Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Standarisasi Dan Industri (Baristand) Medan

FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT BALAI RISET

STANDARISASI DAN INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN

OLEH :

FINDA CHAIRINA 122103097

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

NAMA : FINDA CHAIRINA

NIM : 122103097

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT BALAI STANDARISASI DAN INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN

Tanggal: Juli 2015 Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan

NIP. 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM )

Tanggal : Juli 2015 Dekan

NIP. 19560407 1988002 1 001

NAMA : FINDA CHAIRINA

NIM : 122103097

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT BALAI STANDARISASI DAN INDUSTRI (BARISTAND) MEDAN

Medan, Juli 2015 Menyetujui, Dosen Pembimbing

(Dra. Friska Sipayung, M.Si) NIP. 19620117 198603 2 002

i

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-Nya terletak kendali dan digenggaman-Nya terletak segala kemudahan dalam menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-Nya lah Penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis hadiahkan kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW. Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang. Dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak hal yang telah dikorbankan dan banyak sekali bantuan, dukungan dan doa yang Penulis dapatkan, untuk itu Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak

Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, S.E, M.Ec, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.M selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

ii

5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir. 6. Para staff-staff yang berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

7. Para pegawai-pegawai dan orang-orang yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir yang berada di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

8. Kedua orang Tua, Ayahanda tersayang Adi Asmar dan Ibunda tercinta Fitri Yeni yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah dan untuk adik-adikku tersayang Heru dan Nabila terima kasih untuk seluruh dukungan yang tiada henti.

9. Buat teman-teman seperjuangan stambuk 2012 yang tidak bisa disebutkan satu per satu namanya.

Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.

Medan, Juli 2015 Penulis

iii DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Kegiatan ... 8

F. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah ringkas Baristand Industri Medan ... 10

B. Struktur Organisasi ... 12

C. Job Description ... 14

D. Logo Instansi ... 16

E. Jaringan Kegiatan ... 18

F. Kinerja Kegiatan Terkini ... 18

G. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Fungsi Surat ... 21

B. Kop Surat yang Digunakan dan Ketentuan Pokok Penulisan Surat Dinas ... 31

C. Bentuk-Bentuk Surat ... 32

D. Format dan Cara Pengetikan Surat Dinas pada Baristand Industri Medan ... 41

E. Bentuk Dasar Komunikasi dan Proses Komunikasi ... 48

F. Pengertian Informasi Menurut Para Ahli dan Jenis-Jenis Informasi ... 49

G. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 53

1. Penanganan Surat Masuk ... 53

2. Penanganan Surat Keluar ... 55

H. Analisis dan Evaluasi ... 58

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………. . 68

iv

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 8

v

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

1. Struktur Organisasi Keseluruhan (BPKIMI) dan Balai Riset

Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan (Gambar 2.1) ... 12-14 2. Logo Baristand Industri Medan (Gambar 2.6) ... 16 3. Lokasi Baristand Industri Medan (Gambar 2.7) ... 17 4. Proses Komunikasi (Bovee dan Thill dalam buku Business

Communication Today 6e)Gambar 3.1 ... 49 5. Siklus Informasi (Tata Sutabri, 2005 : 21) Gambar 3.2 ... 51

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan juga atas nama perseorangan atau individu (Achmad, 2007 : 15). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat.

Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sopyan, 2008 : 4). Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.

Sekarang ini sudah banyak ditemukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Perkembangan surat menyurat sangat pesat sekali terutama dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat sebagai alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.

Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dengan adanya surat sebagai sumber komunikasi dan informasi tertulis yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan maka dibutuhkan orang yang mampu menangani segala aktivitas surat menuyurat di perusahaan tersebut.

Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Walaupun memerlukan proses yang agak

lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih pada saat ini. Surat juga memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabkan kedudukan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.

Dalam kehidupan modern seperti sekarang ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis. Sebagai contoh, undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis umumnya juga disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.

Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas. Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi. Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan wakil organisasinya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang.

Di samping kegunaan tersebut di atas, surat pun masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan

pembicaraan telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup.

Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.

Fenomena yang terjadi tentang fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan adalah kurangnya sarana dan prasarana yakni fasilitas berupa lift. Karena jika hanya menggunakan tangga manual akan menghabiskan tenaga harus bolak balik naik turun menghantarkan surat ke ruang tata usaha untuk diarsipkan dan juga menghabiskan waktu serta rungan yang kurang luas sehingga antara ruang sekretaris dengan ruang usaha letaknya berjauhan. Ruang sekretaris berada dilantai tiga sedangkan ruang tata usaha berada dilantai satu. Antara ruang sekretaris dengan ruangan tata usaha mempunyai hubungan keterikatan yaitu apabila surat datang melalui fax, maka sekretaris akan menulis di lembar disposisi kemudian akan menelpon pegawai tata usaha untuk meminta nomor surat. Kemudian sekretaris menulis nomor surat di lembar disposisi yang akan diagendakan di buku besar.begitu juga dengan pegawai tata usaha yang akan menggagendakan surat masuk maupun surat keluar untuk pertinggal data kantor. Surat yang sudah diberi nomor askan diberikan kepada Kepala Baristand Industri Medan yang nantinya akan diberikan catatn khusus. Surat yang diberikan kepada

Kepala Baristand Industri Medan tergolong kedalam surat apa. Keputusan berada ditangan Kepala Baristand Industri Medan yang akan menindaklanjuti apakah surat terseut akan dibalas atau menunggu keputusan dari kantor pusat.

Fenomena yang diamati penulis selanjutnya yaitu Kepala Baristand Industri Medan jarang berada diruangan sehingga surat yang sudah di tulis dilembar disposisi dan menomorkan suratnya akan tertahan begitu saja karena seringnya Kepala Baristand Industri Medan ke luar kota. Kegiatan surat–menyurat pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

B. Perumusan masalah

Sebagian orang kurang begitu memperhatikan kegunaan surat sebagai alat komunikasi dan terkadang proses penanganannya cenderung mengalami keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk si pemakai surat, surat merupakan alat yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya formal bagi organisasi, surat haruslah mampu dihadirkan tepat waktu dan mampu menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan? 2. Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada

sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah :

1. Bagi Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan. Penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan menyusun kebijakan kegiatan Sekretariat dan juga sebagai bahan masukan yang bermanfaat dalam memperlancar proses komunikasi dan informasi. 2. Bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat-menyurat dan sebagai

bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang.

E. Sistematika Penelitian

Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di samping Jalan Armada.

Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang sudah dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis akan melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas dan dikumpulkan sebanyak mungkin untuk Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Di mana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusutan Tugas Akhir

NO KEGIATAN April Mei

III IV V I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

F. Sistematika Pembahasan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian dan Sistematika Pembahasan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan

Industri Medan yang berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasidan informasi formal.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

10

A. Sejarah Singkat Baristand Industri Medan

Dengan adanya pemisahan Departemen Perindustrian dan Perdagangan menjadi Departemen Perindustrian dan Departemen Perdagangan serta dalam rangka menyesuaikan misi organisasi Balai Riset dan Standardisasi Industri sesuai dengan kebutuhan nyata masyarakat industri, perlu menyempurnakan Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri yang berada di Banda Aceh, Medan, Padang, Palembang, Bandar Lampung, Surabaya, Pontianak, Samarinda, Banjarbaru, Manado, Ambon menjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri.

Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan) memiliki sejarah dan pengalaman pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964 dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Selanjutnya terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan dengan Balai Penelitian dan Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan Menteri

Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29 November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah manjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan). TUPOKSI Sesuai Surat Keputusan Menteri Perindustrian RI nomor 49/M-IND/PER/6/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan.

1. Tugas Pokok Baristand Industri Medan adalah: Melaksanakan riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri.

2. Fungsi Baristand Industri Medan adalah:

a. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi industry di bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri.

b. Penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang.

c. Perumusan dan penerapan standar, pengujian standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/ mesin dan hasil produk.

d. Pemasaran, kerjsama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil riset/ penelitian dan pengembangan.

e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keungan, tatapersuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan.

B. Struktur Organisasi

Sumber : Gambar 2.1

Struktur Organisasi Keseluruhan

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Keseluruhan

Sumber : Gambar 2.3

Struktur Organisasi Keseluruhan

Gambar 2.4

Struktur Organisasi Keseluruhan

Sumber : Gambar 2.5

Struktur Organisasi Baristand Industri Medan

C. Job Description

(1) Subbagian Tata usaha mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian,, keuangan, inventarisasi barang milik Negara, tata persuratan, perlengkapan kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan Baristand Industri, serta pengelolaan perpustakaan.

(2) Seksi Teknologi Industri mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penelitian dan pengembangan teknologi industry bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri.

(3) Seksi Program dan Penegmbangan Kompetensi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan, penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang

(4) Seksi Standardisasi dan Sertifikasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan dan penerapan standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk.

(5) Seksi Pengembangan Jasa Teknik mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemasaran, kerjasama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil penelitian dan pengembangan. (6) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan

sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing. Visi dan Misi Instansi

Baristand Industri Medan memiliki visi sebagai berikut yaitu:

1. Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesional yang dapat memberikan solusi bagi industri.

Baristand Industri Medan memiliki misi sebagai berikut yaitu:

1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta perekayasaan di bidang mesin dan peralatan.

2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis. 3. Mendorong penerapan Standart Nasional.

4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan pencemaran industri.

5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk. 6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.

LOGO KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Sumber : Gambar 2.6

Makna Logo Kementerian Perindustrian

Bentuk logogram terinsipirasi dari gabungan stilasi daun, dengan sirkuit yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu sama lain tanpa kabel, dan roda gigi yang berjumlah 5 (lima) melambangkan 5 (lima) asas negara Indonesia dan 5 (lima) nilai inti (core value) Kementerian Perindustrian yaitu Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan Kompetitif.

Kementerian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam: 1. peningkatan kesejahteraan rakyat;

2. penciptaan lapangan kerja; 3. peningkatan daya saing industri; 4. kepedulian lingkungan;

5. pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.

Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran teknologi dalam pembangunan industri nasional.

Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian

Warna Merah Oranye melambangkan: Dinamis dan bijaksana.

Warna Hijau melambangkan: Pertumbuhan, kesejahteraan dan berwawasan

lingkungan.

Warna Biru melambangkan: Percaya diri, kemandirian dan teknologi.

Warna Abu-abu melambangkan: Sikap optimis dan berdaya guna.

Kode warna:

PANTONE Red 032 C: RGB = 239, 65, 53; CMYK = 0, 90, 86, 0.

PANTONE 368 C: RGB = 123, 193, 67; CMYK = 57, 0, 100, 0.

PANTONE 287 C: RGB = 0, 83, 155; CMYK = 100, 68, 0, 12.

PANTONE GRAY: RGB = 119, 120, 123; CMYK = 0, 0, 0, 65.

LOKASI

Sumber :

Gambar 2.7

Hubungi kami di: Contact us at Jl. Sisingamangaraja No. 24 Medan Telp. 061 7363471, Fax. 061 7362830

D. Jaringan Kegiatan

Instansi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat. Baristand Industri Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Baristand Industri Medan lebih berorientasi pada pelayanan di bidang riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri. Dengan demikian, diharapkan Baristand Industri Medan dapat meningkatkan Produktivitas, dan mengembangkan sarana dan prasarana agar lebih baik kedepannya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi/perusahaan tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Baristand Industri Medan, terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud.

Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi/perusahaan adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

Usulan penjabaran lebih rinci program prioritas yang akan dilaksanakan masing-masing Unit Kerja pada Baristand Industri Medan adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan Penyelenggaraan Sertifikasi Produk Penggunaan Tanda SNI dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

2. Pelayanan Penyelenggaraan Teknis Pengujian dan Kalibrasi 3. Jasa Pelayanan Teknis Pelatihan dan Konsultansi

4. Pelayanan Penyelenggaraan Pelatihan

5. Jasa Pelayanan yang berasal dari kerjasama dengan pihak lain

Fasilitas & Kegiatan yang dihasilkan oleh Baristand Industri Medan guna meningkatkan kualitas pelayanan yang dihasilkan dan akan ditingkatkan lagi untuk kedepannya adalah :

1. Laboratorium Makanan-Minuman/Hasil Pertanian

Pengujian : Biji Kopi, Biji Coklat, AMDK, Tepung Terigu, Garam, Pakan Ternak, Rokok, Serelia & Produk Olahannya, Kakao Bubuk, Gula Rafinasi, Minuman Beralkohol.

2. Laboratorium Pencemaran Lingkungan

Pengujian : Air Limbah, Air Sungai , Air Sumur, Air Laut, Limbah Padat, Udara Ambient, Emisi, Getaran

3. Laboratorium Mikrobiologi

Pengujian : AMDK, Makanan-Minuman , Pakan Ternak 4. Laboratorium Kimia Mineral

Pengujian : Kaustik Soda, Bahan Galian dan Mineral, Pupuk 5. Laboratorium Produk Industri Logam

Pengujian : Besi Cor, Logam dan Paduannya, Baja Tulangan Beton, Baja Lembaran Lapis Seng (BjLS)

6. Laboratorium Kalibrasi

a. Standardisasi & Pengawasan Mutu

Rancangan SNI, Pengawasan Mutu Berkala & Verifikasi SNI , Sertifikasi Sistim Mutu, Bimbingan ISO Guide 17025, 9000, 14000 & HACCP

b. Workshop

Pengecoran Logam : Pembuatan Rotary Furnace, Induction Furnace, Cupola Furnace, Pembuatan Hot Blast Cupola, Screw Press PKS Perbengkelan : Pembuatan Prototip Mesin, Pembuatan Prototip Alat. c. Pelatihan Teknik Operasional

Diklat : Teknik Kalibrasi, Manajemen Kalibrasi, ISO Guide 17025, ISO 9000, ISO 14000, Analis Laboratorium, Pengendalian Pencemaran, Pengujian Pupuk, Teknologi Proses Non Ferro

d. Rancang Bangun dan Perekayasaan

1. Penelitian Proses dan Pembuatan Anvil making dan Paron dari steel

2. Penelitian perbaikan nozzle quality sebagai cairan alumunium melalui inspeksi teknik

3. Pembuatan paron cap. 75 kg untuk IKM pengecoran logam 4. Penelitian pembuatan screw press untuk industri CPO 5. Penelitian pembuatan ripple mill untuk pemecah biji sawit 6. _{Penelitian tentang industri pengecoran logam}

21 A. Pengertian dan Fungsi Surat

Penyampaian informasi akan selalu memerlukan alat bantu jika komunikator dan komunikan tidak saling bersemuka (berhadapan muka). Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka tahun 2004 surat adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Menurut Sedarmayanti (2001:162) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut Seojito dan Solchen (2004:1) mendefinisikan surat sebagai berikut : a) Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. b) Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis. c) Ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi. Sedangkan menurut (Barthos 2000:22) surat adalah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi. _Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk

menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit karena ternyata surat mengemban fungsi yang lebih luas lagi yang mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita tentang suatu aktivitas.

Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan. Fungsi utama surat adalah sebagai berikut:

1. Wakil dari penulis atau pengirim

2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir

4. Media alat bukti duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan

6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha (Barthos, 2003: 36).

Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tatausaha pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.

Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat beberapa jenis surat yang digunakan diantaranya adalah surat dinas. Adapun sifat surat dinas dilihat dari aspek keamanan dan legalitas memiliki kepentingan yang berbeda atas tingkat keaslian, bobot informasi, pengamanan informasi serta kecepatan penyampaiannya.

1. Tingkat Keaslian Surat Dinas a. Asli.

Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorsangan atau sekelompok orang sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju kepada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.

b. Tembusan.

Lembaran yang ditujukan kepada instansi, pejabat, perorangan atau sekelompok orang yang mempunyai keterkaitan langsung dengan surat sebagaimana dikomunikasikan oleh instansi yang terdapat pada surat dinas Baristand Industri Medan. Tembusan surat dinas sesuai dengan aslinya disampaikan kepada unit kerja terkait atau yang disebut dalam tembusan. Tembusan surat dinas tidak perlu memakai kata penghormatan, cukup dengan menuliskan : Menteri Perindustrian, Sekretaris Jendral Departemen Perindustrian, dan sebaginya tanpa “Yth, Bapak atau Sdr.”

c. Salinan.

Lembaran lain yang dibuat tidak bersama-sama dan tidak sekaligus dengan aslinya, namun bunyinya sesuai dengan isi surat dinas ali seluruhnya.

d. Kutipan (Petikan).

Lembaran yang berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang idambil dari surat dinas asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwewenang. Selain istilah petikan sering pula digunakan kata kutipan.

2. Bobot Informasi Surat Dinas a. Surat Dinas Penting,

Yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan dan operasional.

b. Surat Dinas Biasa

3. Pengamanan Surat Dinas,

Tindakan pengamanan yang mencakup pengamanan unsur fisik dan unsur informasinya. Di samping itu, pengamanan surat dinas juga dapat dilihat dari format pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dan amplop serta penyampaiannya.

a. Dilihat dari unsur pengamanan fisik dan informasinya, sifat surat dinas terdiri dari:

1) Sangat Rahasia (SRhs).

Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara. Jika jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian disebarluaskan akan menyebabkan terganggunya kemanan sekaligus membahayakan negara.

2) Rahasia (Rhs).

Dipakai untuk surat-surat yang sangat erat hubungannya dnegan kepentingan, martabat pejabat dan instansi yang membuatnya. Apabila jatuh ke tangan yang tidak berhak kemudian disebarluaskan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat dan instansinya.

3) Terbatas/Konfidential (T)

Kerahasiaannya ditentukan oleh Menteri, Eselon I dan pejabat tertentu yang biasanya berisikan rahasia para pejabat/rahasia jabatan.

4) Biasa.

Surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Pada dasarnya setiap pejabat dan/atau pegawai pembuat konsep setelah menilai isinya menentukan dan membubuhkan sifat kerahasiaannya, kemudian menentukan kepentingannya (segera atau sangat segera). Sifat naskah dinas diterangkan dalam kolom-kolom “sifat”, misalnya:

- Nomor : 10/M-IND/4/2005 Sifat : Rahasia.

Lampiran : 2 (dua) lembar. Perihal : Usulan Jabatan. - Nomor : 15/SJ-IND.5/10/2005.

Sifat : Terbatas/Konfidential (T). Lampiran : 1 (satu) berkas.

Perihal : Laporan Rapat Koordinasi.

b. Dilihat dari pengetikan, penggandaan, penggunaan kertas dari amplop serta kecepatan penyampaiannya, meliputi:

1) Pengetikan.

a) Pengetikan Manual:

1) Surat dinas biasa diketik oleh staf sesuai dnegan tata cara pengetikan surat dinas biasa.

2) Surat dinas yang bersifat rahasia:

- Diketik oleh staf tertentu yang ditunjuk atau unit kerja tersendiri (bila ada) yang menangani surat dinas rahasia.

b) Pengetikan Komputer:

(1) Untuk membedakan surat asli dengan tembusan surat dinas biasa atau yang bersifat rahasia dipergunakan stempel atau cetakan yang menyebutkan asli atau tembusan.

(2) Khusus surat dinas yang sifatnya rahasia, setelah proses pembuatan surat selesai maka file-nya dihapus atau dapat disimpan dalam vcd surat dinas rahasia yang penyimpanannya secara khusus.

2) Penggandaan.

Penggandaan dapat dilakukan dengan fotocopy, pencetakan, dan sebagainya. Agar hasil penggandaan derajatnya sama dengan surat asli maka harus ditangani oleh pejabat yang berwenang.

3) Penggunaan Kertas dan Amplop

a) Penggunaan kertas baik untuk surat dinas biasa maupun yang sifatnya

rahasia sesuai dengan ketentuan kertasnya: (1) Jenis kertas : HVS

(2) Ukuran kertas : A4 (3) Warna kertas : Putih b) Penggunaan Amplop/Sampul :

(1) Surat Dinas Sangat Rahasia, menggunakan 3 (tiga) sampul: - Sampul pertama (dari dalam)

- Distempel cap jabatan, cap sifat di bawah cap derajat kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua.

- Sampul kedua, sama dengan sampul pertama. - Sampul ketiga, dengan cap.

(2) Surat Dinas Rahasia, menggunakan 2 (dua) sampul:

- Sampul pertama (dari dalam), diperlakukan sama dengan sampul untuk surat dinas rahasia.

- Sampul kedua, dengan cap.

(3) Surat Dinas Terbatas/Konfidential (T), menggunakan 1 (satu) sampuldan di cap.

(4) Surat Dinas Biasa, menggunakan satu sampul dan di cap. 3. Persyaratan Penandatanganan Surat Dinas.

Setiap surat dinas yang konsepnya telah net sebelum ditandatangani harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat pada unit-unit/instansi terkait.

Adapun persyaratan tersebut, sebagai berikut:

a. Pejabat yang mempunyai tanggung jawab atas isi/materi net konsep surat dinas, sebelum net konsep ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kanan dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan surat dinas.

b. Bagi pejabat dari unit-unit/instansi terkait dengan materi net konsep surat dinas, sebelum net konsep tersebut ditandatangani terlebih dahulu membubuhkan parafnya pada sebelah kiri dan sejajar dengan nama jabatan penanada tangan.

