BAB II PROFIL PERPUSTAKAAN USU - Kualitas Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL PERPUSTAKAAN USU

2.1 Sejarah Singkat Perpustakaan

  Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.

  Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN), Perpustakaan USU mulai mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.

  Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang ini didasarkan kepada

  Pasal 31 ayat 2 Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga USU. Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas

  MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian mulai beroperasi Nopember 2012.

  Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar Ha. Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198 pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran tahun jamak (multi years), namun dari tahun 2009 s.d 2012 lanjutan pembangunan gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau sekurang- kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.

  Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan pelayanan.

  Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.

2.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

  Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 126 orang staf yang terdiri dari 4 orang tenaga Dosen (Kepala Perpustakaan, Wakil Kepala Perpustakaan dan Staf Ahli), 25 orang tenaga Fungsional Pustakawan dan 38 orang PNS dan 59 orang adalah tenaga honorer.

  Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN (PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari 2005.

  Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Kepala Perpustakaan juga dibantu oleh dua orang staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem dan perencanaan, dan pengelola American Corner. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang baru adalah seperti berikut:

  Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi Staf Ahli Kelompok

  Pustakawan Wakil Kepala

Bidang Perpustakaan

Kepala Sub Bagian Tata

  Usaha Perpustakaan Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis

Kepala Sub Bidang

  Pelayanan Pengguna Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi dan Cabang

  KetuaTim Pengadaan Ketua Tim Sirkulasi Ketua Tim

  Perpustakaan Cabang KetuaTim Pengatalogan dan Data Bibliografis Ketua Tim Rujukan dan

  Bantuan Pengguna Ketua Tim Manajemen Koleksi Ketua Tim

  Dukungan TIK dan E- Library Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak ( 1) Ketua Tim

  Koleksi Khusus Ketua Tim Pemeliharaan Koleksi Ketua Tim Penataan

  Bahan Pustaka Cetak ( 2) Ketua Tim Layanan Digital

  Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan per 12 September 2012

2.2 Perencanaan Dan Perjanjian Kinerja

  Rencana Strategis Perpustakaan USU Tahun 2011-2015 digunakan sebagai acuan utama dalam perencanaan dan pengembangan Perpustakaan.

2.2.1 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan

  Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut: “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya”.

  Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

  Berdasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:

  a.

  Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara, b. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

  c.

  Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

d. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan

  mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

  e.

  Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.

  f.

  Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.

  g.

  Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

  h.

  Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan.

  i.

  Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

2.2.2 Rencana Strategis

  Untuk tahun 2012, kedelapan program pengembangan utama tersebut dijabarkan dalam bentuk implementasi program berupa uraian sasaran yang dapat dianalisis persentase pencapaiannya dalam kurun waktu satu tahun dengan merumuskan indikator sasaran pencapaian. Penjabaran rencana strategis Perpustakaan tahun 2012 dituangkan dalam Penetapan Kinerja dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.2.3 Rencana Kinerja Tahunan

  Rencana kerja Perpustakaan USU Tahun 2012 disusun dengan berpedoman kepada Rencana Strategis Perpustakaan 2011-2015. Rincian Rencana Kinerja Perpustakaan USU tahun 2012 dapat dilihat pada Lampiran 2.

2.3 Akuntabilitas Kinerja

  2.3.1 Pengukuran Kinerja Kegiatan

  Pemaparan akuntabilitas kinerja dalam laporan ini dimulai dengan pengukuran kinerja kegiatan yang berupa persentase antara rencana tingkat capaian dengan realisasi kegiatan yang dilakukan oleh Perpustakaan USU selama tahun 2012, kemudian dilakukan analisis terhadap pengukuran tingkat capaian sasaran. Pengukuran kinerja kegiatan Perpustakaan 2012 dapat dilihat pada Lampiran 3.

  Tingkat capaian yang tercantum dalam laporan ini dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari kinerja Perpustakaan USU.

  2.3.2 Pengukuran Pencapaian Sasaran

  Realisasi pencapaian kinerja untuk berbagai kegiatan yang dilaksanakan Perpustakaan USU pada tahun 2012 pada umumnya berada dalam kategori yang berhasil. Walaupun beberapa indikator kinerja tingkat capaiannya melebihi tingkat pencapaian yang direncanakan. Peningkatan yang sangat tinggi terjadi baik pada penggunaan sumberdaya informasi elektronik maupun tercetak. Untuk memaknai hal ini Perpustakaan akan terus meningkatkan penyediaan sumberdaya informasi elektronik baik melalui langganan database online maupun melakukan digitalisasi terhadap berbagai dokumen khususnya dokumen USU, serta terus berupaya untuk menambah dan memutakhirkan buku-buku teks dan bahan bacaan lainnya.

  Capaian realisasi jumlah anggota Perpustakaan pada tahun 2012 sebesar 99%, sedang capaian jumlah pengunjung sebesar 128% dari yang direncanakan terutama terjadi pada penggunaan beberapa perpustakaan cabang antara lain: Cabang Kedokteran, Hukum, MIPA, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Ilmu Budaya, dan Pertanian. Selain jumlah pengunjung, juga terjadi peningkatan jumlah pinjaman buku, dengan data seperti pada Lampiran 6. Oleh karena itu, penguatan perpustakaan cabang akan terus ditingkatkan dan pembukaan cabang pada fakultas yang belum memiliki perpustakaan akan dilanjutkan. Data ini mengindikasikan bahwa pelayanan perpustakaan yang dekat dengan pengguna, akan meningkatkan pemanfaatan perpustakaan.

