Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset Dan Standardisasi Industri Medan (Baristand)

PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KOORDINASI KERJA

KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI

INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

OLEH:

RAHMI BAYYINAH

122103070

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RAHMI BAYYINAH

NIM : 122103070

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN SEKRETARIS TERHADAP

KOORDINASI KERJA KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

Tanggal, Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Nip. 19741012 200003 2 003

Tanggal, Juni 2015 DEKAN

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak) Nip. 19560407 1988002 1 001

NIM : 122103070

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN SEKRETARIS TERHADAP

KOORDINASI KERJA KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN(BARISTAND)

Medan, Juni 2015 Menyetujui Pembimbing

(Dra. Lucy Ana M.S) NIP. 195104211976032003

i

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Penulisan Tugas Akhir guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis, Bapak tersayang Misudjono dan Ibu tercinta Lestari, yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang yang tulus yang tak pernah sirna dimakan usia. Bakti penulis untukmu dan doa yang tak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih dengan sepenuh dan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung penulis baik langsung maupun tidak langsung kepada:

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt. Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

4. Ibu Magdalena Linda L.Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Lucy Ana M.S selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan urusan kampus.

7. Seluruh Staf dan Pegawai Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan penulis. Terkhusus Ibu Dra. Purwanti dan Bapak Misudjono yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.

8. Kedua orang tua tercinta, Bapak Misudjono dan Ibu Lestari, yang selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi yang tiada hentinya dan terima kasih juga kepada kakak dan abang penulis Ratih Lia Utari, Rangga Prawira dan Ibnu Chatsir dan keponaan penulis yang paling penulis sayang Athar Kamil Harahap yang selalu memberi semangat kepada penulis selama masa Penulisan Tugas Akhir.

9. Seluruh teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak bisa penulis

sebutkan satu persatu, terima kasih atas pertemanan yang tidak akan penulis lupakan.

iii

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan pembacanya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan HidayahNya.

Medan, Juni 2015

iv DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... iv

Daftar Tabel ... v

Daftar Gambar ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Perumusan Masalah... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 2

D. Metode Penelitian... 3

E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian... 4

F. Sistematika Pembahasan... 5

BAB II PROFIL KEPALA BALAI RISER DAN STAN- DARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND) 1. Sejarah Singkat Perusahaan... 7

2. Struktur Organisasi... 8

3. Visi dan Misi Perusahaan... 9

4. Arti Logo Perusahaan... 10

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Peranan Sekretaris ... 12

B. Syarat dan Tugas Sekretais... 20

C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja... 32

D. Arti Pentingnya koordinasi... 34

E. Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 41

B. Saran... 42

v

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

vi

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Balai Riset dan Standardisasi 9 Industri Medan (BARISTAND)

Gambar 2.2 Logo Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan 10 (BARISTAND)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat. Pada setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membuat pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan efektif. Seorang sekretaris tidak hanya berperanan terhadap pimpinan, melainkan terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, artinya diperlukan human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangat penting.Tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif.

Untuk menciptakan koordinasi kerja perlu wadah yang merupakan alat pemersatu yaitu struktur organisasi. Di dalam struktur organisasi terdapat garis hubungan antara atasan dan bawahan mengenai hubungan tugas, wewenang dan

tanggung jawab setiap bagian. Pembagian ini menciptakan kebutuhan koordinasi antara aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan.

Berdasarkan uraian ini, penulis ingin melihat dan mengetahui peran dan komunikasi terhadap koordinasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis mengambil judul Tugas Akhir ini adalah “ Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)”.

B. Perumusan Masalah

Sesuai dengan masalah yang diteliti penulis maka rumusan masalah yang dimaksud adalah bagaimana Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).

Adapun manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Kantor/Perusahaan

Sebagai masukan untuk perbaikan Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja pada kantor Baristand Industri Medan.

3

2. Bagi Penulis

Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang bagaimana Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja yang baik.

3. Bagi Pihak yang Berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah pengawasan dan pengetahuan pembaca.

D. Metode Penelitian

Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan data untuk menemukan kebenaran secara ilmiah dalam penulisan Tugas Akhir ini.