4. Contoh penulisan penandatanganan surat dinas

Contoh 1:

MENTERI PERINDUSTRIAN RI, }

} 4 (empat) spasi }

} NAMA Contoh 2:

SEKRETARIS JENDRAL, }

} 4 (empat) spasi }

} NAMA Keterangan:

1) Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma (,) dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya

2) Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya

3) Jarak antara nama jabatan dan nama jelas penanda tangan adalah 4 (empat) spasi

4) Surat yang ditandatangani oleh Menteri menggunakan kop surat berlambang Garuda Emas dan bertuliskan Menteri Perindustrian Republik Indonesia berwarna hitam

5) Surat yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II dan III menggunakan kop surat masing-masing unit kerja

b. Penulisan penandatanganan surat dinas atas dasar pendelegasian wewenang sebagai berikut:

Contoh 1:

DIREKTUR JENDRAL INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH }

} 4 (empat) spasi }

} NAMA

Contoh 2:

KEPALA BIRO UMUM DAN HUMAS }

} 4 (empat) spasi }

} NAMA

Keterangan :

1) Sesudah penulisan nama jabatan diberi tanda koma (,) dan nama jabatan diketik dengan huruf besar seluruhnya.

2) Nama jelas penanda tangan, diketik dengan huruf besar seluruhnya tanpa garis bawah, tanda kurung ( ) dan NIP.

3) Jarak antara nam jabatan dan nama penanda tangan adalah 4 (empat) spasi. 4) Cara penulisan penanda tangan tersebut berlaku untuk Eselon I, II dan III. 5) Menggunakan kertas kop masing-masing unit kerja.

5. Kecepatan Penyampaian Surat Dinas

Penyampaian surat dinas Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat dibedakan dalam 4 (empat) tingkatan, yaitu:

Surat harus dikirim segera setelah selesai dibuat:

- Pengiriman surat kilat di dalam kota bisa denganpetugas khusus jika ditargetkan waktu sampainya surat tersebut. Jika surat dikirim ke luar kota, maka harus digunakan pos udara dengan kode “KILAT” pada sampulnya secara jelas.

- Jika isi surat harus disampaikan secara kilat, seperti surat undangan, panggilan pelantikan dan sebagainya, maka bila dianggap perlu penyampaiannya dapat didahului dengan telex/faximile atau telepon tanpa mengurangi tata krama penyampaian berita. Namun, harus dijelaskan bahwa surat resmi akan dikirimkan.

b) Sangat Segera

Surat harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga. Ketentuan pengiriman, penyampaian pesanan dapat didahului dengan telex/faximile atau telepon speanjang hal itu dianggap perlu.

c) Segera

Surat harus dikirim secepat mungkin dan paling lambat daslam waktu 24 jam. Pengirimannya bisa melalaui petugas khusus, kantor pos dan giro atau perusahaan-perusahaan jasa pengiriman lainnya.

d) Biasa

Surat harus dikirim menurut urutan diterimanya dibagian ekspedisi dan dikirim menurut jadwal waktu perjalanan petugas.

B. Kop Surat Yang Digunakan dan Ketentuan Pokok Penulisan Surat Dinas

Pada umumnya, surat dinas pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat yang dibuat dan ditanda tangani oleh Menteri dan Pejabat Eselon I, II dan III menggunakan kertas yang memiliki kop sebagai pengenal unit kerjanya. Tata cara penggunaan kop dimaksud, sebagai berikut:

1. Surat dinas yang dibuat oleh Menteri menggunakan Kop Surat berlambang Garuda Emas dengan bertuliskan Menteri Perindustrian Republik Indonesia berwarna hitam.

2. surat dinas yang dibuat dan ditanda tangani atas nama Mneteri menggunakan Kop Surat Departemen Perindustrian.

3. Surat dinas yang dibuat oleh Pejabat Eselon I, II dan III dengan menggunakan kop surat masing-masing unit kerja.

Surat dinas yang ditulis oleh seorang pegawai/pejabat sangat berkaitan

dengan nama baik unit kerja yang diwakilinya. Oleh karena itu dalam tata penulisannya harus memenuhi bebrapa persyaratan, antara lain:

1. Sistematis. 2. Jelas. 3. Tepat. 4. Singkat.

5. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. 6. Menggunakan format yang telah ditentukan.

C. Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat adalah penempatan bagian surat pada sebuah surat (Achmad Zaenudin 2007 :17). Secara umum bentuk surat dibagi menjadi tiga bentuk beserta variasinya. Ketiga bentuk surat tersebut adalah:

1. Bentuk lurus (block style) Bentuk ini mempunyai variasi:

a. Bentuk lurus penuh (full block style) b. Bentuk lurus (block style)

c. Bentuk setengah lurus (semi block style) 2. Bentuk lekuk (indented style)

Bentuk ini mempunyai variasi: a. Bentuk lekuk (indented style)

b. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) 3. Bentuk resmi (official style)

Bentuk ini mempunyai variasi: a. Bentuk resmi Indonesia lama b. Bentuk resmi Indonesia baru

c. Bentuk Kombinasi dan Lembaga Bahasa Indonesia (LBI)

Rincian mengenai bentuk-bentuk surat dapat dilihat pada bagan-bagan berikut ini.

1.a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

___________ (2)

___________ (3)

___________ ___________

___________ (4)

___________ (5)

___________, (6)

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________ (7)

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________ (7)

___________ (8)

___________ (9)

___________ (10)

___________ (11)

___________

___________ (12)

___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

1.b. Bentuk Lurus (Block Style)

(1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

__________ (2) (3) ___________

___________ ___________

___________ (4)

___________ (5)

___________, (6)

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________ (7)

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _______________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11) ___________

___________ (12)

___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

1.c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) (1)

____________________ ___________________________

___________________________

___________ (2) (3) ___________

___________ ___________

___________ (4)

___________ (5)

___________, (6)

__________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________ (7)

__________________________________________________________ ________________________________________________________________ _____________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11)

___________

___________ (12)

___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

2.a Bentuk Lekuk (Indented Style) (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

___________ (2) (3) ___________

___________ ___________

___________ (4)

_________ (5)

___________, (6)

___________________________________________________________ __________________________________________________________________ __ ________________________________ (7)

___________________________________________________________ __________________________________________________________________ _____________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11) ___________

___________ (12)

___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

2.b Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

___________ (2) (3) ___________

___________ ___________

___________ (4)

___________ (5)

___________, (6)

__________________________________________________________________ ____________________________________________________________ ___ ___________________________________ (7)

__________________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____ ___________________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11)

___________

___________ (12)

___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

3.a Bentuk Resmi Indonesia Lama (The Old Official Style) (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

__ : (2) (3) ___________

__ : (12)

__ : (5) (4) ___________

___________ ___________ ___________, (6)

____________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________ (7)

____________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11) ___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

Bentuk resmi tersebut di atas, isi suratnya dengan variasi semi block, dan diperkenankan juga isi suratnya dengan variasi block/lurus.

