Kualitas Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

O

L

E

H

ROBBANA TARIGAN

102101135

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2013

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : ROBBANA TARIGAN

NIM : 102101135

JURUSAN : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : KUALITAS PELAYANAN PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ... 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir,

( Dra. Friska Sipayung,M.Si) NIP. 19620117 198603 2 002

Tanggal : ... 2013 Sekretaris Program Studi D-III KEUANGAN

(Syafrizal Helmy,SE,M.Si) NIP. 19760214 200501 1 002

Tanggal : ... 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.Ak) NIP. 19560407 1980021 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ROBBANA TARIGAN

NIM : 102101135

PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN

JUDUL : KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 2013

ROBBANA TARIGAN NIM. 102101135

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Keuangan Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka

penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Kualitas Pelayanan

Perpustakaan Universiatas Sumatera Utara’’

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar.

2. Bapak Syafrizal Helmy, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan bimbingan,dan arahan dalam proses penyelesaian tugas akhir ini.

3. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku dosen pebimbing penulis yang telah

banyak meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini, sehingga penulisan ini dapat terselesaikan dengan baik,

4. Bapak Drs. Nurdin Salmi, M.Si selaku Ka.Sub. Bidang Pelayanan

Perpustakaan USU dan sekaligus sebagai Supervisi magang,

5. Teristimewa Ayahanda M. Arifin Tarigan dan Ibunda tercinta Masri Nasution

yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin,

6. Kakak-kakakku tersayang Rika Tarigan, Spd., Rina Tarigan, SE. dan Rufina

Tarigan Amd, yang telah banyak memberikan dukungan, Doa sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik,

Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang.

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Halaman PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... VI DAFTAR GAMBAR ... V DAFTAR TABEL ... VI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Permasalahan ... 5

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 5

1.5 Sistematika Penelitian ... 6

1.5.1 Jadwal Penelitian ... 6

1.5.2 Laporan Penelitian ... 6

BAB II PROPIL PERPUSTAKAAN 2.1 Sejarah Perpustakaan USU ... 8

2.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara ... 11

2.2 Perencanaan dan Perjanjian Kinerja ... 12

2.2.1 Visi, Misi, Tujuan Perpustakaan ... 13

2.2.2 Rencana Strategis ... 14

2.3 Akuntibilitas ... 15

2.3.1 Pengukuran Pencapaian Sasaran ... 15

2.3.2 Pengukuran Kinerja Kegiatan ... 15

BAB III KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG 3.1 Pengertian Kualitas Pelayanan ... 20

3.2 Kualitas Pelayanan Pengunjung ... 21

3.3 Tujuan Pelayanan Pengunjun ... 24

3.4 Fungsi Pelayanan atau Pengguna ... 27

3.5 Sistem Pelayanan Pengunjung ... 27

3.5.1 Sistem pelayanan terbuka ... 28

3.5.2 Sistem pelayanan tertutup ... 29

3.6 Jenis Pelayanan Pengunjung ... 30

3.6.1 sirkulas ... 31

3.6.2 refrensi ... 51

3.6.3 pelayanan pandang dengar ... 59

3.6.4 pelayanan pendidikan pengguna ... 60

3.6.5 pelayana silang layan ... 61

3.6.6 pelayana dengan computer ... 63

3.7 Analisis dan Evaluasi ... 67

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 74

4.2 Saran ... 74 DAFTAR PUSTAKA ...

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Jumlah pengunjung Perpustakaan USU ... 23

Gambar 2 Perkembangan Jumlah Anggota ... 26

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jumlah Pengunjung Perpustakaan USU ... 22

Tabel 2 Jumlah Pengguna Perpustakaan USU ... 26

Tabel 3 Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis ... 56

Tabel 4 Pelabelan Barcode dan Pita Magnetic Buku ... 57

Tabel 5 Bahan yang di Katalog ... 58

Tabel 6 Jumlah cantuman (database) Katalog ... 58

Tabel 7 Jumlah dan jenis peralatan komputer dan peripheral lainnya .. 64

Tabel 8 Jumlah komputer di perpustakaan cabang ... 65

Tabel 9 Pennguna peralatan komputer ... 65

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didaya gunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara berorientasi pada bidang penyediaan bahan untuk memudahkan mahasiswa dan dosen dalam memenuhi kebutuhannya dalam proses belajar mengajar. Dengan di berikannya

fasilitas informasi pengetahuan para pengunjung akan lebih dapat

mengembangkan informasi yang didapat, atau memecahkan masalahnya di bidang pendidikan

Membaca merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan. Membaca juga merupakan ilmu yang tidak akan pernah habis dan akan selalu berkembang. Ilmu lahir sejak keingintahuan manusia akan hal sesuatu, sehingga ilmu akan terus berkembang. Pengetahuan yang diperoleh dalam membaca akan meningkatkan harkat dan martabat, kinerja, dan produktivitas seseorang. Ilmu yang di dapatkan dalam membaca, bisa diterapkan atau diberikan kepada

masyarakat yang belum mengerti akan hal sesuatu yang anda miliki. Membaca juga merupakan hal yang penting dalam meningkatkan kemajuan bangsa. buku merupakan jendela dunia ilmu pengetahuan, tentunya untuk mengetahui apakah buku itu berkualitas atau tidak, salah satu jalan adalah harus membaca buku tersebut. Mengerti dan memahami isi bacaan adalah hal yang sangat penting untuk mengetahui apa saja yang terdapat di dalam buku bacaan, tentunya bila mengerti isi buku bacaan maka akan memberikan pengetahuan yang baru.

Minat baca dikalangan masyarakat masih sangat rendah, kurangnya minat baca dalam masyarakat dikarenakan tidak adanya waktu membaca dan langkanya buku bacaan. Pada masyarakat di perkotaan, terdapat jenis hiburan untuk menghabiskan waktu daripada membaca buku. Sedangkan pada masyarakat di daerah terpencil tidak adanya sarana dan prasarana yang memadai untuk membaca seperti buku dan perpustakaan yang masih kurang dalam hal pembaharuan buku.