1. Lokasi Penelitian

Untuk memperoleh data penulis melakukan observasi pada kantor Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No. 24 Medan. 2. Jenis Data

a. Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari lapangan yaitu kantor Baristand Industri Medan menyangkut interview atau wawancara dan observasi atau penelitian lapangan. b. Data Sekunder

Data Sekunder yang diambil dari buku literature tulisan-tulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik yang dibahas.

3. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu sebagai berikut:

a. Interview (wawancara) yaitu merupakan teknik pengumpulan data

dengan mewawancarai langsung (responden).

b. Observation (penelitian lapangan) yaitu merupakan teknik

pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan di lapangan.

4. Metode Analisis

a. Metode Deskriptif, yaitu cara menganalisis, menafsirkan,

mengklasifikasi, dan menginterpretasi data sehingga dapat memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang diteliti.

b. Metode Deduktif, yaitu bagaimana cara mengambil kesimpulan yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran.

E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian

Untuk pengumpulan dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di samping Jalan Armada.

Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

5

Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir.

Dalam penulisan, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Depresiasi Tugas Akhir NO KEGIATAN

April Mei

III IV V I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan

Data

3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

F. Sistematika Pembahasan

Tugas Akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian dan Sistematika Pembahasan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan yang berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat dikemudian hari.

7 BAB II

PROFIL KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan) pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964 dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No.357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Kemudian terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan, juga Balai Penelitian dan Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29 November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah manjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan).

2. Struktur Organisasi

Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih (over lapping ). Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah dan kepada siapa seseorang itu bertanggung jawab.

Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian – bagian dalam organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.

Struktur organisasi pada BARISTAND merupakan stuktur organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.

9

Berikut ini struktur organisasi pada BARISTAND :

Sumber : BARISTAND (2015)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Balai Industri Medan (BARISTAND) 3. Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesional yang dapat memberikan solusi bagi industri.

Misi

1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta rekayasa di bidang mesin dan peralatan.

2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis. 3. Mendorong penerapan Standart Nasional.

4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan

pencemaran industri.

5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk. 6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.

4. Arti Logo Perusahaan

Sumber : BARISTAND (2015)

Gambar 2.2 Makna Logo Kementrian Perindustrian

Bentuk logogram terinspirasi dari gabunga stilasi daun, dengan sirkuit yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu sama lain tanpa kabel, dan roda gigi yang berjumlah 5(lima) yang melambangkan

11

5(lima) asas Negara Indonesia dan 5(lima) nilai inti (core value) Kementrian Perindustrian yang Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan Kompetitif.

Kementrian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam : 1. Peningkatan kesejahteraan rakyat.

2. Penciptaan lapangan kerja. 3. Peningkatan daya saing industri 4. Kepedulian lingkungan.

5. Pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.

Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran tekhnologi dalam pembangunan industri nasional.

Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian

1. Warna Merah Oranye melambangkan : Dinamis dan bijaksana.

2. Warna Hijau melambangan : Pertumbuhan, kesejahteraan dan berwawasan lingkungan.

3. Warna Biru melambangkan : Percaya diri, kemandirian dan teknologi. 4. Warna Abu-abu melambangkan : Sikap optimis dan berdaya guna.

12

INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

A. Pengertian dan Peranan Sekretaris

Kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Tugas- tugas pimpinan sering terganggu karena kurang memperhatikan hal- hal yang bersifat rinci, yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan, pimpinan dituntun untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan.

Agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu seseorang yang di sebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Begitu pentingnya peranan seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karna itu, dapat dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu tugas-tugas pimpinan.

a. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu Secretum yang artinya Rahasia . Kata Secretum kemudian berubah menjadi kata Secretaire dalam bahasa

13

Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. (Wursanto, 2006:1)

Berdasarkan asal kata sekretaris, maka sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan mempelancarkan tugas-tugas pimpinan.

Beberapa pendapat tentang sekretaris (Gemilang, 2013:15) : a. Menurut Braum dan Ramon

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibanyayang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

b. Menurut Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

c. Menurut Wursanto

Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinannya.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya (Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4), yang terdiri dari tiga aspek yaitu :

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab : A. Sekretaris Organisasi

Yaitu seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarah, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal – hal yang perlu kemajuan organisasi.

Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karna dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manjemen demi tercapainya tujuan dan cita- cita organisasi secara keseluruhan.

Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan, dan lain-lain.

