Peran Tata Usaha Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pada Balai Riset Dan Standardisasi Industri Medan (Baristand)

(1)

PERAN TATA USAHA DALAM MENINGKATKAN KUALITAS

PELAYANAN PADA BALAI RISET DAN STANDARDISASI

INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

OLEH:

LAILA ISRALITA RAMADHANI

122103058

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : LAILA ISRALITA RAMADHANI

NIM : 122103058

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN TATA USAHA DALAM MENINGKATKAN

KUALITAS PELAYANAN PADA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

Tanggal, Juli 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) Nip. 19741012 200003 2 003

Tanggal, Juli 2015 DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak) Nip. 19560407 198002 1 001

(3)

NAMA : LAILA ISRALITA RAMADHANI

NIM : 122103058

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN TATA USAHA DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)

Medan, Juli 2015 Menyetujui Pembimbing

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001

(4)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Penulisan Tugas Akhir guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis, Papa tersayang Ade Chairil Galuh dan Mama Tercinta Sugiarti, yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang yang tulus yang tak pernah sirna dimakan usia. Bakti untukmu dan doa yang tak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PERAN TATA USAHA DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN (BARISTAND)”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih dengan sepenuh dan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung penulis baik langsung maupun tidak langsung kepada :

(5)

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda L.Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan urusan kampus.

7. Seluruh Staff dan Pegawai Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan penulis. Terkhusus Ibu Dra. Purwanti dan Bapak Misudjono yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.

(6)

iii

8. Kedua orang tua tercinta, Papa Ade Chairil Galuh dan Mama Sugiarti, yang selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi yang tiada hentinya dan terima kasih juga kepada Adik-adik penulis Laila Shita Muharramah dan Laila Chanisa Ramadhani yang selalu memberi semangat kepada penulis selama masa Penulisan Tugas Akhir.

9. Seluruh teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas pertemanan yang tidak akan penulis lupakan.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan pembacanya, semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan HidayahNya

Penulis

(7)

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

a. Latar Belakang Masalah ... 1

b. Perumusan Masalah ... 4

c. Tujuan Penelitian ... 4

d. Manfaat Penelitian ... 4

e. Sistematika Penelitian ... 5

f. Sistematika Pembahasan ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

a. Sejarah Singkat Baristand Industri Medan ... 7

b. Struktur Organisasi ... 12

c. Job Description ... 15

d. Jaringan Kegiatan ... 18

e. Kinerja Kegiatan Terkini ... 18

f. Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 22

a. Pengertian Tata Usaha ... 22

b. Peranan Tata Usaha ... 24

c. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha ... 28

d. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Tata Usaha ... 30

e. Pengertian Kualitas Pelayanan ... 31

f. Peran Tata Usaha dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan ... 39

BAB IV KESIMPULAN dan SARAN ... 40

a. Kesimpulan ... 40

b. Saran ... 41

(8)

v DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian Tugas Akhir ... 5

(9)

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman Gambar 1.1 Struktur Organisasi Baristand Industri Medan ... 14 Gambar 1.2 Logo Kementrian Perindustrian ... 17

(10)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat belakangan ini, maka tata usaha memegang peranan penting pada setiap kantor instansi milik pemerintahan maupun instansi milik swasta. Tata usaha merupakan pusat dari seluruh kegiatan yang harus diarahkan pada tujuan pencapaian organisasi, dengan demikian seluruh informasi dan instruksi yang diberikan dapat dijadikan suatu pedoman unit-unit lainnya. Biasanya tata usaha memiliki ciri-ciri utama yang bersifat pelayanan, merembes ke segenap bagian dalam organisasi dan dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Penyelenggaraan tata usaha yang baik juga turut membantu tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di dalam kantor tersebut.

Seperti yang kita ketahui banyak kantor atau perusahaan yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya penyelenggaraan tata usaha pada kantor atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus menyelengarakan tata usaha dengan sebaik-baiknya. Didalam organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan seperti yang telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut :

(11)

“ Every job in organization today has some office or paper work aspects. In most jobs, these aspects. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of many others. The papaerwork aspects must be managed, nevertheless.”

( Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus di urus. )

Pengertian tata usaha itu sendiri menurut (The Liang Gie, 2010) adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat digunakan langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Demikian besarnya Peranan tata usaha dalam setiap organisasi sehingga personalia tata usaha diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman yang baik, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan-peralatan tata usaha yang sudah dilengkapi dengan sebaik-baiknya sesuai dengan perkembangan zaman dan teknologi yang canggih masa kini.

Begitu juga dengan kualitas pelayanan yang dihasilkan oleh perusahaan. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk dan jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan,

(12)

sehingga kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi semua harapan konsumen (Tjiptono, 2007). Kualitas pelayanan dapat diketahui dengan membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyatanya mereka terima atau peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan. Begitu juga yang terjadi di kantor Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan). Peran tata usaha yang ada seperti menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu adalah keterangan (information) dalam Baristand Industri Medan itu sendiri yang sangat mempengaruhi Kualitas pelayanan yang dihasilkan seperti pelayanan riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan pabrik dan mesin pengolah kelapa sawit, riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan mesin pasca panen, riset/litbang produk industri hasil pertanian, riset/litbang teknologi penanganan dan pemanfaatan limbah industri, Penyebarluasan hasil litbang khususnya teknologi tepat guna.

Oleh karena itu sudah sepantasnya dan selayaknya tata usaha ini mendapatkan perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan baik mengenai personalia, tata kerja maupun perlengkapan untuk dapat mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan dan bisa dicapai dengan maksimal.

(13)

B. Perumusan Masalah

Sesuai dengan latar belakang masalah maka perumusan masalah yang dimaksud adalah Bagaimana peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada Baristand Industri Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada Baristand Industri Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Baristand Industri Medan

Sebagai masukan untuk perbaikan tentang peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada kantor Baristand Industri Medan, sesuai dengan hasil dan analisa penulis sebagai bahan untuk kepentingan paper ini.