Peran perpustakaan dalam menyediakan buku bacaan sangat penting keberadaannya, karena dengan adanya perpustakaan sebagian besar masyarakat umum dapat menikmati buku bacaan mereka. Tak dapat dipungkiri bahwa tingkat pengetahuan bangsa pada umumnya dan masyarakat khususnya sangatlah rendah, salah satunya disebabkan oleh kurangnya minat serta perhatian masyarakat mengenai pentingnya membaca. Tentunya hal ini dapat menjadi boomerang bagi kelangsungan perkembangan pengetahuan masyarakat, dan sudah pasti menjadi tolak ukur bagi keberadaan perpustakaan sebagai penyedia buku-buku yang berpengetahuan.

Menurut Arixs (2006) pada makalah yang berjudul “Enam Penyebab Rendahnya Minat Baca”. Enam penyebabnya adalah sebagai berikut :

1. Sistem pembelajaran di Indonesia belum membuat

anak-anak/siswa/mahasiswa harus membaca buku (lebih banyak lebih baik),

mencari informasi/pengetahuan lebih dari apa yang diajarkan,

mengapresiasi karya-karya ilmiah, filsafat, sastra dan sebagainya.

2. Banyaknya jenis hiburan, permainan (game) dan tayangan TV yang mengalihkan perhatian anak-anak dan orang dewasa dari buku, surfing di internet walaupun yang terakhir ini masih dapat dimasukkan sebagai sarana membaca. Hanya saja apa yang dapat dilihat di internet bukan hanya tulisan tetapi hal-hal visual lainnya yang kadangkala kurang tepat bagi konsumsi anak-anak.

3. Banyaknya tempat hiburan untuk menghabiskan waktu seperti taman rekreasi, tempat karaoke, night club, mall, supermarket dan sebagainya. 4. Budaya baca memang belum pernah diwariskan nenek moyang kita. Kita

terbiasa mendengar dan belajar berbagai dongeng, kisah, adat-istiadat secara verbal dikemukakan orangtua, tokoh masyarakat, penguasa pada zaman dulu.

5. Para ibu, saudari-saudari kita senantiasa disibukkan berbagai kegiatan upacara- upacara keagamaan serta membantu mencari tambahan nafkah untuk keluarga, sehingga tiap hari waktu luang sangat minim bahkan hampir tidak ada untuk membantu anak membaca buku.

bacaan, masih merupakan barang aneh dan langka.

Salah satu upaya untuk merangsang daya minat baca masyarakat yaitu dengan adanya penyediaan perpustakaan yang memiliki sarana dan meningkatkan kualitas pelayanannya. Perpustakaan merupakan pusat terkumpulnya berbagai informasi dan ilmu pengetahuan baik yang berupa buku maupun bahan rekaman lainnya yang diorganisasikan untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat (Mudjito, 2008). Kualitas pelayanan pada sebuah Perpustakaan merupakan salah satu factor penting dalam meningkatkan minat baca terhadap Pengunjung perpustakaan. Perpustakaan Universitas Sumatera utara merupakan perpustakaan pusat atau perpustakaan yang dikujungi oleh semua kalangan masyarakat khususya Mahasiswa/i USU dan Para Pelajar SMP s/d SMA. Mengingat hal itu

penulis tertarik membuat tugas akhir dengan judul “Kualitas Pelayanan

pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara’’.

1.2 Rumusan Masalah

Dalam rumusan masalah ini penulis membatasi ruang lingkup dan hanya memfokuskan pada permasalahan Kualitas Pelayanan Pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Dari beberapa uraian yang telah disebutkan diatas maka dapat dirumuskan permasalahan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah

sebagai berikut: “Bagaimanakah Kualitas Pelayanan Pengunjung

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara?”

1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui kualitas pelayanan yang ada di Pepustakaan

Universitas Sumatera Utara,

b. Untuk mengetahui sistem kualitas pelayanan apakah yang

diterapkan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian dalm rangka penulisan tugas akhir ini adalah :

a. Sebagai bahan masukan bagi penulis untuk memperdalam pengetahuan

penulis mengenai Kualitas Pelayanan,

b. Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan Kualitas

Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

c. Sebagai informasi bagi pembaca dan juga bahan referensi bagi pihak

lain yang ingin melakukan penelitian sejenis.

1.4 Sistematika Penelitian

1.4.1 Jadwal Penelitian

Dalam surat balasan izin melakukan riset yang dibuat oleh Pimpinan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, penulis dapat melakukan riset dimulai pada tanggal 10 Maret s/d 21 Maret pada hari kerja yaitu Senin - Jumat dan pada jam kerja yang dimulai pada pukul 08.00-16.00.

1.4.2 Laporan Penelitian

bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu penulis membagi pokok pembahasan dalam 4 bab yaitu sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penelitian dimana dalam sistematika penelitian akan dijelaskan mengenai jadwal penelitian dan laporan penelitian.

Bab II Gambaran Perusahaan

Pada bab ini dijelaskan gambaran umum mengenai kualitas pelayanan pengunjung Perpustakaan yang efektif dan baik, selain itu penulis juga menjelaskan sedikit mengenai fungsi atau manfaat Perpustakaan.

Bab III Sejarah Perpustakaan

Pada bab ini penulis menceritakan tentang sejarah Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara Bab IV Penutup

Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga beberapa saran sebagai bahan masukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan Universitas Sumatera Utara dimasa yang akan datang.

BAB II

PROFIL PERPUSTAKAAN USU

2.1 Sejarah Singkat Perpustakaan

Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.

Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN), Perpustakaan USU mulai mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.

Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang ini didasarkan kepada Pasal 31 ayat 2 Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga USU. Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas

MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian mulai beroperasi Nopember 2012.

Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar Ha. Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198 pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran tahun jamak (multi years), namun dari tahun 2009 s.d 2012 lanjutan pembangunan

gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau sekurang- kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.

Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan pelayanan.

Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.

