
( Finda Chairina)
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ....................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iii
DAFTAR TABEL .........................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ..........................................................
B. Perumusan Masalah .................................................................
C. Tujuan Penelitian .....................................................................
D. Manfaat Penelitian ...................................................................
E. Jadwal Kegiatan .......................................................................
F. Sistematika Penulisan ..............................................................
BAB II PROFIL INSTANSI
1
5
6
6
8
8
A. Sejarah ringkas Baristand Industri Medan ..............................
B. Struktur Organisasi ..................................................................
C. Job Description .......................................................................
D. Logo Instansi ...........................................................................
E. Jaringan Kegiatan ....................................................................
F. Kinerja Kegiatan Terkini .........................................................
G. Rencana Kegiatan .....................................................................
BAB III PEMBAHASAN
10
12
14
16
18
18
18
A. Pengertian dan Fungsi Surat ....................................................
B. Kop Surat yang Digunakan dan Ketentuan Pokok
Penulisan Surat Dinas ..............................................................
C. Bentuk-Bentuk Surat ...............................................................
D. Format dan Cara Pengetikan Surat Dinas pada
Baristand Industri Medan ........................................................
E. Bentuk Dasar Komunikasi dan Proses
Komunikasi ..............................................................................
F. Pengertian Informasi Menurut Para Ahli dan Jenis-Jenis
Informasi ..................................................................................
G. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ............................
1. Penanganan Surat Masuk .................................................
2. Penanganan Surat Keluar .................................................
H. Analisis dan Evaluasi ..............................................................
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
21
A. Kesimpulan …………………………………………………. .
B. Saran ........................................................................................
iii
31
32
41
48
49
53
53
55
58
68
69
DAFTAR TABEL
No.
1.
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan .....................................................................
iv
8
DAFTAR GAMBAR
No.
1.
Judul
Halaman
Struktur Organisasi Keseluruhan (BPKIMI) dan Balai Riset
Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan (Gambar 2.1) ................. 12-14
2.
Logo Baristand Industri Medan (Gambar 2.6) .....................................
16
3.
Lokasi Baristand Industri Medan (Gambar 2.7)...................................
17
4.
Proses Komunikasi (Bovee dan Thill dalam buku Business
5.
Communication Today 6e)Gambar 3.1 ................................................
49
Siklus Informasi (Tata Sutabri, 2005 : 21) Gambar 3.2 .......................
51
v