  Capain jumlah peminjam buku sebesar 130% dan buku terpinjam 102%. Selain itu, capain jumlah buku yang difotokopi sebesar 233%. Data ini menunjukkan adanya kecenderungan pengguna memilih memfotokopi sendiri bahan perpustakaan dari pada membawa pulang.

  Jumlah koleksi digital (USU Repository) yang dipublikasikan di Situs Web repositpry.usu.ac.id pada tahun 2012 adalah 31.919 judul, meningkat sebanyak 3.731 judul (13,24%). Dalam Renstra Perpustakaan 2011-2015 ditargetkan pencapaiannya 5.500 judul, tetapi target itu tidak tercapai disebabkan pembentukan Kepanitian/Tim Ad Hock tidak dimungkinkan lagi sehubungan dengan kebijakan pimpinan universitas.

  Jurnal cetak yang dilanggan tahun 2012 adalah 12 judul, berkurang dibandingkan tahun lalu sejumlah 22 judul (64%). Terjadinya penurunan ini disebabkan Langganan jurnal cetak nasional yang telah terakreditasi Dikti sebanyak 245 judul setelah dikonfirmasi oleh Perpustakaan tidak sesuai dengan data lapangan, jurnal yang tersedia hanya 12 judul, selebihnya tidak teratur penerbitannya. Sedangkan pengadaan jurnal luar negeri cetak tidak diprioritaskan kecuali atas permintaan khusus program studi/departemen, mengingat telah cukup besar dilanggan melalui database elektronik. Langganan database online jurnal adalah pada tahun 2012 adalah 20 databases, berarti pencapaiannya dari target Renstra adalah 100%.

  Realisasi jumlah cantuman database katalog hanya 77%, hal ini disebabkan pertambahan jumlah koleksi hanya dari hadiah atau sumbangan. Sampai akhir bulan November 2012, belum ada realisasi pengadaan buku baik buku dalam negeri maupun buku luar negeri. Usulan pengadaan buku telah diajukan 18 Juni 2012, beberapa bulan sebelumnya.

  Dasar kebijakan pengadaan buku telah digariskan dalam Renstra Perpustakaan USU 2011-2015, bahwa kebutuhan penambahan koleksi buku didasarkan pada perhitungan rasio antara buku dengan mahasiswa serta

  

pencapaian mutu dan akreditasi program studi, maka pada tahun 2012

  direncanakan akan diadakan sejumlah 8.750 eksemplar buku dalam negeri dan 1.750 eksemplar buku luar negeri. Dalam rangka pengajuan RKAT

  Perpustakaan tahun 2012 kepada Pimpinan Universitas, berdasarkan kebijakan penganggaran tahun berjalan jumlah tersebut kemudian dikurangi menjadi 2.000 eksemplar buku dalam negeri dan 300 eksemplar buku luar negeri dan alokasi pendanaannya bersumber dari PNBP. Untuk merealisasikan jadual yang telah tertuang dalam RKAT, Usulan Pemrosesan Pengadaan yang diajukan Perpustakaan ternyata direview kembali oleh Pimpinan Universitas pada bulan Oktober 2012 yang mana sumber pendanaan untuk pengadaan buku dan e- jurnal dialihkan dari PNBP kepada APBN-P dan jumlahnya berkurang menjadi hanya 1.800 eksemplar buku dalam negeri dan 183 eksemplar buku luar negeri. Apabila dibandingkan dengan kebutuhan yang telah direncanakan dalam Renstra Perpustakaan 2011-2015, maka realisasi pengadaan buku pada tahun 2012 hanya tercapai 21% untuk buku dalam negeri dan 11% untuk buku luar negeri, dengan cacatan pengadaan dapat terlaksana.

  Daya serap Anggaran tahun 2012 rendah. Rendahnya daya serap anggaran ini adalah karena proses pengadaan barang dan jasa ternyata tidak berlangsung tepat waktu sesuai jadwal yang telah direncanakan. Untuk melaksanakan program yang telah dijadwalkan dalam RKAT, Perpustakaan mengajukan permintaan pemrosesan pekerjaan/pengadaan barang kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) USU yang ditembuskan juga kepada PPK dan Pejabat Pengadaan dengan melampirkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.

  Proses selanjutnya surat permintaan yang disampaikan tidak dibalas secara tertulis oleh ULP USU apakah permintaan disetujui, ditolak atau adanya hambatan lain. Keadaan ini menimbulkan kesulitan dalam merealisasikan program-program yang telah direncanakan dan menyebabkan kinerja pengadaan barang dan jasa menjadi menurun. Apabila dibandingkan dengan keadaan dua tahun yang lampau secara umum program kerja perpustakaan dapat dicapai >90% bahkan untuk program tertentu melebihi target 100% dan kinerja pengadaan barang dan jasa lebih lancar dan maksimal. Untuk tahun mendatang Perpustakaan berharap adanya evaluasi dan perbaikan pada kinerja ULP USU.