2.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 126 orang staf yang terdiri dari 4 orang tenaga Dosen (Kepala Perpustakaan, Wakil Kepala Perpustakaan dan Staf Ahli), 25 orang tenaga Fungsional Pustakawan dan 38 orang PNS dan 59 orang adalah tenaga honorer.

Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN (PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari 2005.

Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Kepala Perpustakaan juga dibantu oleh dua orang staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem dan perencanaan, dan

pengelola American Corner. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang baru

Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi

Staf Ahli

Kelompok Pustakawan

Wakil Kepala Bidang Perpustakaan

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan

Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis

Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna

Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi

dan Cabang

KetuaTim Pengadaan Ketua Tim Sirkulasi

Ketua Tim Perpustakaan Cabang

KetuaTim Pengatalogan dan Data Bibliografis

Ketua Tim Rujukan dan Bantuan Pengguna

Ketua Tim Manajemen Koleksi

Ketua Tim Dukungan TIK dan E- Library

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak ( 1)

Ketua Tim Koleksi Khusus

Ketua Tim Pemeliharaan Koleksi

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak ( 2)

Ketua Tim Layanan Digital

Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan per 12 September 2012

2.2 Perencanaan Dan Perjanjian Kinerja

Rencana Strategis Perpustakaan USU Tahun 2011-2015 digunakan sebagai acuan utama dalam perencanaan dan pengembangan Perpustakaan.

2.2.1 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan

Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut: “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya”.

Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Berdasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:

a. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian

pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara,

b. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan

efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

c. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,

pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

d. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan

mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses

penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

e. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk

mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.

f. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk

memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.

g. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi

kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

h. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di

dalam maupun ke luar perpustakaan.

i. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional,

nasional dan internasional.

2.2.2 Rencana Strategis

Untuk tahun 2012, kedelapan program pengembangan utama tersebut dijabarkan dalam bentuk implementasi program berupa uraian sasaran yang dapat dianalisis persentase pencapaiannya dalam kurun waktu satu tahun dengan merumuskan indikator sasaran pencapaian. Penjabaran rencana strategis Perpustakaan tahun 2012 dituangkan dalam Penetapan Kinerja dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.2.3 Rencana Kinerja Tahunan

Rencana kerja Perpustakaan USU Tahun 2012 disusun dengan berpedoman kepada Rencana Strategis Perpustakaan 2011-2015. Rincian Rencana Kinerja Perpustakaan USU tahun 2012 dapat dilihat pada Lampiran 2.

2.3 Akuntabilitas Kinerja

2.3.1 Pengukuran Kinerja Kegiatan

Pemaparan akuntabilitas kinerja dalam laporan ini dimulai dengan pengukuran kinerja kegiatan yang berupa persentase antara rencana tingkat capaian dengan realisasi kegiatan yang dilakukan oleh Perpustakaan USU selama tahun 2012, kemudian dilakukan analisis terhadap pengukuran tingkat capaian sasaran. Pengukuran kinerja kegiatan Perpustakaan 2012 dapat dilihat pada Lampiran 3.

Tingkat capaian yang tercantum dalam laporan ini dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari kinerja Perpustakaan USU.

2.3.2 Pengukuran Pencapaian Sasaran

Realisasi pencapaian kinerja untuk berbagai kegiatan yang dilaksanakan Perpustakaan USU pada tahun 2012 pada umumnya berada dalam kategori yang berhasil. Walaupun beberapa indikator kinerja tingkat capaiannya melebihi tingkat pencapaian yang direncanakan. Peningkatan yang sangat tinggi terjadi baik pada

penggunaan sumberdaya informasi elektronik maupun tercetak. Untuk memaknai hal ini Perpustakaan akan terus meningkatkan penyediaan sumberdaya informasi elektronik baik melalui langganan database online maupun melakukan digitalisasi terhadap berbagai dokumen khususnya dokumen USU, serta terus berupaya untuk menambah dan memutakhirkan buku-buku teks dan bahan bacaan lainnya.

Capaian realisasi jumlah anggota Perpustakaan pada tahun 2012 sebesar 99%, sedang capaian jumlah pengunjung sebesar 128% dari yang direncanakan terutama terjadi pada penggunaan beberapa perpustakaan cabang antara lain: Cabang Kedokteran, Hukum, MIPA, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Ilmu Budaya, dan Pertanian. Selain jumlah pengunjung, juga terjadi peningkatan jumlah pinjaman buku, dengan data seperti pada Lampiran 6. Oleh karena itu, penguatan perpustakaan cabang akan terus ditingkatkan dan pembukaan cabang pada fakultas yang belum memiliki perpustakaan akan dilanjutkan. Data ini mengindikasikan bahwa pelayanan perpustakaan yang dekat dengan pengguna, akan meningkatkan pemanfaatan perpustakaan.

Capain jumlah peminjam buku sebesar 130% dan buku terpinjam 102%. Selain itu, capain jumlah buku yang difotokopi sebesar 233%. Data ini menunjukkan adanya kecenderungan pengguna memilih memfotokopi sendiri bahan perpustakaan dari pada membawa pulang.

Jumlah koleksi digital (USU Repository) yang dipublikasikan di Situs Web repositpry.usu.ac.id pada tahun 2012 adalah 31.919 judul, meningkat sebanyak 3.731 judul (13,24%). Dalam Renstra Perpustakaan 2011-2015 ditargetkan pencapaiannya 5.500 judul, tetapi target itu tidak tercapai disebabkan

pembentukan Kepanitian/Tim Ad Hock tidak dimungkinkan lagi sehubungan dengan kebijakan pimpinan universitas.

Jurnal cetak yang dilanggan tahun 2012 adalah 12 judul, berkurang dibandingkan tahun lalu sejumlah 22 judul (64%). Terjadinya penurunan ini disebabkan Langganan jurnal cetak nasional yang telah terakreditasi Dikti sebanyak 245 judul setelah dikonfirmasi oleh Perpustakaan tidak sesuai dengan data lapangan, jurnal yang tersedia hanya 12 judul, selebihnya tidak teratur penerbitannya. Sedangkan pengadaan jurnal luar negeri cetak tidak diprioritaskan kecuali atas permintaan khusus program studi/departemen, mengingat telah cukup besar dilanggan melalui database elektronik. Langganan database online jurnal adalah pada tahun 2012 adalah 20 databases, berarti pencapaiannya dari target Renstra adalah 100%.