B. Sekretaris Pribadi

Sekretaris Pribadi terdiri dari 2 (dua) macam yaitu : 1. Sekretaris Pribadi (Private/Personal secretary)

Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu orang tertentu yang bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai/ staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh

15

perorangan untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mengerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang memperkejakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya.

Contoh : seorang sekretaris seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat,seorang penulis novel, dan lain- lain.

2. Sekretaris Pimpinan

Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantu dan bertanggung jawab kepadanya.

Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur dan lain-lain

Karena membatu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sekretaris pribadi.

2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja : a. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaanya maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karna keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas

sekretaris junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengagendakan suat masuk dan surat keluar, dan sebagainya.

b. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karna itu, sekretaris senior juga dapat dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas buat segala permasalahan dengan baik.

Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi (dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan ) beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya (dalam hal sekretaris pribadi pimpinan).

3. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan): a. Sekretaris Bidang

Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikairan atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakepan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertentu.

17

2.Peranan Sekretaris

Peranan (role) merupakan proses dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya, dia menjalankan suatu peranan. Perbedaan antar kedudukan dengan peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tidak dapat dipisah-pisahkankan karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. (Soekanto, 2009:212-213).

Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.

Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan.

Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain- lain.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan , maka entah pimpinan

itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah tercapainnya tujuan lembaga, karna pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.

Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas – tugas pimpinan, antar lain sebagai berikut (Gie, 2000) :

a. Pusat informasi

Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditangani sendiri , sebagai contoh : mengenai surat – surat, laporan dan berkas- berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut :

1. Peran strategi

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.

2. Peran Teknis

Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan . aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

19

3. Peran Pendukung

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.

b. Penerima Telepon

Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.

c. Perantara dan Penghubung

Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperluka komunikasi yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.

Pada kantor Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan menjabat sebagai officer III/ Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya antara lain.

1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.

2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat

3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan

pemeliharaan arsip.

5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan

pengiriman surat / dokumen, surat kabar dan jamuan.

6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara

seremonial di perusahaan.

Selain itu sekretaris di satuan / unit kerja kesekretariatan pada kantor BARISTAND juga memiliki perana lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

B. Syarat dan Tugas Sekretaris

1. Syarat – syarat Sekretaris Perusahaan

Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan kurang baik, karna jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.

Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa

21

yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.

Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.

Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.

Syarat jabatan sekretaris adalah jabatan profesional yang bisa di kembangkan. (Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2012:11)

Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut (Gemilang, 2013:19-21)

1. Berpendidikan sekurang- kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.

2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah

terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.

3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya (kultur) dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti percakapan (konversasi) orang – orang intelektual modern. Misalnya : a. Organisasi dan manajemen perusahaan.

b. Masalah niaga dan lain- lain.

4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahsa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat sifat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain – lain.

6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari- hari seperti menerima tamu, menerima telepon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau perusahaan.

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris , orang tersebut harus mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman dalam berbagai pekerjaan dan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di bagian korespondensi dan lain- lain. Semuanya sangat diperlukan untuk

23

membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses.

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam (Wursanto, 2006:22) yaitu :

1) Syarat syarat Umum

Syarat – syarat umum yaitu syarat – syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, kecakapan pribadi.

A. Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubunga dengan :

1. Sifat – sifat mental, ialah kemampuan seorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.

2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide- ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.

3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan

pembendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata- kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.

4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugug, biasakan diri untuk bergaul dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apapun.

5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan gairah atau semangat yang tinggi. Oleh karna itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon pelamar/pegawai.

6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu

menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun serta harus berpenampilan baik.

B. Sikap dan Tingkah laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain ( para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat – pejabat lain dari luar perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seorang tecermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain (Wursanto, 2006:22) :

1) Sopan dan ramah 2) Dapat dipercaya 3) Dapat bekerjasama 4) Setia

25

6) Penuh perhatian 7) Baik hati 8) Bijaksana 9) Penuh inisiatif 10)objektif C. kecakapan pribadi

seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat – syarat seperti diuraikan dia atas juga, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.

Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain :

1. Panjang akal : hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan bagaimana pun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat mengatasi persoalan – persoalan yang di hadapi.