2. Bagi Penulis

Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah maupun dari luar dan untuk memperdalam pengetahuan, khususnya mengenai sistem tata usaha yang baik dalam meningkatkan kualitas pelayanan sehingga penanganannya dapat lebih efektif dan efisien.

(14)

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembaca yang membaca hasil dari penelitian penulis.

E. Sistematika Penelitian

Riset ini dilakukan oleh penulis pada Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No.24 dan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No Kegiatan

Minggu Ke

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data selama 4 minggu, dimulai tanggal 23 Februari sampai 22 Maret 2015 pada bagian tata usaha kantor Baristand Industri Medan dimana pada minggu ke-1 (pertama) dilakukan persiapan, pada minggu ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) dilakukan pengumpulan data dan yang terakhir pada minggu ke-4 (keempat) dilakukan penulisan tugas akhir.

(15)

F. Sistematika Pembahasan

Adapun Sistematika Penulisan dalam Tugas Akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas Latar Belakang Masalah, Tujuan dan Manfaat Penulisan, Sistematika Penulisan dan Sistematika Penelitian.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktur Organisasi, Job Description, Visi dan Misi serta Arti Logo Perusahaan pada Baristand Industri Medan.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang Peranan Tata Usaha dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri Medan.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan Kesimpulan dan Saran atas Peran Tata Usaha dalam Menigkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri Medan

(16)

7 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Baristand Industri Medan

Dengan adanya pemisahan Departemen Perindustrian dan Perdagangan menjadi Departemen Perindustrian dan Departemen Perdagangan serta dalam rangka menyesuaikan misi organisasi Balai Riset dan Standardisasi Industri sesuai dengan kebutuhan nyata masyarakat industri, perlu menyempurnakan Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri yang berada di Banda Aceh, Medan, Padang, Palembang, Bandar Lampung, Surabaya, Pontianak, Samarinda, Banjarbaru, Manado, Ambon menjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri.

Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan) memiliki sejarah dan pengalaman pada awalnya bernama Balai Industri yang berdiri pada tanggal 15 April 1964 dengan status perwakilan Balai Penelitian Kimia Bogor. Berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973 status Balai Penelitian Kimia Medan ditetapkan berdiri sendiri dan bertanggung jawab kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan Industri Jakarta. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian No. 357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986 Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Selanjutnya terjadi penggabungan antara Proyek Penelitian Logam Medan dan Proyek Penelitian Tekstil Medan dengan Balai Penelitian dan Pengembangan Perindustrian Medan berdasarkan keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 348/Kep/101/1996. Dengan surat Keputusan Menteri

(17)

Perindustrian dan Perdagangan No. 784/MTP/KEP/2002 pada tanggal 29 November 2002 nama Balai Penelitian dan Pengembangan Industri Medan diubah manjadi Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (Baristand Industri Medan). TUPOKSI sesuai Surat Keputusan Menteri Perindustrian RI nomor 49/M-IND/PER/6/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan.

1. Tugas Pokok Baristand Industri Medan adalah : Melaksanakan riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri.

2. Fungsi Baristand Industri Medan adalah :

a. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi industri di bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri.

b. Penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang.

c. Perumusan dan penerapan standar, pengujian standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/ mesin dan hasil produk.

d. Pemasaran, kerjasama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil riset/ penelitian dan pengembangan.

e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, tata persuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan.

(18)

Baristand Industri Medan juga bekerja sama dengan Lembaga Sertifikasi Produk Medan (LSPro Medan). Lembaga sertifikasi Produk Medan adalah salah satu lembaga atau organisasi yang memiliki kompetensi dalam melakukan penilaian kesesuaian untuk memberikan jasa sertifikasi terhadap proses dan produk yang telah memenuhi standar sesuai dokumen normatif yang ditetapkan (SNI) dan telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional, dan per Pebruari 2014 Susunan Manajemen LSPro Medan berubah sesuai dengan Pedoman ISO/IEC 17065 : 2012. Sertifikasi Produk yaitu Proses pemberian sertifikat produk kepada perusahaan yang telah menerapkan system mutu dan mampu menghasilkan suatu produk dengan mutu yang konsisten sesuai standar yang diakui. Manfaat Sertifikasi Produk adalah merupakan jaminan mutu, perlindungan konsumen, meningkatkan citra perusahaan terhadap konsumen, investor, masyarakat dan karyawan, meningkatkan daya saing, produk lebih kompetitif.

Dokumen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Produk menyatakan bahwa suatu perusahaan /produsen telah berhak memakai tanda SNI atau standar lainnya yang diacu dan diakui pada produk tertentu yang dihasilkan. Tipe Pelaksanaan Sertifikasi :

1. Sertifikasi Produk Pengguna Tanda SNI diberikan berdasarkan Sistem Sertifikasi Produk Tipe 5, dimana berlaku untuk 4 (empat) tahun selama perusahaan yang bersangkutan memenuhi ketentuan SPPT SNI, penggunaan tanda SNI serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(19)

2. Sertifikasi Produk Pengguna Tanda SNI diberikan berdasarkan Sistem Sertifikasi Produk Tipe 1b, dimana berlaku 1 (satu) kali pengapalan (shipment) selama perusahaan yang bersangkutan memenuhi ketentuan SPPT SNI, penggunaan tanda SNI serta peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk produk-produk tertentu.

SPPT – SNI yang sudah diterbitkan :

1. Komoditi Air Minum dalam Kemasan (AMDK) untuk perusahaan yang berasal dari Sumatera Utara, NAD, Pekan Baru, Batam

2. Komoditi SIR untuk pabrik di Sumatera Utara, Aceh dan Kalimantan Selatan

3. Komoditi Pupuk yang berasal dari Sumatera Utara, Malaysia, China, Belarus

4. Komoditi Baja yang berasal dari Sumatera Utara, Krawang, Taiwan, China dan Vietnam

5. Komoditi Tepung Terigu yang berasal dari Sumatera Utara, Bekasi, Surabaya, Malaysia, Turki, Sri Lanka, Rusia, Ukraina dan Latvia.