Realisasi jumlah cantuman database katalog hanya 77%, hal ini disebabkan pertambahan jumlah koleksi hanya dari hadiah atau sumbangan. Sampai akhir bulan November 2012, belum ada realisasi pengadaan buku baik buku dalam negeri maupun buku luar negeri. Usulan pengadaan buku telah diajukan 18 Juni 2012, beberapa bulan sebelumnya.

Dasar kebijakan pengadaan buku telah digariskan dalam Renstra Perpustakaan USU 2011-2015, bahwa kebutuhan penambahan koleksi buku didasarkan pada perhitungan rasio antara buku dengan mahasiswa serta

pencapaian mutu dan akreditasi program studi, maka pada tahun 2012

direncanakan akan diadakan sejumlah 8.750 eksemplar buku dalam negeri dan 1.750 eksemplar buku luar negeri. Dalam rangka pengajuan RKAT

Perpustakaan tahun 2012 kepada Pimpinan Universitas, berdasarkan kebijakan penganggaran tahun berjalan jumlah tersebut kemudian dikurangi menjadi 2.000 eksemplar buku dalam negeri dan 300 eksemplar buku luar negeri dan alokasi pendanaannya bersumber dari PNBP. Untuk merealisasikan jadual yang telah

tertuang dalam RKAT, Usulan Pemrosesan Pengadaan yang diajukan

Perpustakaan ternyata direview kembali oleh Pimpinan Universitas pada bulan Oktober 2012 yang mana sumber pendanaan untuk pengadaan buku dan e-jurnal dialihkan dari PNBP kepada APBN-P dan jumlahnya berkurang menjadi hanya 1.800 eksemplar buku dalam negeri dan 183 eksemplar buku luar negeri. Apabila dibandingkan dengan kebutuhan yang telah direncanakan dalam Renstra Perpustakaan 2011-2015, maka realisasi pengadaan buku pada tahun 2012 hanya tercapai 21% untuk buku dalam negeri dan 11% untuk buku luar negeri, dengan cacatan pengadaan dapat terlaksana.

Daya serap Anggaran tahun 2012 rendah. Rendahnya daya serap anggaran ini adalah karena proses pengadaan barang dan jasa ternyata tidak berlangsung tepat waktu sesuai jadwal yang telah direncanakan. Untuk melaksanakan program yang telah dijadwalkan dalam RKAT, Perpustakaan mengajukan permintaan pemrosesan pekerjaan/pengadaan barang kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) USU yang ditembuskan juga kepada PPK dan Pejabat Pengadaan dengan melampirkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.

Proses selanjutnya surat permintaan yang disampaikan tidak dibalas secara tertulis oleh ULP USU apakah permintaan disetujui, ditolak atau adanya hambatan lain. Keadaan ini menimbulkan kesulitan dalam merealisasikan program-program

yang telah direncanakan dan menyebabkan kinerja pengadaan barang dan jasa menjadi menurun. Apabila dibandingkan dengan keadaan dua tahun yang lampau secara umum program kerja perpustakaan dapat dicapai >90% bahkan untuk program tertentu melebihi target 100% dan kinerja pengadaan barang dan jasa lebih lancar dan maksimal. Untuk tahun mendatang Perpustakaan berharap adanya evaluasi dan perbaikan pada kinerja ULP USU.

BAB III

KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG

3.1Pengertian Kualitas Pelayanan

Kualitas Pelayanan merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan (Tjiptono, 2001). Sehingga definisi kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007).

Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima/peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan. Jika jasa yang diterima atau dirasakan (perceived service) sesuai dengan yang diharapkan, ma diterima melampaui harapan konsumen, maka kualitas pelayanan dipersepsikan sangat baik dan berkualitas.Sebaliknya jika jasa yang diterima lebih rendah daripada yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan buruk.

Menurut Kotler (2002:83) definisi pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.

definisi-definisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa kualitas pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan guna memenuhi harapan konsumen. Pelayanan dalam hal ini diartikan sebagai jasa atau service yang disampaikan oleh pemilik jasa yang berupa kemudahan, kecepatan, hubungan, kemampuan dan keramahtamahan yang ditujukan melalui sikap dan sifat dalam memberikan pelayanan untuk kepuasan konsumen. Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima/peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan.

3.2 Kualitas Pelayanan Pengunjung

Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengunjung yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).

Menurut Lasa (2000:42) “Pelayanan pengunjung atau pengguna adalah mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemamfaatan, pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan”.

termasuk ke dalam kategori kualitas pelayanan yang sangat baik, hal itu ditandai dengan Koleksi buku yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah termasuk sebagai standard Nasional ataupun standard Internasional, disamping itu ditandai dengan banyaknya jumlah pengunjung yang datang, baik dari kalangan mahasiswa/i Universitas Sumatera utara sendiri maupun dari kalangan masyarakat umum sekitar dan siswa-siswi pelajar SMP s/d SMA yang rajin berkunjung ke Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah tabel yang akan menjelaskan tingkat jumlah pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara setiap tahunnya.

Tabel-1: Jumlah Pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

(Januari s.d Desember 2012)

N o

Bulan

Jumlah Pengunjung

Jumla h Perp. Universita s Perp.Cab . Fakultas MIPA Perp.Cab . Fakultas Hukum Perp. Cab. Fakultas Kedokteran Perp. Cab. Fakulta s Ked. Gigi Perp. Cab. Fakulta s Kes. Masy.

Perp. Cab.