2. Ambisi : keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

3. Inisiatif : prakarsa. Jangan bekerja hanya krena ada perintah dari atasan. 4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat manapun.

6. Loyalitas kepada perusahaan / instansi yang bersangkutan.

2) Syarat – syarat Khusus

Syarat syarat khusus adalah syarat – syarat yang berkaitan denga skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 (sepuluh) kompetensi yang

mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris (Gie, 2000) yaitu :

1. Kemampuan menangani telepon 2. Kemampuan menangani tamu 3. Kemampuan mengelola kas kecil

4. Kemampuan menagani alat tulis dan perlengkapan kantor 5. Kemampuan menangani dikte

6. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat 7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas

8. Kemampuan mengeloal dokumen

9. Kemampuan menangani telepon

10.Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan

Adapun persyaratan/ spesifikasi jabatan sekretaris ( Officer III/Specialist II Kesekretariatan) pada kantor BARISTAND adalah :

1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman : a. S1/S2 (fresh graduate).

b. D3, dengan pengalaman minimal 5(lima) tahun di fungsi yang relevan.

c. D2/D1, dengan pengalaman minimal 7(tujuh) tahun di fungsi yang relevan.

d. SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5(lima) tahun di fungsi yang relevan.

27

2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan : a. Tata Laksana Surat dan Kearsiapan. b. Keprotokolan.

c. Kesekretariatan. d. Etika Komunikasi. e. Statistik.

2.Tugas – tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat – surat pejabat pimpinan yang meliputi surat – surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyususn jadwal rapat, menyusun acara sehari- hari pimpinan, dan sebagainya.

Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.

Adapun tugas – tugas sekretaris adalah (Hendarto, 2004:7) : 1. Tugas Rutin

Yaitu tugas – tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya. Tugas rutin meliputi :

a. Menyusun/ membuat surat (korespondensi ) b. Menata arsip

c. Mengurus dan mengendalikan surat

d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

g. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain- lain

2. Tugas Khusus

Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang – kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik- baiknya. Tugas khusus meliputi :

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

29

c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau inspirasi luar

d. Membuat agenda kegiatan pimpinan e. Pembelian kado atau cinderamata 3. Tugas Kreatif

Yaitu tugas atau prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan :

a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku ditempat kerja dan berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.

b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang dan perlu disempurnakan.

c. Bila tata dan cara yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk menyempurnakannya.

d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/ pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak – pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi, apakah dapat dilaksanakan atau tidak.

Pada dasarnya, tugasnya yang bersifat kreatif meliputi : a. Membuat perencanaan kerja

b. Mempelajari pengetahuan tentang baru kas kecil c. Pemantapan kepribadian

d. Efisiensi kerja

e. Pengembangan diri sekretaris

f. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat – alat penting bagi sekretaris

g. Memahami peraturan / keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain – lain

Sedangkan tugas – tugas sekretaris pada kantor Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) meliputi :

1. Tugas Rutin

Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Tugas rutin sekretaris pada kantor BARISTAND mencakup pembuatan surat – surat keluar, pengurusan surat –surat masuk) sesuai dengan program dan

, menerima dan mengirim surat, menerima telepon, mengirim faxmile , menyususn acara kegiatan pimpinan, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentuan oleh perusahaan yang bersangkutan.

31

2. Tugas Khusus (Tugas Pelaksanaan Instruksi)

Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karna ada pekerjaan lain yang lebih penting sehigga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang – kadang pimpinan menganggap pada bidang – bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Tugas khusus sekretaris pada kantor BARISTAND antara lain adalah mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan, mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau menyelenggarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan memilih sovenir untuk para relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat notulen rapat, dan sebagainya.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperitah oleh pimpinannya. Sekretaris pada kantor BARISTAND melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu di kerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Tugas – tugas kreatif ini misalnya :

1. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya sehingga sewaktu – waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, faximile, telepon, ataupun internet.

2. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.

3. Membuat tabel atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data- data yang diperlukan.

C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Lingkunagn kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan ekstern dan lingkungan intern. Adapun yang termasuk dalam lingkungan ekstern adalah : mitra perusahaan, tamu, keluarga pimpinan. Sedangkan yang termasuk lingkungan intern adalah : pimpinan, rekan kerja, dan semua yang ada dalam perusahaan tempat sekretaris bekerja (Gemilang, 2003).