3.b. Bentuk Resmi Indonesia Baru (The New Official Style) (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

__ : (2) (3) ___________

__ : (12) __ : (5)

___________ ___________ ___________ (4) ___________, (6)

____________________________________________________________ __________________________________________________________________ ______________________________________________ (7)

____________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11) ___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

Bentuk resmi tersebut di atas, isi suratnya dengan variasi semi block, dan diperkenankan juga isi suratnya dengan variasi block/lurus.

3.c. Bentuk Resmi Kombinasi dari LBI (1)

___________________________ ___________________________ ___________________________

__ : (2) (3) ___________

__ : (12) __ : (5) ___________ ___________ ___________ (4) ___________, (6)

____________________________________________________________ _________

__________________________________________________________________ ______________________________________ (7)

____________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________________________ (7)

_________ (8) _________ (9) _________ (10) _________ (11) ___________

___________ (13)

___________ (14)

Keterangan:

1 : Kepala Surat 8 : Salam Penutup

2 : Nomor Surat 9 : Nama organisasi yang Surat 3 : Tanggal 10 : Nama penandatanganan Surat 4 : Alamat tujuan 11 : Jabatan penandatanganan Surat 5 : Hal/ Perihal 12 : Lampiran

6 : Salam Pembuka 13 : Tembusan 7 : Isi Surat 14 : Inisial

Bentuk resmi tersebut di atas, isi suratnya dengan variasi semi block, dan diperkenankan juga isi suratnya dengan variasi block/lurus.

D. Format dan Cara Pengetikan Surat Dinas pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan

a. Susunan Surat Dinas

1) Kepala/Pembukaan, terdiri dari : a)Kop surat.

b)Tempat kedudukan, adalah nama kota dari instansi yang bersangkutan.

c)Tanggal, bulan dan tahun. d)Alamat yang dituju. e)Nomor surat. f) Sifat.

g)Lampiran. h)Perihal.

i) u.p (untuk perhatian),

dipergunakan apabila maslahnya dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut dalam u.p tanpa memerlukan penentuan kebijajkan langsung dari pimpinan.

2) Batang Tubuh/Isi, terdiri dari : a)Pembukaan.

b)Isi pokok. c)Penutup.

3) Kaki/Penutup, terdiri dari : a)Nama jabatan penanda tangan. b)Tanda tangan.

d)Cap dinas atau cap jabatan. e)Tembusan.

f) Inisial pengonsep dan pengetik. b. Cara Pengetikan Surat Dinas

1) Kepala/Pembukaan : a) Kop surat.

b) Tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun, diketik disebelah kanan bagian atas, dimulai dari bagian tengah kertas, dan berjarak 2 spasi dari garis batas kop surat.

c) Nomor surat, kata “Nomor” dimulai 4 cm dan tepi kertas sebelah kiri, dan sejajajar dengan tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun.

d) Sifat, Lampiran dan Perihal, berjarak 1 sampai dengan 2 spasi, dan tegak lurus dengan nomor. Setelah pengetikan Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal diberi titk dua (:).

e) Isi dari perihal, diberi garis bawah pada kalimat/kata yang paling bawah dengan jarak setengah spasi.

f) Alamat penerima surat (yang dituju), dimulai dengan kata “Kepada Yth.” Diketik sebaris dengan kata “Perihal” di bawah tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun.

g) Tempat kedudukan tujuan surat digaris bawahi.

h) Bila menggunakan “u.p.” diketik di bawah nama pejabat/jabatan atau perorangan yang dituju.

i) Penulisan u.p dnegan huruf u dan p huruf kecil, diketik dnegan jarak 4 cm dari tepi kertas sebelah kiri, dan dibelakang u.p diketik nama jabatan yang bersangkutan.

2) Batang Tubuh/Isi :

a) Alinea pertama, berjarak 3 (tiga) spasi di bawah kepala surat bila menggunakan “u.p.” apabila menggunakan “u.p.” , maka antara “u.p.” dengan kepala surat berjarak 3 (tiga) spasi, sedangkan antara alinea pertama dengan kata “u.p.” berjarak 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) spasi.

b) Huruf pertama setiap alinea dimulai 5 (lima) cm dari tepi kertas sebelah kiri, sedangkan untuk baris berikutnya dimulai 4 (empat) cm dari tepi kertas sebelah kiri atau sejajar dengan baris kiri nomor surat. Batas akhir kalimat diketik (2,5) cm dari tepi kertas sebelah kanan.

c) Jarak antara satu alinea dengan alinea lainnya 2 (dua) spasi. 3) Kaki/Penutup :

a) Nama jabatan penanda tangan surat dinas, diketik dengan huruf besar seluruhnya, misalnya : MENTERI PERINDUSTRIAN, SEKRETARIS JENDRAL, DIREKTUR JENDRAL, KEPALA BIRO, berjarak 3 (tiga) spasi dari akhir kalimat batang tubuh, dan pada akhir nama jabatan diberi tanda koma (,)

b) Paraf,

Sebelum pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas tersebut, terlebih dahhulu diparaf oleh pejabat yang membuat

konsep surat, paraf tersebut dibubuhi di samping nama jabatan dari pejabat yang akan menanda tangani dengan ketentuan

(1) Apabila surat dinas akan ditanda tangani Pejabat Eselon I maka Pejabat Eselon II membubuhkan parafnya disebelah kiri nama jabatan yang menandatangani.

(2) Apabila surat dinas dibuat/dikonsep oleh Pejabat Eselon IV sesuai dnegan fungsinya dan akan ditanda tangani oleh Pejabat Eselon II maka Pejabat Eselon IV tersebut membubuhkan paraf disebelah kanan nama Pejabat Eselon II, sedangkan Pejabat Eselon III atasannya membubuhkan paraf disebelah kiri nama jabatan Eselon II.

c)Tanda tangan,

Sebagai pengukuhan dan penanggung jawab atas isi surat, pengirim/pembuat surat membubhkan tanda tangan diantara nama jabatan dan nama pejabat. Ketentuan hak menanda tangani surat-surat dinas harus memperhatikan ketentuan tentang penunjukan pejabat dan penanda tangan surat.

d)Nama jelas penanda tangan berjarak 4 (empat) spasi dari nama jabatan dengan huruf besar seluruhnya tanpa dibubuhi tanda kurung ( ), garis bawah dan NIP.

e)Cap dinas, dicapkan disebelah kiri tanda tangan.

f) Tembusan, penulisannya tidak menggunakan “cc” melainkan kata “Tembusan”, diketik sejajar dengan nama jelas pejabat penanda tangan, dan dimulai 4 (empat) cm dari tepi sebelah kiri kertas

surat. Tembusan tidak perlu memakai kata penghormatan, dan apabila tidak ada tembusan untuk pejabat yang dituju maka di bawah kata “Tembusan” diketik kata “Pertinggal”.

g)Inisial, adalah kode nama (nama singkatan) pembuat konsep dan pengetik. Inisial diletakkan disudut kiri bawah sesudah garis penutup tembusan, dengan ketentuan :

(1) Inisial pembuat kinsep/penanggung jawab, diketik 2 (dua) huruf kecil.

BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN IKLIM DAN MUTU INDUSTRI BALAI RISET DAN STANDARISASI INDUSTRI MEDAN Jl. Sisingamangaraja No. 24 Telp. (061) 7363471, 7365379, Fax. (061) 7362630

Email:

MEDAN – 20217

Lampiran 1a : Contoh Pengetikan Surat Dinas Biasa } 2 spasi

}

4 cm  Nomor : ... Medan, ... ...  2,5 cm

Sifat : ... Lampiran : ... Perihal : ...

... Kepada Yth ... di } ... } 3 spasi

}

5 cm  ...  2,5cm

4 cm  ... ... ... Spasi 1,5 cm ...

... ... ... ...

}

} 3 spasi }

NAMA JABATAN, }

} 4 spasi } } Tembusan : 1. ... NAMA JELAS 2. inisial ...

BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN IKLIM DAN MUTU INDUSTRI BALAI RISET DAN STANDARISASI INDUSTRI MEDAN Jl. Sisingamangaraja No. 24 Telp. (061) 7363471, 7365379, Fax. (061) 7362630

Email:

MEDAN – 20217 } 2 spasi

}

4 cm  Nomor : ... Medan, ... ...  2,5 cm

Sifat : ... Lampiran : ... Perihal : ...

... Kepada Yth ... di } ... } 3 spasi

}

5 cm  u.p --- } 2 spasi

5 cm  ...  2,5cm

4 cm  ... ... ... ... ... ... ... ... }

} 3 spasi }

NAMA JABATAN, }

} 4 spasi } } Tembusan : 1. ... NAMA JELAS 2. inisial ... contoh : ks/cp

E. Bentuk Dasar Komunikasi dan Proses Komunikasi

Komunikasi adalah suatu peroses pertukaran informasi Antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Purwanto 2006 : 3). Secara umum komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi antara dua orang atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan informasi dalam mencapai tujuan tertentu.

1. Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan yaitu sebagai berikut:

a. Komunikasi Verbal

Salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).

b. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan karena sifatnya yang efisien.

2. Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Bussiness Communication Today 6e, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan

4. pengirim menerima pesan 5. penerima menafsirkan pesan

6. penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Keenam tahapan dalam proses komunikasi tersebut dapat digambarkan dalam sebuah diagram pada Gambar 1.6

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga Hal. 12 Gambar 3.1

Proses Komunikasi

F. Pengertian Informasi Menurut Para Ahli dan Jenis-Jenis Informasi (Kadir, 2002 : 31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang

Tahap 1 Pengirim mempunyai

gagasan

Tahap 2 Pengirim mengubah

ide menjadi pesan

Tahap 3 Pengirim mengirim pesan SALURAN dan MEDIA Tahap 6 Penerima mengirim Ide Pesan Tahap 5 Penerima Menafsirkan Pesan Tahap 4 Penerima Menerima Pesan

yang menggunakan data tersebut. (Susanto, 2004 : 46) menyatakan bahwa informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Jogianto (2004 :8) berpendapat bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Menurut George H. Bodnar (2000 :1) informasi adalah data yang diolah. Sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

Pengertian Informasi

Berdasarkan pengertian informasi menurut para ahli yang telah disebutkan diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data, sehingga dapat menjadi lebih bergun adan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

Sumber informasi adalah data. Data itu berupa fakta kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Yang kemudian data tersebut diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang kemudian menghasilkan suatu tindakan lain yang akan menimbulkan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Gambar 3.2

Siklus Informasi (Sutabri, 2005 : 21) Jenis-Jenis Informasi

a. Informasi berdasarkan fungsi dan kegunaannya. Informasi berdasarkan materi dan kegunaan informasi. Informasi jenis ini antara lain:

1. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa, pendidikan dan sebagainya.

2. Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah yang berisi tentang cara beternak iti, artikel tentang car amembina persahabatan dan lain-lain.

b. Informasi berdasarkan format penyajian informasinya. Misalnya informasi yang dibedakan berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana).

Proses (Model)

Dasar Data

Output (information)

Penerima

Keputusan Tindakan Input

(Data)

Data (Ditangkap)

Hasil Tindakan

c. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negeri.

d. Informasi berdasarkan bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra, budaya dan iptek (ilmu pengetahuan dan teknologi).

e. Berdasarkan penyampaian:

1. Informasi yang diseduakan secara berkala 2. Informasi yang disediakan secara tiba-tiba 3. Informasi yang disediakan setiap saat 4. Informasi yang dikecualikan

5. Informasi yang diperoleh berdasarkan permintaan Ciri-ciri informasi yang berkualitas yaitu:

1. Informasi harus relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai manfaat oleh pemakainya.

2. Informasi harus akurat, yang artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

3. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak boleh terlambat.

4. Konsisten, yang artinya informasi yang diterima sesuai dengan datanya tidak mengalami perubahan yang tidak benar.

Fungsi informasi, diantaranya:

1. Meningkatkan pengetahuan atau kemampuan pengguna.

2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan. 3. Menggambarkan keadaan suatu hal atau peristiwa yang terjadi

G. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Penanganan Surat Masuk

Tugas sekretaris Baristand Industri Medan dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada Kepala Baristand Industri Medan.

b. Mengagendakan surat-surat masuk yang telah diberi instruksi oleh Kepala Baristand Industri Medan para pejabat atau unit kerja yang tercantum didalamnya.

c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditanda tangani oleh Kepala Baristand Industri Medan ke bagian arsip ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.

Catatan:

Pada waktu mengagendakan surat-surat tersebut perlu menggunakan buku besar sebagai tanda terima surat-surat yang disampaikan kepada pejabat maupun unit kerja.

Seorang sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang masuk dan harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia, surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas-tugas Kepala Baristand Industri Medan dengan sebaik-baiknya dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat.

Bila ada surat masuk, sekretaris segra menghentikan semua kegiatan atau apa pun yang sedang dikerjakan. Apabila pengiriman surat datangnya beberapa kali setiap harinya dan mungkin Kepala Baristand Industri Medan tidak mau

menerima surat yang berkali-kali itu, namun demikian sekretaris harus tetap menyeleksi, membuka dan memprosesnya yang kemudian diserahkan kepada Kepala Baristand Industri Medan.

Dalam memproses surat-surat masuk pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan diperlukan tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Menyortir dan mengklasifikasikan secara cermat 2. Membuka dengan cara menggunting bagian kiri surat 3. Mengeluarkan lembar surat dan meneliti isi amplop

4. Membubuhi stempel tanggal, bulan, tahun dan bila perlu ditambah dengan saat surat diterima

5. Membaca, menggarisbawahi hal-hal yang dianggap penting danmemberi catatan secukupnya/seperlunya

6. Mengagendakan ke bagian-bagian atau unit kerja sesuai isi surat. Catatan:

1. Bila sekretaris menerima surat rahasia atau sangat rahasia, surat

tersebut segera dimasukkan ke dalam map tersendiri dan ditumpuk dibagian tengah dan jangan sekalli-kali diletakkan paling atas. Hal ini harus dilakukan oleh sekretaris untuk tetap menjaga kerahasiaan surat agar orang lain tidak mengetahuinya. Begitu pula pada waktu menyerahkan kepada Kepala Baristand Industri Medan, bila Kepala Baristand Industri Medan masih menerima tamu.