6. Komoditi Helm untuk Pengendara Roda Dua yang berasal dari Malaysia dan China

7. Komoditi Sepeda sebagai syarat keselamatan yang berasal dari Jakarta, China, Taiwan dan Jepang.

8. Komoditi Pelek kendaraan bermotor kategori M, N, O yang berasal dari India

(20)

9. Komoditi Pelek kendaraan bermotor kategori L yang berasal dari Tangerang - Indonesia dan China

Persyaratan : Daftar kelengkapan permohonan sertifikasi produk dalam rangka SPPT – SNI

1. Surat permohonan Sertifikasi Produk 2. Daftar isian Permohonan Sertifikasi Produk 3. Kelengkapan dokumen permohonan (fotocopy)

a) Surat Perjanjian antara Importir dan Pabrik yang menyebutkan merek (Produk Impor)

b) Akte Notaris /Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan c) Tanda Daftar Perusahaan

d) Surat izin usaha Industri / izin perluasan industri / Tanda Daftar Industri

e) Nomor pokok wajib pajak (NPWP)

f) Sertifikat Sistem Manajemen Mutu (jika sudah tersertifikasi) g) Sertifikat hasil uji produk

h) Dokumen sistem mutu (Panduan Mutu, Prosedur Kerja, dan Daftar Induk Dokumen)

i) Sertifikat / Tanda Daftar Merek (Departemen Kehakiman & HAM) j) SIPA (Surat Izin Pengguna Air Bawa Tanah (Khusus untuk komoditi

AMDK)

(21)

Komponen Biaya :

1. Permohonan sertifikasi 2. Audit kecukupan 3. Assesmen

4. Pengambilan contoh 5. Surveilen

6. Re-asesmen ( bila diperlukan) 7. Sertifikat

B. Struktur Organisasi

Menurut The Liang Gie Struktur Organisasi adalah “kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerjasama”. Sedangkan menurut Stephen P. Robbin pakar teori organisasi merumuskan organisasi sebagai berikut :

“An organization is a consciously coordinated social entuty, with a relatively identifiable boundary, that functions on a relatively continuous basic to achieve a common goal or set of goals”.

( Sebuah organisasi adalah sebuah kesatuan sosial yang di koordinasikan, dengan batas yang relatif dapat di identifikasi, yang berfungsi pada dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai tujuan bersama atau serangkaian tujuan yang memang ingin dicapai oleh suatu organisasi )

(22)

Berikut beberapa prinsip organisasi sebagai berikut : 1. Hirarki wewenang yang jelas

2. Kesatuan komando

3. Keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

4. Pendelegasian wewenang kebawah bukan pendelegasian tanggung jawab

Didalam struktur organisasi juga terdapat kegunaan struktur organisasi, kegunaan ini bertujuan untuk :

1. Mengarahkan arus perintah dan tanggung jawab sehingga semua orang tahu kepada siapa ia bertanggung jawab dan kepada siapa ia memberikan instruksi 2. Mempertegas bidang tugas masing-masing sehingga tidak tumpang tindih 3. Mempermudah dalam penilaian prestasi

4. Mengertahui siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap persoalan yang timbul

5. Membagi kegiatan tugas agar lebih adil dan obyektif 6. Dapat memotivasi pegawai

7. Mempermudah memberikan instruksi dan arahan serta dapat menumbuhkan kulitas budaya dan organisasi

(23)

Berikut adalah struktur organisasi Baristand Industri Medan :

Sumber : Baristand (2015)

Gambar 1.1

Struktur Organisasi Baristand Industri Medan

Berikut adalah struktur organisasi pada kantor Baristand Industri Medan : a. Subbagian Tata Usaha

b. Seksi Teknologi Industri

c. Seksi Program dan Pengembangan Kompetensi d. Seksi Standardisasi dan Sertifikasi

e. Seksi Pengembangan Jasa Teknik f. Kelompok Jabatan Fungsional

(24)

C. Job Description

1. Subbagian Tata usaha

Mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, keuangan, inventarisasi barang milik Negara, tata persuratan, perlengkapan kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan Baristand Industri, serta pengelolaan perpustakaan.

2. Seksi Teknologi Industri

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penelitian dan pengembangan teknologi industri bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk serta penanggulangan pencemaran industri. 3. Seksi Program dan Penegmbangan Kompetensi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan, penyusunan program dan pengembangan kompetensi dibidang jasa riset/litbang.

4. Seksi Standardisasi dan Sertifikasi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan dan penerapan standar, pengujian dan sertifikasi dalam bidang bahan baku, bahan penolong, proses, peralatan/mesin, dan hasil produk.

5. Seksi Pengembangan Jasa Teknik

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemasaran, kerjasama, promosi, pelayanan informasi, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil penelitian dan pengembangan.

(25)

6. Kelompok Jabatan Fungsional

Mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing.

Visi dan Misi BARISTAND

Baristand Industri Medan memiliki visi sebagai berikut yaitu: Menjadi lembaga litbang terkemuka dan profesionalyang dapat memberikan solusi bagi industri. Baristand Industri Medan memiliki misi sebagai berikut yaitu:

1. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta perekayasaan di bidang mesin dan peralatan.

2. Peningkatan Jasa Pelayanan Teknis. 3. Mendorong penerapan Standart Nasional.

4. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi dan penanggulangan pencemaran industri.

5. Pengembangan kompetensi bidang teknologi proses dan produk. 6. Meningkatkan pelayanan ketata usahaan untuk mendukung TUPOKSI.