Dalam menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional dalam bekerja dan berperilaku dan memberikan kesan yang baik tentang perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapkan pula hal tersebut dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.

Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering berhubungan dengan pimpinan. Dengan demikian sekretaris mempunyai hubungan kerja yang lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai

33

lain. Hal inilah yang sering membuat para pegawai lainnya ada yang merasa iri hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas lebih dan gaji yang lebh tinggi daripada pegawai lainnya.

Ada beberapa tipe rekan kerja sekretaris yang terdapat dalam suatu perusahaan (Gie, 2000) :

a. Rekan yang selalu bersikap sinis

b. Rekan yang terang- terangan bersikap memusuhi c. Rekan yang tidak acuh kepada kita

d. Rekan yang terlalu ramah

e. Rekan yang kedudukannya lebih tinggi atau lebih rendah dari kita Cara untuk meningkatkan hubungan sekretaris dengan lingkungan kerja : 1. Tunjukkan penghargaan terhadap orang lain. Berkomunikasilah secara

langsung dan hindari gosip. 2. Dapat menerima kritik. 3. Terbuka terhadap saran.

4. Susun rapat dengan departemen secara teratur. 5. Bersiaplah untuk berbagi bidang kerja.

6. Bersikaplah profesional dalam berbicara dan bersikap. 7. Berpakaian rapi dan sopan.

8. Berpikirlah sebelum berbicara.

9. Sambutlah pendatang baru sebagai bagian dari tim.

Sekretaris pada kantor BARISTAND dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik. Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik dengan rekan- rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan tugas – tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya bisa diselesaikan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha sebagai tamu di perusahaan.

D. Arti Penting Koordinasi

Tujuan manajemen dapat dicapai jika semua anggota kelompok mempunyai kesediaan untuk bekerja sama dan kegiatan mereka dapat dikoordinir dengan baik. Dengan kata lain prinsip yang harus menjadi landasan dari semua usaha kerja sama adalah koordinasi.

Beberapa pendapat tentang pengertian koordinasi : Menurut Brench dalam Hasibuan (2007 : 85 ).

Memberikan pengertian koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing – masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anffota itu sendiri.

Menurut Handoko (2000 : 195 )

Memberikan pengertian koordinasi adalah suatu proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan- kegiatan pada satuan –satuan yang terpisah

35

(departement atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Prinsip koordinasi berhubungan dengan tugas untuk mempersatukan usaha agar sasaran dan tujuan dapat dicapai dengan hasil yang baik. Mempersatukan usaha-usaha kearah sasaran tertentu dapat dicapai dengan melaksanakan fungsi planing, organizing, actuating, controlling. Dengan melaksanakan koordinasi melalui fungsi-fungsi manajemen tersebut akan diperoleh hasil yang semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan dari seluruh unit – unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas di antara unit – unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.

Terdapat 4 (empat) cara utama dalam memelihara koordinasi, (Ndara, 2003) yaitu :

1. Mengangkat seorang, suatu tim atau panitia koordinator yang khusus bertugas melakukan kegiatan koordinasi seperti memberi penjelasan – penjelasan atau bimbingan – bimbingan kepala unit – unit yang dikoordinasikan.

2. Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan – pertemuan informal dengan bawahannya dalam pemberian bimbinan konsultasi dan pengarahannya.

3. Mengadakan pertemuan- pertemuan resmi antara unsur – unsur atau unit – unit yang dikoordinasikan. Dalam pertemuan seperti ini dibahas dan

diadakan pertukaran pikiran dari pihak – pihak yang bersangkutan dengan tujuan mereka, dan akan berjalan seiring dengan bergandengan tangan dalam mencapai tujuan.

4. Membuat buku pedoman yang menjelaskan tugas dari masing- masing orang atau kelompok satu sama lain. Buku pedoman diberikan kepada setiap unit untuk dipedomani dalam pelaksanaan tugas

Koordinasi dapat dibagi dalam 2 (dua) golongan besar (Hasibuan, 2007:86-87) yaitu :

1. Koordinasi Intern

a. Koordinasi horizontal : yaitu koordinasi antara departemen-departemen atau antara bagian – bagian yang mempunyai tingkat atau level authority yang sama dalam mencapai tujuan instansi secara keseluruhan.

b. Koordinasi Vertikal : yaitu koordinasi antar bagian – bagian di dala suatu instansi yang mempunyai level of authorityl yang berbeda.