Fakultas Keperawatan Perp. Cab. Fakulta s Farmasi Perp. Cab. Fakulta s Ilmu Budaya Perp. Cab. Fakultas Psikolog i Perp. Cab. Fakultas Pertanian

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (12) (13)

1 Januari 77.136 3.596 4.293 3.741 3.624 3.739 3.569 4.177 3.744 3.805 3.913 115.337

2 Februari 91.328 4.255 4.355 3.601 3.770 3.728 3.531 4.194 3.564 3.636 3.880 129.842

3 Maret 106.545 3.919 5.785 4.036 3.809 3.803 4.136 4.258 4.224 4.014 4.227 148.756

4 April 101.122 4.269 6.664 3.842 3.875 3.840 4.013 4.215 4.147 3.804 4.712 144.503

5 Mei 111.813 4.226 6.677 3.862 3.912 3.752 3.988 4.084 4.067 3.964 4.918 155.263

6 Juni 66.040 3.640 6.780 3.562 3.466 3.793 3.919 3.944 4.255 3.939 3.987 107.325

8 Agustus 90.511 3.101 4.256 3.101 4.287 3.538 3.175 3.864 3.443 3.479 4.529 127.28 4

9 September 79.640 4.269 5.974 4.419 4.421 3.802 3.744 3.566 4.416 3.587 4.782 122.62

0

10 Oktober 75.128 4.438 7.038 4.451 4.225 3.820 4.159 4.193 4.752 4.148 4.289 120.64

1

11 Nopember 60.612 4.039 6.875 4.631 4.323 3.799 3.974 3.532 4.468 4.163 4.511 104.92

7

12 Desember 61.221 3.743 5.876 4.336 4.274 3.678 3.893 3.559 4.247 4.150 4.219 103.19

6

Jumlah 977.956 46.665 69.380 46.695 47.549 44.844 45.306 47.173 48.877 46.295 51.862 1.472.

602

1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000

0

2007 2008 2009 2010 2011 2012

Pengunjung

Gambar-1 : Jumlah Pengunjung (2007-2012)

Dari tabel di atas kita dapat melihat dengan sangat jelas bahwa jumlah pengunjung Perpusatakaan Universitas Sumatera Utara pada tahun 2007-2008 mengalami peningkatan sekitar 30.000 pengunjung, sedangkan pada tahun 2008- 2009 mengalami penurunan, pada tahun 2009-2010 jumlah pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera utara kembali meningkat sekitar 20.000 pengunjung, dan pada tahun 2011-2012 mengalami peningkatan juga sekitar 30.000 pengunjung.

3.3 Tujuan Pelayanan Pengunjung atau pengguna

Setiap perpustakaan diharapkan dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan agar bahan pustaka yang ada dapat dimampaatkan baik bahan koleksi umum maupun koleksi rujukan sesuai dengan jenis pelayanan yang

ada. Sulistyo-Basuki (2004:53) menyatakan bahwa, “Perpustakaan adalah sebuah

ruangan, bagian dari sebuah gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual’’.

Perpustakaan hendaknya dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dengan sebaik baiknya, dan pelayanan yang diberikan dapat memberikan kepuasan kepada pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang diinginkan. Sehingga pengguna perpustakaan tidak merasa bosan untuk berkunjung pada perpustakaan tersebut. Pada umumnya tiap tiap perpustakan mempunyai tujuan yang sama, baik ini perpustakaan umum maupun perpustakaan khusus, juga baik perpustakaan besar maupun perpustakaan kecil. Pelayanan merupakan kegiatan terdepan, sebab pada kegiatan ini petugas langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung perpustakaan, dan juga merupakan proses pekerjaan akhir dari seluruh pekerjaan perpustakaan, sebab kegiatan pelayanan pengguna ini pustakawan memberikan pinjaman koleksi kepada pengguna perpustakaan.

Pelayanan pengunjung merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan. Menurut pendapat Lasa, H.S (2005:2), tujuan pelayanan pengguna adalah:

a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.

b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dmna alamatnya

serta kapan kolesi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam dan dinantikan pada waktu pengembalian.

c. Terjamin pengembalian peminjam dalam waktu yang jelas. Dengan

demikian keamanan bahan pustaka akan terjamin.

d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan

pemanfaatan koleksi: Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan adalah untuk memberikan pelayanan kepada pengunjung perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari. Berikut adalah tabel dan gambar yang akan sedikit menjelaskan Pelayanan Pengguna yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Data Pelayanan Pengguna Perpustakaan USU

Tabel 2: Jumlah Anggota Perpustakaan

(Januari s.d Desember 2012)

No Kategori Jumlah Terdaftar Jumlah Anggota

Perpustakaan Persentase

(1) (2) (3) (4) (5) 1 Mahasiswa 35013 35013 100% 2 Dosen 1571 1167 74,2 % 3 SPs 9233 9233 100 %

Jumlah 45.817 45.413 99.1%

Sumber : Perpustakaan USU

50000

40000

30000 _Dosen

20000

Mahasiswa & SPs

10000

0

2007 2008 2009 2010 2011 2012

Gambar-2: Perkembangan Jumlah Anggota Perpustakaan Universitas SumateraUtara(2007-2012)

3.4 Fungsi Pelayanan Pengunjung atau pengguna

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:3), “Perpustakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfaatan menyebarluaskan informasi”.

Menurut (Sumardji 2002:27), Fungsi pelayanan pengguna harus dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan pengguna antara lain:

a. Membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau

sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.

b. Memberikan kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku

yang diperlukan dengan cepat dan tepat

c. Mengetahui bahan pustaka yang sedang dipinjam.

d. Mengetahui siapa peminjam bahan pustaka tersebut

e. Menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan

f. Mengetahui volume kegiatan peminjaman

g. Mengetahui siapa yang dapat memakai ataupun meminjam bahan tersebut

3.5Sistem Pelayanan Pengunjung Perpustakaan

Menurut Soeatminah (2000:130), dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua sistem pelayanan yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah:

a. Sistem pelayanan terbuka ( open access )

3.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )

Simemstem terbuka adalah suatu cara ungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui sistem pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan.

Menurut Soeatminah (2000:135) “Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang”.