Arti Logo Perusahaan

Bentuk logogram terinspirasi dari gabungan stilasi daun, dengan sirkuit yang terdapat di dalam daun yang menghubungkan komponen elektronik satu sama lain tanpa kabel, dan roda gigi yang berjumlah 5 (lima) yang melambangkan 5 (lima) asas Negara Indonesia dan 5 (lima) nilai inti (core value) Kementrian

(26)

Perindustrian yang Integritas, Profesionalisme, Inovatif, Produktif, dan Kompetitif. Kementrian Perindustrian diharapkan juga berperan dalam :

1. Peningkatan kesejahteraan rakyat. 2. Penciptaan lapangan kerja.

3. Peningkatan daya saing industri 4. Kepedulian lingkungan.

5. Pengembangan inovasi pada pembangunan industri nasional.

Bentuk huruf (typeface) yang bold dan dinamis merefleksikan kekuatan dan semangat dari Kementerian Perindustrian sebagai organisasi yang modern dan menjangkau seluruh masyarakat industri. Sedangkan warna biru pada huruf Kementerian Perindustrian menggambarkan pentingnya peran teknologi dalam pembangunan industri nasional. Berikut adalah logo Kemenperin yang digunakan oleh Baristand Indutri Medan sebagai Kop Surat Baristand Industri Medan :

Sumber :www.logokemenperin.com

Gambar 1.2

(27)

Makna Warna Logo Kementerian Perindustrian

1) Warna Merah Oranye melambangkan dinamis dan bijaksana.

2) Warna Hijau melambangan pertumbuhan, kesejahteraan danberwawasan lingkungan.

3) Warna Biru melambangkan percaya diri, kemandirian dan teknologi. 4) Warna Abu-abu melambangkan sikap optimis dan berdaya guna.

D. Jaringan Kegiatan

Instansi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat. Baristand Industri Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Baristand Industri Medan lebih berorientasi pada pelayanan di bidang riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri. Dengan demikian, diharapkan Baristand Industri Medan dapat meningkatkan Produktivitas, dan mengembangkan sarana dan prasarana agar lebih baik kedepannya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi/perusahaan tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Baristand Industri Medan, terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

(28)

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi/perusahaan adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

Usulan penjabaran lebih rinci program prioritas yang akan dilaksanakan masing-masing Unit Kerja pada Baristand Industri Medan adalah sebagai berikut : 1. Pelayanan Penyelenggaraan Sertifikasi Produk Penggunaan Tanda SNI dan

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

2. Pelayanan Penyelenggaraan Teknis Pengujian dan Kalibrasi 3. Jasa Pelayanan Teknis Pelatihan dan Konsultansi

4. Pelayanan Penyelenggaraan Pelatihan

5. Jasa Pelayanan yang berasal dari kerjasama dengan pihak lain

Fasilitas & Kegiatan yang dihasilkan oleh Baristand Industri Medan guna meningkatkan kualitas pelayanan yang dihasilkan dan akan ditingkatkan lagi untuk kedepannya adalah :

1. Laboratorium Makanan-Minuman/Hasil Pertanian

Pengujian : Biji Kopi, Biji Coklat, AMDK, Tepung Terigu, Garam, Pakan Ternak, Rokok, Serelia & Produk Olahannya, Kakao Bubuk, Gula Rafinasi, Minuman Beralkohol.

2. Laboratorium Pencemaran Lingkungan

Pengujian : Air Limbah, Air Sungai , Air Sumur, Air Laut, Limbah Padat, Udara Ambient, Emisi, Getaran

(29)

3. Laboratorium Mikrobiologi

Pengujian : AMDK, Makanan-Minuman , Pakan Ternak 4. Laboratorium Kimia Mineral

Pengujian : Kaustik Soda, Bahan Galian dan Mineral, Pupuk 5. Laboratorium Produk Industri Logam

Pengujian : Besi Cor, Logam dan Paduannya, Baja Tulangan Beton, Baja Lembaran Lapis Seng (BjLS)

6. Laboratorium Kalibrasi

Suhu, Tekanan , Dimensi, Volumetrik, Kekerasan 7. Standardisasi & Pengawasan Mutu

Rancangan SNI, Pengawasan Mutu Berkala & Verifikasi SNI , Sertifikasi Sistim Mutu, Bimbingan ISO Guide 17025, 9000, 14000 & HACCP

8. Workshop

Pengecoran Logam : Pembuatan Rotary Furnace, Induction Furnace, Cupola Furnace, Pembuatan Hot Blast Cupola, Screw Press PKS Perbengkelan : Pembuatan Prototip Mesin, Pembuatan Prototip Alat

9. Pelatihan Teknik Operasional

Diklat : Teknik Kalibrasi, Manajemen Kalibrasi, ISO Guide 17025, ISO 9000, ISO 14000, Analis Laboratorium, Pengendalian Pencemaran, Pengujian Pupuk, Teknologi Proses Non Ferro

(30)

10.Rancang Bangun dan Perekayasaan

a. Penelitian Proses dan Pembuatan Anvil making dan Paron dari steel b. Penelitian perbaikan nozzle quality sebagai cairan alumunium melalui

inspeksi teknik

c. Pembuatan paron cap. 75 kg untuk IKM pengecoran logam d. Penelitian pembuatan screw press untuk industri CPO e. Penelitian pembuatan ripple mill untuk pemecah biji sawit f. Penelitian tentang industri pengecoran logam

(31)

22 A.Pengertian Tata Usaha

Tata usaha adalah kata majemuk yang arti umumnya adalah kegiatan dalam kantor yang ditinjau dari aktivitas pokoknya. Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Tata artinya suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati, sedangkan usaha adalah suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga fikiran atau badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja dan administrasi kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut.

Tata usaha bersifat membantu atau menunjang kelancaran pekerjaan pokok perkantoran atau organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi. Tata usaha menunjang administrasi sebagai proses kegiatan organisasi, sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. Secara sederhana dapat dipahami

(32)

bahwa aktivitas tata usaha merupakan kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sebagai arsip dan bahan-bahan informasi.