Pada kantor BARISTAND terdapat koordinasi ekstern yaitu koordinasi yang berisi pertemuan – pertemuan atau rapat bulanan. Kepala BARISTAND mengkoordinasikan apa-apa saja yang harus dipersiapkan pada rapat tersebut/kepada staf-stafnya.

2. Koordinasi Ekstern

Koordinasi diluar bidang instansi yang merupakan integrasi daripada tindakan – tindakan instansi lainnya dengan faktor – faktor lingkungan instansi yang mempengaruhinya. Misalnya koordinasi suatu instansi dengan kemajuan

37

teknologi, peraturan pemerintah, perekonomian nasional dan sebagainya (Sarwoto: 2000 : 70)

Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat dipetik yaitu (Handoko, 2000) :

a. Dapat menimbulkan kesadaran diantara karyawan untuk saling membantu satu sama lain.

b. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran. c. Dapat menjamin kesatuan tindakan.

d. Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling penting.

e. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan

terhadap suatu kegiatan.

f. Dapat dihindarkan kemungkinan rebutan fasilitas.

g. Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling penting.

h. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara bagian – bagian yang satu dengan yang lain.

Prinsip – prinsip koordinasi membantu dalam pelaksanaan koordinasi dan merupakan suatu petunjuk. Ada 3 (tiga) prinsip atau pedoman dala melasanakan koordinasi yaitu (Sarwoto, 2000) :

a. Prinsip direct contact. Dalam hal ini koordinasi harus dicapai melalui hubungan antara orang – orang yang sifatnya horizontal, misalnya pegawai

bagian penjualan akan menawarkan barang – barang yang sesuai dengan kepentingan konsumen.

b. Prinsip yang menekankan pentingnya pencapaian koordinasi terhadap permulaan. Koordinasi tahap pemulaan maksudnya adalah koordinasi pada perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebab apabila rencana- rencana tiap –tiap bagian atau departemen sudah dilaksanakan tanpa dilakukan koordinasi sebelumnya, maka sulit untuk mempersatukan dan menentukan waktu sebaik- baiknya.

c. Prinsip –prinsip yang menentukan bahwa semua faktor dalam suatu waktu adalah saling berhubungan. Misalnya barang – barang yang berada dibagian marketing research di pengaruhi oleh sikap orang-orang yang berada dibagian produksi dan keuangan.

Prinsip ini menunjukkan bahwa cara untuk mencapai koordinasi sebagian besar adalah secara horizontal tidak secar vertical. Adanya kerjasama diantara orang-orang adalah akibat daripada saling pengertian mengenai tugas-tugas.

Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain (Sarwoto, 2000) : 1. Mengadakan pertemuan formal antara para penjabat

2. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja dan buku pedoman kumpulan peraturan

3. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan 4. Mengangkat koordinator

5. Membuat penyebaran kartu pada para pejabat yang diperlukan

39

7. Membuat kode

8. Berhubungan malalui alat penghubung 9. Membuat tanda – tanda. (Ndraha, 2003)

E. Peranan Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)

Pada dasarnya koordinasi dapat dicapai melalui pelaksanaan kegiatan manajemen yang menekankan pentingnya hubungan antara manusia dan lingkungan instansi atau organisasi. Koordinasi berhubungan dengan tugas untuk mempersatukan usaha agar dapat dicapai suatu tujuan dengan hasil yang baik. BARISTAND dalam menyelenggarakan kegiatan sehari – hari menciptakan iklim yang serasi melalui suatu kerjasama yang baik dengan menyelaraskan hubungan – hubungan secara timbal balik dari semua tingkatan organisasi.

Dalam mencapai koordinasi BARISTAND melaksanakan 2(dua) jenis koordinasi yaitu :

1. Koordinasi Horizontal

Adalah koordinasi antara bagian-bagian yang mempunyai tujuan (level of authority) yang sama. Koordinasi horizontal dapat kita lihat antara bidang dan antar seksi misalya antara Bidang Pemerintah dan Keuangan dan Perlengkapan. Misalnya pembuatan surat tugas oleh Sekretaris Badan yang ditunjukan kepada masing-masing Kepala Bidang untuk memeriksa Instansi-instansi/ Dinas- dinas dalam wilayah Kabupaten Deli Serdang. Kasubbid mengkoordinasikan kepada

stafnya untuk membuat dan membagikan surat. Dan staf yang lainnya menyiapkan segal keperluan untuk melakukan pemerikasaan.