2. Surat tercatat dan terutama surat antaran “khusus” jangan dikirim

bersama-sama dengan surat lainnya. Surat semacam itu harus ditangani secara khusus, yaitu begitu surat diterima langsung secepatnya

disampaikan kepada Kepala Baristand Industri Medan pada sat itu juga. Apabila surat-surat semacam itu dikirimkan dan diterima bersama-sama dengan surat-surat lainnya, maka sekretaris harus membukukannya terlebih dahulu dan proses selanjutnya diletakkan di meja Kepala Baristand Industri Medan.

Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan di ruang kantor Sekretariat Baristand Industri Medan. Peralatan yang diperlukan antara lain pembuka surat, gunting, stepler, perforator (pelubang kertas), jepitan kertas, klip, pensil, setip, cuter, stabilo, selotip/alat perekat, penggaris, spidol dan lain-lainnya.

Beberapa contoh surat masuk pada Bagian Sekretaiat Baristand Industri Medan antara lain:

1. Asal Surat : Direktorat Jendral Industri Agro dan Kimia Nomor Surat : 20/IAK.1/IV/2015

Hal : Uji Laboratorium Kalibrasi

2. Asal Surat : Kepala Pusat Administrasi Kerja sama Internasional Nomor Surat : 03/SJ-IND.8/IV/2015

Hal : Laporan Rapat Koordinasi 2. Penanganan Surat Keluar

Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat hanya tergantung kepada besar kecilnya lembaga atau instansi dan jenis surat yang diterima atau yang lazim digunakan (Moekijat, 2005 : 126).

Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi enam langkah yaitu:

a. Pembuatan konsep b. Pengetikan/koreksi c. Penandatanganan d. Penomoran e. Penggandaaan f. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan terdiri dari beberapa tahapan-tahapan, yaitu:

a. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya bagian tata usaha yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.

b. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Baristand Industri Medan maka setelah pengonsepan surat selesai, surat tersebut diserahkan kepadan Kepala Baristand Industri Medan untuk ditindaklanjuti.

c. Surat yang telah selesai ditindaklanjuti dan telah mendapat persetujuan Kepala Baristand Industri Medan akan diketik oleh Sekretaris Baristand Industri Medan sesuai dengan format surat resmi umumnya ke dalam bentuk block style.

d. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

e. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Kepala Baristand Industri Medan.

f. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

g. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke buku besar. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju dan setiap surat keluar akan disimpan kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.

h. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan Baristand Industri Medan pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya ke bagian dari kantor Baristand Industri Medan. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kantor Baristand Industri Medan menggunakan jasa kurir pengiriman surat.

Beberapa contoh surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan antara lain:

1. Nomor Surat : 26/BPPI/IV/2015

Hal : Rapat Hasil Laboratorium

Kepada : Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Industri 2. Nomor Surat : 31/SA.4/IV/2015

Hal : Undangan

1. Fungsi utama surat adalah sebagai berikut: 1. Wakil dari penulis atau pengirim

2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir

4. Media alat bukti duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan

6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha (Barthos, 2003: 36).

Pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan fungsi surat yang penulis bahas adalah sebagai alat komunikasi dan informasi formal. Selain sebagai media tertulis, surat juga berfungsi sebagai alat komunikasi dan informasi yang bertujuan untuk mempermudah Sekre-taris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Adanya komunikasi yang terjalin antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan yang membuat hubungan kerja antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan berjalan dengan baik. Dibantu dengan berbagai informasi yang ada misalnya melalui website Kemenprin dari situs khusus intranet Sekretaris banyak memperoleh info atau berita seputar yang berhubungan dengan dunia industri.

2. Alat-alat komunikasi yang membantu kelancaran tugas-tugas Sekretaris. Adapun Alat-alat komunikasi yang membantu kelancaran tugas-tugas Sekretaris Menurut (Wiyasa, 2001 : 19) diantaranya :

a. Pensil warna khusus untuk menandai kata atau kalimat penting pada lembar surat tanpa merusak kertas.

b. Alat perekat atau lem yang dapat dipergunakan untuk merekatkan kertas, carboard.

c. Stick notes adalah lembar kertas yang mudah di temple di berbagai

permukaan benda padat.

Fungsi stick notes bagi sekretaris adalah untuk menulis pesan singkat yang kemudian di temple di tempat yang mudah dilihat.

d. Stabilo berguna untuk mewarnai hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian khusus.

Alat-alat komunikasi yang digunakan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan diantaranya :

a. Telepon kantor

Telepon kantor yang ada di ruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan berguna untuk menelpon pegawai tata usaha untuk meminta nomor surat dan untuk kepentingan kantor lainnya.

b. Faximile

Faximile yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan adalah sebagai mesin telekopian yang bekerja menggunakan saluran telepon yang bias mengubah aliran listrik menjadi tulisan menjadi tulisan menggunakan kertas termal. Kertas termal adalah kertas yang dapat berubah warna apabila terkena

sengatan listrik. Mesin fax biasanya terdiri dari modem (Modulator demodulasi) mesin scanner, fotocopy, dan printer.

c. Komputer

Komputer yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan adalah sebagai alat untuk mencari informasi dan mengetik surat-surat.

d. Printer

Salah satu alat komunikasi yang ada diruangan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan adalah printer. Kegunaan printer yaitu menge-print surat atau data penting lainnya.

3. Komunikasi adalah suatu peroses pertukaran informasi Antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Purwanto 2006 : 3). Secara umum komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi antara dua orang atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan informasi dalam mencapai tujuan tertentu.

1. Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan yaitu sebagai berikut:

a. Komunikasi Verbal

Salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).

b. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan karena sifatnya yang efisien.

Pada bagian Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan terdapat beberapa jenis-jenis diantaranya komunikasi formal, komunikasi informal dan komunikasi nonformal.

a. Komunikasi formal, ialah komunikasi yang terjadi antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam suatu organisasi.

c. Komunikasi informal, ialah komunikasi yang terjadi antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan tetapi tidak direncanakan atau tidak diwajibkan dalam suatu organisasi. Komunikasi dari mulut ke mulut merupakan bagian komunikasi informal dan merupakan berita atau kabar angin yang belum ditelusuri kebenarannya. Dlaam hal kebenaran informasi kemungkinan komunikasi informal bertentangan dengan kepentingan perusahaan.

d. Komunikasi nonformal, ialah kkomunikasi antara yang bersifat resmi dengan yang tidak bersifat resmi, antara yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan pekerjaan Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan

Industri (Baristand) Medan dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi.

4. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Penanganan Surat Masuk menurut (Wiyasa, 2001 :1).

Tugas sekretaris dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan.

b. Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam disposisi.

c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditanda tangani oleh pimpinan ke bagian arsip atau unit ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.

Penanganan Surat Masuk pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan.

Tugas sekretaris Baristand Industri Medan dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada Kepala Baristand Industri Medan.

b. Mengagendakan surat-surat masuk yang telah diberi instruksi oleh Kepala Baristand Industri Medan para pejabat atau unit kerja yang tercantum didalamnya.

c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditanda tangani oleh Kepala Baristand Industri Medan ke bagian arsip ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.