Tata usaha itu di kantor Baristand Industri Medan adalah melakukan tugas untuk urusan kepegawaian, keuangan, inventarisasi barang milik negara, tata persuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan Baristand Industri, serta pengelolaan perpustakaan. Tata kerja di bagian tata usaha ini adalah Kepala subbagian tata usaha dan para seleksi di lingkungan Baristand Industri Medan menyampaikan laporan kepada kepala Baristand Industri Medan dan selanjutnya kepala subbagian tata usaha tersebut menyusun laporan. Setiap laporan yang diterima oleh kepala Baristand Industri Medan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut serta untuk memberikan petunjuk kepada bawahan. Dalam menyampaikan laporan kepada kepala, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan-satuan organisasi lain yang secara fungsional memiliki hubungan kerja. Tata Usaha mempunyai sifat-sifat sebagai berikut yaitu :

1. Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

2. Bersifat menyeluruh yaitu mencakup semua unsur dan keterangan dalam perkantoran

(33)

Dengan demikian Tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa- jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini :

1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.

2. Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta facsimile atau internet.

3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data, laporan data statistik dan lain-lain.

4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang di nilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi.

B. Peranan Tata Usaha

Dari peranan Tata Usaha tersebut maka Tata Usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 (enam) pola yaitu sebagai berikut:

1. Menghimpun yaitu kegiatan – kegiatan dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman.

(34)

3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4. Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat dari

satu pihak sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim yaitu kegiatan meyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Tata usaha tertentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terendah. Selanjutnya diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping kesisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha, yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif.

Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau suatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan badan dan perseorangan dalam masyarakat.

Di Indonesia beberapa dari kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian perbuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandatangani,

(35)

umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi. Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat karna umumnya memakai lembaran sheet dan mesin stensil disebut disebut penstesilan. Sedangkan perbuatan mengirim surat-surat lazim disebut juga perbuatan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkungan tata usaha.

Sebagaimana diketahui bahwa ketatausahaan adalah merupakan administrasi atau kegiatan-kegiatan manajemen daripada organisasi yang dilakukan pada suatu ruangan (kantor) yang mencakup tegas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi.

Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat atau memelihara dokumen-dokumen penting sekali untuk keterangan-keterangan dan bahan ingatan dalam penyusunan program bagi kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan, menerima surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat. Berikut ini adalah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada kantor Baristand Industri Medan : 1. Penanganan surat masuk

Surat-surat dinas yang masuk ke Baristand Industri Medan harus diberi baju surat atau lembar disposisi yang dilakukan oleh bidang sub tata usaha. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut diserahkan langsung kepada atasan.

Baju surat ini berguna untuk memperoleh indeks, kode, nomer surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, no surat dan lampiran. Setelah diberi baju surat, surat-surat yang masuk dalam buku agenda surat masuk oleh

(36)

bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk adalah :

a. No surat masuk

b. Nama dan alamat pengirim c. Nomor surat

d. Tangal surat e. No baju surat f. Isi ringkas

Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam buku ekspedisi untuk diteruskan ketujuannya, dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing bagian, kemudian bagian Tata Usaha mengantar surat-surat yang masuk tadi ketujuan masing-masing dengan membawa buku ekspedisi yang dibawa oleh bagian Tata Usaha sebagai tanda terima surat.

2. Penanganan surat keluar

Surat-surat masuk yang dikeluarkan oleh Baristand Industri Medan yang akan disampaikan kepada bagian organisasi pemerintahan atau alamat lain yang dituju, disiapkan oleh bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha mengkonsep surat setelah dan diberi petunjuk dari pimpinan. Setelah dikonsep surat selesai, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan apakah hal-hal yang perlu diperbaiki. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian Tata Usaha memulai pengetikan tersebut. Apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada kepala pimpinan untuk ditandatangani dan distempel lembar persetujuannya.

(37)

C. Peralatan dan perlengkapan tata usaha

Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis dalam melaksanakan tata usaha diperlukan perlatan dan perlengkapan kantor. Perpaduan antara kegiatan-kegiatan tata usaha dengan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan kantor harus direncanakan, karena pemilihan perlengkapan dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan dan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang digunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik, karena fasilitas-fasilitas baik yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang besar bagi kantor itu sendiri.

Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya tampak lebih baik, bermutu dan professional.

Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang 1 (satu) dengan pegawai yang lainnya. Karna bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan megakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena ia harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam oleh pegawai lain. Ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja, terutama meja dibagian

(38)

tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai akan bekerja dengan tenang dan tidak terganggu sesuai tugas dan kewajiban serta tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tata usaha masih diperlukan bermacam-macam barang yang diperlukan seperti misalnya amplop, asahan potlot, bak surat, bantalan cap, jam tembok, jepitan kertas dan sejenisnya. Untuk jelasnya dan tertibnya dapatlah dikiranya segenap perbekalan tata usaha itu digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut ini :

1. Barang lembaran : Misalnya kertas tik, karbon, berkas 2. Barang bentuk lainnya : Misalnya lem, karet penghapus,tinta 3. Alat tulis : Misalnya potlot, pulpen, cap nomor

4. Alat keperluan lainnya : Alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap 5. Mesin Perkantoran : Misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin stensil 6. Perabotan perkantoran : Misalnya meja, lemari, peti besi

7. Perlengkapan lainnya : Misalnya lampu, permadani, kipas angin

Setiap meja kerja dikantor Baristand Industri Medan dilengkapi dengan berbagai macam perlengkapan dan peralatan seperti:

1. Map 2. Kertas 3. Flashdisk 4. Buku Agenda 5. Buku Ekspedisi

6. Alat Tulis Kantor (ATK) 7. Box File

(39)

Sementara dimeja pegawai diatas pegawai jabatan fungsional dilengkapi dengan :

1. Komputer

2. Mesin tik dan pita mesin tik 3. Lemari arsip

4. Mesin printer dan tinta printer

D. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Tata Usaha

Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dalam menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, diterima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpang siuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanan administrasi.

Hambatan merupakan kendala yang dihadapi dalam suatu aktifitas yang sudah dilakukan. Bagian tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius hambatan-hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha.

Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha pada kantor Baristand Industri Medan, yaitu:

1. Sarana pendukung yang masih kurang yang ada di Baristand Industri Medan ini adalah seperti mesin fotocopy dan scanner, dikarenakan mesin ini hanya

(40)

ada diruangan orang-orang tertentu, tidak ditaruh disudut ruangan agar semua pegawai yang membutuhkannya bisa menggunakan fasilitas tersebut.

2. Kondisi kantor Baristand Industri Medan yang memiliki ruangan 3 (tiga) lantai ini membuat para pegawai menjadi susah untuk naik-turun tangga ketika akan mengantarkan berkas atau file untuk urusan kerjaan mereka.

E. Pengertian Kualitas Pelayanan

Kualitas dapat diartikan sebagai persepsi pelanggan terhadap keseluruhan kualitas atau keunggulan suatu produk atau jasa layanan berkaitan dengan yang diharapkan oleh pelanggan (Durianto, 2001). Setiap perusahaan harus memiliki tingkat kualitas yang akan membantu atau menunjang usaha mereka untuk meningkatkan atau mempertahankan posisi dari produk pasar sasarannya. Kulitas merupakan satu dari alamat utama untuk mencapai posisi produk. Begitu juga dengan Baristand Industri Medan yang mengurus masalah urusan riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan pabrik dan mesin pengolah kelapa sawit, riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan mesin pasca panen, riset/litbang produk industri hasil pertanian, riset/litbang teknologi penanganan dan pemanfaatan limbah industri, penyebar luasan hasil litbang khususnya teknologi tepat guna.

Pengertian pelayanan menurut Kotler dan Tjiptono (2005, 16) “pelayanan adalah tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu”. Sedangkan Payne (2000, 8) menyatakan bahwa pelayanan adalah “sesuatu kegiatan yang memiliki beberapa unsur

(41)

ketidakwujudan atau dengan property dalam kepemilikannya dan tidak menghasilkan transfer kepemilikan.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pelayanan pada dasarnya merupakan kegiatan yang memiliki beberapa unsur ketidakberwujudan yang dapat diberikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan memberikan manfaat bagi pihak yang terkait. Berikut adalah beberapa jenis pelayanan yang dihasilkan oleh Baristand Industri Medan adalah :

1. Penyelenggaraan Sertifikasi Produk Penggunaan Tanda SNI dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (Pemberian izin SNI bagi pihak industri agar barang yang dihasilkan dapat diperjual-belikan kepada masyarakat)

2. Penyelenggaraan Teknis Pengujian dan Kalibrasi (Kegiatan menentukan kebenaran dengan menggunakan ukuran standart nasional)

3. Jasa Pelayanan Teknis Pelatihan dan Konsultansi 4. Pelayanan Penyelenggaraan Pelatihan

5. Jasa Pelayanan yang berasal dari kerjasama dengan pihak lain

Baristand Industri Medan juga memiliki fasilitas pendukung dan pelayanan laboratorium seperti :

a. Fasilitas Pendukung : 1. Lembaga Sertifikasi Produk 2. Laboratorium Penguji 3. Laboratorium Kalibrasi

(42)

b. Laboratorium pendukung :

1. Laboratorium Lingkungan

2. Laboratorium Makanan-Minuman & Hasil Pertanian 3. Laboratorium Industri Kimia

4. Laboratorium Aneka Komoditi 5. Laboratorium Mikrobiologi 6. Laboratorium Pencemaran Udara 7. Laboratorium Pengecoran Logam 8. Laboratorium Bahan & Barang Teknik

Setiap pemberi pelayanan perlu mengetahui, mengantisipasi dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan dengan memperhatikan karakteristik pelayanan. Menurut Panarusaman kualitas pelayanan mengungkapkan ada 5 dimensi yaitu:

1. Tangibles

Tangibles adalah penampilan fasilitas fisik, peralatan, personel dan media komunikasi

2. Reliability

Reliability adalah kemampuan untuk memberikan pelayanan sesuai yang dijanjikan

3. Responsiveness

Responsiveness adalah keinginan untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan sebaik mungkin.

(43)

4. Assurance

Assurance adalah pengetahuan dan kesopansantunan serta kemampuan mereka untuk menambahkan rasa percaya kepada pelanggan perusahaan.

5. Empathy

Empathy adalah perhatian tulus yang diberikan kepada para pelanggan.

Perusahaan memberikan kualitas pelayanan yang baik yang menciptakan jasa yang bermutu yang mampu meningkatkan jumlah pelanggan maupun konsumen. Jika kita dapat mengendalikan tujuan kita untuk mendukung pelanggan, maka kita perlu memahami faktor-faktor yang mempengaruhi intensitas pelayanan.

Ada beberapa hal yang diperlukan untuk mencapai tujuan kualitas pelayanan yaitu:

1. Ketepatan waktu pelayanan 2. Akurasi pelayanan

3. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan 4. Tanggung jawab

5. Kelengkapan

6. Kemudahan mendapatkan pelayanan 7. Variasi model pelayanan

8. Pelayanan pribadi dan Kenyamanan dalam memperoleh pelayanan

Pada bab ini akan dianalisis dan dievaluasi tentang peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada kantor Baristand Industri Medan, kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh tata usaha dan cara mengatasi hambatan-hambatan yang terdapat dalam penyelenggaraan kegiatan tata usaha, dimana

(44)

sebelumnya telah melakukan riset mengenai “Peran Tata Usaha dalam meningkatkan Kualitas Pelayanan pada Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)”. Pada uraian-uraian diatas telah dijelaskan bahwa tata usaha adalah aktivitas menghimpun, mengolah, mengirim, mencatat, dan menyimpan keterangan yang dibuat pimpinan sebagai suatu rencana yang telah ditetapkan dan sesuai dengan hasil yang dikehendaki.

Dalam teorinya telah dijelaskan, bahwa tata usaha telah melakukan 6 (enam) kegiatan yang berkenaan dikantor. Pada kantor Baristand Industri Medan, kegiatan tata usahanya sama dengan kegiatan yang dilakukan tata usaha secara teori tersebut. Peranan tata usaha adalah untuk memperlancar kehidupan dan perkembangan suatu organisasi karena perannya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen badan usaha.