2. Koordinasi Vertikal

Adalah koordinasi antara bagian –bagian daidalam suatu organisasi yang mempunyai tingkat kepuasan yang berbeda. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) dipimpin dan dikendalikan oleh seorang kepala badan dan dibantu oleh Sekretaris BARISTAND serta bagian – bagian lainnya.

Masing- masing Kepala Bagian dan Kepala Seksi berperran untuk mengkoordinir segala kegiatan pada bidang yang dipimpinnya. Para Kepala Bagian atau Seksi memperoleh wewenang dari Kepala Bali Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) sehingga semua kepala bagian hanya bertanggung jawab kepada Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).

Berdasarkan hasil pemantauan di lapangan yang dilakuka pada BARISTAND, monitoring dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut :

a. Rapat pimpinan (rapim), rapat antar bidang – bidang dan unit pelaksanaan teknis, rapat pimpinan ini dilakukan sekali dalam sebulan dan membuat target perencanaan untuk bukan yang akan datang.

b. Rapat- rapat antar bidang, biasanya dilakukan antara 2 (dua) bidang atau lebih.

41 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa Laboratorium yang bersifat Nasional.

2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaan peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajiban itu dengan baik sehingga dapat memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

3. Penyelenggaraan kerjasama, koordinasi, monitoring, evaluasi, pengawasan serta pemeriksaan instansi-instansi, sesuai dengan ketentuan dan standart yang ditetapkan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa Laboratorium yang bersifat Nasional.

2. Seorang sekretaris harus dapat membagi waktu untuk kefektifan tugasnya sebagai sekretaris agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan sekretaris juga harus dapat berkomunikasi dengan baik agar tercipta hubungan yang baik dengan seluruh mitra kerja.

3. Pelaksanaan sistem koordinasi telah berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan instansi oleh sebab itu hendaknya dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan perkembangan zaman.

43

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta. Gemilang, Jingga. 2003. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Araska, Yogyakarta.

Hasibuan,Melayu. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia.Cetakan Kesembilan. Bumi Aksara, Jakarta.

Hendarto, Hartiti. 2008. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM, Yogyakarta. Ndara, Taliziduhu. 2003. Kybernology. Jakarta.

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS. Sarwoto. 2000. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Ghalia Indonesia, Jakarta.

Sulistiyani, Rosidah. Ambar, Teguh. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Soekanto, Soejono. 2009. Sosiologi Suatu Pengantar. Rajawali Pers, Yogyakarta. T. Hani Handoko. 2000. Manajemen. BPFE, Yogyakarta.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

38

bagian penjualan akan menawarkan barang – barang yang sesuai dengan kepentingan konsumen.

b. Prinsip yang menekankan pentingnya pencapaian koordinasi terhadap permulaan. Koordinasi tahap pemulaan maksudnya adalah koordinasi pada perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebab apabila rencana- rencana tiap –tiap bagian atau departemen sudah dilaksanakan tanpa dilakukan koordinasi sebelumnya, maka sulit untuk mempersatukan dan menentukan waktu sebaik- baiknya.

c. Prinsip –prinsip yang menentukan bahwa semua faktor dalam suatu waktu adalah saling berhubungan. Misalnya barang – barang yang berada dibagian marketing research di pengaruhi oleh sikap orang-orang yang berada dibagian produksi dan keuangan.

Prinsip ini menunjukkan bahwa cara untuk mencapai koordinasi sebagian besar adalah secara horizontal tidak secar vertical. Adanya kerjasama diantara orang-orang adalah akibat daripada saling pengertian mengenai tugas-tugas.

Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain (Sarwoto, 2000) : 1. Mengadakan pertemuan formal antara para penjabat

2. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja dan buku pedoman kumpulan peraturan

3. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan 4. Mengangkat koordinator

5. Membuat penyebaran kartu pada para pejabat yang diperlukan 6. Membuat symbol

7. Membuat kode

8. Berhubungan malalui alat penghubung 9. Membuat tanda – tanda. (Ndraha, 2003)

E. Peranan Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset

dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)

Pada dasarnya koordinasi dapat dicapai melalui pelaksanaan kegiatan manajemen yang menekankan pentingnya hubungan antara manusia dan lingkungan instansi atau organisasi. Koordinasi berhubungan dengan tugas untuk mempersatukan usaha agar dapat dicapai suatu tujuan dengan hasil yang baik. BARISTAND dalam menyelenggarakan kegiatan sehari – hari menciptakan iklim yang serasi melalui suatu kerjasama yang baik dengan menyelaraskan hubungan – hubungan secara timbal balik dari semua tingkatan organisasi.

Dalam mencapai koordinasi BARISTAND melaksanakan 2(dua) jenis koordinasi yaitu :

1. Koordinasi Horizontal

Adalah koordinasi antara bagian-bagian yang mempunyai tujuan (level of authority) yang sama. Koordinasi horizontal dapat kita lihat antara bidang dan antar seksi misalya antara Bidang Pemerintah dan Keuangan dan Perlengkapan. Misalnya pembuatan surat tugas oleh Sekretaris Badan yang ditunjukan kepada masing-masing Kepala Bidang untuk memeriksa Instansi-instansi/ Dinas- dinas dalam wilayah Kabupaten Deli Serdang. Kasubbid mengkoordinasikan kepada

40

stafnya untuk membuat dan membagikan surat. Dan staf yang lainnya menyiapkan segal keperluan untuk melakukan pemerikasaan.

2. Koordinasi Vertikal

Adalah koordinasi antara bagian –bagian daidalam suatu organisasi yang mempunyai tingkat kepuasan yang berbeda. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) dipimpin dan dikendalikan oleh seorang kepala badan dan dibantu oleh Sekretaris BARISTAND serta bagian – bagian lainnya.

Masing- masing Kepala Bagian dan Kepala Seksi berperran untuk mengkoordinir segala kegiatan pada bidang yang dipimpinnya. Para Kepala Bagian atau Seksi memperoleh wewenang dari Kepala Bali Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) sehingga semua kepala bagian hanya bertanggung jawab kepada Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).

Berdasarkan hasil pemantauan di lapangan yang dilakuka pada BARISTAND, monitoring dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut :

a. Rapat pimpinan (rapim), rapat antar bidang – bidang dan unit pelaksanaan teknis, rapat pimpinan ini dilakukan sekali dalam sebulan dan membuat target perencanaan untuk bukan yang akan datang.

b. Rapat- rapat antar bidang, biasanya dilakukan antara 2 (dua) bidang atau lebih.

41

Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa Laboratorium yang bersifat Nasional.

2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaan peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajiban itu dengan baik sehingga dapat memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

3. Penyelenggaraan kerjasama, koordinasi, monitoring, evaluasi, pengawasan serta pemeriksaan instansi-instansi, sesuai dengan ketentuan dan standart yang ditetapkan.

42

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) merupakan salah satu Lembaga Penelitian yang bergerak di bidang jasa Laboratorium yang bersifat Nasional.

2. Seorang sekretaris harus dapat membagi waktu untuk kefektifan tugasnya sebagai sekretaris agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan sekretaris juga harus dapat berkomunikasi dengan baik agar tercipta hubungan yang baik dengan seluruh mitra kerja.

3. Pelaksanaan sistem koordinasi telah berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan instansi oleh sebab itu hendaknya dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan perkembangan zaman.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta. Gemilang, Jingga. 2003. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Araska, Yogyakarta.

Hasibuan,Melayu. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia.Cetakan Kesembilan. Bumi Aksara, Jakarta.

Hendarto, Hartiti. 2008. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM, Yogyakarta. Ndara, Taliziduhu. 2003. Kybernology. Jakarta.

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS. Sarwoto. 2000. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Ghalia Indonesia, Jakarta.

Sulistiyani, Rosidah. Ambar, Teguh. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Soekanto, Soejono. 2009. Sosiologi Suatu Pengantar. Rajawali Pers, Yogyakarta. T. Hani Handoko. 2000. Manajemen. BPFE, Yogyakarta.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit ANDI.