Keuntungan sistem pelayanan terbuka adalah :

a. Kartu-kartu catalog tidak segera rusak, karena sedikit yang

menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih bahan pustaka yang dibutuhkan,

b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku

yang diinginkan pengunjung. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku pustaka yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu,

c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak akan segera

diketahui judul buku yang sedang dipinjam,

d. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari,

maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan,

e. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.

1. Frekuensi kerusakan besar

2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan rak

yang lain memerlukan jarak yang longgar.

3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus

sering mengadakan reshelving.

4. Pemula yang datang keperpustakaan untuk mencari buku sering

bingung.

3.5.2 Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access )

Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Perpustakaan harus dapat menyediakan sarana dan prasarana dimana pustakawan dan pengguna perpustakaan dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang bersumber dari Web, yang diperlukan untuk mendukung kegiatan proses belajar- mengajar, pencarian data, penelitian dan lain sebagainya. Penggunaan jasa internet ini perlu pengontrolan dari pustakawan, agar pengguna internet ini tidak membuka situs-situs yang merusak moral.

Menurut Soeatminah (2000:137) “Sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan

koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya’’.

Menurut Trimo (2004:147), kelebihan sistem pelayanan tertutup adalah:

a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang

lebih dekat.

b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila

dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.

d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.

e. Tidak diperlukan petugas khusus yang mengawasi pengunjung yang

masuk dan keluar ruang koleksi buku atau bahan pustaka.

Sistem Pelayanan perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah system pelayanan yang terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang”.

3.6Jenis Pelayanan Pengunjung

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:33) jenis jenis pelayanan pengguna sebagai berikut :

a. Pelayanan sirkulasi

c. Layanan majalah

d. Layanan pandang dengar (audio – visual )

e. Jasa kesiagaan informasi

f. Pelayanan dengan computer g) Kerjasama silang layanan

Melalui jenis pelayanan pengguna diatas. maka pengguna perpustakaan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dalam memperoleh mamfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakan kepada pengguna perpustakaan.

3.6.1 Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.

Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers

service yang bertugas memberikan servis kapada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang.

Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.

Menurut Lasa (1994 : 1), “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”. Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999: 34), “Layanan sirkulas adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan”.

Menurut Sulistyo-Basuki ( 1991 : 257-259), Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut :

a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri

anggota perpustakaan.

c. Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu

peminjaman

d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan

e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang dikembalikan pada

waktunya.

f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang

atau rusak

g. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman

h. Membuat ststistik peminjaman

i. Peminjaman antara perpustakaan

j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik

k. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman. Kadang-kadang bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, dan sebagainya. Sedangkan menurut Sumardji (1988 : 72 ), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada pengguna (pengunjung) dengan berbagai macam kegiatan, seperti antara lain :

a. Membuat peraturan mengenai pemakai/peminjaman koleksi misalnya

mengatur:

1) Siapa saja yang boleh memakai koleksi perpustakaan

2) Syarat-syarat apa saja

3) Hak-hak apa saja

4) Lamanya jangka waktu peminjam

5) Banyaknya koleksi pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap

orang/anggota

6) Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka

ataupun jika terjadi pelanggaran terhadap tata tertib perpustakaan.

7) Dan lain sebagainyA

b. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan

(pengguna fasilitas perpustakaan) langsung tertulis di perpustakaan atau lewat iklan mass media.

c. Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan

d. Memproses kartu kartu keanggotaan perpustakaan misalnya dengan kegiatan :

a) Membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri

b) Membuat kartu arsipnya

c) Membuat blanko kartu bon pinjaman

d) Menyimpan dengan teratur dan sistematis

e) semua kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan.

Dan lain sebagainya.

e. Melayani permintaan koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar

atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), teruama koleksi text book (buku-buku teks).

f. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan

dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut.

g. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum

mengembalikan pijamannya padahal sudah habis waktu pinjmannya, dengan cara ditagih langsung atau pun melalui surat panggilan.

h. Menarik denda terhadap anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan

pinjamannya sesuai dengan peraturan

i. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran

anggota perpustakaan maupun atau denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka,untuk kemudian menyetorkannya kepada pejabat atau petugas yang berwenang atau pimpinan perpustakaan.

j. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP) kepada para anggota yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lain sebagainya,

k. Membuat laporan tertuli secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah

dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi Menurut Noerhayati (1998 : 190), fungsi pelayanan sirkulasi adalah :

1. Melayani pendaftaran anggota,

2. Melayani pinjaman dan pengembalian buku-buku,

3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan

buku-buku pinjaman,

4. p enagihan buku-buku,

5. Memberi surat keterangan bebas pinjam,

6. Membuat laporan harian,

7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan.

Untuk dapat melaksanakan fungsi diatas, maka bagian pelayanan

sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :

a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan,

b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan,

c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan,

e. Melayani calon dan anggota perpustakaan,

f. Melayani pengguna perpustakaan,

g. Melayani peminjaman dan penagihan,

h. Mengenakan denda pada anggota,

i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang

rusak untuk diperbaiki,

j. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k. Menyampaikan

laporan kepada kepala perpustakaan.

Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan.

Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Keanggotaan, 2. Peminjaman, 3. Pengembalian,

4. Perpanjangan, 5. Penagihan,

6. Pemberian sanksi, 7. Bebas pustaka, 8. Statistik pengunjung,

1. Keanggotaan

Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.

Menurut Martoatmodjo (1994 : 38), kegunaan daripada pendafataran anggota adalah :

a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk

mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik.

b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya

c. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku

d. Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapatdi gunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatkannya.

Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.

2. Peminjaman

Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Apabila pengunjung atau pembaca tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”

pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.

Menurut Buku (1999: 34), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut :

1. Sistem Buku Besar

Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam.

2. Sistem Browne

Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket (kantong) pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu

buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan.

3. Sistem Newark

Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi.

Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi(1982 : 5), adalah sebagai berikut:

a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai

anda pengenal pamakai perpustakaan,

b. Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemakai

c. 1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerahkan buku yang telah

dipilih dan diambilnya,

2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam

Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan permintaan peminjam.

d. Petugas melakukan pencatatan :

1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil

dari kantong buku,

2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang

bertempel pada buku,

3. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu

peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman.

e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan

tanda tangan/paraf/inisial nama pada lembar tanggal

f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai

g. Petugas menyusun :

1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut :

a) Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali

buku,

b) Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu

disusun menurut urutan klasifikasinya.

2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut

urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna.

Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman (2004 : 74), prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :

2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna,

3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga

berlangsung sebagai berikut:

- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah

diisi

- Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir

b .Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga

berlangsung sebagai berikut :

i . Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya

i i . Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu

buku yang tersimpan pada kantong buku

i i i .Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu

harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali

i v . Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali

4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan

5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna

6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :

a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian

b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun

menurut urutran kode bahan perpustakaan.

7. Petugas menyusun kartu pinjam dalamkotak kartu pinjam menurut nama

3. Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing- masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.

Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 :9), “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”.

Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman (2004 :81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah :

a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal

kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor

anggota yang tertera pada kartu buku.

d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal

e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku

f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam

g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk

dikembalikan ke dalam rak

h. Memilih buku

1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan,

2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain

untuk disiangi.

Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :

a. menerima formulir pemesanan yang telah diisi

b. memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu

dan waktu pengembaliannya

c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus

d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia

4. Perpanjangan

Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa

pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin

pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku

(1994:59),“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”.

Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:

a. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan

b. Petugas memeriksa formulir pemesanan

c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali

yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku).

d. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan. Untuk

melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:

1) kartu pinjam

2) kartu buku

3) stempel tanggal kembali

Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

5. Penagihan

Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.

Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.

Menurut Soeatminah (1992 :148), dalam surat tagihan dicantumkan :

a. Judul-judul buku yang ditagih

b. Biaya pengiriman surat

c. Jumlah denda yang harus dibayar

Buku (1994 : 59), menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :

a. Penagihan pertama

b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan

c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan

Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:83), prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut :

a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali

b. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal

c. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan

pengembalian,

Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah:

a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui

batas akhir pengembalian

b. Kartu buku untuk mengetahui :

1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan

2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan

c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan

yang memuat :

1. Nama dan alamat pengirim

2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih

3. Batas tanggal pengembalian

4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3)

5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.

Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.

6. Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran- pelanggaran seperti :

a. Terlamabat mengembalikan bahan pustaka

b. Mengembalikan Bahan pustaka dalam keadaan rusak

c. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang

benar.

d. Menghilangkan bahan pustaka.

e. Melanggar tata tertib perpustakaan

Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain :

a. Denda

b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka

dalam waktu tertentu

c. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar

Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan.Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran

ialah sebagai berikut :

a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna

b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya

c. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut

aturan perpustakaan

d. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada

pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna.

Harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menananamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil- adilnya diantara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.

7. Bebas Pustaka

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keangotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang akan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka.

Menurut buku pedoman pelayanan sirkulasi dan referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 27), adalah sebagai berikut :

a. Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal

b. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang

tertera pada kartu peminjaman

c. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan

pada kartu peminjam

d. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai

8. Statistik Pengunjung

Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan data statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan di bagian ini. Pada setiap harinya pengunjung di ruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru diacatat pada tabel statistic harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.

Pada akhir tahun bagian peminjaman ini memberikan laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi :

a. Jumlah anggota baru yang terdaftar tahun ini

b. Jumlah anggota seluruhnya

c. Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal

Dengan adanya statistik ini maka akan diketahui berapa banyak pengunjung yang datang dan meminjam buku di perpustakaan tersebut.

3.6.2 Pelayanan Referensi

Kata referensi berasal dari bahasa Inggris “Reference” yang berarti menunjuk kepada, menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi penjelasan dalam hal-hal tertentu.

Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemebrian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk memenuhi informasi. Bantuan tersebut berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, baik dalam maupun luar negeri. Pelayanan referensi merupakan

pelayanan langsung karena ada komunikasi antara petugas dengan

penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut untuk memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis pertanyaan. Karena kadang-kadang pertanyaan yang disampaikan tidak jelas, sedangkan petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan benar. Sebelum mencari jawaban pertanyaan, petugas referensi perlu mengetahui penanya dan tujuan bertanya sehingga dapat memberikan jawaban yang tepat, petugas harus berhati-hati jangan sampai memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna.

a. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna/pengunjung perpustakaan.

b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna/pengunjung

perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara :

i. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pengguna/pengunjung

perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi,

ii. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang

diperlukan oleh pemakai.

iii. Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan bagaiman

menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.

c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan

mereka dalam satu topik atau subjek,

d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam

pengembangan ilmu pengetahuan

e. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu

Agar pelayanan referensi ini dapat menunjang tujuan perpustakaan, bagian ini harus memiliki beberapa hal penting antara lain :

1. Petugas pelayanan referensi yang cakap

2. Koleksi referensi yang lengkap dan berbobot alamiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi,bersih, dan mudah dicapai

3. Perabotan dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pengunjung/pengguna perpustakaan,

4. Kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antara perpustakaan

dalam bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada pengguna/pengunjung perpustakaan.

1. Ragam Kegiatan

Macam kegiatan referensi menurut Sumardji (1992 :13), dapat dibagi menjadi dua jenis kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing seperti berikut :

a. Kegiatan pokok pelayanan referensi

1) Memberikan informasi yang bersifat umum,

2) Memberikan informasi yang bersifat khusus,

3) Memberikan bantuan informasi sampai ditemukan informasi yang

dibutuhkan pengguna baik melalui bahan pustaka koleksi referensi perpustakaan yang bersangkutan maupun perpustakaan lain,

4) Memberikan informasi untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi

yang diperlukan oleh para pengguna perpustakaan,

5) Memberikan bantuan pegarahan kepada perpustakaan untuk

menemukan pokok- pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi,

6) Memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi.

b. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi

1. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau

lembaga pemberi jasa pelayanan informasi lain,

2. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk

memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengguna perpustakaan,

3. Memperkenalkan koleksi perpustakaan kepada masyarakat umum,

4. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistik pelaksanaan kegiatan

pelayanan referensi.