Pekerjaan tata usaha itu merupakan pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan terus-menerus. Ketatausahaan adalah suatu unsur terpenting untuk memajukan organisasi. Pembagian tugas/kerja dilakukan guna menjaga kekeliruan, kesimpangsiuran dalam pekerjaan kantor. Menurut penilaian penulis, penyelenggaraan tata usah pada kantor Baristand Industri Medan memegang peranan yang sangat penting dalam hal penyediaan keterangan yang dibutuhkan oleh setiap unsur yang ada dalam instansi pemerintahan, dalam urusan pencapaian tujuan instansi dan kelancaran penyelenggaraan kegiatan yang ada pada instansi tersebut.

Kegiatan tata usaha yang ada pada kantor Baristand Industri Medan merupakan kegiatan tata usaha pada umumnya, seperti penanganan surat masuk

(45)

dan surat keluar, kegiatan pengarsipan dan pengawasan terhadap penggunaan fasilitas-fasilitas kantor.

Pada penerimaan surat-surat masuk dipusatkan pada urusan arsip. Hal ini sangat perlu untuk menjaga hal-hal yang tidak di inginkan seperti kebocoran surat rahasia dan tersiarnya suatu rencana pemerintahan yang belum di umumkan, mencegah tercecernya surat-surat tersebut ke unit lain yang mengakibatkan sulitnya untuk menemukan kembali apabila surat-surat ini dikemudian hari diperlukan. Surat-surat yang diterima oleh urusan arsip dan ekspedisi harus disortir terlebih dulu, artinya memilih jenis-jenis surat menurut jenis dan kualifikasinya sebelum diserahkan.

Adapun maksud dari penyortiran surat-surat ini adalah untuk mengetahui surat-surat manakah yang didahulukan dan mendapat prioritas untuk disampaikan. Baristand Industri Medan menggunakan sistem tanggal masuk surat untuk penyusunan arsip surat. Hal ini berguna jika suatu saat ada keperluan dalam hal kearsipan guna membuktikan kebenaran dalam suatu masalah yang dihadapi oleh Baristand Industri Medan dikemudian hari. Berdasarkan uraian tersebut nampaklah suatu gambaran bahwa hubungan antara tata usaha dan sekretaris sangat erat sekali dimana tata laksana itu bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi untuk diajukan kepada sekretaris.

Pekerjaan tata usaha perlu didukung dengan peralatan dan perlengkapan kantor yang mempunyai peranan penting dan sesuai dengan kebutuhan dari kantor tersebut. Setiap meja dikantor perlu dilengkapi dengan aneka perlengkapan seperti meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan surat

(46)

harus dipersiapkan filing cabinet, map atau folder dan rak penyortir. Juga mesin pemusnah arsip, mesin pengganda surat dan komputer.

Dari uraian diatas tersebut, dapat disimpulkan bahwa tugas dari bagian tata usaha merupaka suatu pelaksanaan tata kerja dari sejak awal sampai akhir, dimana setiap pekerjaan harus diselesaikan dan dipertanggungjawabkan terhadap pimpinan.Tugas tata usaha adalah tugas yang harus dipertanggung jawabkan dalam setiap jenis pekerjaan.Apabila terjadi sesuatu yang mengakibatkan kerugian terhadap berbagai pihak maka tata usaha adalah penyebab utama kesalahan tersebut.

Jadi dengan demikian, kantor Baristand Industri Medan telah melakukan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraan dengan baik karena sesuai dengan teori dan berjalan sesuai dengan prinsip manajemen, yaitu teratur mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas, serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan dan dikantor Baristand Industri Medan tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi atau badan yang ingin mencapai suatu tujuan.

Tata usaha dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai manajer yang tugas pokoknya tetap menggerakan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitasnya. Jadi, pada dasarnya pelaksanaan atau melakukan disetiap pekerjaan operatif apapun dan

(47)

dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha, tanpa kantor tata usaha roda-roda pekerjaan atau jasa-jasa pekerjaan tidaklah mungkin terjadi.

Hambatan dalam penyelenggaraan kegiatan tata usaha pada kantor Baristand Industri Medan dapat diatasi dengan baik, sebab kantor telah memberikan yang disukai oleh setiap pegawai sehingga para pegawai mengerti akan apa yang harus dilakukan dan dapat menjalankan pekerjaannya dengan baik dan benar. Kantor Baristand Industri Medan juga melakukan pendidikan dan pelatihan lagi untuk membantu pegawai mempersingkat atau memperlancar pekerjaannya terutama yang bidang ketata usahaan. Apabila didalam penyelesaian program tata usaha tidak dilakukan dengan benar, maka akan terjadi sesuatu yang bisa membuat hasil pekerjaan pegawainya itu menjadi hancur atau tidak beres sama sekali.

Atasan juga berhak untuk turut ikut campur kedalam pekerjaan yang bisa membuat pekerjaan tersebut menjadi yang lebih baik lagi. Bila hambatan dapat diatasi dengan baik, penyelenggaraan kegiatan tata usaha dapat dilakukan dengan efisien dan efektif. Keefektifan dan keefisiensian ketatausahaan ini dapat memberikan berbagai pelayanan dan bantuan agar satuan-satuan operatif itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha betul-betul tercapai. Jadi walaupun tata usaha mewujudkan banyak dan bermacam-macam pengerjaan dalam kantor, tetapi ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut.