Penanganan Surat Keluar menurut (Moekijat, 2005 :126).

Tidak ada prosedur standard dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat hanya tergantung kepada besar kecilnya lembaga atau instansi dan jenis surat yang diterima atau yang lazim digunakan.

Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi enam langkah yaitu: Pembuatan konsep

a. Pengetikan/koreksi b. Penandatanganan c. Penomoran d. Penggandaaan e. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Baristand Industri Medan terdiri dari beberapa tahapan-tahapan, yaitu:

a. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya bagian tata usaha yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.

b. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Baristand Industri Medan maka setelah pengonsepan surat selesai, surat tersebut diserahkan kepadan Kepala Baristand Industri Medan untuk ditindaklanjuti.

c. Surat yang telah selesai ditindaklanjuti dan telah mendapat persetujuan Kepala Baristand Industri Medan akan diketik oleh Sekretaris

65

Komunikasi yang berlangsung antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan sudah berjalan dengan efektif. Dengan adanya komunikasi Sekretaris dapat dengan mudah menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan sebagaimana mestinya. Dalam menjalankan kegiatannya, setiap pegawai Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan termasuk Sekretaris Baristand tidak dapat terlepas dari komunikasi, mulai dari masuk kantor hingga pulang kantor. Sebelum berangkat ke kantor, berbagai kegiatan komunikasi dilakukan oleh sekretaris Baristand, seperti mendengarkan radio atau music dalam format CD (Compact Disc) atau DVD (Digital Versatile Disc), menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah dan lain sebagainya. Selama sekretaris Baristand berada diruangannya semua pekerjaan sudah terselesaikan dengan baik.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan sekretaris Baristand lakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah menggunakan bahasa lisan, bahasa isyarat/bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (aneka macam surat-menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual (televisi), , intranet (situs Web khusus Kemenprin dan e-mail (electronic mail), telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam atau seluler (handphone).

Kepala Baristand Industri Medan dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada sekretaris Baristand secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan Kepala Baristand Industri Medan meliputi penyampaian pesan bisnis

melalui telepon, rapat-rapat (meeting), dan pengarahan (briefing). Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang, menjawab atau membuat surat pengaduan (complaint letters), surat edaran umum, surat pengumuman, surat kontrak kerja sama, surat balsan/tanggapan, surat penerimaan kerja, surat penolakan kerja, atau proposal ekspansi usaha. Pembuatan pesan-pesan bisnis merupakan kegian sekretaris Baristand yang rutin dalam dunia bisnis yang sudah dilakukan secara maksimal oleh sekretaris Baristand Industri Medan.

Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.

Menurut pengamatan penulis, sudah tampak jelas fungsi surat pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan. Dengan adanya surat sebagai sumber komunikasi dan informasi tertulis yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan maka dibutuhkan orang yang mampu menangani segala aktivitas surat menuyurat di perusahaan tersebut. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris Baristand Industri Medan sudah cukup mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat.

Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan menggunakan situs intranet yaitu situs khusus Kementrian Perindustrian (Kemenprin) yang

67

khusus dibuat untuk menangani segala hal yang berhubungan dengan dunia indusri di seluruh Indonesia. Kepala Baristand Industri Medan disamping harus memiliki komunikasi yang baik, juga harus mampu memnggunakna pesan bisnis kepada pihak lain yaitu sekretaris Baristand Industri Medan secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi baik dari Kepala Baristand Industri Medan, sekretaris Baristand maupun para pegawai Baristand yang lain bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau symbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Di samping itu, melalui proses komunikasi akan diperoleh suatu hasil yang memuaskan.

Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, sebagian tanggung jawab dan wewenang Kepala Baristand Industri Medan akan didelegasikan kepada sekretaris Baristand sebagai bawahannya. Salah satu faktor penting dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab adalah adanya unsur kepercayaan yang besar kepada sekretaris Baristand sebagai bawahannya. Menurut penulis, sudah ada kepercayaan yang kuat antara Kepala Baristand Industri Medan dengan sekretaris Baristand Industri Medan sehingga semua rahasia perusahaan dijamin keamanannya.

Hubungan komunikasi yang terjalin dengan baik antara Kepala Baristand Industri Medan dengan para pegawai Baristand yang lain, antara Kepala Baristand dengan Sekretaris Baristand, atau antara pegawai Baristand yang satu dengan yang lain merupakan salah satu kunci keberhasilan Kepala Baristand Industri Medan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama.

68

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan-kesimpulan yang diperoleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan sudah berjalan dengan baik. Sebagai alat perantara antara Kepala Baristand Industri Medan dengan Sekretaris Baristand Indusri Medan surat yang ada pada Baristand Industri Medan sudah dipergunakan sebagaimana mestinya. Diantaranya sebagai alat komunikasi antara Kepala Baristand dan Sekretaris Baristand juga sebagai alat informasi untuk mempermudah sekretaris memperoleh informasi atau data dalam

menyelesaikan tugas-tugasnya. 2. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada Balai Riset

Standarisasi dan Industri (Baristand) Medan dilakukan oleh sekretaris Baristand Industri Medan. Surat datang dapat melalui faximile, situs khusus Kemenprin berupa intranet dan juga ada dari utusan kantor yang bersangkutan datang memberikan surat tersebut langsung ke Baristand Industri Medan. Begitu juga dengan surat keluar sudah berjalan dengan efektif.

69

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran-saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak yaitu:

1. Sebagai alat komunikasi dan informasi formal, fungsi surat pada Balai Riset Standarisasi dan Industri sudah berjalan dengan baik, hanya saja fasilitas yang tersedia di ruangan sekretaris Baristand Industri Medan seperti komputer yang terkadang heng dan tinta printer yang habis perlu diperhatikan lagi. Agar surat yang datang dari intranet situs Kemenprin dapat langsung di print dan kegiatan surat-menyurat dapat berlangsung dengan baik.

2. Dalam menangani surat masuk dan surat keluar sekretaris Baristand Industri Medan memerlukan Kepala Baristand Industri Medan untuk menindaklanjuti surat-surat tersebut. Hanya karna Kepala Baristand Industri Medan sering dinas ke luar kota sehingga surat-surat yang ada pada sekretaris Baristand Industri tersendat tanpa adanya persetujuan dari Kepala Baristand Industri surat tersebut harus ditangani lagi atau tidak. Untuk itu sebelum Kepala Baristand Industri Medan dinas ke luar kota hendaklah membuat memo atau catatan kecil kepada sekretaris Baristand Industri Medan agar sekretaris tau apa yang harus dikerjakan selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Binaman Pressindo, Dalil Soendoro, 2006. Sistem Komunikasi Manajemen Perusahaan. Jakarta.

Kosasih, Engkos. 2006 Wikipedia KBBI Cerdas Berbahasa indonesia: Jakarta. Purwanto, Djoko, 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga. Jakarta. Sedarmayanti, 2001,Bahasa Indonesia Untuk Mahasiswa. Bartong Jaya: Medan. Sumpriana, Euis. 2004. Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat. Bandung.

Tintin Astini, Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi. 2004. Bandung.