2. Koleksi Referensi

Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya memberikan informasi berupa fakta, ada yang berupa data, ada yang memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tapi ada yang memberikannya berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi pada umumnya berdasarkan abjad. Dalam perpustakaan besar maupun kecil hendaknya diusahakan supaya tersedia koleksi referensi yang mengandung informasi mutakhir.

Jenis-jenis koleksi menurut Sumardji (1991 : 53), adalah sebagai berikut :

a. Menurut Sifat Informasinya

Adalah koleksi yang memberikan informasi umum, ruang lingkupnya tanpa batas- batas subjek atau batas lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu.

2. Koleksi Referensi khusus

Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok pembahasan.

b. Menurut Jenis Informasinya

1. Almanak dan Buku tahunan

2. Buku pegangan dan manual

3. Direktori

4. Ensiklopedi

5. Kamus

6. Sumber biografi

7. Sumber Geografi

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi referensi mempunyai fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis-jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Biasanya koleksi ini khsusus digunakan.

Berikut adalah jenis koleksi yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah:

pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memiliki beberepa jenis pelayanan terhadap para pengunjung perpustakaan yaitu:

a. Pelayanan sirkulasi

Kegiatan sirkulasi dapat di pakai untuk mengukur kegiatan yang ada pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label- labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.

b. Pelayanan referensi

Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena ada komunikasi antara petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut untuk memiliki. Kecakapan dan ketrampilan menganalisis pertanyaan. Karena kadang- kadang pertanyaan yang disampaikan tidak jelas, sedangkan petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan benar. Sebelum mencari jawaban pertanyaan, petugas referensi perlu mengetahui penanya dan tujuan bertanya sehingga dapat memberikan jawaban yang tepat, petugas harus berhati-hati jangan sampai memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna.

c . Pelayanan Jasa kesiagaan informasi

Kegiatan pelayanan jasa kesiagaan informasi memungkinkan pengguna mengetahui pustaka baru dalam bidang yang diminatinya”. Tujuannya adalah :

1. Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi paling mutakhir yang tersedia di perpustakaan, sesuai dengan bidang minatnya.

3. Memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna dan perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna.

d. Pelayanan dengan computer

Pelayanan dengan komputer adalah memanfaatkan komputer sebagai sarana pelayanan”. Komputer dapat digunakan pada pelayanan peminjaman, penelusuran pustaka melalui katalog terhubung OPAC. Tujuan pemanfaatan komputer ialah untuk :

1. Mempermudah, mempercepat, dan mempertepat pelayanan,

2. Mempermudah dan mempercepat penelusuran informasi dengan hasil akhir yang lebih baik,

Pelayanan komputer yang ada di perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan pelayanan komputer yang lengkap dan baik, para mahasiswa/i Universitas Sumatera Utara adalah salah satu kalangan masyarakat yang paling sering memanfaatkan jasa pelayanan tersebut, karena dengan adanya pelayanan komputer berbagai macam kegiatan atau tugas- tugas kuliah dapat mereka selesaikan dengan mudah.

Pelayanan Komputer Perpustakaan Universitas Sumatera Utara kini semakin meningkat seiring perkembangan teknologi-teknologi canggih yang telah banyak dicipatakan oleh banyak Negara, peningkatan tersebut dilakuakan untuk mempermudah para mahasiswa maupun para pelajar dalam menyelesaikan tugas- tugas kuliah ataupun tugas- tugas sekolah.

Kualitas Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sudah termasuk ke dalam kategori kualitas pelayanan yang sangat baik, hal itu ditandai dengan Koleksi buku yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah termasuk sebagai standard Nasional ataupun standard Internasional, disamping itu ditandai dengan banyaknya jumlah pengunjung yang datang, baik dari kalangan mahasiswa/i Universitas Sumatera utara sendiri maupun dari kalangan masyarakat umum sekitar dan siswa-siswi pelajar SMP s/d SMA yang rajin berkunjung ke Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian di atas Peniliti dapat memberikan sedikit kesimpulan sebagai berikut:

a. Kualitas Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan Kualitas Pelayanan yang sangat baik, hal itu ditandai dengan ketersediaan Fasilitas dan jenis koleksi yang dimiliki Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sangat lengkap dan baik. Kualitas pelayanan pada sebuah perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan banyak atau tidaknya jumlah pengunjung yang datang. b. Sistem Pelayanan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Sumatera

Utara adalah sistem Pelyanan terbuka yang mana sistem pelayanan tersebut memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang( dipinjam).

4.2 Saran

kualitas pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara harus lebih ditingkatkankan lagi. Agar para mahasiswa/i maupun para pelajar gemar berkunjung ke perpustakaan dalam rangka menambah ilmu pengetahuan serta memperluas imformasi-imformasi baru.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 1996. Pengelolaan

Aksara.

Kasmir, 2004, Etika Customer Service, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Kotler, Philip. (1997). Manajemen Pemasaran. Analisis, Perencanaan, Implementasi, dan Kontrol.Alih Bahasa : Hendra Teguh, Ronny Antonius

Rusli. Jilid Jakarta : PT. Prenhalindo.

Martono, Indra, 2008, Pelayanan Publik Bidang Kesehatan, (Skripsi), Tidak Dipublikasikan, FISIP Unsoed, Purwokerto.

Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Rachmawati, Novita, 2005. Kualitas Pelayanan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto, (Skripsi), Tidak Dipublikasikaan, FISIP Unsoed, Purwokerto.

Ratminto dan Atik Winarsih, 2006, Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2004, Good Governance : Kepemerintahan Yang Baik, CV. Mandar Maju, Bandung.

Sejarah Perpustakaan : http//sdm4sby.com Penulis : Ayu Indraswari

Subarsono, A.G, 2006, Pelayanan Publik yang Efisien, Responsif, dan Non-Partisan, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.