(48)

F. Peran Tata Usaha dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Peran tata usaha pada Baristand Industri Medan sangat erat sekali kaitannya dengan kualitas pelayanan yang dihasilkan dimana aktivitas tata usaha seperti kepegawaian, keuangan, inventarisasi barang milik negara, tata persuratan, kelengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusuanan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi, serta pengelolaan perpustakaan dapat mempengaruhi kualitas jasa pelayanan riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri yang membutuhkan jasa. Pihak industri yang mengajukan sertifikasi bagi usaha industrinya akan menerima lembar pendaftaran ajuan sertifikasi berupa formulir dari tata usaha Baristand Industri Medan dan formulir tersebut akan di tindaklanjuti oleh pihak tata usaha setelah melewati beberapa uji tes maupun uji lab serta uji kelayakan barang industri yang akan disertifikasi. Jika sudah disertifikasi maka berkasnya akan disimpan dan jika pihak industri akan mengambil berkas sertifikasinya kembali maka pihak tata usaha akan gampang menemukan kembali berkasnya karna sudah tersusun rapi didalam arsip atau warkat milik tata usaha Baristand Industri Medan.

Peran tata usaha seperti inilah yang harus dijaga agar kualitas pelayanan yang diberikan tidak menurun sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan jasa riset dan sertifikasi serta standardisasi. Begitu juga dengan pelatihan dan pendidikan para pegawai di Baristand Industri Medan agar dapat meningkatkan skill (keahlian) dan kemampuan serta pendayagunaan fasilitas kantor yang lengkap seperti jenis mesin kantor berupa mesin photocopy, printer dan scanner sangat diperlukan bagi tata usaha guna menunjang kualitas pelayanan jasa riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri yang membutuhkan.

(49)

40 A. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan hasil data yang diperoleh pada Baristand Industri Medan, maka penulis menarik beberapa kesimpulan dan memberikan saran-saran yang memungkinkan dapat bermanfaat bagi perkembangan dan kelangsungan hidup kantor Baristand Industri Medan adalah :

1. Baristand Industri Medan merupakan salah satu lembaga penelitian yang bergerak di bidang jasa laboratorium yang bersifat nasional.

2. Setiap aktivitas di Baristand Industri Medan telah berhubungan dengan bagian ketatausahaan seperti aktivitas kepegawaian, keuangan, inventarisasi barang milik negara, tata persuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga, koordinasi penyusunan bahan rencana dan program, penyiapan bahan evaluasi, serta pengelolaan perpustakaan yang mempengaruhi kualitas pelayanan riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri.

3. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan riset dan standardisasi serta sertifikasi di bidang industri maka tata usaha di Baristand Industri Medan bekerjasama diikuti dengan program pelatihan dan pendidikan serta pendayagunaan fasilitas kantor yang disediakan oleh Baristand Industri Medan.

(50)

B.Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis kemukakan setelah penulis melihat dan menguraikan peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada Baristand Industri Medan yaitu sebagai berikut :

1. Baristand Industri Medan harus tetap mempertahankan jasa pelayanannya karena Baristand Industri Medan merupakan salah satu lembaga penelitian yang bergerak di bidang jasa laboratorium yang bersifat nasional.

2. Aktivitas tata usaha pada kantor Baristand Industri Medan sebaiknya tetap dipertahankan dan diberikan pengarahan kepada pegawai agar mereka lebih tanggap terhadap informasi yang ada sehingga kualitas pelayanan yang di inginkan oleh Baristand Industri Medan dapat tercapai dan terlaksana.

3. Perlu ditingkatkan program pendidikan dan pelatihan pegawai agar para pegawai mempunyai skill (keahlian), dan diadakannya pendayagunaan sarana (fasilitas kantor) di Baristand Industri Medan guna menunjang kualitas pelayanan riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri.

(51)

DAFTAR PUSTAKA

Balai Penelitian Kimia Medan berubah nama menjadi Balai Penelitian dan Pengembangan Medan. Keputusan Menteri Perindustrian No. 357/M/SK/8/1980 tanggal 26 Agustrus 1986.

Adryan, Payne. 2000. Pemasaran Jasa, The Essence of Service Marketing. Yogyakarta:Andi Offset.

Gasperz, Vincent. 2001.Total Quality Management. Yogyakarta: Gramedia Utama,

Gie, The Liang. 2010. Administrasi perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Kotler, Philip. 2002.Manajemen Pemasaran di Indonesia, Analisis

Perencanaan, Implementasi dan Pengendalian. Jakarta: Salemba Empat

Status Balai Penelitian Kimia Medan.Keputusan Menteri Perindustrian No. 183/M/SK/73 tanggal 27 Maret 1973.

Moenir. 2010. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan..Keputusan Menteri Perindustrian RI nomor 49/M-IND/PER/6/2006.

Tjiptono, Fandy. 2001. Strategi Pemasaran. Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset.

(1)

harus dipersiapkan filing cabinet, map atau folder dan rak penyortir. Juga mesin pemusnah arsip, mesin pengganda surat dan komputer.

(2)

dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha, tanpa kantor tata usaha roda-roda pekerjaan atau jasa-jasa pekerjaan tidaklah mungkin terjadi.

(3)

F. Peran Tata Usaha dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Peran tata usaha seperti inilah yang harus dijaga agar kualitas pelayanan yang diberikan tidak menurun sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan jasa riset dan sertifikasi serta standardisasi. Begitu juga dengan pelatihan dan pendidikan para pegawai di Baristand Industri Medan agar dapat meningkatkan skill (keahlian) dan kemampuan serta pendayagunaan fasilitas kantor yang lengkap seperti jenis mesin kantor berupa mesin photocopy, printer dan scanner sangat diperlukan bagi tata usaha guna menunjang kualitas pelayanan jasa riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri yang membutuhkan.

(4)

40 A. Kesimpulan

1. Baristand Industri Medan merupakan salah satu lembaga penelitian yang bergerak di bidang jasa laboratorium yang bersifat nasional.

(5)

B.Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis kemukakan setelah penulis melihat dan menguraikan peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada Baristand Industri Medan yaitu sebagai berikut :

3. Perlu ditingkatkan program pendidikan dan pelatihan pegawai agar para pegawai mempunyai skill (keahlian), dan diadakannya pendayagunaan sarana (fasilitas kantor) di Baristand Industri Medan guna menunjang kualitas pelayanan riset dan standardisasi serta sertifikasi bagi pihak industri.